SESIÓN N° 10 - COMPRAS ADMINISTRADOR DE FACTURAS POR PAGAR PDF

SESIÓN DE APRENDIZAJE 10 BIENVENIDOS A NUESTRA AULA VIRTUAL  COMPRAS ADMINISTRADOR DE FACTURAS POR PAGAR Docente: César Moisés Gómez Salazar  IMPORTANTE : 1. Sé puntual. 2. Mantén micrófono y cámara desactivados. 3. Para hacer preg...

SESIÓN DE APRENDIZAJE 10 BIENVENIDOS A NUESTRA AULA VIRTUAL  COMPRAS ADMINISTRADOR DE FACTURAS POR PAGAR Docente: César Moisés Gómez Salazar  IMPORTANTE : 1. Sé puntual. 2. Mantén micrófono y cámara desactivados. 3. Para hacer preguntas usa el chat únicamente, espera indicaciones de la maestra. 4. Al terminar la clase, todos los alumnos deben salir de esta. 5. Se respetuoso en todo momento. RECUERDA: 6. Pon atención, pregunta al final para que puedas usar el tiempo designado para resolver dudas Recuerda que la clase en línea puede estar siendo grabada y nuestro reglamento de conducta se aplica para Cualquier falta a este. ¡Disfruta la clase!  VALORA LA IMPORTANCIA DE CONOCER LA ADMINISTRACIÓN OBJETIVO DE FACTURAS POR PAGAR Las cuentas por pagar son deudas que una empresa adquiere con sus proveedores debido a la adquisición de bienes o servicios. Es decir, al momento de adquirir algún servicio o producto para la producción de tu mercancía o para proveer a tus empleados de todo lo necesario para que realicen su trabajo se generan deudas que tienes que liquidar al vendedor en el tiempo acordado. Este tipo de crédito es ofrecido por parte de proveedores para buscar mejores relaciones con sus clientes quienes, a partir de dicha adquisición, generan estas deudas pendientes. Algunos ejemplos de cuentas por pagar son:  Pago a proveedores.  Pago de servicios como luz, agua, electricidad, internet, etcétera.  Pago de la nómina.  Regalías.  Pago de rentas.  En la hoja de balance, las cuentas por pagar se presentan como saldo acreedor. Tipos de cuentas por pagar Basados en el periodo en que se tienen que liquidar, existen dos tipos de cuentas por pagar: A corto plazo. También conocidas como pasivos corrientes, estas cuentas se deben pagar en un plazo a menos de un año. A largo plazo. Conocidas como pasivos no corrientes, las cuentas por pagar a largo plazo deben ser liquidadas en un plazo mayor a un año. Las cuentas por pagar a largo plazo deben ser reclasificadas al finalizar la hoja de balance si vencen en un periodo menor a un año. Administración de cuentas por pagar Es muy importante tener en cuenta los aspectos que harán la administración de cuentas por pagar una tarea fácil para tu empresa. Estos aspectos están relacionados con la liquidez y la correcta planificación de los pagos. Si bien es útil conseguir este tipo de créditos por parte de tus proveedores, también se puede convertir en un gran problema en el momento en que no se puedan cubrir estas deudas dentro del periodo establecido, generando intereses o una mala imagen del negocio. Contar con una buena liquidez ayuda a poder cumplir con todas las deudas de deuda y solvencia") y obligaciones que una compañía adquiere. La deuda no es mala siempre y cuando no genere problemas contrarios a lo que se está esperando. Existen indicadores financieros que te pueden ayudar a comprender mejor tu flujo de efectivo como el ciclo de conversión de efectivo, días de ventas pendientes de cobro o el índice de capital de trabajo. Saber cuál es tu situación financiera te puede ayudar a tomar decisiones respecto a las deudas que vas acumulando. Rotación de cuentas por pagar La rotación de cuentas por pagar es un índice que nos permite conocer el número de veces que tu empresa paga sus deudas durante un periodo contable. Este indicador nos ayuda a conocer la solvencia que tiene el negocio para pagar sus deudas en los periodos acordados. De esta manera también se puede indicar si existe alguna falla con la liquidez o con el ciclo de conversión de efectivo. Incluso podemos saber si solamente no hay un buen manejo de las cuentas por pagar. El proceso de las cuentas por pagar Empresas de todos los tamaños tienen que pagar constantemente a sus acreedores. Esto incluye a proveedores de software, servicios profesionales como contables o administrativos de recursos humanos, y otros servicios de autónomos. El tema de las cuentas a pagar es delicado, pues si no existe un sistema y unos procesos bien establecidos, la organización se puede meter en problemas. Contrato de una orden de compra Consiste en explicar los artículos o servicios que se van a adquirir, además del precio. En este documento también se enumeran los términos y condiciones de la transacción y los plazos de entrega. Procesar un informe de recepción Aquí, el proveedor registra los bienes o servicios proporcionados y enumera el pago adeudado al proveedor. Los informes de recepción enumeran una gran cantidad de detalles cruciales, por lo que es importante tomarse el tiempo para revisarlos. Recibir y pagar la factura del proveedor Una vez que se recibe una factura, la empresa la procesa para el pago. Al igual que en el punto anterior, esto implica verificar cada uno de los detalles para asegurarse de que coincida con los bienes o servicios realmente recibidos. Almacenar los documentos de forma segura -Obliga a guardar todos los documentos que hemos mencionado de forma segura para que nadie ajeno a la empresa pueda acceder a ellos. Claves para tener un proceso inteligente de las cuentas por pagar Para administrar una empresa hacen falta recursos económicos, humanos y una buena organización. Pues con mucha más razón es necesario todo eso para las cuentas por pagar. Garantizar la exactitud de los datos Un principio básico en la contabilidad es ser exactos a la hora de registrar entrada y salida de dinero. En las cuentas por pagar también es importante tener datos exactos. Eso hará que a la hora de pagar tus deudas no se te olvide la cantidad que debes. Incluso te ayudará a no pagar más de lo necesario. Centralizar los pagos de facturas En las facturas de proveedores, es fundamental centralizar los pagos. Si todos los pagos de la empresa provienen de una sola cuenta, es mucho más fácil obtener una visión general clara del dinero que se va. Algo a evitar es pagar facturas con varias cuentas o tarjetas de crédito. Dividir los pagos de tus facturas no solo hace que sea más difícil controlar cuánto paga tu empresa cada mes, sino que también te expones al fraude. De hecho, lo mejor es manejar todos los gastos de la empresa desde un solo lugar. Y con “todos los gastos” nos referimos a gastos de oficina, gastos de viaje y otros pagos que las empresas realizan en el día a día. Realizar un seguimiento claro de los pagos Es importante saber exactamente cuánto se debe, a quién se le debe y cuándo vence el pago para conocer el flujo de caja, preparar presupuestos más realistas y tomar mejores decisiones. Para lograr esto, debes asegurarte de que cada pago adeudado se rastree de forma clara en tu software de contabilidad o administración de gastos. Los pagos recurrentes pueden eliminar el estrés y la distracción de administrar los pagos individualmente. Sin embargo, necesitas poder ver tus pagos por completo. A nadie le gustaría arriesgarse a pagar por cosas que ya no necesita. Saber quién aprueba las compras Muchos errores ocurren porque el personal no está seguro de un detalle crítico: ¿quién firma exactamente el pago de las facturas de los proveedores? Por cada factura que te llega, necesitas saber quién es el encargado de autorizar el pago. ¿Es el gerente? ¿Es el director financiero? O directamente, ¿es el CEO? La respuesta a esta pregunta dependerá de la estructura de la empresa y del nivel de autonomía en la gestión de los pagos. En el caso de irregularidades en los gastos, saber exactamente quién firmó un pago en particular es crucial para llegar al fondo del asunto. No solo eso. Incluso también se reduce el riesgo de que las facturas se queden en el olvido y no se paguen. Determinación de las necesidades “¿Cuántas unidades debo comprar?” En este apartado, hay que diferenciar dos grandes tipos de pedido: el pedido diario y el pedido directo. La principal diferencia no está tan solo en la frecuencia, sino sobre todo en las unidades a pedir. Pedido diario la gran oportunidad de mejora en las farmacias es hacerlo en función de las ventas máximas diarias, estableciendo para ello los stock máximos y mínimos. Pedido directo La farmacia debe preparar las unidades a pedir antes de la visita del promotor.  VIVE TU VOCACION desde el primer día ¡GRACIAS!