Tema 2. Coordinación de la información - PDF

TEMA 2 Coordinación de la información en el Dpto. de RRHH Módulo: Recursos Humanos y Responsabilidad Social Corporativa 1º CS Administración y Finanzas @MACMILLAN Profesional Contenidos: 1. La comunicación...

TEMA 2 Coordinación de la información en el Dpto. de RRHH Módulo: Recursos Humanos y Responsabilidad Social Corporativa 1º CS Administración y Finanzas @MACMILLAN Profesional Contenidos: 1. La comunicación empresarial: Elementos del proceso de comunicación. Barreras en la comunicación. Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva. Tipos de comunicación empresarial. Especial referencia al Dpto. de RRHH. La transmisión de la comunicación empresarial. 2. La información y la documentación. Registro y archivo. El expediente de personal Conservación de documentos La protección de datos de carácter personal. La LOPDGDD 1. La comunicación empresarial Elementos del proceso de comunicación ¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN? La comunicación es un proceso por el que una persona, llamada emisor, transmite a otra, llamada receptor, un mensaje a través de un medio o canal, procurando conseguir el entendimiento de su significado y quedando a la espera de una respuesta (feedback). INFORMACIÓN vs COMUNICACIÓN La información puede definirse como el envío de un mensaje a un receptor. La información no es lo mismo que la comunicación, pues la dirección del mensaje se da en un solo sentido y no hay retroalimentación o feedback. Por tanto, si no existe retroalimentación, no existe comunicación, con lo que sin feedback solo se habrá producido una transmisión de información.  ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACIÓN: Ø EMISOR o FUENTE: Persona encargada del envío del mensaje. Con carácter general, ambos términos se usan como sinónimos, pero no siempre la fuente y el emisor coinciden en la misma persona. Por ejemplo: en una empresa, la fuente puede ser la directora general y el emisor el director de recursos humanos, que es quien transmite finalmente la información. Ø MENSAJE: Aquello que se desea transmitir. El mensaje ha de estar codificado para que el receptor lo pueda entender. Ø CÓDIGO: Conjunto de signos, símbolos y reglas conocidas por el emisor y el receptor que permiten la compresión del mensaje. El código más utilizado es el lenguaje (oral o escrito), pero también existe otros códigos como: la lengua de signos, el braille, las señales o el lenguaje no verbal. Ø CONTEXTO: Situación en la que se emite el mensaje. Según el contexto, el mensaje puede tener un significado distinto. Ø CANAL: Es el medio a través del cual se difunde el mensaje (ej.: reuniones, circulares, intranet, correo electrónico, etc). El emisor debe seleccionar el canal más apropiado según los objetivos deseados. Ø RECEPTOR: Persona a quien se dirige el mensaje. Ø RETROALIMENTACIÓN O FEEDBACK: Respuesta del receptor al emisor sobre el mensaje recibido. La retroalimentación es fundamental en el proceso de comunicación, pues indica la comprensión o no del mensaje. Ø RUIDO o INTERFERENCIAS: Elementos que pueden alterar, distorsionar o perturbar la comunicación y que, de alguna manera, limiten la correcta comprensión del mensaje. Se manifiesta a través de las barreras de comunicación. Barreras en la comunicación La comunicación puede no ser efectiva cuando existen barreras y obstáculos que impiden que el mensaje sea interpretado correctamente por el receptor. Entre los distintos tipos de barreras, se destacan: Ø BARRERAS FÍSICAS: Los obstáculos a los que se refieren las barreras físicas son aquellos que tienen que ver con el entorno en el que se desarrolla la comunicación e impiden una correcta comunicación física (ej.: el ruido, la distancia, la mala iluminación) o una correcta comunicación digital (ej.: falta de conexión a internet, fallos en los dispositivos electrónicos). Ø BARRERAS SEMÁNTICAS: Hacen referencia a aquello que tiene que ver con el significado de las palabras que integran el mensaje, es decir, con el código que se utiliza para la comunicación. El código puede variar dependiendo de los emisores y los receptores de que se trate, por lo que es muy probable que se produzca una interpretación errónea o se deforme el mensaje dependiendo de las características de los mismos. Esta barrera se vincula principalmente con las diferencias en los dialectos, los idiomas, las jergas, etc. Ø BARRERAS DE CONTEXTO: Un contexto diferente puede hacer que a un mismo mensaje se le atribuyan significados totalmente distintos. Ø BARRERAS PERSONALES Y PSICOLÓGICAS: tienen que ver con la situación psicológica del emisor o del receptor, condicionada por su estado emocional o su personalidad. Estereotipos: Generalizaciones que se utilizan para clasificar a las personas, basándose en la idea que se tiene del grupo al que pertenece. Efecto halo: el receptor resulta influido por la impresión (favorable o desfavorable) que tiene de una persona. Si la idea que tiene es positiva, existe una predisposición a valorar lo positivo y a pasar por alto los aspectos negativos, y viceversa. Ø BARRERAS FISIOLÓGICAS: Determinadas condiciones fisiológicas en el emisor o en el receptor (ej.: enfermedades) pueden impedir el correcto flujo de los mensajes en la comunicación. Ø PÉRDIDAS POR TRANSMISIÓN EN CADENA: Cuando un mensaje se transmite sucesivamente de una persona a otra, y de ésta a la siguiente, se vuelve cada vez más impreciso. Para evitarlo, se personalizan los mensajes o se utilizan varios canales para comunicar el mismo mensaje. Ø EXCESO DE INFORMACIÓN: Cuando el receptor o receptores reciben grandes cantidades de información en un mismo mensaje, es posible que no puedan procesar todo el contenido del mismo, provocando una situación de saturación y falta de atención. Ø FALTA DE PLANIFICACIÓN: Emitir mensajes sin una planificación previa puede convertirse en algo habitual, sin embargo, para evitar distorsiones, el emisor deberá seleccionar el contenido del mensaje, el canal más adecuado y el momento oportuno para su transmisión. Ø PUENTEO (bypass): En ocasiones, tanto la dirección como la base operativa emiten mensajes saltándose la línea jerárquica, con la idea errónea de que así se evita la pérdida de información. Sin embargo, el puenteo resulta negativo para la empresa, ya que la dirección intermedia puede percibirlo como una falta de confianza y autoridad. Estrategias y técnicas para una comunicación efectiva Tipos de comunicación empresarial La comunicación es fundamental en cualquier área de la empresa, ya que, para poder realizar nuestro trabajo, debemos comunicarnos constantemente, unas veces para recibir o transmitir órdenes, otras para preguntar o resolver dudas, negociar, etc. Así, en el ámbito empresarial, nos comunicamos con nuestros superiores, con los compañeros, con nuestros subordinados, con distintos colaboradores externos de la empresa y también con los clientes. Por ello, dependiendo de la procedencia y destino del mensaje, la comunicación empresarial atiende a la siguiente clasificación: comunicación interna y comunicación externa. Comunicación interna A) COMUNICACIÓN VERTICAL DESCENDENTE: La comunicación descendente surge cuando se transmite información desde los niveles superiores de la jerarquía a los niveles inferiores (desde la dirección o mandos intermedios hasta personal de niveles más bajos). La comunicación descendente sirve para transmitir información sobre la cultura de la empresa: sus objetivos, forma de realizar el trabajo, motivación, normas, horarios, vacaciones, retribución, promoción, ritmo de trabajo, despidos, programas de formación y reciclaje, etc. Los medios utilizados para este tipo de comunicación suelen ser la intranet, reuniones, entrevistas, teléfono, circulares, correos electrónicos, manuales, etc. B) COMUNICACIÓN VERTICAL ASCENDENTE La comunicación ascendente discurre desde las posiciones jerárquicas inferiores de la empresa (personal) hacia las superiores (cargos directivos). Esta comunicación permite conocer a la dirección los problemas laborales, discrepancias, inquietudes de la plantilla e incluso detectar situaciones de abuso de los mandos intermedios. Se manifiesta fundamentalmente de dos formas: comunicación del desempeño del trabajo y comunicación del clima laboral. Informes del personal subordinado sobre la realización de su trabajo para sus mandos inmediatos. Comunicación del desempeño Sugerencias de mejora recibidas a través de canales o mecanismos del trabajo establecidos para ello. Por ejemplo, las aportaciones de los círculos de calidad o los planes de sugerencias. Encuestas anónimas de clima laboral, sondeos, líneas abiertas de teléfono, Comunicación del clima laboral intranet, buzones de quejas o política de puertas abiertas. C) COMUNICACIÓN HORIZONTAL O LATERAL La comunicación horizontal se establece entre personas de distintos departamentos, del mismo nivel jerárquico y sin relaciones de dependencia directa entre sí. La comunicación horizontal surge cuando se crean equipos de trabajo integrados por personal de diferentes departamentos y tiene como objetivos la coordinación entre departamentos, la realización de trabajos conjuntos y la identificación y resolución de problemas. Las principales barreras con las que se enfrenta la comunicación lateral son las siguientes: Rivalidades personales y rivalidades entre departamentos. Ausencia de espíritu de equipo. Falta de visión global de la empresa. Contraposición de objetivos comunes frente a objetivos de cada departamento. Para superar estas barreras, la dirección debe intervenir, organizando puestas en común, marcando claramente los objetivos y haciendo rotar al personal por diferentes departamentos. D) COMUNICACIÓN TRANSVERSAL O DIAGONAL Este tipo de comunicación permite el intercambio de información entre personas y unidades de distintos departamentos y diferentes niveles jerárquicos que no tienen comunicación directa entre sí. Comunicación externa Comunicación en el departamento de Recursos Humanos La transmisión de la comunicación empresarial CANALES DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS Correo electrónico. Medio de comunicación muy rápido, cuyo feedback también puede ser rápido. Presenta el inconveniente de que no todo el personal utilice correo electrónico y que, en ocasiones, puede suceder que, debido al elevado número de correos, estos no se lean. Intranet (web del empleado o portal de la empresa). Medio muy rápido e instantáneo, habitual para enviar y recibir mensajes on-line entre el personal de una misma empresa. Correo interno o a domicilio. Utilizado para comunicar temas especiales o muy importantes, como despidos, faltas leves o graves, etc. Las cartas deben ser breves, redactadas con claridad, con un lenguaje cuidado y firmadas por el mando responsable. Circulares internas, notas informativas, avisos. Comunicaciones menos oficiales que la carta. Se utilizan cuando hay que comunicar instrucciones con idéntico contenido a muchas personas. Difunden comunicaciones descendentes los puestos de dirección hacia niveles inferiores mediante el correo interno, el tablón de anuncios o el correo electrónico. Memorando. Comunicación breve para transmitir información entre diferentes departamentos de la misma empresa y que suele acompañar a documentos e informes. Blogs corporativos y revistas. Se utilizan para notificar al personal informaciones económicas, sindicales, culturales, sociales, deportivas, acontecimientos, etc. Es una comunicación propia de las medianas y grandes empresas para difundir información general, crear un buen clima de trabajo y transmitir la cultura empresarial.  CANALES DE COMUNICACIÓN EN LAS EMPRESAS Buzón de quejas, sugerencias y agradecimientos. Recibe sugerencias para mejorar la empresa o quejas del personal. Sirve a las empresas para detectar conflictos y aspectos que no funcionan bien. Para que estos buzones resulten efectivos, la empresa ha de estudiar las propuestas y darles respuesta. Videoconferencias. Sirven para realizar comunicaciones entre el personal de la empresa que se encuentra en lugares distantes de manera económica e inmediata. Línea telefónica abierta. Se trata de una línea telefónica donde el personal puede llamar y dejar preguntas, sugerencias, temores, etc. Quien llama debe identificarse para que los mensajes sean contestados. Programas de iniciativas. Todo el personal de la empresa tiene la posibilidad de sugerir sus ideas por escrito. En este sistema, se suelen premiar de forma proporcional las aportaciones que se hayan realizado. Reuniones. Sirven para transmitir información de interés general para tomar decisiones o llegar a un acuerdo común para beneficio de la organización. 2. La información y la documentación. Registro y archivo. El expediente de personal ¿QUÉ ES EL EXPEDIENTE DE PERSONAL? Se conoce como expediente de personal el conjunto organizado de documentos que contienen información de un trabajador o trabajadora concreta de la empresa. Estos documentos van desde el ámbito personal hasta el ámbito laboral y son registrados porque la empresa necesita conocerlos. Aunque el expediente del personal es propiedad de la empresa, la ley de protección de datos confiere al trabajador o trabajadora unos derechos, como el poder acceder a la información contenida en el expediente, así como a pedir una certificación o copia de los documentos contenidos. Este expediente de personal, para que sea verdaderamente útil, debe actualizarse constantemente, según cambian las circunstancias personales (por ejemplo, nacimiento de un hijo o cambio de domicilio) o laborales (por ejemplo, una promoción o cambio de departamento en el que trabaja) del trabajador o trabajadora. La gestión del archivo de personal es una función de gran relevancia para el departamento de Recursos Humanos de una empresa. Como no existe una norma que regule cómo se ha de gestionar, cada empresa de acuerdo con sus propios intereses, decide de qué forma lo organiza. Con carácter general, los expedientes se ordenan alfabéticamente, aunque en función del tamaño de la empresa se pueden dar clasificaciones más complejas, como por ejemplo: por secciones, departamentos, etc. En ese caso, dentro de cada una de ellas, se respeta igualmente el orden alfabético (apellido apellido, nombre). La documentación que contiene habitualmente el expediente de personal es la que tiene que ver con su candidatura, formación y situación laboral. Antes de solicitar al trabajador o trabajadora que rellene una solicitud con datos o solicitarle que proporcione un documento, se le debe informar acerca de la privacidad de los datos y de la obligación de la empresa (política de privacidad) para proteger esa información sensible. Esto se suele hacer con un modelo de consentimiento informado de protección de datos que proporciona la empresa al trabajador o trabajadora para que firme y que otorga licitud al tratamiento de datos. Este modelo tiene que incluir la finalidad de los datos personales, la persona responsable, si esos datos se van a ceder a terceros y qué tienen que hacer o a quién dirigirse si quieren ejercer sus derechos. A veces las empresas incorporan una cláusula en los documentos con esta información en vez de hacer un documento; por ejemplo, se puede poner una cláusula en el contrato de trabajo que firme el trabajador o trabajadora. Conservación de documentos Los documentos que contengan datos personales solo deben conservarse durante el tiempo necesario para las finalidades del tratamiento para las que han sido recogidos y, durante ese tiempo, la empresa habrá de cumplir puntualmente con la realización de copias de seguridad de los ficheros informáticos. Cuando los datos ya no sean necesarios para la finalidad que han sido recopilados, deberán ser eliminados, todo ello sin necesidad de solicitud del titular de los datos. Por ejemplo, una compañía publica una oferta de trabajo y recibe varios CV. En el momento en que se haya seleccionado alguno de los candidatos, el resto de currículums ya no son necesarios, por lo que deberá destruirlos. Otros documentos, como las nóminas o cotizaciones a la Seguridad Social, deberán conservarse como mínimo seis años, como establece el art. 30 del Código de Comercio La protección de datos de carácter personal. La LOPDGDD Trabajar con los datos personales y otra información sensible de los trabajadores obliga a respetar el marco establecido por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD). A pesar de que la implantación de la normativa de protección de datos no es un trabajo demasiado complejo, muchas empresas recurren a consultorías especializadas que, por una parte, aseguran la correcta implantación y, por otra, pueden aportar a la organización el valor de la experiencia. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad pública independiente que vela por la privacidad y la protección de los datos de los ciudadanos. Se encarga de proteger los derechos de acceso, rectificación, limitación, supresión, portabilidad y oposición al tratamiento de sus datos personales.