Sesión 5 - Auditoría Integral (Pregrado)

Programa de Contabilidad Auditorí a Integral Sesión 5 Tema: Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión. Resultado de Evidencia de aprendizaje aprendizaje Aplica las...

Programa de Contabilidad Auditorí a Integral Sesión 5 Tema: Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión. Resultado de Evidencia de aprendizaje aprendizaje Aplica las normas y técnicas de Evaluación Parcial I. auditoría, según ISO 9001 Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión El informe de auditoría de gestión El producto final de una auditoría de gestión es la comunicación de resultados, cuyo informe sirve de herramienta importante para la administración de la empresa por cuanto su implantación crea valor y mejora los procesos operativos y estratégicos de la organización. En el proceso sistemático de la auditoría, tras la correcta realización de las actividades previstas en la fase de ejecución, se debe plasmar en un informe escrito el contenido de la evaluación realizada, incluyendo sus conclusiones y recomendaciones. En la fase de informe es donde el auditor comunica a la entidad auditada, y hace pública la información recabada, plasmada en los hallazgos de la auditoría, en las conclusiones y recomendaciones de gestión. Dicha información tiene el propósito de promover cambios y mejoras en la entidad auditada. Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión Como actividades principales de esta fase se tienen las siguientes: Redacción de las conclusiones de acuerdo a los hallazgos determinados. Redacción de las recomendaciones a la gerencia y administración del ente auditado. Elaboración de la estructura del informe. Acuerdo con el nivel directivo de la auditoría, sobre la estructura, conclusiones y recomendaciones del informe. Elaboración del borrador de informe o informe preliminar. Presentación de resultados al ente auditado. Elaboración de informe definitivo de gestión. El propósito de esta fase es poder comunicar a la entidad auditada los resultados encontrados, y coadyuvar a la formulación por parte de esta en un plan de acción correctiva, que permita mejoras en su eficiencia, eficacia y economía. El informe de la auditoría de gestión requiere de una exposición detallada de sus resultados en cuanto al alcance, contenido, hallazgos y otros aspectos de interés. Hay que ser en extremo cuidadoso en su emisión, pues como dice el refrán: “el que mucho habla, mucho yerra”. Una equivocación puede provocar inconformidad, El informe debe ser completo, exacto, objetivo y convincente, así como lo suficientemente claro y conciso como lo permitan los asuntos que trata. Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión Para que sea completo, el informe debe contener toda la información necesaria para cumplir los objetivos de la auditoría, permitir una comprensión adecuada y correcta de los asuntos que se informan y satisfacer los requisitos de “contenido”. También debe incluir los antecedentes necesarios. Los auditores deben redactar sus informes con el mayor cuidado y consideración. El informe es el único aspecto del trabajo del auditor que ve el público y es probable que por este documento se juzgue la competencia del mismo y derive su responsabilidad legal. Al rendir un dictamen en un informe de auditoría se dice que los auditores están realizando la función de dar confianza, están opinando. Esta función está respaldada por su reconocida pericia, así como por haber llevado a cabo una auditoría de acuerdo con las Normas Generalmente Aceptadas. Comunicación de resultados en el transcurso de la auditoría de gestión La comunicación es esencial para elaborar un buen trabajo de auditoría. Deberá ser realizada durante el transcurso del examen, de manera permanente. Los resultados deberán comunicarse oportunamente durante la ejecución de la acción de control para asegurar el cumplimiento del debido proceso, dando la oportunidad a los auditados de presentar justificaciones y comentarios pertinentes, previo a la elaboración del informe final. En definitiva, la comunicación de los resultados durante el proceso de la auditoría de gestión debe ser oportuna, es decir, al momento que se detecte alguna desviación que necesite ser corregida y esté debidamente documentada y comprobada, se deberá indicar a los responsables para que puedan efectuar, tan pronto como sea posible, las acciones correctivas previstas en las recomendaciones, sin necesidad de esperar la formulación del informe final. Preparación y distribución del informe de auditoría a) El líder del equipo de auditoria deberá informar sobre los resultados de b) El auditoría de acuerdo con informe el programa de auditoría, debe ser este informe debe ser distribuid formal donde identificará o a las en forma clara todo el personas proceso. Esta norma pertinente orienta el contenido del s. informe no obstante el auditor profesional puede presentarlo conforme su experiencia.  Principales actividades de la fase En esta etapa el supervisor y el jefe de equipo de auditoría en base a los resultados entregados por los integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes actividades: Redacción del borrador del informe de acuerdo con los hallazgos determinados por el equipo de auditoría (jefe de equipo y auditores operativos) y si es necesario con la participación de los especialistas. Revisión por parte del supervisor. Acuerdo con los ejecutivos de la empresa sobre los comentarios, conclusiones y recomendaciones del informe. Si bien la comunicación de resultados debe desarrollarse durante el proceso de la auditoría de gestión, para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su emisión definitiva sea discutido en una conferencia final con los responsables de la gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen. Esto le permitirá por una parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones y expresar sus puntos de vista respecto de su contenido. Se realiza la convocatoria a la lectura del borrador del informe a los empleados y exempleados de la empresa, relacionados con la auditoría de gestión. Se realiza la lectura del informe, el día, hora y lugar previsto en la convocatoria; se recibe documentos de descargo de los auditados Se suscribe el acta de comunicación de resultados con la firma de los auditados. Elaboración de informe definitivo de auditoría de gestión. Principales actividades de la fase  Contenido del informe de auditoría de gestión Nos referiremos en esta fase a la organización y diseño del contenido del informe de auditoría, como el producto final del trabajo realizado. Un informe de auditoría de gestión, al menos, debe incluir: a) El título, el destinatario y la fecha. b) La identificación del tema. c) La identificación de la base jurídica para la conducta de la auditoría. d) Una declaración de que la auditoría se ha realizado de acuerdo con estándares relevantes y/o la legislación nacional o desarrollo internacional de normas de auditoría. e) Una descripción de los objetivos y del alcance de la auditoría, incluyendo cualquier limitación sobre estos. Es importante que el informe describa los objetivos y el alcance de la auditoría de modo que los lectores puedan entender el propósito de la misma e interpretar correctamente los resultados. El alcance de la auditoría es descrito identificando la agencia o la parte de eso sujeta a la intervención, las materias examinadas y describiendo el período cubierto por la auditoría.  Contenido del informe de auditoría de gestión f) Identificación de los estándares o criterios en relación con la opinión que ha formulado el auditor. g) Descripción de los hallazgos y los resultados que forman la base de la opinión del auditor; una discusión de los hechos subyacentes, las comparaciones con criterios convenientes y el análisis de diferencias entre qué se observa y los estándares de la auditoría, incluyendo las causas y los efectos de las diferencias. h) Expresión de la conclusión del auditor relacionada con los criterios sobre los cuales se basa. i) Descripción de las recomendaciones a la entidad auditada..  Características del informe de auditoría de gestión El informe de auditoría de gestión debe ser estructurado de acuerdo con ciertas características de calidad, que denoten el nivel profesional para alcanzar los objetivos de la comunicación de los resultados. Por lo tanto, es importante que cada informe, en lo posible, sea un trabajo preciso y perfecto que merezca la lectura del gerente y ejecutivos de la empresa. Los asuntos incluidos en el informe deben ser lo suficientemente importantes para que justifiquen su inclusión en el informe y para que merezcan la atención de aquellos a quienes van dirigidos.  Características del informe de auditoría de gestión Cada informe debe presentar los hallazgos Todos los comentarios, de una manera objetiva hallazgos y y clara e incluir conclusiones deben suficiente información estar adecuadamente sobre el asunto sustentados por principal, de manera que suficiente evidencia proporcione a los objetiva de los papeles lectores una perspectiva de trabajo, para adecuada. El objetivo es demostrar o probar, entregar informes que cuando sea necesario, sean reales, que no los fundamentos de los conduzcan a error y que asuntos informados a la vez hagan énfasis especial en los asuntos que necesitan atención.  Características del informe de auditoría de gestión Para que haya claridad es Las conclusiones se necesaria una elaboran en relación con organización adecuada los objetivos de la del material de auditoría. Tanto los información y precisión resultados o hallazgos, en el detalle de los como las conclusiones hechos, en su análisis y preliminares, deben emisión de conclusiones. estar probados con la Se deben usar ayudas evidencia acumulada, y visuales (dibujos, discutidos para fotografías, cartas conseguir valiosos gráficas, mapas, etc.) datos. De esta forma se para que el informe sea validará la corrección de más comprensible y por las desviaciones lo tanto más útil. encontradas..  CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DE LA AUDITORA DE GESTIÓN El proceso de desarrollar una conclusión es sistemático, basado en una propuesta, objetivos, criterios o estándares. El auditor determinará la conclusión de la auditoría, en la cual conjuga criterio, condición, causa y efecto de los resultados; sin embargo, lo que proporcionará será una conclusión total de cada aspecto examinado. El desarrollo de las recomendaciones tendientes a mejorar las operaciones y la gestión de la empresa, es una característica muy importante de los informes. Es aquí donde se orienta a la administración auditada hacia la solución de los hechos deficientes, susceptibles de ser mejorados. Las recomendaciones deben agruparse por el nivel administrativo responsable de aplicarlas, partiendo de la autoridad más alta y llegando hasta los niveles directivos que corresponden. Cuando se formulan recomendaciones, el auditor interno debe estimar en lo posible los probables ahorros o mejoras derivadas de las recomendaciones; de esta manera, el “valor agregado” de la auditoría y los beneficios serán claramente identificados.  ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN La estructura del informe de la auditoría de gestión consta en lo posible, de lo siguiente: 1. Carátula 2. Índice, siglas y abreviaturas 3. Carta de presentación 4. Capítulo I: Enfoque de la auditoría 5. Capítulo II: Información de la entidad 6. Capítulo III: Resultados generales 7. Capítulo IV: Resultados específicos por componente 8. Anexos ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN La carátula.- Debe contener el logotipo o imagen corporativa (isotipo o logotipo) el nombre del trabajo realizado, programa, proyecto, componente, actividad, unidad, área o rubro analizado y el alcance correspondiente. Por último, el código asignado a la auditoría, el año y el número secuencial. Índice.- A continuación, debe presentarse el contenido de cada informe en relación con los asuntos que lo conforman y el número de la página correspondiente. Siglas y abreviaturas utilizadas.- Se debe incluir una lista del significado de las abreviaturas y siglas usadas en el informe. No se deben considerar abreviaturas de uso corriente, sino aquellas pertinentes al contenido del informe. ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Carta de presentación del informe.- Esta comunicación sirve para presentar personalmente el informe de la auditoría de gestión al gerente, ejecutivos y demás interesados. La carta de presentación deberá contener: Lugar y fecha de emisión Título Destinatario. Alcance del trabajo La declaración de que la auditoría de gestión se condujo de conformidad con las Normas Internacionales de Auditoría Firma del jefe de auditoría ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Capítulo I: Enfoque de la auditoría.- En este capítulo se hará constar los datos más importantes acerca del motivo, alcance y naturaleza de la auditoría de gestión; el enfoque y los indicadores utilizados, que servirán de base para una mejor compresión y apreciación del lector, tales como los siguientes: Motivo de la auditoría Objetivos de la auditoría Alcance de la auditoría Enfoque Componentes auditados Indicadores utilizados ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Capítulo II: Información de la entidad.- Se hará constar la información relativa a la empresa, como, por ejemplo: Misión Visión Análisis FODA Base legal Estructura orgánica Objetivos de la empresa Financiamiento Principales empleados ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Capítulo III.- Resultados generales.- Se hará constar los comentarios, conclusiones y recomendaciones, relacionados con la evaluación de la estructura de control interno. Anexos.- El informe con frecuencia requiere detalles e información que deben anexarse, tales como gráficos, cuadros, resúmenes, parámetros e indicadores de gestión, el cronograma de cumplimiento de las recomendaciones, etc. ESTRUCTURA DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Capítulo IV.- Resultados específicos por componente.- En este capítulo se presentará por cada uno de los componentes y sub- componentes, lo siguiente: Los comentarios relacionados fundamentalmente con los aspectos positivos de la gestión de la empresa, en cuanto al cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos, su nivel de eficiencia, eficacia, calidad, etc, en base a indicadores (tablero de control). También se hará constar las deficiencias encontradas, debiendo cuantificarse los perjuicios económicos ocasionados, los desperdicios existentes y los daños materiales encontrados. Conclusiones sobre los aspectos positivos de la gestión gerencial- operativa y sus resultados, los perjuicios y daños materiales ocasionados, también por las ineficiencias, prácticas antieconómicas, incumplimientos, incumplimiento de leyes, reglamentos y demás normas, etc. Recomendaciones.- Deben emitirse en tono constructivo, proponiendo mejoras relacionadas con la gestión empresarial,  SINTESIS DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN La síntesis del informe es un documento adicional que prepara el auditor en forma separada y consiste en un resumen de los principales comentarios, conclusiones y recomendaciones de la auditoría de gestión, referidos al informe general. La síntesis se incorporará a los informes extensos, a fin de que el gerente y demás ejecutivos de la empresa, que no disponen de mayor tiempo, por la naturaleza de sus funciones, puedan formarse rápidamente un criterio del contenido del informe. Es importante que la síntesis sea lo más corta posible para lograr su finalidad. Normalmente no debe exceder de tres o cuatro páginas las mismas que deben estar debidamente referidas a las páginas del informe.  SINTESIS DEL INFORME DE LA AUDITORA DE GESTIÓN Debe incluir los siguientes aspectos: Encabezamiento con el logotipo de la empresa Motivo del examen Número de la orden de trabajo y la fecha Referencia si es una actividad planificada o imprevista Rubros o áreas examinadas (componentes) Hacer constar el monto de los recursos examinados Síntesis de los principales hallazgos cuantificados en términos monetarios y conclusiones sobre control interno y componentes significativos El período examinado (desde-hasta) y expresado en años y meses Lugar, fecha y firma del jefe de auditoría. Elaboración y presentación del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Inicio ejemplo Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Contenido del informe de auditoría de gestión Fin ejemplo La auditoría de desempeño es un instrumento que apoya la gestión de los gobiernos locales y entidades públicas porque genera un compromiso con nuestro país para contribuir a una mejora de la gestión de los recursos públicos, de tal forma que se realice con eficacia, eficiencia, economía y calidad. Autoevaluació n Sesión 5  Preguntas Pregunta 3 ¿Qué características debe reunir un informe de auditoría de gestión? ¿Qué pautas debe seguir el equipo de auditores para su elaboración? ¿Qué competencias genéricas debo tener para poder redactar un informe de auditoría? Aplicando lo aprendido: Transferencia del mensaje ¿Cómo aplicas la sesión aprendida en tu carrera profesional? Evaluación Parcial 1 y entrega de avance del producto académico (trabajo de investigación)