Oficio: Guía PDF

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION FACULTAD DE MEDICINA ESCUELA DE ENFERMERIA CURSO : REDACCIÓN Y HABILIDDES COMUNICATIVAS EN SALUD DOCENTE : MARGOT AGUIRRE ORTIZ CICLO : II EL OFICIO 1.- Concepto de Oficio  El oficio es...

UNIVERSIDAD NACIONAL JOSE FAUSTINO SANCHEZ CARRION FACULTAD DE MEDICINA ESCUELA DE ENFERMERIA CURSO : REDACCIÓN Y HABILIDDES COMUNICATIVAS EN SALUD DOCENTE : MARGOT AGUIRRE ORTIZ CICLO : II EL OFICIO 1.- Concepto de Oficio  El oficio es un documento de carácter oficial, que se utiliza en los organismos del Sector Público; y por extensión, en algunas instituciones educativas, culturales, sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial, a las autoridades de más alta jerarquía. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones, invitar, pedir información, contestar, remitir documentos, agradecer o tratar asuntos diversos de trabajos administrativos.  2.- ÁREA DE DIFUSIÓN  El oficio se difunde en dos niveles; a nivel externo, es decir, fuera de una institución; y a nivel interno, dentro de ella.  A nivel externo, establece comunicación con personas ajenas a la entidad, especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.  A nivel interno, en laza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.  Las entidades que conforman el Sector Privado emplean la carta en vez del oficio para su comunicación externa. 3.- FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS.  3.1.- Los oficios de circulación externa. - Son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace sus veces. Sin embargo, en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución, abordando asuntos específicos de trabajo, pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos, pero eso sí, sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.  3.- FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS  3.2.- Los oficios de circulación interna. - son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.  Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio, porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos. Estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas, según los casos, mediante memorandos, informes, solicitudes. Por lo tanto, el oficio no puede ser usado a titulo persona, sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa. Por ejemplo. Lo usan los directivos de los ministerios, los rectores, vicerrectores, decano, jefes de departamento de las universidades; los directores de los centros educativos, etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de asignaturas que no desempeñan ningún cargo directivo. 4.- PARTES  4.1 el oficio tiene las siguientes partes obligatorias:  Membrete  Lugar y fecha  Código  Destinatario 4.- PARTES  Asunto  Texto  Antefirma  Firma, posfirma y sello  “Con copia”  Pie de página 4.- PARTES 4.2 Partes complementarias  Nombre del año (obligatorio únicamente en los oficios de circulación externa)  Referencia  Anexo 5.- REDACCIÓN DEL TEXTO  El texto del oficio, por lo general, consta de tres secciones:  5.1 Fórmula de apertura. - Que encabeza la redacción del texto del oficio. Hay muchas fórmulas de apertura, pero las que recomiendan los manuales de redacción y las directivas internas de los organismos estatales son dos: “Tengo el honor…”, cuando el oficio es dirigido a un superior, y “Tengo el agrado…”, si es enviado a un funcionario de igual o menor jerarquía.  5.2 Exposición. - Que desarrolla el asunto del oficio en forma clara, directa y lo más breve posible. Se inserta a continuación de la fórmula de apertura.  No está de más recordar que al desarrollare el asunto del oficio. Debemos dejar de lado la grandilocuencia y la redundancia inútiles. La complejidad del trabajo administrativo de nuestra época nos obliga a ser prácticos, directos y económicos, en función de ahorrar tiempo y esfuerzo.  5.3 Párrafo de cierre. - Que, como su nombre lo indica, es un párrafo que se utiliza al finalizar el texto del oficio. 6.- TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS Transcribir o trascribir significa copiar o reproducir al pie de la letra en un documento lo que está escrito en otro. El oficio es el documento más utilizado para transcribir otros, en forma total o parcial, tales como actas, dictámenes, certificados y, principalmente, resoluciones; pero no es el único, porque para dicho fin se usan también memorandos y copias certificadas. El texto del oficio que transcribe un documento o parte de él se divide en tres secciones:  6.1. Fórmula de apertura. - Que hace referencia al documento o fragmento que se transcribe. Por ejemplo: “Se ha expedido la siguiente resolución directoral regional que dice:”.  6.2 Transcripción propiamente dicha. - Que proporcionas en forma literal u continuada el documento o fragmento que se ha enunciado.  6.3.- Párrafo de cierre. - Que contiene las disposiciones o motivaciones que impulsan realizar la transcripción, La fórmula más usada es: “Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y demás fines”. 7.- CLASES: OFICIO SIMPLE 7.1.1. Usos  El oficio simple, conocido comúnmente sólo como “oficio”, se emplea para comunicar disposiciones, consultar, responder, remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas, participar la realización de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra información a un solo destinatario.  7.1.2. Características a) El oficio simple tiene un solo destinatario, que viene a ser la persona, dependencia o institución que se nomina en la parte llamada “destinatario”. b) Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado de documento. O sea, que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios y memorandos múltiples. c) Lleva la palabra oficio en el código como denominación del documento. d) Usa “con copia”. e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias, a los que se indica en la “con copia”- 7.- CLASES: OFICIO SIMPLE  7.1.3. Estructuración según formatos  Los oficios simples y múltiples se estructuran en base a tres formatos: a) Redactar o distribuir de manera especial los elementos del “destinatario” b) Llevar “asunto” obligatoriamente los dos primero formatos. (En el formato C, el uso del “asunto” es opcional). c) Ser los dos primeros formatos modernos, y el tercero, tradicional. 7.2 Clases: Oficio múltiple  7.2.1. Usos  El oficio múltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra información simultáneamente a varios destinatarios.  Sobre este particular, revisando los manuales de redacción, las directivas internas y los archivos de los organismos estatales, hallamos dos denominaciones: “oficio circular” y “oficio múltiple” para referirse el oficio que va dirigido con el mismo contenido a varios destinatarios.  Pocas son las entidades que establecen diferencias entre uno u otra denominación. Estas pocas instituciones llaman “oficio circular” a aquellos que comunican disposiciones, y “oficio múltiple”, a los que proporcionan cualquier otra información diferente a disposiciones. Es decir, que emplea uno u otro nombre teniendo en cuenta el tema o asunto que dichos oficios comunican.  7.2 CLASES: Oficio múltiple  7.2.2. Características a) El oficio múltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hacen referencia en la pare denominada “distribución”. b) Todos ellos, por constituir tales, son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acordes con las funciones que desempeñan. c) En el código, lleva “oficio múltiple” como nombre del documento y mantiene la misma numeración para todos los ejemplares. d) El espacio correspondiente al “destinatario” es dejado en blanco, con la única mención del tratamiento “señor” o “al”, según formatos que se emplean. e) En los oficios múltiples de difusión interna, no es obligatorio completar este espacio, pero sí en los de circulación externa. f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre de “destinatario” deberá comprender tantas líneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitiremos los ejemplares del oficio.  7.2 CLASES: Oficio múltiple a) El espacio en blanco del “destinatario” de cada ejemplar del oficio múltiple, en casos de necesidad u obligatoriedad, será llenado con los datos del destinatario del documento. b) Por otro lado, también se dejan en blanco las partes divergentes del texto para ser completadas después ejemplar por ejemplar. c) El texto del oficio múltiple debe redactarse en tercera persona singular. O sea que no debe decirse, por ejemplo, “Tengo el agrado de dirigirme a Uds.…”, sino “Tengo el agrado de dirigirme a Ud.…”, como si el oficio tuviera un solo destinatario. d) Usa “distribución” en lugar de “con copia”. e) Por lo general, es impreso o fotocopia. f) Si es mecanografiado, el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envían las copias; si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo. 7.2 CLASES: Oficio múltiple  7.2.3 Estructuración según formatos  El oficio múltiple se estructura en base a los mismos formatos proporcionados para redactar el oficio simple.  8.- EL “DESTINATARIO” DEL OFICIO 8.1 elementos La parte del oficio conocida como “destinatario” tiene los siguientes elementos: 8.1.1 Tratamiento 8.1.2 Profesión o grado académico abreviados de la persona a quien nos dirigimos. 8.1.3. Nombre y apellido de dicha persona (con mayúscula) 8.1.4. Cargo que desempeña (sólo los nominales con mayúscula) 8.1.5. Sede de la institución en la que ejerce tal cargo (con mayúscula y subrayada). Por ejemplo: Señor : Ing. LUIS TORRES PRADO Prefecto de la Región San Martín TARAPOTO 8.- EL “DESTINATARIO” DEL OFICIO  8.2 Distribución de elementos según formatos  Como nos consta, los tres formatos que se emplean para estructurar oficios difieren básicamente por la forma especial de distribuir los elementos del “destinatario”.  Los formatos A y B se diferencias porque el primero usa el tratamiento “señor” y el segundo, la palabra “al” en lugar de dicho tratamiento. Y el formato A se distingue del formato C, no por la redacción del aludido elemento, sino por la manera de distinguir éste y los demás elementos. 8.- EL “DESTINATARIO” DEL OFICIO En formato A: Señor : Prof. RENÉ PARODI ROJAS Director de la USE 04 TACNA 8.- EL “DESTINATARIO” DEL OFICIO En formato B: Al : Prof. RENÉ PARODI ROJAS Director de la USE 04 TACNA 8.- EL “DESTINATARIO” DEL OFICIO  En formato C: Señor Prof. RENÉ PARODI ROJAS Director de la USE 04 TACNA