Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia No. 80 Tahun 2012 PDF

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA No.69, 2013 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI. Tata Naskah Dinas. Instansi Pemerintah. Pedoman. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA...

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA No.69, 2013 KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI. Tata Naskah Dinas. Instansi Pemerintah. Pedoman. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan dan pembangunan serta peningkatan pelayanan publik, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; b. bahwa Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas perlu disesuaikan dengan peraturan perundang- undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti; c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah; www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 2 Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035) 2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5234); 3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara, sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011; 4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 92 Tahun 2011; MEMUTUSKAN: Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH. Pasal 1 Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini. Pasal 2 Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh instansi pemerintah dalam menyelenggarakan tata naskah dinas. Pasal 3 Tata naskah dinas yang telah ada di instansi pemerintah secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini paling lambat 2 (dua) tahun sejak Peraturan Menteri ini ditetapkan. www.djpp.depkumham.go.id  3 2013, No.69 Pasal 4 Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas dicabut dan dinyatakan tidak berlaku. Pasal 5 Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 28 Desember 2012 MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA, AZWAR ABUBAKAR Diundangkan di Jakarta pada tanggal 9 Januari 2013 MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA, AMIR SYAMSUDIN www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 4 PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2012 www.djpp.depkumham.go.id  5 2013, No.69 DAFTAR ISI DAFTAR ISI....................................................................................................... i PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH BAB I PENDAHULUAN...................................................................................... 1 A. Latar Belakang................................................................................. 1 B. Maksud dan Tujuan....................................................................... 2 C. Sasaran........................................................................................ 2 D. Asas.............................................................................................. 3 E. Ruang Lingkup............................................................................... 3 F. Pengertian Umum.......................................................................... 4 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS..................................................... 5 A. Naskah Dinas Arahan................................................................... 4 1. Naskah Dinas Pengaturan......................................................... 4 a. Peraturan.............................................................................. 4 b. Pedoman............................................................................... 4 c. Petunjuk Pelaksanaan........................................................... 10 d. Standar Operasional Prosedur............................................... 14 e. Surat Edaran........................................................................ 14 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)....................................... 18 3. Naskah Dinas Penugasan.......................................................... 22 a. Instruksi............................................................................... 22 b. Surat Perintah...................................................................... 26 c. Surat Tugas.......................................................................... 30 B. Naskah Dinas Korespondensi........................................................ 33 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern......................................... 33 a. Nota Dinas........................................................................... 33 b. Memorandum....................................................................... 36 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern...................................... 40 3. Surat Undangan....................................................................... 44 C. Naskah Dinas Khusus................................................................... 50 1. Surat Perjanjian....................................................................... 50 a. Perjanjian Dalam Negeri..................................................... 50 b. Perjanjian Internasional..................................................... 51 2. Surat Kuasa............................................................................. 56 3. Berita Acara............................................................................. 58 4. Surat Keterangan..................................................................... 60 5. Surat Pengantar....................................................................... 62 6. Pengumuman.......................................................................... 65 68 www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 6 D. Laporan....................................................................................... 70 E. Telaahan Staf............................................................................... 73 F. Formulir....................................................................................... 73 G. Naskah Dinas Elektronik.............................................................. BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS............................................................ i 74 A. Persyaratan Penyusunan................................................................. 74 B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas........................ 75 C. Penomoran Naskah Dinas............................................................... 75 D. Nomor Halaman.............................................................................. 81 E. Ketentuan Jarak Spasi.................................................................... 81 F. Penggunaan Huruf.......................................................................... 81 G. Lampiran......................................................................................... 82 H. Daftar Distribusi............................................................................. 82 I. Rujukan.......................................................................................... 82 J. Ruang Tanda Tangan....................................................................... 83 K. Penentuan Batas/Ruang Tepi.......................................................... 84 L. Penggunaan Bahasa........................................................................ 85 M. Media/Sarana Naskah Dinas........................................................... 85 N. Susunan Surat Dinas...................................................................... 88 O. Ketentuan Surat-Menyurat.............................................................. 91 BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI.............................. 94 A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)... 94 B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern............................................ 94 BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS...................................... 103 A. Penandatanganan........................................................................... 103 B. Untuk Perhatian (u.p.).................................................................... 104 C. Pelaksana Tugas (Plt.)..................................................................... 105 D. Pelaksana Harian (Plh.)................................................................... 106 E. Kewenangan Penandatanganan...................................................... 106 BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH DINAS................................................................................................... 109 A. Penggunaan Lambang Negara......................................................... 109 B. Penggunaan Logo........................................................................... 113 C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama............. 116 D. Pengawasan.................................................................................... 116 BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH DINAS................................................................................................. 117 A. Pengertian..................................................................................... 117 1. Perubahan................................................................................ 117 2. Pencabutan.............................................................................. 117 3. Pembatalan............................................................................... 117 4. Ralat......................................................................................... 117 B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat........... 117 BAB VIII PENUTUP........................................................................................... 119 www.djpp.depkumham.go.id  7 2013, No.69 LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat. Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 8 Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan. Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan. B. Maksud dan Tujuan 1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah. 2. Tujuan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan. C. Sasaran Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah: 1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah; 2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum; 3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; 4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas; 5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata naskah dinas. D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut. www.djpp.depkumham.go.id  9 2013, No.69 1. Efektif dan Efisien Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas. 2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan. 3. Pertanggungjawaban Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan. 4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum. 5. Kecepatan dan Ketepatan Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi. 6. Keamanan Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi. E. Ruang Lingkup Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas. F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 10 1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. 2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan. 3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan. 4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas. 5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya. 6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan kabupaten/kota. 7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka Tunggal Ika. 8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi pemerintah. www.djpp.depkumham.go.id  11 2013, No.69 BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut. A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran. a. Peraturan Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang- undangan. b. Pedoman 1) Pengertian Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 12 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan pejabat yang berwenang. 3) Susunan a) Lampiran Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala pedoman terdiri dari (1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari (1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum; (2) materi pedoman; (3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut. d) Kaki Bagian kaki pedoman terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan; www.djpp.depkumham.go.id  13 2013, No.69 (3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A dan 1B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 14 CONTOH 1A FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN PERATURAN MENTERI…………….. Penulisan Lampiran REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG PEDOMAN …………………………… PEDOMAN Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf ………………………………… kapital BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……………………………...…………………………………………..………………… B. Maksud dan Tujuan Memuat latar …………………………...……………………………………………..…………………… belakang tentang C. Sasaran ditetapkannya pedoman, maksud ………………………………..………………………………………..…………………….. dan tujuan, sasaran, D. Asas asas, ruang lingkup, ………………..……..….……………………………………………..…………………….. dan pengertian E. Ruang Lingkup umum ………………..……..….……………………………………………..………………….. F. Pengertian Umum ………………..……..….……………………………………………..………………….. BAB II Terdiri dari konsepsi A. …………….…….………………………………………………………………………….. dasar/pokok- B. dan seterusnya pokok/isi pedoman BAB III A. ……...………….………………………………………………………………….. ……...………….……………………………………………………………………….. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis Tanda Tangan dan Cap jabatan dengan huruf kapital NAMA LENGKAP www.djpp.depkumham.go.id  15 2013, No.69 CONTOH 1B FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama Log instansi yang telah dicetak o NAMA INSTANSI LAMPIRAN PERATURAN KEPALA………………… Penulisan Lampiran REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG……………………………. PEDOMAN …………………………… PEDOMAN Judul Pedoman yang ………………………………… ditulis dengan huruf kapital BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ……………………………...…………………………………………..………………… B. Maksud dan Tujuan …………………………...……………………………………………..…………………… C. Sasaran Memuat latar ………………………………..………………………………………..…………………….. belakang tentang ditetapkannya D. Asas pedoman, maksud ………………..……..….……………………………………………..…………………….. dan tujuan, sasaran, E. Ruang Lingkup asas, ruang lingkup, dan pengertian ………………..……..….……………………………………………..………………….. umum F. Pengertian Umum ………………..……..….……………………………………………..………………….. BAB II A. …………….…….………………………………………………………………………….. Terdiri dari konsepsi B. dan seterusnya dasar/pokok-pokok BAB III A. ……...………….………………………………………………………………….. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis Tanda Tangan dengan huruf kapital dan Cap jabatan NAMA LENGKAP www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 16 c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan a) Lampiran Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan secara simetris. b) Kepala Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas; (2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu; (2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, www.djpp.depkumham.go.id  17 2013, No.69 pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan. d) Kaki Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari (1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; (3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku. Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 18 CONTOH 2A FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA LAMPIRAN Penulisan Lampiran PERATURANMENTERI…………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN………….. PETUNJUK PELAKSANAAN Judul Juklak yang ………………………………… ditulis dengan huruf kapital BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………………………...…………………………………………..…………………………. B. Maksud dan Tujuan Memuat alasan ………………………...……………………………………………..…………………………. tentang ditetapkannya C. Ruang Lingkup petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, …………………………..………………………………………..…………………………. sasaran, ruang D. Pengertian Umum lingkup, dan ……………..……..….……………………………………………..…………………………. pengertian umum BAB II PELAKSANAAN Menunjukkan urutan tindakan, A. …………………………………………………..…………………………. pengorganisasian, B. dan seterusnya koordinasi , pengawasan pengendalian, dsb. NAMA JABATAN, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap jabatan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital NAMA LENGKAP www.djpp.depkumham.go.id  19 2013, No.69 CONTOH 2B FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama Log instansi yang telah o dicetak NAMA INSTANSI LAMPIRAN Penulisan Lampiran PERATURAN KEPALA………… REPUBLIK INDONESIA NOMOR... TAHUN... TENTANG PETUNJUK PELAKSANAAN……….. PETUNJUK PELAKSANAAN Judul Juklak yang ………………………………… ditulis dengan huruf kapital BAB I PENDAHULUAN A.Latar Belakang ………………………...…………………………………………..…………………………. B. Maksud dan Tujuan Memuat alasan tentang ditetapkannya ………………………...……………………………………………..…………………………. petunjuk pelaksanaan, C. Ruang Lingkup maksud dan tujuan, …………………………..………………………………………..…………………………. sasaran, ruang D. Pengertian Umum lingkup, dan pengertian umum ………..……..….……………………………………………..…………………………. Menunjukkan urutan BAB II tindakan, PELAKSANAAN pengorganisasian, A. …………………………………………………..…………………………. koordinasi , pengendalian, dsb. B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap jabatan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital NAMA LENGKAP www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 20 a. Standar Operasional Prosedur Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana, dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan. b. Surat Edaran 1) Pengertian Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi surat edaran. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris, (3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital secara simetris; www.djpp.depkumham.go.id  21 2013, No.69 (4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata tentang. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran; (3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. c) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari (1) tempat dan tanggal penetapan; (2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat penanda tangan; (4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan huruf kapital; (5) cap dinas. 4) Distribusi Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya. Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 22 CONTOH 3A FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA Penomoran yang SURAT EDARAN berurutan dalam 1 NOMOR …. TAHUN.... tahun takwin TENTANG …………………………………………………………. Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital A. Latar Belakang ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….……………………… Memuat alasan tentang B. Maksud dan Tujuan perlu diterapkannya ………………………………………………………………………………………………………………………………… Surat Edaran, maksud …………………………………..…………………………………………… dan tujuan, ruang lingkup, dasar dan C. Ruang Lingkup seterusnya ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… D. Dasar ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi E. …………………………………..…………………………………………… dasar ditetapkannya Surat Edaran dan seterusnya. Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………... Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal NAMA JABATAN, penandatanganan Tanda Tangan dan Cap jabatan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf NAMA LENGKAP kapital www.djpp.depkumham.go.id  23 2013, No.69 CONTOH 3B FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama Log instansi yang telah o dicetak NAMA INSTANSI Penomoran yang SURAT EDARAN berurutan dalam NOMOR …. TAHUN.... 1 tahun takwin TENTANG …………………………………………………………. Judul Surat Edaran yang ditulis dengan A. Latar Belakang huruf kapital ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………….……………………… B. Maksud dan Tujuan ………………………………………………………………………………………………………………………………… Memuat alasan …………………………………..…………………………………………… tentang perlu diterapkannya C. Ruang Lingkup Surat Edaran ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………….. D. Dasar ………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………… Memuat ketentuan peraturan perundang- undangan yang menjadi E. …………………………………..…………………………………………… dasar ditetapkannya Surat Edaran dan seterusnya. Memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak Ditetapkan di …………………… pada tanggal …………………... Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan NAMA JABATAN, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap jabatan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital NAMA LENGKAP www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 24 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan, a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/ keanggotaan/ material/peristiwa; 2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. c. Susunan 1) Kepala Bagian kepala Keputusan terdiri dari: (a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; (e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital; (f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari www.djpp.depkumham.go.id  25 2013, No.69 (a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan; (b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan. 3) Diktum Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut. (a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan huruf awal kapital. (b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital. (c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang- undangan. 4) Batang Tubuh Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya. 5) Kaki Bagian kaki Keputusan terdiri dari (a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan; (b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan; (d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. d. Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 26 dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital. e. Distribusi Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. f. Hal yang Perlu Diperhatikan Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang- undangan. Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4. www.djpp.depkumham.go.id  27 2013, No.69 CONTOH 4 FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama jabatan yang telah dicetak Log o NAMA INSTANSI KEPUTUSAN…………………….……………… NOMOR … TAHUN …. Judul TENTANG Keputusan …………………………………………………………. ditulis dengan NAMA JABATAN …………………….. huruf kapital Memuat alasan tentang Menimbang : a. bahwa ……………………………………………………………. perlu ditetapkan ……………………………………………………………………..…; Keputusan b. bahwa ………………..………………………………… ……………………………………………..; Mengingat : 1. …………………………………………………………………; Memuat Ketentuan 2. ………………………………………………………………………; perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Peraturan MEMUTUSKAN: Menetapkan: KEPUTUSAN ………………………… TENTANG….………………… ………………………….……………….……………………………… KESATU : ………………………………………………………………………………………………… Memuat subtansi KEDUA : tentang kebijakan yang ditetapkan ………………………………………………………………………………………………… KETIGA : ………………………………………………………………………………………………… Kota sesuai dengan Ditetapkan di …………………… alamat instansi &tanggal pada tanggal …….……………. penandatanganan NAMA JABATAN, Nama jabatan & nama lengkap yang Tanda Tangan dan Cap jabatan ditulis dengan huruf kapital NAMA LENGKAP 3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi 1) Pengertian www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 28 Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting. 2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari (1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma secara simetris. b) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi terdiri dari (1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan instruksi; (2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi. c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi. www.djpp.depkumham.go.id  29 2013, No.69 d) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari (1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 4) Distribusi dan Tembusan Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang- undangan. b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain. Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 30 CONTOH 5A FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah NAMA JABATAN dicetak ……………………….. REPUBLIK INDONESIA INSTRUKSI …………………….……………… NOMOR … TAHUN …. Judul Instruksi TENTANG yang ditulis …………………………………………………………. dengan huruf kapital NAMA JABATAN ………………………………….. Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi Memuat alasan tentang perlu ditetapkan Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Daftar pejabat yang menerima Instruksi Untuk : Memuat substansi KESATU: ………………………………………………………………………….. tentang arahan yang diinstruksikan KEDUA: ………………………………………………………………………….. KETIGA: ………………………………………………………………………….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan Dikeluarkan di …………………… tanggal penandatanganan pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Tanda Tangan dan Cap jabatan Nama jabatan dan nama lengkap yang NAMA LENGKAP ditulis dengan huruf kapital www.djpp.depkumham.go.id  31 2013, No.69 CONTOH 5B FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama Log jabatan yang telah o dicetak NAMA INSTANSI INSTRUKSI …………………….……………… NOMOR … TAHUN …. Judul Instruksi TENTANG yang ditulis …………………………………………………………. dengan huruf NAMA JABATAN ………………………………….. kapital Memuat alasan Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi tentang perlu ditetapkan Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai; Instruksi 2. Nama/Jabatan Pegawai; 3. Nama/Jabatan Pegawai; 4. Nama/Jabatan Pegawai; Daftar pejabat yang menerima Instruksi Untuk : Memuat substansi KESATU: ………………………………………………………………………….. tentang arahan yang diinstruksikan KEDUA: ………………………………………………………………………….. KETIGA: ………………………………………………………………………….. KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab. Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan. Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal Dikeluarkan di …………………… penandatanganan pada tanggal …………………... NAMA JABATAN, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap jabatan nama lengkap yang ditulis dengan huruf NAMA LENGKAP kapital www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 32 b. Surat Perintah 1) Pengertian Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala surat perintah terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. c) Kaki Bagian kaki surat perintah terdiri dari www.djpp.depkumham.go.id  33 2013, No.69 (1) tempat dan tanggal surat perintah; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah. b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 34 CONTOH 6A FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah NAMA JABATAN dicetak ……………………….. REPUBLIK INDONESIA SURAT PERINTAH NOMOR …/../../.. Nama Jabatan yang …………………………… menandatangani Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…; Memuat Peraturan/ dasar Dasar : 1. …………………………………………………………………………; ditetapkan Surat 2. …………………………………………………………………………; Perintah Memberi Perintah Daftar Pejabat Kepada : 1. …………………………………………………………………………; yang menerima 2. …………………………………………………………………………; perintah 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Memuat Substansi Untuk : 1. …………………………………………………………………………; arahan yang 2. …………………………………………………………………………; diperintahkan 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Nama Tempat, Tanggal penandatanganan Nama Jabatan, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap Instansi nama lengkap yang ditulis dengan Nama Lengkap huruf awal kapital Tembusan: 1..... 2..… www.djpp.depkumham.go.id  35 2013, No.69 CONTOH 6B FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA Logo dan nama Log instansi yang telah o dicetak NAMA INSTANSI SURAT PERINTAH NOMOR …/../../.. Nama Jabatan yang …………………………… menandatangani Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…; b. bahwa ……………………………………………………………..…; Memuat Peraturan/ dasar Dasar : 1. …………………………………………………………………………; ditetapkan Surat 2. …………………………………………………………………………; Perintah Memberi Perintah Daftar Pejabat Kepada : 1. …………………………………………………………………………; yang menerima 2. …………………………………………………………………………; perintah 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Memuat Substansi Untuk : 1. …………………………………………………………………………; arahan yang 2. …………………………………………………………………………; diperintahkan 3. …………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Nama Tempat, Tanggal penandatanganan Nama Jabatan, Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan Nama Lengkap huruf awal kapital Tembusan: 1..... 2..… www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 36 c. Surat Tugas 1) Pengertian Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal kapital secara simetris; (2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut. (1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat tugas tersebut. (2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk disertai tugas- tugas yang harus dilaksanakan. www.djpp.depkumham.go.id  37 2013, No.69 c) Kaki Bagian kaki surat tugas terdiri dari (1) tempat dan tanggal surat tugas; (2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menugasi; (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (5) cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas. b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait. 5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar. b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan. Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 38 CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS Logo dan nama Log instansi yang telah dicetak o NAMA INSTANSI Penomoran yang SURAT TUGAS berurutan dalam NOMOR …/../../2012 satu tahun takwin Nama Jabatan …………………….. yang menandatangani Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….… b. bahwa ……………………………………………………………..… Memuat Peraturan/ dasar ditetapkan Surat Dasar : 1. ………………………………………………………………………; Tugas 2. ………………………………………………………………………; Memberi Tugas Daftar Pejabat Kepada : 1. ………………………………………………………………………; yang menerima 2. ………………………………………………………………………; tugas 3. ………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Memuat Substansi arahan yang Untuk : 1. ………………………………………………………………………; ditugaskan 2. ………………………………………………………………………; 3. ………………………………………………………………………; 4. dan seterusnya. Kota sesuai alamat instansi dan tanggal Nama Tempat, Tanggal penandatanganan Nama Jabatan, Nama jabatan dan Tanda Tangan dan Cap Instansi nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital Nama Lengkap Tembusan: 1..... 2..… www.djpp.depkumham.go.id  39 2013, No.69 B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas 1) Pengertian Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; (2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas. c) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu). www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 40 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas. b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi. c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8. www.djpp.depkumham.go.id  41 2013, No.69 CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS NAMA INSTANSI ……..………………… Penomoran yang berurutan dalam NOTA DINAS satu tahun NOMOR …/…./……./…….. takwin Yth : ………………………….… Dari : ………………………….… Hal : ………………………….… Tanggal : ………………………..… Memuat laporan, pemberitahuan, …………………………………………………………………………………….. pernyataan, atau ……………………………………………………..……………………………………… permintaan yang ……………………………………………………..……………………………………… sifatnya rutin, berupa catatan ringkas …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… Tanda Tangan Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, Nama Lengkap tidak dibubuhi cap dinas Tembusan: 1. …………………. 2. …………………. 3. …………………. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 42 b. Memorandum 1) Pengertian Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran, dan pendapat kedinasan. 2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab. 3) Susunan a) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari (1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara; (2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan huruf kapital; (4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital; (5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital; (6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital. b) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. c) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan. www.djpp.depkumham.go.id  43 2013, No.69 4) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas; b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip, bulan, dan tahun. Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B. www.djpp.depkumham.go.id 2013, No.69 44 CONTOH 9A FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak NAMA JABATAN ……………………….. REPUBLIK INDONESIA Penomoran yang MEMORANDUM berurutan dalam satu tahun takwin NOMOR …/........./……../…………. Yth. : ………………………….… Dari : ………………………….… Hal : ………………………….… Tanggal: ………………………..… …………………………………………………………………………………….. Memuat materi yang ……………………………………………………..……………………………………… bersifat mengingatkan ……………………………………………………..……………………………………… suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat …………………………………………………………………………………….. kedinasan ……………………………………………………..……………………………………… …………………………………………………………………………………….. ……………………………………………………..……………………………………… Tanda Tangan Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan