Outlook 2021 Syllabus PDF

OUTLOOK 2021 1 L’ENVIRONNEMENT Description Outlook est un programme de gestion d’informations de bureau. Son rôle est de vous aider à organiser vos...

OUTLOOK 2021 1 L’ENVIRONNEMENT Description Outlook est un programme de gestion d’informations de bureau. Son rôle est de vous aider à organiser vos rendez-vous, à gérer votre courrier électronique, à créer votre carnet d’adresses, à rédiger des penses-bêtes, à définir des plages horaires libres de chacun pour planifier une réunion… Il offre également la possibilité d’accéder à Internet et de partager des informations avec d’autres programmes Office, de parcourir et de rechercher des fichiers Office. L’écran de travail Barre des Tâches Navigateur de dates Rendez-vous de calendrier à venir Endroit où entrer manuellement les nouvelles tâches Votre liste des tâches La barre d’état La barre d’état est la barre horizontale dans la partie inférieure de l’écran qui affiche des informations sur la condition actuelle d’un programme, comme le statut des éléments de la fenêtre de programme, la progression d’une tâche en cours ou les informations relatives à un élément sélectionné. Elle s’affiche par défaut mais vous pouvez la masquer en allant dans Affichage et cliquer sur Barre d’état. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 2 La barre des tâches La barre des tâches se compose de quatre parties : ▪ Le navigateur de dates ; ▪ La section Rendez-vous ; ▪ Le panneau de saisie des tâches ; ▪ La liste des tâches. Afficher ou masquer la barre des tâches Lorsque vous activez ou désactivez la barre des tâches ou que vous l’affichez dans sa version réduite dans un affichage spécifique, ce réglage ne s’applique qu’à cet affichage. Exemple : si vous désactivez la barre des tâches dans l’affichage Courrier, elle reste désactivée dans l’affichage Courrier chaque fois que vous y accédez, même au prochain démarrage du programme. En revanche, elle reste activée dans d’autres affichages, par exemple les affichages Calendrier, Notes et Tâches. Pour masquer la barre des tâches, cliquez sur le menu Affichage/Barre des tâches/Inactif. Le Ruban Dans Microsoft Office Outlook, vous retrouverez le Ruban dans les éléments ouverts comme les messages, les contacts et les rendez-vous. Le Ruban offre un affichage complet de boutons groupés que vous voyez tout le long du bord supérieur de la fenêtre. Il facilite l’accès aux diverses commandes. Ce dont vous avez besoin est affiché et est immédiatement accessible. C’est un centre de contrôle unique qui regroupe les commandes indispensables et les rend plus visibles. Le Ruban est évolutif, ce qui lui permet de s’adapter à tous les écrans. Il affiche des versions moins détaillées des onglets et des groupes sur les écrans dont la résolution est plus faible. Les performances du Ruban sont optimales sur les grands écrans dotés d’une résolution élevée. Masquer le Ruban Pour masquer le Ruban, faites un double-clique sur l’onglet actif. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 3 Le volet de lecture Le volet de lecture est une fenêtre Outlook dans laquelle vous pouvez prévisualiser un élément avant de l’ouvrir. Afin de prévisualiser des éléments de votre boîte de réception sans les ouvrir, cliquez sur le message pour afficher le texte de l’élément. Dans le volet de lecture, vous pouvez également ouvrir les pièces jointes, suivre un lien hypertexte, utiliser les boutons de vote, afficher des informations de suivi dans la barre d’informations et répondre à des demandes de réunion. Changer l’emplacement du volet de lecture Dans le menu Affichage, cliquez sur Volet de lecture/À droite ou En bas Les onglets Les commandes sont organisées autour des tâches principales que vous effectuez. Les tâches principales sont réparties sur le Ruban et chacune de ces tâches est représentée par un onglet. Chaque onglet contient un grand nombre de commandes, regroupées par fonction. Ces groupes sont comparables aux barres d’outils des versions précédentes. Mais leur atout est de rassembler toutes les commandes dont vous pourrez avoir besoin pour un type de tâche. Bien sûr, toutes les commandes ne figurent pas dans les groupes principaux des onglets. Certaines apparaissent désormais uniquement en réponse à une action que vous effectuez. Par exemple, les outils de mise en forme d’une image n’apparaissent que lorsque vous en insérez ou que vous en sélectionnez une. La barre d’outils Accès rapide La barre d’outils Accès Rapide prend en charge les actions que vous effectuez le plus souvent, comme Enregistrer et Annuler. Initialement, elle ne contient que quelques commandes par défaut. Vous pouvez facilement la personnaliser pour y ajouter n’importe quelle commande : ▪ Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la barre d’outils Accès Rapide ▪ Cliquez sur la commande Personnaliser la barre d’outils Accès Rapide. La boîte de dialogue Option s’affiche. ▪ Dans la liste Choisir les commandes dans les catégories suivantes, cliquez sur une catégorie. ▪ Cliquez sur la commande que vous voulez insérer. ▪ Cliquer sur le bouton Ajouter puis cliquez sur le bouton OK. La nouvelle commande est incluse dans la barre d’outils. Pour insérer directement une commande dans la barre d’outils, cliquez avec le bouton droit d’e la souris sur la commande que vous souhaitez ajouter et sélectionnez Ajouter à la barre d’outils Accès rapide. L’icône s’ajoute à la barre d’outils. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 4 LA MESSAGERIE Créer un nouveau message Créer des messages électroniques est l’opération la plus courante dans Microsoft Office Outlook. Pour les messages électroniques, Microsoft Office Outlook 2021 fait appel à un éditeur basé sur Microsoft Office Word 2021. Pour créer un nouveau message, dans l'onglet Accueil, cliquer sur Nouveau courrier. La fenêtre du nouveau message nommé Sans titre s’affiche. Dans la zone Objet, saisissez l’objet du message, puis le contenu de votre message dans la zone vide en-dessous. Ajouter des destinataires Dans la zone À, Cc et Cci, saisissez les noms et adresses des destinataires. Séparez-les par des points- virgules (;). ▪ Dans la zone À, saisissez les adresses des destinataires directs du message. ▪ Dans la zone Cc, saisissez les adresses des destinataires qui doivent être en copie conforme. Les destinataires directs pourront voir cette zone et savoir qui a reçu ce message en copie. ▪ Pour envoyer ce message en copie à des destinataires sans que les destinataires directs et les destinataires en copie conforme le sachent, placez leur adresse dans la zone Cci. Ils recevront une copie conforme de façon invisible pour les autres. Remarque : par défaut, la zone Cci n’apparaît pas. Pour l’afficher, cliquez sur l’onglet Option et cliquez ensuite sur le bouton Afficher Cci du groupe Champs. Astuce : vous pouvez aussi cliquez sur les boutons À, Cc et Cci pour sélectionner des noms de destinataires enregistrés dans le carnet d’adresses. Joindre un fichier ou un autre élément Les pièces jointes sont des fichiers ou des éléments qui peuvent être envoyés comme partie d’un message électronique. ▪ Sous l’onglet Insertion, ou l’onglet Message, cliquez sur le bouton Joindre du groupe Inclure et sélectionner un élément dans la liste Éléments récents ou sélectionner Un élément… ou Parcourir ce PC pour sélectionner autre chose. ▪ Dans la boîte de dialogue Insérer un fichier, recherchez le fichier à joindre, sélectionnez-le dans la liste des derniers fichiers ouverts sur votre ordinateur ou cliquez sur Parcourir ce PC pour aller chercher d'autres fichiers et cliquez ensuite sur le bouton Insérer. ▪ Par défaut Outlook bloque les pièces jointes potentiellement dangereuses (par ex..bat,.exe,.vbs et.js) susceptibles de contenir des virus. Quand vous joignez un fichier de ce type à un message électronique, Outlook vous demande si vous souhaitez envoyer une pièce jointe potentiellement dangereuse. ▪ Cliquez sur le bouton Oui pour que Outlook envoie la pièce jointe. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 5 Créer une signature Dans Outlook, vous avez la possibilité de créer une signature. Pour ce faire, procédez comme suit : ▪ Sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Signature. ▪ Cliquez sur la commande Signatures. ▪ La boîte de dialogue Signatures et thèmes s’affiche. ▪ Sous l’onglet Signature électronique, cliquez sur le bouton Nouveau. ▪ Saisissez le nom de la signature dans la boîte de dialogue Nouvelle signature, puis cliquez sur le bouton OK. ▪ Dans la zone Modifier la signature, saisissez le texte à inclure dans la signature. Astuce : Afin de mettre le texte en forme, sélectionnez le texte, puis utilisez les boutons de style et de mise en forme pour sélectionner les options souhaitées. Remarque : Pour ajouter un élément autre que du texte à votre signature, placez le curseur où vous souhaitez que l’élément apparaisse, puis effectuez l’une des opérations suivantes : → Ajouter une carte de visite électronique : ▪ cliquez sur le bouton carte de visite ; ▪ cliquez sur un contact dans la liste Classé sous ; ▪ puis cliquez sur le bouton OK. En ajoutant simplement votre carte de visite à une signature, vous pouvez inclure les informations de contact de votre choix de façon rapide et personnalisée. → Ajouter un lien hypertexte ▪ cliquez sur le bouton Insérer un lien hypertexte ; ▪ recherchez un lien hypertexte, cliquez dessus pour le sélectionner ; ▪ cliquez sur le bouton OK. → Ajouter une image ▪ cliquez sur le bouton Image ▪ recherchez une image, cliquez dessus pour la sélectionner ; ▪ puis cliquez sur le bouton OK. Une fois que vous avez fini de créer la signature, cliquez sur le bouton OK. La signature que vous venez de créer ou de modifier ne s’affiche pas dans le message actuellement ouvert, vous devez l’y insérer. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 6 Insérer une signature dans un message Vous pouvez faire en sorte qu’une signature soit systématiquement ajoutée aux messages sortants. Vous pouvez également insérer manuellement une signature lorsque vous le jugez utile. Vous ne pouvez insérer qu’une seule signature par message électronique. Il est en effet impossible d’en inclure plusieurs. Pour inclure des informations complémentaires, créez une signature comprenant toutes ces informations, puis enregistrez-la sous un nouveau nom. → Insérer manuellement une signature ▪ Dans un nouveau message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Signature, puis sur la signature à insérer. → Insérer automatiquement une signature ▪ Dans un nouveau message, sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Signature, puis sur Signatures. ▪ Sous la zone Choisir une signature par défaut, dans la liste Compte de messagerie, cliquez sur le compte de messagerie auquel vous voulez associer la signature. ▪ Dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez la signature souhaitée. ▪ Si vous souhaitez inclure une signature dans des messages de réponse ou des messages transférés, dans la liste Réponses/Transferts, sélectionnez une signature. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez l’option Aucune. ▪ Cliquez sur le bouton OK. → Désactiver l’insertion automatique d’une signature dans tous les nouveaux messages ▪ Sous l’onglet Message, dans le groupe Inclure, cliquez sur le bouton Signature, puis sur Signatures. ▪ Sous l’onglet Signature électronique, sous la zone Choisir une signature par défaut, dans la liste Nouveaux messages, sélectionnez (aucune). ▪ Cliquez sur le bouton OK. La signature n’apparaîtra plus dans les nouveaux messages ouverts par la suite. → Supprimer une signature automatique dans un message individuel, ▪ Dans le corps du message, sélectionnez la signature et appuyez sur la touche Suppr. Réceptionner et répondre à un message Outlook inclut des fonctionnalités qui vous permettent de contrôler le volume de messages, de rechercher ce dont vous avez besoin et d’agir quand et où il le faut. Certaines de ces fonctionnalités existent depuis longtemps dans Outlook et d’autres font leur apparition dans cette nouvelle version. L’avantage est que toutes sont souples ; vous pourrez ainsi les adapter à votre style d’organisation. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 7 Répondre à l’expéditeur Pour répondre uniquement à l’expéditeur d’un message électronique : ▪ Lorsque le message est sélectionné mais pas ouvert dans sa propre fenêtre, cliquez sur le bouton Répondre. ▪ Lorsque le message est ouvert et que son contenu est affiché, cliquez sur le bouton Répondre sous l’onglet Message, dans le groupe Répondre. ▪ Composez votre message ▪ Cliquez sur le bouton Envoyer Remarque : Par défaut, lorsque vous répondez à un message électronique, le message d’origine est inclus dans le corps du message. Répondre à l’expéditeur et à tous les destinataires du message ▪ Lorsque le message est sélectionné mais pas ouvert dans sa propre fenêtre, cliquez sur le bouton Répondre à tous. ▪ Si le message est ouvert, cliquez sur le bouton Répondre à tous sous l’onglet Message, dans le groupe Répondre. ▪ Composez votre message ▪ Cliquez sur Envoyer Astuce : pour ne contacter qu’une partie des destinataires, vous pouvez supprimer les autres destinataires du message en cliquant sur leur nom dans la zone À ou Cc – ce qui a pour effet de mettre le libellé en surbrillance- puis appuyez sur la touche suppr. Transférer un message Lorsque vous transférez un message, vous spécifiez les destinataires dans les zones À, Cc et Cci. Le message inclut toute pièce jointe qui était associée au message d’origine. ▪ Lorsque le message est sélectionné mais pas ouvert, cliquez sur le bouton Transférer. ▪ Lorsque le message est ouvert, cliquez sur le bouton Transférer sous l’onglet Message, dans le groupe Répondre ▪ Composez votre message ▪ Cliquez sur Envoyer EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 8 L’AGENDA Le calendrier va vous permettre de gérer votre emploi du temps. Vous pouvez planifier des activités dans votre calendrier Outlook sous forme de rendez-vous, réunions, événements ou tâches. Le choix du type d’entrée dépend des autres personnes impliquées et de la façon dont vous voulez que l’entrée apparaisse. Pour afficher le module Calendrier, cliquer sur le bouton « Calendrier » dans le volet de navigation ou cliquer sur un jour dans le navigateur de dates. Les différents modes d’affichage Par défaut, le calendrier affiche le jour courant. Vous pouvez utiliser les boutons se trouvant en haut de la fenêtre pour naviguer dans votre calendrier (Jour, Semaine, Mois, et Précédent et Suivant). Des boutons supplémentaires apparaissent en fonction de la vue sélectionnée. La journée est divisée en demi- heures Pour modifier l’intervalle du temps : clic droit sur les heures Le navigateur de dates affiche le mois courant et le mois suivant. Il vous permet d’accéder à une date bien précise, pour cela, il suffit de cliquer sur le jour souhaité. Utilisez ces petites flèches pour vous déplacer de mois en mois La date du jour est sur fond bleu Une date inscrite en gras indique qu’une activité y est prévue EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 9 Personnaliser le calendrier 1. Cliquez sur la commande Options du menu Fichier. 2. Cliquez sur Calendrier dans le volet de gauche. Vous pourrez personnaliser l’affichage de votre calendrier. Vous pouvez modifier l’intervalle de temps par défaut entre le rappel et le rendez-vous, modifier la couleur du calendrier, le nombre de jour pour la semaine de travail, … 3. Vous pouvez sélectionner les jours à afficher, déterminer la plage horaire, ajouter le numéro des semaines, prendre en compte les jours fériés de différents pays ou afficher un autre fuseau horaire. Créer un rendez-vous 1. Cliquez sur Nouveau Rendez- vous du Groupe Nouveau de l’onglet Accueil 2. Dans la zone Titre, saisissez une description 3. Dans la zone Emplacement, saisissez le lieu du rendez- vous 4. Saisissez les heures de début et de fin. Vous pouvez entrer des mots et des expressions spécifiques dans les zones heure de début et heure de fin à la place des dates. Vous pouvez, par exemple, saisir Aujourd’hui, Demain, Dans une semaine à compter d’hier, Trois jours avant le Jour de l’an ainsi que la plupart des noms de jour férié. 5. Sélectionnez les autres options souhaitées. 6. Pour terminer, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer du groupe Action sous l’onglet Rendez- vous. Astuce : vous pouvez également saisir votre rendez-vous directement dans le calendrier. Sélectionnez toutes les plages horaires correspondant au rendez-vous et tapez directement votre texte. Modifier un rendez-vous La durée initialement prévue pour un rendez-vous s’avère trop courte ? Pour allonger un rendez- vous, cliquez sur la bordure inférieure du rendez-vous et traînez-la vers le bas. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 10 Reporter un rendez-vous Sélectionnez le rendez-vous et cliquez ensuite sur la bordure gauche du rendez-vous (une petite enveloppe apparaît sous le pointeur) et faites glissez le rendez-vous à son nouvel emplacement durant la journée. Astuce : pour reporter un rendez-vous à un autre jour, faites glisser le rendez-vous vers une autre date dans le navigateur de dates. Supprimer un rendez-vous Sélectionnez le rendez-vous à supprimer en cliquant sur la bordure de celui-ci et appuyez sur la touche Delete (Suppr) de votre clavier. Remarque : vous pouvez également modifier tous les paramètres du rendez-vous en effectuant un double-clic sur celui-ci dans le calendrier. Après avoir modifié les options de votre choix (heures de début et de fin, date, emplacement, …) dans la fenêtre de rendez-vous, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer afin de conserver les modifications. Créer un rendez-vous périodique 1. Créer un rendez-vous comme expliqué précédemment ; 2. Dans la fenêtre de rendez-vous, cliquez sur le bouton Périodicité du groupe Options de l’onglet Rendez-vous ; 3. Dans la boîte de dialogue Périodicité du rendez-vous, sélectionnez la fréquence du rendez-vous et les options de périodicité 4. Cliquez sur le bouton OK 5. Dans le groupe Actions de l’onglet Rendez-vous, cliquez sur le bouton Enregistrer & Fermer Créer un événement Un événement est une activité qui dure au minimum 24 heures ou plus (un séminaire, une exposition, des vacances…). 1. Double-clic dans la zone située sous le jour. 2. Dans la zone Titre, saisissez l’événement. 3. Cochez les cases souhaitées, enregistrez et fermez. L’événement n’occupe pas de plage horaire dans le calendrier, il apparaît sous forme de titre. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 11 Supprimer un événement 1. Cliquez dessus avec le bouton droit. 2. Dans Le menu contextuel, choisissez la commande supprimer. Imprimer le calendrier Fichier/Mise en page Détermine la façon dont vous imprimerez votre calendrier : Journalier : 1 page par jour de 7:00 à 19:00 + la liste de tâches. Style Agenda hebdomadaire : 1 page par semaine. Style Calendrier hebdomadaire 1 page par semaine avec pour chaque jour une plage horaire. Mensuel : 1 page par mois. Dépliant en 3 parties : un jour, un mois, et la liste des tâches imprimés sur une même page dans trois sections distinctes afin de permettre le pliage en trois parties égales. Style calendrier détaillé : n’imprime que les rendez-vous. Mémo : les éléments sélectionnés sont imprimés l’un après l’autre sous la forme d’un message électronique. Fichier/Imprimer Permet de choisir de quelle date à quelle date vous voulez imprimer. EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 12 GÉRER LES CONTACTS Créer un nouveau contact 1. Cliquez Nouveau contact dans le groupe Nouveau de l’onglet Accueil. 2. Saisissez un nom pour le nouveau contact. 3. Le champ Classer sous sert à déterminer le classement du contact. En principe, celui-ci s’effectue d’après le nom de famille ou le nom de la société. 4. Sous le bouton Adresse, choisissez Bureau, Domicile ou Autre. Tapez l’adresse dans la zone Adresse ou cliquez sur le bouton Adresse… et remplissez les différentes zones. S’il s’agit de l’adresse à imprimer sur les enveloppes ou à utiliser lors du publipostage, activez l’option Adresse postale. Si vous ne spécifiez qu’une seule adresse, celle-ci sera automatiquement utilisée comme adresse postale. 5. Pour les numéros de téléphone et de fax, saisissez le numéro sans espace ni point. L’indicatif de la zone doit être écrit entre parenthèses. Le code du pays doit être précédé du signe +. 6. Spécifiez éventuellement une ou plusieurs adresses e-mail. Vous pouvez aussi la rechercher dans la liste des adresses en cliquant sur le bouton EPI Centre de Formation - Verviers OUTLOOK 2021 13 LES FLUX RSS Ajouter un flux RSS Le format RSS (Really Simple Syndication) permet aux éditeurs de contenu de mettre des news, des blogs et d’autres types de contenus à la disposition de leurs abonnés. Vous pouvez ajouter vos flux RSS en tant qu’abonnements dans Microsoft Office Outlook. Il existe plusieurs façons d’ajouter un flux RSS. RSS a pour avantage de regrouper le contenu de plusieurs sources web à un seul emplacement. Par conséquent, il n’est plus nécessaire de visiter d’autres sites web pour y trouver les informations recherchées (actualités, blogs, météo, …). Des résumés de contenu sont mis à votre disposition, puis vous choisissez les articles que vous souhaitez lire en cliquant sur un lien. 1. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Flux RSS. 2. Dans le menu contextuel qui apparaît, cliquez sur la commande Ajouter un nouveau Flux RSS. 3. Dans la boîte de dialogue Nouveau Flux RSS, saisissez ou collez l’URL du flux RSS. 4. Cliquez sur le bouton Ajouter. 5. Cliquez sur le bouton OK. Afficher les flux RSS Par défaut, les flux RSS auxquels vous vous abonnez se trouvent dans le dossier flux RSS de vos dossiers Courrier. Pour afficher des éléments RSS, procédez comme pour la lecture d’autres types de message électroniques. 1. Cliquez sur le dossier de votre flux RSS. 2. Dans la liste de messages, sélectionnez un message. 3. Le contenu s’affiche dans le volet de lecture si celui-ci est activé. Vous pouvez également double-cliquer sur le message pour ouvrir le contenu. Annuler un flux RSS Vous pouvez annuler à tout moment un flux RSS. Vous pouvez soit annuler un flux et supprimer tous les éléments qu’il contient dans Microsoft Office Outlook, soit annuler un flux et conserver les éléments chargés depuis celui-ci. ▪ Annuler un flux RSS et la totalité de son contenu : o Dans le volet de navigation de l’affichage Courrier, développez le dossier Flux RSS. o Sélectionnez le flux RSS à supprimer et appuyez sur la touche Suppr. o Pour confirmer la suppression, cliquez sur le bouton Oui. ▪ Annuler un flux RSS et conserver la totalité de son contenu : o Dans le menu Outils, cliquez sur le sous-menu Paramètres du compte. o Cliquez sur l’onglet flux RSS. o Dans la zone Nom du flux, cliquez sur le flux à annuler, puis cliquez sur le bouton Supprimer. Les éléments précédemment téléchargés depuis le flux ne sont pas supprimés. EPI Centre de Formation - Verviers