Outlook 365 Cours GD PDF

Outlook dans Office 365 ======================= Important : ouvrir Outlook (classic) -- pas le new !  Les principales fonctions : --------------------------- 1. **Courrier électronique** : Gérer vos messages électroniques de manière optimale et utiliser les fonctionnalités les plus impor...

Outlook dans Office 365 ======================= Important : ouvrir Outlook (classic) -- pas le new !  Les principales fonctions : --------------------------- 1. **Courrier électronique** : Gérer vos messages électroniques de manière optimale et utiliser les fonctionnalités les plus importantes. 2. **Calendrier** : Organiser votre planning, créer des événements, définir des rappels, inviter d'autres personnes (réunions) et partagez votre calendrier. 3. **Contacts** : Enregistrer des informations détaillées de vos contacts. Les classer, transférer et les utiliser de façon optimale. 4. **To Do** : Créer des listes de tâches et suivre les activités, les délais et priorités. La barre d'accès rapide - sur la gauche - vous permet de naviguer facilement entre ces fonctionnalités.  Vous avez tous une boite mail personnelle sur le serveur d'Espace Formation Emploi. [[i.nom.stagiaire\@e-f-e.be]](mailto:[email protected]) *En principe, vous l'avez déjà configuré dans le cadre du cours de Windows* Pour une bonne visibilité, il est préférable d'afficher le **ruban classique** La messagerie ------------- À l\'ouverture vous arrivez dans cette fenêtre ; notez l\'affichage du nombre de mails reçus - le nombre de mails qui n\'ont pas encore été ouverts, il s\'affiche dans l\'espace **courrier non lu**.  Pour prendre connaissance du contenu double-cliquer sur le mail sélectionné. **NB : il est important d\'afficher en plein écran pour voir tous les détails et les pièces jointes.** Sur la droite, se trouvent les options selon la suite que vous réservez à ce mail. Créer un nouveau mail --------------------- Pour rédiger un nouveau courriel cliquez sur l\'icône en haut à gauche  Bien cibler les destinataires : Utiliser : « **À » **pour les personnes qui doivent donner suite au message ou entreprendre une action ; *vous attendez réaction de leur part -- au minimum une réponse !* Utiliser «** Cc »** pour informer d'autres personnes  - *copie [visible par tous]*. Utiliser **« Cci »** pour informer un tiers de façon **anonyme** - les *autres destinataires ne voient pas qu'il est en copie **cachée***. ** ! C'est ce qu'il faut utiliser pour une liste de destinataires qui ne se connaissent pas.** Ne pas oublier de préciser l\'objet\ Vous pourrez le modifier après relecture, si nécessaire. Rédaction ; un mail doit : - Aller à l'essentiel, ne pas être trop long - Porter sur un objet **unique** ; pas de mail intitulé « divers » - Être correctement rédigé (structure, grammaire, orthographe...) - Faire l'objet d'une relecture attentive avant de cliquer sur envoyer - N'oubliez pas de vérifier si les annexes mentionnées ont bien été ajoutées. Les signatures Pour configurer votre signature dans Outlook, suivez ces étapes : 1. **Accédez aux paramètres** : Cliquez sur "Fichier" dans le coin supérieur gauche, puis sélectionnez "Options" dans le bas de la liste. 2. **Cliquez sur l'option "Courrier"** : Sous la section "Composer des messages", cliquez sur "Signatures". 3. **Ajoutez votre signature** : créer une nouvelle signature en cliquant sur "Nouveau"\ la fenêtre apparait 4. Choisissez ensuite une signature pour vos nouveaux messages et une autre pour les réponses et les transferts. 5. **Enregistrez vos modifications** : Cliquez sur "OK" pour enregistrer votre signature. 6. Suivez la même procédure pour **ajouter** ou **modifier** des signatures Les options et insertions Dans l'onglet « Options » vous avez différentes fonctions à utiliser/explorer -- selon vos besoins ou à votre rythme.  C\'est grâce à cela que vous pouvez : - demander un accusé de réception, - activer la fonction Cci, - modifier la couleur, les polices, choisir un thème et - demander un accusé de lecture. Dans l'onglet « Insertion » les fonctions les plus utilisées sont placées sur la gauche :\ Une image contenant texte, capture d'écran, Police, nombre Description générée automatiquement En plus des fonctions ordinaires vous pouvez rechercher des éléments de vos dossiers, insérer une capture d\'écran, une photo... les possibilités sont très large !  Le bouton « Groupes » est à gérer par l'administrateur réseau ; éviter donc son utilisation dans le cadre du cours, cela génère un nombre important de mails vers les membres que vous auriez sélectionnés. Exercices sur la messagerie d'Outlook 1. Créer une **[signature automatique]** personnelle pour l'envoi de vos messages et deux autres pour varier le contexte (une plus simple et une avec formule de politesse). 2. Envoyer un mail à [[g.dupont\@e-f-e.be]](mailto:[email protected]) en demandant un [accusé de réception]\ **Objet** : exercices de messagerie 3. Créer UN NOUVEAU MESSAGE dans lequel vous **insérez** un tableau de minimum :\ 4 lignes et 3 colonnes. Compléter celui-ci avec les prénoms de plusieurs stagiaires auprès de qui vous récoltez **- par e-mail -** des informations à mettre dans le tableau, par exemple, leur plat préféré, le légume qu'ils détestent, leur couleur favorite, s'ils ont une passion, des animaux\... [faites preuve d'imagination / de créativité] svp.\ NB : *décomposer bien les consignes de cet exercice pour savoir par où commencer* !\ Enregistrer ce mail dans les brouillons et le compléter au fur et à mesure que vous récoltez les renseignements.\ Finalement ; envoyer ce tableau à [[g.dupont\@e-f-e.be]](mailto:[email protected]) - avec un petit commentaire. 4. Ajouter un rappel au premier message que vous avez reçu (ce jour dans un quart d'heure) et vérifier ensuite qu'il apparaisse bien [dans la fenêtre des rappels]. 5. 6. 7. Rédiger un message à l'attention des personnes que vous choisissez vous-même pour les inviter à votre anniversaire. Adapter la mise en forme du texte, la couleur de fond, le style et votre signature à la circonstance festive.\ NB : mettre [[g.dupont\@e-f-e.be]](mailto:[email protected]) en copie **cachée**. 8. Fin des exercices\ Envoyer un mail à [[g.dupont\@e-f-e.be]](mailto:[email protected]) pour signaler que vous avez terminé les exercices et indiquer les difficultés rencontrées. Les réunions ------------ En cliquant sur la flèche déroulante de « nouveaux éléments » \-- \> aller sur *Réunion*  Compléter les éléments de la réunion -- appeler la formatrice si nécessaire. Une image contenant texte, capture d'écran, logiciel, nombre Description générée automatiquement ***Cette fonction sera vue en détail plus loin dans le cours*** Faire un test en interne pour commencer. Outlook 365 fonctionne essentiellement grâce à des **applications**, c\'est donc un outil qui évolue en fonction des besoins et de l\'organisation de chaque entreprise. Le bouton **Aide** vous permet d\'effectuer une recherche ciblée mais aussi d\'avoir un aperçu de l\'utilisation de chaque fonction, grâce à la « Formation Outlook ». N'hésitez pas à l'activer mais vous pouvez aussi poser des questions pendant les cours  ! Le calendrier Outlook Cet outil vous permet de gérer vos rendez-vous, événements et réunions **Ajuster l'affichage de votre calendrier** Vous avez le choix entre différents affichages : - **Mois** : affiche le mois entier. - **Semaine** : affiche la semaine, du dimanche au samedi. - **Semaine de travail** : affiche la semaine de travail, du lundi au vendredi. - **Jour** : affiche la journée en cours. **Modifier la semaine affichée** - Dans le calendrier mois par mois, sélectionnez une semaine pour modifier la semaine affichée dans le calendrier. L'affichage d'un jour en gras indique qu'un événement est planifié. **Afficher différents calendriers** - Pour afficher plusieurs calendriers différents côte à côte, sélectionnez-en un et ouvrez-le sous **Mes calendriers**. - Avec plusieurs calendriers ouverts, sélectionnez la flèche sur chaque calendrier afin de superposer les calendriers pour voir quand tout le monde est disponible. - Sélectionnez **Aujourd'hui** pour revenir à la journée en cours. **Accéder rapidement à votre calendrier** - N\'importe où dans Outlook, pointez sur l'icône **Calendrier** pour afficher un aperçu rapide du calendrier et des événements planifiés pour la journée. Les fonctions les plus utilisées : 1. - Cliquez sur n'importe quelle plage de temps dans le calendrier Outlook. - Dactylographiez pour créer votre rendez-vous ; **l'objet** s'inscrit dans le calendrier. - En ouvrant (double clic) le rendez-vous, ajustez la plage horaire exacte. - Vous pouvez définir et adapter des rappels, ajouter des informations, définir un lieu, inviter des participants pour en faire une réunion. 2. **Créer ou planifier un événement.** 3. **Organiser des Réunions **: - Sélectionnez une heure dans le calendrier. - Créez une demande de réunion. - Sélectionnez les personnes à inviter. - Outlook vous aide à trouver le moment où tous les invités sont disponibles. - Les invités reçoivent la demande par e-mail et peuvent accepter, accepter provisoirement ou refuser. - Vous pouvez suivre les réponses et gérer les conflits de calendrier. 4. **Utiliser les calendriers côte à côte** : - Vous pouvez copier ou déplacer des rendez-vous entre les différents calendriers affichés.\ NB : certains calendriers partagés ne permettent aucune modification. - Utilisez le volet de navigation pour partager rapidement votre propre calendrier et ouvrir d'autres calendriers partagés.