Dirección de Proyectos 2017-2018 PDF

1/38 EXPRESIÓN GRÁFICA Y PROYECTOS DE INGENIERÍA ADIERAZPEN GRAFIKOA ETA INGENIARITZA PROIEKTUAK GRAPHIC EXPRESSION AND PROJECT ENGINEERING DIRECCIÓN DE PROYECTOS...

1/38 EXPRESIÓN GRÁFICA Y PROYECTOS DE INGENIERÍA ADIERAZPEN GRAFIKOA ETA INGENIARITZA PROIEKTUAK GRAPHIC EXPRESSION AND PROJECT ENGINEERING DIRECCIÓN DE PROYECTOS 2017‐2018 P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 2/38 Proyecto Un proyecto es una serie de actividades relacionadas entre sí, que tiene como finalidad un objetivo específico dentro de unos límites: Plazos Recursos Coste Calidad Existen varias herramientas informáticas para ayudar a gestionar proyectos: Micrososft Project (http://technet.microsoft.com/es‐es/evalcenter/default ) GanttProject (http://www.ganttproject.biz/) ProjectLibre (http://www.projectlibre.org/ ) P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 3/38 Objetivos ¿Qué queremos hacer?: Calcular el tiempo necesario para completar el Proyecto. Identificar las tareas críticas. Analizar la carga de trabajo de los recursos. Estimar el coste del proyecto. Prever el efecto que los cambios en duración, recursos, costos,… tienen en el Proyecto. Informes, comunicación,… Información previa necesaria: Definición del Proyecto Estructura de Desglose del Trabajo (WBS) Equipo de trabajo del Proyecto … P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 4/38 Información previa Fecha de inicio del Proyecto (o fecha de fin). Calendario: días laborables y no laborables en el Proyecto. Lista de tareas (actividades). Relación entre tareas. Lista de recursos y sus costos. Asignación de recursos a tareas. P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 5/38 Información a obtener Fecha de FIN del Proyecto (o fecha de COMIENZO). Lista de tareas críticas. Carga de los recursos. Coste del Proyecto (total y parcial). Línea de base. Informes. P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 6/38 PLANIFICACIÓN CALENDARIOS TAREAS RECURSOS  P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 7/38 Fases del Proyecto 1. Planificación 3. Informes 2. Seguimiento P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 8/38 Entorno Microsoft Project 2013 Barra de inicio rápido: permite personalizar los comandos más usados Pestañas o etiquetas: Acceso a las distintas cintas o barras de Project. Grupos: Agrupan los comandos que tienen relación entre ellos. Cada cinta tiene sus propios grupos de comandos. Comandos Grupos de comandos de las principales cintas de Project: TAREA RECURSO CREAR UN PROYECTO VISTA FORMATO INFORME Ver Vistas de tareas Portapapeles Insertar Ver Vistas de recursos Fuente Aplicaciones Asignaciones Proyecto Datos Programación Propiedades Insertar Ver los informes Zoom (variable) Tareas Programación Propiedades Exportar Vista en dos paneles Insertar Estado Redistribuir Ventana Propiedades Revisión Macros Edición P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 9/38 Entorno Microsoft Project 2013 P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INTRODUCCIÓN 10/38 Vistas de Microsoft Project Varias vistas para visualizar la información: Calendario Diagrama de Gantt (Tabla de entrada) Diagrama de red Escala de tiempo Gantt de seguimiento Hoja de tareas Uso de tareas Formulario de recursos Gráfico de recursos Hoja de recursos Organización de equipo Uso de recursos Más vistas… Visualizar Barra de vistas para un acceso rápido Acceso directo a algunas vistas principales en la barra de estado P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 11/38 Pasos de la planificación 1. Definir el calendario de trabajo del Proyecto. 2. Asignar el calendario de trabajo al Proyecto. 3. Determinar la fecha de comienzo (o fin) del Proyecto. 4. Introducir las tareas del Proyecto 5. Definir los vínculos entre las tareas 6. Introducir restricciones a las tareas 7. Definir los recursos del Proyecto 8. Asignar los recursos a las tareas del Proyecto 9. Visualizar la información del Proyecto P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 12/38 1. Definir el calendario de trabajo del Proyecto PROYECTO > Propiedades > Cambiar tiempo de trabajo Calendarios predefinidos: Estandar Turno de noche 24 horas Crear nuevo Calendario ▫ Calendario del Proyecto ▫ Calendario de tareas ▫ Calendario de recursos P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 13/38 2. Asignar el calendario de trabajo al Proyecto PROYECTO > Propiedades > Información del Proyecto Visualizar el calendario en el Diagrama de Gantt VISTA > Zoom > Escala temporal: Escala temporal P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 14/38 3. Determinar la fecha de comienzo (o fin) del Proyecto PROYECTO > Propiedades > Información del Proyecto Programación a partir de fecha de comienzo: Todas las tareas: lo antes posible Programación según fecha de finalización: Todas las tareas: lo más tarde posible P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 15/38 4. Introducir las tareas del Proyecto Las tareas se definen en la Tabla de Entrada, a la que se puede acceder desde las vistas “Diagrama de Gantt” y “Hoja de tareas”. 2 modos de programación de las tareas: Programar manualmente Autoprogramar 3 tipos de tareas: Tareas Fases, Grupos de tareas, Tareas resumen Hitos P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 16/38 4. Introducir las tareas del Proyecto a) Introducir el Nombre de tarea b) Determinar la duración de la tarea Unidades de tiempo de trabajo: mes, semana, día, hora, minuto (me: 20 días de trabajo, s: 40 horas de trabajo, d: 8 horas de trabajo ) Unidades de tiempo transcurrido (natural): met, st, dt, ht, mt c) Agrupar tareas Arrastrar : Seleccionar las tareas a introducir en el grupo. Colocar el cursor en la primera letra de la tarea y arrastrar hacia la derecha Sangría: TAREA > Programación > ) d) Crear hitos (duración = 0 días) P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 17/38 5. Definir las dependencias entre las tareas Para crear una dependencia entre tareas: Seleccionar tareas y pulsar ( (TAREA> Programación ). Arrastrar de una tarea a otra en el diagrama de Gantt. Columnas “Predecesoras” y “Sucesoras”. Definir retraso (+) o adelanto (‐) en la dependencia Tipos de vínculos: FC: Fin a comienzo: La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A finalice. CC: Comienzo a comienzo: La tarea B no puede comenzar hasta que la tarea A comience. FF: Fin a fin: La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A finalice. CF: Comienzo a fin : La tarea B no puede finalizar hasta que la tarea A comience. FC CC FF CF A A A A B B B B P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 18/38 6. Introducir restricciones a las tareas Fecha límite: Indica que una tarea debería estar completada para una fecha determinada. Indicador de Fecha límite de una tarea Indicador de Fecha límite superada Delimitación: Determinan la fecha de inicio o fin de una tarea. Pueden modificar la planificación. Debe comenzar el Debe finalizar el Lo antes posible (predeterminado ) Lo más tarde posible No comenzar antes del No comenzar después del No finalizar antes del No finalizar después del TAREA > Propiedades > Información P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 19/38 Introducir tareas periódicas TAREA > Insertar > Tarea : Tarea periódica… P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 20/38 7. Definir los recursos del Proyecto Los recursos se definen en la vista “Hoja de recursos” Tipos de recursos: Trabajo Material Costo Capacidad: indica la disponibilidad de los recursos Por ejemplo: 100 %: 8 horas diarias a disposición del proyecto. 25 %: 2 horas diarias a disposición del proyecto. P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 21/38 8. Asignar los recursos a las tareas del Proyecto Varias opciones para asignar recursos a las tareas RECURSO > Asignaciones > Asignar recursos Tabla de Entrada(columna “Nombres de los recursos”) P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 22/38 9. Visualizar la información del Proyecto Resumen del Proyecto (duración, coste, trabajo, …) Carga de trabajo de los recursos Flujos de caja P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 23/38 Vista: Diagrama de Gantt P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 24/38 Vista: Diagrama de red P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 25/38 Vista: Uso de recursos P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 26/38 Vista: Escala de tiempo P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 27/38 Vista: Entrada de tarea P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 28/38 Vista combinada: Diagrama de Gantt + Gráfico de recursos P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. PLANIFICACIÓN 29/38 Vista: Organizador de equipo P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. SEGUIMIENTO 30/38 Seguimiento del Proyecto Una vez Planificado el Proyecto, se debe guardar la línea de base PROYECTO> Programación > Establecer linea de base) Línea de base: es una copia de la planificación inicial. En la fase de seguimiento, a medida que se van actualizando los datos, sirve como base para la comparación. (Vista Gantt de seguimiento) Para introducir datos reales VISTA > Datos >Tablas: Seguimiento TAREA > Programación > Actualizar según programación > Actualizar tareas P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. SEGUIMIENTO 31/38 Diagrama de Gantt de seguimiento P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 32/38 INFORMES En PROJECT Nuevo informe Panel Recursos En curso En blanco Evolución Recursos Informe de hito Gráfico Información general sobreasignados Tareas críticas Tabla de costos Visión general de los Tareas pospuestas Comparación Información general recursos Tareas retrasadas del proyecto Información general del trabajo Próximas tareas En EXCEL P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 33/38 INFORMES EN PROJECT Se pueden mostrar los datos del proyecto en TABLAS y GRÁFICOS Los datos se muestran ordenados por TAREAS o por RECURSOS Campos TABLA GRÁFICOS Costo Costo Duración Duración Fecha Número Marca Trabajo Número Trabajo Otros campos Se pueden utilizar Filtros para elegir los datos a mostrar. Los datos se pueden Agrupar utilizando diferentes criterios. En las tablas y gráficos de TAREAS, el Nivel de esquema permite elegir las tareas a mostrar según su nivel (tareas de resumen…). Las tareas y recursos se pueden Ordenar según diferentes criterios. P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 34/38 Informes personalizables P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 35/38 Informes personalizables P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 36/38 Informes personalizables  P2 PLANIFICACIÓN, SEGUIMIENTO Y CONTROL CON MSPROJECT. INFORMES 37/38 Informes personalizables 38/38 EXPRESIÓN GRÁFICA Y PROYECTOS DE INGENIERÍA ADIERAZPEN GRAFIKOA ETA INGENIARITZA PROIEKTUAK GRAPHIC EXPRESSION AND PROJECT ENGINEERING DIRECCIÓN DE PROYECTOS 2017‐2018