MODULE 3 APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS.pdf

Module 2 : APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS ET ÉLABORER UN PLANNING D’ÉQUIPE 1|Page  SOMMAIRE I. CONNAITRE SON PROFIL ET SON RAPPORT AU TEMPS II. CONNAITRE LES PRINCIPES D’ORGANISATION DU TEMPS III. IDENTIFIER L’URGENT ET L’IMPORTANT IV. A...

Module 2 : APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS ET ÉLABORER UN PLANNING D’ÉQUIPE 1|Page  SOMMAIRE I. CONNAITRE SON PROFIL ET SON RAPPORT AU TEMPS II. CONNAITRE LES PRINCIPES D’ORGANISATION DU TEMPS III. IDENTIFIER L’URGENT ET L’IMPORTANT IV. APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS AU QUOTIDIEN V. CONNAITRE LES ÉTAPES ESSENTIELLES DANS L’ÉLABORATION DU PLANNING D’ÉQUIPE 2|Page Qu’est-ce que le temps et les grands principes de gestion du temps ? Qu’est-ce que le temps ? "Qu'est-ce donc le temps ? Si personne ne me le demande, je le sais ; mais si on me le demande et que je veuille l'expliquer, je ne sais plus." Cette célèbre phrase de SaintAugustin illustre le paradoxe qui se pose lorsque l'on parle du temps. Immergés dedans (impossible de nous en extraire), nous ne savons comment le définir. a. Quatre obstacles et des dizaines de questions Intuitivement, il nous apparaît incompressible, inextensible, irréversible. Le problème, c'est que toutes ces expressions présupposent ou contiennent déjà l'idée du temps. En effet, au moins quatre difficultés nous empêchent de saisir réellement ce qu'est le temps. D'abord la pauvreté du langage : le mot "temps" ne désigne rien de concret. Ensuite, on ne peut s'extraire du temps (même sans événement, il reste). De plus, on confond souvent le temps (qu'on ne sait donc pas définir) et sa fonction (renouveler le présent). Et enfin, le temps n'est perceptible directement par aucun de nos sens. Ils sont nombreux les penseurs, philosophes et scientifiques, à s'être posé ces 3|Page questions. Y'a-t-il un ou des temps ? S'écoule-t-il toujours de la même façon ? Passe-t-il tout le temps? Combien de temps dure l'instant? Le temps est-il subjectif ou objectif ? Réversible ou pas ? A-t-il un début ? Est-il intérieur ou extérieur à l'homme ? S'écoule-t-il ou le traversons-nous ? Pourrions-nous le maîtriser ? Ou au contraire en sommes-nous les prisonniers ? N'est-il qu'une illusion ? À quelques-unes de ces questions nous allons tenter d'apporter des éléments de réponses. b. Le temps et nous Tout le monde en a déjà fait l'expérience : le temps ne semble pas se dérouler à la même vitesse selon que l'on s'ennuie ou que l'on soit lancé dans une occupation agréable. Cette impression subjective du temps, ou durée, dépend donc des émotions ressenties par la personne qui l'évalue. Ainsi les secondes peuvent paraître des heures, et inversement. On parle de temps subjectif. Il dépend de nous et ne s'écoule pas uniformément. D'ailleurs, il a été prouvé que notre estimation des durées varie notablement avec l'âge, et surtout avec la signification et l'intensité des événements qui se produisent. Notre temps psychologique est donc élastique. On peut aussi le définir 4|Page comme l'altération psychologique du temps objectif. Mais qu'est-ce que le temps objectif ? c. Le temps physique C'est une autre voie de conceptualisation du temps : elle correspond au temps mathématisé étudié par la science physique. Ce temps-là, réputé uniforme, est censé ne pas dépendre de nous et nous savons le chronométrer. Il s'agit d'une mesure abstraite utilisée pour expliquer les lois de la nature. C'est un concept développé pour représenter la variation du monde : l'Univers n'est jamais figé, les éléments qui le composent bougent, se transforment et évoluent. Cela ne nous avance pas beaucoup pour saisir la nature intime du temps, mais nous savons qu'il y a donc au moins deux sortes de temps : le temps subjectif, celui de la conscience et le temps physique, celui des horloges. Ce qui fait la diversité et la complexité des problèmes d’organisation dans le temps, c’est précisément que le temps n’est pas un ensemble d’éléments homogènes et présente une variété d’aspects. Le mot "temps" recouvre plusieurs notions qui conduisent à utiliser des outils variés pour analyser ce qui se passe et prévoir ce qu’il faudrait réaliser. 5|Page I. CONNAITRE SON PROFIL ET SON RAPPORT AU TEMPS Questions de fond pour aborder la gestion du temps : – Que représente le temps pour moi ? – Quel usage je fais de mon temps aujourd’hui ? – Quel usage je veux en faire dorénavant ? d. Diagnostic de temps 6|Page – Répartition du temps quotidien : Sur une échelle de 100%, répartissez le temps que vous utilisez au quotidien pour chaque tâche : e. Importance du temps Le temps est une ressource rare et non renouvelable, ce qui crée sa valeur : « le temps c’est de l’argent », Le temps est devenu une arme stratégique de la concurrence : le temps est intégré au même titre que le coût et la qualité dans la mesure de la performance, Il est impératif d’évaluer notre utilisation du temps et d’analyser nos attitudes et comportements face 7|Page au temps, afin de mieux le gérer, La gestion du temps exige beaucoup de motivation et demande une réflexion permanente orientée par une démarche et des techniques. Il n’y a pas de système universel de gestion de temps Maîtriser son temps correspond à : – un objectif personnel ; – un effort personnel de mise en œuvre ; – une appréciation continue des résultats obtenus. Gérer son temps (ressource rare, stratégique et non renouvelable), c’est améliorer son efficacité et maîtriser son activité professionnelle par :  L’auto-diagnostic de l’utilisation de son temps  La définition de ses objectifs personnels et professionnels  L’appropriation d’une démarche et des techniques de gestion de temps 8|Page LES QUATRES SPHÈRES DE VIE 9|Page 10 | P a g e 11 | P a g e 12 | P a g e 13 | P a g e Exercice pratique : 1. Qu'est ce qui vous prend combien de temps ? 2. Quelles sont les activités similaires qui peuvent être regroupées dans un même bloc ? 3. Des synergies entre les tâches ? 4. Quelles sont les activités de routine et quand les faites-vous ? 5. Quelles sont les tâches que vous avez plaisir à faire ? 14 | P a g e  Puis, visualisez une journée type ou pendant une semaine inscrivez au fur et à mesure de la journée les tâches et les missions que vous réalisez. Les drivers et votre relation au temps LES CINQ DRIVERS Les drivers sont au nombre de cinq et sont l’héritage de notre éducation, des messages que les adultes, nos parents, nos enseignants nous ont répété encore et encore sous différentes formes lorsqu’on était enfant, jusqu’à ce qu’ils deviennent parfois très contraignants : « Sois parfait », « Fais plaisir », « Dépêche toi », « Fais un effort », « Sois fort ». « SOIS PARFAIT(E) » : QUAND LE PERFECTIONNISME DEVIENT L’ENNEMI DU TEMPS Enfant vous avez vite compris qu’avoir de bonnes notes ou être premier de la classe faisait la fierté de vos parents… Vous vous êtes rapidement imposé l’excellence dans tous les domaines, une excellence chronophage. Toujours à l’affût du moindre détail, vous ne 15 | P a g e laissez rien au hasard. Vous ne comptez pas votre temps, de toute façon vous n’aurez pas terminé tant que ça ne sera pas parfait. Il vous arrive parfois de sombrer dans l’immobilisme et la procrastination si vous ne vous sentez pas à la hauteur. Vous êtes aussi exigeant avec les autres que vous l’êtes avec vous-même, et bien que vous ayez déjà passé beaucoup à peaufiner vos réalisations du jour, vous prenez le temps de repasser derrière les autres en priant pour que les prochaines recrues soient un peu plus consciencieuses. À la maison, mettre le lave-vaisselle à tourner vous prend 10 minutes si les verres n’ont pas été mis à la bonne place, vous seul savez plier le linge correctement… Si bien que le partage des tâches ménagères est compliqué, voir impossible même avec un conjoint et des enfants volontaires. Conseil : Tout n’a pas besoin d’être parfait, gardez votre perfectionnisme pour les tâches minutieuses ou même justes la touche finale et lâchez prise sur le reste, déléguez, laissez faire ceux qui veulent vous aider ! « FAIS PLAISIR » : MAÎTRES DU DÉVOUEMENT MAIS PAS DU TEMPS On vous disait « Sois gentil », « Sois sage », « Fais moi plaisir »… Tellement que ça fait maintenant partie de votre façon d’être. La preuve : Vous ne laisseriez pas un ami ou un collègue dans la mouise. Votre entourage sait qu’il peut compter sur vous et comme vous ne voulez pas décevoir, vous ne savez pas dire non. Votre téléphone sonne plusieurs fois par jour pour un petit coup de main, un conseil et vous n’hésitez pas à proposer votre aide même quand on ne vous demande rien. 16 | P a g e Conseil : N’oubliez pas que vous avez, vous aussi des choses à faire pour vous, des obligations, et qu’elles ne vont pas se faire toutes seules. Plus vous les faites passer après les besoins des autres, plus vous vous retrouvez débordé. « DÉPÊCHE TOI »: QUAND L’OBSESSION DU TEMPS DEVIENT CONTRE-PRODUCTIVE On vous a tellement demandé de vous dépêcher que c’est devenu une habitude. Constamment en mode tornade, vous ne supportez pas d’être inactif, et enchaînez rapidement les taches de votre planning surchargé. Hé oui, comme il faut tout faire très vite, vous n’hésitez pas à caser 3 journées dans la même. Pas de doute hein, ça va le faire ! Malheureusement « vite fait » ne rime pas toujours avec « bien fait », et à faire vite, vite, vite vous vous attirez régulièrement des contre temps : Retourner 3 fois au supermarché parce que vous n’avez pas pris le temps de faire une liste, perdre une demi-heure avec les gendarmes et quelques points sur votre permis parce que vous rouliez trop vite, voir votre dossier recalé à la prochaine commission parce que vous avez zappé une case à cocher ou un papier à fournir, ou refaire le gâteau d’anniversaire de votre petit dernier qui a brûlé (le gâteau) pendant que vous passiez l’aspirateur… Conseil : Ne confondez pas vitesse et précipitation ! Autorisez-vous à prendre le temps nécessaire et misez sur l’efficacité plus que sur la rapidité à tout prix. 17 | P a g e « FAIS UN EFFORT », OU L’ART DE SE COMPLIQUER LA VIE On vous a mis dans la tête qu’il fallait travailler dur pour réussir, qu’on a rien sans rien, et c’est bien ancré. Si c’est simple, vous avez l’impression de ne pas en faire assez et avez plutôt tendance à complexifier les tâches. Au moins comme ça vous pouvez être fier de ce que vous avez accompli, car vous en avez bavé pour obtenir ce résultat. Mais à vous compliquer sans arrêt la vie, vous avez du mal à tenir vos délais. Dans la vie ça donne quoi ? Vous vous autorisez rarement loisirs et vacances, c’est pour les fainéants. Vous êtes du style à faire précuire tous les ingrédients séparément pour cuisiner une ratatouille, à acheter une maison à rénover où vous passerez toutes vos soirées et vos week-ends… Il n’est pas dit ici que tous les gens qui se lancent dans une rénovation sont des « Fais un effort », mais il est important de s’observer, et si vous remarquez que vous avez souvent tendance à choisir la solution qui vous demandera le plus de travail, il y a peut-être un peu de ça. Conseil : Les choses peuvent être simples, et les accomplir simplement vous libérera du temps. « SOIS FORT », ET MÊME PAS MAL, T’INQUIÈTE JE GÈRE… Pleurer, se plaindre, ça fait partie de vos interdits, c’est rangé au rayon trucs de mauviettes dans votre cerveau. On n’est jamais mieux servi que par soi-même, et vous avez pris l’habitude de vous débrouiller seul. Même dans la pire journée de galère vous préférerez perdre plusieurs heures que d’appeler un ami. Si vous êtes en difficulté face à une tâche que vous ne savez pas faire, vous allez discrètement passer 3 heures à chercher la solution sur le net plutôt que demander à votre voisine de bureau ultra performante dans ce domaine qui vous aurait résolu le truc en moins d’une minute. Pour ne pas montrer que 18 | P a g e vous n’avez pas eu le temps, vous ramenez du travail à la maison, où déjà les travaux que vous ne voulez pas faire faire devaient occuper votre soirée… Conseil : Cela en réalité ne fait pas de vous quelqu’un de faible de demander un coup de main, par contre cela pourrait parfois vous faire gagner un temps précieux. Les messages contraignants lorsqu’ils sont profondément ancrés en nous, impactent négativement la gestion de notre temps. L’intérêt, c’est de prendre conscience et repérer les comportements qui y sont liés pour apprendre à faire autrement, parce que oui, on a le choix de rester en mode automatique ou d’en sortir. Avantages et inconvénients des 5 drivers Driver 1 : Sois parfait Messages entendus qui l’alimentent (dans le cadre de l’éducation) : « Tu dois être le premier de ta classe. » « Rassure-moi, tu as eu la meilleure note ? » « Pour un travail fait à la maison, 9/10 n’est pas suffisant » « Vise le haut du podium. » « C’est qui le premier ? » « Ta lettre n’est pas bien tracée. » Tu as vu ce trait ? il n’est pas droit. » « Tu as dépassé sur ton coloriage. » « Recommence tant que ce n’est pas parfait. » 19 | P a g e Inconvénients :  Insatisfaction permanente.  Intolérance.  Exigences trop élevées avec soi et les autres.  Procrastination (peur de mal faire qui incite à différer)  Peur d’échouer.  Crainte du jugement d’autrui. Avantages :  Volonté.  Opiniâtreté.  Perfectionnisme, rigueur.  Conscience (dans le sens sérieux)  Engagement, implication. Driver 2 : Fais plaisir Messages entendus qui l’alimentent (dans le cadre de l’éducation) : « Tu veux vraiment me faire de la peine ? » » Sois sage. » « Tu seras gentil si… »Je n’ai pas envie que tu fasses 20 | P a g e cela. » »Tu crois que je ne le mérite pas ? » »Fais-moi plaisir. » »Tu rendras service à tout le monde comme ça. » »une cuillère pour papa, une cuillère pour maman… ». Inconvénients :  Peur de décevoir.  Incapacité à affirmer son opinion.  Incapacité à dire non.  Négligence de ses propres besoins/envies.  Culpabilité.  Faible estime personnelle. Avantages :  Altruisme.  Grande capacité d’écoute.  Empathie. Driver 3 : Sois fort Messages entendus qui l’alimentent (dans le cadre de l’éducation) : « Tu es une fille pour pleurer ainsi ? » « Sois courageux » « Il n’y aucune raison d’avoir peur » 21 | P a g e « Tu es trop sensible » »Je ne veux pas te voir pleurer » « d’autres enfants sont plus malheureux que toi. » « La vie est dure, qu’est-ce que tu crois ? » « Moi, à ton âge, je travaillais déjà. » Inconvénients :  Non-écoute des émotions (et enfouissement de celles-ci)  Psychorigidité  Intolérance à l’émotion, à la faiblesse.  Impossibilité de déléguer  Difficultés à travailler en équipe car favorise le travail individuel et la compétition.  Conflictuel  Ambition Avantages :  Leadership  Contrôle des émotions  Persévérance et déterminisme  Ambition 22 | P a g e Driver 4 : Fais des efforts Messages entendus qui l’alimentent (dans le cadre de l’éducation) : « Rien ne s’obtient sans un minimum d’effort. » « On a rien sans rien. » « Fais en plus » « Tu ne travailles pas assez » « Il me semble que tu n’y a pas passé suffisamment de temps » « C’est à la sueur qu’on a ce qu’on veut » Inconvénients :  Besoin de complexifier chaque tâche, chaque relation  Incapacité à profiter des plaisirs « simples »  Difficulté à atteindre un but dans le timing  Éreintant Avantages :  Grande capacité de travail.  Réflexion  Don de soi  Persévérance 23 | P a g e Driver 5 : Dépêche-toi Messages entendus qui l’alimentent (dans le cadre de l’éducation) : « Tu traines là ! » « Dépêche-toi ! » « On est encore en retard par ta faute ! » Inconvénients :  Impatience  Vite mais pas forcément bien  Irréaliste du point de vue de l’organisation  Stress et mauvaise humeur Avantages :  Respect des délais  Dynamisme  Capacité à agir dans l’instant  Réactivité Comment transformer les inconvénients en avantages ? La première étape est la prise de conscience. C’est ce qu’aura permis la description des drivers ci-dessus. 24 | P a g e Ensuite, il sera question d’émettre un nouveau message, et ce plusieurs fois, afin que l’inconscient se « reprogramme ». Ainsi « Sois parfait » deviendra « Tu as le droit de faire des erreurs », « Sois comme tu es. » « Fais plaisir » deviendra « Fais-toi plaisir », « écoute-toi », « exprime tes émotions » « fais confiance à ton intuition ». « Sois fort » deviendra « Prends conscience de tes forces et de tes faiblesses et ne les cache pas », « n’hésite pas à demander de l’aide », « on apprend tous les jours » « Fais des efforts » deviendra « quantité ne signifie pas forcément qualité » « Les efforts diminuent avec l’expérience » « Fais-le, simplement » »prends du plaisir ». « Dépêche-toi » deviendra « Prends ton temps. » Faites le test des messages contraignants les drivers. 25 | P a g e  II. CONNAITRE LES PRINCIPES D’ORGANISATION DU TEMPS Lois et principes de la gestion de temps a. La loi de PARETO La Loi de PARETO ou loi des 20/80 s’articule autour de deux maximes: l’essentiel prend peu de temps, l’accessoire beaucoup de temps. Principes de concentration sur l’essentiel : Classez par ordre d’importance décroissante vos activités, - Distinguez en permanence l’essentiel de l’accessoire, les activités stratégiques des activités moins importantes, - Préservez du temps pour l’essentiel, économisez sur l’accessoire. Le principe de Pareto affirme qu’au sein d’un groupe ou d’une population définie, une faible partie représente un poids bien plus élevé comparé à sa propre proportion correspondante dans ce groupe ou cette population. Ce principe, appliqué au temps, peut se résumer ainsi : "attaquer les problèmes essentiels peu nombreux avant les problèmes secondaires nombreux". Le tableau ci-dessous fait ressortir cette pratique générale appliquée à la gestion du temps et à inverser : 26 | P a g e b. La loi de CARLTON La Loi de CARLSON ou loi des séquences homogènes de travail stipule que tout travail interrompu sera moins efficace et prendra plus de temps que s’il était effectué de manière continue. Principes de lutte contre les interruptions : - Évitez les interruptions en terminant si possible un travail entamé, - Limitez les interruptions externes c. La loi de PARKINSON La Loi de PARKINSON ou loi de l’auto-inflation du temps dépensé stipule que le temps investi dans un travail varie en fonction du temps disponible. Principes de contrôle de la rentabilité du temps investi : - Raisonnez en termes de temps nécessaire pour une activité et non en fonction du temps disponible, - Fixez-vous des échéances, des dates limites à ne pas dépasser. d. La loi d’ILLICH La Loi d’ILLICH est encore appelée loi de la contre productivité du temps investi au- delà d’un certain seuil. Principes de l’équilibre personnel : - Au-delà d’un certain seuil horaire, sachez vous arrêter pour faire autre chose, - Sachez persévérer sans vous obstiner, refusez l’activisme et le perfectionnisme, - soyez conscient de vos limites. e. La loi de l’ECCLESIASTE La Loi de l’ECCLESIASTE ou loi de l’alternance dit qu’ « il y a un moment pour tout et un temps pour chaque chose sous le ciel ». Principes d’opportunité : - Trouvez l’activité qui convient à chaque moment, - Ne faites qu’une chose à la fois, et faites-la bien, en vous y donnant totalement, 27 | P a g e - Sachez faire des choses différentes, et même opposées, à des moments différents. f. La loi de SWOBODA-FLIES-TELTSCHER Encore appelée loi des rythmes biologiques, elle stipule que : - chaque Homme est traversé de multiples rythmes biologiques (physique, émotionnel, intellectuel) - Les trois biorythmes démarrent ensemble à la naissance et se perpétuent chacun avec sa périodicité, tout au long de la vie b. Principes d’opportunité : - Découvrez vos rythmes personnels et soyez à l’écoute de vos horloges internes, - Programmez les activités stratégiques ou de réflexion au moment de haute forme et les activités de routine au moment de récupération g. La loi de FRAISSE Pour la Loi de FRAISSE ou loi de la dimension subjective du temps, le temps a une double dimension objective et subjective ou psychologique, qui est fonction de l’intérêt qu’on porte à l’activité exercée : - « plus une activité est morcelée, plus elle paraît durer longtemps », - « plus une activité est intéressante, plus elle paraît brève », - « le temps d’une attente est toujours trop long » Principes de prise en compte de la dimension subjective du temps : - Méfiez-vous de la tendance spontanée de faire d’abord ou plus longuement ce qui plaît le plus et non ce qui est le plus important, - Méfiez-vous de votre estimation subjective du temps passé et confrontez la à une évaluation objective, - Gérez votre temps comme vous l’entendez, mais restez lucide sur vos choix personnels. 28 | P a g e C. Causes de perte de temps Les pertes de temps Gérer son temps est indispensable, à la fois pour déployer dans l’entreprise une efficacité maximale et pour préserver son propre équilibre. Les pertes de temps sont dues essentiellement à des défauts de comportement ou d’organisation personnelle. Les perturbations externes, les plus apparentes, ne sont pourtant pas les causes de pertes de temps les plus importantes, exemple : appels téléphoniques, visites imprévues, bruits extérieurs. Diverses pertes de temps sont imputables à l’organisation de l’entreprise :  Information insuffisante en raison d’une mauvaise communication avec les responsables ou les collègues ; d’où recherches, attentes…  Réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu être effectuées par d’autres personnes.  Réunions trop longues, trop fréquentes. La majorité des pertes de temps est due à une mauvaise gestion personnelle de son temps. Par son comportement, la personne s’impose des tâches diverses :  elle ne sait pas dire non à une demande,  ne faisant pas confiance aux autres, elle veut tout faire elle-même,  elle est perfectionniste et peaufine inutilement certains travaux,  elle est étourdie, négligente, et doit recommencer divers travaux. Elle ne sait pas s’organiser :  elle ne fait pas de prévisions précises et exécute les tâches comme elles se présentent,  elle ne s’interroge jamais sur l’urgence ou l’importance d’une tâche. Il n’y a pas de définition objective d’une cause de perte de temps, on a l’impression de perdre son temps 29 | P a g e chaque fois que nous faisons quelque chose qui semble sans importance, alors que nous pourrions faire quelque chose d’important. Il y a des causes externes et internes de perte de temps. On passe son temps à se plaindre des causes externes qui sont les plus difficiles à réduire en oubliant les causes internes dont nous sommes maître. Une bonne gestion de temps doit s’intéresser à toutes ces causes. Les voleurs de temps Exercice : identifier vos voleurs de temps en les classant par: – Origine interne ou externe – Ordre d’importance décroissant, – Identifier le plus important et proposer un plan d’action pour le corriger. La perte du temps dans nos entreprises et notre administration publique est multidimensionnelle. Elle tient à des considérations : a. Économiques et matérielles - Conditions de travail qui influent sur la gestion du temps, outils de travail ou de communication parfois défectueux ou insuffisants ; - Promiscuité dû au manque de locaux et sources de relations interpersonnelles informelles et de diversions - Qualité du cadre de travail (visibilité, aération, bruit) qui rend le cadre de travail répugnant. - Niveau des salaires non en phase avec la progression de l’indice des prix à la consommation d’où tendance à voler « le temps de l’État » par les fonctionnaires qui devaient être des homo économicus. Socioculturelles et psychologiques - la solidarité de famille, de clan, de religion prime sur la logique de rendement. 30 | P a g e - une cérémonie privée peut mobiliser toute une Administration - le souci d’appartenance communautaire prime sur l’intérêt général ou celui de l’organisation. Ceci se traduit par de nombreuses absences au service pour des raisons privées. Les facteurs de perte de temps sont entre autres : - les réunions trop longues et trop fréquentes - les manifestions officielles qui ne démarrent pas à l’heure et qui durent longtemps; - les visites intempestives (visites marchandes, privées, professionnelles) ; - les interruptions incontrôlées des collaborateurs ainsi que des supérieurs hiérarchiques ; - les appels téléphoniques incontrôlés ; - le courrier qui interrompt à longueur de journée ; - la recherche d’information à son propre niveau ou au niveau des collaborateurs (à travers un courrier ou un dossier…) - les coupures d’électricité ou les pannes diverses ; - les questions d’ordre privé (familial, empêchements personnels) - les cérémonies et manifestions privées qui ont des impacts sur la gestion du temps des agents (fatigue extrême au retour des Week-ends, mauvais rendement, retard au service du lundi matin, retard dans le traitement des dossiers, souci d’argent, mauvaises humeurs, mauvaise santé). D’autres pertes de temps sont aussi imputables à l’organisation de l’entreprise : - information insuffisante en raison d’une mauvaise communication avec les responsables ou les collègues ; d’où recherches, attentes… - réalisation de tâches inutiles ou peu importantes qui auraient pu être effectuées par d’autres personnes. 31 | P a g e Les règles simples pour gagner du temps Entre deux moyens d’exécution, choisir le plus rapide. Éviter les interruptions pour se concentrer sur le travail à faire. Terminer tout travail commencé (un travail inachevé est pesant en mémoire et exigera une remise en train). En accord avec le responsable, savoir déléguer…mais contrôler les résultats. Se ménager des pauses et des plages de sécurité pour les imprévus. Pour transmettre une information simple, au lieu d’écrire une lettre est- il possible de téléphoner, ou, mieux, envoyer un mot par télécopie ? Grouper les appels téléphoniques à donner ; prévoir des plages pour les rendez-vous. Ne pas se laisser accaparer par les collègues ; savoir refuser III. IDENTIFIER L’URGENT ET L’IMPORTANT 32 | P a g e La phase de planification : »Définition des priorités, »Respect des contraintes, »Suppression des causes de dysfonctionnement, ». Choix d’outils appropriés (agendas, échéanciers, planning, systèmes d’information…) Comment établir des priorités ? À partir de la liste des activités à effectuer : Définir l’urgence et l’importance : ce sont les deux critères de base pour définir des priorités. Les tâches urgentes et importantes sont à réaliser d’abord, 33 | P a g e  L’identification des tâches essentielles se fera sur la base du niveau de contribution de la tâche à la réalisation de vos objectifs, Ordonner la liste : hiérarchiser de façon optimale en affectant un numéro d’ordre à chaque activité, en fonction des priorités définies, Évaluer la durée prévisible : il est essentiel d’évaluer la durée prévisible des actions à entreprendre, pour leur affecter un budget temps. Hiérarchisation des tâches Exercice : Lister toutes les tâches à réaliser pendant une journée, Identifier vos priorités en utilisant les critères d’importance et d’urgence : – en classant vos tâches par ordre d’importance de 1(la plus importante) à n ( la moins importante), – et par ordre d’urgence de 1(la plus urgente) à n (la moins urgente), Chaque tâche sera caractérisée par deux chiffres (degré d’importance et degré d’urgence), Grouper vos tâches en 4 catégories : – Tâches urgentes et importantes 34 | P a g e A – Tâches urgentes et non importantes ; C – Tâches importantes et non urgentes B – Tâches non importantes et non urgentes ; D Quelques méthodes de gestion du temps Il existe de nombreuses méthodes qui permettent de gérer les tâches selon un ordre de priorité défini : Matrice d’EISENHOWER La matrice Eisenhower est un outil de classification méthodique des priorités et d’appréciation des urgences, permettant la gestion et la régulation des activités ainsi que la préparation de la délégation. Elle a pour finalité de : - Apprécier les tâches à accomplir en termes de priorité - Permettre de se consacrer aux tâches pour lesquelles on a le plus :  De compétences  De temps  De pression  Identifier les tâches à déléguer  Gérer les capacités disponibles en cas de surcharge  Limiter la dégradation de la qualité des prestations en cas de surcharge  Les domaines d’application de cette matrice sont :  Organisation du travail personnel 35 | P a g e   Recensement des différentes catégories de tâches personnelles  Gestion des perturbations  Gestion des objectifs personnels  Gestion par délégation. Exercice pratique 1. Recenser l'ensemble des tâches à accomplir 2. Identifier les collaborateurs ou sous-traitants 3. Identifier le temps disponible (par jour, par semaine…) 4. Recenser les tâches et engagements fixes Construction de la matrice 5. Représenter une matrice à quatre éléments (2 lignes / 2 colonnes) suivant les deux axes : Axe horizontal : degré d’importance des tâches ; Axe vertical : degré d’urgence des tâches.  La matrice comprend les quatre zones suivantes : Zone A : Tâches à exécuter immédiatement et soi-même Zone B : Tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer Zone C : Tâches à exécuter soi-même ou à déléguer rapidement 36 | P a g e Zone D : Tâches à laisser tomber Utilisation de la matrice Répartir les différentes tâches isolées à l’étape 1 dans les quatre zones ainsi déterminées Avantages de la matrice : Facile à utiliser  Oblige à lister les tâches et les priorités  Permet le classement rapide des tâches par catégories d’urgence et d’importance  Facilite la délégation des tâches  Diminue le stress  Réduit les coûts cachés générés par la non qualité Permet d’avoir une meilleure adéquation entre les tâches et les intervenants 37 | P a g e Inconvénients de la matrice :  Peut privilégier une approche à court terme des tâches et de leur importance  Privilégie l’opérationnel à la stratégie  Simplificateur dans la classification des tâches  Très subjectif Risque d’accumulation des tâches non urgentes La méthode GTD “Getting things done” de David Allen (2001). Si l’on veut la résumer en une phrase voici ce qu’il faut retenir : Pour être efficace, il est nécessaire d’avoir l’esprit clair comme de l’eau de roche ; pour cela il faut le nettoyer de toutes ces pensées parasites qui viennent nous distraire en permanence, ce qu’il est possible de faire en plaçant dans un système externe automatisé toutes les choses que nous devons ou voulons faire, pour décharger notre cerveau de l’obligation d’y penser - chose qu’il fait mal, sans aucune gestion des priorités et sans la conscience du moment propice pour le faire. “L’esprit comme l’eau” est l’état d’esprit idéal pour la quiétude et la performance. Cet état d’esprit est rare, car nous sommes bien souvent stressés et distraits par de multiples choses qui brisent notre concentration et dispersent nos efforts. Hors le stress provient des multiples engagements que nous nous sommes donnés et que nous n’avons pas encore tenus, du “il faut que je range le garage” à “je dois appeler Michel” à “je dois terminer le nouveau plan marketing” à “j’aimerai aller visiter Man” à “je voudrai passer plus de temps avec ma famille”. Vous avez probablement bien plus d’engagements que vous ne le pensez, qui vous titillent constamment l’esprit et sont sources de frustrations et de culpabilité. Voici les principaux points qu’enseigne la méthode GTD pour essayer d’atteindre cet état d’esprit et pour y voir plus clair : – Confier ses tâches au papier. 38 | P a g e Exercice pratique Prenez une feuille de papier et notez-y la situation où le projet auquel vous pensez le plus en ce moment. Puis, décrivez-en une seule phrase, comment vous voudriez que l’affaire soit conclue. Cela peut être des phrases très simples comme “Prendre ces vacances en Espagne” ou “Résoudre la situation avec tel fournisseur”. Ensuite, décrivez la première action physique qui sera nécessaire pour faire avancer la situation. Tout simplement. Faites-le maintenant. Cela pourra être quelque chose comme cela : Sujet les vacances en Espagne. Prendre ces vacances en Espagne. Allumer l’ordinateur et faire une recherche pour sélectionner une ville de destination. Vous l’avez fait ? Très bien. Comment vous sentez- vous ? Si vous réagissez comme la plupart des personnes, vous devriez vous sentir un petit peu plus confiant, détendu et concentré, et vous devriez être plus motivé pour vous attaquer à la situation à laquelle vous ne faisiez que penser jusqu’à présent. – Méthode pour libérer son esprit. La méthode GTD permet donc de libérer le cerveau de la nécessité de penser (avec une mauvaise efficacité) à tous nos engagements. Pour cela il suffit de : 1. Recenser toutes les tâches que nous avons à accomplir - maintenant ou plus tard ou un jour - et les intégrer à un système cohérent et fiable. 2. Prendre sans délai des décisions à propos de toute nouvelle tâche qui nous incombe. – Les cinq étapes pour maîtriser le flux du travail : 3. Collecter les sujets qui retiennent l’attention, à l’aide de la méthode décrite plus haut. 4. Traiter le contenu des sujets et déterminer l’action qu’ils exigent. 5. Organiser les actions concrètes à exécuter, selon ce schéma : 39 | P a g e 40 | P a g e III. APPRENDRE À GÉRER SON TEMPS AU QUOTIDIEN Synthèse ou les sept principes de gestion efficace du temps 1. Affecter « un budget temps » réaliste à chaque activité, 2. Privilégier les séquences de travail homogènes, 3. Regrouper les tâches de même nature, 4. Alterner les tâches de natures différentes, 5. Tenir compte de ses rythmes et ceux de l’organisation, 6. Ne faire qu’une chose à la fois et s’y tenir, 7. Se donner du temps à soi. F. Les techniques d’organisation de travail Fiche d’analyse journalière Elle peut être imprimée pour mieux mener le suivi quotidien. Encore appelée fiche d’objectifs journaliers, elle peut être restreinte soit aux objectifs personnels, soit aux objectifs professionnels. Si vous utilisez cet outil prodigieux, d'ici quelques mois, vous noterez de grandes avancées vers vos buts. Le principe est simple ! Vous devez l'appliquer si vous désirez avancer dans vos priorités. Comment vous en servir : Imprimez autant de fiche que de jour où vous travaillez vers vos buts. Remplissez chaque soir (ou matin) la liste des 5 choses les plus importantes que vous devez faire dans votre journée. 41 | P a g e Écrivez-les ! Prenez 3 minutes pour visualiser les 5 étapes de votre journée en imaginant leurs réalisations ! À chaque réalisation, cochez la case "réaliser" Relisez là chaque soir et félicitez-vous à chaque case cochée 42 | P a g e Bilan hebdomadaire Basé sur le même esprit que la fiche d’objectifs journalier, le bilan hebdomadaire s’articule autour des questionnements suivants : Rappel de l’objectif: quel est l’objectif hebdomadaire à atteindre ? Les actions prévues dans la période: quelles sont les actions que nous avons prévues dans la période concernée ? Les résultats obtenus: quels sont les résultats obtenus ? Écarts constatés : quels sont les écarts constatés Qu’est ce qu’il faut faire? Quelles sont les leçons à retenir? Techniques d’organisation de travail Organiser son temps avec les autres : – Éviter de perturber le temps des autres Regrouper les sujets et les questions, Prendre rendez-vous, Annoncer l’objet du rendez-vous Utiliser le mode de communication le plus rapide : fax, téléphone, e-mail. Faire respecter son propre temps : – Clarifier les plages de disponibilité/non disponibilité vis à vis des collaborateurs ou des collègues, – Se mettre d’accord sur une durée avant tout entretien ou réunion. Préparer et gérer les réunions et les entretiens : – Avant la réunion : opportunité, participants, ordre du jour, durée.. 43 | P a g e – Pendant la réunion : respect de l’heure, de l’objet, ordre du jour, facilitation et régulation… – Après la réunion : diffuser le compte rendu avec rappel des conclusions, les plans d’action et suivre l’exécution des décisions prises. Gérer vos communications téléphoniques : – Prévoir une plage de temps dans la journée pour regrouper les appels – Aller directement à l’essentiel et terminer une conversation qui s’enlise – Organiser un filtrage par la secrétaire – Couper son téléphone pendant les moments de réflexion, réunion, entretien. Gérer votre courrier : – Ne consulter le courrier qu’une fois par jour, – Classer le immédiatement en quatre corbeilles : A : important et urgent B: important et non urgent C: pas important, mais urgent D: pour information – Réserver une plage de temps aujourd’hui pour A – Réserver une plage de temps cette semaine pour B – Déléguer le traitement de C – Garder le contenu de D comme lecture pendant les moments creux. Optimiser votre classement : – Avoir un ordre de classement cohérent – Le faire connaître à l’entourage – Déléguer à la secrétaire la gestion du classement des dossiers, 44 | P a g e – Prévoir un temps de rangement une fois par mois au minimum Évaluer l’intérêt de vos déplacements : – Envisager les autres moyens : téléphone, déplacement de l’interlocuteur, – Clarifier les objectifs du rendez-vous et le préparer comme une réunion, – Planifier les moindres détails, – Regrouper les déplacements et les rendez-vous – Annuler le déplacement si le rendez-vous important est annulé. encourager l’esprit d’initiative et le travail d’équipe pour favoriser : La flexibilité : la gestion par projet et par équipe rend une organisation plus flexible L’adaptation : réactions rapides aux contraintes internes et externes Le décloisonnement entre les métiers, les individus et les fonctions La mobilité géographique et professionnelle Le redéploiement des effectifs selon le volume des activités L’apprentissage continu Avantages du travail en équipes – Plus forte implication et motivation – Meilleures information et interaction – Meilleure communication – Gestion dynamique et communautaire – Rapprochement entre les intérêts individuels et les intérêts de l’organisation – Facilite le contrôle et l’évaluation – Allégement de la hiérarchie 45 | P a g e – La délégation Quelques outils et techniques pour améliorer la gestion du temps - Le pendulage Cette méthode fondée sur le chronométrage, permet d’évaluer la moyenne de temps nécessaire à l’exécution de travaux administratifs répétitifs. Le pendulage est utilisé pour fixer des normes de travail. Il consiste à évaluer le temps moyen nécessaire pour l’exécution d’une tâche. Un exécutant expérimenté est choisi pour effectuer, à allure normale, une série de tâches de même nature. Temps d’exécution moyen d’une tâche = temps global/nombre de tâches Le pendulage permet de fixer des normes de travail et d’organiser le travail. Le temps d’exécution moyen d’une tâche étant adopté comme standard de temps, le responsable peut, en ménageant les temps de repos nécessaires :  estimer le temps global nécessaire pour un travail donné et de la planifier,  évaluer le nombre d’employés à affecter à une activité,  déterminer les moyens supplémentaires à envisager : augmentation de l’effectif, des moyens matériels. - L’auto-analyse continue La mesure des temps permet de découvrir les temps improductifs et ainsi d’améliorer la productivité. La méthode de contrôle des temps la plus utilisée dans les services administratifs est l’autoanalyse continue. Elle est basée sur l’enregistrement, par l’exécutant lui-même, des opérations effectuées. Elle a pour but de connaître le temps d’exécution normal des opérations confiées à un poste. Elle consiste à calculer les moyennes de temps à partir d’enregistrements effectuées sur des imprimés d’auto-analyse ou d’autopointage. - La planification Ordonnancer des activités, les planifier, c’est les répartir dans le temps de façon à tenir les délais imposés et à optimiser l’utilisation des moyens : hommes, machines. La planification définit la situation future d’après les résultats à obtenir, en tenant compte des ressources disponibles en matériels et personnel. 46 | P a g e Elle se décline en trois étapes :  Définir les tâches et préciser le délai d’exécution :  Quel travail à exécuter ?  Quel volume (nombre de documents…) ?  Quelle difficulté ?  De quel délai dispose-t-on ?  Quel temps d’exécution prévoir ?  Ordonnancer les tâches : les répartir dans le temps  Quel outil d’ordonnancement choisir ?  Comment réaliser la planification ?  Quelles sont les tâches les plus urgentes ?  Quelles sont les priorités ?  Quelles sont les antériorités ?  Suivre la réalisation et faire face à l’imprévu o Le planning est-il respecté ? Comment faire face aux imprévus : absences, pannes, urgences Méthode NERAC Méthode NERAC La méthode dite NERAC est la plus classique de toutes les méthodes connues. 47 | P a g e Quel est le degré de priorité ? 48 | P a g e Quelques outils de gestion du temps 1/ LES AGENDAS 1. l’éphéméride est un agenda papier comportant un feuillet par jour, c’est un outil de secrétariat 2. le semainier comporte un feuillet hebdomadaire avec une zone par jour. L’agenda d’un responsable est souvent un semainier qui doit être coordonné avec celui de l’assistant(e) 3. le calendrier annuel : affiché dans un bureau, il permet d’inscrire les éléments marquants (période de lancement d’un produit, dates des actions de promotion…° 4. l’agenda électronique : il est surtout utile lorsque la coordination des activités est essentielle et qu’il est consulté par plusieurs personnes. Il permet, par exemple, d’organiser des réunions en recherchant les plages libres communes. 2/ LES PLANNINGS Le planning et un outil d’organisation. Il permet :  De visualiser les prévisions de tâches ou d’évènements  D’en contrôler la réalisation Il peut être mis à jour aussi souvent que nécessaire, en fonction d’évènements modifiant les prévisions. On distingue 2 types de plannings :  Les plannings dynamiques qui font intervenir une échelle de temps en abscisse  Les plannings statiques représentant une situation à un moment donné Quelques écueils à éviter Ecueil Écueil n°1 La procrastination (latin : crastinus : du lendemain) : tendance à tout remettre au lendemain, à ajourner, à temporiser. Cette tendance se résume par l’expression « je travaille mieux sous pression ; c’est pourquoi je fais tout souvent à la dernière minute ». Pour certains, la créativité et la productivité résident dans la pression. Or, la procrastination, 49 | P a g e le report au lendemain finit par réduire l’espace de temps alloué à une tâche. Conseil : essayer de morceler les grandes tâches et consacrer de courtes périodes à chacune des activités. Écueil n°2 La tendance à mener plusieurs tâches de front. Selon cette tendance, « j’effectue deux fois plus de travail lorsque je mène plusieurs tâches de front » or, selon les recherches, les résultats sont moins bons dans ce cas que si vous n’en accomplissez qu’une seule. Et pour cause, la multitâche est source de perte de temps et de vitesse. Écueil n°3 La tendance à renoncer à s’organiser, « je n’ai pas le temps de m’organiser » parce que je suis très occupé. Or s’entourer de désordre et d’inorganisation est source d’inefficacité, de gaspillage de temps, de distraction, voire de frustration. Un travailleur perd en moyenne une heure de temps pour retrouver des renseignements ou du matériel selon les recherches. Solutions possibles : mettre de l’ordre dans le désordre régulièrement consacrer 10 à 15 minutes par jour pour vous maintenir en ordre quelques minutes suffisent pour prévenir le désordre du temps. IV. CONNAITRE LES ÉTAPES ESSENTIELLES DANS L’ÉLABORATION DU PLANNING D’ÉQUIPE 50 | P a g e CONSEILS POUR ELABORER UN PLANNING : Un planning est un tableau à double entrée qui permet de visualiser un certain nombre d’informations fixes ou mobiles. C’est un outil de gestion du temps qui visualise des données et qui permet leur mise à jour, leur suivi, leur contrôle… Un planning est un panneau sur lequel on fait figurer des données à suivre à l’aide d’élément mobile. Le planning est un outil d’organisation qui permet de visualiser les prévisions des taches ou des événements et de communiques les informations grâce à : - sa présentation synoptique. - sa capacité de prévision et de contrôle : il permet de prévoir l’évolution d’un phénomène de cuivre sa réalisation d’analyser les écart et d’entreprendre les mesures correctives. - sa capacité à organiser l’espace et à gérer le temps Éléments communs à tous les plannings. Ces éléments sont : 51 | P a g e - l’échelle du temps qui permet la gradation des lignes en fonction du temps : heure, jour, semaine, mois (Axe des abscisses). - les rubriques qui identifient chaque ligne et qui donnent la liste des faits à suivre (Axe des cordonnées). Exemple : les rubriques à surveiller sont mentionnées à gauche du planning. Deux types de planning existent : le Planning dynamique ou en mouvement. Il visualise une organisation dans le temps, des réalisations par rapport aux prévisions et permet l’avancement des travaux. Le Planning statique. Il visualise une organisation ou une situation à un moment donné sans intervention d’une échelle du temps. La construction d’un planning A : déterminer le genre de planning demandé B : réfléchir aux éléments à faire figurer : En abscisse (horizontalement) : s’il s’agit d’un planning dynamique, ce sera toujours l’échelle du temps. En coordonnée (verticalement) : on indique les éléments que l’on veut surveiller (personne, poste de travail, tâche à réaliser). Ce sont des éléments fixes. C : ne pas oublier le titre du planning. D : la légende éventuelle des rubriques E : commentaire du planning : il est souvent demandé d’exposer le fonctionnement du planning. Ce commentaire est fait pour comprendre la forme d’une note ou d’un rapport. Il faut présenter ce commentaire en appliquant les règles de présentation et de rédaction du rapport. Contenu d’un commentaire : -But du planning justifiant le choix du matériel. -indication du travail Exercice : On veut demander de concevoir un imprimé sur lequel l’exécutant secrétaire de direction commerciale « notera tout ce qu’il fait dans la journée ». Les taches sont les suivantes et il débute à 9 heures. -ventilation dans les corbeilles (3 minutes). -ouverture des enveloppes (7 minutes). -enregistrement sur journal (5 minutes). -diffusion aux intéressés (10 minutes). -agrafage de la pièce jointe (6 minutes). 52 | P a g e -enregistrement sur un autre journal (10 minutes). -extraction du contenu des enveloppes (5 minutes). -Apposition du tampon (5 minutes). Calculer le temps consacré Exercice pratique Exercice 1 53 | P a g e Le départ de Yasmina, conseillère de vente du rayon «Droguerie – Parfumerie – Hygiène» (DPH), nécessite une nouvelle répartition du travail hebdomadaire de l’équipe. Les heures de Yasmina, qui travaillait à temps plein, sont compensées par une augmentation de la durée de travail des deux employées à temps partiel et par l’embauche d’une étudiante, Virginie. De ce fait, toute l’organisation du travail du rayon doit être corrigée. Madame Morandel vous demande d’établir le nouveau planning de présence des employés du rayon. Vous devez tenir compte, dans l’élaboration de ce planning des contraintes légales, organisationnelles et humaines qui vous sont fournies dans l’annexe 1. Travail à faire 1. Établissez, le planning de présence des employés en faisant apparaître les heures par jour et par salarié. (Il n’est pas utile d’indiquer les horaires). Annexe 1 Contraintes du rayon Droguerie Parfumerie Hygiène  Heures d’ouverture du magasin : du lundi au samedi de 9 heures à 19 heures  Les jours d’affluence sont le mercredi et le samedi.  Chaque employé à plein temps effectue un horaire de 35 heures.  La durée journalière de travail d’un employé ne peut excéder 10 heures.  Tous les employés sont en repos le dimanche. Six personnes travaillent sur ce rayon : ‒ Iréne Ventadour, la responsable travaille à plein temps. ‒ Vous travaillez à plein temps. 54 | P a g e ‒ Une Employée Libre Service, Laurence, travaille également à plein temps. ‒ Trois Employées Libre Service travaillent à temps partiel: Idrissa et Elsa font 32h30 mn, et Virginie fait 22 heures. Le nombre d’heures total travaillé par jour est réparti au prorata du chiffre d’affaires du magasin: Jours Pourcentage de chiffre d’affaires réalisé par jour Lundi 12% Mardi 15% Mercredi 19% Jeudi 15% Vendredi 17% Samedi 22 % ‒ Irène ne travaille pas le mardi. ‒ Pas plus de deux personnes en congé le même jour. ‒ Tous les employés sont présents le samedi. ‒ Chaque employé à temps plein a droit à une journée de repos en plus du dimanche. ‒ Virginie a droit à deux journées de repos en plus du dimanche. ‒ Vous souhaitez votre lundi comme jour de congé. ‒ Laurence souhaite le mercredi pour garder ses enfants. ‒ Virginie travaille obligatoirement le mercredi et le samedi. 55 | P a g e