La GTA : Tout sur la Gestion du Temps et des Activités PDF

La GTA : tout savoir sur la gestion des temps et activités SW EXPERTIS Wilfried PÉRICHAUD Quelle que soit Mais qu’est-ce que la l’organisation du temps de Gestion des Temps et travail des salariés dans...

La GTA : tout savoir sur la gestion des temps et activités SW EXPERTIS Wilfried PÉRICHAUD Quelle que soit Mais qu’est-ce que la l’organisation du temps de Gestion des Temps et travail des salariés dans Activités ? Quels sont l’entreprise (temps partiel, les enjeux de la GTA 35H, cycles, …), la GTA ou pour l’entreprise ? Gestion des Temps et Pourquoi la digitaliser Activités est d’une ? importance capitale.  Qu’est-ce que la GTA ? La Gestion des Temps et Activités englobe plusieurs domaines des Ressources Humaines, de la gestion des heures supplémentaires au suivi analytique des projets. Mais en quoi consiste la GTA ? Quelles sont les entreprises concernées par la Gestion des Temps et Activités ? Quelles sont les différentes thématiques de la GTA ?  Gestion des temps et activités : définition La Gestion des Temps et activités, également appelée GTA consiste à gérer, suivre et piloter les temps de travail, les présences et les absences des collaborateurs de l’entreprise. Ces données sont ensuite analysées et peuvent être déclinées par service, centre de coût, projet, … Toutes les entreprises, quels que soient leurs effectifs et leurs secteurs d’activité , ont la nécessité de gérer les temps et activités avec précision. Toutefois, les besoins ne seront pas les mêmes entre une TPE de 10 salariés et une multinationale. De la même manière, une entreprise dans un secteur d’activité avec des cycles de travail particuliers et des spécificités n’aura pas les mêmes besoins en GTA qu’une entreprise n’employant que des salariés à 35H travaillant du lundi au vendredi. Quels sont les La GTA couvre plusieurs Les heures travaillées des Les temps de présence et domaines thématiques : collaborateurs. de repos. compris dans la La gestion des absences L’analyse des activités et gestion des des collaborateurs : congés payés, arrêts de des heures passées par tache, par mission, par L’analyse des activités par service, centre de coût, … travail, … projet. temps et activité ? Le calcul des compteurs des salariés : congés Le suivi du Compte Le pointage des salariés : badgeuse, pointage Pénibilité. payés, RTT, … informatique, … Quels sont les enjeux de la GTA ? Une bonne gestion des temps profite à toute l’entreprise, du service des Ressources Humaines aux managers en passant par les responsables d’équipes et sans oublier les collaborateurs eux - mêmes. Sécuriser les temps de travail S ui v r e l e t e m p s d e t r a v a i l d e s c o l l a b o r a t e ur s p e r m e t d e v e i l l e r a u r e s p e c t d e l a r é g l e m e nt a t i o n e n m a t i è r e d e d ur é e s m a xi m a l e s d e t r a v a i l , d e r e p o s j o ur na l i e r e t he b d o m a d a i r e. S i un s a l a r i é d é p a s s e l a d ur é e d e t r a v a i l m a xi m a l e a ut o r i s é e c o nf o r m é m e n t a u C o d e d u t r a v a i l e t à l a c o nv e nt i o n c o l l e c t i v e e n v i g ue ur d a ns l ’ e nt r e p r i s e , l e s e r v i c e R e s s o ur c e s H um a i ne s p e ut i m m é d i a t e m e nt a g i r e t a i ns i é v i t e r d e s e r e t r o uv e r e n i nf r a c t i o n v i s - à - v i s d e l a l é g i s l a t i o n. Pour rappel, le dépassement de la durée maximale de travail sans dérogation expose l’entreprise à une amende de 4ème classe soit 750 € maximum par salarié concerné.  La gestion des temps et activité permet un suivi analytique, précis et complet du temps de travail qui peut être décliné par équipe, par projet, par tâche. Les responsables d’équipes et la direction peuvent ainsi maîtriser les coûts de leur équipe. Améliorer la rentabilité Ceci permet par exemple de réajuster ses ressources en fonction du budget alloué pour un service, une tache, un projet ou d’anticiper un manque de ressources. Optimiser la planification des projets La GTA a un r ôl e cl é dans l a pl ani fi cati on de pr ojet. Celle -c i perm et de déf inir le t em ps de t rav ail alloué au proj et et les res s ourc es néc es s aires à c haque ét ape du proj et. Le c hef de proj et ant ic ipe les év ent uels m anques de res s ourc es hum aines et peut ains i agir en c ons équenc e (rec rut em ent , m ut at ion t em poraire, m odif ic at ion du c alendrier, …). I l peut égalem ent s uiv re en t em ps réel le budget alloué aux Res s ourc es Hum aines pour s on proj et af in de ne pas dépas s er le budget init ialem ent déf ini.  Digitaliser la Gestion des Temps et Activités Exit les feuilles de suivi Excel et les formulaires de demande de congés papier, l’heure est désormais à la digitalisation de tous les processus RH et notamment la Gestion des Temps et Activités. Digitaliser la GTA pour améliorer la productivité La digitalisation de la gestion des temps et activités permet d’optimiser la gestion du temps Il s’agit ici de gérer le temps de travail de de travail par une vue globale du temps alloué à manière optimale afin de booster au maximum chaque projet, chaque mission dans la productivité. Les outils de GTA peuvent alors l’entreprise, et d’évaluer les rendements de accompagner les managers dans cet objectif projet, l’avancée et la performance des essentiel au bon fonctionnement de l’entreprise. collaborateurs.  Digitaliser la GTA pour sécuriser la paie Un logiciel de Gestion des Temps et Activités permet une intégration des éléments concernant la gestion des temps (absences, heures supplémentaires, gestion des compteurs RTT, primes liées à l’activité, …) directement dans le logiciel de paie. Plus de double saisie, cette option représente un gain de temps considérable pour le gestionnaire de paie et assure des données de paie fiables. Ainsi, il s’exonère de la saisie des congés payés, des RTT, des heures supplémentaires, des majorations de dimanche ou jours fériés, qui sont généralement saisies par les managers et/ou salariés, au profit du contrôle pour une paie fiable et sécurisée. Digitaliser la GTA pour une meilleure organisation Plus de mail ou de coup de téléphone, la solution de gestion des temps devient alors un canal d’information fiable et sécurisé. Certaines solutions Les solutions GTA fluidifient les échanges entre les GTA permettent également aux salariés de saisir eux- salariés, les managers et les Ressources Humaines. Les mêmes leurs temps de travail, leurs absences. Ceci a le managers peuvent saisir directement l’activité de mérite d’une part de décharger les services Ressources leurs équipes sans devoir passer par le service Humaines et les managers et d’autre part de Ressources Humaines. responsabiliser les collaborateurs dans la gestion de leur temps de travail et de faciliter et fluidifier les échanges entre les salariés, les managers et les Ressources Humaines. Gestion du temps et des tâches grâce aux méthodes Pomodoro et Eisenhower  La méthode Pomodoro C’est une technique de gestion du temps qui existe depuis les années 80 et n'implique, en fait, rien d'autre que l'insertion d'une pause à intervalles réguliers durant l'exécution de diverses tâches. Elle est fondée sur le principe que les pauses régulières nous permettent de garder un mental solide et flexible durant l'exécution de tâches.  La méthode Eisenhower C ’ e s t une t e c hni q ue d e g e s t i o n q ui p e ut v o us a i d e r à c l a s s e r d e s t â c he s p a r o r d r e d e p r i o r i t é e t à e n d é l é g ue r. C e t t e m é t ho d e a p p l i q ue l e p r i nc i p e s e l o n l e q ue l l e s t â c he s p e uv e nt ê t r e ur g e nt e s o u no n ur g e nt e s d ' une p a r t , e t i m p o r t a nt e s o u no n i m p o r t a nt e s d ' a ut r e p a r t. L e s t â c he s ur g e nt e s e t i m p o r t a nt e s s o nt à e ff e c t ue r i m m é d i a t e m e nt. L e s t â c he s ur g e nt e s m a i s p a s v r a i m e nt i m p o r t a nt e s , v o us p o uv e z l e s d é l é g ue r à l ' un d e v o s c o l l è g ue s a y a nt l e s c o m p é t e nc e s r e q ui s e s. L e s t â c he s no n ur g e nt e s m a i s c r uc i a l e s , p l a ni f i e z - l e s à un m o m e nt a d é q ua t d a ns v o t r e a g e nd a. E t e nf i n, l e s t â c he s q ui ne s o nt ni ur g e nt e s ni i m p o r t a nt e s v i e nd r o nt s ' i ns é r e r à l a fin de votre « to do-list ». Quelques conseils pratiques 1. Établissez une liste de tâches avec des priorités et des échéances Si vous ne vous y retrouvez plus dans toutes vos tâches, l'établissement d'une liste de tâches peut être source de clarté. Dans ce contexte, il est toujours important de définir les priorités adéquates et de fixer des échéances d'exécution. Il va de soi que la méthode Eisenhower peut vous y aider mais tenez également compte des délais convenus avec vos collègues ou clients.  2. Utilisez un agenda Vous pourrez ensuite compléter votre agenda sur la base de votre liste de tâches. Ainsi, vous aurez toujours une vue d'ensemble claire sur les différentes tâches de votre planning et les moments encore disponibles. Ces derniers sont en effet cruciaux pour les tâches de dernière minute ou les problèmes à résoudre.  3. Des moments fixes pour répondre aux e-mails Aujourd'hui, nous avons tous des boîtes de réception pleines à craquer. Votre travail ne sera pas des plus efficaces si vous interrompez constamment vos tâches pour répondre aux nouveaux e -mails dès qu'ils arrivent. Mieux vaut ouvrir votre boîte de réception et répondre aux e -mails à des moments fixes. Ainsi, vous pourrez vous concentrer davantage sur l'exécution de vos tâches pendant le reste du temps et donc respecter votre planning.  4. Des modèles pour les tâches répétitives Certaines tâches, telles que l'établissement d'offres, sont répétitives et fastidieuses s'il faut réintroduire toutes les données à chaque fois. Voilà pourquoi l'usage de modèles ou « templates » peut s'avérer très utile. Il existe, par ailleurs, différentes manières d'optimiser et d'automatiser la gestion des documents au sein de votre entreprise. Vous aurez ainsi davantage de temps pour d'autres tâches.  5. Discuter de votre charge de travail et déléguer Votre liste de tâches est un peu trop étoffée ou votre planning déborde ? Parlez-en à temps avec votre responsable et déléguez certaines tâches à des collègues compétents et disponibles. Ainsi, vous éviterez un stress inutile, vous pourrez vous consacrer à votre planning et vous augmenterez votre productivité. 6. Commencer par les tâches difficiles et ennuyeuses Nous connaissons tous cette tendance à reporter certaines tâches, surtout si elles sont difficiles ou ennuyeuses. Nous les gardons souvent pour la fin, mais cela exerce un impact négatif sur notre façon de travailler. Le fait d'aborder immédiatement une tâche difficile peut justement s'avérer motivant. 7. Utiliser des outils de suivi du temps Pour avoir une meilleure vue d'ensemble du temps nécessaire pour chacune de vos tâches, vous pouvez utiliser un outil de suivi du temps. Cette solution est non seulement pratique pour compléter les feuilles de temps mais peut aussi vous donner toutes les cartes en main pour analyser votre méthode de travail et donc affiner vos compétences en matière de gestion du temps. 8. Utiliser des outils efficaces pour la gestion du temps et des tâches Bien sûr, il existe aussi différents outils de gestion du temps et des tâches, conçus pour vous aider à optimiser vos prestations et votre gestion des tâches. Ces outils offrent souvent la possibilité de créer des tâches et de les attribuer aux personnes adéquates. Vous pouvez en outre importer directement la liste de tâches dans votre agenda et l'intégrer avec d'autres applications.