Описание должности Office Manager

**ЦЕЛИ ПОСТА:** КООРДИНИРОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ОРГАНИЗАЦИОННУЮ РАБОТУ С ВНЕШНИМИ КОММУНИКАЦИЯМИ --КЛИЕНТЫ, ПОДРЯДЧИКИ И ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ С ПЕРСОНАЛОМ. ПОДДЕРЖИВАТЬ ЕДИНЫЙ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОТДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ СРЕДСТВАМИ И ПРЕДМЕТАМИ ТРУДА, НЕОБХОДИМЫМИ ДЛЯ ЭФФЕ...

**ЦЕЛИ ПОСТА:** КООРДИНИРОВАТЬ И ПОДДЕРЖИВАТЬ ОРГАНИЗАЦИОННУЮ РАБОТУ С ВНЕШНИМИ КОММУНИКАЦИЯМИ --КЛИЕНТЫ, ПОДРЯДЧИКИ И ВНУТРЕННИЕ КОММУНИКАЦИИ С ПЕРСОНАЛОМ. ПОДДЕРЖИВАТЬ ЕДИНЫЙ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОТДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ СРЕДСТВАМИ И ПРЕДМЕТАМИ ТРУДА, НЕОБХОДИМЫМИ ДЛЯ ЭФФЕКТИВНОЙ РАБОТЫ СОТРУДНИКОВ И КОМФОРТНЫХ УСЛОВИЙ ТРУДА. **ЦКП:** 1. БЕСПЕРЕБОЙНАЯ ВЫСОКАЯ СКОРОСТЬ КОММУНИКАЦИИ (АТС, ИНТЕРНЕТ, ПОЧТА, КОРПОРАТИВНЫЕ ИС) ПО ЛОГИЧНЫМ И ПОНЯТНЫМ ПОДРЯДЧИКАМ, ЗАКАЗЧИКАМ И СОТРУДНИКАМ ЛИНИЯМ. 2. ОРГАНИЗОВАННЫЙ ПРОЦЕСС ОБМЕНА МЕЖДУ ВСЕМИ СОТРУДНИКАМИ ВНУТРИКОРПОРАТИВНОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ. 3. ЕДИНЫЙ ПОРЯДОК ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ, СПОСОБСТВУЮЩИЙ ОПЕРАТИВНОСТИ В СОСТАВЛЕНИИ И ПРОХОЖДЕНИИ ДОКУМЕНТА. ВЫСОКОЕ КАЧЕСТВО ДОКУМЕНТОВ, ОПТИМАЛЬНОСТЬ ДОКУМЕНТООБОРОТА, ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ДОКУМЕНТОВ. 4. ЭФФЕКТИВНОЕ АДМИНИСТРИРОВАНИЕ В ЧАСТИ ОБЕСПЕЧЕНИЯ БЕСПЕРЕБОЙНОГО ФУНКЦИОНИРОВАНИЕ ОФИСОВ КОМПАНИИ. СВОЕВРЕМЕННО И КАЧЕСТВЕННО ОРГАНИЗОВАННЫЕ РАБОЧИЕ МЕСТА ВСЕХ ОТДЕЛЕНИЙ КОМПАНИИ, ОСНАЩЕННЫЕ ВСЕМ НЕОБХОДИМЫМ ОБОРУДОВАНИЕМ. СВОЕВРЕМЕННЫЙ И ОПТИМАЛЬНЫЙ ЗАКУП ХОЗЯЙСТВЕННЫХ И ПРОДУКТОВЫХ ТОВАРОВ БАЗОВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ. **ЗА КАКИЕ ПРОЦЕССЫ ВЫ ОТВЕЧАЕТЕ?** 1. ПРОЦЕСС «ВНУТРЕННИЕ И ВНЕШНИЕ КОММУНИКАЦИИ И КООРДИНАЦИЯ: СОТРУДНИКИ». 2. ПРОЦЕСС: «ДОКУМЕНТООБОРОТ. РАБОТА С ДОГОВОРАМИ». 3. ПРОЦЕСС: «АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ». **II. ЦЕЛИ И ЗОНЫ ОТВЕТСТВЕННОСТИ** **Цель работы по должности:** координировать и поддерживать организационную работу с внешними коммуникациями -- клиенты, подрядчики и внутренние коммуникации с персоналом. Поддерживать единый порядок документооборота в Компании. Обеспечивать отделения Компании средствами и предметами труда, необходимыми для эффективной работы сотрудников и комфортных условий труда. **Зоны ответственности:** В рамках выполнения Должностной инструкции Сотрудник отвечает за: 1. Качественное, грамотное ведение документооборота в Компании. 2. Своевременный и оптимальный закуп хозяйственных и продуктовых товаров базовой необходимости. 3. Своевременно и качественно организованные рабочие места всех отделений Компании, оснащенные всем необходимым оборудованием. 4. Планирование и организация встреч (материально-техническое обеспечение, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке, функция гостеприимства). 5. Исполнение требований по охране труда. 6. Представление компании как надежного, полезного и важного партнера.  **III. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ** 3\. В обязанности Сотрудника входит: *3.1 В области обеспечения документооборота в Компании:* - обеспечение своевременного документооборота (в т.ч. электронного) Компании: входящая и исходящая корреспонденция, регистрация, сортировка, хранение и архивирование, в т. ч. взаимодействие с работниками Почты России и курьерскими службами; - подготовка, редактирование исходящих писем за подписью генерального директора организации; - осуществление контроля за обеспечением единого порядка поступления, обработки и подготовки документов в организации; - ведение внутреннего и внешнего делопроизводства: составление приказов и распоряжений с соблюдением процедуры согласования; - контроль и координация договорной работы (проверка правильности ведения договора от согласования до заключения, в т.ч. обмен оригиналами); - своевременное ознакомление с регламентирующими документами под роспись всех причастных сотрудников; - регулярная актуализация базы данных реквизитов Компании и информирование заинтересованных лиц в случае каких-либо изменений; - по распоряжению администрации Компании сбор необходимой информации и материалов от структурных подразделений Компании; - организация командировок: информирование РО 1 о датах, целях командировок, заказ билетов, бронь гостиниц, визовый пакет. Документальное сопровождение командировок; - оказание методической и консультативной помощи структурным подразделениям по вопросам документооборота Компании; - в случае нарушений правил документооборота в Компании, несвоевременной передачи причастным лица, внесение в программы, сообщать о нарушениях РО1 через служебную записку, для принятия мер о дисциплинарных взысканиях. *3.2 В области координации сотрудников и обеспечения Компании:* - встреча гостей, консультирование, размещение в приемной, уведомление причастных лиц; - прием, распределение звонков в зависимости от цели звонящего; - снабжение всех отделений Компании канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы сотрудников; - организация проверки офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, при выявлении неисправностей организация ремонтных работ и иных видов технического обслуживания; - контроль исполнения сотрудниками Компании приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений администрации Компании; - координация и контроль работы вспомогательного персонала: курьер (прием заявок и разработка графика); уборщиц ЦО и терминала ГАМБУРГ, А-сервис (контроль своевременного исполнения задач, согласование графика, оперативно принимать в работу поступающие заявки от сотрудников на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования и т.д.); - анализ и выявление потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса; - регулярный анализ рынка поставщиков на предмет качества, стоимости условий сотрудничества; - мониторинг баланса лицевых счетов (подача счетов в оплату) и получение отчетных документов служб обеспечения Административного офиса, отчет по бюджету; - рациональное и бережное использование ресурсов Компании; - контроль соблюдения чистоты и порядка сотрудниками в офисе; - осуществление закупок хозяйственных принадлежностей, бакалеи, воды и т.д. 3. *В области работы с персоналом:* - участие в адаптации нового сотрудника: подготовка раздаточного материала, проведение обучения в зоне своей ответственности; - участие в организации корпоративных мероприятий Компании совместно с РО1; - участие совместно с РО 1 в обеспечении соответствующих условий охраны труда и обеспечению безопасных условий труда в Компании; - изучать передовой опыт в области управления персоналом предлагать и принимать участие в его внедрении в Компании; - информирование сотрудников (получение, хранение важной информации, а также доведения ее до причастных лиц); - предоставлять ежемесячную отчетность о проделанной работе РО1; - принимать участие в планировании, учете и составлении отчетности о деятельности отделения персонала в зоне своей ответственности. *3.5 В области правил Компании, обязательных к исполнению:* - всегда поддерживать хорошее взаимопонимание и расположение с коллегами и руководителями; - обеспечивать порядок в документах, своевременное предоставлять по запросу непосредственного руководителя; - если не уверены в чем-то, спросить или попросить поделиться успешным опытом коллег поэтому или похожему вопросу; - не затягивать с выполнением задач. Если не знаете, как что-то сделать, или чувствуете, что не можете, лучше спросить у тех, кто знает; - быть открытым к новым идеям. Особенно ценные будут поощряться; - делиться знаниями с коллегами; - понимать, что Вы -- лицо своего подразделения; - в отношениях со смежными подразделениями придерживается стратегии «выиграл-выиграл»; - брать ответственность за свои результаты на себя. Принимать решения, оценивать риски, воплощать свои решения в жизнь в поставленные сроки; - брать ответственность за ошибки. Анализировать свои решения и уметь корректировать свои действия; - обращаться к своему руководителю за советом, а не за решением. *3.7 В области выполнения общих требований:* - следовать принципами разумности, целесообразности и соблюдения интересов Компании при расходовании принятых под отчет денежных средств; - контролировать правильность и своевременность ведения всей необходимой документации; - обеспечить сохранение коммерческой тайны. Не разглашать сведения, относящиеся к коммерческой тайне и сообщать обо всех существующих и возможных нарушениях генеральному директору. - обеспечение выполнения правил и норм охраны труда, противопожарной безопасности (в штате есть специалист по охране труда) норм корпоративной этики, правил внутреннего трудового распорядка, а также контроль выполнения вышеуказанных норм и правил в подразделениях. - проходить обучение за счет работодателя с целью повышения квалификации. В случае расторжения трудового договора до истечения 2 (двух) лет с даты обучения, сотрудник обязуется возместить Работодателю произведённые затраты на обучение пропорционально неотработанному времени. *3.8 В области запрещенной деятельности в Компании:* Категорически запрещено: - систематически совершать однотипные ошибки; - нарушать порядок документооборота в Компании, не своевременное их предоставление. - не нести ответственностью за свою работу; - позволять коммуникационным линиям сотрудников путаться, функциям теряться, выполнять не свою работу.