Coordination Management Fundamentals - DAU L2 PDF

WWW.DAUPHINE.PSL.EU Sébastien Damart Coordonner Pour commencer… jouons un peu Le jeu sérieux auquel nous allons jouer a pour thématique : la coordination. Il vise à travailler collectivement sur les mécanismes possiblement utilisés pour favoriser la coordination d’un collectif. Il...

WWW.DAUPHINE.PSL.EU Sébastien Damart Coordonner Pour commencer… jouons un peu Le jeu sérieux auquel nous allons jouer a pour thématique : la coordination. Il vise à travailler collectivement sur les mécanismes possiblement utilisés pour favoriser la coordination d’un collectif. Il nous met en situation de gestion d’un projet et teste notre capacité à nous coordonner. Le jeu se déroule en 4 temps : Exposé des règles du jeu et distribution des rôles (10 minutes) Temps libre de coordination amont non comptabilisé (5 minutes) Temps de coordination comptabilisé (+ ou - 20 minutes) Debriefing (15 minutes) Règles du jeu CHEF DE PROJET N° 4 Chacun(e) d’entre vous dispose d’une feuille indiquant le rôle joué tout au long du jeu (les rôles sont tirés au hasard) : Tâches qui doivent Durée en impérativement Membre de l’équipe de direction du projet (« chef de Tâches i 1 jours 1 précéder la tâche i - projet » qui planifie les tâches et décide de l’affectation des 2 2 1 3 3 1 opérateurs aux tâches), 4 1 2;3 5 2 3 Opérateur (qui exécute une ou plusieurs tâches). 6 1 4;5 7 5 - Les chefs de projet ont des informations relatives à l’ordre 8 9 3 6 6 des tâches, leur durée (en jours), et les contraintes. 10 11 2 6 12 Les opérateurs ont des informations relatives aux 13 compétences qu’ils maîtrisent et aussi aux compétences que 14 15 2 11 ; 12 ; 13 requièrent certaines tâches. 16 17 18 Aucun opérateur ou chef de projet n’a en sa possession toute 19 l’information disponible. 20 21 1 17 ; 18 22 19 ; 21 Règles du jeu L’objectif est d’affecter chaque opérateur à une (ou plusieurs) tâches et de produire un « calendrier » qui tienne compte de toutes les contraintes : Respecter les antécédents (tâches qui précèdent) de chaque tâche Respecter la durée de chaque tâche Une personne ne peut réaliser deux tâches simultanément Une personne doit réaliser une tâche pour laquelle elle est compétente Un « calendrier » est défini ici comme une représentation de la date à laquelle débute chaque tâche (en supposant que l’on démarre au jour 0). Le calendrier trouvé doit être d’une durée la plus courte possible. Règles du jeu Votre participation à ce jeu vous permet Au début du jeu, une Vous avez la possibilité d’obtenir une partie (5 note collective vous est d’augmenter cette note points) de la note attribuée : 2,5/5 ou de la baisser. collective finale. Si, collectivement, vous parvenez à résoudre le Chaque minute supplémentaire vous Chaque minute de jeu en 20 minutes moins vous fait gagner exactement (n’incluant fait perdre 0,2 point (par exemple : si vous 0,2 points (par exemple pas les 5 minutes de : si vous réussissez en temps libre du début de réussissez en 22 minutes, votre note est 16 minutes, votre note jeu), alors la note est devient 3,3/5). inchangée. de 2,1/5). Si vous trouvez le calendrier de durée la plus courte, vous emportez un bonus de 0,5 point. Bonus également de 0,5 selon la méthode Solution : diagramme de Gantt – Groupe A Diagramme de Gantt Le calendrier optimal 22 est d’une durée de 21 24 jours 20 19 Note obtenue : 2,2/5 18 + 0,5 point de bonus 17 16 méthode = 2,7/5 15 14 13 Tâches 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Durée en j Solution : diagramme de Gantt – Groupe B Diagramme de Gantt Le calendrier optimal 22 est d’une durée de 21 22 jours 20 19 Note obtenue 0/5 18 17 16 15 14 13 Tâches 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Durée en j Division du travail Une organisation est un lieu de division du travail (cf. visite du musée et thématique rationalisation). Dès lors, il convient de trouver des façons d’articuler les tâches entre elles, les opérations entre elles. Le dictionnaire nous dit que coordonner consiste à « Organiser (les différentes parties d'un ensemble) pour former un tout efficace ou harmonieux. » (Le Robert) La définition suggère : La partition de l’ensemble en parties élémentaires, composantes (divisions, directions, fonctions, sites, ateliers, etc.) Une intention ou une action délibérée Un critère d’efficacité ou un indicateur d’harmonie Mécanismes de coordination Henry Mintzberg définit les mécanismes de coordination comme « les moyens fondamentaux par lesquels les organisations peuvent coordonner leur travail » (Mintzberg, 1984) La structure vue comme la « somme totale des moyens employés pour diviser le travail entre tâches distinctes et pour ensuite assurer la coordination nécessaire entre ces tâches. » (ibid.) Ajustement mutuel Le travail est constitué de tâches simples et éventuellement non répétitives, L’organisation est informelle ou inexistante, La façon d’agencer dans le temps et dans l’espace les opérations nécessite de la flexibilité et de la souplesse, Le nombre des tâches, le nombre de postes, le nombre d’acteurs est peu important, Le contexte est favorable à des dialogues et des interactions apaisées Supervision directe Il existe un acteur spécifiquement en charge de la coordination des opérations, Il existe un système d’autorité qui soutient cette responsabilité, La capacité des acteurs (en charge des opérations) à interagir pour faire avancer le travail de façon structurée est incertaine La coordination des tâches doit tenir compte de niveaux d’enjeux supérieurs, Des liens doivent être faits avec le travail dans un autre « secteur ». Standardisation des procédés Les tâches ou les opérations sont répétitives, La façon de les conduire peut être rendue systématique : le procédé peut être reproduit ou répété, Il y a un degré d’incertitude faible sur les opérations (quant à leur objectif, leur réalisation, leur résultat), Il est possible de dire (d’écrire) à l’avance comment faire, La communication sur le procédé (le « comment faire ») est possible et elle est claire. Standardisation des résultats La cible désirée, les objectifs sont définis à l’avance et sont stables dans le temps, Il est possible de documenter la cible de façon extrêmement précise (sans aucune ambiguïté), Il peut exister plusieurs procédés mais le chemin n’est pas important (ou bien l’on sait qu’il sera adapté et autorisé), Les résultats sont de nature très variée : un objectif de CA, un résultat comptable, une progression de part de marché, un nombre d’usagers servis, etc. Standardisation des qualifications L’atteinte d’objectifs est garantie par le fait que l’on confie des tâches à des personnes qui ont des compétences particulières, Un système (tiers ou non) garantit qu’une personne dispose effectivement de compétences (un diplôme + un référentiel, par exemple), Les compétences sont partagées (au sein d’un même corps professionnel par exemple). Standardisation des normes Un collectif partage toujours des normes sociales, des règles plus ou moins explicites, La coordination des tâches, des opérations est dépendante de comportements, d’actions, de décisions, « socialement règlées », Il existe des outils pour diffuser, partager, faire adhérer, le collectif à une culture, définie comme un ensemble de valeurs, de mythes, de rites, de tabous et de signes partagés par la majorité des membres de l’organisation ou du collectif.