Presupuesto y Planeamiento PDF

PRESUPUESTO Y PLANEAMIENTO 1  ¿Qué es un presupuesto? Es una previsión de sucesos futuros cuantificada. Presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia que sirve como “brújula” en su materialización. Plane...

PRESUPUESTO Y PLANEAMIENTO 1  ¿Qué es un presupuesto? Es una previsión de sucesos futuros cuantificada. Presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia que sirve como “brújula” en su materialización. Planes en términos cuantitativos que se trasladan a hechos en forma ordenada y sistemática. 2 Un presupuesto se debe realizar mediante una serie de etapas: 1.Planeación.- Recopilación información, estudio, ordenamiento e integración 3. Formulación.- 2. Elaboracióny analítica Aprobación.- Verificación de presupuestos sanción por por área responsable person 4.Ejecución y coordinación.- Participa todo al el coordinados por el responsable 5. Control.- Se comparan metas contra desempeño real, tomando las medidas que se consideren necesarias 3 Se debe considerar que el presupuesto tiene ciertas limitaciones porque están basados en estimaciones, deben ser adaptados a los cambios de importancia que surjan en el entorno, su ejecución no es automática, toma tiempo y costo prepararlos. De ésta forma el presupuesto no debe tomar el lugar de la consideradocomo administración una herramienta sistemática de la empresa, pero si permite complementaria debe serlograr la sustentabilidad de la que compañía cualquier tipo de circunstancia. bajo 4 Los elementos que constituyen una empresa son: Productos y servicios Recurso s humanos Recurso Recursos s económicos, humano tecnológicos y s naturales 5  Definición de presupuesto Es un plan integrador y coordinador que se expresa en términos financieros respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado, con el propósito de lograr los objetivos fijados por la gerencia. Plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización y proporciona un punto de referencia para medir su desempeño real 6  Objetivos del presupuesto Facilitar la coparticipación, comunicación e integración de las diferentes áreas de la compañía, su control administrativo, determinando la responsabilidad y autoridad de cada una de ellas, mediante procesos de:  Previsión.  Planeación.  Organización.  Integración.  Dirección.  Control. 7 Previsión.- Consiste en tener todos los elementos necesarios para realizar el presupuesto. Planeación.- En base a las experiencias y estimaciones, se determina el qué se va a hacer, además del cómo, estableciendo objetivos y metas a alcanzar. Organización.- Determinar el quien lo va agrupando a realizar, actividades las coordinadas por aáreas, a fin de llegar los mismosdebiendo objetivos y metas. estar 8 Integración.- Se buscar realizar el presupuesto en orden, en lo particular y en lo general, a fin de compaginar todas las funciones de la empresa y evitar malos entendidos. Dirección.- Consiste en guiar para que se haga, sin desviarse de las políticas de la compañía y con una visión conjunta de las actividades de la misma para facilitar la toma de decisiones. Control.- A fin de verificar que se realice lo establecido, comparando los resultados obtenidos contra los planeados, determinando sus variaciones o desviaciones, analizando sus causas para tomar las medidas necesarias para aprovecharlas o 9 evitarlas, según sea el caso.  Duración del presupuesto Para determinar el lapso que abarcará el presupuesto se deberán tomar en cuenta cada una de las operaciones que celebrará la empresa dentro de un periodo establecido, mismo que ha sido determinado conforme a los siguientes factores:  Duración del periodo contable.  Periodo que abarca la rotación de inventarios.  Necesidades de inversión.  Métodos de financiamiento.  Condiciones del mercado. 1 0 Los presupuestos se plazo abarcan uno o dos consideran deejercicios corto sociales (12 cuando o 24 meses) y se fraccionan en estimaciones mensuales, trimestrales o semestrales. Cuando se requiere considerar necesidades de inversión, financiamiento o crecimiento, normalmente se tiene una visión de mediano o largo plazo que abarcan periodos mayores a 3 años y se evalúa su comportamiento de forma anual. En todos los casos se requiere revisarlos continuamente para contrastar lo planeado con lo ejecutado y tomar correctivos del caso 1 1  Flexibilidad del presupuesto Existen distintos tipos o denominaciones del Presupuesto, en realidad son diferentes formas de llamarlo, obedecen tan solo a características particulares del mismo, una clasificación de acuerdo con sus aspectos sobresalientes corresponde a:  Fijo  Flexible 1 2 Presupuesto Permanece invariables durante fijo.- vigencia al presupuestario, en el del periodo mismo se tan sólo contempla una con relación al nivel posibilidad ventas, de producción, inventarios, gastos; puede resultar adecuado para determinadas organizaciones, si operan en un entorno muy estable. Presupuesto flexible.- Considera anticipadamente las variaciones que pudiesen ocurrir, toma en cuanta posibles cambios o fluctuaciones, lógicas o necesarias. Presenta diferentes escenarios de ingresos, costos ventas, y materia gastos, en función de una o más variables de13 El presupuesto flexible se diseña desde cualquier nivel de actividad, proporcionando una base dinámica que se iguala de forma automática a los cambios del entorno y de las principales variables consideradas, por ello es una base o punto de referencia útil. La necesidad de uso de los presupuestos flexibles obedece a que las variaciones entre los resultados reales y los presupuestados se deben a causas distintas. La evaluación del desempeño a partir de éste tipo de presupuesto se realiza al calcular y analizar las variaciones de volumen y monetarias. 14  Estructura organizacional del presupuesto Los planes de los departamentos de la empresa deben ser preparados en armonía ya que el plan o presupuesto de un departamento de la empresa no es funcional si no se identifica con el objetivo total de la organización, en donde: El Plan Estratégico, fija las metas y objetivos globales de la organización en un horizonte de al menos 10 años. El Plan de Largo Plazo, genera estados financieros proyectados para períodos entre 5 y 10 años 15 Para subsanar ésta problemática, se hace el presupuesto maestro que resume todos los presupuestos y planes de la organización; describe los planes financieros para todas las funciones de la cadena de valor y cuantifica las expectativas de la administración respecto a los ingresos futuros, flujos de efectivo y posición financiera. El presupuesto maestro incluye proyecciones de las operaciones de la empresa (presupuesto de ventas, compras, costo de producción, gastos, y presupuesto de resultados) y presupuestos financiero (presupuesto de capital, de efectivo y del balance general). 16 En muchasorganizaciones la realización del se presupuesto maestro delega en un “Comité de Presupuestos” integrado por los principales funcionarios que representan a cada una de las áreas de la compañía, generalmente son el director general, el contralor, el gerente de ventas, el gerente de producción, gerente de personal y el gerente de compras. El Comité de Presupuestos debe ser encabezado por un director que hará las labores de coordinación y enlace entre los departamentos que integra al mismo. 17  Presupuesto Maestro Presupuest Presupuest Presupuest o o o Operación Financiero Capital Flujo Venta Crédito de Inversion s s caja es Producció Inventari Costo n os s Gasto 18 s  Contenido del presupuesto Cada área debe considerar los siguientes conceptos:  Ingresos / Ventas  Producción  Compras  Mano de obra directa  Gastos de producción  Gastos de administración y ventas  Presupuesto de caja  Inversiones 19 Con la información se elaboran los anterior estados financieros siguientes presupuestados:  Resultados (pérdidas y ganancias)  Situación Financiera (Balance general)  Flujo de Efectivo 20 El presupuesto debe elaborarse bajo la consideración de los siguientes principios: UNIVERSALIDAD: que un presupuesto Señala todos los ingresos contener deberá y todos los gastos. UNIDAD: Expresa que todos los ingresos deben formar un para cubrir todos los gastos. Además, el fondo único contenido y la forma del presupuesto debe responder a una política presupuestaria definida. PERIODICIDAD: Indica que se tiene que considerar un período de tiempo definido. 21 PREVISIÓN: Considera una anticipación a los hechos, en el sentido de prever la percepción de los ingresos y la realización de los gastos que demanda el cumplimiento de las metas previstas. FLEXIBILIDAD: Debe ser confeccionado y aprobado de tal forma que permita modificársele, sin que por ello el sistema quede dañado. PLANIFICACIÓN: Consiste en que no represente una simple lista de ingresos y gastos, sino que además represente todo un plan de acción cuidadosamente concebido. EQUILIBRIO: Es el balance entre los ingresos y gastos del presupuesto básicamente. 22 CLARIDAD: Su presentación no puede dejar margen alguno a dudas o interpretaciones personales y debe ser comprensible a los diferentes usuarios, sin omitir las reglas técnicas esenciales. DETALLE: Contener un desglose que permita, por un lado que los responsables de su aplicación puedan visualizar rápidamente la parte que les corresponde y por otro lado permita formarse una idea clara de la naturaleza de las transacciones que se efectuarán. FORMALIDAD: Considera un documento formal, autorizado y aprobado por la Junta Directiva que debe ser publicado y distribuido de forma tal que sea conocido por quienes lo deben ejecutar, controlar y evaluar 23 EXACTITUD: Su preparación se hace con el mayor grado de aproximándose al máximo a los ingresos exactitud, por percibir y a las necesidades reales que derivan de la acción programada. PROGRAMACIÓN: Seleccionar y ordenar por categorías, las actividades y proyectos necesarios para el logro de objetivos y cumplimiento de metas, mediante la asignación racional de los recursos disponibles y especificación de los responsables. 24  Factores internos y externos que afectan el Al presupuesto realizar o verificar un presupuesto se debe tomar en cuenta que sus resultados están sujetos al comportamiento de diversas variables que están sujetas a la evolución de:  Factores internos de la empresa.  Factores externos a la compañía. Los factores internos corresponden a los que provienen a la actividad propia de la empresa en lo tocante a comercialización, producción, ventas, administración, personal, control de calidad, fijación del precio de los productos, cobranza, planeación y 25 toma de decisiones.  El entorno de la organización son todos los elementos que influyen de manera significativa en las operaciones diarias de la empresa Macroambiente Microambient Condiciones e Económicas Condiciones Socio- Clientes culturales: Proveedores Condiciones político- Competencia legales: Agentes Condiciones Reguladores. tecnológicas: Condiciones ecológicas 26 Los factores externos a la compañía corresponden al entorno nacional e internacional en que se desenvuelve, teniendo un peso importante el comportamiento de las principales variables económicas:  Producto interno Bruto  Tipo de cambio  Tasas de interés  Inflación  Precios de materias primas  Precios de insumos pasados por Otros aspectos que no deben ser alto corresponden al marco legal, ambient factore medio políticos y sociales. e, s 2 7 MEDIO AMBIENTE EXTERNO NACIONAL E INTERNACIONAL MEDIO AMBIENTE INTERNO EMPRESA VARIABLES CONTROLABLES PRECIO PRODUCTO DISTRIBUCION VARIABLES INCONTROLABLES: AMBIENTE POLÍTICO, COMPETIDORES, ECONOMÍA VARIABLES INCONTROLABLES: POLÍTICA, ECONOMÍA, COMPETENCIA, ECOLOGÍA 28 PLANEAMIENTO 29 Mediante la planeación se responde a las preguntas: ¿Qué queremos? ¿Quiénes somos? ¿Hacía donde vamos? ¿Cómo debemos hacerlo? PLANEACIÓN Estratégi ¿DÓNDE ca ¿ A DÓNDE ESTAMOS? Táctica QUEREMOS IR? Operativa 30 Financier  Objetivos ¿Bajo qué criterios tomamos decisiones? Políticas ¿Lineamientos y internos externos de la organización? Estrategia ¿Qué hacer para s lograr los ¿Con qué secuencia, cuándo y objetivos? Programas quién hace las actividades para lograr los objetivos? Presupuestos ¿Cuánto dinero requerimos? 31  La Misión determinació n de cada Visión los uno de conceptos Valores nos genera Pirámide la Estratégic Objetivos y metas a: Estrategias Reglas y políticas Programas Procedimientos Presupuestos 7 32  Concepto de planeación Planeación es proyectar un futuro deseado, que no es probable que ocurra a menos que se haga algo al respecto, empleando los medios efectivos para conseguirlo, mediante una toma de decisiones con las siguientes peculiaridades: Anticipada, se hace antes de tomar una acción. Sistemática, implica conjunto de decisiones independientes. Dirigida a la materialización de uno o más estados deseados 33 Las características de un proceso de planeación son:  Proceso continuo, flexible e integral.  Responsabilidad de la directiva.  Participativo.  Requiere de tiempo para obtener información.  Pensamiento cuantificable.  Consideración del entorno.  Administración.  Cultural. 34 35 36 20x2 20x1 37  Planeación Realiza una financiera proyección sobre losresultados deseados a alcanzar por la empresa, estudia la relación de proyecciones de ventas, ingresos, activos o inversiones y financiamiento. Para ello toma como base estrategias alternativas de producción y mercadotecnia, a fin de decidir, posteriormente, la forma de satisfacer los requerimientos financieros empresa. Se realiza en los siguientes lapsos:  Corto plazo (1 año máximo)  Mediano plazo (1 a 5 38 Al realizar la planeaciónfinanciera de la empresa se deben hacer los siguientes puntos:  Definir objetivos de la empresa.  Cuantificar los planes en presupuestos. Medir el impacto de sus decisiones en un flujo de caja proyectado. Establecer alternativas, reconociendo los posibles cambios del entorno. 39 La administración financiera de las empresas comprende tres aspectos:  La inversión en activos reales (inmuebles, equipo, inventarios, etc); la inversión en activos financieros (cuentas y documentos por cobrar), y las inversiones de excedentes temporales de efectivo.  La obtención de los fondos necesarios para las inversiones en activos.  Las decisiones relacionadascon la reinversión de 40 Decisiones de inversión: Son decisiones de inversión no solo las que generan rendimientos y utilidades, si no también las que ahorran dinero. Las finanzas corporativas tratan de medir el rendimiento en una decisión de inversión propuesta y compararla con una tasa de referencia. Dicha tasa es la mínima tasa de rendimiento que se le debe de exigir a una inversión. 41 Decisiones de financiamiento: Para financiar las inversiones es necesario conseguir fondos. Estos se consiguen a través de la emisión de títulos de deuda o capital. Obviamente, el costo de estos fondos deberá ser menor a la tasa de rendimiento de las inversiones, de lo contrario no conviene hacerlas. 42  La empresa siempre necesita una cierta cantidad de recursos financieros ya sea para establecer su estructura operativa inicial o para desenvolverse, bien o mal. La cantidad de recursos irá sufriendo modificaciones a medida que varían sus necesidades. Para ello la empresa puede trabajar con:  Capital aportado por sus dueños (capital propio)  Aportes realizados por terceros (capital ajeno)  Con los recursos propios (generación interna). 43 No se debe perder de vista que entre más crecen las empresas, más ávidas de capital se ponen y que en los proyectos nuevos siempre pasa un tiempo antes de empezar a recibir utilidades. Además de que siempre existe una relación en la estrategia del negocio y las decisiones financieras, por lo cual se debe considerar: ¿La etapa del negocio en que se encuentra la empresa? ¿A dónde se quiere llegar? ¿Cuán rápido se desea crecer? ¿Cuánto es el capital requerido para la próxima etapa? 44 45 46  PROCESO DE PRESUPUESTACIÓN 47  ¿Qué es un presupuesto? Es una previsión de sucesos futuros cuantificada. Presentación ordenada de los resultados previstos de un plan, un proyecto o una estrategia que sirve como “brújula” en su materialización. Planes en términos cuantitativos que se trasladan a hechos en forma ordenada y sistemática. 48  Misión Planeació Alta Visión n gerencia estratégi Valore ca s Metas y políticas Objetivos generales Programa generales Gerenci s (Estratégico Planeació a Pros)y e c t o n media s táctica Presupuest Supervisor os es Planeació Políticas específicas y normas de n operación Procedimientos y operativa métodos de trabajo 49  La importancia del entorno en la evolución de un Al realizar o presupuesto evaluar un presupuesto, se debe tener una visión global e integradora de la compañía porque en el entorno en que se desenvuelve existen una multiplicidad de situaciones que pueden ser contradictorios entre sí. Adicionalmente a lo anterior se debe considerar que no tienen un hilo conductor que las concatene, lo que afectará directamente los resultados de la entidad. 50  En d estabilidad épocas las e se ventas los facilitan, costos y expansión sufren un gastos recesión crecimiento estable, la moneda se deprecia en cima forma razonable y cim las tasas de a interés no sufren cambios importantes. cuando se rompe estabilida la El porqu problema ldas surge e ventas dificultan, los se y costos gastos aumentan, existe devaluación y las tasas de interés fond se incrementan. o 51 Un elemento que no se puede soslayar es la globalización que afecta directamente la evolución de la sociedad y los mercados atendidos por las empresas, debiéndose considerar las siguientes perspectivas: Pérdida de mercado para productores Sustitución de bienes nacionales nacionales por bienes importados Control de mercado por un reducido número de empresas Concentración empresarial Incremento del trabajo en condiciones injustas Búsqueda de países con bajos Problemas medioambientales costos de producción Potenciación de paraísos fiscales Incremento de paros técnicos Traslado de empresas a otros países Reducción de ingresos fiscales 52  Determinación de las variables críticas de Antes de empezar a realizar la empresa presupuesto un establecer se deben claramente cuales de manera externos que afectarán los factores importante la son evolución de la compañía, a fininternos y de establecer las premisas o supuestos básicos del presupuesto. Para ello no se debe olvidar la “Ley de Pareto” que permitirá hacerlo de una manera eficiente: “El 20 por ciento del total de un fenómeno, actividad o cifra, explica el 80 por ciento de su comportamiento ”. 57 53 La determinación de las variables críticas a el presupuesto considerar en se hace a partir de los conceptos: siguientes  Ingresos por ventas internacionales  Ingresos por ventas nacionales  Otros ingresos  Costos de producción  Gastos Fijos  Intereses  Impuestos  Servicio de la deuda 5  4  Presupuesto Maestro Presupuest Presupuest Presupuest o o o Operación Financiero Capital Flujo Venta Crédito de Inversion s s caja es Producció Inventari Costo n os s Gasto 5 s 5  Pronostico de ingresos basado en las estrategias Los ingresos de una empresa se pueden basar en el desempeño anterior de la compañía, considerando sus ventas por línea de producto, la situación de mercado y en base a las mismas realizar los pronósticos para el corto y mediano plazo. Lo importante a determinar será el volumen por producto que se va a producir para satisfacer la demanda potencial que se tendrá en el periodo. Se deberá considerar la capacidad instalada, además de la situación que guarda el equipo, instalaciones, maquinaria y sistema de distribución. 5 5  Al realizar el presupuesto de ingresos se debe tomar como base las Estrategias que le empresa ha fijado en base a su proceso de Planeación: Mejoramiento continuo de operaciones; Tasa constante su finalidad es mantenerse en el Estabilidad Equilibrio mercado. Mejoramiento de tecnologías. Penetración mercado Intensivas Desarrollo de mercado Desarrollo de producto Hacia atrás Integración Hacia Su objetivo es buscar nuevas delante ESTRATEGIAS perspectivas en el mercado, aumentar el Horizontal Crecimiento nivel de operaciones y la innovación Concéntrica más que la eficiencia. Diversificación Horizontal Conglomera da Consolidación Busca reducir el tamaño de las operaciones. Limita de diversidad de sus Empresas reducidas Contracción operaciones a rendimientos aceptables. Un solo producto Persecución de dos o más estrategias Mezcla distintas de Combinadas simultaneas en diferentes áreas de la estrategias organización. 57  metas u objetivos plan corporativo largo plazo demanda total pronostico Participación en de el mercado de del ventas la mercado empresa largo plazo Estrategia de mezcla de productos presupuesto de ventas corto y largo plazo 58 El pronóstico de ventas (ingresos) son las estimaciones, en un periodo dado, de las cantidades a vender de los diversos productos que suministra una empresa, multiplicada por los precio de cada uno de ellos en el mismo. Los elementos básicos para su elaboración son: ◊ Demanda potencial del producto ◊ Demanda potencial satisfecha por la competencia ◊ Capacidad instalada del producto de la empresa ◊ Inventarios de producto de la empresa ◊ Producción a realizar del producto por la 59  Periodo Mes X Concepto Producto A Cantidades a vender 1000 * Precio unitario de 10 venta = Ingresos por ventas 10000 brutas * % Descuento 1 - Valor de los 100 descuentos = Ingresos netos 9900 60  Presupuesto de producción y costo de Una vez que se ha establecido el presuvpeunetsatos de ingresos (ventas), el mismo se toma como detonador de todas las actividades de la empresa. De ésta manera el área de producción debe coordinarse con el de ventas para establecer la mezcla y cantidad de productos a producir, considerando los que se tienen en el inventario inicial y los que deberán dejar al final del periodo considerado. Deberá considerase la capacidad productiva de la planta, obra maquinaria, equipo e instalaciones a corto y mediano. plazo, además de disponibilidad de 6 1  pronostico de ventas corto y largo plazo Producción Necesaria Capacidad Inventar de Disponibilidad de io materia prima y Producción, Maquinaria, Inicial mano de obra equipos Final e instalacione 62 Considerando los anteriores se cuantifica factores presupuesto el de producción: Periodo Mes X Concepto Producto A Unidades a vender 1,000 + Inventario final 150 deseado = Necesidades de 1,150 producción - Inventario Inicial 100 = Presupuesto 1,050 de producción 63 Al establecer la cantidad de productos a producir, se requiere presupuestar las cantidades de materias primas, mercancía, e insumos a comprar por unidad, cuantificándolas monetariamente: Materia Prima A Periodo Mes 1 Unidades a consumir 150 + Inventario final deseado 15 = Necesidades de producción 165 - Inventario Inicial 80 = Presupuesto de materias primas en unidades 85 * Valor por unidad $1,300 = Valor presupuestado en materias $110,500 68 primas 64  Mercancías A Periodo Mes 1 Unidades a vender 1,000 + Inventario final deseado 150 = Necesidades de mercancías 1,150 - Inventario Inicial 200 = Presupuesto de mercancíasen 950 unidades * Valor por unidad $6,000 = Valor presupuesto de $570,0000 mercancías 65  Insumos A Periodo Mes 1 Unidades a utilizar 330 + Inventario final deseado 50 = Necesidades de insumos 380 - Inventario Inicial 10 = Presupuesto en 280 unidades de insumos * Valor por unidad $1,000 = Valor presupuesto de insumos $280,000 66 También se debe tomar en cuenta para la producción es la mano de obra, estimando la cantidad de horas a pagar para poder cumplir con el presupuesto de producción, tiempo de trabajo por unidad; numero de empleados por oficio, turnos a trabajar, numero de días a trabajar, valor hora de trabajo Periodo Mes X Concepto Producto A Presupuesto de producción 1,000 * Tiempo de mano de obra en 1.5 hrs = Total presupuestado 1,500 en hrs mano de obra * Valor por horal $ 2,200 = Valor total presupuestado $330,0000 67 mano 71 Los costos ser clasificadosen función de pueden periodicidadsu y relación con la producción: COSTOS 68  Con la cantidad a producir y cuantificadas las erogaciones necesarias para realizarlo, se presupuesta el costo de ventas de la mezcla de ventas de los productos: Costos de producción = Costo de venta = + Erogaciones + Costo de producción o necesarias Valor de Compra para + Costos de compra producirlo + Costos necesarios para + Erogaciones venderlo y entregarlo necesarias para ponerlo en funcionamiento + Erogaciones 69 necesarias para  Presupuesto de gastos de administración y operación Corresponde a las erogaciones realizadas en todas empresa con las funciones de la relacionadas dirección y control de las actividades de la misma, que permiten llevar a cabo las diversas actividades y operaciones diarias. Su origen depende de la organización interna y del medio que se desarrolla en la compañía, por lo general corresponden la suma de los a siguientes rubros: ◊ Sueldos y salarios de personal de oficina. ◊ Honorarios a personal de apoyo ◊ Pagos a personal no productivo. 7 0  Luz de oficinas y servicios generales  Pagos de representación y propaganda  Rentas  Teléfono  Papelería  Agua  Predial  Servicios a unidades  Gasolina unidades  Consumibles administrativas 71 Los gastos pueden ser clasificadosen función de su periodicidad y relación con la producción: GASTOS 72  Presupuesto de capital Indica las inversiones que debe hacer la empresa para las instalaciones, equipos y demás inversiones de largo plazo para el cumplimento de los objetivos propuestos en el Plan Estratégico a fin de alcanzar los resultados y la posición financiera establecida en los presupuestos de largo plazo. Es utilizado para el control de grandes proyectos o inversiones, debiéndose actualizar cada año, su elaboración se realiza mediante la aplicación de los siguientes 5 pasos interrelacionados en el proceso y el producto final es una tabla que contiene montos en un periodo predeterminado: 73 1) Generaciónde se hacen de todos propuestas: niveles y los revisa el los personal de predeterminado. finanzas 2) Revisión y análisis: se analiza viabilidad económica mediante la estimación de su costo / beneficio, VPN, TIR y tiempo de recuperación de la inversión. 3) Toma de decisiones: monetaria,del dependeladecapacidad monto disponible,de la cantidad endeudamiento de y de la posibilidad de nuevo capital. 4) Implementación: se pone en marcha el proyecto 5) Seguimiento y control del proyecto 74  CONCEPTO MONTO TOTAL %A AÑO 1 AÑO 2 AÑO 3 AÑO 4 AÑO 5 FINANCIAR EQUIPO Torre destilación 1,100,000 0 500,000 300,000 300,000 MAQUINARIA INSTALACIONES TRANSPORTES Flotilla automóviles 800,000 0 200,000 200,000 200,000 200,000 INFRAESTRUCTURA EDIFICIOS nave industrial 20,000,000 0 5,000,000 8,000,000 7,000,000 TOTAL 21,900,000 0 700,000 500,000 5,500,000 8,200,000 7,000,000 75  Presupuesto de flujo de efectivo Sirve para estimar todas las entradas y salidas de efectivo para un periodo futuro determinado, sirve para la planeación y control de las operaciones de la empresa para y de la toma como apoyo de inversión,financiación decisiones y dividendos. Una empresa que espera tener un excedente de caja puede programar inversiones, en tanto que una empresade déficits quecaja, espere debe planear la forma de obtener financiamiento a corto plazo. 76 Se debe tomar en cuenta que el efectivo es:  Un activo líquido de gran importancia, que requiere una acertada administración financiera.  Es la sangre de las independientemente empresas, de circulación debe ser constante su giro oy actividady saludable. su  Es la base de la “solvencia empresarial”. 77  Capital (Deuda y Patrimonio) Caja Inicial Empleados Materiale Activos Fijos s Producir / Comercializar Reinversión Inventario Ventas a crédito Ventas Cuentas por contado cobrar Caja Final Rentabilidad Patrimonio Servicio de Impuestos deuda Distribucione s 78  Un mal manejo del efectivo surge por la falta de sincronización entre ingresos y egresos, lo que ocasiona:  Errática predicción de los flujos esperados.  Obliga a reprogramación de compromisos contraídos.  Se afectan las transacciones normales de la operación del negocio.  No se puede hacer frente a contingencias.  LaPérdida  contratación de créditos no en de oportunidad: programados. por descuentos pagos anticipados, 79 prepago de deudas.  Detalle Ingresos Operativos = Aumento o - Egresos Operativos disminución de caja = Efectivo generado + Efectivo inicial operacionalmente - Efectivo mínimo +/- Actividades de = Efectivo disponible financiación - Actividades Inversión - Dividendos 80 Déficit temporal.- Prestamos a corto plazo, acelerar cobro de cartera, Descuento temporal cartera, retardar y/o aplazar desembolsos, reducción de compras, promociones de mercancía, liquidación inversiones. Déficit permanente o crónico.- Prestamos a largo plazo, reducir plazos de crédito, descuento permanente cartera, reducción inventarios, reducción gastos, costos e inversiones, liquidación inversiones, no reparto de utilidades, venta de activos no operativos, aporte de capital. 81 Superávit Inversió tempor anticip pagos temporal.- n al, ar , reciprocidad bancaria. Superávit permanente.- Inversiones permanentes, reparto de utilidades, inversiones estratégicas, anticipos pagos obligaciones. 82  Ciclo de maduración del efectivo Pago Pago de mano de Pago de obra y gastos de gastos de Compr materi fabricación venta a as Cobr materi primas Producció Almacenamie Vent o as n nto a cliente primas s Plazo de pago a Plazo de proveedores cobro a clientes Días de stock Días de stock Días de stock de de de materias productos en producto primas curso acabado CICLO DE CAJA CICLO DE 8 3  Se deben considerar los siguientes aspectos para generar un manejo de efectivo confiable:  Realizar un análisisde liquidez y riesgos financieros, en base a precisión y confiabilidad.  Contar con un adecuado manejo de información, basado en sistemas integrales e uniformes y confiables.  Respetar compromisos contraídos.   Elaboraciónde calendarios, instructiv Evitar saldos ociosos. formatos e formales y sencillos. os 8 4  Análisis final de lo planeado Decir que un contra presupuestotuvo éxito, lo o realfue que elaborado, no necesariamente significa que bien los resultados a lograr sean idénticos a los mismos, por lo que se deberá ir comparando con los informes periódicos que se elaboren por cada departamento, área o línea para comparar lo real contra lo presupuesto y detectar las variaciones o desviaciones. La retroalimentación juega un papel muy importante, para ver si existen factores que hayan afectado la validez de los presupuestos o se deben a que el presupuesto lograron o noestaba lo equivocado o las personas que 8 intervinieron en la ejecución planteado. 5 Planeación Instrumentaci Control ón de los planes Desviació n Acción correctiva Primer Segundo año X año año Primer Segundo Tercer Cuarto semestre semestre semestre 1 2 3 semestre trimestres 4 meses 86 La comparación sistemática del conjunto de previsiones establecidas por cada uno de los presupuestos funcionales y los datos reales correspondientes para un mismo periodo por parte del responsable del presupuesto va a permitir a éste, analizar su impacto en los resultados de la empresa a través de los estados financieros. Asimismo, permitirá a la alta gerencia plantear modelos multiescenarios que puedan ser sensibilizados y optimizados en ingresos, costos, gastos, inversiones y servicio de la deuda que compañí permitan la toma de decisiones de una manera a. oportuna ante cualquier cambio drástico en el 87 entorno de la Para ejercer un eficaz deben realizarse control siguientes las consideraciones:  Toda desviación programas y ejecución presupuesto entre del que hay que analizar tiene un motivo y que puede deberse a un fallo en la programación, un defecto en la ejecución o a ambas razones.  Toda desviación debe ser asignada a un responsable, lo que requerirá llevar a cabo un análisis minucioso de dicha desviación.  Las desviaciones pueden exigir medidas de corrección; es decir, el fin último del control presupuestario no es transmitir temor al personal, sino hacerles ver las deficiencias que se han producido y sugerirles las 88 Las técnicas de confrontación pueden ser: Por simple comparación directa o por métodos de porcentaje El estudio de las diferencias deberá distinguir dos tipos de errores: cometidos al realizar la previsión; cometidos al ejecutar el presupuesto Las condiciones que debe reunir el control son: Eficacia, rapidez y selectividad. El control debe de ser rápido para evitar que las diferencias se agraven o se distorsionen. La frecuencia del control es necesaria para preveer una mala administración del presupuesto. 89 CONCEPTO MONTO MONTO VARIACIÓN % CAUSAS / MEDIDAS A REAL EN MONTO VARIACIÓN OBSERVACION ADAPTAR PRESUPUESTADO ES 90 El simple análisis estadístico puntual o histórico de las desviaciones presentadas en el ejercicio del presupuesto no sirve para la toma de decisiones financieras, productivas o de administración porque carecen de elementos cualitativos que las sustenten. Por ejemplo, si en algún mes, el volumen de ventas aumentó en contra de lo esperado, se deberán establecer sus causas a fin de establecer si se espera que esta situación continúe así durante el resto del año. 91 Si se considera que así sucederá se necesitara evaluar si se requiere comprar una mayor cantidad de cumplir materia oportunamente prima a fin con las necesidades de los clientes y por lo tanto, la empresa se verá forzada a cambiar el presupuesto de adquisiciones salarios debido al aumento de volumen de ventas. En caso contrario y la compra fue por un factor estacional solamente, se deberá verificar si la existencia de materia prima cumple con las necesidades futuras y con ello frenar la adquisición de la misma en el corto plazo a fin de evitar sobre inventarios. 92 En caso de que el presupuesto esté correcto, pero los resultados no sean los esperados porque las operaciones no se realizaron de manera adecuada, se deberá evaluar la causa de esa situación y tomar las medidas pertinentes para corregirlas. Es importante señalar que no basta sólo con la observación de diferencias para saber donde está el problema. Muchas veces se tienen que analizar y evaluar esas situaciones comentando con el personal involucrado a fin de que la corrección sea efectiva o se aproveche la situación para beneficio de la compañía. 93 El uso del análisis de variaciones es fundamental en la evaluación del desempeño, en donde dos atributos del desempeño son comúnmente medidos: Eficacia: el grado en el cual un determinado objetivo o meta se alcanza o es cumplido. Eficiencia: si se cumple dentro del tiempo establecido, o también como la cantidad relativa de input (entrada) usada para alcanzar un determinado nivel de output (salida). Es de resaltar que la más importante tarea en el análisis de variaciones es el entender porque surgen aprendizaje las mismas yy el después utilizar este aconocimiento fin de mejoramiento para promover elcontinuo hacer 9 sustentable a la empresa. 4  Los beneficios de realizar una análisis de lo presupuestado con lo real son:  Una mayorhabilidad para el mejoramiento continuo y la anticipación a los problemas.  Aportar información financiera sobre la cual soportar las decisiones.  Aportar claridad y foco.  Una mayor seguridad en la toma de decisiones.  Alineación entre los resultados y el presupuesto 95 96 Muchas Gracias 97