CONTROL DE NÓMINA EN ECUADOR Guía Técnica PDF

CONTROL DE NÓMINA EN ECUADOR **Guía Técnica para administrar Salarios, Beneficios** **y Obligaciones Legales** INTRODUCCIÓN La gestión de la nómina es crucial en cualquier empresa, ya que impacta tanto la salud financiera de la organización como el bienestar de los empleados. Una administración...

CONTROL DE NÓMINA EN ECUADOR **Guía Técnica para administrar Salarios, Beneficios** **y Obligaciones Legales** INTRODUCCIÓN La gestión de la nómina es crucial en cualquier empresa, ya que impacta tanto la salud financiera de la organización como el bienestar de los empleados. Una administración adecuada de salarios y beneficios garantiza el cumplimiento de las obligaciones legales, fomenta la confianza mutua y contribuye a un ambiente laboral saludable. Esta guía ofrece una comprensión clara y detallada de los aspectos esenciales del manejo de nómina en Ecuador, desde la clasificación de ingresos y aportaciones al IESS, hasta la correcta aplicación de beneficios sociales y deducciones fiscales. Nuestro objetivo es brindar herramientas prácticas y conocimientos precisos que faciliten una gestión eficiente y transparente de la nómina. Sabemos que tanto dueños de empresas como empleados enfrentan desafíos en la interpretación y aplicación de normativas laborales y tributarias, por lo que hemos adoptado un enfoque que combina rigor técnico con una comunicación clara y empática, orientado a resolver dudas y ofrecer soluciones que beneficien a todas las partes involucradas. **INGRESOS DEL TRABAJADOR** =========================== Los ingresos de un trabajador son todos los valores monetarios o en especie que este recibe por su trabajo. Estos ingresos pueden ser considerados como **materia gravada** o **no gravada** para efectos de aportaciones al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). **MATERIA GRAVADA DEL IESS** ============================ **MATERIA NO GRAVADA DEL IESS** ------------------------------- De acuerdo con el **Artículo 14 de la Ley de Seguridad Social - LSS**, ciertos beneficios proporcionados por el empleador no constituyen materia gravada. Esto incluye: - **Gastos de alimentación:** Cubiertos en dinero o en especie. - **Gastos médicos:** Incluyendo servicios médicos y odontológicos para el trabajador y su familia. - **Primas de seguros de vida y accidentes personales:** No cubiertos por el Seguro General Obligatorio. - **Ropa de trabajo y herramientas:** Proporcionadas para el desempeño de las funciones laborales. - **Beneficios de Orden Social -BOS:** Beneficios como servicios de transporte o comedores, siempre que no sean considerados un privilegio a criterio del IESS. - Es fundamental que los empleadores comprendan estas exenciones para garantizar el correcto cumplimiento de sus obligaciones con el IESS y optimizar el manejo de los beneficios ofrecidos a sus empleados. 1. *Los gastos de alimentación de los trabajadores, ni en dinero ni en especie, cubiertos por el empleador;* 2. *El pago total o parcial, debidamente documentado, de los gastos de atención médica u odontológica, asistencial o preventiva, integral o complementaria, cubiertos por el empleador y otorgados al trabajador o a su cónyuge o a su conviviente con derecho o a sus hijos menores de dieciocho (18) años o a sus hijos de cualquier edad incapacitados para el trabajo;* 3. *Las primas de los seguros de vida y de accidentes personales del trabajador, no cubiertos por el Seguro General Obligatorio, pagadas por el trabajador o su empleador;* 4. *La provisión de ropas de trabajo y de herramientas necesarias para la tarea asignada al trabajador;* 5. *El beneficio que representen los servicios de orden social con carácter habitual en la industria o servicio y que, a criterio del IESS, no constituyan privilegio; y,* 6. *La participación del trabajador en las utilidades de la empresa.* 7. *La Compensación económica para el salario digno.* Tabla Descripción generada automáticamente **JORNADAS Y SOBRETIEMPOS** --------------------------- 1. *Las horas suplementarias no podrán exceder de cuatro en un día, ni de doce en la semana;* 2. *Si tuvieren lugar durante el día o hasta las 24H00, el empleador pagará la remuneración correspondiente a cada una de las horas suplementarias con más un cincuenta por ciento de recargo. Si dichas horas estuvieren comprendidas entre las 24H00 y las 06H00, el trabajador tendrá derecho a un ciento por ciento de recargo. Para calcularlo se tomará como base la remuneración que corresponda a la hora de trabajo diurno;* 3. *En el trabajo a destajo se tomarán en cuenta para el recargo de la remuneración las unidades de obra ejecutadas durante las horas excedentes de las ocho obligatorias; en tal caso, se aumentará la remuneración correspondiente a cada unidad en un cincuenta por ciento o en un ciento por ciento, respectivamente, de acuerdo con la regla anterior. Para calcular este recargo, se tomará como base el valor de la unidad de la obra realizada durante el trabajo diurno; y,* 4. *El trabajo que se ejecutare el sábado o el domingo deberá ser pagado con el ciento por ciento de recargo.*  **BENEFICIOS SOCIALES** ----------------------- Tabla Descripción generada automáticamente ### DECIMOTERCERA Y DECIMOCUARTA REMUNERACIÓN MENSUALIZADA La mensualización de la decimotercera y decimocuarta remuneración del trabajador privado y público, se estableció en la "Ley de Justicia Laboral y Reconocimiento del Trabajo No Remunerado del Hogar", expedida el 20 de abril de 2015, y está regulada mediante Acuerdo Ministerial No. 087. Si el trabajador desea recibir los valores acumulados, deberá solicitarlo por escrito a su empleador, durante los primeros 15 días del mes de enero; si no lo hace podrá solicitar la acumulación en enero del próximo año. Si desea recibir los décimos mensualizados no hace falta presentar la solicitud. ### FONDO DE RESERVA MENSUALIZADO El trabajador tiene derecho a recibir Fondos de Reserva a partir del mes 13 de hallarse empleado. La mensualización del Fondo de Reserva, se estableció en la "Ley para el Pago Mensual del Fondo de Reserva y el Régimen de Cesantía por parte del Estado", expedida el 29 de julio de 2009, y se aplica desde agosto de 2009. El IESS es recaudador del fondo de reserva; si el afiliado decide que el empleador deposite el valor mensual del fondo de reserva, tiene que efectuar la "solicitud de acumulación mensual" en la página Web del IESS. Si desea recibir el fondo de reserva mensualizado no hace falta enviar la solicitud. ### VACACIONES ANUALES Las vacaciones se provisionan mensualmente desde el inicio de labores del trabajador y corresponden al pago por un período de descanso (15 días o más) a que tiene derecho el trabajador luego de un año de trabajo. El pago de las vacaciones debe efectuarse de la provisión que se ha creado para el efecto, y recuerde que se pagan de forma anticipada. **DEDUCCIONES** =============== **GASTOS PERSONALES** --------------------- 1. 2. 3. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3. 4. 5. 1. 2. 3.  **TERCERA EDAD** ---------------- ***LRTI Art. 9.- Exenciones. - Num.12**. - Están exentos los ingresos percibidos por personas mayores de sesenta y cinco años de edad, en un monto equivalente a una fracción básica gravada con tarifa cero de impuesto a la renta, según el artículo 36 de esta Ley.* Interfaz de usuario gráfica, Texto, Aplicación Descripción generada automáticamente ***R-LRTI Art. 49.- Base imponible para adultos mayores**. - Los adultos mayores para determinar su base imponible, considerarán como ingresos exentos una fracción básica gravada con tarifa cero de impuesto a la renta y los gastos deducibles conforme a las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno y este Reglamento.* **DISCAPACIDAD** ---------------- ***LRTI Art. 9.- Exenciones. - Núm. 12**. - Están exentos los ingresos percibidos por personas mayores de sesenta y cinco años de edad, en un monto equivalente a una fracción básica gravada con tarifa cero de impuesto a la renta, según el artículo 36 de esta Ley.* *Los obtenidos por personas con discapacidad, debidamente calificadas por el organismo competente, hasta por un monto equivalente al doble de la fracción básica gravada con tarifa cero de impuesto a la renta, según el artículo 36 de esta Ley.* *El sustituto único de la persona con discapacidad debidamente acreditado como tal, de acuerdo a la Ley, podrá beneficiarse hasta por el mismo monto señalado en el inciso anterior, en la proporción que determine el reglamento, siempre y cuando la persona con discapacidad no ejerza el referido derecho.* *Las exoneraciones previstas en este numeral no podrán aplicarse simultáneamente; en esos casos se podrá aplicar la exención más beneficiosa para el contribuyente.* ***R-LRTI Art. 50. - Base imponible para personas con discapacidad o sustitutos.** -* a. b. *En caso de que una persona sea al mismo tiempo sustituto de varias personas con discapacidad, deberá aplicar el beneficio por una sola de ellas.* *Si en un mismo ejercicio fiscal fuera reemplazado el sustituto, la exoneración del impuesto a la renta solamente se concederá hasta por el monto previsto en el Artículo 76 de la Ley Orgánica de Discapacidades y de manera proporcional por cada uno de los beneficiarios, según el tiempo por el cual hayan ejercido tal calidad.* *La persona con discapacidad o su sustituto, de acuerdo a lo establecido en este Artículo, deberá entregar hasta el 15 de enero de cada año a su empleador, el documento que acredite el grado de discapacidad o su calidad de sustituto, para la respectiva aplicación de la exoneración del impuesto a la renta.* *El SRI mantendrá conexión directa con la base de datos de las personas con discapacidad registradas por la autoridad sanitaria nacional para la verificación pertinente, así como con la base de datos de la autoridad encargada de la inclusión económica y social, respecto de los sustitutos.*  Desde el 01 de junio de 2017, el porcentaje de discapacidad mínimo para acceder al beneficio es igual o superior al 30% **DESCUENTOS** ============== **Préstamos al IESS:** Son los préstamos que el trabajador solicita directamente al IESS, y cuya recuperación se efectúa mediante el rol de pagos. Para mayor control se sugiere anotar el número de cuota. **Préstamos a la Empresa:** Son los préstamos que el trabajador solicita al patrono, y cuya recuperación se efectúa mediante el rol de pagos. Para mayor control se sugiere anotar el número de cuota. **Anticipos:** Son los pagos anticipados entregados al trabajador antes de la emisión del rol de pagos. Habitualmente el pago de quincenas es un anticipo al rol de pagos mensual. **Descuentos:** Son valores por telefonía, comisariato, multas (no superar el 10% de remuneración).