مبادئ إدارة الأعمال - الفصل السادس: التنسيق - 2019-1440 (PDF)

1 www.edarah.net  ‫‪2‬‬ ‫الفصل السادس‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪3‬‬ ‫التنسيق ‪Coordination‬‬...

1 www.edarah.net  ‫‪2‬‬ ‫الفصل السادس‬ ‫التنسيق‬ ‫‪Coordination‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪3‬‬ ‫التنسيق ‪Coordination‬‬ ‫محتويات الفصل‪:‬‬ ‫مفهوم التنسيق وأهمية الحاجة إليه‬ ‫‪1‬‬ ‫شمولية وظيفة التنسيق‬ ‫‪2‬‬ ‫عوائق التنسيق‬ ‫‪3‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة يف التنسيق‬ ‫‪4‬‬ ‫خصائص التنسيق الفعال‬ ‫‪5‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪4‬‬ ‫مفهوم التنسيق وأهمية الحاجة إليه‬ ‫يعرف التنسيق عىل أنه‪ « :‬ر‬ ‫التتيب المنظم لجهود الجماعة‪ ،‬لىك توحد‬ ‫هذه الجهود يف الترصف والتنفيذ لتحقيق الهدف المحدد»‪.‬‬ ‫وبذلك يعني التنسيق من وجهة نظر اإلدارة توحيد وتكامل جهود األفراد‪.‬وتتعلق بالنواحي التالية‪::‬‬ ‫ع‬ ‫‪.1‬مقدار الجهود التي تبذل من ناحية الكم والنوع‪.‬‬ ‫م ‪.2‬توقيت هذه الجهود‪.‬‬ ‫‪.3‬توجيه وتحديد االتجاه الذي تسلكه‪.‬‬ ‫ل‬ ‫ية‬ ‫ب‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪5‬‬ ‫وف ضوء تعريف التنسيق وقواعده وتحديد مضمونه يمكننا استخالص بعض النتائج اآلتية‪:‬‬ ‫ي‬ ‫يعد التنسيق مسؤولية كل مدير وهو إحدى وظائفه اإلدارية التي ال تنفصل عن الوظائف اإلدارية األخرى‬ ‫يستهدف التنسيق منع التشابك والتداخل داخل إدارة التنظيم أو بين مختلف التنظيمات ‪ ،‬حتى يمكن‬ ‫للنظام اإلداري بأكمله من تحقيق األهداف بتكامل وبكفاية‪.‬‬ ‫‪2‬‬ ‫يعد التنسيق وسيلة وغاية في آن واحد‪ ،‬فهو وسيلة يستهدف اإلسهام في تحقيق أهداف التنظيم‬ ‫وغاية حينما ينظر له كأساس في بناء التنظيم اإلداري وهو جوهر العملية اإلدارية بأكملها‪.‬‬ ‫‪3‬‬ ‫يطبق التنسيق على األفراد والجماعات وعلى وحدات التنظيم اإلداري نفسه وبينه وبين وحداته اإلقليمية‬ ‫‪4‬‬ ‫أو فروعه‪.‬‬ ‫التأكيد على وحدة الجهود والتصرفات التي تعد جوهر وظيفة التنسيق بمعنى أن اإلداري قد أعد توقيتا ً لكل‬ ‫الجهود لكي تسير في اتجاه متجانس كما تعد وحدة الجهود من أدوات التنظيم التي تجعل القيادة ناجحة‪.‬‬ ‫‪75‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪6‬‬ ‫يجب عدم الخلط بين التنسيق والتعاون فكالهما مختلفان وال يمكن أن يحدث التنسيق بمحض الصدفة ولذلك‬ ‫اذا لم يتحقق التعاون الذاتي داخل التنظيم فقد نحطم كل إمكانيات التنسيق ‪,‬واذا وجد التعاون الذاتي‬ ‫فلن يتحقق التنسيق تلقائياً؛ فالتنسيق أشمل من التعاون‪.‬‬ ‫إن التنسيق عملية مستمرة دائمة وليس حالة ساكنة لذلك يجب على اإلداريين العمل بصفة مستمرة ومتصلة‬ ‫‪7‬‬ ‫لتهيئة الفرصة لتحقيق التنسيق‪.‬‬ ‫هناك ارتباط جذري وأساسي بين التنسيق كوظيفة وبين بناء التنظيم نفسه ‪.‬‬ ‫‪8‬‬ ‫يعتمد التنسيق على السلطة التي تصاحب التدرج اإلداري حسب المراكز والمستويات المختلفة كما يعتمد ايضا ً‬ ‫‪9‬‬ ‫على كفاءة األفراد وعلى درجة الفهم والتعاون بين األفراد ‪.‬‬ ‫إن التنسيق يجب إحداثه وتواجده في المجاالت الجديدة التي تظهر باستمرار في مختلف أنشطة التنظيم اإلداري‬ ‫‪1 07‬‬ ‫مثل مجاالت أنشطة هيئات التنفيذ والمشورة في مختلف العمليات الميدانية لنشاط التنظيم‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪7‬‬ ‫شمولية وظيفة التنسيق‬ ‫‪The scope of coordination‬‬ ‫‪ -1‬العالقة بين التخطيط و التنسيق‬ ‫‪ -2‬العالقة بين التنظيم والتنسيق‬ ‫‪ -3‬العالقة بين التوجيه والتنسيق‬ ‫‪ -4‬العالقة بين الرقابة والتنسيق‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪8‬‬ ‫العالقة بي التنسيق وبي العمليات اإلدارية‬ ‫تنسيق‬ ‫تنسيق‬ ‫مواد‬ ‫آالت‬ ‫أفراد‬ ‫معدات‬ ‫طرق عمل‬ ‫تنسيق‬ ‫تنسيق‬ ‫أموال‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪9‬‬ ‫العالقة بي التخطيط والتنسيق‬ ‫إن أحد اهداف فاعلية الخطط هو التكامل بينها ولتحقيق هذا التكامل والترابط يتطلب‬ ‫من المدير اتخاذ قرارات متعددة لضمان التنسيق بين الخطط تصميما ً وانجازاً ؛ حتى‬ ‫يتحقق التكامل المطلوب‪.‬‬ ‫بمعنى آخر «أن هناك خطة أساسية وخططا ً فرعية تتناول الوسائل الالزمة لتحقيق‬ ‫الخطة األساسية لإلنتاج وهناك البد من التنسيق ؛حتى ال يكون هناك انحراف بين‬ ‫التنفيذ والنتائج المطلوبة»‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪10‬‬ ‫العالقة بي التنظيم والتنسيق‬ ‫إن الهدف األساس من العملية التنظيمية هو تسهيل مهمة التنسيق بين الوظائف واألفراد في كافة‬ ‫المستويات التنظيمية ويعد أولى أساسيات التنظيم هو تحديد العالقات بين الوحدات اإلدارية في‬ ‫المنظمة وتحديد السلطات والمسؤوليات لكل فرد من أفراد هذه الوحدات حيث إن توزيع األنشطة‬ ‫المختلفة على األقسام المعنية وما يرافقها من سلطات ومسؤوليات تعد في حد ذاتها نشاطا ً تنسيقي ا ً‪.‬‬ ‫وبمعنى « إن التنظيم يؤثر على حجم ونوعية التنسيق المطلوب»‬ ‫فالمدير الذي يشرف على عشرة أشخاص مرؤوسين تزداد بال شك مهمته التنسيقية عما إذا كان‬ ‫يشرف على خمسة أشخاص فقط ‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪11‬‬ ‫العالقة بي التوجيه والتنسيق‬ ‫يلعب التوجيه دورا ً مهما ً في تحقيق التنسيق المطلوب فالقيادة الديمقراطية التي تشرك األفراد في‬ ‫تحديد األهداف ورسم الخطط تضمن توحيد وتوجيه جهودهم نحو تحقيق هذه األهداف‪.‬‬ ‫كلما كان حجم المنظمة صغيرا ً كلما كان تحقيق التنسيق بين جهود األفراد سهل المنال وكذلك لو‬ ‫كانت قنوات االتصال سريعة ومختصرة‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪12‬‬ ‫العالقة بي الرقابة والتنسيق‬ ‫إن أهمية العالقة بين الرقابة والتنسيق واضحة ؛ فكما أن الهدف من الرقابة هو ضمان تحقيق‬ ‫األهداف المطلوبة وتصحيح االنحرافات عند حدوثها كذلك فإن هدف التنسيق هو ضمان تحقيق‬ ‫هذه األهداف من خالل توحيد جهود األفراد ‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫عوائق التنسيق ‪Obstacles Of Coordination‬‬ ‫‪13‬‬ ‫تنشأ عوائق وصعوبات التنسيق من عدة مصادر أهمها ما يأتي ‪:‬‬ ‫تطبيق التخصص‬ ‫عدم تفهم اإلدارة العليا‬ ‫وتقسيم العمل ‪.‬‬ ‫زيادة حجم التنظيم وتعقده‪.‬‬ ‫ألهمية التنسيق ‪.‬‬ ‫عدم التوافق بين اإلدارات ‪.‬‬ ‫‪1‬‬ ‫‪2‬‬ ‫‪3‬‬ ‫‪4‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪14‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة يف التنسيق‬ ‫هناك وسائل عديدة يمكن أن تستخدم كوسائل للتنسيق‪ ,‬سواء التنسيق األفقي أو التنسيق الرأسي ‪.‬ومن هذه الوسائل ‪:‬‬ ‫‪ -1‬تسلسل‬ ‫األوامر‬ ‫‪ -2‬التنسيق‬ ‫‪-9‬المنسق‬ ‫بالقواعد‬ ‫الخاص‬ ‫واإلجراءات‬ ‫‪ -8‬المناقشات‬ ‫وسائل‬ ‫‪ -3‬التنسيق‬ ‫غير الرسمية‬ ‫التنسيق‬ ‫باألهداف‬ ‫‪-7‬إدارة‬ ‫‪ -4‬استخدام‬ ‫المشروعات‬ ‫‪ -5‬استخدام‬ ‫المساعدين في‬ ‫( تنظيم‬ ‫‪ -6‬اللجان‬ ‫االتصال‬ ‫التنسيق‬ ‫المصفوفة)‬ ‫للتنسيق‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪15‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة يف التنسيق‬ ‫‪ -1‬تسلسل األوامر‪:‬‬ ‫وهي تعني أن كل مرؤوس مسؤول فقط أمام رئيسه المباشر‪.‬‬ ‫والمفهوم النظري لهذا المبدأ أنه حتى يتم التنسيق البد من وجود رئيس واحد مشترك حتى يتم‬ ‫التنسيق بين أعمال أكثر من مرؤوس تحت هذا الرئيس المشترك ويعني هذا المفهوم النظري أن‬ ‫االتصال بين العاملين في الوحدات اإلنتاجية باألقسام المختلفة ال يمكن أن يتم إال من خالل الرئيس‬ ‫المباشر أو الرئيس المشترك‪.‬‬ ‫‪ -2‬التنسيق بالقواعد واإلجراءات‪:‬‬ ‫إذا كان العمل المطلوب أداؤه يمكن التنبؤ به ؛ ويمكن تخطيطه مسبقا ً‪ ,‬فإنه يمكن التحديد المسبق‬ ‫لألعمال التي يجب على التابعين أو المرؤوسين القيام بها‪.‬‬ ‫‪ -3‬التنسيق باألهداف‪:‬‬ ‫يقوم معظم المديرين بتحديد المقاصد والغايات لتابعيهم لتسهيل التنسيق ‪.‬وفي حال قيام كل رئيس‬ ‫بتحقيق الهدف ‪ ,‬فإنه يجب تنسيق جهودهم في ضوء تلك األهداف المحددة مسبقا ً‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪16‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة يف التنسيق‬ ‫‪ -4‬استخدام المساعدين يف التنسيق‪:‬‬ ‫يقوم بعض المديرين بتعيين مساعد للقيام بوظيفة المدير في تنسيق تابعيه بشكل أيسر‪.‬‬ ‫‪ -5‬استخدام االتصال للتنسيق‪:‬‬ ‫عندما ينمو حجم االتصاالت بين قسمين‪ ,‬ومثال ذلك اإلنتاج والمبيعات فإن الكثير من المديرين‬ ‫يقومون بتعيين شخص خاص باالتصال لتسهيل التنسيق‪.‬‬ ‫‪ -6‬اللجان‪:‬‬ ‫تسهم اللجان في التناسق بين أرجاء التنظيم وتعد مهمة في توفير المعلومات وتبادلها والتقريب بين‬ ‫وجهات النظر ولذلك فإن فاعلية اللجان في اإلسهام في خفض مشكالت التنسيق يست لزم وجود‬ ‫حاجة حقيقية تتطلبها وأن تكون أهدافها محددة‪.‬‬ ‫‪ -7‬إدارة ر‬ ‫المشوعات(تنظيم المصفوفة)‪:‬‬ ‫يقوم على إنجاز بعض األعمال ذات السمة الخاصة من خالل وضع مشروع معين‪ ,‬يعين له مدير‬ ‫ويعاونه مجموعة من المختصين من أقسام المنشئة المعنية ويخول كافة السلطات الالزمة ألداء‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬ ‫العمل ويحدد له وقت وميزانية معينة ويطالب بتحقيق أهداف محددة‪.‬‬  ‫‪17‬‬ ‫أهم الوسائل المستخدمة يف التنسيق‬ ‫‪ -8‬المناقشات غي الرسمية‪:‬‬ ‫كثير من مشكالت عدم التناسق يمكن حلها عن طريق العالقات الودية والمناقشات غير الرسمية بين‬ ‫مديري األنشطة المختلفة‪.‬‬ ‫‪ -9‬المنسق الخاص‪:‬‬ ‫يقدم المنسق الخاص النصائح التي تعاون المديرين في أداء مهمة التنسيق ‪.‬ألجل المساعدة وتدعيم‬ ‫فكرة التنسيق المبني على االقتناع وليس على السلطة فقط‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪18‬‬ ‫خصائص التنسيق الفعال ‪Effective Coordination‬‬ ‫العمل على إيجاد الوسائل‬ ‫تبسيط التنظيم‬ ‫المشجعة على التنسيق‬ ‫االختياري ‪.‬‬ ‫تحسين االتصاالت‬ ‫إيجاد االنسجام والتكامل بين‬ ‫اإلنسانية اإلدارية‬ ‫الخطط والبرامج والسياسات‪.‬‬ ‫وتسهيل تبادل البيانات‬ ‫في المنظمة‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪19‬‬ ‫‪ -1‬تبسيط التنظيم‬ ‫تقسيم العمل بي اإلدارات‪:‬‬ ‫يساعد تقسيم العمل بين اإلدارات على تنسيق جهود العاملين بسهولة أكبر كما أنه يسهم في إنشاء‬ ‫الصالت االجتماعية بين العاملين وتبادل البيانات بينهم بسهولة و بذلك يوجد التنسيق والتكامل بين‬ ‫جهود العاملين‪.‬‬ ‫وضوح التنظيم والخطط‪:‬‬ ‫يساعد على تحديد االختصاصات والسلطات والنظم التفصيلية ويسهل معرفة كل مشرف بمهمته‬ ‫المحددة ويمنع انعدام التنسيق االختياري بين المشرفين فالتنظيم والتخطيط يسهل وض وح المهام بينهم‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪20‬‬ ‫واليامج وتكاملها‬ ‫‪ -2‬انسجام التخطيط ر‬ ‫اليامج والخطط‪:‬‬ ‫تكامل ر‬ ‫هناك ضرورة لمراجعة الخطط التي يضعها األفراد المختلفون أو وحدات تنظيمية مختلفة ولضمان‬ ‫انسجام الخطط فيما بينها يجب أن تراجع كل منها مع الخطط بوجوه النشاط المرتبطة للتحقق من أنها‬ ‫كلها تعطي برنامجا ً موحدا ً متكامالً‪.‬‬ ‫التوقيت السليم‪:‬‬ ‫ينبغي إنجاز وجوه النشاط بالوقت المناسب حيث البد أن يكون التوقيت دقيقا ً حتى ال يواجه مجموعة‬ ‫من الموظفين صعوبة إنهاء العمل قبل وصول العمل الجديد فالتوقيت السليم يعد من األمور الحيوية في‬ ‫معظم العمليات ‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪21‬‬ ‫‪ -3‬تحسي وسائل التواصل‬ ‫تعد التقارير المكتوبة من أهم وسائل االتصال التي تسهم في التنسيق ‪ ,‬كما أنه ينبغي أيضا ً االستعانة‬ ‫بالوسائل الميكانيكية أو االلكترونية لالتصال عندما يبرر حجم المنشأة ومقدار الحاجة إلى تبادل‬ ‫البيانات بمثل هذه الوسائل‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  ‫‪22‬‬ ‫‪ -4‬تشجيع التنسيق والتعاون االختياري‬ ‫ينبغي أن يتم التنسيق في أي منشأة عن طريق التعاون االختياري بين أفراد القوى العاملة‬ ‫يصبح التنسيق االختياري أكثر سهولة عن طريق التحديد الواضح للتنظيم والبرامج المنسقة للعمل‬ ‫ووسائل االتصال السليمة ‪.‬‬ ‫© الشميمري و آخرون ‪1440- 2019‬‬  23 ‫المصطلحات‬ Coordination ‫التنسيق‬ Coordination by Rules or Procedures ‫التنسيق بالقواعد أو اإلجراءات‬ Coordination by Targets (or Goals) ‫التنسيق باألهداف‬ Coordination Through Hierarchy ‫التنسيق الهرمي‬ Matrix Departmentalization ‫التقسيم المصفوفي‬ Coordinator ‫المنسق‬ 1440- 2019 ‫© الشميمري و آخرون‬