Bài 07 Xây dựng kế hoạch nghiên cứu và dự trù kinh phí PDF

BÀI 7: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU VÀ DỰ TRÙ KINH PHÍ Mục tiêu: 1. Liệt kê được một số cách trình bày kế hoạch triển khai nghiên cứu. 2. Phát triển được lịch trình công việc cho một nghiên cứu. 3. Dự trù được kinh phí cho một nghiên cứu. Nội dung chính: 1. Kế hoạch triển khai nghiên cứ...

BÀI 7: XÂY DỰNG KẾ HOẠCH NGHIÊN CỨU VÀ DỰ TRÙ KINH PHÍ Mục tiêu: 1. Liệt kê được một số cách trình bày kế hoạch triển khai nghiên cứu. 2. Phát triển được lịch trình công việc cho một nghiên cứu. 3. Dự trù được kinh phí cho một nghiên cứu. Nội dung chính: 1. Kế hoạch triển khai nghiên cứu 1.1. Định nghĩa Một thời gian biểu làm việc là một bảng tóm tắt những công việc phải làm trong một nghiên cứu, thời hạn của mỗi hoạt động (kể cả tổng thời gian cần thiết và ngày tháng định trước khi nào hoạt động được tiến hành) và ai là người chịu trách nhiệm về việc đó. 1.2. Ý nghĩa của việc xây dựng kế hoạch nghiên cứu - Giúp cho việc dự kiến các hoạt động cần thiết, các nguồn lực cần thiết cho nghiên cứu, bao gồm cả nguồn nhân lực, tiền, phương tiện, trang thiết bị và thời gian. - Tạo cơ sở cho việc dự trù kinh phí; - Lường trước được các khó khăn, thuận lợi khi triển khai nghiên cứu, tạo thế chủ động trong nghiên cứu; - Thống nhất hoạt động giữa từng người, từng nhóm, tiết kiệm nguồn lực. 1.3. Một số cách trình bày kế hoạch triển khai nghiên cứu 1.3.1. Lịch trình công việc 1.3.1.1. Định nghĩa Là một bảng trình bày tóm tắt các hoạt động dự kiến của một nghiên cứu. Nó bao gồm khoảng thời gian dự kiến cho mỗi hoạt động, ai sẽ thực thi các hoạt động này. Nếu có một kế hoạch được viết ra bao gồm ai sẽ làm gì, khi nào, ở đâu chúng ta sẽ kiểm soát được tất cả các bước có được tuân theo kế hoạch hay không. Các hoạt động sẽ được liệt kê trong thời gian biểu làm việc sẽ bao gồm việc chuẩn bị cho nghiên cứu cũng như triển khai nghiên cứu và công việc cuối cùng là sau khi đã thu thập số liệu xong là xử lý và phân tích báo cáo. 1.3.1.2. Cách phát triển một lịch trình công việc - Dựa vào sơ đồ các bước triển khai một đề cương nghiên cứu; - Dựa vào loại thiết kế, cách chọn mẫu, cỡ mẫu, công cụ thu thập số liệu, kế hoạch thu thập số liệu; - Dựa vào kinh nghiệm của nghiên cứu, kết quả thử nghiệm trước. Thảo luận, tham khảo ý kiến của các chuyên gia có kinh nghiệm. 1.3.2. Biểu đồ Gantt (Gantt chart) 1.3.2.1. Giới thiệu Biểu đồ Gantt được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Đây là một trong những công cụ cổ điển nhất nhưng vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án (việc thực hiện một đề tài NCKH cũng có thể xem là một dự án). Nó biểu diễn thời 1 gian thực hiện các nhiệm vụ trong dự án, giúp cho các nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý công việc tốt hơn. Là một công cụ của việc lập kế hoạch mà được biểu thị dưới dạng biểu đồ của các hoạt động theo một thứ tự nhất định và trong một khoảng thời gian tương ứng với mỗi hoạt động. Biểu đồ Gantt có thể còn bao gồm việc phân công ai làm việc gì. Biểu đồ cho thấy cái nhìn tổng quát nhanh về các hoạt động và thời gian thục hiện. Biểu đồ sẽ có ích khi thảo luận với chính quyền địa phương cho thấy người nghiên cứu sẽ làm cái gì khi nào và ở đâu trong cộng đồng. Một biểu đồ Gantt là một minh họa của thời gian các hoạt động và là một loại đặc biệt của biểu đồ thanh ngang (bar chart) dù sử dụng như một từ đồng nghĩa cho các biểu đồ thanh nói chung. Hình 7.1. Biểu đồ Gantt (Nguồn: Số liệu giả định) - Nhìn vào biểu đồ Gantt, người quản lý dự án, cũng như các thành viên thực hiện dự án biết được: + Trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ; + Tiến độ dự án: biết được mình đã làm được gì và tiếp tục phải thực hiện công việc đó thế nào, bởi vì mỗi công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian đã định; + Thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc. - Trong biểu đồ Gantt: + Các công tác được biểu diễn trên trục tung. 2  + Thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành - đó là những đoạn thẳng nằm ngang có độ dài nhất định chỉ thời điểm bắt đầu, thời gian thực hiện, thời điểm kết thúc. 1.3.2.2. Các bước cơ bản khi tiến hành xây dựng biểu đồ Gantt - Định nghĩa các hoạt động; - Tính toán thời gian cần thiết để hoàn thành công việc cho mỗi hoạt động, tùy thuộc vào khối lượng công việc, nguồn lực cho phép, tổng thời gian để hoàn thành; - Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động; - Vẽ lịch thực hiện đề tài (mỗi công việc được biểu diễn bằng một thanh ngang theo trục hoành thời gian); - Điều chỉnh thời gian các tất cả các công việc cho đến khi hoàn thành lịch trình (sắp xếp các hoạt động sao cho thời điểm hoàn thành của chúng không vượt quá thời điểm hoàn thành đề tài đã được định trước). Ví dụ: Một công việc X được thực hiện trong 6 tuần, bao gồm 8 nhiệm vụ với các thông tin chi tiết sau: STT Nhiệm vụ Mô tả Phụ trách Tuần 1 A Công việc 1 An 1, 2 2 B Công việc 2 Thắng 1, 2, 3 3 C Công việc 3 Lan 3, 4 4 D Công việc 4 Hoa 3, 4, 5, 6 5 E Công việc 5 Thắng 4, 5 6 F Công việc 6 An 4, 5, 6 7 G Công việc 7 Hoa 2, 3, 4, 5, 6 8 H Công việc 8 Lan 5, 6 Chúng ta sẽ thể hiện trên biểu đồ Gantt như sau: Phụ Thời gian (tuần) TT Hoạt động trách 1 2 3 4 5 6 1 A - Công việc 1 An 2 B - Công việc 2 Thắng 3 C - Công việc 3 Lan 4 D - Công việc 4 Hoa 5 E - Công việc 5 Thắng 6 F - Công việc 6 An 7 G - Công việc 7 Hoa 8 H - Công việc 8 Lan 1.4. Những lưu ý khi tổ chức và tiến hành công tác nghiên cứu Khi chuẩn bị một kế hoạch nghiên cứu, luôn phải ghi nhớ các yếu tố sau đây: - Kế hoạch phải đơn giản, hiện thực, dễ hiểu đối với người trực tiếp tham gia. - Phải bao gồm các giai đoạn chuẩn bị và tiến hành nghiên cứu cũng như giai đoạn phân tích số liệu, báo cáo và sử dụng kết quả. - Các hoạt động bao gồm không chỉ các nhiệm vụ kỹ thuật mà còn cả nhiệm vụ hành chính, thư ký và các nhiệm vụ hỗ trợ khác. 3  - Tình hình thực tế của địa phương (các ngày như lễ, Tết, bóng đá, mùa gặt,…) phải được ghi nhớ khi làm kế hoạch. - Những thay đổi theo mùa có thể ảnh hưởng không những đến kế hoạch là việc mà còn đến chủ đề nghiên cứu (như tình trạng dinh dưỡng, tỷ lệ bệnh mới mắc,…). 2. Dự trù kinh phí 2.1. Ý nghĩa - Ước tính chi phí cho nghiên cứu để lo liệu (dự trù, xin kinh phí,…); - Phát hiện những công việc chưa được ghi trong kế hoạch triển khai công việc (dựa vào tính logic của việc chi tiêu); - Tìm các cách chi phí cho nghiên cứu thấp nhất. 2.2. Cách dự trù kinh phí - Tùy theo từng loại đề tài mà có kinh phí hay không. - Nội dung chính của dự trù kinh phí dựa vào phương pháp nghiên cứu. - Theo format quy định của từng cấp quản lý. - Cân nhắc các giải pháp khác nhau để triển khai nghiên cứu với hiệu quả cao nhất. - Nên có một khoản dự kiến phát sinh (khoảng 5% tổng kinh phí dự trù). - Các nội dung chính cần có trong bảng dự trù kinh phí: + Tiền lương (đề tài xin kinh phí nước ngoài). + Trang thiết bị. + Thu thập số liệu thứ cấp. + Thu thập số liệu sơ cấp (thuê khoán chuyên môn). + Văn phòng phẩm. + Tổ chức hội thảo. + Báo cáo nghiệm thu. + Quản lý phí. 2.3. Một số giải pháp để có thể hạ giá thành - Chọn đối tượng hợp tác trong nghiên cứu: điều tra viên, giám sát viên, trợ lý nghiên cứu, thuê phương tiện… - Tăng cường sử dụng các nguồn lực sẵn có từ địa phương; - Kiểm tra chặt chẽ các chi phí. Lượng giá: 4