��القسم الأول - الوثائق والأرشيف في البيئة التقليدية�-32-37.pdf

‫هناك مساحة أو حيز لكتابة عنوان الملف والرقم المشفر «الباركود» إذا تطلب األمر ذلك؛ وينبغي أن يكون رقم الملف‬ ‫سهل القراءة سواء كان الملف في وضع أفقي أو رأسي‪.‬‬ ‫ويمكن استخدام الترميز الملون لتعريف أو لتحديد ملفات معينة أو نوعية أو فئة بعينها...

‫هناك مساحة أو حيز لكتابة عنوان الملف والرقم المشفر «الباركود» إذا تطلب األمر ذلك؛ وينبغي أن يكون رقم الملف‬ ‫سهل القراءة سواء كان الملف في وضع أفقي أو رأسي‪.‬‬ ‫ويمكن استخدام الترميز الملون لتعريف أو لتحديد ملفات معينة أو نوعية أو فئة بعينها من الملفات‪ ،‬وكذلك إمكانية‬ ‫استخدام نهايات الحواف ذات األلوان إلمكانية التعرف على أرقام وعناوين الملفات‪.‬‬ ‫وينبغي اسـتـخـدام ‪ Fasteners‬كوسيلة أمان للوثائق وحتى ال تفقد األوراق والمستندات من الملف عند نقله من‬ ‫مكان آلخر أو تداوله‪ ،‬ويفضل أن تكون من البالستيك ذات ثقبين يقع على الجانب األيمن من األوراق أو الوثائق؛ وذلك‬ ‫ألن المعدن قد يتعرض للصدأ وكذلك يعد خطرا على أيدي المستفيدين من الوثائق الموظفين (‪.)۱‬‬ ‫‪.2‬التسجيل ‪Registration‬‬ ‫وهي عملية التسجيل بغض النظر عن شكل ونوع الوسيط الحاوي للوثيقة أو طبيعة بياناتها‪ ،‬ويُعطي الدليل أو‬ ‫اإلثبات الذي أنشأت الوثائق وتضمنه في أي نظام‪ ،‬وهو يمثل طبيعة هذه الوثائق في سجل‪ ،‬وهو شائع في الوثائق ذات‬ ‫الشكل الورقي بصفة خاصة‪ ،‬وعملية التسجيل تتم بعد ضم الوثائق إلى نظام وهو يعطي الوثيقة المصداقية والبرهان‬ ‫القانوني عليها‪.‬‬ ‫وقد قالوا قديما‪ :‬ما لم يقيد يعد غير موجود‪.‬‬ ‫وهذا التسجيل هو طريقة شكلية لضم الوثائق في نظامها‪ ،‬وهي تتم في أكثر من صورة أو مستوى؛ حيث تعتمد‬ ‫الوثيقة على تحديد متطلبات اإلثبات‪.‬‬ ‫وبالنسبة للنظام اليدوي في نظم العمل الورقية‪ ،‬فيكون التسجيل عادة في سجل منفصل‪ ،‬أما في النظم اآللية‪ ،‬فيمكن‬ ‫المزج بين مجموعة من عناصر البيانات في التسجيل؛ حيث تتضمن عملية التسجيل ‪ -‬في نظم الوثائق اإللكترونية ‪-‬‬ ‫تصنيف وتحديد نظام اإلدارة والدخول واإلتاحة‪ ،‬ويمكن تصميم نظم الوثائق اإللكترونية لتقوم بتوثيق الوثائق بشكل‬ ‫آلي‪ ،‬وبشكل متيسر لمستخدم نظام العمل المدون بالفعل ودون الحاجة للتدخل في إدارة الوثائق‪ ،‬وبفرض أن التسجيل‬ ‫ليس آليا بالكامل؛ فإنه يمكن نقل عناصر عملية التسجيل (بوجـه خـاص بعض الميـتـاداتا الالزمة للتسجيل) أوتوماتيكيا‬ ‫من نطاق الحاسوب والعمل التي تم إنشاء الوثيقة بها‪ ،‬وأيا كان الشكل الذي تتخذه‪ ،‬فهناك قاعدة عامة بعدم تعديل‬ ‫التسجيل‪ ،‬إال أنه عند وجود الحاجة إلى التعديل فيجب توافر نسخة تجريبية للتدقيق والمراجعة‪.‬‬ ‫ويقوم التسجيل بتحديد الميتاداتا أو البيانات اآلتية كحد أدنى‪:‬‬ ‫إعطاء الوثيقة ترقيما مميزا (غير متكرر)‪.‬‬ ‫ ‬ ‫تاريخ ووقت التسجيل‪.‬‬ ‫ ‬ ‫عنوان أو وصف مختصر‪.‬‬ ‫ ‬ ‫المنشئ سواء كان شخصا أو هيئة مرسال أو مستقبال‪.‬‬ ‫ ‬ ‫ويقوم التسجيل األكثر تفصيال بربط الوثيقة بمعلومات وصفية عن سياق ومحتوى وهيكل الوثيقة والوثائق األخرى‬ ‫المتعلقة بها‪ ،‬ويجب أن تحتوي كل وثيقة أو مجموعة وثائق على معلومات متعلقة بسياق ومحتوى الوثيقة والوثائق‬ ‫األخرى المتعلقة بها‪ ،‬وللحصول على وثائق دقيقة وكاملة تقوم سلطات معينة بعمل متطلبات الميتاداتا الالزمة‪ ،‬ويمكن‬ ‫تحقيق بعض من متطلبات الميتاداتا هذه من خالل التسجيل األولي للوثيقة وعالقاتها باالعتماد على طبيعة العمل من‬ ‫متطلبات دليل المؤسسة ومدى اتساعها التكنولوجي‪ ،‬بتسجيل المعلومات المرفقة بالترقيم المميز (غير المتكرر) للوثيقة‬ ‫والذي يجب أن يتضمن اآلتي‪:‬‬ ‫اسم الوثيقة أو عنوانها‪.‬‬ ‫ ‬ ‫وصف النص أو الخالصة‪.‬‬ ‫ ‬ ‫تاريخ اإلنشاء‪.‬‬ ‫ ‬  ‫تاريخ ووقت االتصال واالستقبال‪.‬‬ ‫ ‬ ‫القدوم أو االنصراف أو الداخلي‪.‬‬ ‫ ‬ ‫المنشئ (مع ذكر مؤسسته (مؤسستها))‪.‬‬ ‫ ‬ ‫الراسل (مع ذكر مؤسسته (مؤسستها))‪.‬‬ ‫ ‬ ‫المستلم (مع ذكر مؤسسته (مؤسستها))‪.‬‬ ‫ ‬ ‫الشكل المادي‪.‬‬ ‫ ‬ ‫التصنيف طبقا لمخطط التصنيف‪.‬‬ ‫ ‬ ‫ربط الوثائق المتعلقة ببعضها‪ ،‬والموثقة لنفس تتابع نشاطات العمل أو المتعلقة بنفس الشخص أو القضية في‬ ‫ ‬ ‫حالة إذا كانت الوثيقة جزءا من ملف القضية‪.‬‬ ‫الوثيقة المستخرجة من نظام العمل‪.‬‬ ‫ ‬ ‫تطبيقات البرامج والنسخة ال ُمنشئة للوثيقة أو الموجودة بها (‪.)۱‬‬ ‫ ‬ ‫‪.3‬التخزين ‪Storage‬‬ ‫لقد ضُمت الوثيقة لحفظها وتخزينها؛ هذا التخزين يضمن صيانة الوثيقة وإتاحتها وإدارتها بأقل تكلفة ممكنة‪ ،‬كذلك‬ ‫تقوم اإلدارة أو الكيان المنشئ للوثائق بتخزينها وحفظها ألغراض تتمثل في‪:‬‬ ‫البرهنة على الوجود القانوني والعمليات التي تقوم بها هذه المؤسسة أو الجهة المنتجة أو المتلقية لهذه الوثائق‪.‬‬ ‫ ‬ ‫التزويد بالمراجعة المحتملة في المستقبل إلجراءات العمل داخل هذه المؤسسة أو بينها وبين المؤسسات‬ ‫ ‬ ‫األخرى‪.‬‬ ‫تجسيد قرارات اإلدارة والعمليات المالية واإلدارية الموزعة على إدارات األعمال األخرى أو األفراد أو‬ ‫ ‬ ‫الحكومات والهيئات ومثل هذه المعلومات تشمل اإلعالنات المتصلة بالمنتجات الجديدة أو الخدمات والعمليات‬ ‫الجديدة واألبحاث وبيانات التطوير‪.‬‬ ‫مواجهة اللوائح والقوانين المرتبطة بمدد حفظ الوثائق واستبقائها داخل الجهة المنتجة أو المستقبلة لها (‪.)۱‬‬ ‫ ‬ ‫ومن المهم تحديد وسائل الحفظ المؤثرة والفعالة وإدارة وتخزين الوثائق الجارية قبل إنشائها ثم ترتيبات التخزين‬ ‫تبعا لتغير متطلبات الوثائق‪ ،‬ومن المهم كذلك تماشي اختيارات طرق التخزين مع برنامج إدارة الوثائق الجارية بوجه‬ ‫عام‪ ،‬قد تقوم المؤسسات بتنفيذ هذه اإلجراءات عن طريق عمل تحليل للمخاطر من أجل اختيار التخزين المادي وتدبير‬ ‫اختيارات مناسبة وسهلة لوثائقها؛ يجب األخذ في االعتبار عند انتقاء خيارات التخزين متطلبات وقيود الدخول والحماية‬ ‫باإلضافة إلى شروط التخزين المادي‪ ،‬أما الوثائق شديدة األهمية الستمرارية العمل فتتطلب طرق حماية إضافية وعمل‬ ‫نُسخ إضافية؛ لضمان إمكانية الدخول واإلتاحة في حالة حدوث كارثة وتشتمل إدارة المخاطر كذلك على تنمية خطة‬ ‫النهوض من الكوارث‪ ،‬وفيها يتم تحديد ردود الفعل المنظمة األولية إزاء الكارثة‪ ،‬تخطيط استكمال خطوات العمل‬ ‫العادية أثناء الكارثة وعمل الخطط المالئمة للنهوض بعد الكارثة (‪.)٢‬‬ ‫وجدير بالذكر أن عمليات التخزين أو شروطها تتوقف على‪:‬‬ ‫‪.1‬نوع الوثيقة‪.‬‬ ‫‪.2‬الشكل المادي‪.‬‬ ‫‪.3‬طريقة االستخدام‪.‬‬ ‫‪.4‬قيمة الوثيقة‪.‬‬ ‫‪.5‬متطلبات خدماتها لإلدارة في الفترة المحددة لها‪.‬‬ ‫ومن المهم تحديد األسلوب األمثل والكافي لهذا الحفظ قبل إنشاء الوثيقة‪.‬‬ ‫ويعد التنظيم وتحليل المخاطر هما أساس اختيار طبيعة التخزين (الحفظ) وبدائله المناسبة للوثائق‪.‬‬  ‫وهناك اعتبارات عامة الختيار الحفظ المناسب وهي‪:‬‬ ‫‪.1‬حجم ومعدل نمو الوثائق وكثافتها أيضا؛ حيث قد تؤدي معدالت الزيادة في إنتاج الوثائق إلى تجاهل بعض‬ ‫تسهيالت التخزين إذا كانت إمكانية استيعاب الزيادة غير كافية‪ ،‬وبالمثل في وسائل التخزين الرقمي‬ ‫(‪ )Digital‬للوثائق اإللكترونية؛ يجب تقييمه لصالح السعة التخزينية‪ ،‬يجب اختيار الوسائل على أساس توافقه‬ ‫مع الحج المقدّر للوثيقة ومعدالت زيادتها‪.‬‬ ‫‪.2‬شكل الوثيقة؛ تقليدي أو مصغر أو إلكتروني‪.‬‬ ‫‪.3‬مدى سرية الوثائق واللوائح والقوانين المنظمة لالطالع عليها‪.‬‬ ‫‪.4‬تكلفة التخزين وتحديد نوعية التخزين للوثيقة (تقليدي ‪ -‬مصغر ‪ -‬إلكتروني)‪.‬‬ ‫‪.5‬توافق متطلبات اإلتاحة للنوعيات الخاصة واألجهزة والمعدات الالزمة لالطالع (أماكن مخصصة لالطالع‬ ‫‪ -‬أجهزة‪.).........‬‬ ‫‪.6‬استخدامات الوثيقة‪ ،‬تحدد االستخدامات المتنوعة للوثيقة مستويات الحماية الضرورية ضد التلف أو الفقد‪،‬‬ ‫وبالنسبة للوثائق اإللكترونية فإن استخدام األنظمة والوسائل الموثوقة واألكثر قوة واستمرارية سيتم تحديده‪،‬‬ ‫باإلضافة إلى سهولة التخزين (على الحاسوب أو على دعامات خارجية) وتكرار هذا التخزين وحمايته هي‬ ‫العوامل األساسية التي تؤخذ في االعتبار عند انتقاء خيارات التخزين للوثائق اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪.7‬حماية الوثائق والحاجة إلى الخصوصية‪.‬تتطلب بعض الوثائق وجود حدود للدخول عليها؛ وذلك ألسباب‬ ‫تتعلق بسرية البيانات وطبيعة ملكيتها أو ألسباب قانونية‪.‬‬ ‫‪.8‬طبيعة الوثائق المادية أو الخصائص المادية وما تستلزمه من مواصفات للحفظ مثل‪ :‬األرضيات ‪ -‬درجات‬ ‫الحرارة ‪ -‬الرطوبة ‪ -‬اإلضاءة ‪ ،......‬وتقوم هذه العوامل بالتأثير على تخزين الوثائق‪ :‬الوزن المساحة‬ ‫المطلوبة‪ ،‬التحكم في درجات الحرارة والرطوبة‪ ،‬متطلبات الحفظ المادية ألدوات الوثائق (مثال الورق‪،‬‬ ‫التخزين الرقمي‪ ،‬شكل مصغر (ميكروفورم)‪.‬قد يكون هناك حاجة إلى تغيير أو نقل الوثائق اإللكترونية‪،‬‬ ‫وتنشيط وسائل التخزين الرقمي‪ ،‬وأيضا حماية الوثائق من الحريق أو انسياب المياه أو المخاطر األخرى‬ ‫حسب ظروف المكان‪.‬‬ ‫‪.9‬استخدام الوثائق والسجالت كما تنعكس في متطلبات االسترجاع؛ حيث تعتبر إمكانية استرجاع السجالت‬ ‫نقطة أساسية‪ ،‬فالوثائق المستخدمة كثيرا ما تتطلب دخول أسهل للتخزين قديتم تخزين الوثائق اإللكترونية‬ ‫بطرق متنوعة مما يسهل ويسرع استرجاع البيانات‪.‬‬ ‫‪.10‬التكلفة النسبية لخيارات التخزين؛ قد تؤثر تكلفة التخزين على قرارات الحفظ المادي و‪/‬أو اإللكتروني وكذلك‬ ‫األدوات المنتقاة لحفظ الوثائق اإللكترونية‪.‬‬ ‫‪.11‬الحاجة إلى الدخول على الملفات تحليل فائدة التكلفة الخاصة بالتخزين على الموقع تقابل عدم التخزين في‬ ‫الموقع؛ مما يوضح أن تسهيالت التخزين المتعددة والنظام و‪/‬أو المعدات قد تكون ضرورية لدعم احتياجات‬ ‫المؤسسة بالكامل (‪ )۱‬وهناك ثالث طرق لحفظ الوثائق فى أماكن الحفظ كما يوضحها الشكل التالي‪:‬‬ ‫وفيما يلي نتناوله بشيء من التفصيل‪:‬‬  ‫‪.1‬الحفظ المركزي‬ ‫إن تطبيق نظام مركزية العمل يعني جمع كل العاملين الذين يقومون بنفس النوع من العمل في مكان واحد؛‬ ‫ومركزي الحفظ في مجال الوثائق الجارية تهدف إلى تركيز األعمال والمهام والواجبات المتعلقة بخدمات الوثائق في‬ ‫إدارة واحدة متخصصة تقوم بإعداد وتزويد كافة اإلدارات أو الوحدات اإلدارية بالمنظمة بما تحتاج إليه من خدمات‬ ‫المعلومات (‪ ،)۱‬ويهدف الحفظ المركزي للوثائق إلى جمع كل وثائق المؤسسة أو الهيئة وتخزينها فى موقع واحد داخل‬ ‫هذه المؤسسة‪ ،‬وتعتبر الوثائق المختارة للحفظ المركزي تلك الوثائق ذات االهتمام المشترك أو ذات القيمة واألهمية‬ ‫لكثير من العاملين بهذه المؤسسة أو الشركة أو الكيان المنتج لها‪ ،‬ويجب أن يكون اختيار الحفظ المركزي للوثائق فى‬ ‫وسط اإلدرات أو الوحدات اإلدارية التي تخدمها إدارة الوثائق الجارية وتقدم لها خدمات اإلحاطة الجارية والبث‬ ‫االنتقائي للمعلومات التي تحويها‪.‬‬ ‫ويذهب البعض إلى تطبيق مركزية الحفظ حينما تكون المؤسسة صغيرة؛ ويرى البعض اآلخر أن نظام حفظ‬ ‫الوثائق المركزى أفضل كفاءة للمؤسسات والكيانات الكبيرة والتي يجب أن تحتفظ بكميات كبيرة من الوثائق وتقع‬ ‫مسئولية حفظ وتخزين الوثائق على عاتق مدير الوثائق الجارية والعاملين المتخصصين في إدارة الوثائق الجارية‪،‬‬ ‫ويتميز نظام الحفظ المركزى بمجموعة من المزايا التي تتمثل في‪:‬‬ ‫‪.1‬االستغالل الكامل للعاملين مع تحقيق أعلى كفاءة للعمل‪.‬‬ ‫‪.2‬جدوى استخدام العاملين ذوي الخبرة المحدودة وسرعة تدريبهم في عمليات وظيفية محددة‪.‬‬ ‫‪.3‬اإلشراف األكثر تخصصا‪.‬‬ ‫‪.4‬السهولة الكبيرة لقياس وتوحيد القدرة على الرقابة على الناتج الفردي من العمل‪.‬‬ ‫‪.5‬توحيد نوع طرق وإجراءات العمل‪.‬‬ ‫‪.6‬تقليل نسخ الوثائق المطلوبة‪.‬‬ ‫‪.7‬توفير المعدات الالزمة للعمل على نظام الحفظ المركزى للوثائق؛ من خالل االستغالل األمثل لآلالت والمعدات‬ ‫المتوافرة بصفة عامة؛ إضافة إلى الحاجة إلى معدات قليلة؛ ومن ثم حيز مكاني صغير‪.‬‬ ‫‪.8‬استمرار تقديم خدمات المعلومات ‪ -‬سواء لإلدارة أو للمستفيدين بصفة عامة وضمان عدم تعطل العمل في حالة‬ ‫االعتماد على أشخاص معينة وغياب بعض هؤالء العاملين‪.‬‬ ‫‪.9‬االقتصاد في الوقت إلرسال الوثائق إلى مكان واحد لحفظها وتخزينها‪.‬‬ ‫‪.10‬ضمان تزويد كافة اإلدارات واألقسام بالمعلومات الموحدة من مصدر محدد‪.‬‬ ‫وعلى الرغم من هذه المزايا ‪ -‬التي سبق اإلشارة ‪ -‬إليها فإنه يشمل مجموعة من السلبيات أو العيوب والتي‬ ‫يمكن إجمالها فيما يلي‪:‬‬ ‫‪.1‬صعوبة الحفاظ على سرية المعلومات والوثائق ‪.‬‬ ‫‪.2‬عدم الحصول على المعلومات التي تحويها عند طلبها‪.‬‬ ‫‪.3‬استهالك الكثير من الوقت والجهد فى نقل الوثائق المستخدمة من وإلى موقع االستخدام‪.‬‬ ‫‪.2‬الحفظ الالمركزي للوثائق‬ ‫وفيه تحتفظ اإلدارات أو األقسام اإلدارية بالوثائق التي أنتجتها أو تلقتها؛ بمعنى أن الوثائق الالمركزية الحفظ هي‬ ‫الوثائق التي أنشأتها واستخدمتها وحدة إدارية وتم حفظها واإلشراف عليها في المكان األصلي الذي أنشئت فيه؛ وهذا‬ ‫يعني أن الوثائق تحفظ في داخل وحدات العمل المتنوعة حتى وقت استهالكها أو وقت ترحيلها للحفظ الوسيط‪.‬‬ ‫وهناك عدة اعتبارات عند اختيار نظام الحفظ الالمركزي للوثائق‪:‬‬ ‫أن هناك وحدة تنظيمية واحدة معنية بالوثائق الجارية‪.‬‬ ‫‪-‬‬  ‫بعد موقع وحدة التخزين المركزية للوثائق بدرجة تعوق إمكانية أداء العمل بالكفاءة المطلوبة‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫الحاجة للحصول الفوري على الملفات أو الوثائق من معدات تخزينها أو أماكن حفظها‪.‬ومن الوثائق التي تحفظ‬ ‫‪-‬‬ ‫ال مركزيا؛ هي وثائق إدارات شئون العاملين واإلدارات المالية والقانونية والهندسية وما شابه ذلك‪.‬‬ ‫ومن مميزات التخزين الالمركزي للوثائق‪:‬‬ ‫‪.1‬تخزين الوثائق وحفظها في وحدات العمل داخل المؤسسة وفروعها‪ ،‬وعلى ذلك تكون أقل عرضة لإلفشاء‪.‬‬ ‫‪.2‬توفير الكثير من الوقت الذي يمكن أن تستغرقه عملية نقل الوثائق من وإلى أماكن الحفظ المركزية‪.‬‬ ‫‪.3‬إمكانية تطوير اإلجراءات لكل وحدة مسئولة عن تخزين وحفظ الوثائق الخاصة بها‪.‬‬ ‫أما عن عيوب الحفظ الالمركزى للوثائق فتتمثل في‪:‬‬ ‫‪.1‬اتباع بعض الوحدات العمل اإلدارية إلجراءات خاصة دون النظر إلى السياسة العامة التي تتبعها المنظمة أو‬ ‫الكيان األم في حفظ وتخزين وثائقها ككل‪.‬‬ ‫‪.2‬تكرار معدات حفظ وتخزين الوثائق‪.‬‬ ‫‪.3‬تكرار جهود العاملين في مجال الوثائق‪.‬‬ ‫‪.4‬االفتقاد إلى الثبات والتوحيد فى طرق وإجراءات الحفظ سواء على مستوى المؤسسة أو الكيان ككل؛ أو على‬ ‫مستوى الكيانات المرتبطة معا بعالقات أو متماثلة في النشاط‪.‬‬ ‫‪.3‬المركزية الحفظ للوثائق ومركزية اإلشراف والتحكم‬ ‫وفي هذا النظام يتم الجمع بين مزايا النظامين السابقين‪ ،‬باإلضافة إلى إمكانية التغلب على السلبيات التي تتعلق‬ ‫بها؛ وفي نظام المركزية الحفظ للوثائق – مركزية اإلشراف والتحكم‪ ،‬يتم التحكم فى حفظ وتخزين الوثائق مركزيًّا؛‬ ‫ولكن بعض الوثائق تكون في مواقع اختزان بجانب مستخدميها لتسهيل العمليات اإلدارية‪.‬‬ ‫والمركزية الوثائق تشتمل على وثائق شئون العاملين والمرتبات والقسم الهندسي واألقسام المالية‪ ،‬ويجب أن يكون‬ ‫اإلشراف على كل ملفات ووثائق األقسام واإلدارات المختلفة في هذا النظام في يد شخص واحد؛ وهو الذي يتحكم في‬ ‫أوراق المؤسسة ووثائقها‪ ،‬وغالبا ما تكون لديه السلطة الكاملة والمسئولية عن الوثائق منذ إنشائها وحتى تقرير مصيرها‬ ‫النهائي‪.‬‬ ‫كما أن وظيفته هي إنشاء نظم موحدة للملفات والوثائق في كل أقسام المؤسسة واإلشراف عليها؛ وهذا ما يعرف‬ ‫بمركزية التحكم واإلشراف والمركزية الحفظ‪.‬‬ ‫وتتمثل مميزات مركزية التحكم واإلشراف والمركزية الحفظ‬ ‫‪.1‬وضع الوثائق في أماكن الحفظ (الالمركزي) يجعل الوثائق بجانب مستخدميها‪.‬‬ ‫‪.2‬إنشاء أنظمة موحدة والتأكيد على وحدة اإلجراءات واألساليب المتبعة‪.‬‬ ‫‪.3‬اختصار االزدواج والتكرار في العمل‪.‬‬ ‫‪.4‬تخفيض المعدات واألجهزة الالزمة للحفظ واالقتصاد فيها‪.‬‬ ‫‪.5‬إقامة تحكم أفضل في اقتناء الوثائق واستهالكها (تقرير مصيرها النهائي)‪.‬‬ ‫‪.6‬سهولة االسترجاع للوثائق من خالل مصدر واحد‪.‬‬ ‫‪.7‬تحديد المسئولية وإمكانية انتقال العاملين في مجال الوثائق من مكان إلى آخر دون أن يؤثر ذلك سلبا على أداء‬ ‫العمل وانسيابيته‪.‬‬ ‫وللتأكد من صحة حفظ الوثائق وحمايتها‪ ،‬يجب مراعاة العوامل التالية‪:‬‬ ‫يجب تسهيل دخول الموقع وتجنب وجوده في مناطق معروفة بوجود مخاطر خارجية‪.‬‬ ‫‪-‬‬ ‫يجب تزويد المبنى بالحرارة المناسبة وثبات مستويات الحرارة والرطوبة والحماية ضد الحرائق والحماية ضد‬ ‫‪-‬‬ ‫أضرار سيالن المياه والحماية ضد التلوث (مثل نظائر النشاط والسموم وعفن متزايد النشاط) وقياسات األمان‬ ‫والدخول على مناطق اإلشعاعي ‪..‬التخزين في ظل وجود إشراف‪ ،‬وتخصيص نظم دخول لألفراد غير المسموح‬ ‫لهم بالدخول‪ ،‬والحماية الالزمة ضد التلف الناتج عن وجود الحشرات‪.‬‬ ‫المعدات‪ ،‬والتي يجب أن يتناسب الترفيف مع طبيعة الوثائق وكذلك قوته الكافية لتحمل أثقال أخرى محتملة‪،‬‬ ‫‪-‬‬ ‫وجود الحوافظ والحاويات المناسبة لتحمل الضغط واالسـتـعـمـال لـلـمـحـتـويات والحفظ على الوثائق وقت‬ ‫تخزينها؛ حيث إن استخدامات الوثائق قد يكون مبررا للحماية الخاصة بالوثائق عن طريق التغليف لتأمين حماية‬ ‫إضافية ضد التلف‪.‬‬ ‫يمكن للمؤسسات أن تختار االستعانة بمتعاقدين لتخزين الوثائق ولتأمين الدخول‪ ،‬سواء على النسخة المادية أو‬ ‫البيانات اإللكترونية‪ ،‬وفي هذه الحاالت من المهم أن تنص اتفاقيات مستوى الخدمة على حقوق ومسؤوليات مالكي‬ ‫السجل ومقدمي خدمة التخزين‪.‬‬ ‫التخزين الرقمي (‪)١‬‬ ‫يتطلب تخزين الوثائق والملفات في الشكل اإللكتروني أو نقلها من على الوسيط التقليدي إلى الوسيط اإللكتروني‬ ‫استخدام خطط وإستراتيجيات تخزين إضافية؛ لضمان عدم فقد هذه الوثائق والملفات أو ما تحويه من معلومات وبيانات‪،‬‬ ‫والتي يمكن أن تتمثل هذه اإلستراتيجية في‪:‬‬ ‫نظم التخزين على الحاسوب أو على دعامات‪/‬وسائط خارجية وهي طريقة نسخ الوثائق اإللكترونية؛ لضمان عدم‬ ‫‪-‬‬ ‫فقد الوثائق من جراء فشل النظام؛ لذلك تتطلب النظم عمل مخطط تخزين بشكل منتظم ونُسخ متعددة على وسائط‬ ‫متنوعة وأماكن تخزين متفرقة للنسخ وتجهيزات لكل من الدخول الروتيني والدخول الضروري على النسخ‬ ‫المخزنة‪.‬‬ ‫الحاجة إلى عمليات الصيانة لمنع حدوث تلف مادي للوسائط‪ ،‬وهناك الحاجة إلى نسخ الوثائق على نُسخ برامج‬ ‫‪-‬‬ ‫أحدث لنفس الوسائط (أو وسائط أخرى حديثة) لتجنب حدوث تحلل‪.‬‬ ‫متابعة تطوير وتحديث برامج الحاسوب وأجهزته؛ حيث يؤثر ذلك على إمكانية قراءة الوثائق اإللكترونية المخزنة‬ ‫‪-‬‬ ‫على الوسائط المتقادمة وغير المتوافقة مع النظم والبرمجيات الجديدة‪.‬‬