Tractament de la correspondència - AEA2_RA4 PDF

CEAC–Comunicació empresarial i atenció al client AEA2_RA4 – Tractament de la correspondència i la paqueteria 1 1. Circulació de la correspondència  La correspondència és el conjunt de cartes, documentació o paquets que s’envien o reben a través...

CEAC–Comunicació empresarial i atenció al client AEA2_RA4 – Tractament de la correspondència i la paqueteria 1 1. Circulació de la correspondència  La correspondència és el conjunt de cartes, documentació o paquets que s’envien o reben a través d’un servei postal o telemàtic. 2 1.1. Tipus de missatgeria  La correspondència sorgida de l’activitat empresarial es pot classificar en missatgeria interna i externa.  La missatgeria externa, al seu torn, pot ser d’entrada i de sortida. 3 1.1. Tipus de missatgeria (2)  MISSATGERIA INTERNA:  Circula dins de la mateixa organització. És distribuïda entre els diferents serveis, departaments o persones de l’entitat.  MISSATGERIA EXTERNA:  Missatgeria d’entrada. És la que rep l'organització.  Missatgeria de sortida. És la que envia l’empresa o l’organisme públic. 4 1.2. Tractament de la correspondència d’entrada  El seu tractament té una sèrie de passos: 1) Recepció o recollida 2) Registre 3) Classificació 4) Distribució 5 1.3. Tractament de la correspondència de sortida  El seu tractament passa per una sèrie d’etapes: 1) Elaboració. Inclou la redacció, la signatura i la preparació dels possibles documents adjunts. 2) Recollida. 3) Registre. Es registra d’acord amb les normes internes. 4) Enviament. La correspondència s’envia al servei de Correus o a l’agència de missatgeria perquè la remeti al destinatari. 6 2. Correspondència d’entrada 1)Recepció o recollida. Els documents es reben a l’organització a través del correu, fax, serveis de missatgeria..  Els passos que cal seguir en aquesta fase són:  Signatura de l’albarà.  Obertura del correu ordinari.(Excepte la confidencial o personal)  Data.  Remitent. En el document hi ha d’aparèixer.  Contingut. S’ha de comprovar el contingut del sobre o paquet.  Safata d’entrada. Es col·loca a la safata d’entrada pel seu registre. 7 2. Correspondència d’entrada 2) Registre.  No tot es registra. No cal: Fulls publicitaris, comercials, ni la confidencial o personal....  Primer pas del registre és estampar un segell a la part superior del document, assignar un nº correlatiu i anotar la data de recepció  Una vegada numerat i datat , es necessari deixar-ne constància en el registre d’entrada de correspondència. Potser de forma en 8 paper o informàticament. 2. Correspondència d’entrada 3) Classificació.  Es classifica segons es tracti d’impresos, factures.... i es posen en diferents safates o prestatges classificadors.  Després es diferencia entre correu urgent, ordinari, certificat o personal.  Aquestes classificacions permeten repartir els materials als diferents departaments de forma correcta. 9 2. Correspondència d’entrada 4) Distribució.  Una vegada feta la classificació es reparteix als diferents departaments de l’empresa. Tenint en compte:  Correu urgent i telegrames es lliuren en primer lloc.  Si no s’entreguen en mà, ha d’existir unes safates (una per correspondència d’entrada i l’altre per a sortides). 10 3. Correspondència de sortida 1) Elaboració i comprovacions prèvies.  Redacció de l’assumpte per part del responsable o ho delega tot lliurant un esborrany del que s’ha de redactar.  Posteriorment, la correspondència confeccionada es deixa en una carpeta, anomenada portafirmes, per a la seva firma per part del responsable.  S’arxiva una còpia del document per a posteriors comprovacions. 11 3. Correspondència de sortida 2) Recollida.  Es realitza de forma diària passant pels diferents departaments. 3) Registre.  S’estampa un segell a la part superior del document on s’assigna un número correlatiu i la data de sortida.  Posteriorment, cal apuntar-la al registre de sortida. 12 3. Correspondència de sortida 4) Expedició o enviament.  Un cop revisat que tot és correcta, es procedeix al plegat, ensobrament i el franqueig dels documents.  Les cartes s’han de plegar sempre amb el contingut cap a dins i la capçalera cap a fora. Se solen plegar en tres parts.  Les dades del destinatari han d’aparèixer al sobre.  El franqueig consisteix en pesar i pagar el servei de transport i repartiment de la correspondència. Ja sigui mitjançant segell postal o franqueig pagat.  Finalment, la correspondència i la paqueteria es trasllada a les oficines postals o agències de missatgeria o s’avisa que ho vinguin a recollir. 13 4. Procediments de l’Administració pública  Procediment en registres públics El registre d’entrada i sortida de documents a l’Administració compleix una doble funció:  Subministrar al ciutadà una prova fefaent de la presentació de documentació.  Donar sortida a la documentació generada per la mateixa Administració. En els registres públics, els documents poden arribar per les següents vies: A través del taulell Correu ordinari Telemàticament Altra dependència administrativa per correu intern14 4. Procediments de l’Administració pública  Procediment en registres públics (2) L’interessat/da té dret a rebre un justificant de la presentació de la documentació en què s’indiquin la data i l’administració en què s’ha presentat. La llei permet que serveixi com a justificant una fotocòpia del document presentat, segellada i datada pel funcionari/a que l’ha rebut. 15 5. Serveis de Correus La Societat Estatal Correus i Telègrafs, SA (Correus), és l’operador postal designat per prestar el servei postal universal a Espanya, amb eficiència, qualitat i sostenibilitat. Correus distribueix documents escrits i paquets per tot el món. Important: Tot el que té relació amb els sistemes d’enviament, serveis addicionals i tarifes de Correus es pot consultar al seu web: www.correos.es 16 6. Companyies de missatgeria Són companyies privades de missatgeria i una alternativa al servei de Correus (públic). Ofereixen l’avantatge d’adaptar el seu horari de recollida i entrega al client i no tenir una franja horària de repartiment específica. Exemples: DHL, SEUR, MRW, TIPSA o Envialia. https://www.dhl.com/es-es/ home.html https:// www.seur.com/ 17 7. Mitjans telemàtics: funcions i procediments Són moltes les empreses que han trobat en aquest instrument la forma d’incrementar la productivitat i nivell de vendes, ja que requereixen serveis ràpids i econòmics sobre els quals recolzar l’activitat. 18 7.1 Serveis d’enviament en línia  L’oficina virtual de Correus S’hi accedeix mitjançant un usuari i una clau. Els seus principals serveis en línia són: Correu digital. Redactes cartes des de l’ordinador. Correus s’encarrega de la impressió, a l’oficina postal. Franqueig electrònic. Permet pagar a través d’Internet una relació d’enviaments. 19 7.1 Serveis d’enviament en línia (2)  L’oficina virtual de Correus (2) Telegrama. Enviament de telegrames per Internet des de l’ordinador a qualsevol punt d’Espanya. Identificació de certificats i notificacions. Permet fer una relació d’enviaments certificats a través d’Internet. El teu segell. Es poden encarregar segells personalitzats amb imatges pròpies. 20 7.1 Serveis d’enviament en línia (3)  Serveis en línia de les companyies de missatgeria En general totes elles ofereixen les següents possibilitats: Encarregar els enviaments en línia. Fer el seguiment en línia de l’estat dels enviaments. Pagar des del web mitjançant targeta. 21 7.2 Administració electrònica Actua de canal alternatiu i complementari al tradicional. Té com a característiques: 1.Mateixa validesa que un document en format paper. 2.Possibilitat de signar telemàticament, mitjançant un certificat digital. 22 7.2 Administració electrònica (2) A. Registre electrònic Per a la seva eficàcia es necessita que els registres dels diferents organismes públics estiguin interconnectats de manera que puguin intercanviar-se els documents electrònics. B. Portafirmes electrònic La signatura electrònica d’un document a través d’aquesta eina conté un codi segur de verificació que permet contrastar la integritat i autenticitat del document signat. Avantatges que té són: L'agilitació dels tràmits administratius. Desaparició progressiva del suport en paper. Possibilitat de signar-ho en qualsevol lloc i hora. 23 Facilita la signatura individual com la múltiple. 7.2 Administració electrònica (3) C. Certificat o signatura digital És un document electrònic que estableix que a un ciutadà (nom i NIF) li correspon una clau pública determinada, que és la identificació digital de la persona. A Espanya, existeixen diverses autoritats certificadores: Fàbrica Nacional de Moneda i Timbre o l'Agència de Certificació Electrònica. 24 7.2 Administració electrònica (4) D. Avantatges i inconvenients de l’Administració electrònica Avantatges: No cal desplaçar-se físicament. Servei disponible 24h a través de la web. Reducció de costos i cura del medi ambient. Inconvenients: Encara hi ha algun organisme públic que no acaba d’integrar-se. Hi ha certs col·lectius (tercera edat) que corren el risc de quedar-se sense l’atenció necessària. 25 8.Normes de seguretat i confidencialitat Totes les empreses i els organismes públics han de complir la normativa, publicada i en vigor, en matèria de seguretat i confidencialitat en la manipulació de la correspondència i la paqueteria. La Llei orgànica 3/2018, de protecció de dades i garantia dels drets digitals (LOPDGDD), i el reglament europeu de protecció de dades (RGPD) estableixen l’obligatorietat de mantenir en secret la informació rebuda i destruir els documents confidencials quan ja no siguin necessaris. LOPDGDD:https://www.youtube.com/watch?time_continue=9&v=eJx6HpFyd0Q 26 8.Normes de seguretat i confidencialitat (2) Per l'eliminació física dels documents que ja no són necessaris hem d’utilitzar màquines destructores de documents. També existeixen empreses que es dediquen a la seva destrucció confidencial. 27 8.Normes de seguretat i confidencialitat (3) La LOPDGDD estableix una sèrie de sancions econòmiques als titulars dels fitxers en cas que els seus responsables incorrin en infraccions. En manipular correspondència ens estem fent responsables de la seva seguretat, cura i confidencialitat. El Reial Decret 1829/1999, de 3 de desembre, pel qual s’aprova el reglament que regula la prestació dels serveis postals, estableix el secret i la inviolabilitat en tot allò que estigui relacionat amb els enviaments 28 postals. Moltes gràcies !!!! 29