Manual de Funciones - Administrador Comercial Regional (PDF)

# MANUAL DE FUNCIONES ## FOR700101 ## Página 1 de 4 **NIVEL:** OPERATIVO **TÍTULO DEL CARGO:** ADMINISTRADOR CODIGO: ACR COMERCIAL REGIONAL **REPORTARA A:** Gerente de Marketing Estratégico y Jefe de Comercialización **LE REPORTAN:** Encargado de Almacen, Encargado Farmaceutico, Visitador Médi...

# MANUAL DE FUNCIONES ## FOR700101 ## Página 1 de 4 **NIVEL:** OPERATIVO **TÍTULO DEL CARGO:** ADMINISTRADOR CODIGO: ACR COMERCIAL REGIONAL **REPORTARA A:** Gerente de Marketing Estratégico y Jefe de Comercialización **LE REPORTAN:** Encargado de Almacen, Encargado Farmaceutico, Visitador Médico y Promotor de Ventas y Cobranzas. **INTERRELACION CON:** Director Técnico y Gerente Administrativo y Financiero. **RELEVADO POR:** Encargado de Facturación / Asistente Administrativo y Encargado Farmaceutico **MISIÓN DEL CARGO:** Cumplir y liderar el alcance de objetivos comerciales de su regional, planteando estrategias y mecanismos para la fuerza de venta, visita médica y cobranza. Siguiendo los lineamientos del presupuesto anual, plan de marketing, políticas internas y el sistema de gestión de calidad. **RESPONSABILIDADES:** - Elaborar y presentar a la Gerencia General y Gerencia Administrativa Financiera el presupuesto comercial regional para su aprobación de manera anual. - Plantear estrategias comerciales y de promoción médica que se adecuen a la realidad de su regional, en función a herramientas disponibles en la empresa (BI, Close Up y otras) y estudios de mercado, en pro de alcanzar su presupuesto, así como incrementar sus ventas y rotación de productos, de manera recurrente. - Gestionar los recursos financieros asignados a su regional para propósitos de ejecución comercial de manera eficiente, según procedimientos y políticas establecidas. - Supervisar y dar seguimiento al trabajo y desempeño de todo el personal de su regional, asegurando el correcto cumplimiento de sus labores diarias de manera recurrente. - Gestionar, ampliar, mantener y fortalecer acuerdos comerciales con socios estratégicos, farmacias y médicos, en su regional a favor de Laboratorios Lafar S.A. - Supervisar, controlar e incrementar la cartera de clientes, las cobranzas y aminorar el porcentaje de mora de su regional, siguiendo las políticas establecidas por las áreas: financiera, cartera y comercial. - Enviar el TTK a Gerencia de Marketing Estratégico para aprobación, previa revisión y análisis del contenido de manera mensual. - Enviar el POR a Jefatura de Comercialización para aprobación, previa revisión y análisis del contenido de manera mensual. - Efectuar la medición de la eficacia de las actividades del TTK y POR, presentando los resultados al Gerente de Marketing Estratégico y Jefatura de Comercialización, de manera mensual. - Presentar la rendición de cuentas al departamento contable dentro de los tiempos establecidos. | NOMBRE | CARGO | FIRMA | FECHA | |---|---|---|---| | Elaborado Lic. Fabricio Montenegro | GSC | | 27-Jun-21 | | Revisado Lic. Marion Espinoza | JGH | | | | Aprobado Dra. Susan Molina | JDC | | 28-Jun-21 | ## Página 2 de 4 - Solicitar oportunamente al departamento de Marketing la modificación de presupuestos, para asegurar las existencias de producto terminado o muestras médicas, habiendo analizado el comportamiento y mercado de su regional. - Efectuar la negociación y resolución de conflictos en su regional, en coordinación con el área de Gestión Humana, Regencia Farmacéutica y Legal. - Asegurar el cumplimiento y la eficacia del sistema de gestión de calidad en su regional y entre sus colaboradores de manera constante. - Elaborar las solicitudes de personal en su regional, así como dar seguimiento al proceso de reclutamiento y selección de personal. - Dar seguimiento al cumplimiento de los procesos de inducción, entrenamiento y capacitación continua del personal en su regional, en coordinación con el Administrador Regional y Gestión Humana. - Resguardar y controlar el dinero de las cobranzas verificando el buen uso de los recibos, notas de cobro, y formularios en general, de manera regular. - Controlar los gastos y pagos efectuados por la regional de manera regular. - Coordinar la conciliación de recuentos físicos del almacén regional (de todas las existencias designadas) ante los saldos del sistema con el Encargado Farmaceutico y Encargado de Almacén. - Elaborar reportes de muestras médicas, literatura, obsequios e inventarios de originales para Gerencia Administrativa Financiera y Gerencia de Marketing, a solicitud. - Elaborar carpetas de documentación, transcripciones y cotizaciones para la presentación a ANPES y licitaciones, en trabajo conjunto con el Coordinador Nacional de Instituciones. - Administrar caja chica, fondos para actividades y viáticos del personal, efectuando las rendiciones y controles respectivos de manera regular. - Enviar trimestralmente al Jefe de Comercialización, las evaluaciones de desempeño del equipo comercial para definir ascensos de categoría. - Remitir oportunamente novedades mensuales en cuanto a altas y bajas del personal de la regional al departamento de Gestión Humana de manera mensual y puntual de acuerdo a cronograma establecido. - Efectuar el control y la administración del personal regional, informando oportunamente de cualquier irregularidad o necesidad al departamento de Gestión Humana de manera regular. - Efectuar trámites con relación al personal en entidades como ser AFP, CNS, ministerio de trabajo, SEDES y otras según requerimiento. - Administrar y asegurar el buen uso de las instalaciones de oficina regional, así como sus activos fijos, de manera regular. - Atender pedidos y venta directa en inmediaciones de la regional, de manera constante. - Gestionar y resguardar toda la documentación (cartas, informes, cronogramas, facturas, hotas de entrega, notas de pedido, devoluciones, files del personal, etc.) de la regional de manera constante. - Solicitar mensualmente los fondos de caja chica que fueron previamente aprobados por el inmediato superior. - Analizar y diseñar el target médico, tiempos y movimientos de los ruteros del equipo de visitadores a su cargo, en base a la información proporcionada por marketing y las herramientas del receja y ventas, para su posterior aprobación con el Gerente de Marketing Estrategico - Enviar documentación a Oficina Nacional, de acuerdo a requerimiento. ## FUNCIONES: - Brindar información vinculada a la actividad comercial en su regional para coadyuvar en la elaboración del Plan de Marketing. - Efectuar el seguimiento de la competencia en su regional a modo de efectuar un benchmark en cuanto a hermenéuticas y estrategias de trabajo. ## Página 3 de 4 - Administrar y ejecutar las cuotas de venta por zonas en coordinación y colaboración con promotores de ventas y cobranzas. - Coadyuvar y coordinar la entrega de pedido y distribución con promotores de ventas y cobranzas, encargado farmacéutico, encargado de almacén y auxiliares de almacén regional. - Coadyuvar en la gestión y control del personal en su regional, de manera coordinada con el área de Gestión Humana y su Administrador Regional. - Realizar trabajo de campo para supervisar a los promotores de ventas y cobranzas y mantener buenas relaciones con clientes. - Fungir como representante legal a nivel de su regional, a nombre de Laboratorios Lafar S.A. ante SEDES, en ausencia del Encargado Farmacéutico. - Controlar y analizar la información cargada en VISMED y plataformas disponibles, de manera diaria. - Asegurar y controlar las existencias de producto terminado en inmediaciones del almacén regional en coordinación con el Encargado de Farmaceutico y Encargado Almacen. - Elaborar y presentar el presupuesto de actividades, viáticos, viajes, etc. - Supervisar y controlar el correcto uso de los fondos de Caja Chica - Efectuar el depósito de las cobranzas, de manera diaria. - Verificar los recibos de cobranza para efectuar las conciliaciones respectivas en sistema. - Informar el monto cobrado por la regional al departamento contable de manera diaria. - Procesar las cobranzas realizadas a clientes, elaborando informes de manera semanal. - Coadyuvar en la logística de eventos, lanzamientos, congresos o actividades que promueva o genere la empresa. - Coadyuvar con el relevamiento de información para la detección de necesidades de capacitación de su regional. - Coadyuvar al seguimiento y la ejecución de capacitación en su regional, según cronograma. - Coadyuvar en tareas vinculadas al sistema de gestión de calidad en su regional. - Hacer entrega y seguimiento a memorandums de felicitación, llamada de atención, comunicados internos, informes, acorde a requerimiento. - Enviar informes con relación a irregularidades con el desarrollo diario de las actividades en la regional y sus colaboradores, según corresponda. - Gestionar servicios de mantenimiento para instalaciones y activos fijos de la regional, según necesidad. - Solicitar el material de escritorio y de trabajo necesario para el desarrollo de las actividades diarias de la regional de manera mensual. Las funciones declaradas en el presente documento no constituyen bajo ningún concepto, una limitante a las funciones que el empleado debe desempeñar, cuando las mismas sean impartidas por el empleador, a través de su inmediato superior. ## COMPETENCIAS: **Conocimientos:** - Preparación Académica: Administración de Empresas, Economía, Marketing. - Experiencia: Por lo menos (3) años en puestos similares. - Conocimientos Específicos: Conocimiento del mercado farmacéutico nacional, así como del sector en donde opera la empresa. Sólidos conocimientos de ventas y comercialización. Análisis de tendencia de la oferta y la demanda. Conocimientos de paquetes de computación basados en Windows, así como de paquetes de computación contables y financieros. **Habilidades:** - Eficiencia y precisión al momento de detectar fallas en el sistema, capacidad de brindar una solución oportuna. - Liderazgo y trabajo en equipo. - Trabajo ordenado y metódico. - Orden en el manejo de documentos, equipos y materiales. **Aptitudes:** Proactividad, responsabilidad y puntualidad al momento de entregar trabajos, informes y/o reportes, compromiso con su departamento y con la empresa, honradez, capacidad para trabajar en equipo. Debe poseer iniciativa, mucho criterio, orden y disciplina en la ejecución de su trabajo. **Disponibilidad:** Tiempo completo, dedicación exclusiva. Disposición para viajar al interior y exterior del país en cumplimiento de sus funciones. **Riesgos del cargo:** Inherentes a su cargo por el uso y contacto permanente con equipos de computación, riesgos ergonómicos, estrés laboral. ## Página 4 de 4 . LAFAR