إدارة المشاريع في تحليل بيانات الأعمال - الفصل الأول PDF
Document Details
Uploaded by SlickGuqin
أ.د.ﻋﻤﺮ ﺑن سعﻴد آﻝ ﻣﺸﻴط
Tags
Summary
هذا ملخص لمقرر إدارة المشاريع في تحليل بيانات الأعمال - الفصل الأول. يقدم لمحة عامة عن منهجية PMI لإدارة المشاريع وقدّم مقدمة حول هذا المنهج.
Full Transcript
ﻣﺎجستري ﻣﻘﺮﺭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﺸﺎﺭﻳﻊ ﰲ ﲢﻠﻴﻞ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻣﺮﺍجعة وتنسﻴق أ.ﺩ.ﻋﻤﺮ ﺑن سعﻴد آﻝ ﻣﺸﻴط ﻣﻘﺮﺭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﺸﺎﺭﻳﻊ ﰲ ﲢﻠﻴﻞ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ...
ﻣﺎجستري ﻣﻘﺮﺭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﺸﺎﺭﻳﻊ ﰲ ﲢﻠﻴﻞ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ ﻣﺮﺍجعة وتنسﻴق أ.ﺩ.ﻋﻤﺮ ﺑن سعﻴد آﻝ ﻣﺸﻴط ﻣﻘﺮﺭ ﺇﺩﺍﺭﺓ ﺍﳌﺸﺎﺭﻳﻊ ﰲ ﲢﻠﻴﻞ ﺑﻴﺎﻧﺎﺕ ﺍﻷﻋﻤﺎﻝ الفصل األول منهجية PMIيف إدارة املشاريع مقدمة يف منهجية PMIإلدارة املشاريع إن التطور الكبير يف عالم األعمال أدى إلى ابتكار العديد من األدوات واألساليب التي تدعم مفاهيم إدارة المشاريع ،فأصبحت المجتمعات األكاديمية ومجتمعات األعمال تتبنى األبحاث المتعلقة بتطوير أسلوب إدارة مشاريعها ،وتعزز من فعالية أدائها؛ ليظهر العديد من المنهجيات التي أثبتت جدواها يف تحقيق نجاح مشاريع تلك المجتمعات. يف الوقت نفسه يمكن أن تعمم تلك المنهجيات على مجتمعات األعمال األخرى ،ومن أبرز تلك المنهجيات منهجية )1(PMIيف إدارة المشاريع والتي خصوصا يف آسيا وأفريقيا إضافة إلى الواليات المتحدة مولد تلك المنهجية. ً كبيرا انتشارا ً ً حققت ويعترب دليل إدارة المشاريع أو ® PMBOKاإلصدار الخامس من المراجع الرئيسة المعتمدة لتلك المنهجية ،ويتبنى هذا الدليل أشهر منظمة دولية غير ربحية تعمل يف مجال إدارة المشاريع وهي المنظمة األمريكية PMIالتي تأسست عام 1969م والتي تقوم بتحديثه بشكل دوري مستمر حيث إن أول إصدار لهذا الدليل كان يف عام 1996م ،واعتمد ذلك الدليل على تقرير أكاديمي بعنوان Standards, and Accreditation Committee Final Report. Ethics يف عام 2000م ،ثم توالت التحديثات إلى أن صدر الدليل األخير PmBok 5عام 2013م. عام 1983م ثم الدليل الثاين PmBok ()2 ووفق هذا الدليل تم تحديد مجموعة من المعارف Knowledge’sالمسلم بأهنا ممارسات جيدة Good ( )1المنظمة الدولية المعروفة Project Practicesيف إدارة المشاريع. .Management Institute وهنا يجب أن يؤخذ يف االعتبار معنى «مسلم بأنها ممارسات جيدة» ،حيث إن تلك المعارف قابلة للتطبيق يف ( )2اختصار Project Management أغلب المشاريع ،وهناك إجماع بذلك بين الخرباء يف مجال إدارة المشاريع. .Body of Knowledge 11 https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 11 ما املشروع؟ ?What is a Project منهجية PMIيف إدارة املشاريع تعدد تعريفات المشروع يدل على تباين اآلراء واالتجاهات بالتعاطي مع مفهوم المشاريع. فجمعية إدارة المشاريع البريطانية Association of Projects Managementتعرف المشروع بأنه «مجموعة من األنشطة المترابطة غير الروتينية لها أيضا». بدايات ونهايات محددة ،وتنفذ بواسطة أشخاص أو منظمات لتحقيق أهداف محددة وفق تكلفة وزمن وجودة مسبق تحديدها ً بينما يف منهجية PMIيعرف المشروع بأنه« :سعي مؤقت إليجاد منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة» يف هذا الكتاب سنعتمد على التعريف المعتمد يف منهجية .PMI من التعريفين السابقين يمكن استنباط بعض الخصائص التي يتسم بها أي مشروع فكونه مؤقتًا فذلك يعني أن يكون له بداية وهناية محددة ،والوصول الى هناية المشروع يكون عندما تتحقق أهدافه كلها. كذلك فإنه وفق هذا التعريف فالوصول الى نهاية المشروع يكون بالوفاء بمتطلباته أو إذا تم اهناؤه بسبب عدم القدرة على تحقيق أهدافه أو بسبب عدم جدواه للمستفيدين.ومخرجات أي مشروع تكون إما «محسوسة» أو «غير محسوسة». ()1 نظريا ،لكن عند إسقاطه على الواقع العملي يتعقد األمر ،ويختلط بمفهوم العمليات التشغيلية وطلبات التغيير العادية ،والسبب ًّ يعد تعريف المشروع سهلاً يف ذلك غال ًبا هو عدم قدرة المستفيدين على التفريق بين هذه المفاهيم الثالثة أو بسبب حرص اإلدارة العليا على إقحام مديري المشاريع يف أعمال إضافية؛ لذا فإن مكاتب إدارة المشاريع PMOتلجأ إلى وضع معايير إضافية ،مثل أال تقل ساعات عمل إنجاز المشروع عن 80ساعة أو أال تقل ميزانيته المحجوزة عن 100ألف؛ وذلك لتقنين الطلبات غير المتوافقة من قِ َبل إدارات األعمال األخرى. ( )1ما يعنينا يف هذا الكتاب هو التعريف الخاص بـ ،PMIحيث إهنا المنهجية التي نحن يف طور شرح تفاصيلها. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 12 املشاريع الناجحة واملشاريع الفاشلة منهجية PMIيف إدارة املشاريع Successful projects and failed projects الـمال النطاق الوقت ألي مشروع ثالثة قيود رئيسية( )1هي: * نطاق المشروع. * التكلفة. * الوقت. إذا أخل المشروع بأي من هذه القيود فيعتبر المشروع فاشال ،لذا فإن منهجية PMPتعتمد على تلك القيود الثالثة وتعتبرها خطوط األساس Baselines التي تعتمد عليها يف التحقق من تقدم المشروع. أما إذا َّ أخل بكل هذه القيود فالمشروع «فاشل إجمالاً ».اذن فإن عدم اكتمال أي مشروع ال يعني بالضرورة فشله. وميكن أن نستنتج ما يلي: *إذا تأخر تسليم المشروع عن موعده المحدد فهو فشل. *إذا تجاوز المشروع ميزانيته المحددة فهو فشل . ( )1توسعت بعض المراجع يف إضافة بعض *إذا لم ينل مخرج المشروع رضا المستفيد فهو فشل . القيود ولكن لتبسيط المفهوم تم االكتفاء *إذا تأخر تسليم المشروع عن موعده المحدد وتجاوز ميزانيته المحددة ولم ينل المخرج رضا المستفيد بالثالثة :نطاق – وقت – مال. فذلك فشل مجمل او مطلق. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 13 العالقة بني حمفظة املشاريع ،برنامج املشاريع ،واملشروع منهجية PMIيف إدارة املشاريع The Relationships among Portfolios, Programs, and Projects كثيرا يف مجال إدارة المشاريع مفهوم “محفظة المشاريع ”Portfolioو “برنامج المشاريع ”Programفما عالقة هذين من المفاهيم المتداولة ً االصطالحين بالمشروع؟ بشكل خمتصر نقول إن حمفظة املشاريع هي« :عبارة عن مجموعة من المشاريع والبرامج واألعمال التشغيلية والتوريدية التي تدار كمجموعة واحدة بهدف تحقيق أهداف استراتيجية محددة للمنشأة». أما الربنامج فهو« :عبارة عن مجموعة من األعمال التشغيلية أو المشاريع ذات العالقة مع بعضها البعض والتي تدار بشكل متكامل» وذلك لتحقيق الفعالية في استخدام الموارد. ما إدارة املشروع؟ ?What is Project Management إدارة املشاريع هي« :تطبيق من المعارف والمهارات واألدوات والتقنيات؛ لتحقيق متطلبات وأهداف أي مشروع». وتعتمد منهجية PMIالتي نحن يف طور تفصيلها وفق دليل ® PMBOKعلى عدد 47عملية تمثل 10مجاالت معرفية موزعة على مراحل المشروع الخمس والممثلة بــ: * مرحلة التخطيط. *مرحلة االستهالل. * مرحلة المراقبة والتحكم. *مرحلة التنفيذ. *مرحلة اإلغالق أو إنهاء المشروع. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 14 مكتب إدارة املشاريع PMO منهجية PMIيف إدارة املشاريع مكتب إدارة المشاريع أو ما يعرف بالـ PMOهو« :عبارة عن وحدة إدارية ضمن نطاق المنشأة – يمكن أن تكون من خارجها -تقوم بتسهيل مشاركة الموارد واألدوات الخاصة بالمشاريع باإلضافة إلى دعمها بالمعايير األساسية المطلوبة خالل التنفيذ». » »ودور مكتب إدارة المشاريع ال يخرج عن ثالثة أشكال: داعما Support *إما أن يكون دوره ً متحكما Control ً *أو *أو إدارة مباشرة .Direct » »دور داعم :Support مكاتب المشاريع التي تأخذ دور الداعم يكون دورها هو دعم مديري ( )1المشاريع بالسياسات والمنهجيات والنماذج والدروس المستفادة من مشاريع أخرى؛ وذلك لمساعدهتم يف إدارة المشاريع التي يعملون فيها. وهذه الفئة من مكاتب إدارة المشاريع هي الفئة األقل صالحية يف إدارة المشاريع. » »دور المتحكم :Control مكاتب المشاريع التي تأخذ دور المتحكم تقوم بتقديم األدلة يف كيفية إدارة المشاريع وتدريب الكوادر ( )1يخطئ الكثيرون يف جمع كلمة “مدير” فيجمعوهنا ووضع األنظمة التقنية التي تساعد يف ذلك إضافة الى اهنا تتأكد من مطابقة وموافقة التنفيذ مع تلك األدلة والخطط. بـ “مدراء” والصحيح مديرون أو مديرين. اما “ ُمدراء” فهي جمع كلمة “ َمدَ َر” والمدر هو وتعتبر مكاتب المشاريع يف هذه الفئة ذات صالحية متوسطة. المطين للجدر يف اللغة !! https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 15 » »دور إدارة مباشرة :Direct منهجية PMIيف إدارة املشاريع مكاتب المشاريع التي تأخذ دور إدارة ومباشرة المشاريع فتقوم بدعم إدارات األعمال بمديري المشاريع ،وتكون مسئولة عن تلك المشاريع. وهذه الفئة من مكاتب المشاريع هي األعلى يف الصالحية بين باقي الفئات. » »من اهم المهام التي يجب أن يلعبها مكتب إدارة المشاريع: هو توحيد Integrationالبيانات والمعلومات الخاصة بالمشاريع بشكل عام والمشاريع االستراتيجية بشكل خاص ،ومن ثم موائمتها مع اسرتاتيجية المنشأة لتحقيق األهداف. ويمكن أن تكون المشاريع المدعومة والمنفذة بواسطة مكتب إدارة المشاريع ليست على عالقة ببعض ،وغالبًا ما يكون لمكتب إدارة المشاريع صفة تجعله يمثل أحد المعنيين األساسيين بالمشروع أو ما يصطلح على تسميته بـ Stakeholderفيكون له الصالحية يف إصدار التوصيات أو إهناء المشروع حسب ما تقتضيه المصلحة. كما يمكن أن يكون لمكتب إدارة المشاريع أدوار أخرى كاختيار إدارة المشروع وتجهيز الموارد المشرتكة للمشاريع أو لمشروع محدد. وقد يتحول مكتب إدارة المشاريع إلى عبء يتسبب يف فشل المشاريع التي يقوم عليها بسبب عدم وضوح دوره سواء يف حجز الموارد أو تحديد أولويات المشاريع أو حتى إدارة الفريق اإلداري للمشروع عدا الفرق الفنية األخرى. مدير مكتب المشاريع الناجح يجب أن يحصل على تأهيل معترف فيه وخبرة إدارية جيدة ،إضافة إلى درجة عالية يف مهارات االتصال ،وقبل كل ذلك يجب أن يتحلى باألمانة والرقي يف األخالق المهنية. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 16 خبرا مفاده“ :بعد االطالع على ما رفعه معالي وزير المالية ،وافق مجلس الوزراء على إنشاء برنامج وطني باسم (البرنامج الوطني لدعم تدريب :قرأت ً منهجية PMIيف إدارة املشاريع إدارة المشروعات يف الجهات العامة) يهدف إلى اإلسهام يف رفع كفاية وجودة تنفيذ مشروعات الجهات العامة من خالل تطبيق أفضل الممارسات العالمية يف مجاالت إدارة المشروعات ،ومن بين أهداف الربامج ،الذي يشرف عليه مجلس إدارة برئاسة وزير االقتصاد والتخطيط ،ما يلي: ) 1وضع المعايير الالزمة لتحديد الجهات العامة التي تتطلب مشروعاتها إنشاء (مكاتب إدارة مشروعات) لمتابعة وتنسيق إدارة مشروعاتها ،والتح ّقق من تنفيذها لذلك. ) 2تطوير منهجية علمية وعملية إلدارة المشروعات تساعد الجهات العامة يف هذا الشأن باستخدام أفضل الممارسات العالمية. ) 3اإلسهام يف تأهيل الكوادر الوطنية العاملة يف مكاتب إدارة المشروعات بما يضمن رفع مستوى أدائها. السؤال :ما الدور الذي سيتبناه هذا البرنامج الوطني الرائد؟ اجلواب :الدور المتحكم . CONTROL https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 17 العالقة بني إدارة املشاريع وإدارة العمليات واسرتاتيجية املنظمة منهجية PMIيف إدارة املشاريع Relationship between Project Management, Operations Management, and Organizational Strategy إدارة العمليات هي المسؤولة عن اإلشراف واإلدارة والتحكم بالعمليات الدورية المرتبطة باألعمال؛ لتضمن استمرارية عمل المنشأة ،أما إدارة المشاريع فهي رغم طبيعة أنشطتها المؤقتة فإنه من خاللها يتم تحقيق األهداف االسرتاتيجية للمنشأة.إذن فعمليات التغيير والتطوير على العمليات الدورية Operation يتم من خالل المشاريع. وميكن تلخيص الفرق بني العمليات Operationsواملشروع Projectبالتالي: *العمليات Operationsمستمرة On Goingال تتوقف إال بتوقف المنتج أو المنشأة.بينما المشروع مؤقت ينتهي بعد فرتة محددة. منتجا فريدً ا Uniqueغير مكرر. *ينتج من العمليات Operationsنفس المنتج ومع تكرار نفس العمليات يتكرر هذا المنتج.بينما ينتج المشروع ً *العمليات Operationsتعتمد عليها المنشأة يف استمرار حياهتا بينما المشاريع فتعتمد عليها المنشأة يف تطوير اعمالها. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 18 دور مدير املشروع منهجية PMIيف إدارة املشاريع Role of the Project Manager مدير املشروع: هو الشخص الذي تم اختياره إلدارة الفريق المسؤول عن تحقيق أهداف المشروع ،ويمكن تلخيص دوره( )1ومسؤولياته بالتالي: * تخطيط أنشطة المشروع وعمل تسلسل لها. *تخطيط وتحديد نطاق. * إنشاء الجداول الزمنية لهذه األنشطة. *تقدير الوقت لهذه األنشطة. * تقدير التكلفة ألنشطة المشروع. *تخطيط الموارد. * توثيق معلومات وتقارير المشروع. *وضع الميزانية. * تحليل المخاطر. *إنشاء الرسوم البيانية والجداول الخاصة بخطط المشروع وتقدم أعماله. * قيادة فريق مشروع. *إدارة المخاطر والقضايا التي تواجه المشروع والفريق العامل عليه. * الشراكة مع الموردين. *خدمة استراتيجيات المنشأة من خالل المشروع. * إدارة التغيرات يف المشروع. *العمل مع الموردين. *ضبط الجودة. مهام مدير المشروع هي إدارية بحته وال ينصح أن يتدخل مدير المشروع يف التفاصيل الفنية الدقيقة ( )1يمكن أن تتجاوز أدوار مدير المشروع ما ُذكر ،ويمكن أن تكون أقل – ال يعني سردها هنا أن دوره ُمقيد. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 19 مسؤوليات وتأهيل مدير املشروع منهجية PMIيف إدارة املشاريع Responsibilities and Competencies of the Project Manager أيضا يمثل الرابط بين اسرتاتيجيات المشروع والمنشأة.وإدارة المشاريع على مدير المشاريع مسؤولية تحقيق المتطلبات الخاصة بالمستفيدين ،وهو ً تتطلب مستوى مرتف ًعا يف: *المعرفة بإدارة المشاريع (.)1 *األداء واإلنتاجية (.)2 *الخصائص الشخصية. ( )1حصول مدير المشروع على الشهادات الدولية كـ ،PMPيعزز من ثقة المتعاملين معه بمعرفته وقدرته على إدارة المشروع. ( )2ال يمكن تحديد ذلك إال بمراجعة منجزات مدير المشاريع والتحقق منها. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 20 املهارات الشخصية املطلوبة ملدير املشروع منهجية PMIيف إدارة املشاريع Interpersonal Skills of a Project Manager عادة ما يقوم مدير المشروع Project Managerبتنفيذ أعمال المشروع من خالل فريق ،ويعترب هذا الفريق جز ًءا من قائمة المعنيين بالمشروع ،Stakeholdersفيكون من الضروري أن يوازن مدير المشروع بين مهاراته الفنية وخصائصه الشخصية ومعارفه التي تساعده يف تحليل المواقف والتفاعل معها بشكل مناسب. من أهم اخلصائص الشخصية اليت جيب أن يتمتع بها مدير املشاريع: *القيادة. *القدرة على بناء فريق العمل. *القدرة على التحفيز. *باإلضافة إلى القدرة على التواصل الفعال. https://sa.linkedin.com/in/nasseribrahim 21