Kertas Penerangan - Pentadbiran Pejabat - 2020

KOLEJ PROFESIONAL KEMAHIRAN KIBLAH LOT 30774 JALAN SENTOSA, BUKIT UNGGUL, JENDERAM HULU, 43800 SEPANG SELANGOR DARUL EHSAN...

KOLEJ PROFESIONAL KEMAHIRAN KIBLAH LOT 30774 JALAN SENTOSA, BUKIT UNGGUL, JENDERAM HULU, 43800 SEPANG SELANGOR DARUL EHSAN KERTAS PENERANGAN KOD DAN NAMA N821-001-3:2020 OFFICE ADMINISTRATION PROGRAM TAHAP 3 KOD DAN TAJUK UNIT N821-001-3:2020-C06 OFFICE DOCUMENTATION KOMPETENSI PREPARATION 1. PRODUCE OFFICE DOCUMENTS. 2. REGISTER OFFICE DOCUMENTATION. NO. DAN PENYATAAN 3. PRINT OFFICE DOCUMENTS. AKTIVITI KERJA 4. BIND OFFICE DOCUMENTS. 5. FILE OFFICE DOCUMENTS. 6. MAINTAIN OFFICE DOCUMENTS. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 1/21 TAJUK: DOKUMEN PEJABAT TUJUAN: Kertas Penerangan ini bertujuan untuk memberi kefahaman dan pengetahuan kepada pelatih tentang definisi dokumen pejabat, keperluan penghasilan penyediaan dokumen pejabat dan jenis-jenis dokumen pejabat.  NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 2/21 PENERANGAN: Dalam sesebuah organisasi, tugas perkeranian dilakukan supaya operasi organisasi berfungsi dengan baik. Dokumen pejabat diperlukan untuk memudahkan operasi tersebut. Dokumen pejabat boleh dihasilkan secara bercetak atau elektronik. 1) DEFINISI DOKUMEN PEJABAT Semua pejabat mempunyai sistem maklumatnya yang tersendiri. Pejabat memperoleh maklumat untuk keperluan dan kegunaannya bagi melaksanakan pentadbirannya. Segala maklumat yang dikumpulkan itu akan disusun, dianalisis dan dipadukan semua data yang diperoleh itu. Biasanya maklumat itu akan disimpan sebagai rujukan pada bila-bila masa diperlukan kelak. Maklumat itu akan dikeluarkan untuk tujuan tertentu dan boleh diperoleh semula melalui proses elektronik. 2) KEPERLUAN PENGHASILAN DOKUMENTASI PEJABAT Dokumentasi ialah aktiviti atau proses yang sistematik dalam mengumpul, mencari, menyiasat, menggunakan dan menyediakan dokumen untuk mendapatkan maklumat, maklumat, pengetahuan dan bukti serta menyebarkannya kepada pengguna. Terdapat juga definisi dokumentasi sebagai suatu aktiviti atau proses menyediakan dokumen dengan menggunakan bukti yang tepat berdasarkan rakaman pelbagai sumber maklumat. 2.1) Fungsi Dokumentasi Dokumentasi mempunyai banyak fungsi. Berikut merupakan beberapa fungsi utama dokumentasi: a) Menyediakan maklumat tentang kandungan dokumen untuk pengguna. b) Memberikan bukti dan data yang tepat mengenai maklumat dokumen. c) Melindungi dan menyimpan kandungan fizikal dan dokumen. d) Mengelakkan kerosakan dokumen. e) Menyediakan kandungan dokumen sebagai bahan penyelidikan. f) Membangunkan koleksi dokumen untuk kegunaan pihak berkepentingan. g) Memberi jaminan integriti dan ketulenan maklumat atau data yang terkandung dalam dokumen. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 3/21 2.2) Perisian Aplikasi Perisian aplikasi digunakan untuk menyelesaikan sesuatu tugasan tertentu dan boleh terdapat di pasaran. Contohnya, Microsoft Office, Adobe Pagemaker dan Microsoft Project seperti Rajah 1 di bawah. Rajah 1: Contoh Perisian Aplikasi Perisian aplikasi terbahagi kepada dua seperti pada Jadual 1. Jadual 1: Perisian Aplikasi Perisian am Boleh didapati di pasaran dengan mudah dan boleh digunakan oleh semua pengguna. Perisian khas Perisian khusus yang dibangunkan untuk menyelesaikan masalah secara spesifik.. 2.3) Pemproses Kata Perisian pemproses kata seperti Microsoft Word digunakan bagi menghasilkan dokumen dengan cekap. Jenis dokumen yang boleh dihasilkan menggunakan perisian pemprosesan kata ialah surat perniagaan, memo, poster, laporan, brosur dan majalah. Selain daripada Microsoft Word, perisian pemprosesan kata yang lain ialah Word Perfect, Word for MS Works dan Word for Mac. Kelebihan perisian pemproses kata ialah mencipta dokumen teks dengan mudah, arahan mesra pengguna dan menarik. Selain daripada itu. terdapat juga ciri-ciri penyuntingan seperti Word art, lajur, jadual dan drawing tool. Rajah 2 menunjukkan antara muka (interface) bagi Microsoft Office. Fungsi authoring tools utama disenaraikan pada Jadual 2. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 4/21 Rajah 2: Antara Muka (Interface) Microsoft Office Jadual 2: Fungsi Authoring Tools Title Bar Nama dokumen yang sedang digunakan. Status Bar Memaparkan maklumat tentang dokumen. Menu Bar Memaparkan menu opsyen pilihan. Page Number No muka surat yang sedang digunakan dan bilangan muka surat keseluruhan dokumen. Scroll bar Melihat dokumen secara melintang dan menegak. Minimize Tetingkap MS Word dipaparkan sebagai satu butang pada task bar. Maximize Tetingkap program memenuhi skrin. Restore Saiz tetingkap program dikecilkan. Close Keluar program MS Word. Ruler Menunjukkan margin dan tab. Ukuran dalam inci. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 5/21 2.4) Hamparan Elektronik Hamparan elektronik (electronic spreadsheet) merupakan perisian komputer yang menguruskan data secara terkumpul dan tersimpan mirip helaian kertas kerja. Hamparan ini terdiri daripada baris dan lajur bersilang membentuk sel-sel dalam suatu jadual seperti ditunjukkan pada Rajah 3 yang boleh diisi teks beraksara atau nilai nombor. Ciri-ciri hamparan elektronik membolehkan paparan dibuat dalam bentuk jadual dan carta untuk memudahkan pengguna menggarap maklumat hasil olahan data. Pengguna boleh menyimpan data, melaksanakan pengiraan yang kompleks dan menghasilkan output sama ada dalam bentuk elektronik atau bentuk cetakan. Contohnya, terdapat formula yang boleh digunakan untuk membuat pengiraan atau analisis statistik yang lain. Hal ini menjimatkan masa dan tenaga berbanding hamparan manual. Contoh-contoh perisian hamparan elektronik adalah Microsoft Excel, Lotus 123, Supercalc dan Quatro Pro. Rajah 3: Sel-sel Dalam Hamparan Elektronik 3) JENIS-JENIS DOKUMEN PEJABAT Dokumen pejabat merupakan dokumen yang merekodkan setiap transaksi dan aktiviti pejabat yang menjadi bukti kepada keberkesanan tadbir urus sesebuah syarikat. Jenis-Jenis dokumen pejabat adalah seperti yang berikut: a) Surat b) Presentation (Persembahan powerpoint) c) Laporan d) Memo NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 6/21 3.1) Surat Surat merupakan kertas yang ditaip atau ditulis yang diterima secara rasmi atau yang dikeluarkan oleh mana-mana syarikat bagi menguruskan perjalanan hal ehwal syarikatnya. Sebelum menyediakan surat, seorang pentadbir pejabat perlu memberikan perhatian kepada perkara-perkara yang berikut (Jadual 3): Jadual 3: Perkara Penting Dalam Penyediaan Surat Perkara Keterangan Tajuk Mesti bersifat khusus berdasarkan arahan yang diterima daripada pihak atasan Penerima Kenal pasti individu atau organisasi yang akan menerima surat Tujuan Pastikan isi surat atau tujuan adalah jelas Format Tentukan format surat yang hendak digunakan. Namun begitu, seorang setiausaha perlu menggunakan format penyediaan surat yang terkini Berikut merupakan jenis-jenis surat rasmi: a) Surat lantikan Surat Lantikan disediakan untuk diserahkan kepada mana-mana individu yang dilantik untuk sesuatu jawatan. Rajah 4 menunjukkan contoh surat lantikan. Maklumat yang perlu ada dalam surat lantikan ialah: i) Jawatan yang dilantik. ii) Tempoh jawatan dan tarikh kuatkuasa jawatan tersebut. iii) Senarai tugas-tugas yang berkaitan dengan jawatan. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 7/21 Rajah 4: Contoh Surat Lantikan b) Surat makluman Surat makluman dikeluarkan untuk memaklumkan sesuatu program atau perkara. Rajah 5 menunjukkan contoh surat makluman. Maklumat yang perlu ada dalam surat makluman ialah: i) Nama program. ii) Tarikh, masa dan tempat. iii) Individu yang terlibat. iv) Nombor untuk dihubungi. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 8/21 Rajah 5: Contoh Surat Makluman c) Surat Perniagaan Surat perniagaan merupakan salah satu alat komunikasi yang paling biasa digunakan oleh sesebuah organisasi sama ada dalam sektor awam ataupun swasta untuk berhubung dengan pelanggan. Malahan perhubungan perniagaan melalui surat menjadi unsur terpenting yang masih diutamakan oleh setiap ahli perniagaan. Contoh surat perniagaan seperti pesanan belian, surat permohonan sebut harga dan sebagainya. Rajah 6 menunjukkan contoh surat perniagaan. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 9/21 Rajah 6: Contoh Surat Perniagaan d) Surat iringan Surat iringan merupakan surat yang dikepilkan bersama-sama semasa menghantar borang, resume atau kertas kerja permohonan kepada pihak atasan. Fungsi surat iringan ini adalah untuk memberitahu apa-apa yang kita hendak berikan kepada mereka dan perlu dinyatakan dokumen-dokumen atau kertas kerja yang dihantar bersama surat tersebut. Rajah 7 menunjukkan contoh surat iringan. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 10/21 Rajah 7: Contoh Surat Iringan 3.2) Laporan Laporan ialah satu bentuk penyajian fakta tentang sesuatu keadaan atau suatu kegiatan organisasi. Pada dasarnya, fakta yang diberikan itu berkenaan dengan tanggungjawab yang ditugaskan kepada pembuat laporan. Laporan boleh berbentuk pendek atau panjang dalam format informal atau formal. a) Tujuan Laporan i) Mengenal pasti masalah. ii) Memberikan maklumat dan fakta. iii) Mencadangkan penyelesaian. iv) Mencadangkan tindakan yang perlu dilakukan. v) Membuat kesimpulan. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 11/21 vi) Menilai sesuatu penyelidikan atau aktiviti. vii) Membuat rekod sesuatu peristiwa. viii)Menganalisis aktiviti perniagaan. ix) Menghasilkan sesuatu pelan tindakan. x) Menghuraikan sesuatu peristiwa, prosedur dan tindakan. b) Jenis-jenis laporan i) Laporan maklumat Memberi maklumat berkaitan sesebuah organisasi tentang sesuatu perkara. Memerlukan penulis mengemukakan fakta, aktiviti, masalah dan cadangan. Contoh: Laporan aktiviti khidmat siswa anjuran Kolej Mas di Pulau Bum Bum, Samporna Sabah pada 10−20 Disember 2006. ii) Laporan pemujukan Bertujuan memujuk pembaca supaya memberi persetujuan atau pengesahan tentang sesuatu perkara yang dinyatakan. Penulis turut mengemukakan tindakan yang perlu dilakukan untuk mendapat pertimbangan pembaca. Contoh: Laporan cadangan mengenakan tindakan tegas kepada orang yang membuang sampah merata-rata. iii) Laporan penerangan Menerangkan semua soalan dan dapatan serta rumusan hasil daripada kajian yang dilakukan oleh penulis. Contoh: Laporan tentang jenis telefon bimbit yang paling popular dan kegunaan telefon bimbit yang paling penting dalam kalangan pelajar UUM. iv) Laporan sejarah Mencatat sesuatu peristiwa yang berlaku sepanjang kehidupan manusia hasil daripada pemerhatian atau penyelidikan yang dilakukan. Catatan tersebut dibuat secara kronologi bagi memudahkan pemahaman. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 12/21 3.3) Memo Memo merupakan komunikasi bertulis dalaman yang digunakan untuk perhubungan rasmi antara pekerja/unit/ jabatan/bahagian di dalam organisasi. Memo merupakan singkatan perkataan “memorandum” bermaksud catatan atau peringatan. Biasanya memo ialah arahan daripada pegawai atasan kepada orang bawahannya. a) Tujuan memo i) Menyampaikan maklumat/panggilan. ii) Memberi arahan atau memberikan penerangan berkaitan sesuatu perkara. Contohnya penyampaian maklumat dalaman, pengumuman sesuatu perubahan dasar, menjelaskan prosedur baharu, permohonan dalam bahagian, laporan ringkas – status, apa yang berlaku pada ketika itu, memberikan nasihat tentang membuat sesuatu keputusan. b) Dua bentuk Memo i) Memo bentuk borang Semua maklumat yang diperlukan telah dicatatkan ke dalam borang, penulis hanya perlu menanda pada ruang yang disediakan. Rajah 8 menunjukkan contoh memo. Rajah 8: Contoh Memo Bentuk Borang NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 13/21 ii) Memo bentuk terbuka Format sama seperti surat tetapi kebanyakan organisasi atau jabatan membuat reka bentuk sendiri. Rajah 9 menunjukkan contoh memo bentuk terbuka. SYARIKAT MAJU JAYA MEMO KEPADA : DARIPADA : TARIKH : PERKARA : KETERANGAN: Rajah 9: Contoh Memo Bentuk Terbuka c) Langkah menulis memo i) Merancang Mengenal pasti tujuan penulisan memo. Mengenal pasti sasaran. Harapan yang diinginkan daripada penerima. Mengandaikan reaksi penerima. ii) Menulis Menepati tujuan. Menggunakan bahasa ringkas, jelas dan lembut. iii) Menyemak Memastikan maklumat yang ditulis adalah betul. Arahan yang diberikan tidak menimbulkan sikap negatif pembaca NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 14/21 3.4) Persembahan (Presentation) Dewasa ini istilah multimedia merupakan antara istilah utama yang sering diperkatakan apabila seseorang membicarakan tentang industri teknologi maklumat dan telekomunikasi. Salah satu daripada dokumentasi pejabat adalah melalui persembahan yang menggunakan aplikasi Microsoft Power Point yang digunakan sama ada untuk tujuan pendidikan, latihan, perniagaan, pemasaran dan sebagainya. Sebagai seorang setiausaha, kemahiran menggunakan aplikasi Microsoft Power Point amatlah digalakkan dalam membantu melicinkan perjalanan urus tadbir syarikat. Persembahan Elektronik dan Multimedia komunikasi yang paling sesuai ialah persembahan elektronik berasaskan multimedia bagi menarik dan seterusnya mengekalkan perhatian seseorang. Dengan menggunakan multimedia, proses perkongsian maklumat dapat dilaksanakan dengan lebih berkesan dan meyakinkan. Seseorang pembentang dapat melakukan proses penerangan atau persembahan dengan lebih mudah dan berkesan. Dengan bantuan teknologi persembahan multimedia juga, sesuatu maklumat yang ingin disampaikan kepada mata dunia misalnya tidak hanya diperkenalkan melalui kata-kata semata-mata malah ianya boleh dipamerkan dalam bentuk yang lebih hidup dan dinamik dengan bantuan animasi 3 dimensi, video interaktif serta gambar foto yang jauh lebih menarik. Antara perisian yang popular bagi membina Persembahan Slaid Elektronik termasuklah: a) Microsoft Powerpoint b) Adobe Persuasion c) Asymetrix Compel Perisian-perisian jenis ini mempunyai beberapa kelebihan. Antaranya termasuklah: i) Harga yang berpatutan (murah). ii) Mudah untuk dipelajari serta mudah untuk dikuasai atau digunakan.  NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 15/21 iii) Menyediakan templat dengan pelbagai corak, warna latar belakang serta grafik-grafik yang memudahkan pembangunan aplikasi multimedia. iv) Menyediakan kemudahan bagi memasukkan unsur-unsur audio, video serta animasi ke dalam persembahan. v) Menyediakan kemudahan bagi membina pautan atau capaian yang membolehkan pengguna bergerak ke mana-mana bahagian dalam aplikasi. Namun begitu, dalam bab ini, aplikasi yang akan diberikan perhatian ialah aplikasi Microsoft Power Point memandangkan aplikasi ini mudah didapati kerana ia disertakan bersama-sama Microsoft Office. d) Microsoft Power Point Microsoft Power Point merupakan salah satu komponen perisian persembahan elektronik yang diintegrasikan bersama ke dalam perisian Microsoft Office. Perisian ini ialah perisian persembahan yang terbaik untuk mesyuarat, industri dan cadangan perniagaan. Rajah 10 dan 11 menunjukkan contoh aplikasi microsoft powerpoint. Rajah 10: Contoh Aplikasi Microsoft PowerPoint Berikut adalah antara kegunaan atau fungsi utama perisian Microsoft Power Point: NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 16/21 i) Membina persembahan elektronik Kebanyakan orang menggunakan Microsoft Power Point bagi membina persembahan elektronik berasaskan siri slaid yang mampu mempertingkatkan lagi keupayaan dalam proses penyampaian sesuatu maklumat. Fail atau siri elektronik yang dihasilkan boleh dipersembahkan sama ada kepada kumpulan pengguna yang ramai, kumpulan kecil mahupun bagi kegunaan secara individu. Selain itu, Microsoft Power Point juga membolehkan fail yang dihasilkan olehnya dimainkan secara automatik walaupun tanpa kehadiran pembentang atau penyampai maklumat. Rajah 11: Contoh Slaid Power Point ii) Menghasilkan cetakan nota atau transparensi Dengan menggunakan Microsoft Power Point, seseorang boleh mencetak slaid yang digunakan bagi tujuan persembahan kepada bentuk nota edaran kepada pengguna dengan mudah dan pantas. Ia menawarkan pelbagai bentuk cetakan sama ada dalam bentuk slaid sebenar, nota ringkas atau outline dan sebagainya. Rajah 12 di bawah menunjukkan pilihan handout yang boleh dipilih sebagai edaran dalam bentuk hardcopy. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 17/21 Rajah 12: Pilihan Handout iii) Menghasilkan persembahan dalam bentuk halaman web Bagi anda yang berminat untuk membangunkan halaman web tetapi tiada pengetahuan atau kemahiran bagi tujuan tersebut, Microsoft Power Point mampu membantu. Dengan Microsoft Powerpoint, sesebuah persembahan elektronik yang dihasilkan boleh diterjemahkan kepada bentuk fail halaman web berformatkan Hyper Text Markup Language (HTML). Halaman web yang terhasil dengan cara ini bukan sahaja menarik, malah ia turut menyediakan kemudahan interaktif seperti mana slaid yang asal. iv) Istilah-Istilah dalam Microsoft Powerpoint Persembahan Satu himpunan slaid (slides), handouts, speaker notes dan outline, semuanya di dalam satu fail. Slaid Satu muka surat individu dalam persembahan, yang mengandungi tajuk, teks graf, lukisan objek, bentuk, clip art dan drawn art. Handouts Slaid-slaid (saiznya lebih kecil) yang bercetak sama ada 2, 3 atau 6 slaid dalam satu muka untuk diberi kepada pendengar/penonton.  NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 18/21 Outlines Format yang hanya tajuk dan teks utama dipaparkan, tetapi tidak termasuk lukisan (gambar) atau yang ditaip menggunakan Text tool. 3.5) Kad Jemputan Bahagian jemputan merupakan salah satu daripada perkara penting dalam pengurusan acara. Penyediaan kad jemputan perlu menitik beratkan perkara- perkara yang berikut: a) Kategori Jemputan Biasanya terdapat dua kategori jemputan. i) Senarai ringkas (mengikut kumpulan jemputan). ii) Senarai penuh (mengikut keutamaan). b) Jenis-jenis jemputan i) Seorang. ii) Berpasangan. iii) Kumpulan. Jika tetamu kehormat dijemput berpasangan, barulah tetamu lain boleh dijemput berpasangan. c) Ciri kad jemputan i) Nama majlis. ii) Logo jabatan/agensi. iii) Tempat. iv) Tarikh majlis. v) Masa bermula majlis. vi) Masa ketibaan jemputan. vii) Panduan pakaian. viii) Nama dan nombor telefon untuk rujukan. ix) Atur cara majlis. x) Pelan lokasi. xi) Kad jawapan. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 19/21 d) Selain daripada kad jemputan, jemputan juga boleh dilakukan melalui: i) Surat ii) Faks iii) Telefon iv) E-mel v) Sistem Pesanan Ringkas/Whatsapp/Facebook/Telegram e) Kesesuaian kaedah jemputan Kaedah jemputan yang sesuai digunakan untuk tetamu kehormat disenaraikan seperti pada Jadual 4. Jadual 4: Kesesuaian Kaedah Jemputan Untuk Tetamu Kehormat Bil Tetamu Kehormat Kaedah Jemputan 1. SPB-Yang Dipertuan Agong/ Warkah Persilaan dibawa menghadap DYMM/ Raja/ Permaisuri/ TYT Yang Dipertuan Negeri 2. TYT Yang Dipertuan Negeri/ Surat Jemputan YAB Perdana Menteri/YAB Timbalan Perdana Menteri/YAB Menteri 3. YAB Menteri Besar/Ketua Surat/Kad jemputan Menteri 4. Jemputan Lain Kad Jemputan Faks Telefon E-mel Sistem Pesanan Ringkas/Whatsapp/ Facebook/ telegram f) Nama pada kad jemputan perlu ditulis tangan, manakala sampul hendaklah bertaip. g) Kad jemputan perlu dihantar empat (4) minggu sebelum majlis berlangsung, manakala kad jawapan perlu diterima seminggu sebelum majlis berlangsung. Jika masa sudah terlalu lewat, kad jemputan perlu diserah menggunakan tangan kepada penerima. NO. KOD N821-001-3:2020-C06/KP(1/9) Muka Surat: 20/21 SOALAN: 1. Terangkan langkah-langkah penulisan surat pejabat. 2. Apakah fungsi borang pesanan? RUJUKAN: 1. Cole, K. (2018). Business Administration. Cengage Learning Australia Pty Ltd. ISBN 9780170387033. 2. Fletschinger, H. (2017). The Complete Handbook: For New Administrative Assistants. Createspace Independent Publishing Platform. ISBN 9781545117477. 3. Samsudin Wahab. (2015). Beres Bos : Tip Mengurus Rutin Harian Pejabat. PTS Professional Publishing. ISBN 978-967-369-275-0. 4. Stroman, J., Wilson, K., Wauson, J., & American Management Association. (2014). Administrative assistant’s and secretary’s handbook. Amacom. ISBN 9780814433522. 5. Thuis, P., & Rienk Stuive. (2019). Business Administration. Routledge. ISBN 9781000035704. 6. Wilson, K., & Wauson, J. (2011). The AMA Handbook Of Business Documents: Guidelines And Sample Documents That Make Business Writing Easy. Amacom. ISBN 9780814417690.