Questions and Answers
Jenis-jenis dokumen pejabat yang disebutkan dalam kertas penerangan ini adalah:
Apa saja contoh perisian pemproses kata?
Sebutkan dua fungsi dokumentasi.
Menyediakan maklumat dan melindungi serta menyimpan kandungan fizikal dan dokumen.
Surat perniagaan merupakan salah satu alat komunikasi yang paling jarang digunakan oleh sesebuah organisasi.
Signup and view all the answers
Dokumen yang diperlukan untuk memudahkan operasi organisasi disebut sebagai dokumen ___.
Signup and view all the answers
Apa yang dapat dihasilkan menggunakan Microsoft PowerPoint?
Signup and view all the answers
Microsoft PowerPoint tidak dapat diubah menjadi halaman web.
Signup and view all the answers
Slaid-slaid dalam bentuk yang lebih kecil dipanggil __________.
Signup and view all the answers
Apakah yang perlu dicantumkan pada kad jemputan?
Signup and view all the answers
Study Notes
Pengenalan Dokumen Pejabat
- Tujuan pelajaran ini untuk memberikan pemahaman tentang dokumen pejabat, pentingnya penyediaan dokumen, dan jenis-jenis dokumen yang ada.
- Dokumen pejabat mempermudah fungsi operasional organisasi, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.
Definisi Dokumen Pejabat
- Dokumen pejabat adalah informasi yang dikumpulkan, diorganisir, dianalisis, dan disimpan sebagai rujukan administrasi.
- Data yang disimpan dapat diakses kembali melalui proses elektronik.
Keperluan Penghasilan Dokumentasi Pejabat
- Dokumentasi adalah proses sistematik untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi yang tepat.
- Fungsi utama dokumentasi meliputi:
- Menyediakan informasi bagi pengguna.
- Memberikan bukti dan data akurat.
- Melindungi dan menyimpan dokumen fisik.
Perisian Aplikasi
- Terdapat dua jenis perisian aplikasi:
- Perisian umum: Mudah diakses untuk semua pengguna (contoh: Microsoft Office).
- Perisian khusus: Dikembangkan untuk menyelesaikan masalah spesifik.
Pemproses Kata
- Perisian pemproses kata, seperti Microsoft Word, digunakan untuk menciptakan dokumen secara efisien.
- Contoh dokumen yang dapat dihasilkan: surat bisnis, laporan, brosur.
Hamparan Elektronik
- Hamparan elektronik menyimpan data dalam format tabel dan untuk mengelola data secara efisien.
- Contoh perisian: Microsoft Excel, yang memungkinkan analisis data kompleks dan menyajikan informasi dalam bentuk tabel atau grafik.
Jenis-Jenis Dokumen Pejabat
- Dokumen pejabat mencakup berbagai jenis yang merekam transaksi, termasuk:
- Surat
- Laporan
- Memo
- Presentasi
Surat
- Surat adalah komunikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengelola hal-hal administratif.
- Jenis surat resmi:
- Surat lantikan: Untuk menetapkan jawatan seseorang.
- Surat makluman: Untuk memberitahu program atau acara.
- Surat perniagaan: Untuk komunikasi dengan pelanggan (contoh: pesanan).
- Surat iringan: Digunakan bersamaan dengan dokumen lain.
Laporan
- Laporan menyajikan fakta dan informasi mengenai kegiatan organisasi.
- Tujuan laporan termasuk mengidentifikasi masalah, memberikan solusi, dan menganalisis aktivitas bisnis.
Memo
- Memo adalah komunikasi internal untuk menyampaikan informasi atau arahan di dalam organisasi.
- Terdapat dua bentuk: memo borang dan memo terbuka, dengan langkah penulisan yang jelas.
Persembahan (Presentation)
- Microsoft PowerPoint dianggap sebagai alat penting dalam mendukung komunikasi birokrasi dan presentasi informasi.
- Manfaat menggunakan presentasi multimedia:
- Menarik perhatian pendengar dengan elemen visual.
- Memudahkan penyampaian informasi secara efektif.
- PowerPoint memungkinkan pengguna untuk mencetak nota dan menerjemahkan presentasi menjadi halaman web.### Istilah dalam Microsoft PowerPoint
- Persembahan: Kumpulan slaid, handouts, nota pembicara, dan outline dalam satu fail.
- Slaid: Muka surat dalam persembahan yang mengandungi tajuk, teks, graf, lukisan objek, gambar, serta clip art.
- Handouts: Salinan slaid dalam ukuran lebih kecil (2, 3, atau 6 slaid per muka) untuk diberikan kepada pendengar.
- Outlines: Format yang tertera hanya tajuk dan teks utama, tanpa gambar atau elemen lain.
Kad Jemputan dalam Pengurusan Acara
- Kategori Jemputan: Terdapat dua jenis - senarai ringkas dan senarai penuh berdasarkan keutamaan.
-
Jenis Jemputan:
- Individu
- Berpasangan
- Kumpulan
-
Ciri Kad Jemputan:
- Nama majlis
- Logo jabatan/agensi
- Tempat dan tarikh
- Masa bermula dan ketibaan
- Panduan pakaian
- Nama dan nombor telefon untuk rujukan
- Atur cara majlis
- Pelan lokasi
- Kad jawapan
Kaedah Jemputan
- Jenis lain untuk menghantar jemputan: surat, faks, telefon, e-mel, serta media sosial (Whatsapp, Facebook, Telegram).
-
Kesesuaian Kaedah Jemputan:
- SPB-Yang Dipertuan Agong: Warkah Persilaan dibawa menghadap.
- TYT Yang Dipertuan Negeri, YAB Perdana Menteri: Surat Jemputan.
- YAB Menteri Besar/Ketua Menteri: Surat atau kad jemputan.
- Lain-lain: Kad jemputan, faks, telefon, e-mel, dan sistem pesanan ringkas.
Penghantaran Kad Jemputan
- Nama pada kad perlu ditulis tangan, sampul harus bertaip.
- Hantar kad jemputan 4 minggu sebelum acara dan terima kad jawapan 1 minggu sebelum acara.
- Jika terlambat, kad jemputan perlu disampaikan secara langsung.
Soalan
- Langkah-langkah Penulisan Surat Pejabat: Terdapat prosedur tertentu untuk menyusun surat rasmi yang merangkumi struktur dan gaya penulisan.
- Fungsi Borang Pesanan: Digunakan sebagai alat untuk memesan barang atau perkhidmatan secara formal dan sistematik.
Studying That Suits You
Use AI to generate personalized quizzes and flashcards to suit your learning preferences.
Description
Uji pengetahuan Anda tentang dokumentasi kantor dengan kuis ini. Kuiz ini dirancang untuk membantu siswa program administrasi kantor tingkat 3 memahami konsep dan praktik terbaik dalam mengelola dokumen. Jawablah pertanyaan-pertanyaan yang berkaitan dengan pengelolaan dan penyimpanan dokumen kantor.
