Office Documentation N821-001-3

Tujuan pelajaran ini untuk memberikan pemahaman tentang dokumen pejabat, pentingnya penyediaan dokumen, dan jenis-jenis dokumen yang ada.
Dokumen pejabat mempermudah fungsi operasional organisasi, baik dalam bentuk cetak maupun elektronik.

Dokumen pejabat adalah informasi yang dikumpulkan, diorganisir, dianalisis, dan disimpan sebagai rujukan administrasi.
Data yang disimpan dapat diakses kembali melalui proses elektronik.

Dokumentasi adalah proses sistematik untuk mengumpulkan dan menyebarkan informasi yang tepat.
Fungsi utama dokumentasi meliputi:
- Menyediakan informasi bagi pengguna.
- Memberikan bukti dan data akurat.
- Melindungi dan menyimpan dokumen fisik.

Terdapat dua jenis perisian aplikasi:
- Perisian umum: Mudah diakses untuk semua pengguna (contoh: Microsoft Office).
- Perisian khusus: Dikembangkan untuk menyelesaikan masalah spesifik.

Perisian pemproses kata, seperti Microsoft Word, digunakan untuk menciptakan dokumen secara efisien.
Contoh dokumen yang dapat dihasilkan: surat bisnis, laporan, brosur.

Hamparan elektronik menyimpan data dalam format tabel dan untuk mengelola data secara efisien.
Contoh perisian: Microsoft Excel, yang memungkinkan analisis data kompleks dan menyajikan informasi dalam bentuk tabel atau grafik.

Dokumen pejabat mencakup berbagai jenis yang merekam transaksi, termasuk:
- Surat
- Laporan
- Memo
- Presentasi

Surat adalah komunikasi resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mengelola hal-hal administratif.
Jenis surat resmi:
- Surat lantikan: Untuk menetapkan jawatan seseorang.
- Surat makluman: Untuk memberitahu program atau acara.
- Surat perniagaan: Untuk komunikasi dengan pelanggan (contoh: pesanan).
- Surat iringan: Digunakan bersamaan dengan dokumen lain.

Laporan menyajikan fakta dan informasi mengenai kegiatan organisasi.
Tujuan laporan termasuk mengidentifikasi masalah, memberikan solusi, dan menganalisis aktivitas bisnis.

Memo adalah komunikasi internal untuk menyampaikan informasi atau arahan di dalam organisasi.
Terdapat dua bentuk: memo borang dan memo terbuka, dengan langkah penulisan yang jelas.

Microsoft PowerPoint dianggap sebagai alat penting dalam mendukung komunikasi birokrasi dan presentasi informasi.
Manfaat menggunakan presentasi multimedia:
- Menarik perhatian pendengar dengan elemen visual.
- Memudahkan penyampaian informasi secara efektif.
PowerPoint memungkinkan pengguna untuk mencetak nota dan menerjemahkan presentasi menjadi halaman web.### Istilah dalam Microsoft PowerPoint
Persembahan: Kumpulan slaid, handouts, nota pembicara, dan outline dalam satu fail.
Slaid: Muka surat dalam persembahan yang mengandungi tajuk, teks, graf, lukisan objek, gambar, serta clip art.
Handouts: Salinan slaid dalam ukuran lebih kecil (2, 3, atau 6 slaid per muka) untuk diberikan kepada pendengar.
Outlines: Format yang tertera hanya tajuk dan teks utama, tanpa gambar atau elemen lain.

Kategori Jemputan: Terdapat dua jenis - senarai ringkas dan senarai penuh berdasarkan keutamaan.
Jenis Jemputan:
- Individu
- Berpasangan
- Kumpulan
Ciri Kad Jemputan:
- Nama majlis
- Logo jabatan/agensi
- Tempat dan tarikh
- Masa bermula dan ketibaan
- Panduan pakaian
- Nama dan nombor telefon untuk rujukan
- Atur cara majlis
- Pelan lokasi
- Kad jawapan

Jenis lain untuk menghantar jemputan: surat, faks, telefon, e-mel, serta media sosial (Whatsapp, Facebook, Telegram).
Kesesuaian Kaedah Jemputan:
- SPB-Yang Dipertuan Agong: Warkah Persilaan dibawa menghadap.
- TYT Yang Dipertuan Negeri, YAB Perdana Menteri: Surat Jemputan.
- YAB Menteri Besar/Ketua Menteri: Surat atau kad jemputan.
- Lain-lain: Kad jemputan, faks, telefon, e-mel, dan sistem pesanan ringkas.

Nama pada kad perlu ditulis tangan, sampul harus bertaip.
Hantar kad jemputan 4 minggu sebelum acara dan terima kad jawapan 1 minggu sebelum acara.
Jika terlambat, kad jemputan perlu disampaikan secara langsung.

Langkah-langkah Penulisan Surat Pejabat: Terdapat prosedur tertentu untuk menyusun surat rasmi yang merangkumi struktur dan gaya penulisan.
Fungsi Borang Pesanan: Digunakan sebagai alat untuk memesan barang atau perkhidmatan secara formal dan sistematik.