Técnicas de Control (1) PDF

TÉCNICAS DE CONTROL  TÉCNICAS BÁSICAS DE CONTROL Son todos aquellos procedimientos que permiten a la organización el establecimiento de estándares, la valoración de las acciones, la medición de resultados y la aplicación de medidas correctivas, con el...

TÉCNICAS DE CONTROL  TÉCNICAS BÁSICAS DE CONTROL Son todos aquellos procedimientos que permiten a la organización el establecimiento de estándares, la valoración de las acciones, la medición de resultados y la aplicación de medidas correctivas, con el fin de obtener los resultados deseados dentro de una organización. Entre las técnicas de control se encuentran los sistemas de auditoría, en sus diferentes modalidades (administrativa, contable, de calidad, interna y externa, etcétera). Existen técnicas de control ampliamente utilizadas por las organizaciones que tienen una naturaleza financiera; encontramos en esta clasificación a los estados financieros (balance general y estado de resultados), razones financieras y auditorías financieras, entre otras. Dentro de la administración de la calidad encontramos los círculos de calidad, que es un grupo de seis a doce personas que se reúnen voluntariamente y de forma regular para discutir y resolver problemas que afectan la calidad de su trabajo. Benchmarking, es la técnica que permite medir productos, servicios y prácticas de los principales competidores o líderes de un mercado, control estadístico de calidad, compuesta por varias técnicas estadísticas que se utilizan para monitorear la calidad; incluye actividades de muestreo y six sigma, que es el enfoque de control de calidad que enfatiza la búsqueda continua para mejorar la calidad y optimizar los recursos. Otras de las técnicas y herramientas de control que pueden ser utilizadas por la organización, son la información estadística, los informes y análisis especiales, el análisis del punto de equilibrio y la observación personal. LAS TÉCNICAS DE PLANEACIÓN COMO TÉCNICAS DE CONTROL En la etapa de planeación se desarrollan las siguientes técnicas  TECNICAS DEFINICION APLICACIÓN DE CONTROL DE PLANEACIO N Es el planteamiento de lo que Se comparan los resultados se quiere lograr en el futuro, esperados con lo alcanzado y en OBJETIVO lo que se desea alcanzar, lo su caso se adecuan las metas y que se necesita lograr en un objetivos. periodo especifico. Es el plan que contiene las Permite ver el tiempo estimado actividades que habrán de contra el real; se hacen los ajustes realizarse para alcanzar los necesarios y se identifican las PROGRAMAS objetivos, el tiempo requerido razones por las que no se para efectuar cada una de cumplieron los tiempos previstos. ellas y a las personas responsables para la realización de las mismas. TECNICAS DE DEFINICION APLICACIÓN DE CONTROL PLANEACION Es el plan que integra los Permite saber quién y cómo se elementos cuantitativos; se gastaron los recursos; marca lo PRESUPUESTO considera la fuente y límites monetarios para la asignación de los recursos realización de las actividades monetarios de la organización para un periodo determinado. Son las líneas generales Permite identificar los momentos que permiten delimitar las en que la delimitación de las acciones dentro de cada acciones pudiera verse rebasada, POLÍTICAS área de la organización, lo lo que permite encauzarlas. que agiliza el proceso de toma de decisiones.  TECNICAS DE DEFINICION APLICACIÓN DE CONTROL PLANEACION Es el documento que se Permite saber en qué momento integra con las operaciones no se está cumpliendo con la PROCEDIMIENTO que se ordenan de forma secuencia de las operaciones lógica, cronológica y previstas, y en su caso se secuencial, que precisan la hacen las adecuaciones forma sistemática de hacer correspondientes uso determinado trabajo rutinario. Los objetivos son importantes porque…  Se dirigen hacia las situaciones concretas que se desean alcanzar.  Marcan el rumbo para todas las decisiones de la administración.  Forman los criterios frente a los cuales es posible medir los logros.  Permiten readecuarse cuando surgen contingencias inesperadas. Los programas son importantes porque…  Suministran información e indican el estado de avance de las actividades.  Mantienen el orden de las actividades.  Determinan recursos que se necesitan; disminuyen costos en sus operaciones.  Determinan tiempo de iniciación y término; se incluyen las actividades necesarias y se evita duplicidad de esfuerzos. Cuando se habla de programas, las herramientas más utilizadas son la gráfica de Gantt, el PERT (Program Evaluation Review Technique) y el CPM (Critical Path Method), también conocido como ruta crítica. Los presupuestos son importantes porque…  Son una de las técnicas de planeación más ampliamente utilizadas. Para Koontz y O’Donnell, es la formulación de planes para un determinado tiempo; en términos numéricos, son estados de resultados que se anticipan, expresados en términos financieros, tales como los presupuestos de ingresos y gastos; y de capital, en términos no financieros, tales como los presupuestos de horas de mano de obra directa, de materiales o de producción, de materiales y productos. Su objetivo es definir los planes a través de cifras que le permiten al administrador ver los recursos que gastará, por quién y dónde, y qué gastos, ingresos o unidades físicas de insumos o de producción comprenderán sus planes. Las políticas son importantes porque…  Indican al personal cómo debe actuar en sus operaciones.  Contribuyen al logro de los objetivos de la organización.  Proporcionan uniformidad y estabilidad en las decisiones.  Facilitan la delegación de autoridad. Los procedimientos son importantes porque…  Determinan el orden lógico que deben seguir las actividades.  Promueven la eficiencia y la especialización.  Delimitan responsabilidades, evitan duplicidades.  Son aplicables en actividades repetitivas. Las técnicas descritas anteriormente se elaboran en la etapa de la planeación, pero se convierten en herramientas de control que permiten a la organización funcionar de forma eficaz y eficiente, dándole continuidad al ciclo de realización del proceso Administrativo. LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA COMO TÉCNICA AUXILIAR PARA LOS PROCESOS DE CONTROL PROPÓSITOS DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA La administración es un proceso, en el que su dinámica y evolución la obligan a vigilar continuamente las condiciones en que actúa, para lo cual se apoya en algunas técnicas como la auditoría administrativa, que tiene como propósito investigar, analizar, diagnosticar y prever la acción administrativa. DEFINICIONES DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA. PARA V. LAZZARO es un examen inteligente y constructivo de la estructura y forma de organización de una empresa o de sus componentes, tales como divisiones o departamentos, planes y políticas, controles, métodos de operación y el empleo que hacen de sus disposiciones físicas y humanas. Agustín Reyes Ponce define a la auditoría administrativa como un proceso de investigación muy detallado de los programas establecidos, de los departamentos, de las funciones o actividades, para ver si se cumplen los objetivos y políticas, sugiriendo en su caso los cambios o adecuaciones que deben hacerse para lograr un mejor cumplimiento de los objetivos de la institución. BENJAMÍN TÉLLEZ TREJO define a la auditoría administrativa como… El examen de los objetivos, estructura orgánica y uso de los recursos físicos y humanos con el fin de informar sobre la situación administrativa de una entidad económica. El objetivo primordial de la auditoría administrativa es: eliminar desperdicios, mejorar procedimientos y sistemas administrativos, vigilar que se cumplan los planes y objetivos de la empresa, utilizar mejor los recursos de que se dispone; tanto físicos como humanos. JOAQUÍN RODRÍGUEZ, la auditoría administrativa es… Una técnica que busca llevar a cabo un examen y evaluación de problemas administrativos, los cuales pueden relacionarse con la estructura organizacional (funciones, puestos, planeación, integración de recursos, etc.), estructura operacional (procedimientos, productos, actividades) con el fin de determinar sus causas y las posibles soluciones LEONEL VIDALES también hace una aportación sobre la auditoría administrativa: Es una revisión sistemática y evaluatoria de una entidad o parte de ella, que se lleva a cabo con la finalidad de determinar si la organización está operando eficientemente. Constituye una búsqueda para localizar las áreas de responsabilidad relativas a la eficiencia dentro de la organización. La auditoría administrativa tiene como propósito investigar, revisar, analizar y dotar a la institución elementos de toma de decisión para una mayor eficiencia, es decir, allegarse de elementos de juicio que permitan mejorar el desarrollo de una función, un departamento y de la institución como un todo. La auditoría administrativa es una valiosa herramienta para medir la capacidad de la administración en sus diferentes niveles y en todos sus elementos. También es útil para examinar y determinar la calidad de la ejecución del trabajo, la efectividad de la estructura de la organización, sus políticas y prácticas, sus sistemas y procedimientos, así como sus recursos humanos. Cada una de las operaciones requiere especial atención según su naturaleza, ya sea que estén ligadas a materias financieras o contables, o con las operaciones de la empresa, como son compras, ventas, producción de bienes y servicios, personal y propaganda; en esas características especiales se enfocará el auditor. La auditoría administrativa debe tener un doble propósito; por un lado, medir la efectividad general de la unidad que estudia; y por otro, descubrir áreas específicas en las que existan problemas operativos, a través de las técnicas mencionadas A la auditoría interna, por el ámbito de su aplicación, suele llamársele también auditoría operacional y administrativa. La auditoría operacional apareció cuando hubo la necesidad de vigilar no sólo las cifras de los diferentes reportes, sino también de los procedimientos que los originaban. A la auditoría operacional se le ha dado en llamar “los ojos de la gerencia”, por la función de revisar el cumplimiento de los procedimientos existentes en la empresa, procurando aumentarlos y actualizarlos constantemente, de acuerdo con las necesidades de la empresa y siempre por el conducto del área de sistemas y procedimientos o similar, que se encargue de dicho estudio y elaboración, para dejar al auditor únicamente la revisión de su existencia y cumplimiento. La auditoría operacional la realiza un contador público en su carácter de auditor independiente, coordinadamente con su examen de estados financieros, tendiente a la emisión de su dictamen sobre los mismos, con fines de identificación; este trabajo lo realiza para incrementar la eficiencia administrativa de su cliente. Los responsables de la creación, cumplimiento y vigilancia de las políticas y procedimientos usados para alcanzar los objetivos de la empresa han comprendido la importancia de la aplicación de la auditoría dentro de la organización. De lo anterior se desprende que la existencia de políticas, manuales y procedimientos escritos es indispensable para poder conocer acerca del cumplimiento de los mismos; nadie puede cumplir con una norma que no conoce.  PROCESO BÁSICO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA La auditoría administrativa se debe iniciar con… a) La identificación del problema. b) Definición del área que se va a auditar; asimismo, debe prepararse un breve programa de acción con una lista de los diversos puntos a cubrirse. c) Identificación de los procedimientos que se seguirán para llevar a cabo la tarea de revisión. d) Aplicación de las técnicas para la obtención de información (entrevista, la investigación documental, la elaboración de cuestionarios, el memorándum y la observación directa). e) Estudio de los documentos referidos al tema de revisión. f) Presentación de resultados. Por otra parte, se considera que todas las técnicas pueden aplicarse para identificar fortalezas y debilidades de las organizaciones; sin embargo, la modificación de la conducta organizacional, la administración por objetivos (en alguna medida), el desarrollo organizacional y el desarrollo gerencial, tienden a centrarse principalmente en los puntos débiles y fuertes de la conducta de los miembros de la organización.