نظم المعلومات اإلدارية - جامعة البعث - PDF

‫جامعة البعث‬ ‫كلية اهلندسة املعلوماتية‬ ‫السنة الرابعة‬ ‫نظم املعلومات‬ ‫نظم املعلومات االدارية‬ ‫د‪.‬فدا جهجاه‬ ...

‫جامعة البعث‬ ‫كلية اهلندسة املعلوماتية‬ ‫السنة الرابعة‬ ‫نظم املعلومات‬ ‫نظم املعلومات االدارية‬ ‫د‪.‬فدا جهجاه‬  ‫مقدمة‬ ‫نظرية النظم‪ :‬تمثل نظرية النظم ‪ System Theory‬محاولة منهجية شاملة لدراسة و فهم أي ظاهرة في الحياة والطبيعة وذلك‬ ‫من خالل تفكيكها الى عناصرها ومكوناتها األساسية وفهم عالقات هذه العناصر والمكونات ضمن أطار عام ومنظور يتضمن‬ ‫كل أبعاد وأوجه الظاهرة موضوع الدراسة‪.‬‬ ‫ولذلك عرف ‪Buckley‬النظام ‪ System‬بانه ذلك الكل المكون من اجزاء مترابطة ومتفاعلة مع بعضها البعض االخر‪.‬اما‬ ‫المنهجية العلمية التي يمكن من خاللها دراسة النظم والعالقات مابين اجزاء النظام فهي نظرية النظام‪.‬‬ ‫مفهوم النظام ‪ :‬عرف النظام ‪ System‬بانه مجموعة من العناصر المترابطة و المتفاعلة و المتكاملة التي تهدف الى تحقيق‬ ‫هدف واحد ‪.‬ويجب ان تكون هذه العناصر كال واحدا ‪.‬و ان العالقة بين عناصر النظام هي الرابطة التي تربطها معا لتحقيق‬ ‫هدفها المشترك وللنظام مدخالت و عمليات و مخرجات و تغذية عكسية‪.‬‬  ‫خصائص النظام‬ ‫يتصف النظام بمجموعة من الخصائص يمكن تحديد اهمها‪:-‬‬ ‫هدف النظام ‪ :‬البد ان يكون لكل نظام في الكون هدف يسعى الى تحقيقه وإال ال مبرر لوجوده و بعد تحديد الهدف العام‬ ‫‪.1‬‬ ‫للنظام يمكن ان نحدد األهداف الفرعية لكل عنصر من العناصر المكونة للنظام التي يجب ان تعمل معا وبتناسق تام ليحقق‬ ‫كل عنصر هدفه الذي يسهم في تحقيق الهدف العام لنظام‪.‬على سبيل المثال الشركة لديها هدف عام هو انتاج سلعة او تقديم‬ ‫خدمة وكل قسم في الشركة له هدف فرعي مثل قسم االنتاج ‪ ،‬التسويق ‪,‬الموارد البشرية‪.......‬الخ حيث مجموع اهداف هذه‬ ‫االقسام يساوي الهدف العام للشركة‪.‬‬ ‫مستويات النظام‪ :‬يحتوي كل نظام في الكون على عدد من النظم الفرعية مجموعها يمثل النظام الكلي العام وألغراض‬ ‫‪.2‬‬ ‫الدراسة والتحليل يفضل ان نحدد النظام العام ثم نحدد النظم الفرعية بداخله‪ ،‬ومخرجات كل نظام فرعي تكون مدخالت‬ ‫لنظام فرعي اخر‪ ،‬كما ان انتقال مخرجات أي نظام فرعي لتصبح مدخالت لنظام فرعي اخر يتم عبر حدود كل نظام‬ ‫فرعي‪.‬‬ ‫مثال‪ :‬مخرجات قسم االنتاج هي سلع تكون مدخالت مثال لقسم التسويق لغرض بيع هذه السلع‪.‬‬  ‫خصائص النظام‬ ‫الكلية والشمول ‪ -:‬النظام ليس مجرد مجموعة من األجزاء‪ ،‬بل هو وحدة تفاعلية واحدة‪.‬يجب النظر إلى كل جزء على‬ ‫‪.3‬‬ ‫أنه جزء من النظام الكلي‪ ،‬مع التركيز على النظرة الشمولية بدالً من النظرة الجزئية‪.‬‬ ‫حدود النظام ‪ -:‬للنظم حدود وهمية أو افتراضية أو تنظيمية ولكنها غير مادية في معظم األحيان تفصل النظام عن بيئته‬ ‫‪.4‬‬ ‫الخارجية ‪ ،‬والنظام عن غيره من النظم التي تعمل في البيئة نفسها ‪.‬إن كل نظام بما في ذلك نظام المعلومات يعمل ضمن‬ ‫أطار تنظيمي معين و أن كل ما هو خارج يمثل البيئة الخارجية ‪.‬و إن تحديد حدود النظام يساعدنا في تحديد الصورة‬ ‫الكلية للنظام وعزله عن األنظمة األخرى أضافه إلى سهولة دراسته و تحليله ‪.‬‬ ‫التكيف ‪ :‬يقصد به قدرة النظام على االستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية ‪،‬‬ ‫‪.5‬‬ ‫النظم المفتوحة وشبة المفتوحة‪ :‬تمتاز بقدرتها على االستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية وتعتبر أكثر قدرة على التكيف والوصول‬ ‫على حالة التوازن من خالل عالقتها بالبيئة الخارجية وذلك بسبب قدرتها على السيطرة على متغيرات البيئة الخارجية من خالل‬ ‫عملية التغذية العكسية والرقابة ‪.‬‬  ‫مكونات النظام‬ ‫ان النموذج المبسط لمكونات أي نظام هو ان لكل نظام مدخالت وعمليات معالجة و مخرجات و تختلف النظم بطيبعة مدخالتها‬ ‫و عملياتها و انماط و خصائص مخرجاتها‪.‬‬ ‫المدخالت ‪ :‬هي كل مايدخل للنظام و يأتي من مصادر داخلية و خارجية و تتباين المدخالت بحسب نوع النظام فمدخالت‬ ‫‪.1‬‬ ‫النظام اإلنتاجي مواد خام و مدخالت نظام المعلومات بيانات و مدخالت النظام التعليمي الطلبة و األساتذة واإلجراءات‬ ‫التعليمية‪.‬‬ ‫العمليات ‪ :‬تعني كل أنشطة التي تتولى تحويل المدخالت الى المخرجات فهي العمليات الحسابية والمنطقية لمعالجة البيانات‬ ‫‪.2‬‬ ‫و تحويلها الى المعلومات في نظام المعلومات و العمليات االنتاجية لتحويل المواد االولية الى سلع في النظام اإلنتاجي‪.‬‬ ‫المخرجات ‪ -:‬هي كل ماينتج عن النظام كنتيجة انشطة عمليات المعالجة من معلومات ‪ ،‬منتجات ‪ ،‬خدمات‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫التغذية العكسية‪ :‬تمثل عملية ضبط النظام من خالل وجود آلية رقابة تستهدف جميع عناصر النظام‪.‬تتمثل هذه اآللية في‬ ‫‪.4‬‬ ‫تلقي ردود فعل إيجابية أو سلبية حول مخرجات النظام‪.‬‬ ‫يتم قياس جودة مخرجات النظام بالمقارنة مع معايير محددة مسبقا ً لألداء‪،‬وبنا ًء على‬ ‫النتائج‪ ،‬يتم توجيه تحسينات للنظام‪.‬‬ ‫هدف عملية التغذية العكسية هو المحافظة على أداء النظام ومعالجة أي انحرافات‪،‬‬ ‫مما يسهم في تحقيق حالة من التوازن واالستقرار في النظام‪.‬‬  ‫أنواع األنظمة‬ ‫يمكن تصنيف النظم الى األنواع التالية‪:‬‬ ‫النظم المغلقة ‪ : closed system‬هي النظم التي ال تتصل بالبيئة الخارجية وينحصر عملها فيما يوجد بداخلها فقط‪ ،‬أي‬ ‫‪.1‬‬ ‫ليست لها عالقة أخذ و عطاء مع البيئة الخارجية و هذه النظم وجدت ألغراض الدراسة النظرية فقط‪.‬‬ ‫النظم المفتوحه ‪ : open system‬هي تلك النظم التي تتفاعل مع البيئة الخارجية أي هناك عالمة تأثيرية تبادلية بينها و‬ ‫‪.2‬‬ ‫بين البيئة الخارجية ‪ ،‬أي يستقبل هذا النوع من النظم مدخالته من البيئة المحيطة به ثم يعيدها بعد معالجتها الى هذه البيئة‬ ‫على شكل سلع أو خدمات أو معلومات و تمتاز هذه النظم بانعدام السيطرة الكلية على مدخالتها و ذلك لغياب عملية الرقابة‬ ‫على المدخالت لذلك تكون المدخالت بعضها معروفة و البعض اآلخر غير معروفة‪ ،‬و تكون هذه النظم معرضة دائما‬ ‫لإلضطراب و تعيش حالة من عدم التوازن و من األمثلة على ذلك جهاز الحاسوب المرتبط باإلنترنت‪ ،‬والمصنع الذي ال‬ ‫يقوم بفحص المواد األولية قبل إجراء العمليات التصنيعية‪.‬‬ ‫النظم شبه المغلقة ‪Semi-enclosed systems‬تكون مدخالت هذه النظم من البيئة الخارجية محددة و معروفة مسبقا و‬ ‫‪.3‬‬ ‫ذلك لوجود عملية سيطرة و رقابة على المدخالت فتكون مخرجاتها معروفة لذلك تكون هذه النظم أكثر إستقرارا و تعيش‬ ‫حالة من التوازن ‪ ،‬و حتى إذا واجهت عملية اإلضطراب تستطيع الوصول الى حالة التوازن أسرع من النظم المفتوحة و‬ ‫من األمثلة على ذلك نظام السير ( نظام مواعيد إنطالق حافالت النقل ) ‪ ،‬النظم التطبيقية الخاضعة للرقابة‪.‬‬  ‫البيانات ‪ ،‬المعلومات ‪ ،‬المعرفة‬ ‫البيانات ‪ Data‬هي مواد و حقائق خام أولية ليست ذات قيمة بشكلها األولي ما لم تتحول الى معلومات مفهومة و مفيدة ‪ ،‬أو هي‬ ‫مجموعة من الحقائق و المشاهدات قد تكون أرقاما أو كلمات أو رموز أو حروفا و من األمثلة على ذلك كميات اإلنتاج ‪ ،‬حجم‬ ‫المبيعات ‪،‬أسماء الطلبة ‪ ،‬أعداد الطلبة ‪.‬و يمكن أن تجمع عن طريق المالحظة أو المشاهدة و تخزن بإسلوب معين و يمكن أن‬ ‫تعبر عن حقائق حالية أو تاريخية أو مستقبلية‪.‬‬ ‫المعلومات ‪ Information‬هي مجموعة من البيانات المنظمة و المنسقة ‪ ،‬أو هي بيانات تمت معالجتها ثم تطبيقهاو تحليلها و‬ ‫تنظيمها و تلخيصها بشكل يسمح باستخدامها و اإلستفادة منها حيث أصبحت ذات معنى لمستخدميها ‪ ،‬مثال على ذلك معلومات‬ ‫عن مبيعات الشركة موزعة حسب السنوات و نسب األرباح و الكلف‪.‬‬ ‫المعرفة ‪ Knowledge‬هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها و معالجتها لتحويلها الى خبرة أو معرفة مبتكرة ال تعرف عنها‬ ‫شيء من قبل ‪ ،‬أو تصف شيئا يوسع من معارفنا السابقة أو يعدل منها ‪ ،‬أو هي الحصيلة النهائية إلستخدام المعلومات من قبل‬ ‫صناع القرار و المستخدمين الذين يحولون المعلومات الى معرفة‪ ،‬فإنتاج منتج ألول مرة أو إبتكار طريق جديدة في التسويق أو‬ ‫اإلنتاج يعبر عنه بالمعرفة‪.‬‬  ‫البيانات ‪ ،‬المعلومات ‪ ،‬المعرفة‬ ‫أما عن العالقة بين المفاهيم الثالثة فال بد من التأكيد بأن ما يعد معلومات لشخص معين قد يعتبره شخص آخر بيانات ال يمكن‬ ‫اإلستفاده منها ‪ ،‬و يستخدم للتمييز بين البيانات و المعلومات معيارين‪:‬‬ ‫أولهما درجة اإلستفادة و الثاني المعالجة أي أن المعلومات إذا تم إجراء المعالجة عليها و حققت الفائدة لمتخذ القرار تعتبر‬ ‫معلومات أما إذا فقدت أحد هذين المعياريين فتعتبر بيانات‪.‬أما عن العالقة بينهما فالبيانات تعتبر المادة الخام للحصول على‬ ‫المعلومات و المعلومات تعتبر المادة الخام للحصول على المعرفة‪.‬‬  ‫خصائص المعلومات ‪Attribute Of Information‬‬ ‫‪Quality‬‬ ‫يرتبط نجاح عملية اتخاذ القرار بتوفير المعلومات المالئمة‪ ،‬و تشير الدراسات إلى أن ‪ %90‬من نجاح القرار يعتمد على‬ ‫المعلومات و ‪%10‬على قدرات و مهارات متخذ القرار ‪ ،‬و من هنا يتضح أهمية و دور المعلومات المالئمة التخاذ القرار و‬ ‫من أهم هذه الخصائص التي يجب أن تتوفر في المعلومات المقدمة لمتخذ القرار‪:‬‬ ‫البعد الزمني ‪ Temporal dimension‬يتضمن هذا البعد الجوانب التالية ‪-:‬‬ ‫‪ o‬التوقيت ‪ Time Lines‬و يقصد به توفير المعلومات في الزمن المناسب لمتخذ القرار و قد تكون المعلومة مفيدة في الزمن الحاضر و‬ ‫لكن قد تفقد أهميتها بعد زمن قليل لذا على المدير أن يكون قادرا على الحصول على معلومات في وقت الحاجة إليها ‪.‬‬ ‫‪ o‬الحداثة ‪ Currently‬أي يجب أن تكون المعلومات متجددة و حديثة لالستفادة منها عند تقديمها لمتخذ القرار حيث تلعب الحداثة دورا هاما‬ ‫في جودة المعلومات إذ تقل قيمة المعلومات بتقادمها ‪.‬‬ ‫‪ o‬الفترة الزمنية ‪ Time Period‬و يقصد بها الفترة الزمنية المطلوب توفير معلومات عنها‪ ،‬على سبيل المثال يحتاج المدير معلومات عن‬ ‫حجم المبيعات للسنوات الخمس الماضية‪ ،‬فالمعلومات المالئمة هي التي تغطي الفترة الزمنية المطلوب االستعالم عنه‪.‬‬  ‫خصائص المعلومات ‪Attribute Of Information‬‬ ‫‪Quality‬‬ ‫بعد المضمون (المحتوى) ‪ Content Dimension‬و يتضمن هذا البعد الجوانب التالية ‪:‬‬ ‫‪o‬الدقة ‪ Accuracy‬و يقصد به خلو المعلومات من األخطاء حيث أن دقة المعلومات تساهم في جودة القرار‪،‬ما تعمل على تجنب‬ ‫القرارات الخاطئة و تقلل من التكلفة و إهدار الوقت و يختلف مدى الدقة في المعلومات المطلوبة حسب الحاجة إلى االستخدام و طبيعة‬ ‫المشكلة ‪.‬‬ ‫‪o‬الصدق و الثبات ‪ Validity Reliability‬هي إعطاء المعلومات نفس النتائج التي أعطتها في كل مرة استخدمت فيها و أن تكون‬ ‫المعلومات التي يقدمها النظام تمتاز بالصدق و الواقعية و تتطابق مع معطيات الواقع شكال و مضمونا و توجها ‪.‬‬ ‫‪o‬المالئمة ‪ Relevancy‬أن تكون المعلومات مالئمة و وثيقة الصلة و لها دور في تحسين عملية اتخاذ القرار ‪ ،‬و ال بد أن تكون مالئمة‬ ‫للموضوع و لها صلة بالمشكلة المراد اتخاذ قرار بشأنها ‪.‬‬ ‫‪o‬الشمولية ‪Completeness‬و يقصد بها قدرة المعلومات على إعطاء صورة كاملة عن المشكلة أو عن الحقائق الظاهرة لموضوع‬ ‫الدراسة مع تقديم بدائل الحلول المختلفة لها حتى تتمكن اإلدارة من تأدية وظائفها المختلفة ‪ ،‬و على المدير أن يقدر كمية التفاصيل‬ ‫الالزمة عن المشكلة حتى يتجنب الوقوع في بحر من المعلومات ما يسمى ( باإلغراق ) ‪.‬‬ ‫‪o‬اإليجاز ‪Conciseness‬أي تقديم المعلومات الالزمة لكل مستوى إداري و ما يتناسب مع متطلباته من المعلومات إذ ال بد من اإليجاز‬ ‫في المستوى االستراتيجي دون الخوض في كم كبير من المعلومات عن الموضوع ‪ ،‬و يمكن لمحلل النظم أن يساعد المدير على‬ ‫تحقيق هذه المهمة بطريقة منطقية ‪.‬‬ ‫خصائص المعلومات ‪Attribute Of Information‬‬ ‫‪Quality‬‬ ‫البعد الشكلي ‪ Form Dimension‬يتعلق البعد الشكلي بكيف تقدم المعلومة‪ ،‬فهي تتعلق باإلجابة على تساؤل (كيف ) و‬ ‫يتضمن الجوانب التالية ‪:‬‬ ‫‪o‬الوضوح ‪Clarity‬يقصد به تقديم المعلومات بطريقة وشكل يسهل فهمهما من قبل المستخدم كلما أمكن ذلك‪ ،‬بحيث تكون‬ ‫المعلومات واضحة و خالية من الغموض حتى يتمكن المدير من الوصول إلى قرارات صائبة‪.‬‬ ‫‪o‬التنظيم و يقصد به تقديم المعلومات بترتيب وتنسيق ضمن معايير محددة مسبقا كي يتم تعظيم االستفادة منها‪.‬‬ ‫‪o‬المرونة ‪ Flexibility‬يقصد بها قابلية المعلومات على التكيف ألكثر من مستخدم و أكثر من تطبيق‪ ،‬لذلك يجب أن تكون‬ ‫المعلومات متوفرة بشكل مرن يمكن استخدامه من قبل المستويات اإلدارية المختلفة بفاعلية في عملية اتخاذ القرار‪.‬‬ ‫‪o‬العرض ‪Presentation‬و يقصد به طريقة عرض المعلومات‪ ،‬أي أن تقدم بشكل مناسب كأن تكون مختصرة أو تفصيلية‪ ،‬أو‬ ‫بشكل كمي أو وصفي أو أن تعرض على شكل جداول توضيحية‪.‬‬  ‫نظام المعلومات اإلدارية‬ ‫يعرف نظام المعلومات اإلدارية بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة أو المتفاعلة بعضها مع بعض و التي تعمل على جمع‬ ‫مختلف أنواع البيانات و المعلومات و تعمل على معالجتها و تخزينها و بثها و توزيعها على المستفيدين‪ ،‬لغرض دعم عملية‬ ‫إتخاذ القرار‪.‬‬ ‫إضافة الى أن نظام المعلومات يقوم بتحليل المشكالت و تحديد البدائل المالئمة لحلها كما يقوم بتوفير قاعدة بيانات لألنشطة‬ ‫المنظمة و البيئة المحيطة بها لدعم متخذي القرار كما أنه ليس شرطا أن يكون نظام المعلومات محوسب يمكن أن يكون يدويا‬ ‫في كل عملياته ( اإلدخال ‪ ،‬المعالجة ‪ ،‬المخرجات ) حيث تستغرق وقتا و جهدا و تكون أحيانا أقل دقة لذلك ظهرت الحاجة الى‬ ‫النظم المحوسبة ‪ ،‬و أصبح يطلق مصطلح نظم المعلومات المحوسبة‬  ‫فوائد نظام المعلومات اإلدارية‬ ‫تقدم نظم المعلومات اإلدارية العديد من الفوائد لمتخذي القرار كما تساعد العاملين في المنظمة على أدائهم لوظائفهم ‪ ،‬ومن أهم‬ ‫الفوائد التي يمكن أن تقدمها نظم المعلومات اإلدارية ‪:‬‬ ‫تقديم المعلومات إلى المستويات اإلدارية المختلفة لمساعدتها في اتخاذ القرار‪.‬‬ ‫‪.1‬‬ ‫تقديم المعلومات لجميع العاملين لمساعدتهم في أداء أنشطتهم الوظيفية ‪.‬‬ ‫‪.2‬‬ ‫المساعدة في تقييم أنشطة المنظمة و إجراء عملية الرقابة ‪.‬‬ ‫‪.3‬‬ ‫مساعدة المدراء على التنبؤ بالمستقبل بالنسبة لجميع أنشطة المنظم‪.‬‬ ‫‪.4‬‬ ‫تحديد قنوات االتصال بين الوحدات اإلدارية المختلفة لتسهيل عملية استرجاع البيانات‬ ‫‪.5‬‬ ‫حفظ البيانات لغرض إتاحتها عند الحاجة لمستخدميها‪.‬‬ ‫‪.6‬‬ ‫نظم البرامج سابقة اإلعداد‪.‬‬ ‫‪.7‬‬  ‫مكونات نظم المعلومات اإلدارية‬ ‫تستخدم معلومات عديدة الموارد وتشمل األفراد (من مستفيدين ومختصين) واألجهزة (من آالت ووسائط) و البرمجيات للقيام‬ ‫بنشاطات تشمل اإلدخال و المعالجة و اإلخراج و التخزين والضبط لتحويل موارد البيانات إلى منتجات معلومات‪ ,‬ويمكن‬ ‫توضيح بعض المفاهيم األساسية ‪:‬‬ ‫‪ -1‬األفراد واألجهزة والبرمجيات والبيانات هي الموارد األساسية األربعة لنظم المعلومات‪.‬‬ ‫‪ -2‬موارد األفراد تشمل المختصين والمستفيدين من نظم المعلومات ‪ ،‬وموارد األجهزة تشمل اآلالت و الوسائط ‪ ،‬وموارد‬ ‫البرمجيات تشمل البرامج واإلجراءات ‪ ،‬وموارد البيانات يمكن إن تشمل قواعد البيانات والمعرفة‪.‬‬ ‫‪ -3‬يقع تحويل موارد البيانات إلى منتجات معلومات للمستفيدين عن طريق معالجة البيانات‪.‬‬  ‫األنشطة الرئيسية لنظام المعلومات‬ ‫‪ -1‬إدخال موارد البيانات ‪ :‬البيانات حول المعلومات التجارية وغيرها من األحداث يجب حفظها وإعدادها للمعالجة‪.‬ومن أمثلتها لوحة المفاتيح ‪،‬‬ ‫الفأرة ‪ ،‬الماسح الضوئي‪.‬‬ ‫‪ -2‬معالجة البيانات إلنتاج المعلومات ‪ :‬عادة ما تمارس نشاطات على البيانات مثل الحساب والمقارنة و الترتيب والتصنيف والتلخيص‪.‬وهذه‬ ‫النشاطات تمكن من تنظيم البيانات وتحليلها ومعالجتها وبالتالي تحويلها إلى معلومات للمستفيدين‪.‬ويجب الحفاظ على جودة البيانات المخزنة وذلك‬ ‫الستمرارية عمليات التصحيح والتجديد‪.‬‬ ‫مثال ‪ :‬البيانات حول عملية البيع تضاف إلى إجمالي المبيعات الحالي ‪ ،‬تقارن بمعيار معين لتحديد مقدار الخصم ‪ ،‬وترتب ترتيبا عدديا اعتمادا على‬ ‫الرقم التصنيفي للمنتج ‪ ،‬وتصنف حسب أنواع المنتج مثل مواد غذائية ‪ ،‬وتلخص لتوفير معلومات حول مختلف أنواع المنتج وأخيرا تستعمل لتجديد‬ ‫سجالت المبيعات‪.‬‬ ‫‪ -3‬إخراج منتجات المعلومات ‪ :‬المعلومات في أشكالها تبث إلى المستفيدين و تتاح إليهم إثناء أداء نشاط اإلخراج ‪.‬وهدف نظم المعلومات هو إنتاج‬ ‫منتجات المعلومات المناسبة للمستفيدين مثل شاشة الحاسوب أو الطابعة ‪.‬‬ ‫‪ -4‬تخزين موارد البيانات ‪ :‬التخزين من احد النظم األساسية المكونة لنظم المعلومات‪ ،‬والتخزين هو نشاط نظام المعلومات الذي يحتفظ بالبيانات‬ ‫بطريقة منظمة الستعمال الحق‪.‬مثل الملف وقاعدة البيانات‪.‬‬ ‫‪ -5‬ضبط أداء النظام ‪ :‬يفترض في نظام المعلومات أن ينتج تغذية مرتدة (التغذية العكسية )عن نشاطات إدخاله ومعالجته وإخراجه وتخزينه‪.‬وهذه‬ ‫التغذية العكسية يجب أن تقيم وتراقب لتحديد ما إذا كان أداء النظام متوافقا مع المعايير المثبتة‪.‬وعلى ضوء ذلك تعدل بعض نشاطات النظام لضمان‬ ‫إنتاجه المعلومات المناسبة للمستفيدين(المدراء ‪ -‬الموظفين)‪.‬‬ ‫مثال ‪ :‬قد يكتشف المدير أن مجموع اإلجماليات الجزئية للمبيعات ال يساوي إجمالي المبيعات ‪ ،‬ويمكن أن تكون المشكلة في إدخال البيانات كما يمكن‬ ‫أن تكون في نموذج المعالجة‪.‬‬