TEMA 1 GRUPO 3 Control y Evaluacin, Conceptos y Generalidades.docx

**Control y Evaluación: Conceptos y Generalidades** El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objet...

**Control y Evaluación: Conceptos y Generalidades** El control, como función administrativa, forma parte del ciclo conocido como proceso administrativo, constituye la última de sus fases, le corresponde la comprobación de las acciones y programas planificados para determinar si se cumplen los objetivos fijados y plantear medidas de corrección y mejora cuando sea posible. A continuación se presentan, de manera sintética, algunas de las principales características del control como etapa del proceso administrativo, sus funciones, objetivo, los pasos dentro de su propio proceso y algunos de sus principales tipos. ¿Qué es el control como etapa del proceso administrativo? *El control es la fase del proceso administrativo a través de la cual se establecen estándares para evaluar los resultados obtenidos, con el objeto de corregir desviaciones, prevenirlas y mejorar continuamente las operaciones. (Munch, p. 55)* Sabemos que el proceso administrativo, es un conjunto de pasos, etapas o fases mediante las cuales se aprovechan los recursos con los que cuenta una empresa. Estas etapas se dividen en planeación, dirección, organización y control. Como observamos, el control es la última etapa del proceso administrativo. Esta etapa consiste en medir y corregir el desempeño de las actividades y procesos que se llevan a cabo para asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados. Tiene las siguientes funciones: I. Función restrictiva y coercitiva: se emplea para evitar los desvíos indeseables o comportamientos no aceptados. Se usa para delimitar funciones y ejercer el mando dentro de la empresa. II. Sistema automático de regulación: cuando se detecta que las actividades o funciones de los colaboradores, los procesos, las áreas o departamentos se han desviado o presentan irregularidades, esta regulación los hará volver a las actividades ya planeadas. III. Función administrativa: como ya se indicó, el control forma parte del proceso administrativo, junto con la planeación, la organización y la dirección. **Objetivo del control** El objetivo de la función administrativa de control es la de ver que todo se haga conforme fue planeado y organizado, según las órdenes dadas, para identificar los errores o desvíos con el fin de corregirlos y evitar su repetición. **Proceso de control** El control o evaluación, como hoy se conoce, consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes (Bernal y Sierra, p. 211). A fin de identificar los errores o desviaciones y con el objetivo de corregirlos y evitar su repetición, la función de control, como fase del proceso administrativo, se desarrolla dentro de un proceso compuesto por las siguientes fases: 1. **Establecimiento de estándares**. Se establecen los criterios de evaluación o comparación. Usualmente se determinan dentro de las siguientes cuatro variables: - **De cantidad**: establece el volumen de producción, cantidad de existencias, materias primas, número de horas de trabajo. - **De calidad**: establece la calidad del producto, sus especificaciones. - **De tiempo**: es el tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de elaboración de un producto. - **De costos**: establece los costos de producción, administración, costos de ventas. 2. **Evaluación del desempeño**. Tiene como fin evaluar lo que se está haciendo. 3. **Comparación de desempeño con el estándar establecido. **Compara el desempeño de las funciones realizadas con el que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvió o variación o algún error o falla con relación al desempeño esperado. 4. **Acción correctiva**: busca corregir el desempeño para adecuarlo al estándar esperado. El control es un medio de retroinformación que sirve para reiniciar el proceso administrativo. Si el fin último de la administración es la calidad y eficiencia, la manera de verificar que esto se ha logrado es a través del control. (Munch, p. 56. 2007) El sistema de control administrativo se considera cada vez más un sistema de retroalimentación cuyo propósito central es identificar oportunidades de mejoramiento que les permitan a las organi­zaciones una mejora continua en la optimización de sus recursos y el logro de sus resultados en función de una mejor competitividad, mediante un mejor desempeño de las actividades. (Bernal y Sierra, p. 211) Mancera (p. 5), propone una variación al proceso de control, dice que el verdadero proceso de control incluiría los siguientes pasos: - Una fase de planificación de objetivos para cada segmento de la organización. - Ejecutar los objetivos. - Medir los resultados. - Interpretar los resultados. - Emprender acciones correctoras. Estas acciones correctoras, a su vez podrían ser de tres tipos: - Modificar la actuación del segmento cuyos resultados son insatisfactorios. - Modificar el objetivo inicialmente asignado. - Modificar la estructura del segmento y organizarlo de otro modo, asignando objetivos particulares a cada subsegmento. Tipos de control Existen diferentes tipos de control, entre los principales se encuentran: - Control Preliminar: Es el realizado antes de que el proceso operacional comience. Esto incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. - Control Concurrente: Se aplica durante la fase operacional. Esta incluye dirección, vigilancia, sincronización de las actividades que ocurran para que el plan sea llevado a cabo bajo las condiciones requeridas. - Control de Retroalimentación: Se enfoca en el uso de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones. Importancia del control dentro del proceso administrativo De acuerdo con Munch (p. 57. 2007), el control es una función del proceso administrativo de vital importancia, dado que: - Sirve para comprobar la efectividad de la gestión. - Promueve el aseguramiento de la calidad. - Protege los activos de la empresa. - Se garantiza el cumplimiento de los planes. - Establece medidas para prevenir errores, y reducir costos y tiempo. - Sirve para determinar y analizar las causas que originan las desviaciones, y evitar que se repitan. - Es el fundamento para reiniciar el proceso de planeación y sus etapas. Principios del control Munch (p. 130. 2010), menciona los siguientes: 1. Equilibrio. Para cada grado de delegación conferido debe establecerse el grado del control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los mecanismos para verificar que se cumpla con la responsabilidad conferida y que la autoridad se ejerza. 2. Indicadores o estándares. Los indicadores de actuación o estándares sirven de patrón para evaluar los resultados. La efectividad del control está en relación directa con la precisión de los indicadores, ya que estos permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites, minimizando errores y, consecuentemente, evitando pérdidas de tiempo y dinero. 3. Oportunidad. El control que no es oportuno carece de validez y no cumple con su propósito: Para que sea eficaz, requiere ser oportuno y propiciar que se aplique antes de que se efectúen errores, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación. Es indispensable que los controles existan en tiempo y forma. 4. Desviaciones. Las no conformidades o desviaciones que se presentan en relación con los planes deben ser analizadas, para detectar las causas que las originaron a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas. 5. Costeabilidad. Un sistema de control debe justificar el costo que representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte. Solo deberá implantarse si su costo se justifica ante los resultados esperados. 6. Excepción. El control debe aplicarse preferentemente a las actividades excepcionales y representativas a fin de reducir costo y tiempo con la finalidad de aplicarlo a funciones estratégicas. Es necesario que en una empresa se utilice la estadística como un medio de control por excepción. 7. Función controlada. El responsable de aplicar el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que el control pierde efectividad. Herramientas y técnicas de control El uso de diferentes herramientas y técnicas de control conforman lo que se conoce como el sistema de control de la empresa u organización. Dichas técnicas son aplicadas a lo largo y ancho de la firma, en todas sus áreas funcionales, con el propósito de evaluar el desempeño en todos los niveles, por cargo, por actividad, por proceso, por departamento, por área y en general, a fin de establecer las desviaciones y, a través de esas medidas, determinar las acciones correctivas necesarias. Algunas de las técnicas de control son enunciadas a continuación - Auditoría. De gestión o administrativa, interna, financiera, contable, externa, legal, operativa, informática. - Reportes e informes. - Indicadores de gestión, productividad y desempeño. - Contabilidad. - Presupuestos. - Diagramas. - Modelos matemáticos. Las siguientes son algunas de las preguntas más comunes que se realizan antes de decidir el uso de herramientas y técnicas de control: - ¿Qué se va a medir? - ¿Quién llevará a cabo la acción o proceso? - ¿Con cuáles elementos de control se cuenta? - ¿Existe un nivel de aceptación de errores? - ¿A quién le interesa el posible reporte? - ¿Qué se puede hacer a partir de obtener la información? El control y la evaluación son dos procesos esenciales para el éxito de cualquier organización. El **control** se refiere al conjunto de actividades que se llevan a cabo para **monitorear** el desempeño de una organización y **asegurarse de que se está cumpliendo con los objetivos establecidos**. La **evaluación**, por otro lado, es un proceso más amplio que implica **juzgar** el valor o mérito de un programa, proyecto o actividad en particular. **Conceptos clave:** - **Planificación:** La planificación establece los objetivos que se pretenden alcanzar. El control y la evaluación se basan en la planificación para determinar si se están logrando los objetivos deseados. - **Estándares:** Los estándares son criterios de referencia que se utilizan para evaluar el desempeño. Deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un plazo determinado (SMART). - **Medición:** La medición implica recopilar datos sobre el desempeño de una organización. Estos datos pueden ser cuantitativos o cualitativos. - **Análisis:** El análisis implica interpretar los datos recopilados para identificar tendencias, problemas y áreas de mejora. - **Toma de decisiones:** La toma de decisiones implica utilizar los resultados del control y la evaluación para tomar decisiones sobre cómo mejorar el desempeño de la organización. **Tipos de control y evaluación:** - **Control preventivo:** Se realiza antes de que se inicie una actividad para identificar y prevenir posibles problemas. - **Control de concurrencia:** Se realiza mientras se lleva a cabo una actividad para monitorear el progreso y hacer ajustes según sea necesario. - **Control posterior:** Se realiza después de que se ha completado una actividad para evaluar los resultados y aprender de la experiencia. - **Evaluación de programas:** Se realiza para evaluar el impacto general de un programa en particular. - **Evaluación de proyectos:** Se realiza para evaluar el éxito de un proyecto en particular. - **Evaluación de desempeño:** Se realiza para evaluar el desempeño de un individuo o un equipo. **Beneficios del control y la evaluación:** - **Mejora el desempeño:** El control y la evaluación pueden ayudar a identificar y corregir problemas antes de que se vuelvan grandes. - **Promueve la eficiencia:** El control y la evaluación pueden ayudar a identificar áreas donde se pueden ahorrar recursos. - **Aumenta la responsabilidad:** El control y la evaluación pueden ayudar a garantizar que todos los involucrados en una organización estén cumpliendo con sus responsabilidades. - **Mejora la toma de decisiones:** El control y la evaluación pueden proporcionar información valiosa para tomar decisiones informadas. **Herramientas y técnicas para el control y la evaluación:** - **Presupuestos:** Los presupuestos son una herramienta común para controlar el gasto y asegurarse de que se está cumpliendo con los objetivos financieros. - **Informes de desempeño:** Los informes de desempeño proporcionan información sobre el desempeño de individuos, equipos o departamentos. - **Auditorías:** Las auditorías son evaluaciones independientes del desempeño de una organización. - **Encuestas:** Las encuestas se pueden utilizar para recopilar datos sobre la satisfacción de los clientes, empleados u otras partes interesadas. - **Grupos focales:** Los grupos focales son discusiones grupales que se utilizan para recopilar información cualitativa sobre un tema en particular. El control y la evaluación son pilares fundamentales para el éxito de cualquier organización. En el entorno empresarial dinámico actual, estas prácticas cobran aún mayor relevancia para garantizar la competitividad, la eficiencia y el cumplimiento de objetivos. A continuación, se presenta un análisis de la información externa sobre el control y evaluación en las empresas, tomando en cuenta las últimas tendencias y desafíos. **1. Tendencias Relevantes en Control y Evaluación Empresarial:** - **Adopción de tecnologías digitales:** La transformación digital está revolucionando la forma en que las empresas realizan el control y la evaluación. Herramientas como la inteligencia artificial, el análisis de Big Data y la automatización de procesos permiten recopilar, analizar y procesar grandes cantidades de datos de manera más rápida y eficiente, proporcionando información valiosa para la toma de decisiones estratégicas. - **Énfasis en el análisis de riesgos:** La gestión de riesgos se ha convertido en un aspecto crucial del control y la evaluación empresarial. Las empresas deben identificar, evaluar y mitigar de manera proactiva los riesgos potenciales que puedan afectar su desempeño financiero, su reputación y su continuidad operativa. - **Enfoque en la cultura de cumplimiento:** El cumplimiento normativo y regulatorio es cada vez más exigente, lo que obliga a las empresas a implementar robustos sistemas de control y evaluación para garantizar el cumplimiento de las leyes, normas y regulaciones aplicables. - **Priorización de la sostenibilidad:** La sostenibilidad ambiental, social y corporativa se ha convertido en un factor clave en la evaluación del desempeño empresarial. Las empresas deben demostrar activamente su compromiso con la sostenibilidad a través de prácticas de control y evaluación responsables. **2. Desafíos Clave en la Implementación Efectiva de Control y Evaluación:** - **Integración con la estrategia empresarial:** El control y la evaluación deben estar integrados de manera efectiva con la estrategia general de la empresa para garantizar que las acciones y decisiones estén alineadas con los objetivos a largo plazo. - **Comunicación efectiva:** La comunicación clara y transparente de los resultados del control y la evaluación es esencial para fomentar una cultura de mejora continua y responsabilidad dentro de la organización. - **Adaptación a entornos cambiantes:** Los sistemas de control y evaluación deben ser flexibles y adaptables para poder responder a los cambios constantes del entorno empresarial, regulatorio y tecnológico. - **Gestión de la resistencia al cambio:** La implementación de nuevos sistemas de control y evaluación puede generar resistencia al cambio por parte de algunos empleados. Es importante gestionar esta resistencia de manera efectiva para asegurar la adopción y el éxito de estas iniciativas. **3. Ejemplos de Buenas Prácticas en Control y Evaluación Empresarial:** - **Benchmarking:** Comparar el desempeño de la empresa con los estándares de la industria o con las mejores prácticas de otras empresas puede ayudar a identificar áreas de mejora en los procesos de control y evaluación. - **Auditorías internas:** Realizar auditorías internas periódicas puede ayudar a identificar debilidades en los sistemas de control y evaluación y tomar medidas correctivas de manera oportuna. - **Evaluación de riesgos:** Implementar un proceso formal de evaluación de riesgos puede ayudar a identificar, evaluar y mitigar los riesgos potenciales que puedan afectar el desempeño de la empresa. - **Cuadro de Mando Integral (CMI):** Utilizar un CMI puede ayudar a establecer indicadores clave de desempeño (KPIs) para monitorear el progreso hacia los objetivos estratégicos de la empresa. **4. Recursos Externos para Profundizar en el Tema:** - **Organización Internacional de Normalización (ISO):** La ISO ofrece una variedad de estándares y guías sobre control y evaluación empresarial, como la ISO 31000 sobre gestión de riesgos. (https://www.iso.org/) - **Comité de Basilea para Supervisión Bancaria (BCBS):** El BCBS ha desarrollado principios y directrices para la gestión de riesgos en el sector financiero. (https://www.bis.org/bcbs/) - **Instituto de Auditores Internos (IIA):** El IIA ofrece recursos y herramientas para profesionales de la auditoría interna y el control interno. (https://www.theiia.org/) - **Asociación Americana de Contadores Públicos Certificados (AICPA):** La AICPA ofrece recursos y herramientas para profesionales de la contabilidad y las finanzas. (https://us.aicpa.org/forthepublic)