Planowanie i Podejmowanie Decyzji w Organizacji - PDF

24.10.2024 PLANOWANIE I PODEJMOWANIE DECYZJI W ORGANIZACJI Temat 4 1 PLANOWANIE proces ustalania celów i wybierania środków do ich osiągania. POWODY PLANOWANIA Menedżerowie planują w celu:...

24.10.2024 PLANOWANIE I PODEJMOWANIE DECYZJI W ORGANIZACJI Temat 4 1 PLANOWANIE proces ustalania celów i wybierania środków do ich osiągania. POWODY PLANOWANIA Menedżerowie planują w celu: ❑ wytyczenia kierunków działania, ❑ koordynacji wysiłków kierowników i wykonawców ❑ ograniczenia skutków zmian, redukowania niepewności, rozważenia wpływu zmian i opracowania odpowiednich reakcji ❑ minimalizowania marnotrawstwa i dublowania czynności ❑ ustanowienia standardów ułatwiających kontroli 2 PODSTAWOWE ZASADY PLANOWANIA 1. Prymat planowania – planowanie jest podstawą wszystkich innych funkcji zarządzania. 2. Celowość – plan powinien prowadzić do realizacji postawionych celów, należy określić hierarchię celów i wyznaczyć priorytety. 3. Kompletność i wewnętrzna zgodność – plan musi obejmować wszystkie niezbędne elementy; poszczególne czynności powinny wynikać z siebie nawzajem; plany tworzone na różnych szczeblach decyzyjnych w organizacji muszą być ze sobą zintegrowane. 4. Wykonalność – plan powinien być łatwy w interpretacji i realizacji oraz możliwy do zrealizowania w przewidywanym terminie. 5. Elastyczność – plan powinien być modyfikowalny, musi uwzględniać pewne rezerwy i możliwości zmiany określonych fragmentów. 6. Skuteczność we wdrażaniu – cele powinny być osiągnięte przy minimum niepożądanych konsekwencji i przy wynikach przewyższających nakłady. 3 1  24.10.2024 FAZY PLANOWANIA PROGNOZOWANIE naukowo uzasadnione przewidywanie najbardziej prawdopodobnego przebiegu przyszłych zjawisk i procesów: wykonanie prognoz odnoszących się do zmian w otoczeniu organizacji PROGRAMOWANIE opracowanie programu rozwoju organizacji, stworzenie sformalizowanego opisu konkretnych celów działalności organizacji oraz określenie optymalnych środków i narzędzi ich realizacji TWORZENIE PLANU projektowanie przyszłej działalności organizacji 4 ETAPY PROCESU TWORZENIA PLANU (FAZY 3) Etap 1. Ustalanie celów. Etap 2. Analiza sytuacji. Etap 3. Opracowanie sekwencji działań zmierzających do realizacji celów. Etap 4. Sprawdzenie wykonalności planu i kosztów jego realizacji. Etap 5. Podjęcie decyzji dotyczącej realizacji planu. 5 STRUKTURA PLANU 1. Cele końcowe i pośrednie oraz terminy ich realizacji. 2. Zadania do wykonania. 3. Metody i sposoby działania. 4. Zasoby. 5. Osoby odpowiedzialne za realizację celów. 6. Sposoby kontrolowania i raportowania. 6 2  24.10.2024 TYPY PLANÓW KRYTERIUM TYPY PLANÓW Podmiot planowania jednostki organizacyjnej, zakładu, organizacji Przedmiot planowania techniczny, marketingowy, inwestycyjny, finansowy Pole planu wycinkowe, problemowe, kompleksowe Horyzont czasu krótkookresowe, średniookresowe, długookresowe planowania Charakter planu operacyjne, taktyczne, strategiczne 7 PRZESZKODY UTRUDNIAJĄCE PROCES PLANOWANIA Przeszkody o charakterze wewnętrznym, subiektywnym 1. Niechęć do wyznaczania celów i strategii: ❑ strach przed niepowodzeniem, ❑ preferowanie dotąd realizowanych celów, ❑ brak umiejętności i nawyków planowania, ❑ brak dostatecznego zaangażowania, ❑ brak jasnego określenia zakresu uprawnień. 2. Opory wobec zmian, jakie niesie realizacja celów organizacji. 3. Brak dostatecznej informacji. Przeszkody o charakterze zewnętrznym 1. Znaczne tempo zmian w otoczeniu organizacji. 2. Niestabilność przepisów regulujących działania organizacji. 3. Działania interesariuszy. 8 CZYNNIKI SKUTECZNOŚCI I EFEKTYWNOŚCI PROCESU PLANOWANIA 1. Cele i działania organizacji muszą być jasno sformułowane i przedstawione kierownikom niższych szczebli oraz personelowi. 2. Planowanie musi rozpoczynać się na najwyższym szczeblu struktury organizacyjnej. 3. Funkcja planowania wymaga właściwego systemu informacji o poszczególnych obszarach funkcjonowania organizacji i jej otoczeniu. 4. Planowanie musi mieć charakter systematyczny (ciągły). 5. Plany powinny odznaczać się uzasadnioną elastycznością (zapewnia to dostosowanie planów do zmieniających się warunków otoczenia). 6. Planowanie musi być zorganizowane (opracowanie niezbędnych procedur i systemu informacji, stworzenie jasnego podziału uprawnień i odpowiedzialności w zakresie decyzji planistycznych). 9 3  24.10.2024 PODEJMOWANIE DECYZJI rozpoznawanie i wybór określonego kierunku działania, prowadzącego do rozwiązania konkretnego problemu lub do wykorzystania pojawiającej się okazji. PROBLEM  OKAZJA ❑problem jest traktowany jako potencjalne zagrożenie realizacji celów, ❑okazja oznacza możliwość przekroczenia tych celów. PRZEWIDYWANIE PROBLEMU: 1. Odchylenie od dotychczasowych osiągnięć. 2. Odchylenie od planu. 3. Informowanie kierownika o problemach przez innych ludzi. 4. Działalność konkurentów. 10 PROBLEMY O WYRAŹNEJ STRUKTURZE problemy jednoznaczne, znane, łatwe do zdefiniowania. DECYZJE PROGRAMOWANE ❑ dotyczą rutynowych problemów, ❑ mają charakter powtarzalny, ❑ są określone przez zasady, procedury lub zwyczaje, ❑ standardowe mechanizmy postępowania skracają czas podejmowania decyzji oraz minimalizują ryzyko popełnienia błędu, ❑ ograniczają swobodę podmiotu podejmującego decyzję, ❑ usprawniają proces podejmowania decyzji w organizacji. 11 PROBLEMY O NIEJASNEJ STRUKTURZE nowe problemy, o których informacje są wieloznaczne lub niepełne. DECYZJE NIEPROGRAMOWANE ❑ dotyczą spraw nierutynowych, wyjątkowych, nietypowych, ❑ są specjalnie opracowywane do rozwiązania jednorazowych, niepowtarzalnych problemów, ❑ wymagają wnikliwych, często szczegółowych analiz, ❑ nie występuje schematyzm myślenia i działania, ❑ intuicja osoby podejmującej decyzję często jest najistotniejszym kryterium wartościującym warianty postępowania, ❑ czas podejmowania decyzji jest dłuższy, ryzyko popełnienia błędu większe. 12 4  24.10.2024 SYTUACJE DECYZYJNE Osoba podejmująca decyzję działa w warunkach PEWNOŚCI RYZYKA NIEPEWNOŚCI Poziom niejasności i niebezpieczeństwo podjęcia błędnych decyzji 13 ETAPY PROCESU PODEJMOWANIA DECYZJI 1. Określenie problemu. 2. Analiza problemu. 3. Opis możliwych rozwiązań. 4. Wybór najlepszego rozwiązania. 5. Przekształcenie wybranego rozwiązania w skuteczne działanie. 14 ZALETY I WADY GRUPOWEGO PODEJMOWANIA DECYZJI Zalety Wady 1. Dostępnych jest więcej 1. Proces trwa dłużej, a więc jest informacji i więcej wiedzy. kosztowniejszy. 2. Może powstać więcej 2. Grupa może zostać wariantów. zdominowana przez jedną osobę 3. Wyższy stopień akceptacji lub kilka osób. przyjętej decyzji. 3. Niedostateczna 4. Może dojść do poprawy w odpowiedzialność. komunikowaniu się. 4. Może się pojawić myślenie 5. Na ogół pojawiają się lepsze grupowe. decyzje. 15 5  24.10.2024 METODY GRUPOWEGO PODEJMOWANIA DECYZJI (do samodzielnej nauki) 1. Grupy i zespoły interaktywne. 2. Grupy delfickie. 3. Burza mózgów. 4. Grupy nominalne. 5. Narady elektroniczne. 16 6