Résumé de cours : Techniques de réunion PDF

Résumé de cours : Techniques de réunion I. INTODUCTION Les réunions, une activité de communication et non pas d’information. Les rôles et responsabilités sont les suivants: l’organisateur de la réunion doit bien la préparer, l’animateu...

Résumé de cours : Techniques de réunion I. INTODUCTION Les réunions, une activité de communication et non pas d’information. Les rôles et responsabilités sont les suivants: l’organisateur de la réunion doit bien la préparer, l’animateur doit bien mener la rencontre vers l’objectif de celle-ci et les participants se doivent d’être « présents mentalement » et actifs. II. DEFINITION Réunion n. f. Fait de se retrouver, et de se trouver ensemble. III. TYPE DES REUNIONS Information : partager l’information (cours). Échange : Entendre l’avis de chacun, s’enrichir les uns les autres (trouver des idées). Décision : Valider ensemble une décision comprise et acceptée par tous (résolution de problème). IV. UTILITE DES REUNIONS La réunion semble utile. Vérifier l’utilité en se posant 3 questions et en y apportant des réponses précises : 1. En quoi cette réunion est utile? 2. Qu’est-ce que j’en attends ? 3. Qu’est-ce que le groupe attend de la réunion? V. PREPARATION D’UNE REUNION C’est Préparer son TOP :  le Thème  l'Objectif  le Plan -Etapes à passer pour préparer une réunion : 1. Une opportunité qui a besoin de règles pour gagner du temps Est de profiter de la vision de chacun et d’élargir la vision de tous de partager une vision commune et/ou des projets communs 2. Inviter des participants " dernier CRI"(Compétents, Responsables, Intéressés). 3. L’animateur a un rôle particulier à jouer Le rôle de l’animateur est de transformer les spectateurs en participants en leur donnant un objectif et en définissant concrètement leur contribution au travail du groupe. 4. Les fonctions du groupe : Le groupe a deux fonctions :  une fonction de production : atteindre l’objectif.  une fonction relationnelle : l’interaction entre les individus. 5. L’installation des participants : 4 grands types de disposition(en fonction du type des réunions) : Classe d’école : l’animateur = formateur (réunion d’information). En rond ou carré: Tous égaux (réunion d’échange). Face à face : de négociation (02 groupes). En U : l’animateur + des participants (chef + membres de conseil). 6. Le lancement de la réunion -Le lancement de la réunion doit: Etre rapide, clair et structurée. 7. Structurer le temps de la réunion Il existe six manières de structurer le temps de la réunion : Cinq contre-productives (perte le temps) : Le retrait des participants, Les rituels sociaux, Les procès d’intentions, L’intimité, Les passe-temps Une seule productive gagne le temps c’est l’activité (la poursuite de l’objectif du groupe accepté, affiché et partagé). 8. Fixer le cadre C’est Un objectif commun, affiché, accepté, adapté (les trois A) par le groupe. 9. Répondre aux questions 10. Résoudre un conflit Résoudre un conflit consiste à le médiatiser, c’est à dire à trouver un médiateur neutre pour décrire rapidement, complètement et d’afficher le conflit. 11. Conclure Une réunion de travail doit se conclure utilement sur : Un qui fait quoi pour quand ? Un compte-rendu. 12. Un compte rendu Deux types de compte-rendus : A. Le compte-rendu des débats, fidèle, exhaustif, exprimant les opinions des participants (qui n’a pas de valeur légale) B. Le compte–rendu de décisions reprend les décisions prises en réunion.  Résumé de cours : Communication orale et écrite I- COMMUNICATION ORALE 1. Définition La communication orale est l’action, le fait de communiquer, d’établir une relation orale avec autrui, c’est la plus naturelle des formes d’expression. 2. Utilisation Dans une relation interpersonnelle, lors d’un entretien d’embauche, d’une négociation. En réunion de travail, lors d’un exposé, d’un séminaire, etc. 3. Présentation Pour favoriser une communication orale efficace, facilitante et raisonnée, certains points méritent d’être appréhendés (tels les étapes, les signes verbaux, non verbaux et para verbaux). 4. Signes verbaux, Non-verbaux et Para-verbaux a. Signes verbaux correspondent aux mots et aux syntaxes formulés par le locuteur. b. Signes non verbaux et les signes para verbaux c’est le support de la communication orale qui se joue à travers des effets de voix, des gestes, des mimiques, etc. Ces signes renforcent le sens et la compréhension des messages oraux. 5. Règles générales de la communication orale  Délimiter les contraintes (matérielles, niveau du public visé, temporelles).  Formuler les objectifs (le message essentiel).  Délimiter les contenus (le contexte général, les résultats).  Choisir le titre(concis, accrocheur, en forme interrogative ou une formule provocante, dépend des objectifs visés).  Choisir la structure Introduction : pour présenter le contexte Résultats : tout ce que vous avez fait Conclusion : insistez sur le “take-home message” II-COMMUNICATION ECRITE 1. Définition Consiste à transmettre un message à son interlocuteur non pas de façon verbale, mais sur un support physique (être complète, lisible et compréhensible). 2. Caractéristiques - Le cadre géographique et temporel la communication écrite est presque toujours différée. Le récepteur lit le message sans l’émetteur et s’il ne le comprend pas, il ne peut pas y avoir explication en temps réel mais en temps différé. - L’absence de métalangage le message écrit n’est accompagné d’aucun signe extérieur. Seuls les mots donnent un sens au message. - Conséquences toute idée doit être décrite de façon précise, journalistique avec une rigueur quasi scientifique. La solution consiste à préciser pour chaque idée les points suivants : Qui, Quand, Où, Quoi, Comment, Pourquoi, Combien (Méthode dite du : QQOQCPC).  3. Ecrits professionnels 3.1. Forme du message Tout message écrit doit permettre d’identifier rapidement : l’émetteur (qui l’envoie) ; le destinataire (à qui il est destiné) ; la date de création ; le lieu de création et l’objet (l’écriture doit être claire, précise et directe et ne doit pas faire perdre de temps à son lecteur, éviter les fautes d’orthographes, la mise en page et les paragraphes doivent être aérés). 3.2. Fond du message Le contenu du message doit être organisé en trois temps, 1. une introduction qui prépare et met en place le message 2. le développement qui formule l’objectif du message 3. la conclusion qui met fin au message 4. Règles générales de la communication écrite  Ne pas multiplier les objets  Faire un plan (L'introduction, le développement, la conclusion).  Tenir compte du destinataire  Reformuler sa demande  Choisir les arguments  Choisir ses mots (En fonction de votre récepteur qui font a priori partie de son langage).  Respecter les règles de lisibilité  Choisir le ton juste (Éviter le ton affectif ou le ton péremptoire).  Aller à l'essentiel (l'objectif visé est l'efficacité).  Citer les faits  Utiliser des formules positives (la forme affirmative plutôt que les formes négatives, la forme interrogative sera d’usage exceptionnel).  Limiter la redondance (Eviter la répétition).