Procedimiento Operaciones Valparaíso PDF

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ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 1 de 14 REV. N.º 13 ÍNDICE 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDADES 4. DEFINICIONES 5. MODO OPERATIVO 6. ARCHIVO 7. REFERENCIA 8. ANEXOS PREPARADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR: Cargo Jefe de Operaciones VAP Cargo Jefe de Operaciones VAP Cargo Representante Gerencia Nombre Sr. Pablo Pacheco Nombre Sr. Pablo Pacheco Nombre Sr. Borys Maldonado Fecha 07/08/2024 Fecha 07/08/2024 Fecha 07/08/2024 Firma Firma Firma Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 2 de 14 REV. N.º 13 1. OBJETIVO Definir la metodología que asegure un adecuado retiro de mercancías, desde los recintos portuarios y extraportuarios de modo de cumplir con la normativa aduanera y de los terminales marítimos, vigentes a la fecha, satisfaciendo y cumpliendo los requerimientos de nuestros clientes. 2. ALCANCE Este procedimiento se aplica a la operación de desaduanar la carga que ingresa al país por los puertos donde la Agencia de Aduanas JCS y Cía. Ltda, tenga presencia y opere por mandato de nuestros clientes y es por tanto aplicable a todo el personal que tramite y labore en dependencias de terminales portuarios y extraportuarios. 3. RESPONSABILIDADES El jefe de Operaciones es responsable: Velar porque el personal a su cargo cumpla el presente procedimiento en todas sus partes sin excepción. Recepcionar, e imprimir Conocimientos de Embarque para su inscripción directa por página Web de cada almacenista. Recepcionar planificación naviera y coordinar la garantía de contenedores. Solicitar autorización al departamento de contabilidad para cancelar en compañías navieras: Gate in, porteos, demurrage, etc. Y almacenistas: Almacenajes y gastos operacionales. Supervisar la inscripción contenedores directos en almacenes extraportuarios. Confeccionar listado de contenedores directos por nave y entregarlo al personal operativo importaciones. (la coordinación la hace el operativo de importaciones) Velar por la correcta entrega de B/L original ante Cías. Navieras y/o Forwarders. Enviar planillas con retiros de cargas a Clientes. Verificar horarios de entrega de contenedores y desconsolidaciones, y avisar a los transportistas con copia a Clientes. Entregar carpetas a Depto. de Facturación. Solicitar los pagos diarios de las DIN. Poner gastos en carpetas para solicitud de remesas. Sacar filtros de estados de situación de aforo por Internet. Verificar o chequear por página Web de cada almacenista la salida de los contenedores del Terminal. Inscribir cargas sueltas (LCL/LCL) directas por página Web de cada almacenista donde este manifestada la carga. Recibir y analizar los informes de mermas y daños realizada por el personal operativo. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 3 de 14 REV. N.º 13 Respecto del punto anterior, entrevistar y recabar el máximo de antecedentes del hecho. Informar a Gerencia por escrito y en el menor tiempo posible la(s) operaciones con daño o pérdida de carga indicando, personas involucradas, relación de hechos y medidas inmediatas tomadas. El Operativo de Importaciones, es responsable de: Coordinar con transportes designados por el cliente para el retiro de contenedores Full y Cargas LCL. Reconocer la carga, visar por Aduana solicitud de reconocimiento, solicitar emisión de la papeleta de recepción directas e indirectas y entregar al pedidor de importaciones. (sucursales). Presentar carpeta y coordinar el Aforo Físico o Documentales de mercancías, por solicitud de Aduana. Presentar carpeta y coordinar con organismos externos la inspección de mercancías, por solicitud del SAG. Sacar fotografías en la apertura y cierre de los contenedores con Aforo Físico o SAG. (siempre y cuando el almacenista autorice la toma de fotografías). Dejar constancia en la guía de despacho cualquier anomalía que presente la mercancía al interior del contenedor, e indicar número de Sellos de la Agencia y organismos (Aduana, Sag) , con los cuales el o ,os contenedores fueron sellados. Dejar constancia en guía de despacho si se toman muestras por aduana o SAG. Retiro de carga suelta de almacén o desconsolidadas. Realizar revisión de la carga y/o contenedor. Terminadas las operaciones de Aforo o inspección SAG, entregar informe final al jefe de Operaciones con los detalles de la condición físicas (daños sufridos) de la carga y/o contenedor, este informe es carácter obligatorio. Rendición de gastos que involucran a cada despacho en los deferentes almacenes en Smartgo. Pagar derechos de Aduana, o solicitar el pago a contabilidad, según corresponda. Preparar carpetas de importación para retiro de cargas. Conocer los eventos porque debe generar aclaraciones electrónicas y los campos que son aclarables en cada despacho. Solicitar al ejecutivo o pedidor aclaración electrónica cuando se requieran. Visación documental previo al retiro de los contenedores. Verificar o chequear por página Web de cada almacenista la salida de los contenedores del Terminal. Inscribir contenedores directos por página Web de cada almacenista. Inscribir para retirar cargas de piso (Full o LCL ) por página Web de cada uno de los Almacenes Extraportuarios o Terminales Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 4 de 14 REV. N.º 13 El Administrativo de Operaciones, es responsable de: Recepcionar, chequear y separar conocimientos de embarque por compañías navieras para la garantización de contenedores. Sacar fotocopias de conocimientos de embarque para adjuntar a formularios de gate in. Recepcionar planificación naviera y coordinar la garantía de contenedores. Completar formularios de gate in por compañía. Garantizar ante compañías navieras contenedores. Entregar el Original del B/L, ante Cía. Naviera y/o forwarders y confirmar la recepción de este. Confeccionar listado y solicitar al Depto. De Contabilidad para cancelar en Cías. Navieras: Gate in, porteos, demurrage, etc. Confeccionar Guías de despacho, en sistema agencia. Confeccionar cartas permisos de ingresos a recintos portuarios para clientes. Completar en sistema computacional agencia, rastreo de retiro de carga de los despachos. Gestionar póliza de seguro a los contenedores, ante aseguradora. Confeccionar planillas de retiros de carga. Provisionar factura de cobros de Gate in y almacenaje de las diferentes compañías en el sistema contable. Enviar por correo certificado los B/L originales a diferentes compañías navieras. ORGANIGRAMA Sub Gerente Operaciones Jefe de Operaciones Valparaíso Operativo de Administrativo Importaciones Operaciones Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 5 de 14 REV. N.º 13 4. DEFINICIONES ADUANA: Servicio público encargado de vigilar y fiscalizar el paso de mercancías por las costas, fronteras y aeropuertos de la República, de intervenir en el tráfico internacional para los efectos de la recaudación de los impuestos a la importación, exportación y otros que determinen las leyes, y de generar las estadísticas de ese tráfico por las fronteras, sin perjuicio de las demás funciones que le encomienden las leyes. AFORO: Operación única en que el Servicio de Aduana, a través de un funcionario designado, verifica y determina al examinar la declaración, que su clasificación arancelaria, su valoración, la fijación de la cuota de los derechos e impuestos y la mercancía que se presenta sea coincidente con la documentación base de la carpeta que se presentó. ACLARACIONES ELECTRONICAS: Es la Modificación al Documento Aduanero de Importación, que se genera por la transcripción de datos erróneos descritos en la DIN,o por el B/L, originándose al momento de visar el documento ante el Servicio de Aduana, en zona primaria. AWB: AIR WAYBILL O CONOCIMIENTO DE EMBARQUE O GUÍAS AÉREOS Documento que acredita en el transporte aéreo de mercancías, la celebración de un contrato, las condiciones de transporte, la recepción de la mercancía por el transportador, su peso, volumen, embalaje, así como el número de bultos. B/L: CONOCIMIENTO DE EMBARQUE MARÍTIMO Escritura privada en que el capitán y cargador reconocen el hecho del embarque de las mercancías y expresan las condiciones del transporte convenido. CARGA DE PISO: Mercancía que se encuentra almacenada en recintos portuarios y es retirada previo pago de almacenaje. CÍA. NAVIERA: Es representante del armador en Chile, para efectos documentales y manejo físico de la mercancía. CONTENEDOR Artefacto de transporte (caja de embalaje, cisterna amovible u otro artefacto análogo): Que constituye un compartimiento total o parcialmente cerrado, destinado a contener mercancías. Que tiene el carácter permanente y que es suficientemente resistente para permitir su uso repetido. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 6 de 14 REV. N.º 13 Especialmente concebido para facilitar el transporte de mercaderías, sin ruptura de carga, por uno o varios modos de transporte. Concebido de manera de ser fácilmente manipulado, especialmente con ocasión de su transbordo de un medio de transporte a otro. Concebido de manera de ser fácil para llenar y vaciar. De un volumen interior de, por lo menos un metro cúbico. DESPACHO INTERNO: Es un número correlativo que se da al momento de recepcionar documentación base, que se usará para realizar una destinación aduanera. DIN: DECLARACIÓN DE INGRESO NACIONAL Documento suscrito por el Agente de Aduanas, que acredita la nacionalización de las mercancías, una vez cancelados los derechos de aduana. ENDOSO: Traspaso del dominio del documento, que consiste en firmar en el reverso, por el representante legal, indicando su cargo y fecha. FORWARDERS Es agente embarcador, que arrienda espacios en buques de Cías. Navieras, realiza función documental y manejo físico de la mercancía. GARANTÍA DE CONTENEDORES: Asegurar mediante una póliza de seguro (general o unitaria) el contenedor contra los riesgos de daños físico o su pérdida total. GUÍA COURIER: Documento que da cuenta del contrato entre el expedidor y la Empresa de Correo rápido o Courier, que hace las veces de Conocimiento de Embarque, por cada envío, debiendo especificar detalladamente el contenido de cada uno de los bultos que ampara correctamente propuestas por el declarante. INSCRIPCIÓN DE CONTENEDORES: La inscripción directa ante los diferentes almacenistas, indica que el número de contenedor registrado será retirado en forma directa barco/camión. LIBRO CIRCUNSTANCIADO: Es un registro documental con respaldo físico (computacional), de los números internos de despacho, y datos asociados a la operación. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 7 de 14 REV. N.º 13 PAPELETA DE RECEPCIÓN: Documento emitido por el almacenista donde se encuentra manifestada la carga, puede ser Directa o Indirecta, donde indica kilos, marcas, etc. SOBRE ELECTRÓNICO: Archivo con información en formato solicitado por el Servicio de Aduana. ZEAL La Zona de Extensión de Apoyo Logístico (ZEAL) es un moderno recinto para el desarrollo de actividades de recepción, fiscalización, control y coordinación del flujo de vehículos de carga desde y hacia los frentes de atraque de Puerto Valparaíso. ZONA PRIMARIA: Espacio de mar o tierra en el cual se efectúan las operaciones materiales, marítimas y terrestres de la movilización de las mercancías el que para los efectos de su jurisdicción es recinto aduanero y en cual han de cargarse, descargarse, recibirse o revisarse las mercancías, para su introducción o salida del territorio nacional. 5. MODO OPERATIVO 5.1 RECEPCIÓN DE B/L Ejecutivos de importaciones envían B/L escaneado a operaciones, el Jefe de Operaciones recepciona, el B/L, revisa los datos del documento para verificar la Nave en que arriba la carga y determinar si corresponde confeccionar el formulario de Gate in (sólo en el caso de un contenedor) y pagar póliza de seguro, si es que el cliente no cuenta con una carta de garantía global ante el armador el cual retiene B/L Original acusando recibo de este por fotocopia timbrada por la Cía. y firmada por el funcionario debidamente individualizado y habilitado para estos efectos. En el caso que se trate de un contenedor, el Operativo de importaciones debe hacer la “Inscripción Directa” por Internet. Esta acción queda supeditada a que se encuentre con la documentación base con la antelación impuesta por el operador de la M/N. 5.2 VALORIZACIÓN DE GASTOS El jefe de operaciones valora los posibles gastos operativos asociados al retiro de la carga y los informa al Ejecutivo de Cuenta de importaciones para solicitar remesas al cliente, luego debe solicitar autorización de pago a Depto. de Administración y Finanzas. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 8 de 14 REV. N.º 13 5.3 RECEPCIÓN DE CARPETA DE IMPORTACIONES El jefe de Operaciones recepciona Carpeta de importaciones y la entrega al administrativo de importaciones para que éste emita la correspondiente Guía de despacho en el sistema Agencia. 5.4 AVISO A LA EMPRESA TRANSPORTISTA El jefe de operaciones informa al transportista asignado el cual es indicado por el cliente de la solicitud de servicio, la que se confirma una vez que el Terminal Portuario informa el lugar, fecha hora y secuencia de retiro de la carga. Una vez que el Terminal Portuario, confirma fecha y hora de secuencia directa, se notifica al transportista. Jefe de Operaciones u Operativo de Operaciones (Bajo supervisión de Jefe de Operaciones) envía un primer correo dirigido al transportista asignado por el cliente con copia al mismo cliente, ejecutivo y departamento de operaciones, con la siguiente información en asunto de correo: Nombre de la Nave, E.t.a. , nombre cliente , nombre del transporte ; en el cuerpo del correo se detalla toda la información de los contenedores o Cargas LCL a retirar para dicha operación. Para contenedores FCL se indica: N° de Despacho, Ref. Cliente, Sigla y numero de cada contenedor, Tipo de contenedor, peso de cada contenedor. Para cargas LCL se indica: N° de Despacho, Ref. Cliente, peso, Cantidad de Bultos, M3. Una vez publicada la secuencia Documental y Física de entrega de contenedores en el portal de Terminal Pacifico Sur – Tpsv , se envía nuevamente un correo al transportista con dicha información siguiendo la información dada en el primer correo , para que esté al tanto de cuando entregaran los contenedores para ser retirados. Una vez publicado el Horario Físico de carguío de cada contenedor en el portal Web de Tpsv , se envía nuevamente correo al transportista siguiendo la información del segundo correo con los horarios físicos de carguío de cada contenedor ( N° de tarjetón , hora , fecha de retiro , Maquina , N° de Guía de Despacho ) además también se indica el depósito de devolución da cada contenedor vacío. Transportista informa en mismo correo, patente, nombre, Rut y celular de cada conductor que retirara cada contenedor. Con toda la información dada al transportista, este procede a efectuar el retiro de la documentación en Oficinas Tpsv/Zeal (Tarjetón, DRT, Guía de despacho, adc), para efectuar el retiro del contenedor de puerto. La verificación del transporte la efectúa el terminal correspondiente, estando ellos facultados para rechazar el ingreso del transporte en caso de existir diferencias en los datos. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 9 de 14 REV. N.º 13 Toda la información de los horarios físicos de contenedores informada por Tpsv se cruza automáticamente con Silogport 3 para que los conductores puedan ingresar a Zeal , para que luego los hagan bajar a puerto a retirar cada contenedor asignado. Una vez que el conductor está cargado con el contenedor, el terminal revisa la documentación (DRT) que coincida con lo que está viendo físicamente, además de revisar el sello de cada contenedor; estando todo conforme procede a emitir el Interchange (para devolver contenedor vacío en depósito asignado) y el contenedor es despachado de puerto. Todo el chequeo de la salida del contenedor de puerto se efectúa en línea en el portal Web de Tpsv (cada usuario tiene una clave personal de acceso por cada agencia de aduana). Luego la información del retiro del contenedor se ingresa en el rastreo de carga, para que el cliente esté al tanto que su contenedor está en poder del Transportista en dirección a sus bodegas. Para el retiro de cargas LCL en extraportuarios , una vez confirmado el día y la hora del desconsolidado , el transportista envía por correo Nombre, patente , Rut y celular del conductor que retirara la carga desde dicho almacén. Notar que toda publicación de desconsolidados se publica en la página Web de cada Extraportuarios. Una vez recibida la información por parte del transportista, esta se enrola en la página Web de cada extraportuario (patente, nombre, Rut y celular del conductor). Operativo de Operaciones de nuestra Agencia toma contacto con el conductor para efectuar en forma presencial el retiro de la carga desde los diferentes extraportuarios, entregándole la Guía de despacho conforme con la carga entregada. Luego la información de retiro se ingresa en el Rastreo de Carga, para que el cliente esté al tanto que su carga está en poder del Transportista para entregar en sus bodegas. Si hay algún cambio de patente y conductor, el Transportista debe avisar vía correo de dicho cambio, para poder efectuar el cambio en el portal Web respectivo de cada Almacenista o Terminal. 5.5 REVISIÓN DE LA CARGA El Operativo de Importaciones concurre al retiro de la carga donde se desarrollará la operación con la documentación para identificar la carga y verificar la condición de ésta. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 10 de 14 REV. N.º 13 5.5.1 Revisión de Carga Suelta Tomar set de al menos 3 fotografías a todas las cargas sueltas que presenten algún tipo de anomalía (rota de origen, reparchada, dañada por manipuleo del desconsolidado, entre otros por muy menor que sea el daño) Las fotografías deberán mostrar en el caso de las inspecciones el proceso de esta, es decir, inicio, medio y final. Estas imágenes deberán ser tomadas en ángulos que permitan observar el máximo de detalles de la carga. En caso de que la carga presente daños estos deberán ser fotografiados en varios ángulos que muestren la real dimensión del daño. Dejar constancia en guía de despacho del estado de los bultos o cargas sueltas. Terminada la inspección el Operativo de Importaciones deberá cargar de inmediato las fotografías en el sistema de rastreo de documentos en GRINGO 1.0 ó el sistema habilitado para este fin. 5.5.2 Revisión de Contenedor En el caso de contenedores, el Operativo de Importaciones verifica que el contenedor sea el especificado en la documentación, que los sellos estén conformes y realiza una inspección ocular superficial, se debe tomar una o más fotografías como testimonio del estado de las unidades. En ambos casos (carga suelta y/o contenedor) si se detectan daños y/o mermas, el Operativo de Importación informa al jefe de Operaciones de la situación, para que este solicite instrucciones al cliente y además, informa al Administrativo Importaciones para que proceda a confeccionar y despachar la carta de reclamo ante la Cía. Naviera correspondiente. 5.6 RECEPCIÓN DE PAPELETA Una vez revisada la carga suelta, el operativo solicita la emisión de la papeleta de recepción al almacenista. En el caso de contenedor, esta es entregada por la Cía. Naviera y/o almacén, en el momento que informan la fecha y hora de la secuencia directa la entrega del contenedor. Con la Papeleta de Recepción, el operativo de importaciones debe visar ante Aduana la DIN y presentar las debidas auto aclaraciones, en el caso que correspondan, posteriormente presenta la papeleta, para confirmar si procede Aforo Físico. Las auto aclaraciones se generan por diversos errores que presente el documento aduanero DIN, y para retirar la carga se debe adjuntar el formulario tipo exigido por Aduana, donde el operativo de importación deberá suscribir los motivos de este error individualización del cliente, número fecha de despacho, debiendo señalar en la columna donde dice los datos erróneos y en la columna debe decir los datos correctos. Los campos que son motivos de auto aclaraciones están indicados en la Resolución 2400/85 DNA., Capitulo 6. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 11 de 14 REV. N.º 13 5.7 AFORO FÍSICO De proceder revisión aforo físico, el Operativo de Importaciones en todo momento debe ajustarse al punto 5.5 REVISIÓN DE LA CARGA de este procedimiento. También debe coordinar el servicio de cuadrilla aforo, y dependiendo de la carga pesada, grúa horquilla, posteriormente, comienza la faena de desconsolidado para revisión de la carga por Aduana, toda esta operación está bajo la supervisión del Operativo de Importaciones. Una vez visado por el personal de Aduana, y entregada la DIN conforme con aforo realizado, la cuadrilla procede a consolidar la carga y el Operativo de Importaciones procede a cerrar el contenedor. 5.8 RETIRO CARGA DESDE ALMACENISTA O ZONA PRIMARIA El Operativo de Importaciones, completa la Guía de despacho como sigue: Patente del Camión Nombre del Chofer Hora y fecha de Salida Número de sello Estado de la carga Si se realizó Aforo Una vez completado estos datos, el Operativo de Importaciones procede a compaginar y entregar las copias de la Guía de Despacho correspondiente al transportista, el cual es contratado por el cliente, previa verificación de identidad de este. La copia original más dos copias, la tercera SII para archivo de agencia y dos copias más en la carpeta. Posteriormente, se procede a despachar la carga ante el Servicio de Aduanas Control Puerto, quienes estampan en la DIN, timbre despacho Control Puerto. 5.9 INFORME DEL RETIRO DE CARGA Retirada la carga, el jefe de Operaciones, comunica por correo electrónico al cliente, hora del despacho efectivo de la carga. Una vez realizada esta gestión el Administrativo de Operaciones, ingresa y completa todos los datos exigidos en Mantención Rastreo de Documentos en Sistema de rastreo, digita el número del despacho interno, esto es para que el cliente puede visualizar los datos on-line, en la página web de la Agencia, tales como: Empresa de Transporte Teléfono Empresa Transporte Fecha inicio ingreso de carga. Hora Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 12 de 14 REV. N.º 13 Fecha final ingreso de carga. Hora Patente de Camión Nombre Chofer Número de Teléfono Observaciones: En esta opción se ingresan, otras patentes y en las condiciones que se retira la carga, etc. 5.10 INFORME DE DAÑO DE LA CARGA Terminadas las operaciones de Aforo o inspección SAG, el Operativo de importaciones deberá enviar un informe por escrito al jefe de Operaciones, donde señalará e identificará todas las anomalías (daños, mermas o desaparición de la carga) que ha sufrido la carga durante su manipulación, inspección y/o faena. Este informe tiene carácter obligatorio y deber ser confeccionado en el menor tiempo que la operación lo permita. Trasgredir esta instrucción será considerada como falta grave. 5.11 ENTREGA DE CARPETAS A FACTURACIÓN El Administrativo de operaciones, recopilará todas las facturas de proveedores y las compaginará en las carpetas correspondientes, para entregar la carpeta en óptimas condiciones a Administrativo de Cías. Navieras y su posterior entrega a facturación. 5.12 ¿QUÉ HACER EN CASO DE EVENTUALES INCIDENTES O HALLAZGOS DENTRO DE LA CADENA DE SEGURIDAD DE LA CARGA? Como auxiliar de aduana y en relación con el servicio que ofrecemos a nuestros clientes, dentro de la cadena de seguridad de las mercancías, es la verificación y colaboración con las autoridades aduaneras en la estricta aplicación de las normas y leyes que hacen referencia al comercio exterior, dentro de esta participación hay factores que NO son injerencia ni atribuyen participación alguna a la agencia, debido a vinculación de terceros proporcionados por el cliente dentro de su operación. (Almacenes – Extraportuarios – Transporte Etc.) Por ende, desde nuestra verificación documental en las importaciones y exportaciones, toda operación que incluya el movimiento de la carga, inspecciones y demás hecho que pueda ser atribuidos por la autoridades y el cliente, como agencia de aduana solo contamos con participación visual en los casos que los diferentes terceros lo permitan, en la situación de encontrarse algún evento delictivo o maniobra que perjudique la carga, contamos con diferentes instructivo y fichas para nuestro personal operativo y colaboradores agencia que los oriente a realizar acciones e información a nuestro clientes y autoridades para esto casos. No por esta razón estamos ajenos a los riesgos que se puedan presentar en nuestras operaciones, razón por la cual contamos hemos establecidos medidas de acción en caso que se presenten situaciones relacionas, debiendo proceder de acuerdo a lo establecido en PLAN DE ACCIÓN ANTE IRREGULARIDADES HALLAZGOS E INCIDENTES. Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 13 de 14 REV. N.º 13 Como complemento se ha identificado un listado de incidentes cuya información esta publicidad en nuestro sistema interno CDGA y SMARTGO: REF. : POS-01-03 PREVENCION DE RIESGOS Fichas e Instructivos Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.  ORIGINAL PROCEDIMIENTO REF.: PO-07-03 OPERACIONES VALPARAÍSO Página 14 de 14 REV. N.º 13 6. ARCHIVO Según el decreto ley 825 de 1976, en su artículo 58° indica que los duplicados de las guías de despacho y el cuadruplicado (cobro ejecutivo) deberán ser conservados durante seis años. La segunda copia queda en archivo físico en dependencias de la Agencia de Aduana Juan C. Stephens y Cía. Ltda., bajo custodia del Administrativo a cargo de Archivo. Se exceptúan de este punto los dos últimos meses vigentes que están en poder del jefe de Operaciones. 7. REFERÊNCIA - N Ch. ISO 9001 of. 2001 - ISO 9001: 2008 - Manual de tramitaciones Aduaneras - Glosario en Página web del Servicio de Aduana (www.aduana.cl) ingresando consecutivamente a los siguientes campos: Legislación y Normativa Aduanera - Compendio de Normas Aduaneras Capítulo I Normas Generales DEFINICIONES 8. ANEXOS “NO APLICABLE”. CONTROL DE EDICIONES. N° de Edición Identificación de modificaciones Fecha de Revisión REV. N.º 10 Revisado y actualizado 04/08/2021 REV. N.º 11 Revisado y actualizado 06/04/2022 REV. N.º 12 Revisado y actualizado 15/05/2023 REV. N.º 13 Revisado y actualizado 07/08/2024 Agencia de Aduana Juan Carlos Stephens V. y Cía. Ltda. Una vez impreso este documento se considera COPIA NO CONTROLADA.