Lezione 14 (La Posta Elettronica) - PDF

LEZIONE 14 LA POSTA ELETTRONICA 14.0. INTRODUZIONE ALL'USO DELLA POSTA ELETTRONICA. 1 14.0.1. GENERALITA’. La posta elettronica o e-mail (dall’inglese «electronic mail») è un servizio internet grazie al quale ogni utente può invi...

LEZIONE 14 LA POSTA ELETTRONICA 14.0. INTRODUZIONE ALL'USO DELLA POSTA ELETTRONICA. 1 14.0.1. GENERALITA’. La posta elettronica o e-mail (dall’inglese «electronic mail») è un servizio internet grazie al quale ogni utente può inviare o ricevere dei messaggi. Lo scopo del servizio di e-mail è il trasferimento di messaggi da un utente ad un altro in una modalità molto più celere di quanto avviene tradizionalmente (es. posta cartacea). Ciascun utente può possedere una o più caselle e-mail, su cui può ricevere messaggi, che vengono conservati per lui. Quando lo desidera, l'utente può consultare il contenuto della sua casella, organizzarlo, inviare messaggi ad uno o più utenti. L'accesso alla casella di posta elettronica è normalmente controllato da una password o da altre forme di autenticazione. La modalità di accesso al servizio è quindi asincrona, ovvero per la trasmissione di un messaggio non è necessario che mittente e destinatario siano contemporaneamente attivi o collegati. A ciascuna casella sono associati uno o più indirizzi di e-mail. Questi hanno la forma nomeutente@dominio, dove nomeutente è un nome scelto dall'utente o dall'amministratore del server, che identifica in maniera univoca un utente, e dominio è un nome (del server che gestisce la posta) costituito da una serie di stringhe separate da punti (esempio: uniecampus.it). L'indirizzo e-mail può contenere qualsiasi carattere alfabetico e numerico (escluse le accentate) e alcuni simboli, come l'underscore (_) ed il punto (.). Esempio di indirizzo e-mail: [email protected] I protocolli tipicamente impiegati per lo scambio di e-mail sono l'SMTP, usato per l'invio, la ricezione e l'inoltro dei messaggi tra server, e POP e IMAP, usati per la ricezione e consultazione dei messaggi da parte degli utenti. 14.0.2. IL SOFTWARE DELLA POSTA ELETTRONICA. In questa lezione faremo riferimento a Microsoft Outlook, che è un programma per la comunicazione e la gestione dei dati personali e che costituisce una postazione unica da cui gestire messaggi di posta elettronica, calendari, contatti e altre informazioni personali. Per attivare il proprio account occorre aprire Outlook, scegliere File-Informazioni account e optare per “Aggiungi account” nella relativa scheda. Si apre una procedura guidata: 2 nella quale inserire tutti dati richiesti (come in figura). Al termine scegliere Avanti e poi Fine. Per testare se tutto è stato fatto correttamente assicurarsi di essere connessi ad internet e andare sul menù Invia/Ricevi e cliccare su Invia/Ricevi in tutte le cartelle. Se non funziona controllare sul sito del fornitore dell'e-mail, quasi sempre c'è scritto in dettaglio come deve essere configurato il programma di posta elettronica. 14.0.3. LA NETIQUETTE. La netiquette (dall’inglese “net” = rete + dal francese “étiquette” = buona educazione) è una serie di regole di comportamento valide per gli utenti di internet. Ad esempio è importante inserire sempre un oggetto significativo quando si invia un'e-mail, controllare che la mail sia ortograficamente corretta, non dilungarsi troppo nelle risposte, non inviare mai messaggi non richiesti (spam). 3 I messaggi non richiesti sono purtroppo molto diffusi: molto probabilmente ogni persona che ha una casella di posta elettronica ne ha ricevuti o ne riceve regolarmente. Alcuni sono messaggi pubblicitari, altri contengono virus, altri hanno un contenuto quantomeno dubbio. In ogni caso la quantità di “spazzatura” che si riceve può variare in base all'uso che si fa del proprio indirizzo e dal fornitore del proprio servizio di posta elettronica. 14.0.4. APRIRE E CHIUDERE UNO O PIÙ MESSAGGI. I messaggi sono organizzati in cartelle, sulla prima colonna di sinistra. Per aprire un messaggio basta cliccare sulla cartella “Posta in arrivo”, poi sul singolo messaggio, che viene visualizzato nella finestra di destra. 14.0.5. LA FIRMA DIGITALE. La firma digitale è una procedura informatica che garantisce l’autenticità di messaggi e documenti inviati e archiviati con posta elettronica e corrisponde alla firma autografa sui documenti tradizionali. Gli scopi di questo strumento sono di garantire:  l’autenticità, la certezza dell’identità di chi firma;  l’integrità, la sicurezza che il documento informatico non è stato modificato in seguito alla sua sottoscrizione;  il valore legale del documento che non può essere ripudiato da chi l’ha firmato. L’impiego della firma digitale permette di snellire significativamente i rapporti tra le Pubbliche Amministrazioni, i cittadini e le imprese, riducendo drasticamente la gestione in forma cartacea di documenti quali denunce, dichiarazioni di cambi di residenza, di domicilio, richieste di contributi, di esenzioni a pagamenti, ricorsi.... Si possono sottoscrivere contratti, verbali di riunioni, ordini di acquisto, risposte a bandi di gara.... Inoltre la firma digitale sostituisce qualsiasi forma di sigillo, timbro, contrassegno e marchio previsto dalla normativa vigente. L’Italia è all’avanguardia nell’uso legale della firma digitale, essendo il primo paese ad avere attribuito piena validità giuridica ai documenti elettronici già nel 1997, ed essendo il paese in cui tale strumento ha maggiore diffusione in Europa. Il quadro normativo di riferimento è piuttosto ampio e composto da 4 circolari e deliberazioni pubblicate da vari organi. Una buona sintesi sono le Linee Guida per l’utilizzo della Firma Digitale emanate dal CNIPA (oggi DigitPA), che è l’ente ministeriale che esercita funzione di controllo e vigilanza sugli enti che forniscono i servizi digitali. Per dotarsi di firma digitale è necessario rivolgersi ai certificatori accreditati, soggetti pubblici e privati che hanno ottenuto l’autorizzazione a svolgere tale attività, tra i quali gli Ordini professionali. Con la firma digitale ad ogni documento viene apposto un certificato digitale di sottoscrizione, cioè un file generato seguendo precise indicazioni stabilite per legge: al suo interno sono conservate informazioni che riguardano tra l’altro l’identità del titolare, il periodo di validità del certificato stesso e i dati dell’Ente Certificatore (ad esempio ArubaPEC). La validità temporale di un documento firmato digitalmente corrisponde alla validità temporale del certificato utilizzato dal sottoscrittore. Per i documenti informatici la cui validità si protrae oltre la scadenza del certificato di sottoscrizione, si utilizza una marca temporale, che consente di attribuire a un documento una data e un’ora certe e legalmente valide, opponibili a terzi. Firmare un documento elettronico è semplice e veloce. Per eseguire la procedura occorre essere dotati di un kit per Firma Digitale. I kit disponibili in commercio sono essenzialmente i seguenti: a) un kit standard che comprende una smart card formato standard ISO-CR80 ed un lettore smart card da tavolo. Richiede l’installazione dei driver della smart card, del lettore di smart card e del software di firma digitale nel proprio pc; b) un kit "Token" che comprende una smart card formato plug-in ed un lettore smart card formato token. Richiede l’installazione dei driver della smart card, del lettore di smart card e del software di firma digitale; c) un dispositivo USB, come una normale chiavetta per PC, che non richiede alcuna installazione hardware o software. Installato il Kit sul proprio computer, attraverso il software di firma si seleziona il documento elettronico da sottoporre a firma digitale e, previa attivazione di un account, alla marcatura temporale. Al momento della firma del documento, il software chiede l’inserimento del codice di protezione del dispositivo (PIN) e procede con la verifica della firma e con la creazione del file firmato digitalmente. Il file firmato assumerà l’estensione.p7m che si sommerà all’estensione del file originario. Pertanto se firmiamo un documento.txt, al termine del processo di firma digitale avremo un documento.txt.p7m che rappresenta una busta informatica. Tale busta incorpora al suo interno il documento originario, il certificato del sottoscrittore e un hash del documento firmato con il certificato del sottoscrittore (cioè una struttura che li mette in corrispondenza). Tali componenti consentono, in fase di verifica della firma da parte del destinatario del documento firmato, di accertare che:  il documento non sia stato modificato dopo la firma;  il certificato del sottoscrittore sia garantito (ad esempio da Aruba);  il certificato del sottoscrittore non sia scaduto, sospeso o revocato. Se tutte le verifiche daranno esito positivo, il documento sottoscritto digitalmente potrà essere considerato valido a tutti gli effetti di legge. 14.0.6. LA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (PEC). La PEC consente di inviare tramite posta elettronica comunicazioni e documenti con un elevato livello di sicurezza, con lo stesso valore legale della raccomandata con ricevuta di ritorno. 5 Per utilizzare il servizio si deve disporre di una casella di PEC fornita, a titolo oneroso, da uno dei gestori autorizzati (ad es. Aruba, Poste Italiane, ecc.). La pubblicazione dell'elenco dei gestori autorizzati, la vigilanza e il coordinamento nei confronti dei gestori e della Pubblica Amministrazione è demandata all'Agenzia per l'Italia Digitale. Al momento dell'invio di una email PEC, il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare a quest'ultimo una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio, con precisa indicazione temporale del momento in cui la email PEC è stata inviata. In egual modo, il gestore del destinatario, dopo avergli depositato il messaggio PEC nella sua casella, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative. Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia dunque da una casella di posta normale; cambia solo per ciò che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC al mittente e al destinatario. L'utente destinatario non visualizza l'e-mail del mittente, ma un messaggio automatico generato dal gestore di posta del mittente, che contiene due allegati: la e-mail "originale" del mittente con relativi allegati, e un file.xml (file di testo o apribile tramite software) con le stesse informazioni della notifica di invio trasmessa al mittente (ID del messaggio, luogo data e ora di invio, e dati di intestazione quali e-mail del destinatario tipo PEC / non-PEC, oggetto): tale regola è basilare per una casella PEC. La posta elettronica certificata, infatti, per essere tale, deve seguire alcune regole, fissate dal Decreto del Presidente della Repubblica n. 68/2005 (e successive integrazioni/modificazioni), tra le quali, appunto, quella appena esposta. 6 14.1. MESSAGGI, ALLEGATI E LISTE DI DISTRIBUZIONE. 14.1.1. CONTRASSEGNARE UN MESSAGGIO. A volte può essere utile dover contrassegnare un messaggio, quando ad esempio ha un contenuto particolare o che comunque ci interessa contrassegnare. Per contrassegnare un messaggio basta cliccare con il tasto destro del mouse sul simbolo alla destra della corrispondente riga. Per togliere o per cambiare il contrassegno la procedura è la stessa. Quando si riceve un nuovo messaggio questo viene automaticamente contrassegnato come "da leggere" (la sua riga viene mostrata in grassetto). Per segnare un messaggio come già letto basta aprirlo, oppure cliccarci sopra con il tasto destro del mouse (nell'elenco dei messaggi) e scegliere “Segna come già letto". Per segnare un messaggio già letto come "da leggere" invece si deve scegliere l’opzione, sempre nello stesso menù, “Segna come da leggere". 7 14.1.2. APRIRE E SALVARE UN ALLEGATO. Per aprire un allegato si deve prima di tutto aprire il messaggio e poi cliccare con il tasto destro del mouse sull’icona del file (allegato, appunto): si apre una finestra che chiede se aprire direttamente l'allegato o se salvarlo in una cartella del pc. 14.1.3. USARE LE FUNZIONI RISPONDI E RISPONDI A TUTTI. Per rispondere ad un messaggio ricevuto basta selezionarlo tra quelli presenti nella cartella “Posta in arrivo” e premere il tasto “Rispondi" presente nel gruppo Rispondi del menù Home: si apre una finestra di creazione di un nuovo messaggio contenente il messaggio ricevuto un po' indentato. Sotto, sopra o al posto di tale messaggio (è possibile modificarlo o eliminarlo normalmente) si deve inserire la risposta. L'oggetto viene automaticamente impostato su “R:[oggetto originale]", dove “R" sta per “Risposta". Nel campo del destinatario c'è già l'indirizzo e-mail del mittente del messaggio. Per inviare il messaggio premere quindi su “Invia". Se il messaggio ricevuto è stato inviato a più utenti, è possibile premere su “Rispondi a tutti" per rispondere contemporaneamente a tutte le persone alle quali il messaggio originale era stato inviato. È anche possibile, in File-Opzioni, scheda Posta, gruppo “Risposte messaggi inoltrati”, scegliere di inserire o meno, di default, il messaggio originale nelle risposte, cambiando la voce nel menù “In risposta ad un messaggio“. 8 14.1.4. CREARE UN NUOVO MESSAGGIO. INSERIRE UN INDIRIZZO NEI CAMPI DEI DESTINATARI. Per creare un nuovo messaggio, scegliere Home-Nuovo messaggio di posta elettronica nella barra multifunzione di Outlook. Nel campo "A:" di un nuovo messaggio deve essere inserito l'indirizzo del destinatario. Nel caso di più destinatari i vari indirizzi devono essere separati da un punto e virgola (";"). Per scegliere un indirizzo dalla propria rubrica, premere sul pulsante "A:“, selezionare l’indirizzo da inserire e poi, cliccando sul campo nel quale si desidera vengano inseriti, fare doppio clic sopra per confermare l’inserimento. L'indirizzo delle persone inserite nel campo "A:" è visibile a tutti quelli che ricevono l'e-mail in questione; è possibile inviare un messaggio anche ad altre persone, al di fuori del campo "A:"; le copie inviate a tali persone sono chiamate copie "per conoscenza" e devono essere inserite, come fatto per il campo "A:", nel campo "CC:" (Copia per Conoscenza). L'indirizzo di tali persone è visibile a tutti quelli che ricevono l'e-mail in questione. Per inviare invece delle "copie nascoste", cioè delle copie a delle persone senza che tutti gli altri destinatari lo sappiano, è necessario inserire il loro indirizzo e-mail nel campo "CCn:" (Copia per Conoscenza Nascosta) o "BCC:" (a seconda della lingua del programma utilizzato). Tale campo può essere visualizzato premendo Ccn nel menù Opzioni. Tutti i destinatari dell'e-mail in questione NON vedono l'indirizzo delle persone inserite nel campo "CCn:". 14.1.5. USARE GLI STRUMENTI DI CONTROLLO ORTOGRAFICO. Per avviare il controllo ortografico premere in Revisione, cliccare su Controllo ortografia e grammatica e seguire le istruzioni della consueta finestra. 9 14.1.6. ALLEGARE UN FILE AD UN MESSAGGIO. INVIARE O INOLTRARE UN MESSAGGIO USANDO UNA LISTA DI DISTRIBUZIONE (GRUPPO DI CONTATTI). Per aggiungere un allegato ad un file bisogna premere su Inserisci-Allega file (sul pulsante della barra degli strumenti) e scegliere il file da allegare dalla finestra che si apre. Una volta aggiunto l'allegato, viene mostrato il titolo nella riga sotto all'oggetto: per rimuoverlo basta cliccarci con il tasto destro del mouse e scegliere “Rimuovi". Per ogni messaggio inviato è possibile impostare una priorità (che serve solo per evidenziare in modo particolare il messaggio nella finestra del client del destinatario) che può essere bassa, normale o alta. Per modificare del livello di priorità per tutti i messaggi, scegliere nel menù Messaggio, gruppo Categorie, di visualizzare la finestra "Proprietà". Nella casella combinata Priorità, fare clic su Alta o Bassa (normale è il livello di default). Per creare una lista di distribuzione si deve andare nella rubrica premendo su Home-Rubrica nella finestra di Outlook, poi scegliere File-Nuova voce…, quindi nella finestra selezionare il tipo “Nuovo gruppo di contatti”. A questo punto, dopo aver dato un nome nella finestra che si apre (es.: “Colleghi”) bisogna scegliere i partecipanti al gruppo con gli strumenti a disposizione: è possibile sceglierli fra quelli già presenti in rubrica, o aggiungerne di nuovi. Una volta creata la lista di distribuzione, per inviare una e-mail ad ogni membro della lista basta inserire il nome della lista creata in una delle caselle dei destinatari dell'e-mail. Inoltrare un messaggio significa mandarlo ad altre persone. Per inoltrare un messaggio basta selezionarlo nella finestra di Outlook e premere sul pulsante “Inoltra" presente nella barra degli strumenti: si apre la consueta finestra di modifica del messaggio nella quale dare gli opportuni parametri (destinatari, modifiche al messaggio, ecc.), poi basta premere su “Invia" per inviare. 10 14.2. LA RUBRICA E LE STAMPE. 14.2.1. USARE PIÙ CARTELLE NELLE QUALI SMISTARE I MESSAGGI. Per creare una nuova cartella, oltre alle cartelle “Posta in arrivo", “Posta in uscita", ecc. si può scegliere il menù Cartella-Nuova cartella. Si apre una finestra nella quale dare un nome alla nuova cartella e definire dove la nuova cartella deve essere creata. Per eliminare una cartella creata personalmente, basta cliccarci sopra con il tasto destro del mouse e scegliere “Elimina [nome cartella]"; per rinominarla scegliere invece “Rinomina [nome cartella]". Una volta create tutte le cartelle necessarie, per smistare i messaggi nel modo preferito basta selezionarli (per selezionare più messaggi insieme usare contemporaneamente il tasto SHIFT presente sulla tastiera, o il tasto CTRL per messaggi non contigui) e trascinarli sopra la cartella desiderata. Se invece di uno spostamento si vuole effettuare una copia si deve premere il tasto CTRL durante il trascinamento e assicurarsi che vicino al puntatore compaia il segno "+". 14.2.2. CREARE UNA RUBRICA CON I PROPRI INDIRIZZI. Per aggiungere un indirizzo alla propria rubrica si deve prima di tutto aprire la rubrica andando su Home-Rubrica. Per aggiungere un nuovo contatto si deve quindi cliccare su File-Nuova voce-Nuovo contatto: si apre una finestra in cui si devono inserire i dati relativi al contatto che si vuole inserire. Le informazioni principali da inserire sono il nome e l'indirizzo di posta elettronica. È ovviamente possibile inserire anche più di un indirizzo di posta elettronica per ogni contatto. Per rimuovere un indirizzo, basta selezionarlo e premere File-Elimina, oppure usare il tasto destro del mouse o la barra degli strumenti. 11 14.2.3. AGGIORNARE LA RUBRICA CON LA POSTA IN ARRIVO. Per aggiungere alla rubrica l'indirizzo del mittente di una e-mail è necessario cliccare con il tasto destro del mouse sul messaggio in questione e poi premere su “Aggiungi a contatti di Outlook”: l'indirizzo viene automaticamente aggiunto alla rubrica. 14.2.4. CERCARE UN MESSAGGIO PER MITTENTE, OGGETTO, CONTENUTO. Una volta selezionata nel riquadro di riferimento (cioè la prima colonna a sinistra della videata principale di Outlook) la cartella dove effettuare la ricerca, basta digitare nella casella di "Ricerca immediata" il testo da ricercare. Per ampliare la ricerca e includere tutte le cartelle, alla fine dei risultati della ricerca fare clic su Prova a eseguire nuovamente la ricerca. Si tenga presente che la ricerca viene sempre eseguita anche negli allegati, ma i risultati presenti negli allegati non vengono evidenziati. 12 14.2.5. ORDINARE I MESSAGGI PER NOME, PER DATA, PER PRIORITA’. Per ordinare l'elenco dei messaggi secondo una certa colonna, basta cliccare su tale colonna. Per ordinare secondo l'altro senso di ordinamento è sufficiente nuovamente sulla colonna. 14.2.6. CANCELLARE E RECUPERARE UN MESSAGGIO. Per cancellare un messaggio basta selezionarlo e premere sul tasto Canc sulla tastiera, oppure agire tramite il tasto destro del mouse o tramite la barra degli strumenti. Una volta cancellato, il messaggio viene spostato nella cartella “Posta eliminata (icona: cestino)”. Per recuperare un messaggio dal cestino basta prenderlo (dal cestino, cioè dalla cartella “Posta eliminata") e trascinarlo nella cartella desiderata. Per svuotare il cestino, cliccare con il tasto destro del mouse sul cestino e scegliere “Svuota cartella“. 14.2.7. SCEGLIERE LE OPZIONI DI STAMPA (MESSAGGIO INTERO, TESTO SELEZIONATO, NUMERO DI COPIE) E STAMPARE. Per stampare un messaggio aprire il messaggio e scegliere File-Stampa. Per aprire la classica finestra di stampa nella quale impostare le opzioni desiderate cliccare su "Opzioni di stampa". 13 14