Chapitre 4 PDF - Analyser et répartir les tâches

Chapitre 4 Analyser et répartir les tâches 1 - Définir les missions de l’équipe commerciale Un manager efficace ne peut pas se contenter de diriger son équipe sans une compréhension approfondie des missions de chaque membre. La réussite d’une équipe commerciale repose sur une organisation clair...

Chapitre 4 Analyser et répartir les tâches 1 - Définir les missions de l’équipe commerciale Un manager efficace ne peut pas se contenter de diriger son équipe sans une compréhension approfondie des missions de chaque membre. La réussite d’une équipe commerciale repose sur une organisation claire et des rôles bien définis. Ce document vous guide dans la définition précise des missions de votre équipe, en vous permettant de mieux comprendre la composition et les responsabilités de chaque profil. Composition de l'Équipe Commerciale Missions Principales de l'Équipe Commerciale Définition des Rôles et Responsabilités Évaluation des Répartition des Communication Suivi et Compétences Missions et Feedback Évaluation des Performances Comprendre les En fonction des La communication est compétences de besoins de l'équipe et essentielle pour Le manager doit suivre chaque membre de de l'unité garantir que chaque les performances de l'équipe est crucial. commerciale, le membre comprend l'équipe et évaluer Cela implique manager doit répartir ses responsabilités et l'atteinte des objectifs. d'évaluer leurs points les missions de pour fournir un Cela permet forts et leurs manière équitable. feedback régulier. Des d'identifier les points domaines de Chaque membre doit réunions d'équipe et forts et les faiblesses, développement. Il est avoir un rôle clair et des séances de d'adapter les important de créer des responsabilités coaching peuvent être stratégies et une équipe équilibrée, définies. organisées pour d'améliorer les où les compétences se assurer la clarté et la résultats. complètent. cohésion. TRAVAIL A FAIRE 2 - Construire un Tableau de Répartition des Tâches (TRT) Le TRT est un outil indispensable pour les managers qui souhaitent optimiser l'organisation du travail au sein de leurs équipes. Ce tableau permet de répartir les tâches de manière équitable et transparente, en favorisant la collaboration et la performance. Étapes de la Répartition des Tâches Extrait d’un TRT d’une équipe de vente Utilisation du TRT 1 Suivi des Progrès 2 Coordination d'Équipe Le TRT permet de suivre l'avancement des Le TRT favorise la collaboration entre les tâches et d'identifier les éventuels retards. membres de l'équipe en définissant Cela permet de prendre des mesures clairement les responsabilités de chacun. Cela correctives rapidement. permet de minimiser les conflits et de maximiser l'efficacité. 3 Évaluation de la Performance 4 Amélioration Continue Le TRT peut être utilisé pour évaluer la Le TRT est un outil flexible qui peut être performance de chaque membre de l'équipe adapté aux besoins de l'équipe. Cela permet en fonction de ses contributions aux tâches. d'optimiser l'organisation du travail et d'améliorer la performance. TRAVAIL A FAIRE 3 - Exploiter un Tableau de Répartition des Tâches (TRT) Le Tableau de Répartition des Tâches (TRT) est un outil indispensable pour les managers d'unités commerciales. Il permet d'avoir une vision claire et précise du fonctionnement de l'équipe, de la répartition des tâches et du temps consacré à chaque activité. En analysant le TRT, le manager peut identifier les forces et les faiblesses de l'équipe, ainsi que les opportunités d'optimisation. A vous de jouer ! Analyse de la Répartition des Tâches 1 Activités Le manager doit s'assurer que l'équipe est capable d'assurer toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement de l'unité commerciale. Il doit également identifier les tâches inutiles et celles dont le temps consacré est trop important. 2 Compétences Le manager doit s'assurer que les compétences de chaque membre de l'équipe sont bien exploitées. Il peut être nécessaire de former les membres de l'équipe pour améliorer leurs compétences ou de les affecter à des tâches plus en ligne avec leurs compétences. 3 Équilibre Le manager doit s'assurer que la répartition des tâches entre les membres de l'équipe est équilibrée. Il doit également s'assurer que le temps consacré à chaque tâche correspond à son importance relative. 4 Spécialisation Pour certaines activités, il peut être plus efficace de privilégier la spécialisation plutôt que la polyvalence. Le manager doit déterminer les activités qui nécessitent une expertise particulière et affecter les membres de l'équipe en conséquence. Amélioration de l'Organisation du Travail Étude du TRT Consultation de Communication Adaptation l'Équipe Le manager doit Le manager doit Le manager doit Le TRT est un cadre de étudier le TRT pour consulter les communiquer référence, mais il ne identifier les points membres de l'équipe clairement la doit pas être figé dans faibles et les pour obtenir leurs nouvelle le temps. Il doit être opportunités suggestions et leurs organisation du adapté en fonction d'amélioration. avis sur la nouvelle travail à l'équipe, en des objectifs et des organisation du travail. expliquant les raisons difficultés de ce changement et le rencontrées par contenu de la nouvelle l'unité commerciale. organisation. TRAVAIL A FAIRE 4 - La Délégation des Tâches : Un Art Managérial Essentiel La délégation des tâches est une compétence cruciale pour tout manageur d'unité commerciale. Elle permet non seulement d'optimiser l'efficacité de l'équipe, mais aussi de développer les compétences des collaborateurs. Ce processus, loin d'être une simple transmission de travail, est un véritable art qui nécessite une approche structurée et réfléchie. Dans cette présentation, nous explorerons les quatre étapes clés d'une délégation réussie, en mettant l'accent sur les stratégies pratiques et les considérations essentielles pour chaque phase du processus. Identifier les Activités à Déléguer Évaluation des Tâches Priorisation Listez et catégorisez vos responsabilités (animation Identifiez les tâches cruciales pour le fonctionnement (animation d'équipe, gestion, accueil clients, etc.). fonctionnement quotidien de l'unité. Considérez les etc.). Évaluez le niveau de compétence et le temps les conséquences potentielles de leur non-réalisation. temps requis pour chaque tâche. réalisation. Équilibre Objectif d'Efficacité Assurez-vous de déléguer un mélange de tâches La délégation doit toujours viser à améliorer tâches gratifiantes et moins attrayantes pour l'efficacité globale de l'unité commerciale. maintenir la motivation et favoriser le développement. développement. Sélectionner le Collaborateur Idéal 1 Évaluation de la Charge de Travail Assurez-vous que le collaborateur potentiel a la capacité d'intégrer la nouvelle tâche dans son emploi du temps actuel sans compromettre ses responsabilités existantes. 2 Analyse des Compétences Évaluez minutieusement les compétences et le niveau d'autonomie du collaborateur. Identifiez les domaines où il domaines où il excelle et ceux qui nécessitent un développement. 3 Entretien de Motivation Organisez un entretien pour discuter de la nouvelle responsabilité. Explorez les motivations du collaborateur et collaborateur et évaluez son enthousiasme face à ce nouveau défi. 4 Évaluation de la Compatibilité Considérez la personnalité du collaborateur et sa capacité à accepter la supervision tout en prenant des initiatives. des initiatives. Assurez-vous qu'il comprend la notion de coresponsabilité. Transférer Efficacement la Tâche Communication Claire Définition de l'Autonomie Transfert d'Autorité Présentez en détail les objectifs, les Établissez clairement les limites de Informez officiellement l'équipe de objectifs, les ressources disponibles l'autonomie du collaborateur. l'équipe de la nouvelle disponibles et les délais de Précisez ce qu'il peut décider seul, responsabilité du collaborateur. réalisation. Soyez précis sur les les responsabilités qui lui sont Organisez une réunion pour attentes et les résultats escomptés. confiées, et les situations présenter ce changement et escomptés. Utilisez des exemples nécessitant votre intervention. Créez répondre aux questions éventuelles. exemples concrets pour illustrer vos un document de référence pour ces éventuelles. Assurez-vous que tous vos propos. directives. tous comprennent et respectent cette nouvelle attribution. Accompagner et Suivre la Délégation Disponibilité Initiale Suivi Régulier Reporting Adapté Ajustement de l'Accompagnement Assurez une présence Établissez un calendrier de Mettez en place un Adaptez votre niveau accrue au début de la calendrier de points de système de reporting d'implication en fonction délégation. Proposez des contrôle. Analysez les adapté au collaborateur et fonction des progrès et de des sessions de questions- progrès, identifiez les collaborateur et à la tâche. de la confiance du questions-réponses écarts par rapport aux tâche. Cela peut aller collaborateur. Réduisez fréquentes pour adresser objectifs et proposez des d'échanges informels à progressivement votre adresser rapidement les des ajustements si des rapports écrits supervision directe. les incertitudes. nécessaire. détaillés. Optimiser la Délégation pour le Succès à Long Terme Développement des Feedback Constructif Culture de Confiance Innovation Continue Compétences Utilisez la délégation Fournissez régulièrement Cultivez un environnement Encouragez les comme un outil de des retours détaillés. où la délégation est perçue collaborateurs à proposer formation continue. Célébrez les succès et comme une marque de des améliorations dans les Identifiez les domaines de transformez les erreurs en confiance. Encouragez la tâches déléguées. Créez des croissance pour chaque opportunités prise d'initiative et valorisez espaces pour partager les collaborateur et attribuez d'apprentissage. Encouragez les contributions meilleures pratiques et des tâches qui favorisent l'autoévaluation du individuelles à l'efficacité de stimuler l'innovation au sein leur développement collaborateur. l'équipe. de l'équipe. professionnel. TRAVAIL A FAIRE A vos téléphones !  Synthèse : Analyser et répartir les tâches Rédigez votre synthèse avec des mots-clés du chapitre : §Missions §Activités §Tâches §Fiches d’autoanalyse §TRT §Délégation CAS PRATIQUE