MCO Chap 4 - Management & Organisation du Travail

Chapitre 4: Analyser et Répartir les Tâches

• Un manager efficace doit comprendre les missions de chaque membre de l'équipe pour diriger correctement.
• La réussite d'une équipe commerciale repose sur une organisation claire et des rôles bien définis.

Composition de l'Équipe Commerciale

• Domaines d'activité: Management et Vente.
• Exemples de métiers en Management: responsable d'agence bancaire, chef de rayon, directeur de magasin.
• Exemples de métiers en Vente: vendeur en magasin, employé commercial, hôte de caisse, attaché commercial.

Missions Principales de l'Équipe Commerciale

• La gestion de la relation commerciale inclut:
  • Préparation de la vente avec création d'outils.
  • Vente avec découverte des besoins et argumentation.
  • Fidélisation et service après-vente.
• La gestion et l'animation de l'offre de produits et de services incluent:
  • Élaboration et adaptation de l'offre.
  • Aménagement du point de vente et mise en rayon.
  • Animation, communication et gestion des approvisionnements.
• La gestion des ressources inclut:
  • Gestion des flux financiers (encaissements, trésorerie).
  • Gestion des ressources humaines (recrutement, animation, évaluation).
  • Gestion des flux d'information et des équipements.

Définition des Rôles et Responsabilités

• L'évaluation des compétences de chaque membre est cruciale pour créer une équipe équilibrée.
• Les missions doivent être réparties de manière équitable en fonction des besoins.
• La communication et le feedback régulier sont essentiels pour garantir la compréhension des responsabilités et la cohésion.
• Le suivi et l'évaluation des performances permettent d'identifier les points forts, les faiblesses et d'améliorer les résultats.

Tableau de Répartition des Tâches (TRT)

• Le TRT est un outil indispensable pour optimiser l'organisation du travail en équipe.
• Objectifs : Répartit les tâches de manière équitable et transparente, favorisant la collaboration et la performance.

Étapes de la Répartition des Tâches

• Identifier toutes les activités nécessaires au bon fonctionnement de l'unité commerciale.
• Décomposer les activités en tâches précises.
• Évaluer le volume horaire de chaque activité.
• Affecter les tâches en tenant compte des contraintes.
• Construire un tableau de répartition des tâches.

Utilisation du TRT

• Suivi des progrès : Permet de suivre l'avancement des tâches, d'identifier les retards et de prendre des mesures correctives.
• Coordination d'équipe : Favorise la collaboration en définissant clairement les responsabilités, minimisant les conflits.
• Évaluation de la performance : Utilisé pour évaluer la performance de chaque membre en fonction de ses contributions.
• Amélioration continue : Le TRT est un outil flexible qui peut être adapté pour optimiser l'organisation et la performance de l'équipe.

Exploitation du TRT

• Le TRT donne une vision claire du fonctionnement de l'équipe, de la répartition des tâches et du temps consacré à chaque activité.
• L'analyse du TRT permet d'identifier les forces et les faiblesses de l'équipe, ainsi que les opportunités d'optimisation.

Analyse de la Répartition des Tâches

• Activités: S'assurer que l'équipe peut assurer toutes les activités nécessaires et identifier les tâches inutiles.
• Compétences: S'assurer que les compétences de chaque membre sont bien exploitées et proposer des formations si besoin.
• Équilibre: S'assurer de la répartition équilibrée des tâches et de l'importance relative du temps consacré à chaque tâche.
• Spécialisation: Privilégier la spécialisation pour les activités nécessitant une expertise particulière.

Amélioration de l'Organisation du Travail

• Étudier le TRT pour identifier les points faibles et les opportunités d'amélioration.
• Consulter , par exemple, les avis des membres de l'équipe sur la nouvelle organisation du travail.
• Communiquer clairement la nouvelle organisation du travail en expliquant les raisons du changement.
• Le TRT doit être adapté à la fonction des objectifs et des difficultés rencontrées par l'unité commerciale.

Délégation des Tâches

• La délégation est une compétence managériale essentielle qui optimise l'efficacité de l'équipe et développe les compétences des collaborateurs.
• Identifier les activités à déléguer en évaluant les tâches, en priorisant, en assurant un équilibre et en visant l'efficacité.

Sélectionner le Collaborateur Idéal

• Évaluer la charge de travail du collaborateur pour s'assurer qu'il peut intégrer la nouvelle tâche.
• Analyser les compétences et le niveau d'autonomie du collaborateur.
• Organiser un entretien de motivation pour discuter de la nouvelle responsabilité.
• Évaluer la compatibilité du collaborateur et sa capacité à accepter la supervision.

Transférer Efficacement la Tâche

• Communiquer clairement les objectifs, les ressources et les délais de réalisation.
• Définir clairement les limites de l'autonomie du collaborateur.
• Informer officiellement l'équipe de la nouvelle responsabilité du collaborateur.

Accompagner et Suivre la Délégation

• Disponibilité initiale : Assurer une présence accrue au début de la délégation et proposer des sessions de questions.
• Suivi régulier : Établir un calendrier de points de contrôle et analyser les progrès.
• Reporting adapté : Mettre en place un système de reporting adapté au collaborateur et à la tâche.
• Ajustement de l'accompagnement : Adapter le niveau d'implication en fonction des progrès et de la confiance du collaborateur.

Optimiser la Délégation à Long Terme

• Développement des compétences : Utiliser la délégation comme un outil de formation continue.
• Feedback constructif : Fournir régulièrement des retours détaillés et transformer les erreurs en opportunités.
• Culture de confiance : Cultiver un environnement où la délégation est perçue comme une marque de confiance.
• Innovation continue : Encourager les collaborateurs à proposer des améliorations dans les tâches déléguées.

Ce questionnaire évalue la compréhension de l'importance de la consultation d'équipe, les objectifs de la délégation de tâches et les compétences des collaborateurs. Il met en lumière les aspects clés d'une organisation efficace du travail en entreprise.