الدرس األول: مدخل لوظائف ومهام األرشيف PDF

‫الدرس األول‪ :‬مدخل لوظائف ومهام األرشيف‬ ‫تمهيد‪:‬‬ ‫أ‬ ‫اهتمت المم عبر العصور بحفظ كل ما تنت...

‫الدرس األول‪ :‬مدخل لوظائف ومهام األرشيف‬ ‫تمهيد‪:‬‬ ‫أ‬ ‫اهتمت المم عبر العصور بحفظ كل ما تنتجه من وثائق وفي مختلف املجاالت ووفرت له مباني خاصة وسخرت‬ ‫مختصين لالعتناء به بطرق علمية‪ ،‬ووفقا ملعايير دولية وهذا وعيا منها بالدور الكبير الذي تلعبه الوثائق الرشيفية في‬ ‫الحفاظ على ذاكرة الشعوب والمم وتطوير مستقبلها لألفضل‪.‬وتعتبر مراكز الرشيف أحد أنظمة املعلومات الوثائقية‬ ‫املوكل إليها أمهمة جمع ومعالجة وحفظ وتبليغ التراث الرشيفي للرواد والباحثين حسب شروط واجراءات معينة‪.‬‬ ‫‪.1‬مركزاألرشيف‪:‬‬ ‫‪.1.1‬تعاريف‪:‬‬ ‫يعتبر مركز الرشيف نظام إعالم كباقي أنظمة اإلعالم الخرى من مكتبات ومراكز توثيق وغيرها من مختلف املستودعات‬ ‫ّ‬ ‫الوثائقية مهما كانت التسمية التي تطلق عليها‪.‬حيث يشترك في نفس العناصر معها‪ ،‬وعلى هذا الساس أعرف على أنه‪:‬‬ ‫ّ‬ ‫"مجموعة من العناصر في تفاعل ديناميكي‪ ،‬التي تتمثل وظائفه وأهدافه في جمع‪ ،‬معالجة‪ ،‬حفظ وبث الرشيف ذاته‬ ‫أو امللفات اإلدارية التي ستصبح في نهاية املطاف أرشيفا"‪.‬‬ ‫أ‬ ‫ّ‬ ‫كما أعرف على أنه‪" :‬املكان الذي تجمع فيه الوثائق املنتجة أو املحصل عليها‪ ،‬مهما كانت الدعامة أو الحامل الذي هي‬ ‫للرواد والباحثين حسب شروط وإجراءات معينة"‪.‬‬ ‫محمولة عليه‪ ،‬ثم تحفظ وتعالج‪ ،‬ألتبلغ في ّ‬ ‫النهاية ّ‬ ‫‪.2.1‬الخصائص الجوهرية ملركزأرشيف‪:‬‬ ‫يشير تعريف الثاني أعاله إلى أربعة خصائص جوهرية تشترك فيها جميع أنواع النظمة ومراكز الرشيف ليست بمنأى‬ ‫عن ذلك‪ ،‬وهي‪:‬‬ ‫‪ ‬مجموعة من العناصر‪ :‬من املمكن إرجاع كلمة عناصر إلى النظم الفرعية وأجزائها التي في مجموعها تكون‬ ‫ّ‬ ‫مركز الرشيف كله‪ ،‬وتتمثل في‪:‬‬ ‫‪ ‬النظام الفرعي للجمع‪.‬‬ ‫‪ ‬النظام الفرعي للمعالجة الذي ينقسم بدوره إلى عدة وحدات ال يمكن تجزئتها وهي الفرز‪ ،‬اإلقصاء‪ ،‬الوصف‬ ‫الرشيفي (التحليل املادي والفكري)‪ ،‬وضع الشفرة‪ ،‬والترتيب‪.‬‬ ‫‪ ‬النظام الفرعي للحفظ‪.‬‬ ‫‪ ‬النظام الفرعي للبث‪.‬‬ ‫وتهدف هذه النظمة الفرعية الربعة إلى بث ونشر املعلومة العلمية الرشيفية للمستفيدين في الوقت املناسب‪.‬وينقسم‬ ‫كل نظام فرعي بدوره إلى عدة وحدات غير قبلة للتجزئة‪.‬‬ ‫أ‪.‬البيئة‪:‬‬ ‫‪.1‬البيئة الداخلية وتتمثل في مؤثرات الناتجة عن تفاعل العوامل التالية‪:‬‬ ‫‪ ‬املأ ّ‬ ‫صمم واملسير للنظام (‪)Les concepteurs gestionnaires‬‬ ‫‪ ‬اإلمكانيات املادية‪ ،‬املالية‪ ،‬البشرية والوثائقية‬ ‫‪ ‬إمكانيات البنى التحتية‬ ‫‪ ‬الترتيبات التنظيمية‬ ‫‪.2‬البیئة الخارجیة‪ :‬وهي البيئة التي تعتبر خارجة عن سيطرة مركز الرشيف وتلعب دورا رئيسيا في تطوره وال يمكن التحكم‬ ‫بها‪ ،‬وتتمثل في‪ :‬العوامل السياسية‪ ،‬الثقافية‪ ،‬القانونية‪ ،‬االقتصادية‪ ،‬االجتماعية‪ ،‬التكنولوجية‪ ،‬الديموغرافية‪...،‬الخ‪.‬‬ ‫‪ ‬العالقات املتبادلة (‪ :)Interaction dynamique‬نجد عدة أنواع من العالقات في مركز أرشيف وهي‪:‬‬ ‫ً‬ ‫أوال‪ :‬عالقة األنظمة الفرعية فيما بينها‪:‬‬ ‫يقصد بها الروابط بين النظمة الفرعية املكونة ملركز الرشيف والبيئة املحيطة به‪.‬ففي النظام الديناميكي‪ ،‬يرتبط‬ ‫النظام الفرعي مع النظمة الفرعية الخرى بحيث يمكن استخدام البيانات الداخلة إليه من هذه النظمة الفرعية‪،‬‬ ‫وينتج معلومات مناسبة يمكن استخدامها بواسطة النظمة الفرعية الخرى‪.‬وهذا يعني أن أي تعديل يحدث على أحد‬ ‫النظمة الفرعية أو على أحد أجزائها فحتما سيؤثر ويحدث تغيير وخلل في بقية العناصر الخرى‪.‬وللتعمق أكثر في‬ ‫ّ‬ ‫العالقات املتبادلة بين النظمة الفرعية في مركز أرشيف‪ ،‬فإننا نحتاج إلى التمييز بين نوعين من العالقات هي‪:‬‬ ‫‪ -‬العالقة الهرمية (‪ :)Relation hiérarchique‬وتعني وجود نظام قيادة "‪ "Système de pilotage‬وهو مفهوم‬ ‫أدرجه‪ Jean-Louis Le Moigne‬مهمته تنظيم العناصر التي يتكون منها‪.‬وهذا يعني أن كل مركز أرشيف يتوفر على‬ ‫عنصر قيادة أ(مسير النظام) الذي يتحكم في النظمة الفرعية الربعة (للجمع‪ ،‬للمعالجة‪ ،‬للحفظ‪ ،‬وللبث)‪ ،‬والوحدات‬ ‫التي ال يمكن تجزئتها يتم التحكم فيها بدورها من قبل النظم الفرعية املوافقة لها‪.‬مثال‪ :‬النظام الفرعي للمعالجة يتحكم‬ ‫في الوحدات الغير قابلة للتجزئة التالية‪ :‬الفرز‪ ،‬اإلقصاء‪ ،‬الوصف الرشيفي‪ ،‬وضع الشفرة‪ ،‬الترتيب‪ ،‬االسترجاع‪.‬‬ ‫‪ -‬عالقة التداخل الديناميكية‪ :‬تعني ّأن كل ّ‬ ‫التغيرات التي تطرأ على نظام فرعي ما أو على الوحدات التي ال يمكن تجزئتها‬ ‫ستؤدي ال محال إلى ّ‬ ‫تغير في العناصر الخرى‪.‬‬  ‫ً‬ ‫ثانيا‪ :‬عالقة مركزاألرشيف مع البيئات الفاعلة )‪:(Environnements agissants‬‬ ‫ويقصد بالبيئات الفاعلة البيئة املنتجة للمعلومات العلمية والبيئة املستهلكة لها‪.‬وهذه الخيرة تتشكل من املستفيدين‬ ‫الذين يعتبرون مفتاح النجاح بالنسبة ملركز الرشيف وشركاء أساسيون في هياكله‪ ،‬لذا ينبغي معرفتهم ومعرفة‬ ‫املنتجات الوثائقية والخدمات الرشيفية التي يحتاجونها‪.‬أما البيئة املنتجة للمعلومات العلمية فتتمثل في الهياكل‬ ‫املنتجة و‪/‬أو الدافعة للوثائق الرشيفية‪.‬‬ ‫وفيما يلي توضيح لهذه العالقات بإسقاطها على العناصر املكونة ملركز أرشيف‪:‬‬ ‫مسئول مركز األرشيف‬ ‫البيئة المستهلكة‬ ‫البيئة المنتجة‬ ‫للمعلومات العلمية‬ ‫للمعلومات العلمية‬ ‫النظام الفرعي‬ ‫النظام‬ ‫النظام‬ ‫النظام‬ ‫المخرجات‬ ‫المدخالت‬ ‫للتبليغ‬ ‫الفرعي‬ ‫الفرعي‬ ‫الفرعي‬ ‫للحفظ‬ ‫المعالجة‬ ‫للجمع‬ ‫للحفظ‬ ‫‪-‬االقصاء‬ ‫التقييم‬ ‫الوصف األرشيفي ‪-‬‬ ‫والفرز‬ ‫‪-‬التصنيف‬ ‫‪-‬االستخالص‬ ‫عالقة هرمية‬ ‫‪-‬التكشيف‬ ‫‪-‬وضع الشفرة‬ ‫عالقة تداخل ديناميكية‬ ‫والبيئات الفاعلة‬ ‫الشكل ‪ :1‬العناصراملكونة ملركزأرشيف‬ ‫‪ -‬الترتيب‬ ‫ّإن الوظائف أو النشطة التي ّ‬ ‫يصورها الشكل (‪ )1‬أعاله هي الوظائف التي يمارسها مركز أرشيف‪.‬وهذا الخير ينقسم‬ ‫ّ‬ ‫إلى أربعة أنظمة فرعية‪ ،‬وكل نظام فرعي يؤدي وظيفة أساسية‪ ،‬وتتمثل هذه الوظائف في العناصر املمثلة للسلسلة‬ ‫الرشيفية وهي‪ :‬الجمع‪ ،‬املعالجة‪ ،‬الحفظ والبث‪.‬‬