الدرس الثاني: النظام الفرعي للجمع PDF

‫الدرس الثاني‪ :‬النظام الفرعي للجمع (‪(Sous-système collecte‬‬ ‫‪.1‬النظام الفرعي للجمع (‪:)La collecte‬‬ ‫يعرف على ّأنه‪ :‬عملية تحويل الوثائق والسجالت ونقلها إلى مستودعات مركز األرشيف أين سيتم معالجتها‪،‬‬...

‫الدرس الثاني‪ :‬النظام الفرعي للجمع (‪(Sous-système collecte‬‬ ‫‪.1‬النظام الفرعي للجمع (‪:)La collecte‬‬ ‫يعرف على ّأنه‪ :‬عملية تحويل الوثائق والسجالت ونقلها إلى مستودعات مركز األرشيف أين سيتم معالجتها‪،‬‬ ‫حفظها وبثّها‪.‬وهناك طريقيتين لجمع األرشيف التاريخي هما‪:‬‬ ‫أ‪.‬االقتناء‪:‬‬ ‫يعرفه ‪ James Lambert‬على ّأنه‪ :‬اإلجراءات التي تهدف إلى تنمية األرشيف الغير تابع للمؤسسات والذي‬ ‫بأنه خاضع‬‫تمتلكه مصلحة أرشيف كالشراء‪ ،‬الهبة‪ ،‬الوصية‪ ،‬اإليداع أو التبادل‪.‬يتميز هذا النوع من الدفوعات ّ‬ ‫بالحس الوطني ومن ثمة وعيها بأهمية الحفاظ على التراث‬ ‫لميوالت الشخصيات االعتبارية والمعنوية ومدى اتسامها ّ‬ ‫األرشيفي الخاص الذي يدخل ضمن مجال الحفاظ على التراث الثقافي الوطني‪ ،‬وكما يتميز هذا النوع من الدفوعات‬ ‫بميزة ثانية هو خضوعه إلى مدى تطبيق السياسة الوطنية لجمع األرشيف الخاص‪ ،‬ولهذا فهو نابع من إرادة‬ ‫مؤسسة األرشيف الوطني واالهتمام الذي توليه لهذا النوع من األرشيف الذي ال تقل قيمته التاريخية عن األرشيف‬ ‫العمومي‪.‬‬ ‫إن أي دفع أو اقتناء لألرشيف ينبغي أن يكون متطابقا مع مبدأ احترام األرصدة والحفاظ على المميزات الخاصة‬ ‫باألرشيف المتمثلة في الشمولية (‪ )Exhaustivité‬المصداقية (‪ )Fiabilité‬والصحة والصدق (‪.)Authenticité‬‬ ‫ب‪.‬الدفع (‪:)Versement‬‬ ‫‪" ‬عملية تحويل مسؤولية الحفظ والوصاية المادية على السجالت‪/‬األرشيف مع أو بدون تغيير للحقوق القانونية‪".‬‬ ‫أن األرشيف المدفوع هو ملكية الهيئات المنتجة وقد يكون إجباريا بنص القوانين المتعلقة بقطاع‬ ‫ويعني هذا ّ‬ ‫األرشيف وال يعني انتقال الملكية أو تحويلها إلى الهيئة المكلفة بحفظ األرشيف‪.‬‬ ‫‪ ‬هو تلك العملية المادية اإلدارية التي من خاللها يتحول األرشيف من المصلحة المنتجة له إلى مصلحة‬ ‫األرشيف المؤهلة الستقباله وحفظه‪.‬‬ ‫‪ ‬هي مجمل الوثائق التي تحول دفعة واحدة‪.‬‬ ‫متى تكون الوثيقة قابلة للدفع؟‬ ‫‪ ‬المادة ‪ 08‬من قانون ‪ 09‬ـ ‪ 88‬تلزم على اإلدارات المنتجة للوثائق القيام بعملية الدفع بعد تقييمها بناء‬ ‫على جدول تسيير الوثائق أي أنه مجرد أن تنتهي مدة صالحية الوثيقة في المصلحة المنتجة لها ‪ ،‬يجب‬ ‫أن تدفع إلى الهيئة المعنية بحفظها‬ ‫)تدفع وجوبا الوثائق التي تحتوي على فائدة أرشيفية للمؤسسة المكلفة بالحفظ (‬ ‫‪‬‬ ‫‪ ‬كما تضيف المادة ‪ 09‬من نفس القانون إلى أن دفع أرشيف الهيئات العمومية يتم أمام المؤسسة المكلفة‬ ‫باألرشيف الوطني عندما تصبح الوثائق غير ضرورية للهيئة المعنية‬ ‫‪ -‬الدفع األول ‪ :‬من المصلحة المنتجة للوثائق إلى مصلحة األرشيف الموجودة على مستوى نفس اإلدارة‬ ‫‪ -‬الدفع الثاني ‪ :‬من مصلحة األرشيف الموجودة على مستوى اإلدارة إلى األرشيف الوطني (إذا كانت الوثيقة‬ ‫تحمل طابع تاريخي ‪ ،‬و إن لم يكن تقصى بناء على جدول التسيير)‬ ‫كيف نحضر لعملية الدفع؟‬ ‫‪.1‬حذف كل االستمارات الشاغرة و النسخ الزائدة‬ ‫‪.2‬امتناع على إدراج الوثائق ذات الطابع اإلداري الجاري ( بناء على أسس القائمة الشاملة )‬ ‫‪.3‬تصنيف الوثائق حسب المواضيع‬ ‫‪.4‬جمع الوثائق حسب المكاتب أو المصالح‬ ‫‪.5‬استعمال طريقة تصنيفية لمجمل الوثائق ( الطريقة األبجدية ‪ ،‬الطريقة العددية ‪ ،‬الطريقة الزمنية ‪ ،‬الطريقة‬ ‫األبجد عددية ‪ ،‬الطريقة الجغرافية )‬ ‫‪.6‬وضع الوثائق داخل العلب أو الرزم ( في حالة استعمال الرزم ‪ ،‬يجب أن ال تتعدى سعة الرزمة ‪ 10‬إلى‬ ‫‪ 15‬سم )‬ ‫‪.7‬ترقيم العلبة من ‪ 01‬إلى ن ( يجب مراعاة عدم كتابة أي معلومة على عمود العلب ‪ ،‬يكفي الرقم )‬ ‫‪.8‬تحرير حافظة الدفع التي تمأل في ثالث نسخ‬ ‫وقد أشارت الفقرة ‪ 03‬من منشور رقم ‪ 95‬ـ ‪ 08‬الخاص بتسيير األرشيف إلى الكيفية الواجب إتباعها في‬ ‫دفع األرشيف‬ ‫ما هي الوسيلة التي تتم بها عملية الدفع؟‬ ‫إن الوسيلة األساسية إلنجاز عملية الدفع هي حافظة الدفع ‪ ،‬التي تعتبر‬ ‫‪ ‬القائمة الوصفية التي ترفق األرشيف المحمول من الهيئة الدافعة إلى هيئة األرشيف الخاصة بذلك‬ ‫‪ -‬األرشيف المؤقت ( في حالة الدفع األول )‬ ‫‪ -‬األرشيف النهائي ( في حالة الدفع الثاني )‬ ‫مما تتكون حافظة الدفع؟‬ ‫تتكون حافظة الدفع من صفحتين التي تشكل بدورها من ثالث أقسام‬ ‫قسم خاص بالجهة الدافعة‬ ‫‪ ‬الصفحة األولى‬ ‫قسم خاص بالجهة المستقبلة للدفع‬ ‫قسم خاص بوصف الوحدات األرشيفية‬ ‫‪ ‬الصفحة الثانية‬ ‫القسم الخاص بــــ ‪ :‬الجهة الدافعة ‪ ،‬نجد‪:‬‬ ‫‪ ‬اسم اإلدارة الدافعة ( باحترام السلم اإلداري )‬ ‫‪ ‬التعريف بالدفع‬  ‫‪ ‬عدد الوحدات المدفوعة‬ ‫‪ ‬تاريخ إنجاز الحافظة‬ ‫‪ ‬إمضاء مسؤول المصلحة الدافعة‬ ‫القسم الخاص بـــالجهة المستقبلة للدفع‪ ،‬نجد‬ ‫‪ ‬تاريخ استقبال الدفع‬ ‫‪ ‬رقم التسجيل‬ ‫‪ ‬األمتار الخطية التي خصصت لحفظ الرصيد المدفوع‬ ‫‪ ‬مكان الحفظ‬ ‫‪ ‬الوعاء‬ ‫القسم الخاص بوصف الوحدات األرشيفية المدفوعة‬ ‫‪ ‬رقم الوحدة ( الرقم التسلسلي للوحدة )‬ ‫‪ ‬وصف محتوى الوحدة‬ ‫‪ ‬التواريخ القصوى‬ ‫‪ ‬الخانة الرابعة خاصة بمكان الحفظ‬ ‫وقد أشار المنشور رقم ‪ 95‬ـ ‪ 08‬الصادر بـ ‪ 24‬جانفي ‪ 1995‬إلى جدول الدفع‬ ‫كيف تتم معاينة الرصيد المدفوع‪:‬‬ ‫‪ ‬التأكد من عدم نقص في عدد العلب المعلن عليها في حافظة الدفع‬ ‫‪ ‬التأكد من سالمة العلب أو الرزم ( عدم قبول علب ممزقة أو رزم تتعدى سعتها القياس المفروض )‬ ‫‪ ‬التأكد من عدم وجود أي معلومات على العلب‬ ‫‪ ‬ترتيب العلب في المخزن بإتباع الرقم التسلسلي المدرج على العلب‬ ‫‪ ‬معاينة تطابق الوصف الموجود في الحافظة مع ما هو موجود داخل العلب ( تقام عملية المراقبة على‬ ‫‪% 10‬من مجمل الرصيد المدفوع )‬ ‫في حالة التأكد من سالمة الدفع ‪ ،‬تمضي حافظات الدفع من قبل مسؤول مصلحة األرشيف كدليل لقبول‬ ‫األرشيف‬ ‫كيف ترتب و تحفظ حافظات الدفع؟‬ ‫تعتبر حافظات الدفع ك ـ ‪:‬‬ ‫‪ ‬إثبات قانوني للمصلحة الدافعة و المصلحة المدفوع لها‬ ‫‪ ‬دليل للتسليم و التسلم‬ ‫نسخة للمصلحة الدافعة‬ ‫‪ ‬حافظات الدفع في نسخها الثالثة‬ ‫نسختين لمصلحة األرشيف المستقبلة للدفع‬ ‫‪ ‬ترتب النسختين الخاصتين بمصلحة األرشيف كالتالي‬  ‫‪ ‬نسخة حسب المصلحة الدافعة ( تجمع كل حافظات الدفع لنفس الهيئة في علبة واحدة )‬ ‫‪ ‬نسخة حسب الترتيب التسلسلي لوصول الدفع ( تجمع حافظات لمختلف الهيئات الدافعة حسب السنة )‬ ‫ما أهمية حافظة الدفع؟‬ ‫‪ ‬وسيلة تبليغ و بحث ‪ :‬تستعمل حافظة الدفع كوسيلة تبليغ داخلية في حين معالجة الرصيد و إعداد وسيلة‬ ‫البحث الخاصة به ( يسمح للمصلحة الدافعة للرصيد ‪ ،‬اإلطالع على الحافظة )‬ ‫‪ ‬وسيلة مراقبة ‪ :‬تستعمل من طرف مسؤول مصلحة األرشيف لمعاينة سيرورة عملية الدفع‬ ‫ما هو سجل الدفع؟‬ ‫سجلل الدفع هي وسيلة أخرى لمراقبة مختلف المدفوعات التي تصل إلى هيئة األرشيف ‪.‬يتكون سجل الدفع من‬ ‫‪ 10‬خانات ‪:‬‬ ‫‪.1‬رقم الدفع‬ ‫‪.2‬تاريخ الدفع‬ ‫‪.3‬اسم المصلحة الدافعة‬ ‫‪.4‬عدد الوحدات‬ ‫‪.5‬التاريخ األدنى و األقصى‬ ‫‪.6‬الموضوع العام للوحدات المدفوعة‬ ‫‪.7‬نوعية الوعاء المدفوع‬ ‫‪.8‬مكان الحفظ‬ ‫‪.9‬األمتار الخطية‬ ‫المالحظات إن وجدت‬ ‫‪.10‬‬ ‫كيف نتحكم في عملية الدفع؟‬ ‫‪.1‬عدم قبول دفع غير مبرمج‬ ‫‪.2‬عدم قبول دفع من غير حافظة الدفع‬ ‫‪.3‬عدم قبول الوثائق التي ال يسمح جدول تسيير الوثائق بحفظها‬ ‫‪.4‬عدم قبول الوثائق التي ليست لها قيمة تاريخية ( وهذا خالل الدفع الثاني )‬ ‫‪.5‬معاينة و مراقبة الدفع مباشرة بعد استقباله‬ ‫‪.6‬التأكد من اإلنجاز الحسن لحافظة الدفع‬