Guía Didáctica de Administración II PDF

GUÍA DIDACTICA DE ADMINISTRACIÓN II 1.- Presentación. Párrafo 1. Que es el documento y que pretendemos con él. Párrafo 2. Qué ofrece la guía. Párrafo 3. Recomendaciones para su uso. 2.- Información del Curso. Denominación: Título del curso. Duración: En Horas. Requisitos Previos: Conocimientos neces...

GUÍA DIDACTICA DE ADMINISTRACIÓN II 1.- Presentación. Párrafo 1. Que es el documento y que pretendemos con él. Párrafo 2. Qué ofrece la guía. Párrafo 3. Recomendaciones para su uso. 2.- Información del Curso. Denominación: Título del curso. Duración: En Horas. Requisitos Previos: Conocimientos necesarios, experiencias, herramientas... Fechas de realización: inicio y fin del curso: día, mes, año. Datos del tutor: Nombres y Apellidos. 3.- Objetivos. General. Específicos. 4.- Contenidos. Indicar índice de Contenidos. Unidades, capítulos, temas. 5.- Metodología. Se explica el funcionamiento del curso. Modalidad, metodología, indicaciones para el estudio. 6.- Actividades complementarias. Se describe las actividades que se desarrollarán de manera presencial o en línea y en especial de manera autónoma. 7.- Evaluación. La evaluación será permanente y continua y estará sujeta a la planificación en el syllabus de la asignatura. 8.- Tutorías. Las tutorías se planifican de acuerdo con la asignación de horas en el distributivo de trabajo. PRESENTACIÓN. Señor Estudiante: Este documento es una guía didáctica para el desarrollo de la Asignatura de Administración II. Con ella pretendemos orientarle en su proceso de enseñanza aprendizaje y que pueda obtener el máximo beneficio de esta formación. En ella le ofrecemos información sobre los recursos, la metodología, el sistema de evaluación y otros aspectos básicos que le ayudarán en el estudio y desarrollo del curso. Por ello le recomendamos que lea con atención toda la guía y le agradecemos por realizar esta formación. Espero sea de su agrado y lo aprendido sea puesto en práctica en su futura actividad profesional. INFORMACIÓN DE CURSO. Denominación: “Administración II” Duración: 48 horas en línea y 64 horas autónomas. Requisitos Previos: Aprobación en el nivel anterior de la Asignatura de Administración I. Fechas de realización: Del 1 de junio al 2 de octubre de 2020. Datos del Tutor: Ing. Edgar Monteros E. MBA. OBJETIVOS. Objetivo General:  Analizar a las organizaciones y sociedades constituidas en un marco legal específico y la aplicación de las fases del Proceso Administrativo relacionado con las diferentes áreas funcionales y operacionales de la empresa. Objetivos Específicos:  Reconocer a la empresa, sus elementos, objetivos y características, con el fin de detectar problemas frecuentes en su entorno.  Diferenciar los diversos ambientes en los que se desarrolla la actividad empresarial.  Identificar las diferentes formas de constitución jurídica de sociedades, analizando características. ventajas y desventajas.  Relacionar el Proceso Administrativo con las áreas funcionales y operacionales de la empresa u organización. CONTENIDOS. La Asignatura de Administración II consta de cuatro (4) Unidades que en orden progresivo le introducen en los contenidos a estudiar: Unidad 1.- La Empresa.  Breve Historia de la Empresa. La Empresa como Organización Social. Caracterización de la Empresa. Objetivos, Casos.  Las Empresas como sistemas abiertos. Los Recursos Empresariales.   Niveles de Actuación de las Empresas. El Papel del Administrador. Unidad 2.- Contexto en que funcionan las Empresas.  El Ambiente General y Específico de la Empresas. Variables, Casos, Tareas, Sectores.  Dinámica Ambiental. Tipología de los Ambientes Empresariales Unidad 3.- Constitución Jurídica de la Empresas en el Ecuador.  Según la Ley. Individuales y Societarias. De Responsabilidad Limitada. Sociedades Anónimas. En Comandita Simple y por Acciones. Economía Mixta.  Empresas de Economía Popular y Solidaria. Mipymes. Gran Empresa.  Grande Empresa: Manufacturera, Industriales, Comerciales y de Servicios.  Evaluación Primer Parcial. Unidad 4.- Etapas del Proceso Administrativo y su Aplicación en las Áreas Operativas y Funcionales de la Empresa.  La Previsión. Definición, Importancia, Características. Principios de la Previsión. Elementos y Proceso de la Previsión.  La Planificación. Definición, Importancia, Premisas y Axiomas. Principios de la Planificación. Ventajas y Desventajas. Herramientas de la Planificación.  Tipos de Planificación. Técnicas de Planificación. Casos Prácticos.  La Organización. Definición. Importancia. Propósitos. Principios de la Organización. Estructura Organizacional. Departamentalización. Descripción de Puestos y Funciones. Casos.  La Integración. Definición, Características. La Integración de cosas y personas. Técnicas de Integración de Personas. Evaluación de procedimientos. La Dirección, Naturaleza y Principios.  La Autoridad y El Liderazgo. Tipos. Estilos. La Comunicación. Definición. Propósitos. Proceso. Barreras. La Motivación. Definición. Factores. Teorías.  El Control. Definiciones. Premisas del Control. Propósito y Proceso. Parámetros, Estándares e Indicadores. Evaluación del control.  Evaluación Final. METODOLOGÍA. La modalidad de estudio es de carácter mixto:  Presencial y/o en línea, 48 horas, y  Trabajo Autónomo del estudiante, 64 horas. Sesiones presenciales o en línea: se va a impartir tres (3) horas semanas de clase a través de charlas magistrales, talleres e interacción en línea entre el docente tutor y los estudiantes. Trabajo Autónomo del estudiante: El curso está diseñado para facilitar el estudio autónomo y la interacción entre compañeros y el docente tutor, la metodología es eminentemente práctica y le va a permitir aprender a un ritmo propio y sostenido. Con el objetivo de obtener el máximo provecho de las clases, es conveniente seguir un proceso ordenado de estudio, por ello recomiendo:  Los principales materiales para el aprendizaje lo constituyen el texto básico mencionado en la bibliografía básica, bibliografía complementaria y la presente guía didáctica, usted podrá encontrar nociones básicas de empresa, el ambiente en que se desarrollan, formas de constitución legal y el proceso administrativo aplicado a las áreas funcionales y operativas de la empresa, así como casos reales de la aplicación de la Administración en las empresas de hoy.  El desarrollo de la asignatura de Administración II se realiza en un semestre según cronograma establecido por la universidad. Comprende cuatro (4) unidades, distribuidas en temáticas que abordan varios capítulos del texto básico, siendo imprescindible avanzar secuencialmente en ellos, puesto que mientras más nos adentramos al área de estudio se requiere tener bases muy claras.  Revisar la planificación de trabajo del alumno, la cual le permitirá conocer las competencias que usted debe desarrollar y consecuentemente los indicadores de aprendizaje a desarrollarse en cada unidad.  Para la consecución de los propósitos en su estudio, comprensión y aprendizaje de los contenidos propuestos es necesario que administre correctamente su tiempo, por cuanto la mejor manera de aprender es estudiando con responsabilidad y haciendo de la lectura comprensiva una rutina diaria. En el caso de Administración II es necesario que usted dedique tres (3) horas de estudio presencial y/o en línea y cuatro (4) horas de trabajo autónomo por cada semana.  Para el efecto use técnicas de estudio tales como: resúmenes, subrayados, cuadros sinópticos, mapas conceptuales, esquemas... que le ayudarán a aprovechar el tiempo, favoreciendo su atención y concentración; recuerde que todas las técnicas suponen comprensión de lo leído, si no se entiende lo leído, las técnicas empleadas carecerán de valor.  Resuelva las actividades propuestas en el desarrollo de cada uno de los temas de la guía didáctica, ya que son un recurso válido para una mayor comprensión y evaluación de la asignatura.   Tener presente que al final de cada unidad, se proponen evaluaciones que le ayudarán a determinar el nivel de aprendizaje obtenido.  Se habilitarán orientaciones académicas, foros relacionados con los temas de estudio. Además, podrá consultar al profesor de la asignatura, a través de correo electrónico, respecto a dudas e inquietudes que pueden surgir a lo largo del estudio.  Finalmente, recuerde que usted deberá enviar digitalmente sus trabajos y evaluaciones hasta las fechas indicadas a través del aula virtual de la asignatura o correo electrónico institucional del docente tutor. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS. Estas actividades se desarrollarán de acuerdo con el avance de los contenidos presenciales o en línea, pero de manera preferente en el trabajo autónomo, así se ejecutarán talleres en línea, foros, chats y actividades a través del aula virtual institucional, así como también presentaciones individuales y grupales (Exposiciones temáticas) utilizando la ofimática como herramienta de uso común en el ámbito universitario. EVALUACIÓN. El proceso de evaluación al estudiante es sistemático, permanente y continuo, basado en la rúbrica presentada en el syllabus correspondiente de la asignatura, se calificará todas las acciones sobre 10 y posteriormente se ajustará a las ponderaciones establecidas y a la tabla de opciones que se detalla a continuación: Tipo Evaluación Primer Parcial % Segundo Parcial % Tercer Parcial % Examen Supletorio 0% 0% 100% Trabajo Varios (Auton.) 30% 30% % Interacción Colaborativa 10% 10% % Lecciones 20% 20% % Exámenes 40% 40% % Totales 100% 100% 100% DESARROLLO DE CONTENIDOS. Unidad 1. La Empresa. Resultado de Aprendizaje: - Reconoce la empresa como un organismo social y como sistema de componentes interrelacionados en los que actúa el administrador profesional. 1.1.- Breve Historia de la Empresa. La Empresa como Organización social. Caracterización de la Empresa. Objetivos. Casos. En clase: Control de lectura. Documento elaborado. Trabajo Autónomo: Lectura de documento referente al tema y elaboración de un Ensayo a través de un equipo de trabajo de 4 alumnos cada uno.  En clase: Taller de análisis de las características de las empresas. 6 equipos, presentan Informe. Trabajo Autónomo: Los Equipos formulan objetivos específicos para empresas simuladas. RESULTADO DE APRENDIZAJE. Propone la constitución de microempresas de conformidad con la ley, las características y necesidades organizacionales. CONTENIDOS. 3.1.- Según su Constitución: Empresas Individuales y Empresas Societarias 3.2.- Características según su Constitución: Sociedades de Responsabilidad Limitada. Sociedades Anónimas. Sociedades en Comandita Simple. Sociedades en Comandita por Acciones. Sociedades de Economía Mixta. Sociedades en Economía Popular y Solidaria. Clasificación de las empresas. 3.3. – Por su tamaño: Mipymes y Gran Empresa. 3.4. – Por su Actividad: Empresas Manufactureras e Industriales. Empresas Comerciales y de Servicios. Nota. – El tratamiento de estas temáticas se realizan a través de investigación bibliográfica, para lo cual se utilizará como textos de consulta la Ley de Compañías y su Reglamento y la Ley de Economía Popular y Solidaria y su Reglamento. Adicionalmente se utilizará la bibliografía señalada al final. Se organizará equipos de trabajo y se elaborará organizadores gráficos para exposición de contenidos. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU RELACIÓN CON L AS ÁREAS OPERACIONALES Y FUNCION ALES DE LA EMPRESA. INTRODUCCIÓN. – Hablar del proceso administrativo es referirse al fundamento científico de la Administración que tiene su origen en las primitivas formas de organización, en la etapa del desarrollo de la sociedad llamada la Comunidad Primitiva, específicamente en la Gens, periodo en el cual el ser humano primitivo comienza a juntarse entre seres de la misma especie y a dejar de ser nómada para convertirse en sedentario, formando así la primitiva forma de organización llamada el arrastre, procedimiento según el cual, los investigadores administrativos se sustenta científicamente la Administración. El análisis que realizaremos a continuación es fruto del estudio de las diferentes teorías y autores de la ciencia administrativa que a través del tiempo se han ido expresando y que se han constituido en los insumos esenciales para el desarrollo de la cátedra universitaria por más de veinticinco años, en los cuales se han realizado aportaciones generadas por la experiencia y la investigación científica bibliográfica y de campo. El proceso administrativo diseñado por Lyndall Urwick con fines didácticos y pedagógicos para su enseñanza, se subdivide en dos grandes fases que son: 1.- La Mecánica Administrativa considerada como la fase teórica que señala cómo debe ser la Administración, se constituye por tres etapas: la previsión, la planificación y la organización y, 2.- La Dinámica Administrativa, que señala como es la Administración en la práctica y se compone de las etapas de la integración, la dirección y el control. Bajo esta estructura, el análisis de cada una de las etapas se produce para dar respuesta a las preguntas que formula Urwick y representan el papel que desempeñan cada una de ellas en las diferentes áreas operacionales y funcionales de la empresa, considerando que las acciones y actividades no son aisladas sino por el contrario secuenciales e íntimamente ligadas unas a otras en todos los niveles organizacionales. ¿Previsión Qué puede hacerse? Objetivos ¿Planeación Qué se va hacer? Planes ¿Organización Cómo se va hacer? Estructura ¿Integración Con qué se va hacer? Recursos Dirección Ver que se haga. Liderazgo ¿Control Cómo se ha realizado? Resultados Así, la previsión formula la pregunta ¿qué puede hacerse? Y la respuesta es formular objetivos; la planeación pregunta ¿qué se va hacer? Y la respuesta es elaborar planes; la organización pregunta ¿cómo se va hacer? Y la respuesta es creando una estructura; la integración pregunta ¿Con qué se va hacer? Y la respuesta es utilizando recursos; la dirección formula Ver que se haga y la respuesta es gerenciar con liderazgo, finalmente el control pregunta ¿cómo se ha realizado? y la respuesta es a través de los resultados obtenidos. Cada etapa del proceso administrativo desarrolla una definición contextualizada y sus correspondientes elementos, características, procesos, procedimientos y ejemplificaciones claramente entendibles, que conduzcan al lector hacia una comprensión fácil, oportuna y de aplicabilidad inmediata en el quehacer empresarial. El Modelo propuesto por Lyndall Urwuick es una concepción generalizada del proceso administrativo que revela el carácter influyente de cada una de las etapas sobre las demás y la secuencialidad de estas para darle operatividad a la tarea administrativa. Varios autores parten de esta concepción para hacer sus propias propuestas que no difieren en mucho, pues, la acción administrativa pasa por estos componentes esenciales como condición para alcanzar el éxito. Al decir de algunos de ellos, no seguir el proceso administrativo, es administrar de manera empírica o simplemente realizar algo sin un direccionamiento científico, conduciendo así a la organización bajo una incertidumbre permanente y al arbitrio de resultados muchas veces no deseados. Seguir el proceso administrativo es utilizar un direccionamiento estratégico para alcanzar los resultados deseados, eliminar la incertidumbre, la improvisación y tomar las decisiones sobre contextos previamente definidos que garanticen la conducción adecuada de la empresa. LA PREVISIÓN. – INTRODUCCIÓN. – La Previsión, es una acción que a través del tiempo ha pretendido ser explicada de muchas formas. Entre ellas, la experiencia, los adivinos, y de manera científica los expertos. Varios autores han manifestado que la previsión es adelantarse al futuro, es anticiparse y proyectarse al futuro, que es la acción inicial de la Administración y que requiere del talento humano para que finalmente sea el punto de partida sobre el cual se debe preguntarse “¿Qué puede hacerse? Modernamente, desde el enfoque de la planeación estratégica el proceso de previsión se inicia con la definición de la visión considerada como un mapa de rutas del futuro, la posición que desea alcanzar la empresa y la misión que es la expresión de lo que hace la empresa. Y que en la época de Henry Fayol se estableció que antes de planear hay que ver, traducido a la modernidad diríamos visualizar el futuro. En general, las opiniones expuestas conllevan un alto grado de especificidad de la previsión y nos proporcionan un fundamento para señalar que el papel que juega en la Administración es la definición de objetivos, como elemento sustancial que nos prepara los escenarios futuros sobre los cuales deberemos transitar y encaminar todos los esfuerzos para alcanzarlos. Un objetivo no es sino aquello que queremos alcanzar en el futuro como resultado de nuestras acciones. Para la empresa, la definición de objetivos con claridad y pertinencia se constituirá en una de las acciones vitales para su crecimiento y desarrollo. ELEMENTOS Y PROCESO DE LA PREVISIÓN. – PRINCIPIOS. - Se les considera una tabla de resistencia sobre los cuales descansa el conocimiento científico y que orientan el comportamiento administrativo de la acción de previsión, y son los siguientes: Fuente: Sergio Hernández y Rodriguez, 2007 Administración, Pensamiento,Proceso, Estrategia. Los principios considerados reflejan el carácter cognitivo de la previsión y representan la consistencia de dirección que implica la claridad y la constancia con la cual se deben formular los objetivos que a la postre señalan que se busca o que se desea alcanzar en la práctica. Además de que, como función, la previsión tiene primacía sobre las demás funciones, determinando causas y efectos posteriores. Es importante señalar que el principio de transitividad demuestra total afectación al proceso administrativo en todas sus etapas, por lo que, se debe realizar todo lo previsto y programado, pese a la existencia de obstáculos que se puedan presentar tanto en la actividad práctica como en la actividad mental del administrador, situación que podría derivarse en una falsa toma de decisiones. PROPÓSITOS. - La empresa se constituye para alcanzar logros o propósitos que se formulan al inicio de su actividad y que se expresan a través de la visión y misión institucional, situaciones que se clarifican cuando se ausculta el medio y el comportamiento de escenarios presentes y futuros para fijar metas y líneas de investigación que permitan establecer propósitos concretos sobre lo que queremos sea y haga la empresa dentro de un entorno definido. Los propósitos deben reflejar las intenciones primeras y posteriores de la organización, que deberán ir ajustándose de acuerdo con las investigaciones del entorno y a las capacidades económicas y financieras de sus patrocinadores, deberá determinarse la finalidad lucrativa o social y de ser necesario establecer los valores de actuación que guíen el comportamiento ético y moral de sus integrantes. En este análisis, el propósito de la previsión es fundamentarse en hechos reales con los que cuente el administrador o gestor de los negocios y así estar en capacidad de generar proyectos y operarlos adecuadamente. INVESTIGACIÓN. - Un hecho importante en el proceso de previsión es la investigación, que se constituye en una herramienta necesaria para la implementación o posterior crecimiento y desarrollo empresarial, debe aplicársela en los diferentes entornos ya sea económico, social, político y tecnológico, entre otros. Para prever se requiere de investigaciones que definan problemas y/o necesidades que requieren de soluciones adecuadas y que de igual manera fundamenten posibles beneficios o riesgos con altos grados de probabilidad de que sucedan eventos que configuren la bondad o el peligro de la toma de decisiones. En este contexto, el análisis de las causas y los efectos nos conducirán a las mejores alternativas de solución. A la investigación dentro de este proceso se la define como la búsqueda y obtención de datos relevantes y pertinentes para sustentar cursos de acción que permitan predecir con cierta exactitud posibles hechos o eventos futuros que permitan conducir a la empresa a lograr sus objetivos y con éxito. ANÁLISIS DE PROBLEMAS Y DIAGNÓSTICOS ORGANIZACIONALES. - Una vez identificado el problema o la necesidad a través de la investigación, se debe profundizar en la naturaleza de este y analizar los síntomas que presenta, para de esta forma eliminar conjeturas y fundamentar la naturaleza del problema a través de una síntesis que nos dé una visión clara y objetiva de lo que queremos solucionar. Se debe analizar y reconocer los hechos más relevantes que afectan al problema y se irá eliminando las subjetividades que se presenten fruto de la forma o manera de concebir que tenga el investigador o el grupo, para luego pasar a una descripción objetiva de la naturaleza del problema y que se convierta en un diagnóstico real de la situación. A partir de este diagnóstico fundamentados en las causas y efectos, el administrador deberá proyectar y proponer algunas soluciones concretas como resultado de los análisis realizados, para generar la credibilidad necesaria en los equipos de trabajo y de dirección empresarial. Todo esto acompañado de las decisiones adecuadas que permitirían su posterior implantación en la empresa con cierto grado de profundidad que requiere el proceso. GENERACIÓN DE ALTERNATIVAS. - Con toda la información generada y obtenida de la investigación, se está en la posibilidad de desarrollar probables cursos de acción que se les conoce con el nombre de alternativas y que cada una de ellas se convierte en una opción alterna a ser tomada en cuenta de acuerdo con las condiciones y/o eventos que se puedan dar en el contexto del problema. El éxito de las empresas va a depender del abanico de alternativas que, siendo viables, puedan ponderarse, priorizarse y permitan la toma de decisiones. Todo dependerá de la capacidad del administrador para convertirse en un emprendedor altamente imaginativo y creativo que desarrolle las mejores opciones y las coloque en el plano de la ejecutividad. Es importante señalar que las buenas alternativas deben contar con la mayor información posible del pasado de la empresa, además de la suficiente información externa que le permita el análisis y la experimentación. Harol Koontz señalaba: “cuando solo se nos ocurre un curso de acción, es obvio que no hemos pensado lo suficiente”. En conclusión, un problema no solo tiene una alternativa de solución, siempre existirán varias alternativas que luego de una valoración, las aplicaremos. LA TOMA DE DECISIONES. – Una vez generado las alternativas, el administrador debe elegir entre ellas, la más viable, a esta acción se la denomina la toma de decisiones; se deriva de “decidere” que significa cortar, para lo cual se requiere de una profunda firmeza y convicción, pues lo que está haciendo es comprometer el futuro de la empresa a través de la formulación de objetivos. Se dice que cuando se toman decisiones sobre una o varias alternativas, éstas se convierten en objetivos o cursos de acción sobre los cuales transitará la empresa en el futuro. Una decisión es una resolución o determinación final que pueden ser: estructuradas cuando tienen un marco de referencia y han sido previamente programadas para seguir acciones cuando se presentan desviaciones al curso normal y no estructuradas cuando no hay un marco de referencia ni programación de acciones y éstas son las que en la previsión normalmente se presentan y son más difíciles de tomarlas. A manera de conclusión diremos que no se puede planificar lo que no se prevé, no se puede controlar ni dirigir lo que no se planifica. La Previsión responde a la pregunta ¿Qué puede hacerse? y según Lyndall Urwick, dar respuesta a esta pregunta significa detallar en una sola palabra el papel que juega esta etapa en el proceso administrativo y la respuesta es OBJETIVOS. La generación de objetivos es una actividad que debe ser registrada en los documentos oficiales de la empresa, llámense estos estatutos, reglamentos, manuales u otros de su género, por lo tanto, deberán escribirse y en consecuencia se sugiere cumplir la siguiente metodología: 1. Todo objetivo debe iniciar con un verbo en infinitivo que demuestre acción. Por ejemplo, la empresa cumple con dos tareas sustancias: producir bienes o prestar servicios. 2. Se debe expresar el resultado clave que se desea obtener, en el logro del objetivo. 3. Es importante señalar el tiempo en el cual se logrará el objetivo. 4. Establecer un costo proyectado de cuanto se necesitaría para alcanzar el objetivo. Ejemplos: Producir 1.000 unidades adicionales de zapatos para mujer, referente al período anterior, en el transcurso de los 2 primeros trimestres del año 2021, a un costo proyectado de $ 4.000,00. Prestar los servicios de lavandería de ropa a un 80% de la comunidad de Antonio Ante, en el transcurso del año 2021 con una inversión proyectada de $3.000,00. Promocionar durante el año 2021 los productos estrella de la empresa, a un costo proyectado de $2.000,00, con la finalidad de mejoramiento de las ventas. TALLER DE APLICACIÓN PRÁC TICA 1. Constituya un equipo de trabajo entre compañeros (Máximo 5 personas). 2. Nombre un interlocutor o representante del equipo, quien guiará las acciones siguientes y tomará las notas respectivas. 3. Realice un brainstorming (lluvia de ideas) para detectar un problema o una necesidad a resolver a través de la previsión. 4. Identifique el problema o la necesidad a resolver y descríbala. (Realice una investigación previa documental, de observación o experiencias adquiridas) 5. Analice el problema con sus causas y efectos. (Elabore un diagnóstico breve) 6. Genere las posibles alternativas de solución. (Analícelas, priorice 2 o 3 alternativas, las más viables) 7. Tome la decisión sobre una de ellas. 8. Escríbala como un objetivo. LA P LANEACIÓN O PLA NIFICACIÓN. INTRODUCCIÓN. - La Planeación es decir por adelantado, qué hacer, cómo y cuándo hacerlo, y quién ha de hacerlo; cubre la brecha que va desde donde estamos hasta dónde queremos ir, y hace posible que ocurran cosas que de otra manera nunca sucederían; aunque el futuro exacto rara vez puede ser predicho, y los factores fuera de control pueden interferir con los planes mejor trazados, a menos que haya planeación. Es un proceso intelectualmente exigente; requiere de la determinación de los cursos de acción y la fundamentación de las decisiones, en los fines, conocimientos y estimaciones razonadas. La tarea de la planeación es exactamente: minimización del riesgo y el aprovechamiento de las oportunidades. Según Lyndall Urwick, la planeación responde a la pregunta: ¿Qué se va Hacer? y luego del proceso de previsión en que se concluye con la formulación de los objetivos estamos frente a la determinación de las acciones necesarias para viabilizar el logro de esos objetivos, por lo que nos sugiere la estructuración de un plan que se constituiría en la respuesta a la interrogante planteada. CONCEPTUALIZ ACIÓN Y DEFINICIÓN DE PLANEACIÓN. - La Planeación es una fase vital del proceso administrativo y actúa como el programa operativo que guía y determina las operaciones dentro de parámetros establecidos; esta es amplia, su función abarca la estrategia de largo alcance y comprende las tácticas de mediano plazo de la empresa y una visión profunda que cimiente las bases del desarrollo y los escenarios en los que podría actuar la empresa. Planear es armonizar actividades con tiempos y recursos, es decidir con anticipación el qué, el cómo, el cuándo, el cuánto debe realizar la empresa. Para George Terry: “Planeación es la selección y relación de hechos y uso de suposiciones (premisas) respecto al futuro en la visualización y formulación de las actividades propuestas que se creen sean necesarias para alcanzar los resultados deseados” Para Sánchez Guzmán la planeación es: “Aquella herramienta de la administración que nos permite determinar el curso concreto de acción que debemos seguir, para lograr la realización de los objetivos previstos” También se la define como formulación de la estrategia para el logro de los objetivos y la misión de la empresa, a través de métodos, procesos o procedimientos de trabajo y el tiempo en que deben ejecutarse, el cálculo de los recursos y su desarrollo armónico de largo plazo. En definitiva, planear significa hacer planes que se constituyen en el conjunto de actividades que se suponen son necesarias para alcanzar el objetivo propuesto. La planeación es una función del administrador, que varía con la naturaleza de su autoridad y la amplitud de esta, así como por las políticas y planes delineados por sus superiores. En consecuencia, es una función de todos los gerentes que deben actuar con cierto grado de libertad o discreción y responsabilidad como verdaderos ejecutivos. La Planeación es importante en las organizaciones, pues, es el proceso de establecer metas y elegir los medios para alcanzarlas; sin planes los gerentes no podrían saber cómo organizar su accionar ni tampoco sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde dejaron de realizar ciertas actividades en su gestión. Por lo tanto, se reconoce la influencia de la planeación en la administración. UNIVERSALIDAD DE LA PLANE ACIÓN. - La Universalidad es la aplicación generalizada de un concepto en cualquier situación en que se encuentre el ser humano, independientemente del tiempo o el espacio. Así la planeación tiene como característica esta universalidad que se explica cómo una acción obligatoria previa al desarrollo de cualquier actividad concebida por el ser humano dentro de instituciones u organizaciones sociales en las cuales se tenga que alcanzar objetivos predeterminados. Premisa: Es una base a través de la cual vamos a llegar a una conclusión. Los ejemplos señalados en la figura representan las conclusiones a las que se llega luego del análisis profundo de los objetivos que se pretenden alcanzar y las acciones que se deben establecer en el contexto integral de planificación. Es decir, podemos tomarlos como ilustraciones básicas para iniciar los procesos de planeación. Es innegable que quienes laboran en los procesos operativos en la empresa tiene la suficiente experiencia en el desarrollo de sus tareas y debemos apoyarnos en ella para planificar, son una fuente de creatividad y su involucramiento genera expectativas y acciones motivadoras que pueden ir creando una cadena de valor en la deben estar siempre inmersos los planes. La planeación tiene un eje fundamental que es el cliente, en consecuencia, jamás podrá realizarse sin tomar en cuenta al usuario de los resultados de la misma, aunque en ocasiones un plan nuevo puede generar resistencia, temores o atentar contra intereses creados que podrían desfigurar el verdadero objeto de la planificación. Axioma: Es una verdad incuestionable y universalmente válida y evidente, que se utilizan a menudo como una base para una argumentación. Así, la generación de un nuevo plan no siempre cae bien a todos y es muy difícil democratizarlo, pues siempre habrá quienes se opongan o traten de impedirlo. Sin embargo, también es importante señalar que en la planificación se debe involucrar a las partes claves teniendo siempre en mente que un plan a corto plazo siempre debe estar soportado por estrategias a largo plazo y que sean sujetos de experimentación o simulación para garantizar el éxito en su ejecución. Los principios son como las tablas de resistencias de los materiales en una construcción; en la planificación son imprescindibles considerarlos, pues de ellos dependerá la alineación y orientación de las actividades y acciones posteriores que deban ejecutarse para alcanzar los objetivos. No se puede planificar sin tener la visibilización clara de hacia dónde se va a dirigir la empresa, pues significaría aquello que manifiesta George Morrisey: el no tener objetivos y planes definidos, es como arrojar una barca en alta mar y sin timonel. Los principios en la planificación establecen los lineamientos básicos sobre los cuales se definirán las actividades que se suponen son necesarias para el logro de resultados deseados. CLASIFICACIÓN DE LOS PLANES. - Los planes se clasifican atendiendo a las condiciones sobre las cuales se realizan y al cumplimiento de los objetivos que se proponen en la empresa. Así: Según el Tiempo. - Son aquellos que se realizan en determinado período de tiempo y que su ejecución cumple con los objetivos señalados. Estos pueden ser de corto plazo, menores a un año de ejecución. Ej: tres meses, seis meses, nueve meses, un año; de mediano plazo, hasta tres años y de largo plazo mayores a tres años. Se sugiere técnicamente el largo plazo hasta 5 años, con opción a ser mayor. Planes Únicos. - Son aquellos que se ejecutan una sola vez y no vuelven a repetirse, ya sea por los plazos o por la característica misma del plan. Por ejemplo; los presupuestos son una planificación financiera y económica que rige durante un año calendario en el sector público y en el sector privado depende del tiempo de ejecución del plan. Igual tratamiento tiene los Programas y Proyectos. Planes Continuos. - Son aquellos que se los realiza para la ejecución de actividades continuas y repetitivas que contribuyen a la operativización de la tarea administrativa y a su mejoramiento continuo. Ejemplo: las políticas institucionales, la normativa interna, los reglamentos, los procedimientos, las operaciones y los estándares de calidad. Planes Estratégicos o Rectores. – Son aquellos que definen las actividades o acciones que se deberán desarrollar como estrategia en el largo plazo, a través de la creación de escenarios futuros que viabilicen el logro de la visión empresarial y el cumplimiento efectivo de las operaciones tácticas de corto y mediano plazo, así como las operaciones diarias. Es el instrumento que guía y orienta el comportamiento organizacional y del talento humano en el logro de resultados deseados.  Planes Alternos. – Llamados también Planes de Contingencia, son aquellos que se los realiza para prevenir acciones o eventos no planificados que se presentan en la ejecución de los planes estratégicos y que contribuyen positivamente al logro de los objetivos. Las herramientas de planificación son metodologías utilizadas en Las organizaciones para planificar la forma de gestionar procesos o proyectos. Estas herramientas pueden servir para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas y para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro. Se puede considerar también las siguientes herramientas: Diagramas de Gantt. - Es el método más utilizados en las empresas para la planificación y seguimiento de actividades en todo tipo de proyecto, y también se pueda utilizar para planificar cualquier tipo de actividad realizada a lo largo del tiempo. La herramienta consta de un eje horizontal en el que se van poniendo las actividades en forma de cuadros enlazados según su tipo (por ejemplo, el enlace fin-inicio que significa que cuando la actividad N acaba empezará a continuación la actividad N+1). De forma adicional se puede añadir a cada actividad una serie de recursos (personal/mano de obra) para controlar los costes y la carga de trabajo de las personas. Esta metodología se suele aplicar usando el programa informático Microsoft Proyect. Tomado de: http://www.pdcahome.com/planificacion/ A esta metodología se la conoce también con el nombre de Cronograma de Trabajo y se la puede realizar utilizando una Hoja Excel, en la cual se enlistarán las actividades de manera secuencial lógica y/o en paralelo, para luego establecer tiempos de ejecución, a partir de lo cual se graficará las actividades, como se muestra en el gráfico: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES (GRAFICAS DE GA NTT) TIEMPO 1er 2do 3er 4to 5to 6to 7mo 8vo ACTIVIDADES Mes Mes Mes Mes mes Mes Mes Mes 1.- 2.- 3.- 4.- 5.- 6.- 7.- 8.- 9.- 10.- RED PERT. – (Program Evaluatión and Review Tecniques) Conocida como la Técnica de Revisión y Evaluación de Programas o Proyectos. Es una herramienta cualitativa de planificación y control, para hacer un modelo de optimización que tenga la solución óptima de una secuencia de actividades en el tiempo para finalizar el plan de acción, permite la comparación del tiempo de lo planeado con lo real. La red PERT programa un proyecto por adelantado y calcula el tiempo necesario para su finalización. http://www.gestiopolis.com/herramientas-planeacion-administrativa/ Metodológicamente la construcción de una Red Pert se inicia con la elaboración de un cuadro de actividades, para luego establecer una secuencia lógica de ejecución de estas y finalizar graficando en Red, para lo cual se utiliza dos símbolos: un círculo que significa inicio de la actividad y una flecha que significa terminación de la actividad Inicio de la actividad Terminación de la actividad Utilizamos el cronograma de actividades propuesto para ejemplificar la construcción de la Red Pert: ACTIVIDADES SECUENCIA 1.- 0 2.- 1 3.- 1  4.- 0 5.- 4 6.- 5 7.- 6 8.- 5 9.- 8 10.- 8 RED PERT 2 1 3 8 9 4 5 10 5 6 7 EXPLICACIÓN. - Se inician las actividades 1 y 4, se termina la actividad 1 y se inician las actividades 2 y 3, se termina la actividad 4 y se inicia la actividad 5, se termina la actividad 5 y se inician las actividades 6 y 8, se termina la actividad 6 y se inicia la actividad 7 y se termina, se termina la actividad 8 y se inician las actividades 9 y 10 y se terminan. (Las líneas punteadas solo cierran la red). RED CPM. – ( Critical Path Metod) Conocida administrativamente como el Método del Camino Crítico y es una herramienta para la planificación que se construye a partir de la Red Pert con los aditamentos de tiempo y costos, que nos permitirán calcular la Ruta Crítica para estas dos variables, estableciéndose que ésta es la ruta por la cual las actividades constantes no podrán suspenderse por ningún concepto, pues de hacerlo, incurrirían en incremento de tiempos y costos del proyecto. Metodológicamente, a la tabla de actividades y secuencias, se deberá incorporar columnas para definir tiempos, costos y fechas de control, para luego graficar la red y delinear las rutas (por lo menos tres), para de entre ellas establecer la ruta crítica, que será la que mayor tiempo de ejecución represente o la que mayor costo represente. Esto se demuestra en el ejemplo siguiente:  ACTIVIDADES SECUENCIA COSTO TIEMPO FECHA DE CONTROL (Meses) 1.- 0 $. 1 2.- 1 $. 2 3.- 1 $. 3 4.- 0 $. 2 5.- 4 $. 2 6.- 5 $. 1 7.- 6 $. 1 8.- 5 $. 2 9.- 8 $. 1 10.- 8 $. 2 RED PERT 2 1 2-3 1 3 2 8 9-10 2 2 2 1-4 2 1 1 5 6 7 RUTAS CONSIDERANDO EL TIEMPO DE EJECUCIÓN ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD TIEMPO ACTIVIDAD TIEMPO 10 2m 10 2m 9 1m 7 1m 8 2m 8 2m 6 1m 5 2m 5 2m 5 2m 3 3m 2 2m 4 2m 1 1m 1 1m TOTAL 8m TOTAL 10m TOTAL 8m ANÁLISIS. – Para este caso, la Ruta Crítica es la segunda opción, por cuanto tiene el mayor tiempo de ejecución, en donde las actividades señaladas no pueden ser suspendidas por ningún concepto. TAREA. – Elaborar la gráfica CPM con costos y determinar la Ruta Crítica. Con la información anterior se realiza la Matriz de Planificación, utilizando el siguiente formato convencional: ESTRATEGIAS OBJETIVOS ACTIVIDADES TIEMPO COSTO RESPONSABLES RESULTADOS INDICADORES EVALUACIÓN 1. 1. 1.- X $/. J. INSUASTI M a Ejecutada 2.- X $/. N c En proceso 3.- X $/. O e No se inicia 4.- X $/. 5.- X $/. 6.- X $/. 2. 1.- X $/. Idem. Idem. Idem. Idem. 2.- X $/. 3.- X $/. 4.- X $/. 5.- X $/. 6.- X $/. 3. 1.- X $/. Idem. Idem. Idem. Idem. 2.- X $/. 3.- X $/. 4.- X $/. 5.- X $/. 6.- X $/. Nota. - La última columna se irá llenando como mecanismo de control. INTRODUCCIÓN. – La organización es un proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones que establezca responsabilidades por áreas de trabajo Responde a la pregunta: ¿cómo se va hacer? y esto significa la manera como se va a estructurar los ambientes físicos, materiales y el talento humano para realizar las actividades que se encuentran planificadas y así lograr los resultados deseados. La creación de una estructura formal supone la articulación de niveles administrativos como los pilares fundamentales de la misma y luego la generación de los demás elementos que se configuran cumpliendo con la aplicación de los principios administrativos científicos. La respuesta a la pregunta anterior se explica diciendo que en la etapa del proceso administrativo llamada organización se debe crear la Estructura Organizacional. PROPÓSITOS DE LA ORGANIZA CIÓN. – Los propósitos de la organización son los siguientes: 1. Crear una estructura organizacional estable. 2. Determinar Jerarquías y establecer puestos de trabajo. 3. Establecer líneas de autoridad y grados de responsabilidad. 4. Definir la comunicación formal. 5. Establecer competencias de los puestos de trabajo. 6. Ejecutar la toma de decisiones. En conclusión, la tarea de administrador profesional al diseñar la estructura organizacional, en la descripción de puestos deberá señalar la importancia de trabajar en equipo y actuar concertadamente y responder a las necesidades explícitas de la planificación. DEFINICIÓN E IMPORTA NCIA. – Henry Fayol define de la siguiente manera: Organizar es proveer a la empresa de todo lo útil para su funcionamiento: material, herramientas, capital y personal. Organizar es saber constituir el cuerpo social. Complementariamente Peter Senge manifiesta: Las empresas que se desarrollan son aquellas que se encuentran abiertas al aprendizaje, y aprenden con la experiencia. Las empresas organizadas no son mecánicas, sino dinámicas, aunque requieren un orden duradero y flexible, que amplían continuamente su capacidad para crear y responder a los entornos cambiantes. Así, la empresa requiere de una estructura de organización que se vaya modificando y actué dinámicamente y no limite la eficiencia, para cumplir con sus objetivos, logra que las personas en los puestos de trabajo estén abiertas al cambio y no convertidas en obstáculos para la organización. La organización de una empresa debe cumplir con los principios básicos que a continuación se detallan: División del Trabajo. - Es la aplicación de un principio administrativo que permite la creación de puestos de trabajos estrictamente necesarios para el cumplimiento de las actividades y que éstas se realicen para mejorar la productividad con el menor esfuerzo. Autoridad y Responsabilidad. - Es importante que toda organización empresarial defina las líneas de autoridad y los grados de responsabilidad, entendiéndose que la autoridad como principio administrativo es la facultad de mandar, ordenar y el poder de hacerse obedecer. Igualmente se debe considerar que toda autoridad lleva implícita una responsabilidad que cumplir, así se dice que, a mayor nivel de autoridad, mayor grado de responsabilidad y a medida que baja la autoridad, baja la responsabilidad. Primacía de la Autoridad Lineal sobre la Autoridad Asesora. - En toda empresa se define la línea de autoridad que es aquella que está facultada a la toma de decisiones y eventualmente la autoridad asesora que tiene como función brindar consejo, ayuda, recomendaciones, pero en ningún caso tomar decisiones, en consecuencia, siempre existirá la primacía de la autoridad lineal. Primacía de la Autoridad Normativa. - En la constitución de empresas, se aplica las leyes, reglamentos y más normas que regirán la vida de ella, y en estos instrumentos jurídicos se define las autoridades principales en su estructura organizacional, concomitante con aquello, se debe cumplir con lo señalado, estableciéndose así la primacía de la autoridad normativa. Delegación. – Es la transferencia de la autoridad superior a una autoridad inferior, en cumplimiento del principio administrativo de la autoridad que manifiesta que la autoridad de delega y la responsabilidad se comparte. La administración se realiza a través de equipos de trabajo que se constituyen en función de procesos de delegación de la autoridad. Unidad de Mando. – Es otro principio administrativo que se aplica en la organización de una empresa para definir los ámbitos de la autoridad, pues éste señala que las órdenes deben ser impartidas por una sola persona a un individuo o a un grupo de individuos. Así en la estructura organizacional se deberá configurar las unidades administrativas básicas para el desempeño de tareas o actividades bajo la autoridad de una sola persona en los diferentes niveles de la organización. Jerarquía o Cadena de Mando. - Principio administrativo mediante el cual se debe establecer una cadena de mando jerárquica como resultado de la delegación de la autoridad y el compartimiento de responsabilidades, se determina la relación existente entre la autoridad superior y sus subordinados jerárquicos, de tal manera que cada uno sepa de quién depende y quienes dependen de él. De esta manera también se establece las líneas de comunicación jerárquicas de arriba hacia abajo y viceversa. Tramo de Control. - En aplicación de las actividades de planificación siempre será necesario identificar las acciones de control y el establecimiento de estándares e indicadores que verifiquen el desarrollo de estas, para evitar desvíos o incumplimientos que ameriten realizar retroalimentaciones que podrían retrasar eventualmente el logro de los objetivos y resultados esperados. Equidad en Carga de Trabajo. – La división del trabajo en la empresa debe estar acompañada de una equilibrada carga de trabajo al talento humano, de tal manera que cumpla con eficiencia el desempeño profesional de las funciones y responsabilidades de cada uno de los puestos de trabajo, evitando criterios subjetivos a la hora de establecer la carga de trabajo. ESTRUCTURA ORGA NIZACIONA L. – La estructura organizacional es fundamental en todas las empresas, define muchas características de cómo se va a organizar, tiene la función principal de establecer autoridad, jerarquía, cadena de mando, departamentalizaciones, entre otras. Las organizaciones deben contar con una estructura organizacional de acuerdo a todas las actividades o tareas que pretenden realizar, mediante una correcta estructura que le permita establecer sus funciones, y departamentos con la finalidad de producir sus servicios o productos, mediante un orden y un adecuado control para alcanzar sus metas y objetivos. La estructura es la base fundamental de la empresa donde se realiza las divisiones de las actividades para formar departamentos y posteriormente definir la autoridad con la finalidad de alcanzar los objetivos, pero también todo lo que surge de manera espontánea de la interacción entre los integrantes. Tomando en cuenta estas dos vertientes la estructura se divide principalmente en estructura formal e informal. Recuperado de http://www.gestiopolis.com/estructura-organizacional-tipos-organizacion-organigramas/ Las partes fundamentales de una estructura organizacional son las siguientes: 1. – Niveles Jerárquicos. Constituyen el esqueleto básico de la organización en donde se alojarán todos los órganos funcionales y operacionales de la empresa y están constituidos por: a) Nivel Legislativo. Es el primer nivel de autoridad y está constituido por los dueños, propietarios o accionistas de la empresa y es el encargado de generar las normas, políticas, objetivos y más estrategias que deberán llevarse a cabo, así como verificar su cumplimiento. Ejemplo; La Junta General de Socios o Accionistas. b) Nivel Directivo. Conocido también como el ápice estratégico, son los altos directivos que ocupan los cargos de mayor jerarquía y supervisan todo el sistema, son responsables de hacer realidad la misión, visión y diseño del plan estratégico; éste nivel puede ser pluripersonal, ejemplo: Directorio o unipersonal, ejemplo: Presidente, Vicepresidente, Gerente General. c) Nivel Asesor. Constituido por profesionales especialistas en el área de necesidad de la empresa, no toman decisiones sino por el contrario aconsejan, asesoran, brindan ayuda y son analistas responsables del estudio, planeación y control en la organización, normalizan las actividades de la empresa; ejemplo: Auditoría Interna, Departamento Jurídico, Planeamiento, jefes de control de calidad, diseñadores, creativos e investigadores de área. d) Nivel Auxiliar o de Apoyo. Son unidades especializadas que se encargan del trabajo en temas específicos, ejemplo: secretaría general, departamento financiero-contable o cualquier profesional que apoya al gerente en procesos y toma de decisiones. e) Nivel Operativo. Es la razón de ser de la empresa, aquí se desarrollan todas las tareas o actividades necesarias para la obtención de los resultados propuestos. Se constituye por los profesionales responsables de las áreas funcionales, departamentos, divisiones, unidades y procesos; ejemplo: Producción, Ventas, entre otros.  f) Nivel Descentralizado. Es un nivel operativo que se desarrolla bajo condiciones geográficas diferentes a la matriz y que se constituye de acuerdo con las necesidades de crecimiento u operativización funcional de la empresa. La estructura organizacional generalmente se presenta a través de un organigrama, que es la representación gráfica de la misma. Se presenta un organigrama estructural para ejemplificar la presentación de los niveles jerárquicos: LEGISLATIVO DIRECTIVO ASESOR AUXILIAR OPERATIVO DESCENTRALIZADO 2. Descripción de Puestos de Trabajo. En toda empresa moderna se debe describir los puestos de trabajo bajo las condiciones necesarias de la misma y los estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos. Esto es determinar la naturaleza específica de cada puesto de trabajo y sus requerimientos, para luego asignar las funciones.  3. Establecer las Funciones a los Puestos de Trabajo. Una vez definidos los puestos de trabajo, la siguiente tarea es asignar las funciones específicas a cada uno de ellos, cuidando que no se produzca la duplicidad de funciones; esta tarea de los ítems 2 y 3 generalmente se lo realiza en los llamados Manuales de Descripción de Puestos y Funciones, que en la práctica utilizan diferentes formatos, así, por ejemplo: UNIVERSIDAD TÉCNICA DEL NORTE Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas Av. 17 de Julio, Barrio Los Olivos, Ibarra-Ecuador MANUAL DE FUNCIONES IDENTIFICACIÓN Nombre del Puesto: Nivel: Código: Jefe(s) Inmediato(s): Subordinado(s) Inmediato(s): DESCRIPCIÓN GENÉRICA REQUERIMIENTOS DEL PUESTO FUNCIONES RELACIONES DE COORDINACIÓN Internas: Externas: - Elaborado por: Revisado por: Fecha de actualización: Folio Nro.  4. Asignar el Talento Humano. Esta actividad es de suma importancia, pues debe escoger al personal más capacitado para el desempeño de las funciones en los puestos de trabajo, Para tal objetivo se desarrolla procesos de selección científica del trabajador utilizando las técnicas desarrolladas por la administración, de tal manera de asignar el personal adecuado para cada puesto de trabajo, lo cual garantizará el cumplimiento de la gestión institucional. 5. Elaboración de Métodos, Procesos y Procedimientos. - Las actividades y tareas administrativas se desarrollan con la aplicación de métodos, procesos y procedimientos que han sido desarrollados por la ciencia administrativa para garantizar una eficiente labor del talento humano y que estas se realizan con altos grados de calidad en el desempeño de las funciones en un puesto de trabajo. 6. Asignación de Recursos Materiales, Económicos y Tecnológicos. - Toda actividad o tarea administrativa necesita de los recursos económicos, materiales y tecnológicos, que deben estar garantizados en la planificación institucional y que son indispensables y deben estar financiados, con lo cual se prevé el cumplimiento efectivo de lo programado, caso contrario, se corre un riesgo bastante alto en el logro de los resultados deseados. DEPARTAMENTA LIZACIÓN. - Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen. Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Existen diferentes tipos de departamentalización, así: POR FUNCIONES: También denominada departamentalización funcional, la cual consiste en agrupar actividades y tareas con relación a las funciones que se desarrollan en la empresa. La división del trabajo hace que la organización se departamentalice de acuerdo con el criterio de similitud de funciones, en actividades agrupadas e identificadas por la misma clasificación funcional, como por ejemplo tenemos: producción, ventas y finanzas. La departamentalización por funciones es el criterio más utilizado para organizar actividades empresariales. Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html POR PRODUCTOS O SERVICIOS. - La departamentalización por productos, tiene como piedra angular a los productos; es por ello por lo que es necesario agrupar las actividades de acuerdo con el producto o servicio que ofrece la empresa. La base de este tipo de departamentalización es que, para suplir un producto o servicio, deberán agruparse áreas (aunque sean diferentes) en un mismo departamento. En las empresas no industriales se denomina departamentalización por servicios. La diferencia está en que la agrupación de las actividades se nasa en los servicios prestados en lugar de productos. (Ejemplo: los hospitales). Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html DEPARTAMENTALIZACIÓN GEOGRÁFICA. - Se denomina departamentalización territorial, registral o por ubicación geográfica. Requiere diferenciación y agrupación de las actividades de acuerdo con la ubicación donde el trabajo se desempeñará, o con un área de mercado a ser servida por la empresa. La departamentalización territorial es bastante común en empresas que operan en amplias áreas geográficas. En este caso, puede ser importante que las actividades en una determinada área del territorio se agrupen y se asignen a un gerente. Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html DEPARTAMENTALIZACIÓN POR CLIENTES. - La departamentalización tomando como base a los clientes involucra la diferenciación y la agrupación de las actividades según el tipo de persona o personas para quienes se ejecuta el trabajo. Las características que se deben tener en cuenta son: edad, sexo, nivel socioeconómico, tipo de consumidor,... Los dueños y los gerentes de negocios ordenan con frecuencia las actividades sobre esta base para atender los requisitos de grupos de clientes claramente definidos. La departamentalización por clientes refleja en la organización, la importancia que esta le da al cliente, es decir el cliente es rey de la organización, es un criterio importante cuando las organizaciones tratan con diferentes clases de clientes, con diferentes características y necesidades. Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS. - También es conocida como departamentalización por etapas del proceso, por procesamiento o aun por equipo. Se utiliza con frecuencia en las empresas industriales en los niveles más bajos de la estructura organizacional de las áreas productivas o de operaciones. Esta base de departamentalización se puede encontrar en el agrupamiento de los procesos de pintura o de galvanoplastia, o la colocación en un área de la planta de las prensas troqueladoras o máquinas automáticas para fabricar tornillos. En esta clase de departamentalización se reúnen las personas y los materiales con el fin de llevar a cabo una operación en particular. Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROYECTOS. - La agrupación u organización en la base de proyectos implica la diferenciación y la agrupación de las actividades en relación con las salidas y los resultados a uno o varios proyectos de la empresa. La agrupación por proyectos permite lograr un elevado grado de coordinación entre las partes involucradas, que abandonan sus posiciones anteriores para dedicarse temporalmente a determinado proyecto, que las absorbe por completo. Fuente: http://www.administracionmoderna.com/2012/01/departamentalizacion.html Con la creación de la estructura organizacional se da término a la parte teórica de la administración y se refleja como de ser la administración, a partir de cual se iniciará la parte práctica, que no es sino operativizar los objetivos y planes trazados con acciones coherentes y con la utilización de métodos, procesos o procedimientos que las siguientes etapas del proceso administrativo sugieren, estas son integración, dirección y control. La integración como etapa del proceso administrativo se refiere a la unificación de diferentes partes en un todo único. Así al decir de Agustín Reyes Ponce, es obtener y articular los elementos materiales y humanos que la organización y el planeamiento señalan como necesario para el funcionamiento eficiente de una empresa. Se ocupa de dotar del personal necesario y la articulación de los demás recursos materiales y tecnológicos que la estructura organizacional requiere para su funcionamiento. Otros autores también lo definen de la siguiente manera: Koontz y O’Donnell. - Es la función administrativa que se ocupa de dotar de personal a la estructura de la organización, a través de una adecuada y efectiva selección de personas que han de ocupar los puestos dentro de la estructura. Munch Galindo. -Función a través de la cual el administrador elige y se allega de los recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes, comprende los recursos materiales y humanos. Fernández Arenas.- Entendemos por integración, el seleccionar al personal competente para los puestos de la organización; es reunir todos los elementos materiales, económicos, técnicos y humanos necesarios para alcanzar los objetivos, y como de éstos cuatro elementos el más variable, cambiante y difícil de controlar es el ser humano; es importante hacer hincapié en la selección del personal, adiestramiento y desarrollo del personal, así como la automotivación para el logro de metas cada vez más alta A través de estas definiciones se puede establecer que la integración tiene un vínculo muy importante con la organización, pues determina puestos, materiales, y acciones a desarrollar, es decir se pone en práctica las decisiones que se toman en el proceso administrativo respondiendo a la pregunta: “¿Con qué se va hacer? y trabajar para que un organismo pueda lograr sus objetivos. La serie de recursos que serán dotados deberán estar coordinados para contribuir con un eficiente y eficaz funcionamiento. Fuente: Introducción al Proceso Administrativo de http://itescoingenieriaenadministracion.wikispaces.com/file/view/unidad+3.pdf Se consideran dos fases de integración conocidas como la administración de cosas y la administración de personas. La Administración de Cosas tiene que ver con lo referente a Recursos Materiales, Recursos Financieros y Recursos Tecnológicos indispensables para el funcionamiento adecuado de la empresa. Recursos Materiales: Al decir de Canseco Jiménez, son las cantidades de materiales tangibles que se tienen que “suministrar oportunamente y en las mejores condiciones de costo, cantidad y calidad” para la producción de bienes y servicios. Son las cantidades para suministro de materiales que se usan directamente en la producción de bienes y servicios, a través del siguiente proceso: 1.- Determinar necesidades 2.- Cotización, adquisición y licitación 3.- Las materias primas, mercancías y demás materiales deben cumplir con los requisitos elementales de una buena compra. La Integración de los recursos materiales es la que establece los objetivos y determina el curso de acción a seguir de los siguientes elementos: Instalaciones, Equipo, Materiales de producción. Esta integración se operativiza con la utilización de técnicas desarrolladas por la Administración como las siguientes: Técnicas de Producción: a) De instalación, ubicación de la planta, selección de maquinaria y equipo, distribución de la planta. b) De operación. Almacenes, planeación y control de la producción, ingeniería de métodos, control de calidad, manejo de materias primas. c) De desarrollo. Investigación industrial, desarrollo del producto, diseño del producto. Técnicas de Conservación: Mantenimiento preventivo. Seguridad industrial. Seguros diversos. Técnicas de Mercadotecnia: a) De investigación: Investigación de mercados, manejo de productos, territorios, zonas y rutas, medición de la fuerza de la competencia, publicidad y promoción de ventas, pronósticos de ventas, políticas de marcas, canales de distribución, sistemas de ventas, precios. b) De administración: Personal de ventas, supervisión, adiestramiento. Técnica de Compras: Abastecimientos y su requisición. Investigación de calidad Precios. Condiciones. Procedimientos de compra. Control de la rapidez y seguridad de la entrega. Inspección de lo comprado. Sistemas de almacenamiento. Control de inventarios. Fuente: http://integracioncomofuncionadmtivagpeflowe.blogspot.mx/ Recursos Financieros. - Los recursos financieros son un subsistema del proceso administrativo de vital importancia ya que son requeridos para el buen funcionamiento de toda organización. Estos pueden ser de recursos propios, extraídos de los propietarios y de la propia actividad productiva de la empresa o recursos externos, obtenidos por la vía del financiamiento o endeudamiento. También los recursos financieros garantizan los medios para la consecución de los demás recursos de la empresa y se refieren al dinero en diferentes formas: Efectivo, capital, ingresos, egresos, créditos, inversiones y, en general, a la disponibilidad de dinero que tiene la administración para atender sus compromisos. Para el funcionamiento de una organización se necesita: Adquirir activos fijos: terrenos, edificios, maquinaria y equipo, vehículos, muebles y enseres; pagar materias primas, combustibles y energía indispensables en el proceso de producción; pagar sueldos, salarios y prestaciones a sus empleados; pagar alquileres, servicios públicos, impuestos, reparaciones, servicios de mantenimiento; financiar los créditos otorgados a sus clientes o usuarios. El dinero que requiere la empresa para iniciar sus operaciones o ampliar su capacidad de producción, puede provenir de fuentes variadas entre las cuales son: El patrimonio personal del dueño de la empresa, aportes personales de varios individuos o familias que se asocian para constituir o ampliar la administración. emisión de lo que se apruebe en el gasto público para la compra de todo lo necesario en la administración para poder cumplir con lo que haya designado en la administración para ofrecerle a la sociedad, aportes procedentes del Estado, Departamentos o Municipios, estas entidades se asocian con particulares para constituir o refinanciar la administración fondos pero al final todos los gastos se tiene que comprobar, que sí han sido utilizados en recursos necesarios para la organización, préstamos recibidos de entidades financieras, organismos del Estado o personas naturales. Para el funcionamiento normal de la organización es necesario asignar los recursos financieros indispensables para la actividad productiva, para el pago de sus obligaciones como (salarios, impuestos, servicios…), por lo que debe recibir los ingresos necesarios que satisfagan esto y además produzcan la utilidad esperada. La empresa se crea con el fin de obtener la mayor utilidad al capital invertido, si la empresa produce perjuicios o no produce la utilidad mínima lleva a la venta o liquidación de esta. También se habla de liquidez que es la capacidad de convertir activos a efectivo y a la disponibilidad de fondos para satisfacer sus necesidades. La integración de estos recursos financieros se realiza a través de diferentes técnicas, entre las cuales se señalan las siguientes: Técnicas Financieras a) Para la adquisición de capitales y la estructura financiera: Mercado de capitales y su operación, fijación de políticas financieras, emisión de acciones y obligaciones, fuentes de recursos externos, expansión financiera interna y externa, ampliaciones de capital. b) Para el manejo financiero: Rotación del capital, crédito y cobranzas, rotación de inventarios, programas de gastos, bienes raíces, control presupuestario. Fuente: http://mayraportillocampanita.blogspot.mx/2010/01/concepto-de-administracion-y-gerencia.html Es necesario señalar que en la integración de recursos financieros se establece la necesidad de obtener los recursos y una vez que se lo logra, la parte más importante es cómo utilizar estos recursos y de una manera eficaz, transparente y objetiva en beneficio de la empresa. Recursos Tecnológicos. - Al igual que los recursos materiales debe seguir los mismos estándares de calidad, cantidad y costo en la adquisición de hardware y software, considerando el tipo de proveedor, soporte, respaldo, instalación e implementación, así como necesidades futuras. Un recurso es un medio de cualquier clase que permite satisfacer una necesidad o conseguir aquello que se pretende. La tecnología, por su parte, hace referencia a las teorías y técnicas que posibilitan el aprovechamiento práctico del conocimiento científico. Un recurso tecnológico, por lo tanto, es un medio que se vale de la tecnología para cumplir con su propósito. Los recursos tecnológicos pueden ser tangibles (como una computadora, una impresora o cualquier máquina) o intangibles (un sistema, una aplicación virtual). Como todo proceso este tiene su objetivo. Este proceso permite administrar los recursos informáticos disponibles, incluyendo acciones para la administración de cuentas de usuario y grupos; monitoreo y supervisión de uso de hardware y software; evaluación del grado de protección frente amenazas y riesgos; instalación de hardware o software; asesoría y capacitación técnica a usuarios; y la planeación y control de respaldos y desastres para los recursos existentes. Varios autores, entre ellos: Morin y Seurat (1991, 1998); Bulgerman, Maidique y Wheelwright, Hidalgo, han conceptualizado las funciones para conseguir una eficiente gestión de la innovación tecnológica, aunque existen pequeñas diferencias se pueden distinguir las siguientes áreas de actuación: 1. Inventariar: consiste en analizar las tecnologías de la empresa, tanto aquéllas que utiliza porque dispone de las mismas, como las que no, pero que podría llegar a aprovechar, bien mediante su desarrollo o adquisición a otras empresas. 2. Vigilar: significa estar alerta sobre la evolución de las nuevas tecnologías, sistematizar las fuentes de información de la empresa, vigilar la tecnología de los competidores, así como identificar el impacto posible de la evolución tecnológico sobre las actividades de la empresa. 3. Evaluar: Su objetivo es el estudio y análisis de la competitividad que proporcionan ciertas tecnologías, así como la determinación de su potencial. 4. Enriquecer: el patrimonio de la empresa. 5. Asimilar: una vez realizado los pasos anteriores, es posible asimilar y actuar en la explotación del potencial tecnológico. 6. Proteger: la tecnología de la empresa mediante el establecimiento de una política de propiedad intelectual que incluya: patentes, derechos de autor, marcas, diseños industriales y secretos. Es claro que el uso de tecnologías en un mundo tan competitivo y global es cosa obligada para las gestiones públicas, tanto por comodidad, rapidez, eficiencia y seguridad. De igual manera estas gestiones deben impulsarse para que no solo se queden dentro del marco administrativo, si más hacia la sociedad. De igual manera se debe de cuidar que el uso de software no sea intervenido por alguien ajeno a la administración. Fuente: http://definicion.de/recursos-tecnologicos/#ixzz2hGJ3a5mS En conclusión, La integración de cosas comprende la función a través de la cual el administrador elige y se aproxima a los recursos materiales, financieros y tecnológicos para poner en marcha las decisiones previamente establecidas para ejecutar los planes y alcanzar los objetivos. La Administración de Personas, conocida actualmente como la Administración del Talento Humano, consiste en acercarse a las personas que se requieran para desarrollar los planes de la organización, ocupar y mantener los puestos de trabajo, tomando en cuenta su habilidad, fuerza física, inteligencia, conocimientos, y experiencia. La ciencia administrativa a través de los tiempos a desarrollado diversas técnicas para el cumplimiento de este objetivo, así la integración de estos recursos tiene distintas etapas, según Koontz y Weihrich: reclutamiento, selección, contratación, evaluación, planeación de carreras, compensación y capacitación. Aunque otros autores consideran que son: reclutamiento, selección, contratación, inducción, registro, evaluación de desempeño, prestaciones y beneficios, desarrollo y sistemas de retiro de personal. Para el análisis utilizaremos lo siguiente: Planeación del Talento Humano. - Consiste en determinar el número de personas que se requieren, así como sus conocimientos y habilidades técnicas y profesionales, que se definieron en la organización y que están en relación con los planes propuestos y con futuras expansiones o crecimiento estratégico de la empresa. Reclutamiento. - Es hacer de personas desconocidas para la empresa, posibles candidatos a ocupar un puesto de trabajo. Para ejecutar esta etapa en necesario elaborar un documento llamado requisición de personal en el que se realizará un análisis de los puestos de trabajo, una descripción y las especificaciones necesarias para la contratación, que posteriormente permita a los gerentes elegir a los empleados que se requieran. Con esto se publicita en medios de comunicación u otros medios (bolsas de trabajo, anuncios escritos, volantes, páginas web,) que den a conocer el personal que empresa necesita, o a través de diferentes fuentes de reclutamiento como universidades, sindicatos laborales, empresas especializadas, entre otras. Para el reclutamiento se recepta documentación de los interesados (curriculum vitae) que dentro del proceso se constituirá en un primer filtro, pues solo se receptará a quienes realmente cumplan con los requisitos básicos del puesto. Selección.- Es el proceso técnico mediante el cual se procederá a la revisión pormenorizada de la documentación presentada por el candidato a ocupar un puesto de trabajo, en una primera instancia, es aquí en donde se irán eliminando todos aquellos que no cumplen con los requerimientos específicos del puesto, y aquellos que si lo hacen continua en el proceso y se realizarán todas las pruebas técnicas y de conocimientos adquiridos para un óptimo desempeño en trabajo, así como los exámenes necesarios que garanticen la idoneidad física, intelectual y mental del aspirante. En esta etapa igualmente se eliminarán quienes no cumplan con los parámetros establecidos para la selección, tomando en cuenta también situaciones de carácter legal que establezcan las leyes del país. Quienes continúan, de acuerdo con el requerimiento empresarial o institucional acudirán regularmente a entrevistas personales con directivos para conocer diversas situaciones como disponibilidades de tiempo, propuestas remunerativas, impedimentos, expectativas personales, entre otras, luego de lo cual los directivos definirán y resolverán que personas están aptas para el desempeño laboral inmediato, en tanto que las demás personas pasarán a ser parte de un registro para próximas necesidades. Contratación. - Proceso mediante el cual se establece una relación laboral legal entre la empresa y el trabajador, acto por el cual asumen deberes y responsabilidades tanto para la empresa como para el trabajador. Una vez que se ha seleccionado la persona que va a ocupar un puesto de trabajo, se debe oficializar la designación a través de la firma de un Contrato de Trabajo que contenga todas las especificidades legales y funcionales del mismo, (para el caso ecuatoriano se lo realizará en el sector privado de conformidad con el Código de Trabajo y en el sector público con la Ley Orgánica de Servicio Público LOSEP). Inducción o Introducción. - Proceso mediante el cual se busca acoplar al talento humano nuevo que ingresa a la empresa y se lo realiza en dos ámbitos: el primero a la organización y el segundo a los equipos de trabajo. La inducción a la organización se realiza una vez que el trabajador ha sido contratado y en las oficinas de la Administración del Talento Humano o de Personal se le da a conocer todo lo relacionado con la empresa, su situación legal, estructura, visión, misión, bienes y /o servicios que produce, obligaciones, responsabilidades, limitaciones del puesto de trabajo, es decir todo aquello que es parte de la estructura organizacional para que sepa de quién depende y quienes dependen de él si es necesario, así como toda la legislación interna que debe respetar y contribuir a su cumplimiento. El segundo ámbito de la inducción se realiza ya en el puesto de trabajo, es decir se le pone en contacto con sus compañeros de trabajo y en los ambientes en los cuales desarrollará sus actividades, será presentado y se le señalará sus deberes, obligaciones, responsabilidades y comportamientos personales, a fin de que se mantenga un ambiente adecuado de trabajo y en permanente compañerismo, con las mejores relaciones humanas y se asuman compromisos de mejoramiento continuo. Evaluación del Desempeño.- Una vez integrado el trabajador a sus tareas y actividades con una capacitación previa y durante un tiempo definido, es necesario realizar una evaluación de su desempeño con la finalidad de detectar las áreas de oportunidad o mejoramiento que sean útiles para la empresa y luego establecer objetivos y estándares de desempeño que permitan medir de una forma real el desempeño del trabajador de manera continua, lo cual favorecerá al trabajador en primera instancia y a la empresa de manera general. La evaluación del desempeño deberá constituirse en una forma de conducta institucional que permitirá a los trabajadores ir creciendo personal y profesionalmente, así como a la empresa ir alcanzando los resultados con eficiencia y efectividad. Capacitación y Desarrollo.- Una de las responsabilidades empresariales es capacitar a su talento humano, tanto al que ingresa como a aquel que ya es parte permanente de la empresa, lo cual le genera un gran impulso a la consolidación de la misma y en el logro de ventajas competitivas, pues siendo la capacitación una inversión, potencializa el aprendizaje a través de nuevos conocimientos, habilidades y destrezas, así como también valores y actitudes en su personal, que luego se reflejarán en los procesos productivos con calidad, creatividad, innovación y mejoramiento continuo. Siendo la capacitación y el desarrollo del personal una responsabilidad de la empresa, esta debe estar orientada a desarrollar en los trabajadores las competencias necesarias que impulsen los procesos productivos innovadores, pero a la vez permitan un crecimiento sostenido del trabajador y un mejoramiento de su nivel de vida. Mantenimiento del Factor Humano. - Esta es una acción que la administración del talento humano debe considerar de suma importancia, pues, el éxito empresarial se logra con el mantenimiento y estabilidad de su personal. Técnicamente se dice que el manejo del personal va desde su ingreso, permanencia y retiro, que va acompañado de toda una planificación que contenga capacitaciones continuas, beneficios, compensaciones, estímulos y acciones afirmativas que contribuyan a sostener ambientes laborales adecuados y con niveles de productividad muy altos para la empresa. Es la relación en la cual una persona, o sea el dirigente, influye en otros para que trabajen juntos voluntariamente en tareas relacionadas para lograr lo que él desea. La dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos. Según Henry Fayol: Define la dirección indirectamente al señalar: "Una vez constituido el grupo social, se trata de hacerlo funcionar: tal es la misión de la dirección, la que consiste para cada jefe en obtener los máximos resultados posibles de los elementos que componen su unidad, en interés de la empresa". Para Harold Koontz dirigir es: “influir en los individuos para que contribuyan a favor del comportamiento de las metas organizacionales y grupales”. La dirección es importante pues, pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeación y la organización; a través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los miembros de la estructura organizacional; la dirección eficiente es determinante en la moral de los empleados y, consecuentemente, en la productividad; su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control; a través de ella se establece la comunicación necesaria para que la organización funcione. ASPECTOS FUNDAMENTALES DEL PROCESO DE DIRECCIÓN. - La dirección debe sustentarse en elementos (el jefe, los dirigidos, la situación, a importancia) y en principios (impersonalidad del mando, supervisión directa, vía jerárquica, resolución de conflictos y aprovechamiento de los conflictos) que le dan la fortaleza para actuar y tomar las decisiones con firmeza y responsabilidad. Dentro de estos aspectos fundamentales del proceso de dirección tenemos: La Autoridad. - Es la facultad que está investida una persona dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo. Existen varios tipos de autoridad: la formal, cuando es conferida por la organización, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas; la técnica, nace de los conocimientos especializados de quien la posee y la personal, se origina en la personalidad del individuo. Autoridad de Línea. - Se denomina autoridad de línea la que tiene un mando para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo, y se le denomina cadena de mando. Autoridad de Personal. - Es cuando la autoridad es delegada progresivamente en terceros, ya sea por la especialización de estos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. Autoridad Funcional. - Es la autoridad que tendría el administrador sobre todos los empleados de la organización. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada cadena de mando. La autoridad dentro de la organización por principio se delega y la responsabilidad se comparte, originándose de esta manera la cadena de mando o escala jerárquica que es imprescindible para el cumplimiento de los objetivos establecidos. El Liderazgo. - El liderazgo directivo es la capacidad que permite influir, motivar y comprometer a todos los colaboradores de una empresa hacia el logro de los objetivos de la organización, constituyendo equipos de trabajo cohesionados. Harold Koontz define el liderazgo como “influir en las personas para que contribuyan al cumplimiento de las metas organizacionales y grupales”. Además, se entiende por principio que los individuos tienden a seguir a quienes, en su opinión, les ofrecen los medios para satisfacer las metas institucionales e individuales. El liderazgo es la iluminación de la visión del hombre hacia perspectivas más altas, el surgimiento del rendimiento del hombre a estándares más elevados, la construcción de la personalidad del hombre más allá de sus limitaciones normales, el líder que emerge de un grupo es el que es percibido por éste como el más capaz de satisfacer las necesidades de este. Cualidades del Liderazgo. - La teoría de la cualidad característica del liderazgo se concreta en el líder. Esta teoría supone que la eficiencia del liderazgo se puede explicar aislando las características o peculiaridades físicas o psicológicas que diferencia al líder del grupo. Algunas de las peculiaridades más frecuentemente de un buen líder son: la honestidad, la imparcialidad, la veracidad, el valor, la perseverancia, ser propositivo, carismático y comprometido con el grupo, estar siempre al frente y buscando las mejores alternativas de solución a los problemas. Tradicionalmente se reconocen tres estilos de liderazgo: 1.- Liderazgo Autocrático. - Cuando un directivo utiliza el poder, su autoridad y generalmente su jerarquía para centralizar las decisiones de sus colaboradores, es decir, toma todas las decisiones y en ocasiones de forma desnaturalizada, deja ver un mal carácter y hasta un malhumor hacia sus subordinados, generando en ellos cierta incertidumbre a la hora de actuar. Cabe señalar el dicho: aquí se hace lo que yo digo, lo que yo ordeno y nada más. 2.- Liderazgo Democrático. - El líder o directivo en este estilo involucra a sus colaboradores en las decisiones a tomar, guía y anima al grupo a tomarlas, escucha puntos de vista diversos y diferentes que le permiten enriquecer sus criterios antes de tomar las decisiones. No se debe confundir este estilo con someter las decisiones a resolución de la mayoría. 3.- Liderazgo Liberal. - A este estilo se le conoce también con el nombre Laissez faire (en francés, dejar hacer) en el cual el líder tiene la tendencia a ser permisivo y tolerante, permite a los individuos en el grupo tomar todas las decisiones y mide a sus colaboradores en función de los resultados. La idea en este estilo es que el directivo se convierta en un facilitador de procesos y toma las decisiones en forma ejecutiva y dejando que sus colaboradores cumplan sus funciones con responsabilidad. El estilo de liderazgo más productivo depende de la situación en la que opera el líder, y éste tiene la capacidad para determinar cuáles acciones ayudarán a lograr los objetivos del grupo. La Comunicación. - La comunicación es un aspecto clave en el proceso de dirección y puede ser definida como el proceso a través del cual se transmite y recibe información (palabras, datos, hechos, ideas, conocimientos, pensamientos, órdenes o disposiciones de autoridad competente) en un grupo social. La comunicación puede ser implícita y es la de suponer o dar por hecho que la otra persona conoce nuestros pensamientos, deseos, necesidades y expectativas o puede ser también explícita al dialogar, retroalimentarse, ser empático y exponer a otra persona a la convivencia de establecer ciertos convenios o reglas del juego en la interacción cotidiana. La comunicación cumple con ciertos propósitos como es de cohesionar el espíritu de grupo, facilitar y retroalimentar los aprendizajes, coordinar la ejecución y seguimiento de las decisiones, consolidar la visión, misión y valores institucionales y fundamentar la solución de los problemas mediante el diálogo y la discusión El proceso de la comunicación organizacional para alcanzar el éxito debe ser de doble vía que incluye un mensaje que parte de un emisor hacia un receptor mediante la utilización de un medio que lleva la información que al ser recibida debe emitir una retroalimentación que demuestre si fue o no fue captada verazmente la mencionada información. En consecuencia, este proceso de comunicación tiene como componentes los siguientes: Emisor: Quien emite el mensaje. Receptor: Quién recibe el mensaje. Medio o Canal: Instrumento por el cual se transmite la información. Mensaje: Finalidad de la información Retroalimentación: Respuesta del receptor al emisor sobre la comprensión y el entendimiento del mensaje. Barreras de la Comunicación. - En la comunicación se presenta ciertos problemas que surgen de diversos factores de carácter humano (interpretaciones erróneas), sociales, ambientales, instrumentales conocidos con el nombre de barreras de la comunicación, entre las cuales tenemos: Las mecánicas o físicas cuando el ambiente físico impide la comunicación ya sea por la distancia o el ruido, entre otros. Las psicológicas cuando una persona no desea oír a otra y puede interpretar ciertos mensajes con carácter ofensivo inclusive. Las semánticas producidas por efectos del lenguaje con deficiencias congénitas o por la diversidad de lenguajes y sus dialectos. Administrativas – burocráticas cuando la comunicación es lenta o puede estar fuera de tiempo. Existen muchas más barreras de la comunicación, consideradas como tales en diversos ámbitos que dificultan los procesos de comunicación, pero mientras más organización e importancia le damos, tendremos como resultado una cultura organizacional eficiente con canales de comunicación bien definidos y estructurados técnicamente. Finalmente, la comunicación puede ser formal u oficial cuando la información es documentada, se acuse el recibo y se la registre, e informal cuando los mensajes son a modo de comentarios, sugerencias u otros tipos (chismes, rumores) respecto a tal o cual situación sin efectos institucionales o a título personal. Se considera también diferentes estilos o tipos de comunicación: Ascendente: Es aquella que va desde los niveles bajos de la comunicación hasta los niveles altos de una empresa. Descendiente: Es aquella que va desde los niveles más altos a las más bajas, ejemplo: desde el presidente o gerente de una empresa hasta los obreros. Vertical: Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones. Horizontal: Se da en niveles jerárquicos semejantes: memorándum, circulares, juntas, etc. Verbal: Se transmite oralmente. Escrita: Mediante material escrito o gráfico A manera de conclusión, La Dirección es la parte central de la Administración ya que es la encargada de orientar, capacitar y motivar a la persona para que tenga un buen desempeño en su trabajo y contribuya positivamente al logro de los objetivos de la empresa. También podemos decir que la dirección es aquel elemento de la administración en el que se logra la realización efectiva de todo lo planeado por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, ya sea tomadas directamente o delegando dicha autoridad, y se vigila de manera simultánea que se cumplan en la forma adecuada todas las órdenes emitidas. La Motivación. - La Motivación es una labor importante de la Dirección, a la vez que la más compleja, pues a través de ella se logra la ejecución del trabajo destinado a la obtención de los objetivos, de acuerdo con los estándares o patrones esperados. Múltiples son las teorías que existen en relación con la motivación, y que están llamadas también a la modificación del aprendizaje o de la modificación de la conducta organizacional, parten del supuesto de que la conducta observable en las organizaciones, así como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivación, relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la conducta de los individuos. La motivación como una acción estimulante de uno hacia el otro conduce a que se realice un trabajo en equipo y que todos sus miembros eleven la autoestima de manera voluntaria y se creen ambientes o condiciones favorables que respalden los compromisos de automejoramiento. En la práctica, la motivación debe ser aquella que busca la satisfacción de la mayor cantidad de individuos a través de mejores status, mejores remuneraciones, compensaciones y bonificaciones especiales, así como poder y jerarquía, prestigio y popularidad, que son intangibles que elevan el autoestima personal e individual, pero sin olvidarnos que mientras unos reciben los beneficios, hay otros que no lo reciben y que pueden ser afectados emocionalmente al no comprender el por qué ellos no fueron beneficiados y será necesario un tratamiento especial. De la misma manera a criterio de Carlos Llano Cifuentes las motivaciones son asociativas y sirven para cohesionar, buscar la cooperación, la solidaridad, la honestidad, que son valores que un liderazgo efectivo debe transmitir a sus subalternos para beneficiar a todos los individuos y a la institución en su conjunto. INTRODUCCIÓN. La función administrativa de control es la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la empresa y de los planes ideados para alcanzarlos. La planeación tiene una estrecha relación con el control. La planeación identifica las acciones orientadas para las futuras acciones. Cuando el control demuestra que la planeación no se cumple debe unirse el plan o formular un nuevo. Un control efectivo ayuda en los esfuerzos de regular el desempeño para lograr asegurar que es buen lugar según lo que se ha planeado. Una premisa administrativa señala que solo lo que puede medirse se puede mejorar, lo cual permitirá generar y mantener un sistema de calidad para productos y/o servicios de las empresas, así como a sus procesos de fabricación. La palabra control tiene un uso universal y no solamente en la administración sino en otras disciplinas y ha ido evolucionando gracias a su aplicación en la administración y a la teoría de sistemas. DEFINICIÓN. George Terry manifiesta: “Controlar es determinar lo que se está realizando, evaluando el desempeño necesario de los miembros de la empresa, aplicando medidas correctivas de manera que el desempeño tenga lugar de acuerdo con los planes. El propósito del control es que las cosas sucedan por medio de actividades planeadas. Existe en todos los niveles administrativos. Esta definición de manera general establece que el control no es sino la evaluación de aquello que se está realizando en contrastación con aquello que se ha planificado, y que todas las acciones sucedan dentro de parámetros establecidos. Otro autor es Agustín Reyes Ponce quién señala: “Control es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes”. Igualmente, la reflexión anterior sustenta la finalidad del control en el ámbito administrativo, y cuyo propósito es mantener en las empresas un equilibrio deseado en el funcionamiento de esta. IMPORTANCIA. La importancia