Product Development Begeleide Groepsreizen 2024-2025 PDF

Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Deel 1. Product development Begeleide groepsreizen Vorig jaar heb je het toerisme in al zijn facetten ontleed en bestudeerd. J...

Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Deel 1. Product development Begeleide groepsreizen Vorig jaar heb je het toerisme in al zijn facetten ontleed en bestudeerd. Je hebt met alle onderdelen van een toeristisch product kennis gemaakt. Dit jaar leer je met al deze elementen zelf een nieuw toeristisch product maken. In wezen zijn programmering en prijsberekening van open en gesloten producten vergelijkbaar. Wij beperken ons in deze bundel tot het samenstellen van een gesloten product: een groepsreis. Een groepsreis is ok als alle onderdelen in orde zijn. Een groepsreis is pas echt geslaagd te noemen als ook aan alle details gedacht werd. De béste programma’s ontstaan gewoonlijk uit een correcte combinatie van ongebreidelde fantasie en een praktische ingesteldheid. Belangrijk bij alle reizen, en dus zeker bij groepsreizen, is het Peak-End principe: de enige herinneringen die een reiziger na verloop van tijd aan zijn reis overhoudt, zijn het hoogtepunt en het einde van die reis. Dat hoogtepunt valt best niet te vroeg. Alles wat daarna komt, verliest dan immers wat aan waarde. Om de ervaring tijdens de reis zelf op te bouwen, is het belangrijk om naar een climax toe te werken. Een rustig einde zorgt er daarna voor dat de deelnemers over hun ervaringen tijdens de reis kunnen reflecteren en zo meer herinneringen kunnen opslaan. De werkwijze in ‘Project 2: travel design’ kan afwijken van wat in deze bundel wordt aangeleerd, door de aard van de wedstrijd. Deze bundel slaat op het organiseren van groepsreizen in het werkveld. VIVES 1  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 LEERDOELEN: Na het bestuderen moet je:  In staat zijn om zelfstandig een groepsreis uit te werken STUDEERAANWIJZING:  Deze bundel werd opgemaakt als zelfstudiemateriaal, als naslagwerk, een middel om je op weg te helpen bij het samenstellen en berekenen van groepsreizen, een werkinstrument dat je moet toelaten tijdens de lessen zelf zoveel mogelijk praktische toepassingen te maken.  Studeer de gevraagde stukken dus in vóór iedere les! Lees de tekst aandachtig, zoek op wat je niet begrijpt, noteer vragen, lees achtergrondinformatie in de vakliteratuur.  Deze bundel beoogt je een basiskennis te geven en je een aantal elementen aan te reiken. Je kunt er pas echt een handige leidraad van maken als je er zelf de resultaten uit de lessen in aanvult.  In elke les wordt er verder gebouwd op de gegevens en de praktijkervaring uit de vorige lessen.  De theorie uit deze bundel wordt praktisch uitgewerkt in het vak ‘Project 2: travel design’. VIVES 2  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 1 Welke soorten groepen en reizen bestaan er?......................................... 5 1.1 Begeleide groepen georganiseerd door een reisbureau........................... 6 1.2 Begeleide groepen georganiseerd door een touroperator of autocarondernemer........................................................................... 6 1.3 Dagtrips........................................................................................... 6 1.4 Schoolreizen..................................................................................... 7 1.5 Themareizen.................................................................................... 7 1.6 Studiereizen..................................................................................... 7 1.7 Congressen/seminaries (conferences).................................................. 8 1.8 Incentives........................................................................................ 8 2 Onderdelen van een groepsreis.................................................... 11 2.1 Transport........................................................................................ 11 2.1.1 Autocar.......................................................................................... 11 2.1.1.1 Autocar versus autobus.................................................................... 11 2.1.1.2 Wettelijk kader................................................................................ 13 2.1.1.3 Soorten autocarreizen...................................................................... 14 2.1.1.4 Beroepsverenigingen........................................................................ 16 2.1.1.5 Lijndiensten.................................................................................... 17 2.1.1.6 Comfort en veiligheid aan boord........................................................ 19 2.1.1.7 Timing en itinerary.......................................................................... 20 2.1.1.8 Prijs............................................................................................... 25 2.1.2 Vliegtuig......................................................................................... 27 2.1.2.1 Lijnvlucht........................................................................................ 27 2.1.2.2 Charter........................................................................................... 28 2.1.2.3 Prijs en comfort............................................................................... 28 2.1.3 TGV/Trein....................................................................................... 29 2.1.4 Ferries/Eurotunnel........................................................................... 30 2.1.5 Combinaties.................................................................................... 31 2.2 Accommodatie................................................................................. 32 2.2.1 Overnachting................................................................................... 32 2.2.2 Prijs............................................................................................... 33 2.3 Catering.......................................................................................... 34 2.3.1 Lunch en diner................................................................................ 35 2.3.2 Tussendoortjes................................................................................ 36 2.3.3 Ontbijt............................................................................................ 36 2.3.4 Drankenforfait................................................................................. 37 2.3.5 Catering op andere plaatsen.............................................................. 37 2.3.6 Prijs............................................................................................... 37 2.4 Bezienswaardigheden en Excursies..................................................... 38 2.5 Reis(bege)leiding/gids...................................................................... 40 2.6 Varia.............................................................................................. 43 3 Programmatie.............................................................................. 44 3.1 Verkoopsgesprek en opvolging (enkel ingeval van een gesloten groep)... 44 3.2 Dagindeling..................................................................................... 44 3.3 uurrooster....................................................................................... 45 3.4 Haalbaarheid/details checken............................................................ 46 VIVES 3  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 3.5 Problemen inschatten en voorzien...................................................... 46 3.6 Scouting/prospectie.......................................................................... 47 4 Werken met een DMC................................................................... 48 4.1 Wat is een Destination Management Company (DMC)?......................... 48 4.2 Hoe werkt een DMC? Een GSA aan het woord:..................................... 48 4.3 Nog enkele aanvullingen…................................................................. 51 5 Prijsberekening............................................................................ 52 5.1 Welke prijzen gebruiken?.................................................................. 52 5.2 Waar inkopen?................................................................................. 54 5.3 Hoe een prijsofferte opvragen?.......................................................... 55 5.4 Hoe het minimum aantal deelnemers bepalen?.................................... 55 5.5 Wijze van berekening....................................................................... 57 6 Product management................................................................... 61 7 Uit de vakliteratuur...................................................................... 62 8 Bibliografie................................................................................... 73 VIVES 4  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 1 Welke soorten groepen en reizen bestaan er? Eerst en vooral dienen we het onderscheid te maken tussen een open en een gesloten groepsreis: Open Een open groepsreis is een (gepubliceerde) reis die openstaat voor het groepsreis grote publiek en waar iedereen individueel op kan inschrijven. Tijdens de reis komt men als individu in een groep terecht. De groep wordt hier dus gevormd door degene die de reis organiseert en het programma bepaalt. (de reisorganisator, meestal een touroperator of reisbureau of autocarondernemer) Gesloten Een gesloten groepsreis is een à la carte product voor een bestaande groepsreis groep, volledig volgens de wensen van de klant/opdrachtgever opgemaakt, waarop enkel leden van de groep van de opdrachtgever kunnen inschrijven. De klant is in dit geval een vereniging, een vriendenkring, een firma…kortom een groep die al gevormd is en dezelfde achtergrond en/of interesses heeft. Ook de vorm waarin een groepsreis wordt gegoten, is belangrijk. Zo heb je bijvoorbeeld: Excursiereis Bij een excursiereis verblijft men in 1 centrale plaats en worden dagelijks excursies georganiseerd. Elke avond keert men naar hetzelfde hotel terug. Voordeel van dit soort reis is dat de klant niet telkens zijn koffers moet pakken. Nadeel is dat de reikwijdte wat beperkt is. Dit type reis wordt soms ook een standplaatsreis genoemd. Rondreis Een rondreis houdt in dat men dagelijks of bijna dagelijks van slaapplaats verandert. De klanten komen zo op veel verschillende plaatsen terecht en kunnen een grote regio leren kennen. Nadeel is dat ze ’s avonds telkens hun koffers moeten pakken. Uiteraard bestaan er ook mengvormen van beide bovenstaande types reizen. Bv. Een reis van 8 dagen waarbij 2 keer van hotel wordt gewisseld. Pendelreis Bij een pendelreis tenslotte, krijgen de klanten een nachtrit heen en terug, en dienen zij het op de bestemming zonder vervoer te stellen. De heenreis gebeurt meestal op vrijdag, waarbij men op zaterdag op de bestemming aankomt. Diezelfde zaterdag vertrekt de bus opnieuw naar België om de klanten van de vorige week terug te brengen. Met dit onderscheid in gedachten, komen we bij de volgende (niet volledige) opsomming uit: VIVES 5  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 1.1 Begeleide groepen georganiseerd door een reisbureau Een reisbureau kan, naast de verkoop van door touroperators/autocaristen gemaakte begeleide groepsreizen, zelf zowel open als gesloten groepsreizen organiseren. Voor een open groepsreis zal de reisagent zelf het initiatief nemen. Hij zal deze reis aanbieden aan zijn eigen cliënteel, via een eigen brochure of folder. Normaal gezien zal dit product enkel bij deze reisagent of deze reisketen kunnen verkregen worden. Een gesloten groep zal hij organiseren in opdracht van een bestaande groep. 1.2 Begeleide groepen georganiseerd door een touroperator of autocarondernemer Dit zullen dikwijls open groepsreizen zijn, die de touroperator/autocarondernemer of rechtstreeks, of via tussenkomst van een reisbureau verkoopt. Toch kunnen deze ook een gesloten groepsreis opmaken, vb. in opdracht van een reisbureau dat de vraag kreeg een offerte te maken voor een bestaande groep, maar niet over voldoende ervaring, mogelijkheden of tijd beschikt om de offerte zelf op te maken, of eventueel op vraag van een klant rechtstreeks. 1.3 Dagtrips Dagtrips worden aangeboden per autocar, trein (vooral TGV of Eurostar) of zelfs vliegtuig of vliegbus (vliegtuig ernaartoe, autocar ter plaatse) in binnen- en buitenland. Ook hier zien we het verschil tussen open en gesloten dagtrips. Dagtrips worden niet zo dikwijls door een touroperator opgemaakt. Een vereniging bijvoorbeeld, zal zijn daguitstappen meestal zelf organiseren (en kan dan zelfs auto’s als vervoermiddel gebruiken). Toch kan een reisorganisator ingeschakeld worden als de trip speciale zorg of veel expertise vraagt. Ook reisorganisatoren zelf kunnen besluiten om daguitstappen aan te bieden aan het grote publiek. Meestal gaat het hier dan om autocaristen die vooral de lokale markt bespelen (vb. Sima Tours) of reisorganisatoren die inspelen op evenementen (het bijwonen van sportwedstrijden, optredens, …) OPDRACHT : Bekijk de website van Sima Tours: https://www.simatours.be/thema/concertreizen Klik op de knop ‘autocar’ - ‘eigen reizen’ en kijk naar ‘dagreizen + concertreizen’. VIVES 6  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 1.4 Schoolreizen Niet veel organisatoren wagen zich aan het organiseren van schoolreizen. De vereisten zijn vrij specifiek, en schooldirecties plannen dikwijls zelf hun reizen. Op schoolreizen wordt niet zo vaak een reisleider meegestuurd. De leraar of lerares draagt meestal die verantwoordelijkheid en zorg. Toch zijn enkele organisatoren bekend voor hun aanbod aan schoolreizen. Een goed voorbeeld is Omnia Travel. OPDRACHT : Bekijk de website van Omnia: www.omniatravel.be. Klik onderaan bij ‘ons aanbod’ op de diverse types groepsreizen. 1.5 Themareizen Naar aanleiding van bepaalde evenementen (vb. TUI Sports biedt pakketjes aan inclusief ticket voor een voetbalmatch en overnachting) of volgens een thema (zie opdracht). Reisorganisatoren die zich specialiseren in bepaalde themareizen, bouwen na verloop van tijd veelal een reputatie op. OPDRACHT : Bekijk de website van ‘Omnia’: www.omniatravel.be. Klik op ‘tuinreizen’ of ‘bedevaartreizen’ onder ‘ons aanbod’. 1.6 Studiereizen Een studiereis valt normaal gezien onder de noemer ‘zakenreizen’. Een studiereis wordt meestal ingericht door een bedrijf, een vakvereniging, school of universiteit… Bovenop de vereiste vakkennis voor het organiseren van groepsreizen, wordt van de reisorganisator ook verwacht dat hij/zij weet heeft van en rekening houdt met de specifieke noden van het onderwerp waarrond de reis wordt ingericht. Vb.: een bezoek aan een groenteveiling moet men heel vroeg ’s morgens inplannen. VIVES 7  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 1.7 Congressen/seminaries (conferences) Ook hier geldt dat de organisatie vakmanschap en ervaring vereist. Door het veelal internationale gezelschap stelt de organisatie van congressen en seminaries een aantal specifieke eisen. OPDRACHT : Bekijk de website van ‘Destree’: www.destree.be OPDRACHT : Bekijk de website van het German Convention Bureau: www.gcb.de 1.8 Incentives Een incentive hoeft niet altijd met een reis geassocieerd te worden. Gezien ons vakgebied, zullen wij het hier echter alleen over incentive-reizen hebben. Een incentive is in dit verband dan een ‘beloningsreis’ waarbij het het ontspannende gedeelte de overhand neemt op het informatie verschaffen of vergaderen (Toerisme Vlaanderen - dienst Planning & Onderzoek, 2006). Een incentive doet dan misschien eerder denken aan leisure toerisme maar is voor een bedrijf echter wel een zeer sterk instrument om bv. het zakencijfer omhoog te halen. Een incentive wordt dus altijd georganiseerd op initiatief van een bedrijf waarbij er verschillende uitgangspunten kunnen zijn: Bedanking Om eigen medewerkers, externe medewerkers (vb. verdelersnet, distributeurs, agenten…) te bedanken voor behaalde resultaten. Een dergelijke incentive loopt over een bepaalde tijd, waarbij de personeelsleden of verkopers van een firma ertoe aangespoord worden om tijdens de periode waarin de incentive loopt, meer te verkopen. Indien de targets gehaald worden, kan er deelgenomen worden aan een reis (of krijgt de verkoper/het personeelslid een ander geschenk); een reis waaraan werkelijk niets ontbreekt, een echte beloning! De bedoeling is immers dat er nog lang na de reis over wordt gepraat. Dit werkt de inzet en het enthousiasme van de deelnemers in de hand en kan de impact op volgende incentives alleen maar vergroten. Lancering Om een nieuw product/productengamma te lanceren met als doel de doelgroep gunstig te stemmen tot het product. Dit valt frequent voor in de farmaceutische sector waarbij farmaceutische bedrijven vb. het voorschrijfgedrag van artsen proberen te beïnvloeden. Omdat deze tactiek een aantal jaar geleden echter de spuigaten uitliep, heeft de farmaceutische sector zelf een gedragscode opgesteld om excessen uit te sluiten. VIVES 8  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Motivatie Om de deelnemers te motiveren om een bepaalde doelstelling na te streven bij het begin van een nieuw werkjaar. Een incentive werkt zo teambuilding, teamspirit en motivatie in de hand. Vb. een sportcoach gaat met zijn team op reis om naar een bepaald evenement toe te werken; een bedrijf wil zijn directie/kaderpersoneel nieuwe strategische beslissingen voorleggen… Het kader en de sfeer waarin een incentive plaatsvindt, zijn uitermate belangrijk om het gunstige klimaat te scheppen waarin de doelstellingen van het bedrijf kunnen verwezenlijkt worden. De incentive is bij wijze van spreken het visitekaartje van het bedrijf. De reis moét slagen om de boodschap op de juiste manier te kunnen overbrengen. De elementen ‘verrassing’ en ‘waw’ factor spelen een grote rol in het welslagen van een incentive-reis. Hier spreken we dan ook over specialistenwerk. Een incentive is voor een firma van heel groot belang en meestal is er ook een vrij grote som geld mee gemoeid, zodat werkelijk niets aan het toeval mag worden overgelaten. Creativiteit en vakmanschap spelen hier een grote rol. Soms is men al lang voor de eigenlijke reis met de doelgroep bezig, vb. door middel van ‘teasers’. Een teaser is een kleine prikkel die de aandacht van de deelnemers moet vasthouden. Zo vergeten ze niet wat van hen verwacht wordt (vb. een target halen). De beste resultaten worden bereikt als er op regelmatige tijdstippen een teaser wordt verstuurd. Dat kan een mailtje zijn, een postkaart, een klein geschenkje dat verwijst naar de bestemming van de reis, … OPDRACHT : Bekijk de website van ‘De Buck Incentives’: https://www.debuckagency.com/services/incentive-reizen/ Vb. TUI Sports kan op vraag van een bedrijf een incentive organiseren inclusief een voetbalmatch. VIVES 9  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 De MICE sector (Meetings, Incentives, Congresses/Conferences en Events/ Exhibitions) is sinds de jaren ’80 in volle groei maar wordt in de toeristische sector toch eerder als een buitenbeentje beschouwd. Hoewel veel reisbureau(keten)s en TO’s zich graag inspannen om een goede incentive of meetcentive te organiseren, zullen zij de organisatie van congressen, evenementen, beurzen en meetings wellicht liever overlaten aan een gespecialiseerde firma. In België leveren diverse incentivehuizen, congresorganisatie- en evenementenbureau’s uitstekend werk. Zij zijn al dan niet lid van specifieke vakverenigingen zoals bv. SITE (Society of Incentive and Travel Executives) en IAPCO (International Association of Professional Congress Organisers). Voor meer informatie verwijs ik naar de vakliteratuur en het vak ‘MICE’ in semester 2. OPDRACHT : Bekijk de website van ‘Event Mosaic’: www.eventmosaic.be VIVES 10  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2 Onderdelen van een groepsreis 2.1 Transport 2.1.1 Autocar In de reissector wordt veelvuldig gebruik gemaakt van de autocar als onderdeel van een georganiseerde groepsreis. Belangrijk om weten is dat het hier gaat om autocars die worden ingehuurd door de reisorganisator. In tegenstelling tot de trein en het vliegtuig, spreken we hier echter niet van een gecharterd toestel. Daarnaast winnen de private lijndiensten ook meer en meer aan belang. Het gaat hier voor alle duidelijkheid niet om het openbaar transport van bv. De Lijn, maar om (nationale en) internationale lijndiensten zoals Flixbus die reizigers vervoeren van de ene (grotere) stad naar de andere. Voor de organisatie van groepsreizen zijn deze laatste niet interessant, maar voor de volledigheid, bespreken we kort een aantal algemene zaken en geven we een kort overzicht van de belangrijkste internationale lijndiensten. 2.1.1.1 Autocar versus autobus Autobus Autobussen worden specifiek gebouwd om mensen over korte stukjes te transporteren. Zo zijn er staanplaatsen, verlaagde instap voor rolstoelgebruikers, een bel om je volgende halte te vragen, een digitale aanduiding van de haltes etc. Bagageruimte is er niet of zeer beperkt. Autocar Autocars zijn meestal veel comfortabeler dan autobussen. Dat is ook nodig, want met een autocar worden over het algemeen veel langere trajecten afgelegd dan met een autobus. Autocars worden meestal ingelegd voor eendaagse en meerdaagse toeristische reizen. Typisch aan een autocar zijn de zitjes per twee die naar voor uitzien. VIVES 11  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 De technische vereisten voor een autocar en een autobus zijn hetzelfde: lichten, motor, remmen, ophanging, brandstofleidingen en -reservoir, uitlaat… Intussen rijden er ook al elektrische autobussen en autocars. Momenteel zijn die vooral handig bij vaste trajecten en uurregelingen. Autocars voor ongeregeld vervoer (zie verder) moeten daarnaast nog voldoen aan kwaliteitsvereisten. Om het comfort te bepalen, kijkt men onder andere naar - de zetelafstand (aantal cm van het hetzelfde punt van de armleuning tussen 2 rijen zetels), - de beenruimte (aantal cm van de rugleuning van de vorige zetel op kniehoogte tot het voorste punt van het zitvlak van de volgende zetel) , - de verstelbaarheid van de rugleuning, - aanwezigheid van armsteunen, - bekleding van de zetels, airco, verwarming, beglazing, geluidsinstallatie, bagageruim, … Daarnaast kan de autocarist een aantal pictogrammen op zijn autocar laten aanbrengen. Zo is er een pictogram voor de aanwezigheid van - een koelkast - mogelijkheid tot restauratie aan boord (boiler/klein keukenelement) - vestiaire - airconditioning - video/multimedia uitrusting - wc/wastafel (watergespoeld of chemisch) De stickers met de van toepassing zijnde pictogrammen, worden meestal vooraan naast de instapdeur en achteraan op de bus aangebracht. Het comfort aan boord kan bovendien soms aangepast worden: de autocarist kan het aantal zetels in zijn autocar veranderen door zetels weg te nemen en de overige over rails verder uit elkaar te schuiven. Op die manier wordt meer beenruimte gecreëerd. Naast de klassieke autocars die meestal een 50-tal passagiers kunnen meenemen en rond de 12 meter lang zijn, vinden we nog een aantal andere types regelmatig terug: - dubbeldek autocars hebben een bovendek en een trap er naar toe. Hierin kunnen meestal 70 à 80 passagiers mee. - mini- en midicars met een kleinere capaciteit. - Royal class autocars hebben zetels die minstens 100 cm uit elkaar staan, beensteunen en een rugleuning die meer dan 35° achteruit kan hellen VIVES 12  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 - autocars met couchettes. Dit kunnen vaste slaapcabines zijn (meestal onderaan) of zetels die kunnen omgevormd worden tot 2 slaapplaatsen boven elkaar. - autocars met 2 klassen aan boord: achteraan minder beenruimte en hellende rugleuning, vooraan meer beenruimte en hellende rugleuning. - autocars met 2 configuraties. In deze autocars kunnen zetels worden weggenomen om meer beenruimte over heel de autocar te creëren. - autocars voor mindervaliden beschikken over hechtingspunten voor rolstoelen, lift, aangepast toilet… - in VIP autocars staan de stoelen meestal niet in de rijrichting, maar bijvoorbeeld in salonvorm met een tafel tussenin. - autocars met zithoek zijn meestal dubbeldekkers met bovenaan de reguliere zitplaatsen en onderaan een zithoek (met eventueel een keukenblok/toilet…). - special event coaches zijn speciale autobussen/autocars vb. oldtimers, vergaderbussen, huwelijksautocars… - gelede bussen zijn langer dan 18 meter en hebben een harmonicagedeelte in het midden om bochten te kunnen nemen. bus Het moet echter gezegd dat een doorsnee klant meestal over ‘bus’ zal spreken, ongeacht of het nu over een autobus of een autocar gaat. Ook beroepsverenigingen zoals BAAV spelen hierop in door onder meer hun recentste marketing campagne ‘Busfan’ te noemen. Zie www.busfan.be 2.1.1.2 Wettelijk kader Zoals in de inleiding vermeld, dienen we allereerst een onderscheid te maken tussen geregeld transport, bijzonder geregeld transport en ongeregeld transport. Geregeld Bij geregeld transport gaat het om vaste lijndiensten die worden transport uitgevoerd door een autocarmaatschappij zoals De Lijn in Vlaanderen of TEC in Wallonië. De toestellen die deze maatschappijen gebruiken, noemen wij ‘autobussen’. Ook Flibco, FlixBus, Greyhound… zijn lijndiensten. Deze maatschappijen vervoeren hun klanten meestal over veel langere trajecten en gaan bijgevolg gebruik maken van ‘autocars’. VIVES 13  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Bijzonder Bijzonder geregeld transport is een speciale soort geregeld transport. geregeld Meestal gaat het hier om werknemers of scholieren die dagelijks van en transport naar het werk/school worden gebracht. Zowel De Lijn als private autocarondernemingen kunnen deze transporten uitvoeren. Bijzonder geregeld transport is niet bruikbaar in de toeristische sector. Ongeregeld Ongeregeld transport behelst alle andere vormen van transport transportmogelijkheden. Zie hoofdstuk 4: soorten autocarreizen. Dit is het soort transport dat in de reissector het meest van al wordt gebruikt en waarbij ‘autocars’ worden ingezet. Rij- en Bij het opmaken van een reisroute voor een toeristische reis (ongeregeld rusttijden transport) moeten reisorganisatoren rekening houden met de Europese rij- en rusttijdenregeling. Deze wetgeving bepaalt hoe lang een chauffeur in één ruk mag rijden, hoeveel rust hij tussen twee ritten door minimaal moet nemen, hoe lang hij per dag mag rijden etc. tachograaf Dit wordt gecontroleerd door een tachograaf, een schijf (fysiek of digitaal) in de autocar die een aantal gegevens registreert: de snelheid waarmee wordt gereden, de rijtijd, de rusttijd… Verder in deze cursus zien we deze regeling in detail. 2.1.1.3 Soorten autocarreizen ophaaldienst De meeste touroperators die autocarreizen samenstellen, geven hun klanten bij het vertrek de keuze uit een aantal opstapplaatsen verspreid over Vlaanderen of zelfs het hele land. Om de klanten echter niet bij het begin van de reis al ettelijke uren in de bus te laten zitten tot iedereen is opgepikt, maken de meeste touroperators gebruik van ophaaldiensten. Hiermee kunnen ze de mensen van uit verschillende hoeken van Vlaanderen/België oppikken en hen naar een centrale plaats brengen. Daar worden de mensen en hun bagage herverdeeld en komen ze terecht in hun eigenlijke bus naar hun geboekte bestemming. Bij de retour wordt dit in omgekeerde richting herhaald. Hiervoor wordt over het algemeen gebruik gemaakt van een extern bedrijf uit de buurt van de ophaalplaats in kwestie. Op die manier moet de touroperator ook geen rekening houden met veel extra rijtijd voor de rij/rusttijdenregeling van de chauffeur. Ophaaldiensten kunnen zowel voor pendelreizen, standplaats- en rondreizen als voor cruises, treinreizen … gebruikt worden. pendel Bij een pendelreis gaat het puur om het transport tussen België en een toeristische bestemming. De autocar brengt toeristen naar hun bestemming, zet ze af en brengt de toeristen terug mee die de week voordien op die bestemming verbleven. VIVES 14  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Reizigers die deze formule kiezen, gebruiken de pendelbus als alternatief voor het vliegtuig, maar verder kunnen we dit systeem zeer goed vergelijken met vliegpakketten, waarbij de reiziger zijn hotel kiest uit de brochure of van op de website van de touroperator, en er transport naar de bestemming en eventueel een transfer naar zijn eigen hotel bijkrijgt. Verder is er op deze bestemmingen meestal een host/hostess ter plaatse om de reizigers bij te staan. Pendelbussen rijden meestal ’s nachts. Het meest gebruikte systeem werkt als volgt: Klanten worden op vrijdagavond opgepikt in België via een ophaaldienst en naar een centrale vertrekplaats gebracht waar zij op de juiste bus stappen. Zij krijgen een zetel in royal class, een slaapzetel of een gewone zetel ter beschikking. Aan boord is een host/hostess aanwezig en wisselen 2 chauffeurs elkaar af. Op zaterdagmorgen komt de autocar aan op de bestemming (meestal worden een aantal bij elkaar liggende bestemmingen door dezelfde pendel bediend). De reizigers verblijven 1, 2 of 3 weken ter plaatse. Diezelfde avond vertrekt de bus terug uit de bestemming met andere passagiers. Zij komen op zondagochtend aan in België op de centrale vertrekplaats en worden van daaruit met een ophaaldienst terug naar hun eigen streek gebracht. Pendelreizen zijn door het grote aanbod aan lowcost airlines tegenwoordig niet meer populair. Een touroperator die zo’n pendeldienst aanbiedt, moet namelijk voldoende bezetting halen om een heel seizoen lang zo’n dienst in te richten, en heeft bovendien twee empty legs om rekening mee te houden (de lege eerste terugreis en de laatste lege heenreis). Toch is het goed om weten dat dit bestaat. Standplaats- Van zodra transport wordt gecombineerd met een toeristisch programma reis spreken we van toeristische reizen. Standplaatsreizen zijn toeristische Excursiereis reizen waarbij de klanten naar een vaste verblijfplaats worden gebracht. Vanuit dit centraal punt in een regio (of stad) worden uitstappen georganiseerd, al dan niet inbegrepen in de prijs of mits bijbetaling en reservering. s’ Avonds keert men telkens terug naar het centrale punt. Een andere naam voor een standplaatsreis, is een excursiereis. Als de afstand tussen vertrekplaats en standplaats te groot is, wordt er onderweg soms nog een nachtje geboekt in een etappeplaats. Dit kan zowel op de heen- als op de terugreis. Op toeristische reizen zoals standplaatsreizen en rondreizen is er naast één chauffeur normaal gezien ook een reisleider mee die de uitstappen begeleidt, zorg draagt voor praktische zaken, uitleg geeft bij de diverse bezienswaardigheden. Zij blijven samen met de autocar gedurende het volledige verblijf ter plaatse. VIVES 15  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Rondreis Rondreizen bieden het meest intense groepscontact doordat de groep tijdens de volledige reis samen blijft. Bij rondreizen trekt de bus van de ene plaats/streek naar de andere. Overnachtingen gebeuren meestal maar 1 of maximaal 2 keer in hetzelfde hotel. Voordelen van een rondreis zijn dat je veel ziet op vrij korte tijd. Nadeel is dat dit een vrij vermoeiende reisvorm is. Er is namelijk geen of weinig vrije tijd en de klant wordt min of meer gedwongen van uit zijn koffer te leven. Bij rondreizen zal de reisleider dus extra waakzaam moeten zijn voor de groepsdynamiek. 2.1.1.4 Beroepsverenigingen FBAA De Federatie van Belgische Autobus- en Autocarondernemers en Reisorganisatoren is de enige federale beroepsvereniging van het land. De federatie - vertegenwoordigt haar leden bij nationale en internationale transportadministraties - verdedigt de beroepsbelangen van de leden - biedt een nationaal secretariaat aan - biedt persoonlijke dienstverlening aan (o.a. juridisch/fiscaal/economisch advies) - voert promotie voor de autocar -… BAAV In West-Vlaanderen hebben wij de Beroepsvereniging van Autobus- en Autocarondernemers van West-Vlaanderen. Naast lokale vertegenwoordiging zoals de FBAA dat doet, organiseert BAAV ook Busworld in Brussel. (Daarnaast is er nog een aparte organisatie die de andere Busworlds ter wereld organiseert) IRU De International Road Transport Union vertegenwoordigt het volledige beroepstransport over heel de wereld. Zij is dus de woordvoerder van de bus-, touringcar-, vrachtwagen- en taxiondernemers. De afdeling autobus en autocar zorgt onder meer voor de promotie, veiligheid, netheid, … van de voertuigen, stimuleert duurzaamheid en opleiding van bus- en autocarchauffeurs, informeert over wetgeving … Reisleiders Deze beroepsvereniging vertegenwoordigt de belangen van de reisleiders Vlaanderen die afstudeerden aan een door de FBAA of BAAV goedgekeurde cursus. CTA Coach Tourism Association in Groot-Brittannië. Via hun boekingswebsite http://www.coachtourismassociation.co.uk/ kan je specifieke informatie opvragen en boekingen maken voor touringcarreizen in de UK. VIVES 16  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 De website kwam er door de toenemende vraag naar touringcarreizen. Hoge brandstofprijzen, de vrees voor vertragingen in de luchtvaart, de sterkte van de euro tegenover het pond en het milieuvriendelijke karakter van een touringcarreis liggen aan de basis van de vernieuwde belangstelling. 2.1.1.5 Lijndiensten Dit onderdeel is niet van toepassing voor de organisatie van groepsreizen, maar word je voor de volledigheid meegegeven: FlixMobility Het van oorsprong Duitse FlixBus heeft zich in 5 jaar tijd opgewerkt tot de grootste busaanbieder in de wereld. FlixBus biedt intussen meer dan 350.000 dagelijkse verbindingen naar meer dan 2000 bestemmingen aan in 28 Europese landen en de Verenigde Staten, vanaf 5 euro per rit. In 2019 nam Flixbus zowel het Turkse Kamil Koç over, dat 61 steden in Turkije met elkaar verbindt (travel magazine, 2019), als Eurolines (Europees netwerk) en Isilines (binnen Frankrijk). In 2021 volgde de overname van Greyhound Lines, de grootste aanbieder van lange afstands autobusverkeer in Noord-Amerika (Travel Magazine, 2021). Zuid-Amerika en Azië zitten in de pijplijn. De populairste bestemmingen zijn Nederland, Frankrijk en Duitsland. Zo rijdt er tussen Brussel en Parijs elk uur een bus. Er zijn ook trajecten binnen België om grotere steden met elkaar en/of met de luchthavens te verbinden. Flixbus heeft geen eigen bussen, maar werkt in elk land samen met een aantal lokale partners (vb. Staf Cars uit Lommel, Coach partners uit Kortrijk…). Die lokale partners kopen de bussen (voorzien van digitaal comfort zoals stopcontacten en wifi), laten ze in Flixbus kleuren schilderen en rijden tussen de voor hen voorziene steden. De marketing gebeurt door Flixbus. Er is een FlixBus-app, gratis wifi aan boord, GPS-livetracking van de bussen… Met ‘FlixTrain’ biedt de aanbieder van goedkope en comfortabele busreizen sinds maart 2018 ook soortgelijke treinreizen aan. Voorlopig gebeurt dit alleen in Duitsland, waar concurrentie met Deutsche Bahn toegelaten wordt. In 2020 werd FlixTrain ook in Zweden geïntroduceerd. (Travel Magazine, 2020) FlixBus neemt niet alleen qua aanbod een leidersrol op in het segment van de internationale lijndiensten, ook qua dienstverlening en rollend materieel. Lees zeker het artikel van Travel360 uit de vakliteratuur van 7 maart 2019. Je vindt het in hoofdstuk 7. In 2023 ging Flixbus een samenwerking aan met Solmar uit Nederland. VIVES 17  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 BlaBlaCar Bus BlaBlaCar leerde je kennen in het cursusdeel over huurwagens. Deze Franse maatschappij biedt een autodeelplatform aan waarop privépersonen lege zitjes in een auto kunnen aanbieden en boeken. Om aan een bijkomende vraag te voldoen, startte BlaBlaCar in 2019 met BlaBlaBus, later herdoopt in BlaBlaCar Bus. Intussen biedt de maatschappij meer dan 70 routes aan naar meer dan 400 verschillende bestemmingen in 10 Europese landen. Daartoe nam het in 2021 het Franse Ouibus over. In België zijn er 7 routes vanuit/via Brussel (zuidstation), en 3 via Antwerpen. Greyhound Greyhound is wellicht de oudste en meest bekende aanbieder van (toeristische) langeafstandslijndiensten ter wereld. Greyhound bestond in 2014 precies 100 jaar. Intussen bieden zij meer dan 4000 bestemmingen aan in de Verenigde Staten, Canada en Mexico, vervoeren ze meer dan 16 miljoen passagiers per jaar en hebben ze 1600 autocars in hun vloot. Greyhound werd in 2021 overgenomen door Flix Mobility (supra). BoltBus is een ander merk van dezelfde groep, dat zich meer op de jonge reiziger richt. Flibco.com Flibco verzorgt vervoer naar de belangrijkste Europese luchthavens. In diverse grote steden rond de verschillende luchthavens zijn Flibcohaltes te vinden. De dienstregelingen zijn afgestemd op de vluchttijden. Eind 2019 lanceerde Flibco de dienst Door2Gate. Passagiers worden van aan hun deur tot de ingang van Brussels South Charleroi Airport begeleid, tegen een afnemend bedrag, afhankelijk van het aantal reizigers. (Travel Magazine, 2019). In juli 2022 lanceerde Flibco ook verbindingen naar Brussels Airport (FBAA, 2022). https://www.flibco.com/nl Buscenter Buscenter is een Italiaanse aanbieder van lijndiensten binnen Italië, en tussen Italië en Duitsland, België, Zwitserland, Frankrijk, Luxemburg en Slovenië. https://buscenter.travel/en/ CheckMyBus Tot slot is ook CheckMyBus nog het vermelden waard. CheckMyBus is géén lijndienstoperator maar een zoekprogramma waarmee je de beste of goedkoopste busverbinding kan zoeken. Zie www.checkmybus.nl VIVES 18  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.1.1.6 Comfort en veiligheid aan boord Comfort Zoals hierboven al vermeld is er, behalve het verschil tussen een ‘gewone’ autocar en een VIP-car, geen sterrenclassificatie voor autocars. In het toerisme worden meestal wel zeer goed uitgeruste autocars gebruikt (zie verder). Bij het opvragen van een prijsofferte bij een autocarist is het dan ook zeer belangrijk dat je weet om welk soort autocar het gaat. De prijs hangt nl. voor een deel af van het comfort en de veiligheidsvoorzieningen aan boord. Aanpassen Afhankelijk van je doelgroep, kan je een ander soort autocar inhuren. aan je Vb. Rolstoelgebruikers (medicar) doelgroep Kaartersvereniging (met tafeltjes aan boord) VIP-groep (VIP-cars met lederen zetels, loungeopstelling, champagnebar…) Op Busworld kan je diverse types autocars leren kennen. Extra In bepaalde gevallen kan het nuttig zijn een bus met extra comfort te voorzieningen voorzien. Een toilet, DVD en USB aansluiting zijn op de meeste touringcars vrijwel standaard tegenwoordig, maar er bestaan ook bussen met slaapcouchettes, een keukenblok… of een uitgebreider infotainmentsysteem zoals dat van Herman en Vandamme (van de firma Azimut). Bij ski- of fietstrips kan de autocarist een aanhangwagen of skibak voorzien. Ook catering aan boord is soms mogelijk (vb. ontbijt) Verkoopbare Let op het aantal plaatsen in de car (32/50/68…). Het aantal plaatsen dat plaatsen je doorkrijgt van de autocarist omvat altijd de klapstoel voor de gids of reisleider! Hou steeds rekening met het aantal verkoopbare plaatsen. In een 50- seater zul je slechts 49 seats aan klanten kunnen verkopen, de 50ste seat is voor je reisleider. Een 32-seater heeft maar 31 verkoopbare plaatsen, een 80-seater heeft er mogelijks maar 78, want soms zijn er twee klapstoelen vooraan. Controleer vooraf om problemen achteraf te vermijden. Andere Soms is een andere configuratie mogelijk. Let wel: dit kan gepaard gaan configuratie met verlies van comfort. Vb. Van 50 naar 54 seats, waarbij het keukenblok wordt verwijderd om plaats te maken voor 4 extra stoelen. Vb. Van 50 naar 40 stoelen, om plaats te maken voor enkele tafeltjes. Uiteraard moet daarbij ook de meerkost voor het ombouwen worden betaald. Voor zo’n ombouw heb je namelijk wel enkele uren tijd nodig. Plaatswissel De plaatstoewijzing in de bus wordt meestal bepaald door de datum van inschrijving. Sommige klanten vragen expliciet om vooraan te mogen zitten omwille van wagenziekte. Je bepaalt zelf hoe je hier mee omgaat: VIVES 19  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Mogelijks vraag je een doktersbewijs, of je vraagt je klant om bij vertrek met de andere klanten te overleggen… Bij excursie- en rondreizen 1 wordt soms een plaatswissel toegepast om de klanten toe te laten afwisselend eens vooraan, tussenin of achteraan te zitten. Daarbij schuiven de klanten rechts telkens 1 of meerdere rijen naar achter, terwijl de klanten links hetzelfde doen naar voor. Dit systeem zorgt er overigens ook voor dat de klanten elkaar gemakkelijker leren kennen. Ze zitten immers regelmatig naast een ander stel. 2.1.1.7 Timing en itinerary Opstapregeling Een gesloten groep vertrekt meestal uit één en dezelfde opstapplaats. Bij een open groep kan het nuttig zijn een opstapregeling uit te werken waarbij klanten vanuit diverse bestemmingen opgehaald worden. Daarvoor kun je al meteen de juiste car gebruiken en een logische opstaproute uitstippelen (vb. Ieper-Roeselare-Brugge en verder naar de bestemming), of je werkt met ophaalbusjes of taxi’s om de klanten naar een centrale opstapplaats te brengen (vooral geschikt als je klanten uit veel verschillende richtingen komen). Reistijd Reistijden kun je bijvoorbeeld berekenen aan de hand van de Michelin- kaart. Dit geeft je meteen het voordeel dat je de gewenste reisroute volledig zelf kunt bepalen en niet afhankelijk bent van standaard voorstellen van digitale routeplanners. Op een degelijke wegenkaart vind je niet alleen de afstand, maar ook extra gegevens die nodig/nuttig kunnen zijn voor het uittekenen van een mooie reisroute. (zie de groenomrande routes op een Michelin-kaart). En wat te denken bijvoorbeeld van de hoogte van bepaalde bruggen waar je autocar onderdoor moet? Een goede leidraad is een gemiddelde snelheid van 80 km per uur op autosnelwegen, 45 à 55km/u op provinciale wegen (45 voor België, 55 voor Franse wegen), 30 km/u op kleinere wegen en 10 km/u als je een stadscentrum door moet. Natuurlijk kun je ook via www.mappy.com of een andere routeplanner reistijden voor autocars uitrekenen. Je kan bij de criteria (opties) soms ingeven of je een opgave wilt voor een autocar met 2 of meerder assen, met of zonder ABS,… Let wel: niet alle benodigde informatie kun je van het web plukken (zie boven). Indien deze mogelijkheid er niet is, kun je misschien wel een vrachtwagen ingeven als criterium. Dit geeft meestal een goed beeld. Veelgebruikte planners zoals Waze en OpenStreetMap geven alleen auto’s weer waardoor de opgegeven timings niet zo accuraat zijn. 1 Zie uitleg onder hoofdstuk 1 VIVES 20  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Itinerary Je reisroute hangt nog van meer factoren af: - hou rekening met de maximum hoogte en breedte van je autocar - autocars worden niet altijd toegelaten in bepaalde stadscentra (vb. Brugge) - soms mogen autocars maar tot bepaalde punten rijden, zodat de groep ook afstanden te voet moet afleggen. - Check altijd of hotels, musea, restaurants bereikbaar zijn per autocar, zeker voor een publiek dat minder goed te been is. OPDRACHT : - Wat is de gemiddelde hoogte en breedte van een standaard 50-seater? Bekijk hiervoor bijvoorbeeld: https://www.vanhool.com/nl/voertuigen/bussen/tserie/t15-alicron https://www.vanhool.com/nl/voertuigen/touringcars Rij- en Let op met de wettelijke (Europese) rij- en rusttijden voor chauffeurs! In rusttijden bepaalde landen gelden strenge controles (vb. Frankrijk!). Een reisorganisator is mee verantwoordelijk als er ongevallen gebeuren doordat de rusttijden van de chauffeurs niet werden gerespecteerd! Rusttijd Om de rusttijd goed te kunnen inschatten, is het nodig dat je zicht hebt op de berekening ervan. Zeer eenvoudig gesteld, geeft dit het volgende: Een dag bestaat uit 24 uur, waarvan er minstens 11 uur als rusttijd moet voorzien worden. De overblijvende 13 uur noemt men (in België) de amplitude: dit is de maximale diensttijd, de tijdspanne waarbinnen een chauffeur zijn ritten kan uitvoeren. Met andere woorden: de tijd tussen het moment waarop de chauffeur een nieuw controleschijfje in zijn tachograaf steekt (’s morgens) en het er terug uithaalt (’s avonds). OPDRACHT : Bekijk de website van ‘Belgium.be’: http://www.belgium.be/nl/mobiliteit/goederentransport/wegen/digitale_tac hograaf Drie maal per week mag de rusttijd ingekort worden tot 9 uur. Tijdens deze 3 dagen is de amplitude 15 uur (24 uren op een dag – 9 uur rusttijd). VIVES 21  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Na 6 dagen (6 x 24 uur), moet de chauffeur 45 uren rust nemen. Dit kan verminderd worden naar 24 uur, als de chauffeur de overblijvende 21 uur uiterlijk 3 weken na die ingekorte rust opneemt, bovenop de normale 45 uur. Bv. 6 dagen rijden – 24 uur rust – 6 dagen rijden – 45 + 21 uur rust. Bij langere buitenlandse reizen, maak je dus gebruik van de ingekorte rust zoals ik hierboven aanhaalde, of kan je de 12-dagen regel gebruiken. In je planning voorzie je dan geen rustdag maar mag je chauffeur 12 dagen aaneen rijden. Daarna dient de chauffeur 2 x 45 uur rust te nemen. (of 45 uur + een ingekorte rust van 24 uur waarvan het restant dan weer binnen de 3 weken moet opgenomen worden) Rijtijd Hoelang mag een chauffeur dan effectief rijden per dag? Men gaat uit van een maximale rijtijd van 9 uur per dag, waarbij de chauffeur maar 4.5 uur ononderbroken mag rijden. Daarna moet hij 1 chauffeur verplicht minstens 45 minuten pauzeren. (dit wordt bij de 12-dagen regel ingekort tot 3 uur ononderbroken rijden als het gaat om nachtelijke ritten) Maximaal 2 maal per week kan de rijtijd verlengd worden tot 10 uur per dag. 2 chauffeurs Indien een traject met 2 chauffeurs wordt afgelegd, mag elke chauffeur maximaal 10 uur rijden en wordt er nog een uurtje voorzien voor het wisselen van de schijven. De maximale ‘rijtijd’ is dus 21 uur, gevolgd door een ononderbroken rustperiode van 9 uur. Hierbij geldt uiteraard ook dat elke chauffeur niet langer dan 4.5 uur ononderbroken mag rijden. Op deze manier worden verre bestemmingen zoals bv. Barcelona in 1 rit bereikbaar. Opgepast: een 2e chauffeur moet ook betaald worden! Dit behelst: - zijn loon tijdens de ritten - de reis- en verblijfskosten (hotel/maaltijden/…) Dit maakt je reis een stuk duurder! Een 2e chauffeur neem je dus normaal gezien enkel mee als het gaat om lange, ononderbroken (nacht)ritten, dus vooral bij pendelreizen. Beide chauffeurs blijven meestal ook niet de hele reis bij de groep. De chauffeur die het grootste deel van de heenrit voor zijn rekening nam, wordt ergens onderweg bij een station of luchthaven afgezet, zodat die naar huis kan. De reis wordt verdergezet met 1 chauffeur. Op de terugreis wordt de 2e chauffeur weer opgepikt om de retourrit te helpen uitvoeren. Opgepast: je dient rekening te houden met de plaats waar de autocaronderneming gevestigd is. Ook de tijd die de chauffeur nodig heeft - om vanuit zijn standplaats naar de vertrekplaats te rijden (en omgekeerd) - om de bagage in te laden en de mensen te laten instappen geldt mee voor de maximaal toegelaten rijtijd en amplitude! Bovendien rijdt een autocar trager dan een personenwagen. Je dient dus meer tijd in te rekenen voor dezelfde afstand. VIVES 22  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Om na te gaan hoe je een dag met een lange rit het best kan indelen, neem je de amplitude. Je trekt er de maximale rijtijd van af. De resterende tijd kan je spenderen aan lunch-, koffie- en plaspauzes. Je neemt daarbij best wat reserve voor files, wegenwerken… Hierbij is het belangrijk om ook het comfort van je reizigers mee te laten spelen. Zo is een minimale pauze van 45 minuten wettelijk gezien voldoende, maar om je klanten bijvoorbeeld een fijne lunch te bezorgen, reken je best anderhalf uur in. Zie ook hoofdstuk 3: Programmatie. Uit de praktijk Vb. Je plant een rondrit van 8 dagen vanuit de Westhoek naar Friesland. De langste ritten gebeuren op de eerste en laatste dag. De overige 6 dagen wordt er in Friesland zelf rondgereden en heb je ononderbroken ritjes van maximaal 1 uur. Tijdens 3 van deze dagen plan je een laatavondprogramma. De 3 dagen waarop de amplitude 15 uur mag bedragen, worden hiermee opgebruikt. Voor je heen-en terugreis dien je dus rekening te houden met een amplitude van 13 uur. Tijdens deze 13 uur mag de chauffeur maximaal 9 uur rijden, waarvan 4.5 uur zonder onderbreking. Je hebt dus 4 uur om pauzes te verspreiden over de dag. Dit levert bijvoorbeeld de volgende uurregeling op: (de effectieve rijtijd vind je in italic terug) 07u15: vertrek van de chauffeur uit de stelplaats. 07u45: inladen bagage en opstappen klanten 08u00: vertrek in Diksmuide. Een eerste stop moet dus verplicht voor 12 uur gebeuren (= max.4u30 rijtijd want het kwartiertje inladen geldt niet als volwaardige stop). 10u00: koffiestop in een wegrestaurant. 2u30 10u30: vervolg van de rit. Er zijn files onderweg waardoor de rit langer duurt. 12u30: stop in een wegrestaurant voor de lunch 4u30 13u45: vervolg van de rit 15u00: koffiestop met bezoek onderweg. De chauffeur moet hiervoor de autostrade verlaten en een stukje omrijden. 5u45 16u00: vervolg van de rit 17u00: voorziene aankomst in Leeuwarden, in een hotel op een kwartiertje rijden van het centrum 6u45 18u30: de chauffeur rijdt de klanten naar een restaurant in het centrum. 7u00 20u00: de chauffeur rijdt de klanten terug naar het hotel. 07u15 VIVES 23  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Klanten die nog langer in het centrum willen blijven, dienen op eigen kracht naar het hotel terug te keren. De chauffeur heeft immers zijn maximale diensttijd opgebruikt om 20u15 (= vertrek om 7u15 + 13 uur amplitude) Wat zegt ‘Dagelijkse rust is de periode waarin u niet mag werken. U mag ook niet BAAV? beschikbaar zijn. De dagelijkse rusttijd is een periode waarover u vrij over uw tijd kunt beschikken en geen verplichtingen tegenover uw werkgever heeft. Deze regels gelden voor de dagelijkse rust: - De dagelijkse rust moet minimaal 11 uur achter elkaar zijn. Tussen twee voldoende wekelijkse rusttijden mag u drie maal de dagelijkse rusttijd verkorten tot 9 uur. Deze verkorting hoeft u niet op een ander moment in te halen. - U mag de dagelijkse rust ook in twee delen nemen. Het eerste deel moet dan minstens drie uur zijn. Het tweede deel moet minstens 9 uur zijn. Andersom (eerst 9 uur en dan 3 uur) mag niet. Dagelijkse rust in twee delen telt mee als een normale dagelijkse rusttijd. - Binnen 24 uur na het einde van de vorige rusttijd (dagelijkse rust of wekelijkse rust) moet de nieuwe dagelijkse rustperiode zijn afgelopen. Dus als u op maandagochtend 8.00 uur klaar bent met uw wekelijkse rust, dan moet voor dinsdag 8.00 uur uw volgende rust zijn afgelopen. Voor 2 chauffeurs geldt een 30-uurs periode. Amplitude per dag - Amplitude is de duur tussen twee dagelijkse rustperiodes, d.w.z. de eigenlijke duur van een werkdag. De amplitude mag niet meer dan 15 uur duren, daar de chauffeur een minimale dagelijkse rustperiode van 9 uur moet hebben (= 24 uur - 9 uur (verminderde dagrust)). - In geval van een normale dagrust bedraagt de dagelijkse amplitude 13 uur (= 24 uur - 11 uur (normale dagrust)).’ (Deman, 2020) De regeling met rust- en rijtijden, inclusief alle uitzonderingen, kan vrij ingewikkeld lijken. Leg je je programma ter controle voor aan een autocarist, dan zal hij wellicht vlug kunnen oordelen of je binnen de regels bent gebleven of niet. VIVES 24  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.1.1.8 Prijs Aan wie vraag je een prijsofferte voor een autocarrit? Sommige touroperatoren en reiskantoren hebben een ‘huis autocarist’: een autocaronderneming met wie (bijna) altijd wordt samengewerkt, en met wie over het algemeen prijsafspraken werden gemaakt. Touroperatoren en reisbureau’s die slechts sporadisch een autocaronderneming nodig hebben, gaan af op gekende kwaliteit, of vragen meerdere offertes op ter vergelijking. BTW De BTW regeling voor autocars is niet vergelijkbaar met andere BTW percentages in de toeristische sector. Er wordt 6% BTW gerekend, maar enkel op het Belgische gedeelte! Voor het buitenlandse deel gelden de regels van de betrokken landen. Laat deze berekening gerust over aan de autocarist. Hij zorgt ervoor dat het juiste bedrag wordt ingerekend. All in? Het gemakkelijkste is zonder meer een all-in prijsofferte te vragen, inclusief BTW en alle kosten zoals baantaksen, péages, tolgelden voor bruggen en tunnels, tolgelden voor steden, milieutaksen in steden, parkeergelden… Check steeds wat in de prijs vervat zit en wat niet! Bij twijfel contacteer je de autocaronderneming! Let wel: dranken uit de minibar zijn NOOIT inclusief. De opbrengst hiervan is immers voor de chauffeur, hij zorgt ook voor de inhoud van de minibar. Of zelf Werk je bij een autocarbedrijf, dan ga je uiteraard je prijs zelf berekenen. berekenen? Daarbij ga je uit van een vast bedrag per dag (afschrijving materiaal, loon van de chauffeur…) en tel je er een kilometerprijs per gereden kilometer bij (à vb. € 0.90). Voor meer informatie hierover kan je terecht bij de FBAA. Uiteraard dien je hier zelf alle bijkomende kosten bij te rekenen (BTW, baantaksen, péages, tol- en parkeergelden…) Noot: we oefenen in klas op het aanvragen van een offerte. Wie meewerkt aan ‘travel design’ berekent de prijs zelf aan de hand van de instructies van BAAV. De prijs die je krijgt op een offerte, of na berekening, is een globale prijs voor de huur van een volledige bus, onafhankelijk van het aantal personen dat er uiteindelijk gebruik van zal maken! Als reisorganisator dien je deze prijs zelf te verrekenen naar een prijs per persoon. Zie onder hoofdstuk 5: ‘prijsberekening’ Daarbij is het beslist nuttig om te weten dat het prijsverschil tussen bijvoorbeeld een 50-seater en een 32-seater niet evenredig is aan het verschil in zitplaatsen. Immers, de chauffeur krijgt hetzelfde uurloon, de kostprijs van beide bussen is niet zo uiteenlopend, en ook het verbruik, de taksen, parkeergelden etc. verschillen amper. VIVES 25  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Een 50-seater kost dus meestal niet veel meer dan een 30-seater. Je kan dus opteren voor meer ruimte voor een kleine meerprijs, of net kiezen voor de wendbaarheid van een kleinere autocar. Fooi Soms wordt ook de fooi voor de chauffeur via de autocaronderneming afgerekend, maar meestal dien je hiervoor een apart budget te voorzien, dat rechtstreeks aan de chauffeur wordt afgegeven. Daarbij heb je de keuze: ofwel stop je de fooi in je prijsberekening, ofwel laat je het over aan de klanten op de bus. In dit laatste geval kan de reisbegeleider een vast bedrag bij iedereen ophalen, of kan elke klant voor zich bepalen hoeveel fooi hij wenst te geven. Extra kosten Bij sommige autocarondernemingen krijgen chauffeurs een loon gebaseerd chauffeur op max. 9 uur per dag. Maak je gebruik van een uitzondering in de rij- en rusttijdenregeling, dan dien je meestal een bijkomend uurloon te betalen. Dit is ook het geval indien je programma ter plaatse zwaarder uitvalt als voorzien op je planning. Let op: de reiskosten voor de chauffeur(s), dwz. overnachtingen, alle maaltijden, dranken…, zijn ALTIJD ten koste van de groep. Dit wil zeggen dat je deze altijd moet inrekenen in je kostprijs! De verzekering voor de chauffeur(s) wordt geregeld via het autocarbedrijf, voor de deelnemers dien je eventueel zelf een verzekering af te sluiten. 2de chauffeur Een andere mogelijke bijkomende kost is een extra chauffeur, vereist voor programma’s met zeer lange heen- en retourritten, of pendels. Een tweede chauffeur heb je in principe alleen nodig op dagen waarop de maximum rijtijd wordt overschreden. Een tweede chauffeur heel je programma mee laten volgen, kost je veel, ook als je eventueel goedkopere accommodatie voor de chauffeur(s) voorziet. Daarom worden extra chauffeurs vaak per trein of vliegtuig terug naar huis gestuurd na aankomst op de bestemming. Ook dergelijke bijkomende transportkosten dien je, naast het bijkomende uurloon, in te rekenen in je prijs. Daarbij vergelijk je beide opties qua kostprijs en comfort en beslis je welke optie het best geschikt is voor jouw reis. Ander Hosts/hostessen en reisleiders/reisbegeleiders worden meestal niet via personeel de autocarist ingehuurd. Hier moet je in principe zelf voor zorgen. Ook deze reiskosten zijn ten laste van de groep en moeten ingerekend worden. VIVES 26  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.1.2 Vliegtuig 2.1.2.1 Lijnvlucht Groepsprijzen voor lijnvluchten kun je niet uit een GDS systeem halen. In dergelijke systemen zijn alleen prijzen en beschikbaarheden voor individuelen of gezelschappen van maximum 9 personen na te kijken. Je dient het groepsdepartement van een luchtvaartmaatschappij, of een broker te contacteren (zoals GroupFlights bijvoorbeeld). Van deze dienst krijg je een groepsprijs of IT-prijs, per persoon, met aangepaste voorwaarden (cfr. de ‘notes’ in Amadeus) en een optie op een contingent seats op de door jou gewenste vlucht (met deadline waarop je de optie moet teruggeven of bevestigen). Je geeft in je prijsaanvraag dus zelf op welke vluchten je wil, met vermelding van de code van de luchthaven van vertrek en aankomst, het vluchtnummer, datum, uur van aankomst en vertrek, … Vergeet niet na te vragen vanaf hoeveel pax je een gratis ticket voor je reisleider krijgt. Voor de uitvoering van je reis is het vragen van een blokseating handig. Zo wordt je groep in het vliegtuig niet verspreid geplaatst, maar zitten ze samen, ‘in blok’. Groepsprijzen zijn normaal gezien goedkoper dan prijzen voor individuele klanten, toch komt het meermaals voor dat je op het Internet of in je GDS een (veel) goedkopere prijs vindt dan de verkregen groepsprijs! De oorzaak hiervan ligt in de aan het tarief verbonden voorwaarden: SU- rule, tickets onmiddellijk uit te geven na reservatie (waar je de naam van de klant voor nodig hebt), geen opties mogelijk, zeer beperkt aanbod … Twee zaken zijn belangrijk om te onthouden hierbij: - Bij de organisatie van een groepsreis is het uiteraard niet mogelijk ons aan dergelijke stricte regels te houden. Bij het opmaken van de reis, kennen wij immers de namen van de klanten nog niet, wij hebben wél een optie nodig om het benodigde aantal seats voor onze groep te kunnen blokkeren… Als je de tijdlijn bekijkt, wordt dit zeker duidelijk. - Daarnaast mag je ook niet vergeten dat het aantal plaatsen dat is voorbehouden voor dergelijke zeer goedkope tickets, zeer beperkt is. Als je enkele individuele klanten boekt, is die klasse al volzet en dien je in een hogere klasse (aan een duurdere prijs) verder te boeken. Maak dan maar eens het gemiddelde van alle prijzen die je uiteindelijk betaalt voor 20 of 30 individuele tickets. De kans is groot dat je duurder uitvalt dan de groepsprijs. Als je bovendien bijvoorbeeld elke week een contingent van 20 pax neemt, dan kan je wel hele goede deals sluiten. Uiteraard heb je dan veel volume nodig. (Ryckasys, 2017) VIVES 27  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Bij de meeste luchtvaartmaatschappijen wordt de groep binnen het groepsdepartement beheerd (plaatsen blokkeren, passagiers afsplitsen, namen wijzigen, passagiers bijboeken of annuleren, etc.) maar meer en meer maatschappijen laten de reisagent zelf het dossier beheren in hun GDS, , nadat ze initieel een aanvraag indienden bij het groepsdepartement en de deal werd afgesloten. Daarbij is het dan uiteraard wel mogelijk om meer dan 9 pax te boeken in de door de maatschappij opgegeven boekingsklasse (groepen krijgen meestal een aparte letter toegewezen) en mits vermelding van de juiste codes. Dit betekent tijdswinst voor de maatschappijen maar houdt voor de reisagent een grotere verantwoordelijkheid in. 2.1.2.2 Charter Is je groep groot genoeg om een volledig toestel af te huren, dan contacteer je een chartermaatschappij rechtstreeks. Net zoals bij het huren van een autocar, krijg je dan een globale prijs voor het afhuren van het volledige toestel. Let erop dat je meestal een paar empty legs zult moeten meebetalen! 2 Een toestel volledig afhuren kan mogelijkheden geven tot personaliseren (cfr. dagtrip Lapland, headrest cover, andere service, meer of minder personeel aan boord…). Extra’s die een meerprijs inhouden, worden dikwijls alleen voor incentivereizen voorzien. Heb je echter maar een beperkt contingent plaatsen nodig op een bestaande chartervlucht (meestal een chartersessie), dan kun je terecht bij de touroperator, die de door jouw benodigde vlucht ingelegd heeft. Je bepaalt zelf hoeveel plaatsen je nodig hebt en krijgt hiervoor van de TO in kwestie een prijs per persoon. Net zoals bij lijndiensten, krijg je een optie op je contingent plaatsen. Hoe groot je groep moet zijn om een groepstarief te kunnen krijgen, hangt af van TO tot TO. Uiteraard heb je hierbij dan geen mogelijkheid tot personaliseren. Jouw groep is op dat moment maar een deeltje van de totale bezetting van het vliegtuig. 2.1.2.3 Prijs en comfort Het kan interessant zijn om een groepscheck-in aan te vragen. Op die manier checkt je volledige groep samen in, aan een aparte balie. Je groep wordt dan ook op het vliegtuig samen gezet. 2 Transport - 1TRM: een empty leg is een lege retour- of heenvlucht bij het huren van een volledig toestel. Bij vliegtuigcharters heb je dit meestal voor als je groep langer dan 1 dag op de bestemming blijft en het toestel dus niet op de groep blijft wachten maar tussendoor andere opdrachten uitvoert. Een vliegtuigtoestel moet immers zo veel mogelijk vliegen om te kunnen renderen. VIVES 28  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Vergeet de luchthaventaksen niet! Ook gratis pax moeten de volledige luchthaventaksen betalen! Eventuele verhogingen van de taksen, na het opmaken van je klantenofferte of reisprogramma in brochure/website, worden doorgerekend aan de klant. Daarbij hou je uiteraard rekening met de reiswet (Toepassingen Reiswet 1TRM). 2.1.3 TGV/Trein Het afhuren van een volledige trein (charter) of een contingent plaatsen op een bestaande lijn, komt in grote mate overeen met het huren van een vliegtuig of contingent seats. (groepsprijs per trein of per persoon, gratis pax vanaf x aantal seats bij het afhuren van een contingent…) leveranciers Voor beide neem je contact op met een treinoperator. In @lantis of de Online Bookingtool kun je immers geen groepen boeken (cfr. de GDS systemen) Voor België is NMBS Internationaal de meest evidente keuze. NMBS Internationaal heeft een groepsdepartement dat al je vragen kan beantwoorden. Franse diensten kun je via het groepsdepartement van Rail Europe (roepnaam voor SNCF voor de reissector) krijgen. OPDRACHT : Bekijk de website van ‘NMBS Internationaal: https://agent.b-europe.com Reisagenten (met login code) kunnen hier productinformatie van de HST- treinen en productfiches over allerlei treindiensten opvragen, boekingen maken,... Enkel productfiches kan je ook zonder login opvragen via deze weg: https://agent-pf.b-europe.com/nl OPDRACHT : Ook SNCF heeft een website voor de reissector: https://agents.mytraintravel.com/ Kijk op www.sncf-connect.com voor informatie over Franse treinen, de Parijse metro etc. Ook gespecialiseerde touroperators kunnen je helpen. Incento (Destin) uit Nederland is gespecialiseerd in allerhande ‘speciale’ treinen, en vertegenwoordigt het treinnet in oa. de USA, Australië, Canada… VIVES 29  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 OPDRACHT : Bekijk https://www.destintravel.nl/ontdek-destin/incento-treinreizen Bekijk de website van ‘Destin’: www.destintravel.nl Klik op ‘onze reizen’, ‘treinreizen’ – meer filters – ‘gezelschap’ -> ‘groeps- reis’. catering In veel gevallen kun je ook zorgen voor catering aan boord van een trein. Wie je daarvoor dient te contacteren, kom je via de treinoperator te weten. 2.1.4 Ferries/Eurotunnel Een ferry boeken voor een autocarreis kan op twee manieren: Ofwel regel je de overzet via je autocaronderneming, ofwel neem je rechtstreeks contact op met het groepsdepartement van de ferrymaatschappij of Eurotunnel of een GSA. Na opgave van datum én uur van heen- en terugreis, de grootte van de autocar en eventuele bijkomende wensen, krijg je meestal een globale prijs waar zowel autocar als passagiers in zitten. Soms krijg je een combinatie van beide: een aparte prijs voor de autocar (afhankelijk van de grootte, het aantal seats etc.) én een prijs per persoon. Meestal gaat het hier om nachtafvaarten waarbij een kajuit wordt geboekt. De chauffeur wordt meestal meegerekend in de prijs van de car. Daarbij is het belangrijk om weten dat er tussen de meeste ferrymaatschappijen en hun klanten binnen de reissector (touroperators, autocarondernemingen, grotere reisketens…) ‘incentive-contracten’ bestaan: vanaf een bepaald te negotiëren aantal overzetten, daalt de prijs per overzet opmerkelijk. (vb. een autocaronderneming die per jaar meer dan vb. 30 overzetten af neemt bij P&O, krijgt niet het normale groepstarief, maar een veel lager groepstarief, en dit voor al zijn overzetten!) Heb je niet veel vraag naar groepsreizen met bestemming UK, dan zoek je beter een autocaronderneming die deze bestemming frequent aandoet. Op die manier kun je gebruik maken van de lagere prijzen die je autocaronderneming bij de ferrymaatschappij kan bekomen. VIVES 30  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.1.5 Combinaties Soms dien je twee of meerdere transporttypes te combineren. Vb. - Autocar met ferry (supra) - Fly&Coach: Vliegtuig met een plaatselijke autocaronderneming - Train&Coach: Trein (TGV of nachttrein) met een plaatselijke autocaronderneming - Trein + ferry + plaatselijke autocaronderneming Dit gebeurt meestal als de bestemming te ver ligt om comfortabel in 1 of 2 dagen te bereiken. Het voordeel hiervan is dat je gemakkelijker grotere afstanden kan overbruggen, sneller en comfortabeler kan reizen én soms verblijfskosten voor de chauffeur kunt beperken. Immers, de chauffeur van de plaatselijke autocaronderneming woont op de bestemming en kan dus gemakkelijk iedere avond naar huis. Voor het opvragen van prijzen verwijs ik naar de hierboven aangehaalde onderwerpen. Een lokale autocaronderneming vinden, kan meestal via de lokale toeristische dienst of VVV. Het kan nog anders: autocarbedrijven die een goed lopend product hebben op een verdere bestemming, gaan soms een deel van hun eigen autocars op die bestemming positioneren. Op die manier kunnen hun reizigers snel naar de bestemming (met vliegtuig of TGV bv.) en kunnen ze ter plaatse rondrijden in de autocars van het autocarbedrijf waarbij ze hebben geboekt. VIVES 31  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.2 Accommodatie 2.2.1 Overnachting Om het meest geschikte hotel of verblijf voor een groep te vinden, dien je jezelf een aantal vragen te stellen: - is het hotel groot genoeg om je groep aan te kunnen? Let wel: ook als je groep in principe niet groter is dan het aantal beschikbare kamers in een hotel, kan de hotelier soms weigeren je groep te ontvangen. Vb. je hebt 20 dubbels nodig voor de nacht van zaterdag op zondag. Het hotel beschikt over 22 kamers. Als de hotelier je groep aanneemt, kan hij slechts 2 kamers voor een langere periode verhuren (vb van vrijdag tot maandag). Hij blokkeert op die manier zijn mogelijkheden om ook op vrijdag- en zondagavond (of langer) zijn kamers te verhuren. Let er daarom op dat het hotel ruim voldoende kamers heeft om naast je groep nog andere klanten aan te trekken. - kan het hotel eventueel in zijn geheel afgehuurd worden? Voor bepaalde groepen (incentives, druk programma binnen het hotel waardoor andere gasten kunnen gestoord worden…) is dit een zeer interessante formule. Let wel: de hotelier zal ook hier zijn kansen op het verhuren van kamers vlak voor en na het verblijf van jouw groep niet willen saboteren. Een hotel in zijn geheel afhuren heeft meer kans op slagen als je: - voor een langere periode huurt (vb. een week) - in zeer kalme periodes huurt (vb. een zakenhotel in het weekend) - zijn alle kamers identiek? Je zoekt problemen als je verschillende kamertypes aanbiedt aan dezelfde prijs! Klanten vergelijken graag hun kamer met die van hun reisgenoten. Heeft de ene klant zeezicht of een salonnetje en de andere klant niet, dan kan je gegarandeerd een klacht verwachten. Een duurder type kamer aanbieden mits betaling van een supplement, kan natuurlijk wel. - Zijn er voldoende kamers van verschillende types? Kun je singles krijgen, triple kamers, twins…? - Welke faciliteiten moet je hotel (kunnen) aanbieden? Denk bijvoorbeeld aan: - parking voor de autocar, bushalte in de buurt - bar/restaurant/welkombord in de hall/aparte hospitalitydesk - aparte bagageruimte - aparte sociale ruimte (infomomenten, avondanimatie…) - toegankelijkheid voor rolstoelgebruikers - zwembad/fitnessruimte/andere ontspanningsmogelijkheden - congresfaciliteiten, simultaanvertaling, audiovisueel materiaal - theaterzaal - gepersonaliseerde snoepjes voor op het hoofdkussen - kamers op dezelfde verdieping VIVES 32  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 - Welk maaltijdenregime biedt het hotel aan? Sommige hotels hebben alleen een ontbijtzaal en kunnen geen half of vol pension aanbieden. Dit is zeker zo in grootsteden. In dit geval dien je elke avond een restaurant buiten het hotel te zoeken. Sommige groepen (oudere) mensen vinden het comfortabeler om in het hotel te kunnen eten, andere vinden de afwisseling dan weer leuker. - Let wel: → Een half pension formule is meestal iets goedkoper dan elke avond in een ander restaurant te eten. Maar meer afwisseling maakt je programma soms wel leuker. Weeg voor- en nadelen af. → Sommige hotels hebben afspraken met restaurants uit de buurt en bieden op die manier een half pension formule aan. → Soms kun je een aparte eetzaal krijgen, met vb. een aangepast ontbijtbuffet (aan een goedkopere/duurdere prijs dan de normale ontbijtformule) → Let er op dat je ook bij een late aankomst nog een maaltijd kan krijgen. Het gewone menu wordt na sluiting van de keuken meestal vervangen door een koude schotel of een broodmaaltijd. → Idem dito voor een zeer vroeg vertrek: kan er al ontbeten worden voor de ontbijtploeg aan de slag gaat? - Vergeet niet: → Je kan pas in de namiddag inchecken! Het juiste tijdstip hangt af van hotel tot hotel. Meestal kan men op de kamer vanaf 14 à 16 uur. De gasten die de vorige nacht in de kamer doorbrachten moeten in de voormiddag uitchecken, en daarna dient er nog gepoetst te worden. Hou hier zeker rekening mee bij het opmaken van je uurregeling! 2.2.2 Prijs Groepsprijzen vraag je meestal op - via het groepsdepartement van het hotel rechtstreeks - of de hotelketen (vb. Accor). - Een incoming agent/DMC kan soms opmerkelijk lagere prijzen bedingen. - Ook bedbanks - en zelfs sales reps kunnen soms groepstarieven opgeven. Zo verzorgt Aviareps de sales activiteiten voor hotelketen Rotana Hotels (Travel Magazine, 2018). -Ook OTA’s zijn een mogelijkheid, vb. Expedia TAAP. Zie: https://travel360benelux.com//nl/expedia-taap/op-naar-de-zon/ Heb je moeite om de juiste partner te vinden, dan kan je hulp krijgen van een DVT of VVV. Probeer verschillende kanalen uit en vergelijk de bekomen prijs! VIVES 33  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 Let goed op extra kosten! Toeristenbelasting (verblijfstaksen) worden soms apart vermeld en zijn geen optie maar een verplichting! Reken deze door in je prijs naar je klant of vermeld duidelijk dat deze ter plaatse moeten betaald worden. Het komt immers uiterst onprofessioneel over als je klant ter plaatse nog onvoorziene verblijfstaksen moet betalen. Ook paytelevision (delicaat!), minibar, telefoonkosten, kosten voor het businesscenter kunnen de factuur doen oplopen. Zorg ervoor dat je in je prijsofferte aan de klant duidelijk meldt dat dit soort persoonlijke kosten ter plaatse door iedereen apart moet afgerekend worden. Voor je chauffeur en reisleider of reisbegeleider voorzie je een single kamer. De chauffeur moet in staat zijn ’s nachts goed uit te rusten, terwijl de reis(bege)leider ook ’s nachts ter beschikking van hun groep moet staan (bij ziekte van een klant of een ander noodgeval). Ook deze twee kamers dien je op voorhand te reserveren, de kost ervan reken je door in je prijs naar de klant indien je ze niet gratis kan krijgen. Dat laatste proberen we uiteraard altijd eerst! 2.3 Catering Eerst en vooral dien je te beslissen welke maaltijden je opneemt in je prijs. Dit hangt heel nauw samen met je programma, je doelgroep en je bestemming. Het meest courante is wellicht half of vol pension. Let daarbij op de juiste inhoud van de voorgestelde formules: - bij half pension krijgt de klant 1 avondmaal en 1 ontbijt per overnachting, - bij vol pension krijgt de klant er per overnachting nog 1 middagmaal bij. Let wel: er is een verschil tussen een hotel in HP of VP en een begeleide reis in HP of VP. De begrippen ‘half’ en ‘vol’ pension slaan bij groepsreizen op het aantal inbegrepen maaltijden in de reissom en dienen daarom niet noodzakelijk allemaal in het hotel genomen te worden! Dat zal trouwens meestal niet eens praktisch mogelijk zijn. Bij een klassieke rondreis van 8 dagen (7 overnachtingen), waarbij alle maaltijden inclusief zijn, wordt meestal ook het eerste middagmaal al ingerekend in de prijs. De klant krijgt dus eigenlijk 1 maaltijd meer dan de klassieke volpensionformule die je in een hotel zou krijgen. Daarenboven zijn de begrippen ‘half pension’ en ‘vol pension’ nog altijd voor veel klanten vrij verwarrend. Daarom formuleer je wat al dan niet is inbegrepen in de prijs, best op een andere manier (zie praktijkdossiers). Geef aandacht aan typische streekgerechten. Ook dat maakt (een belangrijk) deel uit van het leren kennen van een regio. Veel streken hebben daarvoor zelfs een specifieke website, bv. www.streekproduct.be VIVES 34  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 2.3.1 Lunch en diner De meeste restaurants (al dan niet behorend tot een hotel), bieden speciale groepsmenu’s aan. Daarbij is het de bedoeling dat je ten laatste een paar dagen voor de maaltijd je keuze doorgeeft én dat heel de groep hetzelfde eet. Meestal stuurt het restaurant je een aantal mogelijkheden in verschillende prijsklassen (meestal 3 gangen). Afhankelijk van de grootte van de groep, krijg je de maaltijd voor je chauffeur en/of reisleider gratis. Een paar tips voor het maken van de juiste keuze: - Pas op: buffetten kunnen zwaar tegenvallen. Zorg dat je een zeer goede beschrijving krijgt van de inhoud en kwaliteit. In Coronatijden worden buffetten ofwel georganiseerd met bediening, of vervangen door bediening aan tafel. - Let ook op met lokale gerechten. Zorg er op zijn minst voor dat je weet wat het gerecht inhoudt (vb. Tripes in Frankrijk) voor je besluit om het je klanten voor te schotelen. Over het algemeen is er minder risico met zoetigheden (desserts, koekjes bij de koffie, …) dan met hartige gerechten. Af en toe vraagt een groep net naar typische diners of lunches. Vb. een pannenkoekenrestaurant in Bretagne (voor de alom gekende hartige boekweitpannenkoeken), choucroute in de Elzas… - Soms dien je je menu’s aan te passen aan je doelgroep en/of je programma: koosjer, vegetarisch, specifieke wensen, de juiste hoeveelheden, gastronomisch, picknick in buitenlucht… (voorzie bij dit laatste altijd een regenprogramma!) - Vb. Een groep jonge avonturiers dat er net een rafting op heeft zitten zal liever een couranter menu met stevige porties krijgen, dan 7 gangen vol liflafjes. Meestal kun je voor dit soort speciale wensen bij het hotel terecht, of kan de lokale toeristische dienst je helpen zoeken naar het juiste restaurant. - Zorg voor voldoende variatie! Als je ruim voor vertrek van ieder restaurant en hotel de menukeuzes krijgt, kun je ervoor zorgen dat de klanten niet twee maal (na elkaar) hetzelfde voorgeschoteld krijgen. Op sommige bestemmingen is echter niet zoveel keuze als op andere (vb. in Israël krijg je opvallend veel kip). - Bij gesloten groepen kun je er eventueel voor opteren om de klant zelf de menukeuzes te laten maken. Let er echter voor op dat je jezelf daarmee niet meteen de taak oplegt om alle menu’s te moeten vertalen. VIVES 35  Product Development & Management An Kestier Academiejaar 2024-2025 - Voorzie v