Gestione di progetti: Obiettivi e politiche

OK, ecco gli appunti di studio dettagliati in italiano con lo stile richiesto:

Elementi di Project Management: Pianificazione

• Le attività principali del Project Manager (PM) sono: pianificare, integrare ed eseguire i piani.
• Pianificare significa identificare gli obiettivi di progetto e aziendali, e definire le procedure necessarie per raggiungerli.
• Integrare significa unire sinergicamente i contributi delle singole unità per realizzare il prodotto/servizio finale.
• Eseguire i piani implica orchestrare le risorse aziendali per raggiungere gli obiettivi del progetto in base alla pianificazione.
• La pianificazione è necessaria per ridurre l'incertezza, aumentare l'efficienza, migliorare la comprensione degli obiettivi e consentire il monitoraggio del lavoro.
• La pianificazione si basa su un insieme di assunzioni riguardanti obiettivi, benefici, fattori ambientali, risorse e caratteristiche del prodotto/servizio.
• Successivamente, viene prodotto il Project Management Plan, che definisce come eseguire, monitorare, controllare e chiudere il progetto.
• Le assunzioni importanti nella pianificazione riguardano fattori ambientali (condizioni di mercato etc.) e organizzativi (metodologie esistenti etc.).
• Entrambi i tipi di fattori sono input di default per la pianificazione.
• Pianificare implica determinare cosa fare, quando, come e chi lo fa.
• Le nove componenti principali della pianificazione includono: obiettivi, programma, schedulazione, budget, previsione, organizzazione, politiche aziendali (policy), procedure e standard.
• È essenziale documentare le assunzioni alla base della pianificazione.
• La pianificazione può essere strategica (5+ anni), tattica (1-5 anni) o operativa (6 mesi-1 anno).
• Le previsioni operative sono più semplici e meno sensibili ai fattori ambientali/organizzativi.
• Politiche, procedure e standard variano da progetto a progetto, mentre le politiche sono più stabili.
• Il Project Management applica conoscenze, capacità e tecniche alle attività di progetto per soddisfarne i requisiti.
• I requisiti vengono soddisfatti rispettando costi e tempi, in accordo con le prestazioni e qualità volute, e usando efficientemente le risorse disponibili.
• La sostanza del Project Management è applicare e integrare un insieme di processi.
• Il PMI (Project Management Institute) ha identificato 49 processi raggruppati logicamente in 5 macrocategorie: avvio, pianificazione, esecuzione monitoraggio e controllo, e chiusura.
• La gestione di un progetto include in linea di massima identificare i requisiti, considerare le varie esigenze ed aspettative durante la pianificazione e bilanciare i vincoli del progetto.
• I vincoli sono bilanciati in conflitto (Ambito, Qualità, Schedulazione, Budget, Risorse, Rischio).
• La relazione tra i fattori elencati sopra è tale che, al modificarsi di uno dei fattori citati, almeno un altro potrà esserne influenzato.
• Se si riduce la schedulazione, è spesso necessario aumentare il budget per aggiungere ulteriori risorse in modo da completare la stessa mole di lavoro in minor tempo.
• Qualora non fosse possibile aumentare il budget, l'ambito o la qualità potranno essere ridotti per fornite un prodotto in minor tempo con lo stesso budget.
• Un progetto ha successo se concluso nei tempi, nel budget, rispettando specifiche e performance, con l'accettazione del committente, con minimi cambiamenti dello scopo iniziale, senza impatti negativi e senza cambiare la cultura aziendale.
• Il successo di un progetto è responsabilità di project manager, line manager, collaboratori e top management.
• Il Project Management ha molte attività che investono diverse aree di conoscenza. Al fine di poter dare una visione di insieme, PMI ha scomposto la complessiva di gestione lungo due direttrici principali: Processi e Aree di Conoscenza pari a 10.
• Sono stati identificiati gruppi principali per i Processi: avvio, pianificazione, esecuzione monitoraggio e controllo, e chiusura
• Una serie di processi sono stati individuati per Aree di Conoscenza.

Pianificazione: Gestione del tempo

• Un progetto è un'iniziativa temporanea con caratteristiche di unicità.
• La natura temporanea dei progetti indica un inizio e una fine definiti.
• Il termine "temporaneo" non indica necessariamente una breve durata.
• La maggior parte dei progetti mira a creare un risultato durevole.
• Un progetto non è un impegno lavorativo continuativo, né l'applicazione di processi predefiniti e ripetitivi.
• Un progetto si distingue da attività continuative e richiede analisi ex-novo di tempi, costi e risorse, e una pianificazione in un intervallo di tempo finito.
• Il tempo è la risorsa più preziosa nella gestione dei progetti.
• Il tempo influenza la comunicazione, elemento essenziale per la collaborazione, e permea la gestione progettuale. Il tempo è fondamentale in due momenti principali: l'ex-ante (avvio e pianificazione) e l'in-itinere (monitoraggio e controllo).
• È importante che chi gestisce i tempi del progetto sappia gestire il proprio tempo.
• Nella comunicazione, è importante ridurre al minimo la distanza temporale, soprattutto in progetti distribuiti geograficamente.
• Nonostante la forza della comunicazione asincrona, è cruciale la comunicazione sincrona.
• La comunicazione asincrona può ritardare la risoluzione dei problemi, mentre quella sincrona supera equivoci e malintesi.
• Una possibilità per superare le problematiche è quella di favorire la comunicazione sincrona, riducendo le differenze tra fusi orari.
• La riduzione della distanza temporale è un compromesso tra i vantaggi e gli svantaggi della comunicazione sincrona e asincrona.
• Alcuni strumenti di gestione del tempo includono: What, When e How.

Gestione del tempo ex-ante

• I progetti sono gestiti da un insieme di linee quida e strumenti molto rigorosi, ed il PMI ne prevede 49 processi.
• Non è sempre necessario seguire questi, ma adoperare in pratica manageriale degli strumenti meno formali e rigorosi, pensati ad hoc per soddsfare un fabbisogno informativo del manager in un solo momento.
• L'insieme quindi di strumenti servono a incrociare e/o presentare, attraverso l'uso di molteplici viste con granularità diversificata, informazioni relative alle componenti principali di un progetto: tempi, costi, uomini e qualità.
• Un progetto nasce con la creazione del cd. Project Charter, a valle del quale occorre dare risposta alle seguenti domande:
• What: struttura di suddivisione del lavoro (Work Breakdown Structure)
• When: Diagramma di Gantt (o diagramma a barre)
• Who: Matrice delle responsabilità, dell'affidabilità, della collaborazione e dell'informazione (RACI)
• How-Much: Stima di bugdet I vantaggi delle tecniche di schedulazione è di rappresentare il punto di riferimento della pianificazione e per fare previsioni.
• Supportano inoltre il management nel decidere come impiegare le risorse nelle varie attività, conformemente ai vincoli di costi e tempi.
• Forniscono visibilità agli addetti, permettendo al management di controllare i progetti e aiutandolo a valutare possibili alternative.
• Essi supportano anche il decision-making, usano l'analisi del tempo per individuare le risorse umane, strumentali, i costi necessari e forniscono di fatti la modalità per controllarne lo stato.
• Evidenzia l'eventuale tra attività, facilitano l'analisi delle situazioni.
• I sistemi sopracitati identificano il cammino più lungo o più critico per il completamento delle attività del progetto e supportano l'analisi del rischio.

Pianificazione (What, When e Who)

• Work Breakdown Structure è utile a risolvere i vari sottoproblemi e le rispettive integrazioni. Inoltre definisce le attività da eseguire, e i rispettivi rapporti intercorrenti. In questo modo semplifica molto l'attività, suddividendo nei:
  • Tempi di realizzazione
  • Costi di realizzazione
  • Risorse necessarie alla realizzazione
• Il Contenuto informativo dei Diagrammi di Gantt aggiungono ulteriori informazioni derivate dalla WBS, introducendo:
  • La coordinata temporale
  • I vincoli di precedenza dell'esecuzione
  • Lo stato di avanzamento
  • I punti di controllo, checkpoint o milestone che siano.
• E' quindi da considerarsi un utile strumento di supporto sia in fase di pianificazione che monitoraggio.
• Hanno sostanzialmente le coordinate X e Y, cartesiani se si vuole, in cui l'asse Y elenca e descrive le attività, mentre l'asse X rappresenta la coordinata temporare con apposita unità di misura.
• Rispetto ai Diagrammi di Gantt, quelli derivanti da PERT di fatto esprimono lo stesso contenuto informativo. A differenza di PERT che possono non esprimere informazioni sulla collocazione temporale esatta, ma focalizzano appunto l'attenzione sulla durata e i vincoli di precedenza, a solo attività elementari e non composte.
• SLACK Time, è la quantità di tempo che un'attività può essere ritardata senza provocare ritardo alle attività successive (free slack) o alla data di completamento del progetto (total slack).
• Te (indica il tempo minimo necessario dell'avvio di un'attività) T1 (tempo massimo entro cui un'attività può essere eseguita senza provocare ritardi al progetto) SLACK time T1 - TE
• L'Attività sul cammino critico(Cammino Critico o Critical Path (CP) è il cammino più lungo che determina la durata del progetto) hanno slack =0
• Un approccio utilizzato nel management è il diagramma PERT.
• Le attività nel diagramma PERT sono inter connesse e modificate secondo i seguenti punti:
  • DEVELOP PERT
  • SCHEDULE
  • RESOURCE
  • CONTROL
  • COST
  • TIME
  • MANAGEMENT
• La Matrice delle responsabilità (RACI) è un'altra matrice che prende nomi dalle singole iniziali dei differenti ruoli previsti in lingua inglese(Ruoli e Funzioni): -Responsible (R): esegue l'attività -Accountable (A): si prende la responsabilità del risultato dell'attività/ univocamente assegnato -Consulted (C): aiuta e collabora -Informed (I): informa
• l'how impatta la dimensione quali\quantitiva suddividendosi in due momenti distinti, l'ex ante, e, l'in itinere.

Strumenti ad hoc - Domande chiave

• What?, rispondere alle domande
  • Struttura di suddivisione del lavoro (Work Breakdown Structure) -Deliverable Breakdown Structure -Risk Management - Communication Management
• When? , rispondere alle domande -Diagramma di Gantt - PERT -CPM
• Who?, rispondere alle domande -RACI - Stakeholder Management
• how? molto / bene, rispondere alle domande
  • Strumenti per la stima di un budget -Stima dei costi - Guadagno Valore Management

Approfondimento WHAT?

• Un piano di progetto rappresenta la pianificazione ottimare di un un progetto, poichè pianifica la sequenza di esecuzione, tenendo conto dei vincoli di precedenza imposti dal fabbisogno di manufatti delle attività.
• In contrapposizione, un piano esecutivo, ne tiene conto anch'essi, rimodulando la precedenza dettata dal progetto, tenendo conto dei vincoli di tempi, costi e uomini.
• L'esempio del processo al piano di progetto inizia con il diagramma PERT per il nodo START.
• Successivamente si inizializza l'insieme MD(insieme dei manufatti a disposizione).
• Le assunzioni fondamentali per le successive fasi, sono che tutti gli input fondamentali debbano essere a disposizione, inserendo di conseguenze il diagramma, nonchè la scelta di collegare NI a tutti i nodi già tracciati in sui manufatti di output sono utilizzati all'attività AI.
• L'insieme di tutte le azioni porta a terminare la costruzione del diagramma ed a concludere con la definizione di i vari elementi per la chiusura finale.
• Processo di Qualità in un un'mpresa software: sono state individuate sei fasi principali. -Gestione Amministrativa, Miglioramento Qualità,Pianificazione Manageriale, Gestione Risorse Umane, Gestione Customer Relation e Progettazione. Le tecniche da applicare sono il PMF il quale corrisponde con il modello di processo dettagliati in base alla attività elementari con l'a algoritmo di trasformazione per il resto.
• il WHAT? come ben sappiamo è un'attenta fase di controllo qualità relativa anche al prodotto nonchè servizio ultimato, e varia in base alla tipologia ed a quello che viene richiesto in fase di sviluppo. Di fatti sono da considerarsi tre punti di vista importanti:
• QUALITA' IN USO (Correlata alla perenzione diretta dell’utente)
  • QUALITA' INTERNA (Misura in cui il codice software possiede attributi Statici)
    • QUALITA' ESTERNA ( Esprime il compertamento dinamio del software)

Gestione del Rischio

• Il rischio è un evento incerto che, se si verifica, ha un effetto positivo o negativo su un obiettivo del progetto.
• Esistono rischi noti (identificati e analizzati) e rischi ignoti (non identificabili a priori).
• Il rischio è legato all'incertezza ed ha impatto sul progetto nel suo complesso.
• Le attività di rischio comprendono: Identificazione, analisi e Pianificazione delle risposte
• Il Project Manager sarà coinvolto in prima linea rispetto al TEAM di progetto.
• Brainstorming, interviste, checklist saranno le prime azioni e tecniche da compiere. Analisi e processo di un rischio: -La prima analisi sarà di valutazione qualitativa, e successivamente quantitativa. -Le priorità di rischi saranno assegnate ai rischi; permettendo di concentrarsi sugli effetti più alti. La Risposta agli eventi sarà una previsione basata sui criteri scelti dal Piano di gestione del rischio stesso.

Strategie per la gestione del rischio

1. Strategie gestione minacce, si divide in: Evitare la minaccia (Eliminandola dal processo) Trasferire la minaccia (Subappaltare ad ulteriori enti) Mitigare la minaccia(Portare la probabilità ad un livello accattabile) Accetare la minaccia(Stanziare risorse per il rischi)

2. Strategie gestione opportunità

• Sfruttare le opportunità(Massimizzando la probabilità) -Condividere le opportunità(Coinvolgendo una terza parte) -Potenziare il Rischio(Tentare di aumentare per gli impatti) -Accettare il rischio(Attendere, senza agire in alcun modo)

Piano di contingenza : Accettare un rischio e prepararsi.

• Definire un Piano di Emergenza, una riserva contingente è un iter da controllare per un intero progetto.
• E' inoltre da considerarsi come buffer di schedulazione.
• Le attività di monitaraggio dovranno verificare al meglio la buona adeguatezza di una riserva residua.
• I fattori di criticità che possono essere attivati sono diversi, dai costi, al rischio, agli alternative poco costose o meno.
• Il Risk Management Framework sarà da applicare a tutto il modello di processo per garantire in tal modo gli obiettivi richiesti.

Esplora l'obiettivo principale del Project Management e come influisce sul successo aziendale. Approfondisci l'impatto degli strumenti come l'Earned Value e il ruolo del Project Manager nell'uso efficiente delle risorse. Comprendi come la pianificazione influisce sulla gestione dei tempi.