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Questions and Answers

¿Cuál es el principal reto archivístico en la conservación de documentos electrónicos?

  • Implementar tecnologías de la información y comunicación
  • Mantener la inalterabilidad de los procesos
  • Conseguir mantener los vínculos entre documentos electrónicos y físicos (correct)
  • Garantizar la accesibilidad de los documentos electrónicos

    • ¿Por qué es importante intervenir en todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos?

  • Para mantener los vínculos entre documentos electrónicos y físicos (correct)
  • Para reducir costos en la gestión de documentos
  • Para garantizar la accesibilidad de los documentos
  • Para cumplir con la legislación vigente

    • ¿Cuál es la base jurídica de los documentos electrónicos?

  • La ley de privacidad
  • La ley de archivo
  • Su formato digital original (correct)
  • La ley de propiedad intelectual

    • ¿Qué característica es fundamental para la conservación permanente de los documentos electrónicos?

    <p>La durabilidad</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el propósito de integrar las políticas de gestión de procesos con las tecnologías de la información y la comunicación?

    <p>Unificar la gestión de procesos y tecnologías</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es necesario para abordar los retos tecnológicos en la gestión de documentos electrónicos?

    <p>Una estrategia organizacional</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la función estratégica que implica a toda la entidad en la gestión de documentos electrónicos?

    <p>Ubicación en el orden organizacional</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que las tecnologías actuales solo reproducen en la gestión de documentos electrónicos?

    <p>El ordenamiento y desarrollo</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de los siguientes elementos es fundamental para la comprensión de un documento?

    <p>El contexto</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué características debe tener un documento auténtico?

    <p>Ser lo que pretende ser, haber sido creado o enviado por la persona que se presume, y haber sido creado o enviado en el tiempo presumido</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características se refiere a que el contenido del documento es creíble?

    <p>Fiabilidad</p> Signup and view all the answers

    Según la guía del Comité de Documentos Electrónicos del CIA, ¿qué es un documento?

    <p>Información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la principal diferencia entre un documento convencional y uno electrónico?

    <p>La forma en que se accede al contenido</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se entiende por integridad en un documento?

    <p>Que el documento esté completo e inalterado</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes personas no es una de las entidades actuantes en un documento?

    <p>Lector</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué se refiere a la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente?

    <p>Vínculo archivístico</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características de un documento es la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar?

    <p>Disponibilidad</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué aspecto del contexto de un documento se refiere a la información contenida en el documento mismo?

    <p>Información contextual</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características de un documento se refiere a su capacidad de ser completo y no haber sido alterado?

    <p>Integridad</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es la estructura lógica de un documento electrónico según la Guía?

    <p>La relación entre las partes que lo componen</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es la estructura física de un documento electrónico según la Guía?

    <p>El soporte físico y el software utilizado</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el propósito de mantener documentos que poseen características jakoautenticidad, integridad, disponibilidad y estructura?

    <p>Para utilizarlos como apoyo a la gestión y justificación a lo largo del tiempo</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué norma internacional hace énfasis en la importancia de las características de autenticidad, integridad, disponibilidad y estructura en la gestión de documentos?

    <p>ISO 15489-1</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál de las siguientes características de un documento se refiere a su capacidad de ser creíble y fiable?

    <p>Autenticidad</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el valor que se desarrolla en un documento una vez que ha perdido su utilidad administrativa?

    <p>Valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?

    <p>La frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos</p> Signup and view all the answers

    ¿Quién es el autor que define las características del documento electrónico en un artículo de 2003?

    <p>Cruz Mundet</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la definición de documento electrónico según el glosario del Proyectos Interpares?

    <p>Documento creado de forma electrónica</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el componente característico del documento electrónico que se refiere al mensaje que el documento trata de comunicar?

    <p>Contenido</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que fija el valor y las edades de los documentos?

    <p>La combinación de la tramitación administrativa y la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?

    <p>Su valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?

    <p>El valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el objetivo principal de la información contextual en la gestión de documentos?

    <p>Proporcionar información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que los metadatos describen según la Norma Internacional sobre Gestión de Documentos?

    <p>El contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué función cumplen los metadatos en la gestión de documentos?

    <p>describir el contexto, el contenido y la estructura de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se conserva mediante elementos internos del documento?

    <p>La información contextual.</p> Signup and view all the answers

    ¿Por qué es importante la información contextual en el caso de los documentos electrónicos?

    <p>Porque permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se entiende por 'datos sobre datos' en la Guía?

    <p>Los metadatos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué tipo de información proporciona la información contextual sobre los documentos?

    <p>Información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos.</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué relación existe entre los documentos y el fondo según la información contextual?

    <p>La información contextual relaciona los documentos con el fondo y el entorno administrativo y funcional.</p> Signup and view all the answers

    ¿Cómo se puede describir un documento escrito?

    <p>Un reflejo escrito de una relación política o social</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la principal característica de un documento jurídico?

    <p>Su capacidad de prueba jurídica</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es un documento notarial según la definición?

    <p>Una configuración escrita de una actuación jurídicamente relevante</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la definición de documento histórico?

    <p>Cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho</p> Signup and view all the answers

    ¿Quién define el documento como 'todo registro de información independiente de su soporte físico'?

    <p>A. Heredia Herrera</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la definición de documento según el Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos?

    <p>La combinación de un soporte y la información registrada en él</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la definición de documento administrativo según F. González Navarro?

    <p>Aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el valor principal de un documento en su edad administrativa?

    <p>Su valor primario</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué edad del documento se caracteriza por ser consultado con mayor frecuencia por parte de las personas que intervienen en su creación?

    <p>Edad administrativa</p> Signup and view all the answers

    ¿Dónde se localizan los documentos en su edad intermedia?

    <p>En Archivos Intermedios</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué edad del documento se caracteriza por ser consultado por un destino casi exclusivamente cultural e histórico?

    <p>Edad histórica</p> Signup and view all the answers

    ¿Por qué se clasifica a un documento como inactivo en su edad inactiva?

    <p>Porque es inactivo para la resolución de los asuntos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?

    <p>Su valor secundario</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué edad del documento se caracteriza por ser ubicado en un local propio destinado a su conservación definitiva?

    <p>Edad histórica</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?

    <p>La edad del documento</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que proporciona el valor administrativo a un documento?

    <p>La utilidad que tiene como antecedente administrativo para el productor</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la característica que hace que un documento mantenga su valor administrativo pleno, independientemente de su vigencia administrativa?

    <p>La utilidad que tiene como antecedente administrativo</p> Signup and view all the answers

    ¿Por qué un documento puede mantener su valor administrativo pleno, aunque haya perdido su vigencia administrativa?

    <p>Porque la utilidad como antecedente administrativo se mantiene</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que da vida a los documentos en un archivo administrativo?

    <p>La utilidad como antecedente administrativo</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el objeto de un sistema archivístico?

    <p>El fondo</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué caracteriza a un archivo administrativo?

    <p>Es algo vivo</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que hace que un documento tenga un valor administrativo pleno?

    <p>La utilidad como antecedente administrativo</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la relación entre los documentos y el fondo en un archivo administrativo?

    <p>El fondo es el objeto de un sistema archivístico</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el nivel de gestión que comprende todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos?

    <p>Nivel de gestión documental</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué categoría de necesidades se refiere a la responsabilidad organizacional?

    <p>Servir a la responsabilidad organizacional</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se establece en la creación y captura de documentos electrónicos en un entorno seguro?

    <p>Todos los anteriores</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la función principal de la gestión de documentos electrónicos?

    <p>Garantizar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que requiere un amplio rango de decisiones de diseño, de políticas y de procesos?

    <p>La gestión de documentos electrónicos</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se debe gestionar en términos de acceso, selección, etc.?

    <p>Los documentos electrónicos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la característica fundamental de los documentos electrónicos?

    <p>La dependencia de la forma física y de la tecnología</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que debe ser revisado en la gestión de documentos electrónicos?

    <p>Los tipos documentales</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el valor que se desarrolla en un documento una vez que ha perdido su utilidad administrativa?

    <p>Valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué determina la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos?

    <p>La tramitación administrativa</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?

    <p>Valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es el componente característico del documento electrónico que se refiere al portador físico del mensaje?

    <p>Medio</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que fija el valor y las edades de los documentos?

    <p>La frecuencia de la consulta con fines administrativos</p> Signup and view all the answers

    ¿Cuál es la definición de documento electrónico según el glosario del Proyectos Interpares?

    <p>Documento creado de forma electrónica</p> Signup and view all the answers

    ¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?

    <p>Valor histórico</p> Signup and view all the answers

    ¿Quién es el autor que define las características del documento electrónico en un artículo de 2003?

    <p>Cruz Mundet</p> Signup and view all the answers

    Study Notes

    Valor de los documentos

    • El valor administrativo de un documento se refiere a su utilidad en la tramitación administrativa.
    • El valor histórico de un documento se refiere a su utilidad para la investigación y se desarrolla plenamente cuando el documento ha perdido su vigencia y la consulta tiene una finalidad cultural o científica.

    La vigencia de los valores administrativo e histórico

    • La vigencia de los valores administrativo e histórico está determinada por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos.
    • La tramitación administrativa y la frecuencia de las consultas con esa finalidad fijarán el valor y las edades de los documentos y, como consecuencia, las etapas de formación de los archivos administrativos.

    Documento electrónico

    • Un documento electrónico se define como un documento creado de forma electrónica.
    • Los componentes característicos del documento electrónico son:
      • Medio (el portador físico del mensaje)
      • Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar)
      • Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje)
      • Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento)
      • 4 personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador)
      • Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente)
      • Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento)

    Características del documento electrónico

    • Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que es lo que pretende ser, ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
    • Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad.
    • Integridad: está completo e inalterado.
    • Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.

    Diferencias entre documento convencional y documento electrónico

    • Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.

    Estructura y contexto

    • La estructura se refiere a la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.
    • La estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y el software.
    • La estructura lógica de un documento electrónico es la relación entre las partes que lo componen y lo hace inteligible.
    • El contexto se refiere al entorno administrativo y funcional en que se ha generado el documento.
    • La información contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional en que han sido producidos, así como a otros documentos.

    Metadatos

    • Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
    • Los metadatos son una parte esencial de la información contextual y permiten verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos.

    Concepto de Documento

    • Un documento es un soporte continente de información apto para ser incorporado a un expediente.
    • El término documento se reserva para la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales, administrativas establecidas entre los hombres.

    Tipos de Documentos

    • Documento jurídico: cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado a ser prueba jurídica de un hecho.
    • Documento notarial: la configuración escrita de una actuación jurídicamente relevante realizada por un notario.
    • Documento histórico: cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho, pero careciendo de forma y fuerza legal.
    • Documento administrativo: aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente, y que acredita, mediante escritura o cualquier signo, una idea, un pensamiento o una realización humana.

    Edades de los Documentos

    • Edad administrativa: en ella, el documento tiene pleno valor primario, sirve de garantía o prueba de un acto de naturaleza jurídica o administrativa.
    • Edad intermedia: los valores primarios han desaparecido, pero sin perder del todo su vigencia, y los secundarios, el valor informativo de todo documento, se están iniciando.
    • Edad histórica: predomina claramente el valor secundario, y su uso y consulta tiene un destino casi exclusivamente cultural e histórico.

    Valores de los Documentos

    • Valor administrativo: la utilidad que los documentos tienen como antecedente administrativo para el productor.
    • Valor histórico: la utilidad que los documentos tienen como testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene para el productor.

    Documento Electrónico

    • Definición: un documento creado de forma electrónica.
    • Componentes característicos: medio (el portador físico del mensaje) y contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).
    • Ciclo de vida: creación, gestión y conservación a largo plazo.
    • Niveles de gestión: organizacional, documental y tecnológico.
    • Categorías de necesidades: operativas, responsabilidad organizacional y documentación de la historia corporativa.

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    Description

    Los documentos tienen una utilidad administrativa y una utilidad para la investigación que se desarrolla con el tiempo. El valor histórico de un documento se manifiesta cuando pierde su vigencia y se consulta por motivos culturales o científicos. Aprende sobre la evolución del valor de los documentos.

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