79 Questions
¿Cuál es el principal reto archivístico en la conservación de documentos electrónicos?
Conseguir mantener los vínculos entre documentos electrónicos y físicos
¿Por qué es importante intervenir en todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos?
Para mantener los vínculos entre documentos electrónicos y físicos
¿Cuál es la base jurídica de los documentos electrónicos?
Su formato digital original
¿Qué característica es fundamental para la conservación permanente de los documentos electrónicos?
La durabilidad
¿Cuál es el propósito de integrar las políticas de gestión de procesos con las tecnologías de la información y la comunicación?
Unificar la gestión de procesos y tecnologías
¿Qué es necesario para abordar los retos tecnológicos en la gestión de documentos electrónicos?
Una estrategia organizacional
¿Cuál es la función estratégica que implica a toda la entidad en la gestión de documentos electrónicos?
Ubicación en el orden organizacional
¿Qué es lo que las tecnologías actuales solo reproducen en la gestión de documentos electrónicos?
El ordenamiento y desarrollo
¿Cuál de los siguientes elementos es fundamental para la comprensión de un documento?
El contexto
¿Qué características debe tener un documento auténtico?
Ser lo que pretende ser, haber sido creado o enviado por la persona que se presume, y haber sido creado o enviado en el tiempo presumido
¿Cuál de las siguientes características se refiere a que el contenido del documento es creíble?
Fiabilidad
Según la guía del Comité de Documentos Electrónicos del CIA, ¿qué es un documento?
Información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual
¿Cuál es la principal diferencia entre un documento convencional y uno electrónico?
La forma en que se accede al contenido
¿Qué se entiende por integridad en un documento?
Que el documento esté completo e inalterado
¿Cuál de las siguientes personas no es una de las entidades actuantes en un documento?
Lector
¿Qué se refiere a la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente?
Vínculo archivístico
¿Cuál de las siguientes características de un documento es la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar?
Disponibilidad
¿Qué aspecto del contexto de un documento se refiere a la información contenida en el documento mismo?
Información contextual
¿Cuál de las siguientes características de un documento se refiere a su capacidad de ser completo y no haber sido alterado?
Integridad
¿Qué es la estructura lógica de un documento electrónico según la Guía?
La relación entre las partes que lo componen
¿Qué es la estructura física de un documento electrónico según la Guía?
El soporte físico y el software utilizado
¿Cuál es el propósito de mantener documentos que poseen características jakoautenticidad, integridad, disponibilidad y estructura?
Para utilizarlos como apoyo a la gestión y justificación a lo largo del tiempo
¿Qué norma internacional hace énfasis en la importancia de las características de autenticidad, integridad, disponibilidad y estructura en la gestión de documentos?
ISO 15489-1
¿Cuál de las siguientes características de un documento se refiere a su capacidad de ser creíble y fiable?
Autenticidad
¿Cuál es el valor que se desarrolla en un documento una vez que ha perdido su utilidad administrativa?
Valor histórico
¿Qué determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?
La frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos
¿Quién es el autor que define las características del documento electrónico en un artículo de 2003?
Cruz Mundet
¿Cuál es la definición de documento electrónico según el glosario del Proyectos Interpares?
Documento creado de forma electrónica
¿Cuál es el componente característico del documento electrónico que se refiere al mensaje que el documento trata de comunicar?
Contenido
¿Qué es lo que fija el valor y las edades de los documentos?
La combinación de la tramitación administrativa y la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos
¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?
Su valor histórico
¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?
El valor histórico
¿Cuál es el objetivo principal de la información contextual en la gestión de documentos?
Proporcionar información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos.
¿Qué es lo que los metadatos describen según la Norma Internacional sobre Gestión de Documentos?
El contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
¿Qué función cumplen los metadatos en la gestión de documentos?
describir el contexto, el contenido y la estructura de los documentos.
¿Qué es lo que se conserva mediante elementos internos del documento?
La información contextual.
¿Por qué es importante la información contextual en el caso de los documentos electrónicos?
Porque permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos.
¿Qué es lo que se entiende por 'datos sobre datos' en la Guía?
Los metadatos.
¿Qué tipo de información proporciona la información contextual sobre los documentos?
Información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos.
¿Qué relación existe entre los documentos y el fondo según la información contextual?
La información contextual relaciona los documentos con el fondo y el entorno administrativo y funcional.
¿Cómo se puede describir un documento escrito?
Un reflejo escrito de una relación política o social
¿Cuál es la principal característica de un documento jurídico?
Su capacidad de prueba jurídica
¿Qué es un documento notarial según la definición?
Una configuración escrita de una actuación jurídicamente relevante
¿Cuál es la definición de documento histórico?
Cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho
¿Quién define el documento como 'todo registro de información independiente de su soporte físico'?
A. Heredia Herrera
¿Cuál es la definición de documento según el Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos?
La combinación de un soporte y la información registrada en él
¿Cuál es la definición de documento administrativo según F. González Navarro?
Aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente
¿Cuál es el valor principal de un documento en su edad administrativa?
Su valor primario
¿Qué edad del documento se caracteriza por ser consultado con mayor frecuencia por parte de las personas que intervienen en su creación?
Edad administrativa
¿Dónde se localizan los documentos en su edad intermedia?
En Archivos Intermedios
¿Qué edad del documento se caracteriza por ser consultado por un destino casi exclusivamente cultural e histórico?
Edad histórica
¿Por qué se clasifica a un documento como inactivo en su edad inactiva?
Porque es inactivo para la resolución de los asuntos
¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?
Su valor secundario
¿Qué edad del documento se caracteriza por ser ubicado en un local propio destinado a su conservación definitiva?
Edad histórica
¿Qué es lo que determina la vigencia de los valores administrativo e histórico de un documento?
La edad del documento
¿Qué es lo que proporciona el valor administrativo a un documento?
La utilidad que tiene como antecedente administrativo para el productor
¿Cuál es la característica que hace que un documento mantenga su valor administrativo pleno, independientemente de su vigencia administrativa?
La utilidad que tiene como antecedente administrativo
¿Por qué un documento puede mantener su valor administrativo pleno, aunque haya perdido su vigencia administrativa?
Porque la utilidad como antecedente administrativo se mantiene
¿Qué es lo que da vida a los documentos en un archivo administrativo?
La utilidad como antecedente administrativo
¿Cuál es el objeto de un sistema archivístico?
El fondo
¿Qué caracteriza a un archivo administrativo?
Es algo vivo
¿Qué es lo que hace que un documento tenga un valor administrativo pleno?
La utilidad como antecedente administrativo
¿Cuál es la relación entre los documentos y el fondo en un archivo administrativo?
El fondo es el objeto de un sistema archivístico
¿Cuál es el nivel de gestión que comprende todo el ciclo de vida de los documentos electrónicos?
Nivel de gestión documental
¿Qué categoría de necesidades se refiere a la responsabilidad organizacional?
Servir a la responsabilidad organizacional
¿Qué es lo que se establece en la creación y captura de documentos electrónicos en un entorno seguro?
Todos los anteriores
¿Cuál es la función principal de la gestión de documentos electrónicos?
Garantizar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento
¿Qué es lo que requiere un amplio rango de decisiones de diseño, de políticas y de procesos?
La gestión de documentos electrónicos
¿Qué es lo que se debe gestionar en términos de acceso, selección, etc.?
Los documentos electrónicos
¿Cuál es la característica fundamental de los documentos electrónicos?
La dependencia de la forma física y de la tecnología
¿Qué es lo que debe ser revisado en la gestión de documentos electrónicos?
Los tipos documentales
¿Cuál es el valor que se desarrolla en un documento una vez que ha perdido su utilidad administrativa?
Valor histórico
¿Qué determina la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos?
La tramitación administrativa
¿Qué es lo que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva?
Valor histórico
¿Cuál es el componente característico del documento electrónico que se refiere al portador físico del mensaje?
Medio
¿Qué es lo que fija el valor y las edades de los documentos?
La frecuencia de la consulta con fines administrativos
¿Cuál es la definición de documento electrónico según el glosario del Proyectos Interpares?
Documento creado de forma electrónica
¿Qué es lo que se desarrolla cuando el documento ha perdido su utilidad administrativa?
Valor histórico
¿Quién es el autor que define las características del documento electrónico en un artículo de 2003?
Cruz Mundet
Study Notes
Valor de los documentos
- El valor administrativo de un documento se refiere a su utilidad en la tramitación administrativa.
- El valor histórico de un documento se refiere a su utilidad para la investigación y se desarrolla plenamente cuando el documento ha perdido su vigencia y la consulta tiene una finalidad cultural o científica.
La vigencia de los valores administrativo e histórico
- La vigencia de los valores administrativo e histórico está determinada por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos.
- La tramitación administrativa y la frecuencia de las consultas con esa finalidad fijarán el valor y las edades de los documentos y, como consecuencia, las etapas de formación de los archivos administrativos.
Documento electrónico
- Un documento electrónico se define como un documento creado de forma electrónica.
- Los componentes característicos del documento electrónico son:
- Medio (el portador físico del mensaje)
- Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar)
- Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje)
- Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento)
- 4 personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador)
- Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente)
- Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento)
Características del documento electrónico
- Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que es lo que pretende ser, ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y ha sido creado o enviado en el tiempo presumido.
- Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad.
- Integridad: está completo e inalterado.
- Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado.
Diferencias entre documento convencional y documento electrónico
- Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano.
Estructura y contexto
- La estructura se refiere a la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.
- La estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y el software.
- La estructura lógica de un documento electrónico es la relación entre las partes que lo componen y lo hace inteligible.
- El contexto se refiere al entorno administrativo y funcional en que se ha generado el documento.
- La información contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional en que han sido producidos, así como a otros documentos.
Metadatos
- Los metadatos son datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo.
- Los metadatos son una parte esencial de la información contextual y permiten verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos.
Concepto de Documento
- Un documento es un soporte continente de información apto para ser incorporado a un expediente.
- El término documento se reserva para la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales, administrativas establecidas entre los hombres.
Tipos de Documentos
- Documento jurídico: cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado a ser prueba jurídica de un hecho.
- Documento notarial: la configuración escrita de una actuación jurídicamente relevante realizada por un notario.
- Documento histórico: cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho, pero careciendo de forma y fuerza legal.
- Documento administrativo: aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente, y que acredita, mediante escritura o cualquier signo, una idea, un pensamiento o una realización humana.
Edades de los Documentos
- Edad administrativa: en ella, el documento tiene pleno valor primario, sirve de garantía o prueba de un acto de naturaleza jurídica o administrativa.
- Edad intermedia: los valores primarios han desaparecido, pero sin perder del todo su vigencia, y los secundarios, el valor informativo de todo documento, se están iniciando.
- Edad histórica: predomina claramente el valor secundario, y su uso y consulta tiene un destino casi exclusivamente cultural e histórico.
Valores de los Documentos
- Valor administrativo: la utilidad que los documentos tienen como antecedente administrativo para el productor.
- Valor histórico: la utilidad que los documentos tienen como testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene para el productor.
Documento Electrónico
- Definición: un documento creado de forma electrónica.
- Componentes característicos: medio (el portador físico del mensaje) y contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar).
- Ciclo de vida: creación, gestión y conservación a largo plazo.
- Niveles de gestión: organizacional, documental y tecnológico.
- Categorías de necesidades: operativas, responsabilidad organizacional y documentación de la historia corporativa.
Los documentos tienen una utilidad administrativa y una utilidad para la investigación que se desarrolla con el tiempo. El valor histórico de un documento se manifiesta cuando pierde su vigencia y se consulta por motivos culturales o científicos. Aprende sobre la evolución del valor de los documentos.
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