Ley de Archivos: Acceso y Conservación de Documentos

Documentos Históricos y su Conservación

• Los documentos históricos que presenten deterioro físico manifiesto deben ser reproducidos para preservar su integridad, autenticidad y acceso.
• La reproducción no debe afectar la conservación del documento.

Salida de Documentos

• La salida temporal de documentos administrativos solo está permitida por motivos legales.
• La salida temporal de documentos históricos es excepcional y requiere medidas de garantía para su integridad, seguridad y conservación.
• La autorización para la salida temporal de documentos históricos se otorga por motivos legales, procesos técnicos especiales o exposiciones culturales.

Control y Vigilancia

• El Archivo General de la Nación puede realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado para verificar el cumplimiento de la ley.
• La construcción de edificios públicos, adecuación de espacios y adquisición o arrendamiento deben tener en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

Propiedad y Manejo de Archivos Públicos

• La documentación de la administración pública es propiedad del Estado y está bajo su control.
• Los archivos públicos son un bien de uso público y no pueden ser enajenados.
• La administración pública puede contratar servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo con personas naturales o jurídicas.

Responsabilidad y Obligaciones

• Los servidores públicos deben entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados al desvincularse de sus funciones.
• Los funcionarios a cargo de archivos de entidades públicas tienen obligaciones específicas en cuanto a la custodia y conservación de los documentos.

Definiciones

• Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
• Archivo privado de interés público: aquel que tiene valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura y es declarado como tal por el legislador.
• Archivo total: proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
• Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
• Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
• Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación.
• Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
• Soporte documental: medios en los que se contiene la información, según los materiales empleados.
• Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.