Ley de Archivos: Acceso y Conservación de Documentos

Study Notes

Documentos Históricos y su Conservación

Los documentos históricos que presenten deterioro físico manifiesto deben ser reproducidos para preservar su integridad, autenticidad y acceso.
La reproducción no debe afectar la conservación del documento.

Salida de Documentos

La salida temporal de documentos administrativos solo está permitida por motivos legales.
La salida temporal de documentos históricos es excepcional y requiere medidas de garantía para su integridad, seguridad y conservación.
La autorización para la salida temporal de documentos históricos se otorga por motivos legales, procesos técnicos especiales o exposiciones culturales.

Control y Vigilancia

El Archivo General de la Nación puede realizar visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado para verificar el cumplimiento de la ley.
La construcción de edificios públicos, adecuación de espacios y adquisición o arrendamiento deben tener en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.

Propiedad y Manejo de Archivos Públicos

La documentación de la administración pública es propiedad del Estado y está bajo su control.
Los archivos públicos son un bien de uso público y no pueden ser enajenados.
La administración pública puede contratar servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo con personas naturales o jurídicas.

Responsabilidad y Obligaciones

Los servidores públicos deben entregar los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados al desvincularse de sus funciones.
Los funcionarios a cargo de archivos de entidades públicas tienen obligaciones específicas en cuanto a la custodia y conservación de los documentos.

Definiciones

Archivo público: conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público: aquel que tiene valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura y es declarado como tal por el legislador.
Archivo total: proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo: registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística: actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo y organización de la documentación.
Patrimonio documental: conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental: medios en los que se contiene la información, según los materiales empleados.
Tabla de retención documental: listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Description

Este cuestionario evalúa tu comprensión sobre la ley de archivos, específicamente en cuanto a la conservación y acceso a documentos históricos y administrativos. Aprende sobre losprotocolos de reproducción y autenticidad.