Archivística y Documentos de Archivo
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Questions and Answers

¿Cuál es la definición de archivística?

  • La técnica de almacenar documentos digitales.
  • El estudio exclusivo de la historia de los documentos.
  • El proceso de digitalización de documentos antiguos.
  • La disciplina que se enfoca en la teoría y práctica de los archivos. (correct)

¿Qué aspectos abarca la archivística?

  • Únicamente la creación de nuevos archivos.
  • La conservación de documentos deteriorados.
  • Solo la organización de documentos.
  • Tipología, organización, funcionamiento y planificación de archivos. (correct)

¿Qué relación tiene la archivística con la biblioteconomía?

  • Ambas son disciplinas completamente independientes.
  • La archivística y la biblioteconomía se centran en la conservación de libros solamente.
  • La archivística se relaciona con la gestión de documentos, mientras que la biblioteconomía se centra en la gestión de libros. (correct)
  • No tienen ninguna relación en términos de gestión documental.

¿Cuál de los siguientes no es un principio de la archivística?

<p>Principio de almacenamiento masivo. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué implica el ciclo vital de los documentos dentro de la archivística?

<p>Las etapas desde la creación hasta la eliminación de los documentos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿A qué se refiere el principio de procedencia en archivística?

<p>Al tratamiento archivístico basado en la fuente de los documentos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el valor primario de un documento en archivística?

<p>La utilidad actual para la administración. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de valor secundario se relaciona con la reconstrucción del pasado?

<p>Valor testimonial (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por 'continuum documental' en archivística?

<p>La interacción permanente entre el archivo y su contexto. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes características corresponde a la Edad Administrativa o Primaria según la Teoría de las Tres Edades?

<p>Se utilizan de manera activa para fines administrativos inmediatos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué subcategoría del valor secundario se refiere a documentos que no son esenciales pero contienen información relevante?

<p>Valor informativo (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto no se menciona como parte de la Edad Administrativa o Primaria?

<p>Destrucción de documentos (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la finalidad principal de la Teoría de las Tres Edades en Archivística?

<p>Describir el ciclo vital de los documentos según su uso (B)</p> Signup and view all the answers

Los documentos en la Edad Administrativa tienen valor primario porque:

<p>Se usan activamente para tareas administrativas. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de documentos son ejemplos de la Edad Administrativa?

<p>Actas de reuniones recientes (B)</p> Signup and view all the answers

Según la teoría de Schellenberg, el valor secundario de un archivo puede ser relevante para:

<p>Futuras investigaciones y entendimiento de contextos (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la característica principal de los documentos en la Edad Secundaria o Intermedia?

<p>Tienen un valor secundario y son menos utilizados. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la finalidad de conservar documentos en la Edad Secundaria o Intermedia?

<p>Para justificar actividades pasadas y auditorías. (A)</p> Signup and view all the answers

Los documentos de Edad Histórica o Permanente son especialmente útiles para:

<p>Investigaciones históricas y conmemoraciones. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es un ejemplo de documento que podría clasificarse en la Edad Secundaria o Intermedia?

<p>Contratos vencidos que aún deben conservarse. (D)</p> Signup and view all the answers

La duración de los documentos en la Edad Secundaria o Intermedia puede depender de:

<p>Los plazos legales y fiscales de conservación. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué valor tienen los documentos en la Edad Histórica o Permanente?

<p>Valor histórico, cultural o testimonial. (B)</p> Signup and view all the answers

Cuando un documento adquiere un valor histórico, ¿qué acción se recomienda?

<p>Transferirse a un archivo histórico o de conservación permanente. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la duración típica de conservación para documentos en la Edad Secundaria o Intermedia?

<p>De 5 a 10 años, o más según documentaciones específicas. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una característica fundamental de un archivo?

<p>Es un conjunto de documentos acumulados naturalmente. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué principio establece que un archivo tiene un origen institucional?

<p>Principio de procedencia. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de los siguientes NO es un requisito para considerar un conjunto de documentos como archivo?

<p>Deben ser de fecha reciente. (A)</p> Signup and view all the answers

¿A qué tipo de archivos pertenecen los documentos generados por los organismos descentralizados?

<p>Archivos de la Administración Periférica. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es correcta sobre la definición de archivo?

<p>Los archivos tienen un propósito de conservación y difusión cultural. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por conjuntos orgánicos en un archivo?

<p>Documentos que están ligados por un vínculo necesario. (A)</p> Signup and view all the answers

Los archivos de la Administración Central son importantes porque:

<p>Se ocupan de la gestión de políticas nacionales. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se requiere para que los documentos en un archivo sean útiles?

<p>Deben ser organizados y su información recuperable. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué se entiende por 'documento de archivo' en la archivística?

<p>Un soporte con información que puede ser utilizado como prueba documental. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes definiciones se asocia con la Ley de Patrimonio Histórico Español?

<p>Un documento es cualquier expresión en lenguaje natural o convencional en cualquier soporte. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto destaca el enfoque jurídico y testimonial de un documento de archivo?

<p>Proporciona testimonio material de actos oficiales o privados. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito principal de un soporte en un documento de archivo?

<p>Asegurar que la información se conserve en su estado original. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor un libro en el contexto de los documentos de archivo?

<p>Un registro en formato impreso para la preservación de información. (C)</p> Signup and view all the answers

Las cintas magnéticas son consideradas como:

<p>Soportes para almacenamiento de datos en formatos analógicos o digitales. (B)</p> Signup and view all the answers

Una carta se define como:

<p>Un documento escrito, generalmente dirigido a una persona o institución. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la característica clave de la información en un documento de archivo?

<p>Proporcionar valor informativo y de testimonio. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué son las 'fracciones de series' en el contexto de archivos documentales?

<p>Porciones de una serie completa separadas por razones geográficas. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la principal diferencia entre una sección y una colección documental?

<p>Las secciones reflejan divisiones administrativas y las colecciones carecen de un orden original de producción. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué criterio se puede usar para organizar una sección si no se puede clasificar administrativamente?

<p>Criterios funcionales o temáticos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué caracteriza a las colecciones documentales según Antonia Heredia?

<p>Son creadas intencionalmente y no responden a un orden original. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es incorrecta sobre las secciones de fondo?

<p>No pueden ser alteradas una vez creadas. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de colecciones son formadas por documentos de diferentes fondos?

<p>Colecciones artificiales. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué principio se busca preservar al organizar secciones documentales?

<p>El principio de procedencia. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué menciona el texto sobre las colecciones formadas por un coleccionista?

<p>Se agrupan de manera intencionada según intereses personales. (D)</p> Signup and view all the answers

Flashcards

Valor Secundario de un Documento

Valor histórico, cultural o informativo de un documento para futuras investigaciones o comprensión de contextos administrativos, sociales o políticos de su creación.

Valor Testimonial/Histórico

Valor de un documento que provee información clave para reconstruir el pasado, mostrando eventos y decisiones del contexto de su creación.

Valor Informativo

Valor de un documento que, aunque no sea crucial para la historia, contiene información relevante sobre personas, lugares o hechos útil para estudios futuros (demográficos, sociológicos, culturales).

Teoría de las Tres Edades

Marco conceptual que describe el ciclo de vida de un documento, desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente.

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Edad Administrativa/Primaria

Etapa en la que un documento se crea o recibe y se usa activamente para las tareas administrativas inmediatas.

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Valor Primario de un Documento

Valor directo de un documento en la actividad para la que fue creado, como la gestión diaria o la toma de decisiones.

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Vigencia Legal/Administrativa de un Documento

Duración de la validez legal o administrativa de un documento.

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Archivística

Disciplina que estudia teórica y prácticamente los archivos, incluyendo su tipología, organización, funcionamiento y planificación.

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Principio de procedencia

Los documentos deben ser preservados organizados conforme a la institución o persona que los creó.

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Ciclo vital de los documentos

Las etapas por las que pasan los documentos desde su creación hasta su eliminación o conservación.

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Teoría de las 3 edades de los documentos

Clasificación de los documentos según su valor: corriente, archivo intermedio y archivo definitivo.

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Principio de la evidencia del documento

Los documentos conservan evidencia de las actividades de una organización o individuo.

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Record Managment

Gestión de los documentos desde su creación hasta su eliminación, enfocada en los aspectos administrativos.

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Continuum documental

Todo el proceso de vida de un documento, desde su creación hasta su conservación.

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Clases de archivos

Diferentes tipos de archivos según su función y contenido.

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Archivo

Conjunto organizado de documentos, con características documentales, administrativas y legales, de una entidad.

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Documento de archivo

Documento con valor administrativo, legal e histórico, producido por una entidad.

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Carácter seriado del documento

Los documentos de archivo provienen de una actividad continuada.

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Génesis del documento

Proceso de creación del documento.

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Exclusividad del documento

Un documento es único e irrepetible.

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Interrelación del documento

Relación de un documento con otros documentos.

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Valor primario del documento

Valor del documento a causa de su función principal original.

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Valor secundario del documento

Valor del documento a causa de su posterior importancia, mas allá de su función original.

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Archivo

Conjunto de documentos generados por una persona o institución en sus actividades, mantenidos ordenadamente como evidencia e información.

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Principio de procedencia

Los documentos archivísticos deben mantenerse organizados de acuerdo a la institución o persona que los generó.

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Archivo de la Administración Central

Conjunto de documentos de ministerios y organismos del gobierno central.

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Archivo de la Administración Periférica

Documentos de organismos descentralizados del gobierno.

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Conjunto Orgánico de Documentos

Documentos interrelacionados, producidos por una institución en desarrollo de sus actividades.

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Edad Administrativa

Etapa en la que un documento se utiliza activamente para tareas administrativas inmediatas.

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Edad Secundaria

Etapa donde un documento conserva valor secundario, aunque se usa con menos frecuencia que en la edad administrativa.

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Edad Histórica

Etapa en la que un documento adquiere valor histórico, cultural o testimonial.

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Duración (Edad Administrativa)

Corta, relacionada con la validez legal o administrativa del documento.

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Duración (Edad Secundaria)

Variable, dependiendo de plazos legales o administrativos.

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Duración (Edad Histórica)

Indefinida, documentos conservados de forma permanente.

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Finalidad (Edad Administrativa)

Cumplir con objetivos inmediatos y resolver asuntos.

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Finalidad (Edad Secundaria)

Dar soporte a la justificación de actividades pasadas y servir como prueba documental.

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Finalidad (Edad Histórica)

Investigación histórica, conmemoraciones y estudios que necesitan testimonios documentales.

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Valor Secundario

Valor de un documento para auditorías, revisiones de procedimientos o justificación de decisiones pasadas.

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Superposición de datos

Repetición de información en documentos, sin un aporte nuevo significativo.

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"Fracciones de series"

Porciones de una serie completa separada por razones prácticas, administrativas o geográficas.

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Sección de fondo

Agrupación documental basada en las subdivisiones administrativas de una entidad.

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Colección documental

Agrupación documental artificial, no basada en la estructura administrativa.

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Principio de procedencia

Conservar documentos organizados por la entidad que los creó.

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Fuente de información registrada

Cualquier documento que guarda información, conservándola y comunicándola.

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Documento de Archivo

Soporte que contiene información con valor histórico, administrativo o legal, y permite su consulta y prueba.

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Soporte Material

El medio físico que contiene información, permitiendo su conservación.

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Información Registrada

El contenido del documento, la noticia o mensaje que transmite.

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Documento (en archivística)

Combinación de soporte e información, utilizable para pruebas o consultas históricas/administrativas.

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Libro (como soporte)

Soporte impreso para guardar grandes cantidades de información.

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Cinta magnética

Soporte para almacenar datos analógicos o digitales (ej. grabaciones de audio).

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Carta

Documento escrito y dirigido, usado para comunicación oficial o personal.

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Vídeo

Soporte audiovisual que preserva información mediante imágenes en movimiento y sonido.

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Study Notes

Contenido

  • El documento de archivo analiza los archivos históricos y administrativos.
  • El curso es ofrecido por la Universidad de Sevilla en el año 2024/25.
  • El autor del documento es Gonzalo Veragua Hernandez.

U1: El concepto de archivo

  • La archivística: Definición y relación con otras ciencias de la documentación, como biblioteconomía, documentación y diplomática.
  • Otras ciencias relacionadas con la archivística incluyen estudios históricos, ciencias jurídicas, y diplomática.
  • Principios y conceptos fundamentales de la archivística:
    • Principio de procedencia
    • El ciclo vital de los documentos
    • Teoría de las 3 edades de los documentos
    • Principio de la evidencia del documento
    • Record Management y gestión de documentos
    • El continuum documental
  • La palabra archivo y sus diferentes clases de archivos.

U2: El documento de archivo

  • El documento de archivo: Características como carácter seriado, génesis, exclusividad, unicidad, interrelación, y los caracteres del documento.
  • Los valores del documento: Valor primario, secundario, la tradición documental
  • Las agrupaciones documentales: Expediente administrativo y censo, agrupaciones documentales.

1.1. Definición de Archivística

  • La archivística estudia los archivos como instituciones (públicos, privados, históricos, administrativos).
  • Se centra en la organización, funcionamiento, planificación de archivos y el tratamiento archivístico de fondos.

1.2. La archivística y otras ciencias de la documentación

  • La archivística tiene relación con otros campos como estudios históricos, ciencias jurídicas, para comprender el contexto de los documentos.
  • Permite comprender diferentes tipologías de documentos.

1.3. Principios y conceptos fundamentales de la archivística

  • Principio de procedencia: Los documentos se preservan en relación con la institución que los generó.
  • El ciclo vital de los documentos: Descripción de las etapas de un documento desde su creación hasta su eliminación.
  • Teoría de las 3 edades de los documentos: Describe las fases de los documentos en función de su uso: administrativo, intermedia e histórica.
  • Principio de la evidencia: Se define por la validez del documento como testimonio fidedigno del hecho que registra.
  • Record Management: se enfoca en la gestión administrativa de documentos, priorizando su preservación y acceso.
  • El continuum documental: Describe el ciclo de vida completo de un documento.

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Temario Completo Del Documento De Archivo PDF

Description

Este cuestionario explora los conceptos fundamentales de la archivística y el documento de archivo. Analiza la relación de la archivística con otras ciencias y principios clave como el ciclo vital de los documentos y el principio de procedencia. Ideal para estudiantes de la Universidad de Sevilla interesados en el campo de la archivística.

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