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Academia Auxiliar de Biblioteca El documento: concepto y definición. Características y valores del documento de archivo. Nociones sobre documento electrónico. Contenido registrado en la Propiedad Intelectual © El uso de este material para copia, distribución o venta está prohibido. Gracias.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com 1.Documentos. Conceptos de Documentos. Documentos. Definición. Antes de continuar hablando del mundo de los archivos tenemos que conocer qué contienen éstos y su razón de ser: los documentos. Por tanto, vamos a analizar el concepto de documento, tema nada trivial ni sencillo, pensemos que en un estudio de 1982 se recogían más de 120 definiciones de este vocablo, a las que habría que añadir las generadas desde entonces. Si lo miramos desde el punto de vista etimológico, procede del latín documentum, derivado del verbo docere, enseñar, instruir sobre algo. Sin embargo, esta definición se queda pequeña e imprecisa y la vamos a matizar. Jaques LEGoff. httpcdn.sociologiac.net201404jaques-le-goff.jpg El documento como testimonio histórico data del siglo XIX, y potenció su uso de manera radical la escuela histórica positivista, identificando documento con texto escrito, de hecho, uno de sus fundadores, Lefebvre, decía que “no existe historia sin documentos”. Jaques Lefebvre. Wikipedia Pero este concepto de documento como texto escrito se ha ido ampliando, así los estudiosos también incluyen y usan los documentos gráficos y audiovisuales, especialmente desde los años 60, en lo que el historiador J. LeGoff define como una revolución documental, para este historiador, el historiador en la búsqueda de una historia total debe reflexionar sobre la noción verdadera y propia del documento.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Sigamos ahora a Juan Carlos Galende Díaz y a Mariano García Ruipérez en un artículo de 2003 para defnir en lo que podamos este concepto. El Diccionario de Autoridades de 1732, define documento como “la doctrina o enseñanza con que se procura instruir a alguno en cualquier materia, y principalmente se toma por el aviso u consejo que se le da, para que no incurra en algún yerro o defecto”. El diccionario de la Real Academia Española, 1970: “diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho, principalmente de los históricos”. El Diccionario de uso del Español, de M. Moliner: “testimonio escrito de épocas pasadas que sirve para reconstruir su historia”. Por lo que podemos ver estas definiciones de los diccionarios nos aclaran poco el contenido que tiene en la actualidad el término. Otros como Picard lo definen como toda comunicación escrita o grabada; Dargente hace una identificación con todo conocimiento susceptible de ser utilizado como objeto de estudio, o prueba de una proposición presentado sobre un soporte material de cualquier naturaleza y forma. Por todo ello vemos que los documentos han sido definidos como doctrina, enseñanza, diploma escrito, testimonio, comunicación, conocimiento…su concepto se ha ido elaborando poco a poco. Todo documento posee una estructura constituida tanto por la materia mediante la cual la representación se hace perceptible (piedra, pergamino, etc.), como por el medio que se adopta para fijar en esa materia la representación (signos gráficos) y por el contenido mismo del documento. Los elementos que componen la estructura documental serían, pues, materia, medio y contenido. Alberto Tamayo, 1996: “cualquier cosa que nos dé noticias de algo que haya sucedido en el pasado próximo o más distante”. Por lo tanto, un documento podría ser según esta definición un cuadro, escultura, etc. T. Schellenberg lo define como todo testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información. Si empezamos a restringir este concepto generalista y reservamos el término documento a aquellos que utilizan la escritura como medio para reflejar el contenido, hablamos de documentos escritos, si obviamos los documentos narrativos nos encontramos con la reserva de la palabra documento para la representación o reflejo escrito de las relaciones políticas, jurídicas, sociales, administrativas establecidas entre los hombres tanto a nivel particular como oficial. Tendríamos que considerar también algunos conceptos que restringen aún más los conceptos. Así, un documento jurídico sería cualquier testimonio escrito, legalmente válido, destinado a ser prueba jurídica de un hecho. Un documento notarial sería “la configuración escrita (scriptura: conscriptio), y como tal formalmente determinada, de una actuación jurídicamente relevante (negotium: actio)” realizada por el notario, persona legalmente establecida para tal cometido. Documento histórico, cualquier testimonio escrito que pueda dar fe de un hecho, pero careciendo de forma y fuerza legal. Documento administrativo, según F. González Navarro, 1997: “aquella cosa mueble susceptible de ser incorporada directamente a un expediente -con foliación o paginación- y que acredita, mediante escritura o cualquier signo -fotografía, dibujo-, una idea, un pensamiento o una realización humana, o incluso una situación o aspecto de la naturaleza. Con fórmula más breve podríamos decir también que el documento es un soporte continente de información apto para ser incorporado a un expediente”. Según el Diccionario de Terminología del Consejo Internacional de Archivos (CIA) (1988): “la combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizada como prueba o para consulta”.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Según A. Heredia Herrera (1993): en sentido amplio sería “todo registro de información independiente de su soporte físico”. La Ley de Patrimonio histórico español de 1985, nos dice que el documento es: “Toda expresión en lenguaje natural o convencional, y a cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluidos los soportes informáticos”. Ahora bien, nuestro campo de acción se limita a un tipo concreto de documentos, los documentos de archivo, veamos qué entendemos por esto. Siguiendo a Aurelio Tanodi: “todo soporte que contiene un texto que, a su vez, es el resultado de la actividad administrativa de una entidad, efectuada en el cumplimiento de sus objetivos y finalidades”. Volviendo al Diccionario de Terminología del CIA: “el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal”. Viendo el Diccionario de archivística de Cruz Mundet (2011): “Entidad de información de carácter único, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad; cuyo contenido estructurado y contextualizado se presenta como evidencia y soporte de las acciones, decisiones y funciones propias de las organizaciones y de las personas físicas y jurídicas. Los componentes de un documento son contenido (el mensaje), estructura (el uso de encabezamientos y otros dispositivos para identificar y etiquetar partes del documento), contexto (el entorno y la red de relaciones en los que el documento ha sido creado y utilizado), presentación (consiste en la combinación de los contenidos, de la estructura y, en el caso de los documentos electrónicos, también del software de presentación utilizado)”. Según C. Gutiérrez Muñoz, 1982: “los que han sido producidos o reunidos por individuos o por instituciones en razón de las funciones y actividades que ellos despliegan para conseguir determinados fines. Nacen o llegan al repositorio de modo orgánico, seriadamente, en forma natural”. Para A. Heredia, 1991, los documentos de archivo son: “los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines y conservados como prueba e información”. Sin embargo, no olvidemos que no sólo vamos a encontrar en un archivo documentos escritos sino que podemos encontrar toda clase de documentos, desde los más solemnes, y susceptibles de ser utilizados como prueba, hasta los más simples, que se conservan como fuente de información acerca del pasado. Para O. Gallego Domínguez, es un documento: “producido o acumulado por una institución o persona en el curso de su gestión o actividad para cumplimiento de sus fines, conservado como testimonio (a título de prueba) e información”. Para la Ley de Archivos de Andalucía de 1984: “toda expresión en lenguaje oral o escrito, natural o codificado, recogido en cualquier soporte material, así como cualquier otra expresión gráfica que constituya testimonio de funciones y actividades sociales del hombre y de los grupos humanos”. Según Gumaro Damián Cervantes, 2008: “se debe entender al documento archivístico, como aquel que se produce en el contexto de una institución; concibiendo por ésta, a personas tanto físicas como morales, así como públicas y privadas […]”. Y el marco institucional en que se generan documentos es el de la gestión administrativa, en este marco, para que se puedan alcanzar los objetivos organizacionales, que se plantean a partir de las atribuciones y fines propios de cada institución, deben ejecutarse una serie de acciones que finalmente se plasman en documentos, por tanto podemos decir que un documento administrativo no es más que el producto físico de una acción de una administración enmarcada dentro de sus atribuciones administrativas y legales. Estos documentos se constituyen no sólo como una constancia de hechos, es decir, como una prueba de que la institución cumple sus obligaciones, sino que además en el momento de su creación permiten, son parte, de dicho cumplimiento. Es entonces el documento de archivo  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com solo un medio para la obtención de un fin. Es resultado de una necesidad de gestión, sin el cual ésta no puede consolidarse. Gumaro Damián Cervantes, 2008. Martín Pozuelo-Campillo: la institución concibe al documento “[…] como un instrumento necesario para el cumplimiento de sus fines, siendo al final éste la representación material de su actividad. Es esta y no otra la razón por la cual su origen es, en realidad, el rasgo fundamental que lo caracteriza”. Se puede considerar que el documento “[…] en sus múltiples variantes y tipologías responde a una necesidad material, posibilitando a un tiempo la satisfacción de aquella necesidad. Su finalidad queda supeditada a la finalidad para la que el propio documento surge. Precisamente de esto depende que las características de clase y tipología documental no sean resultado del azar o la arbitrariedad, las particularidades de la gestión son las que llevan a moldear o determinar dichos rasgos en la documentación. Por esto son tan diversos los tipos documentales, tantos como lo sean las actividades que se ejecutan en la administración de una entidad, además esto lleva a que no encontremos fondos documentales iguales, no es posible encontrar la misma documentación en archivos distintos. Por todo esto podemos ir viendo distintas facetas en las distintas definiciones de documento de archivo: Para Arévalo Jordán, “archivísticamente hablando, significa cualquier escrito o imagen impregnado en un soporte relativo, sirve para suministrar o conservar la información” “los archiveros prefieren delimitar el concepto, encerrándolo en aquellos documentos producidos por una determinada actividad, lo cual ayuda a limitar los elementos que son propios de un archivo”. Manuel Vázquez Murillo centra en el origen en la gestión la cualidad de documento de archivo “[…] es un soporte modificado por un texto a él adherido que surge como resultado de una tramitación o gestión y tiene como fin impartir una orden, testimoniar oficialmente algo o meramente probar una información útil para el trámite” Heredia Herrera señala a la entidad productora, planteando la distinción de los documentos de archivo con respecto a los que se enmarcan en otros ámbitos “[…]en su génesis que es la que los va a diferenciar, en cuanto se estiman como tales los producidos o recibidos por una persona o institución durante el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines” Martín Pozuelo: “Considero documento de archivo el documento que resulta de un proceso administrativo o jurídico, así como todos aquellos que hacen posible tal proceso, recogidos en un archivo, donde paulatinamente van prescribiendo sus valores originales sustituyéndose por otros de prueba e información”. Veamos también la definición de Theodore R. Schellenberg, “Son todos los libros, papeles, mapas, fotografías u otros materiales documentales, sin consideración de sus características o formas físicas, hechos o recibidos por cualquier institución pública o privada en secuencia de sus obligaciones legales o en conexión con la transacción de sus propios asuntos, y preservados o apropiados para su conservación por esa institución o sus legítimos sucesores, como evidencia de sus funciones, política, decisiones, procedimientos, operaciones u otras actividades, o por el valor informativo de los datos que contengan”. Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Padrón eclesiástico. (Documento antiguo.) www.juntadeandalucia.es Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Expediente. (Documento Moderno) www.laexplosiondecadiz.es  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Con todas estas definiciones podemos entresacar una serie de características, veámoslas: Un documento de archivo viene definido por: Ser una expresión testimonial. La noción genérica de documento, la consideración del soporte y la información. Tener un carácter auténtico, objetivo e imparcial. Ser, esencialmente, jurídico y/o administrativo. Tiene que formar parte de un fondo o conjunto orgánico. El origen o génesis resultante de una tramitación administrativa o jurídica. La institución creadora, esto va ligado a la génesis, puesto que en términos generales es quien realiza la gestión. Es el resultado del proceso natural de la actividad o gestión de una persona o entidad pública o privada en el cumplimiento de sus funciones y fines jurídicos o administrativos. Es conservado como prueba, información y continuidad de una gestión. Su utilidad, que se bifurca en dos vertientes y permite establecer valores documentales; una primera vertiente vinculada a los valores primarios, que se deriva de la razón por la cual fue generado y que está muy ligada al cumplimiento de los fines de la entidad; la segunda vertiente, relacionada con los valores secundarios que es resultante del paso del tiempo por la información que puede suministrar desde una perspectiva histórica. 2.Características de los documentos. Aquí vamos a hacer una distinción entre elementos constitutivos y elementos definitorios de los documentos: Elementos constitutivos: El soporte material, donde se fija el mensaje, hasta hace 50 años sólo pergamino o papel, hoy en día todos los materiales que sirven para fijar las imágenes, textos o sonidos, con todos los soportes informáticos incluidos. Registro o medio usado para fijar el contenido, puede ser: escritura, dibujo, sonido, imagen, caracteres móviles, bytes, etc. El contenido, información o mensaje que dicho documento nos quiere transmitir y que puede ser de carácter histórico, financiero, legal, administrativo, literario, etc. Elementos definitorios: Carácter seriado; los documentos de archivos uno a uno y con el tiempo constituyen series documentales. Al responder los documentos a una necesidad específica, al generarse como consecuencia del cumplimiento de una función administrativa, se producen continuamente otros con la misma naturaleza, con una tipología documental análoga y regularmente homogénea. De esta manera se van acumulando y conformando series documentales. Su génesis u origen; se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son ajenas a él.. Un documento de archivo resulta de una gestión administrativa. Está vinculado a su procedencia y por lo tanto a su contexto de creación. Es así que  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com para poder determinar si un documento pertenece a un archivo, habrá que analizar su origen. La exclusividad; la información contenida en un documento, aunque tenga el mismo formato o incluso los mismos participantes, nunca es igual, cada documento es único e irrepetible. Esta característica también es consecuencia de su génesis: el documento se produce por una necesidad utilitaria y no por voluntad. Como resultado se obtiene una sola unidad original. Los documentos de archivo son únicos, tanto en términos materiales como informativos. No existen dos originales idénticos, los datos que contiene no se encuentran en otros en la misma extensión e intensidad. Según Molina y Leyva: “[…] su condición de único viene definida por la reunión de tres aspectos: Su integridad: (…) no le debe faltar ninguna de sus partes tanto las que se refieren a sus caracteres externos como internos Su autenticidad: es decir que corresponde al autor, la fecha, el lugar y el asunto que en él se consignan. Significa la constancia fehaciente de la autoría del acto. (lo que es distinto de la veracidad, es decir, que sea cierto, porque puede ser falso, aunque sea auténtico) Su ingenuidad o forma [borrador, original o copia]. La interrelación; los documentos aislados no tienen mucho sentido orgánico, su razón de ser viene dada por su pertenencia a un conjunto y a las relaciones entre los integrantes de ese conjunto. Al generarse los documentos según la secuencia de las gestiones que reflejan, se crea un estrecho vínculo de complemento entre unos y otros, un documento aislado carece de una significación exacta, sólo se puede tener un conocimiento completo del hecho que refleja si se le relaciona con otros, es decir con el expediente a que pertenece. E incluso, en éste se le debe ubicar en el sitio preciso que le corresponde para poder apreciar la continuidad correcta de la gestión. 3.Caracteres de los documentos de archivo. Si se examina un documento de archivo objetivamente, se observa que se compone de dos partes principales: una material, que se aprecia a primera vista por referirse al soporte, y otra intangible que se percibe al interpretar los datos que consignan la información contenida. A la hora de ver el valor definitorio y veraz de un documento tenemos que atender a una serie de caracteres de los documentos, así podremos comprobar su veracidad. De esta manera diferenciamos dos tipos de caracteres, los internos y los externos. Al hablar de caracteres externos lo hacemos entonces de la forma, los datos evidentes, como lo califican algunos autores. Al hablar de caracteres internos lo hacemos de su contenido, los datos latentes. Caracteres externos: Los caracteres externos son el tipo, clase, formato, cantidad y forma. Según Arévalo Jordán, “Consisten en las distintas propiedades que conforman la apariencia y estructura física del documento, como su color, tamaño, grosor, etc.; son aquellos que a simple vista nos dan un indicio de que trata el documento (…) agilizan la identificación visualmente relacionada a la función que se realiza y nos dan pautas aproximadas de sus contenidos”. Por otro lado, hablaríamos del soporte, identifica el material sobre el que está plasmada la información, vinculado al formato en virtud de que lo condiciona: al identificar un documento tamaño carta, oficio o legal, implica necesariamente hablar de que está en soporte papel, por ejemplo, o cuando se menciona una videograbación en formato VHS, forzosamente estará la información en cinta magnética. Molina y Leyva plantean: “Es la configuración física del documento, que depende de los materiales utilizados para su composición y de la manipulación para crearlo. Según la materia empleada para crear un  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com documento podemos hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soportes fotográficos (filmes, fotografías, microformas, etc.), soportes magnéticos (cintas de vídeo, cintas de casete, disketes), soportes ópticos (CD, DVD), soporte digital (archivos, etc.). Cassette. Disquetes. www.timetoast.com www.kjamsradio.com Atendiendo al medio por el cual se transmite la información tendremos la clase: Legajos. archinfo20.es Documentos gráficos. Documentos fotográficos. Documentos textuales. Documentos sonoros. Documentos audiovisuales. Documentos informáticos. El aspecto físico nos indica su formato: Textuales en forma de legajos, volúmenes, libros… Imágenes con la forma de microfilms, microformas, informáticos… Sonoros, cds, vinilos, casettes,… La cantidad, nos indica el número de unidades que tenemos de documentos, es muy importante a la hora de la conservación y va a hacer que decidamos qué se mantiene y que se expurga. Hoy día el volumen de la documentación hace imposible que conservemos custodiemos, perpetuemos, almacenemos, recojamos todo lo que se produce, lo cual es un gran problema de conservación.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com El tipo nos indica la información que contiene el documento y su nombre suele indicar el tipo de información que lo define, si informa será un informe, si recibe será un recibo, si solicita será una solicitud, etc. Microfilms. portal.uea.ac.uk La tradición formal o forma nos dice cómo nos ha llegado el documento, Podemos tener borradores, minutas, originales, copias, copias compulsadas, etc. Caracteres internos. Serían aquellos que conforman el contenido informativo del documento y que dan noticia de su producción o procedencia: la entidad productora, los orígenes funcionales, la fecha y lugar de producción y el contenido sustantivo. Entidad productora, el autor, la persona física o jurídica, pública o privada, que genera y produce el documento. Origen funcional, el motivo administrativo que genera el documento, su razón de ser. Datación tópica y crónica, nos dice el lugar y el tiempo de expedición del documento. Contenido el tema o asunto que trata el documento, sus fines u objetivos. La información contenida, puede ser de 3 tipos: Intensiva, muchos datos de pocos temas, normalmente un solo tema. Extensiva, pocos datos de muchos temas. Diversificada, diversas informaciones de diversos temas. Clasificación de los documentos de archivo: Haremos una primera división muy simple entre documentos individuales y múltiples: Y ya hecha esta división veamos los ejemplos más importantes de los documentos simples: Registros: yuxtaposición de documentos, reunidos por el emisor, con la finalidad del control. Dossier: documentos agrupados en razón de un tema. Expediente: conjunto de piezas que tratan del mismo asunto o materia, pero no está elaborado por el archivero, sino que lo realiza el negociado u oficina correspondiente, a medida que se va realizando el trámite en cuestión. Respecto a las agrupaciones de documentos: Haremos una distinción entre agrupaciones naturales y las artificiales. Naturales:  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Fondo documental o de archivo, conjunto de documentos procedentes de la actividad de una persona física o jurídica, pública o privada, su reunión es fruto de un proceso natural en el que el productor genera, procesa y conserva esos fondos. Sección, subdivisión del fondo identificada con la producción documental de una unidad, división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo. Series, el testimonio documental y continuado de las actividades repetitivas desarrolladas por un departamento o unidad administrativa en virtud de una función. La unidad documental, los expedientes o documentos que constituyen la base de todo lo anterior. Artificiales: Colecciones, conjunto de documentos creados como fruto del saber y destinados al conocimiento. Responde a la voluntad de alguien y no a la propia naturaleza del génesis documental. Secciones facticias, agrupaciones documentales realizadas de forma voluntaria en los archivos, suelen responder a criterios de conservación o instalación. 4.Edades de los documentos. Una vez definido los documentos de archivos conozcamos uno de los principios de la archivística, las edades de los documentos: describe el ciclo vital por el que pasan, desde su nacimiento en su organismo de origen hasta su uso histórico o su eliminación. Para esto vamos a seguir el Manual de Gestión de Archivos Administrativos de la Diputación de Valladolid. En relación con el valor de los documentos, se establecen las tres edades de los documentos, que son los tramos en que se estructura el ciclo vital de los documentos. Los períodos que abarque cada edad deben ser establecidos para cada serie documental en particular, porque es característica de cada documento: * Edad activa: Decimos que un documento está en edad activa, es un documento activo, vivo, cuando es de plena utilidad para la finalidad para la que fue producido, es decir, cuando tiene un valor administrativo pleno. El documento forma parte de una tramitación en marcha, pero también se mantiene en la edad activa cuando, una vez concluida su tramitación, su consulta como antecedente administrativo es muy frecuente. Se conservan en los archivos de gestión. * Edad semiactiva: La tramitación ha concluido, pero su consulta con fines administrativos es todavía relativamente frecuente, porque en cualquier momento puede ser requerida su consulta como antecedente de otro procedimiento o porque todavía tiene vigencia administrativa. * Edad inactiva: Su consulta con fines administrativos es muy infrecuente, consultándose casi exclusivamente con fines de investigación científica y técnica. La primera y la segunda edades se corresponden con un valor administrativo primario, aunque se va desarrollando progresivamente un valor histórico, que se inicia desde el momento mismo de su creación y que se desarrollará plenamente en la edad inactiva. * Deben establecerse los tiempos de permanencia en cada etapa para cada serie. Como vemos, las edades de los documentos no se fijan en función del valor del documento, sino únicamente de su valor administrativo. La actividad o inactividad del documento están en relación a su valor primario. Un documento en su edad inactiva puede ser consultado con mayor frecuencia que en su etapa activa, sería un documento más activo desde el punto de vista de su valor histórico, pero se le clasifica como inactivo, porque prevalece en él  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com su valor secundario desde el punto de vista de su utilidad para el productor: es inactivo para la resolución de los asuntos, en función de su valor primario. Edad administrativa: en ella, el documento tiene pleno valor primario, servir de garantía o prueba de un acto de naturaleza jurídica o administrativa, su uso y consulta suele ser muy frecuente por parte de las personas que intervienen en su creación, por tanto, deben situarse muy cerca de las oficinas en las que se gestó, en los Archivos de Gestión o de Oficina. Edad intermedia: los valores primarios han desaparecido, pero sin perder del todo su vigencia, y los secundarios, el valor informativo de todo documento, se están iniciando, su uso y consulta son esporádicos por parte de las oficinas donde se generó, y estos documentos deben localizarse en instalaciones distintas a las de sus primeros usuarios, asegurando su instalación masiva de documentos a bajo coste en Archivos Intermedios. Edad histórica: predomina claramente el valor secundario y su uso y consulta tiene un destino casi exclusivamente cultural e histórico, deberá ubicarse en un local propio destinado a su conservación definitiva, con instalaciones adecuadas para su consulta, en Archivos Históricos. Siguiendo las directrices de la Junta de Andalucía, Consejería de Agricultura y Pesca podríamos hacer una clasificación de las edades de los documentos y lo que ello conlleva archivísticamente: 1ª EDAD 2ª EDAD Elaboración o Documento tramitado. Motivo de recurso EDAD DE LOS 3ª EDAD recepción del o consulta como antecedente. Uso DOCUMENTOS Valor histórico documento. Uso menos frecuente. Va adquiriendo valor intensivo histórico. VALOR VALOR VALOR VALOR PRIMARIO PRIMARIO/VALOR SECUNDARIO PRIMARIO VALORES Como instrumento SECUNDARIO Como instrumento DE LOS de gestión. Valor Valor histórico- de gestión. Valor DOCUMENTOS administrativo- Valor jurídico; valor cultural como administrativo- fiscal-jurídico; informativo; valor testimonio fiscal-jurídico. valor informativo. histórico-cultural. histórico Archivos administrativos Definitivo ARCHIVOS Intermedio De oficina Central Archivo histórico PERÍODOS DE No superior a 5 10-15 años 30-50 años Permanente PERMANENCIA años Eliminación en Eliminación en oficina: copias, Eliminación en Archivo central de duplicados, Archivo intermedio de la documentación No eliminación. documentación la documentación que EXPURGO que en ese plazo Conservación informativa. Sin en ese plazo carezca carezca de valor. total. propuesta de de valor. Propuesta Propuesta de eliminación de eliminación. eliminación. (depuración) En las oficinas o departamentos Depósito central Almacén masivo fuera Edificio ajeno a UBICACIÓN que realizan la en la institución. de la institución. la institución. gestión.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Por otra parte, deberíamos tocar el concepto de Valor del documento. 5.El valor del documento. Se ha intentado establecer el valor en función de la finalización de la tramitación o de la vigencia administrativa, pero esos son conceptos puramente administrativos que nos pueden servir para establecer criterios generales o pueden ser un indicador del valor. El valor es un concepto archivístico y lo proporciona la utilidad que los documentos tienen como antecedente administrativo para el productor. Cuando la tramitación administrativa aún no ha concluido, el valor administrativo de un documento es evidente. El documento se consulta con frecuencia para que sirva de soporte la gestión administrativa, pero el valor administrativo no lo proporciona el hecho de que su tramitación no haya concluido, sino esa frecuencia de la consulta con una finalidad de gestión administrativa. Cuando la tramitación ha terminado, los documentos mantienen su vigencia administrativa durante un tiempo y, habiéndola perdido o no, pueden ser consultados con frecuencia como apoyo a esa, por lo que mantendrán su valor administrativo pleno, independientemente de su vigencia administrativa que, por otra parte, está establecida en el derecho administrativo positivo de cada país. Puede suceder que un documento pierda pronto su vigencia administrativa, pero posea un alto valor informativo para el productor, por lo que éste lo consulta con frecuencia. El documento ha perdido su vigencia administrativa, pero mantiene un valor administrativo pleno. El objeto de un sistema archivístico es el fondo. Un archivo administrativo es algo vivo, porque los documentos que conserva lo son. Tienen su vida, transcurren por unas edades cuyo desarrollo está en función de esa cualidad del documento de archivo como testimonio de una actividad y de la utilidad que como tal tiene para el productor. Esta utilidad como antecedente administrativo, como antecedente para la gestión de los asuntos, es lo que proporciona al documento su valor administrativo. Todo documento posee un valor que nace con el documento mismo y que es la razón, el objeto, la finalidad por la que fue producido. Archivo secreto Vaticano / blogthesam.blogspot.com.es En el caso de los documentos archivísticos el objeto de su producción es el de servir de formalización, de testimonio de un acto, de manera que se convierten en fuente directa para dar fe de una acción concreta. En el ámbito de la Administración y de los negocios, esta consideración de fuente primaria hace del documento como antecedente un elemento fundamental en la gestión administrativa. Es este uso que de él hace el productor el que proporciona a los documentos su valor. Éste no es una constante. Podemos distinguir tres valores esenciales en el documento, los llamados valor administrativo, valor legal y valor histórico. El valor legal es un valor latente que existe en tanto el documento sirva como prueba de algo ante los tribunales. La vigencia legal de un documento está regulada por la legislación. Aquí incluimos el valor fiscal que pudiera tener un documento. Todo documento, desde el  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com momento de su producción, tiene un valor que va a estar condicionado, como hemos dicho, por su utilización. La finalidad primera de un documento es la de ser útil para la resolución de los asuntos. Cuando un documento tiene esta utilidad diremos que posee un valor administrativo. Valor administrativo: determinado por la vigencia administrativa y la frecuencia de su consulta con fines administrativos Valor legal: mientras el documento sirva de prueba ante los tribunales Valor histórico: cuando su consulta sólo tiene una finalidad cultural o de investigación. A medida que transcurre el tiempo, la finalidad primera por la que fue producido el documento va desapareciendo, el documento va dejando de ser necesario para la resolución de los asuntos. Al tiempo que va desapareciendo esa utilidad, este valor administrativo, se va desarrollando una nueva utilidad en ese documento, su utilidad para la investigación, se va desarrollando su valor histórico, que se manifiesta plenamente cuando el documento ha perdido ya su vigencia y su consulta tiene una finalidad cultural o científica casi exclusiva. La vigencia de los valores administrativo e histórico está determinada, una vez concluida la tramitación administrativa, por la frecuencia de la consulta de los documentos con fines administrativos. Estas dos variables, la tramitación administrativa y la frecuencia de las consultas con esa finalidad, fijarán el valor y las edades de los documentos y, como consecuencia, las etapas de formación de los archivos administrativos. 6. El Documento electrónico En esta ocasión seguiremos las enseñanzas del maestro Cruz Mundet, en especial el artículo fechado en 2003 de la revista AABADOM, donde establece como nadie las características del documento electrónico. Así mismo tomaremos muchas ideas del autor Anaclet Pons de su artículo de 2011 en la revista Historia Crítica, Bogotá. Y otras consideraciones las tomaremos de un gran estudioso como es Alejandro Delgado Gómez en: Revista arch-e Nº 1 (mayo 2009). Alejandro Delgado Gómez, La conservación a largo plazo de documentos electrónicos. Definición y características del documento electrónico. Tendría poco sentido definir el documento electrónico, desde un punto de vista archivístico, de una forma distinta a como lo hacemos de un modo general, pues un documento se define con independencia del formato, cuando se ha hecho se comprueba que es coincidente en su esencia con la de documento a secas. En el glosario del Proyectos Interpares, se define simplemente como “documento creado de forma electrónica”. Los componentes característicos del documento electrónico son: Medio (el portador físico del mensaje). Contenido (el mensaje que el documento trata de comunicar). Forma física e intelectual (las reglas de representación tenidas en cuenta para la comunicación del mensaje). Acción (el ejercicio de voluntad que da origen al documento). 4 personas (las entidades actuantes por medio del documento: autor, destinatario, redactor, creador). Vínculo archivístico (la relación que vincula cada documento con el anterior y el siguiente). Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento). Características definitorias y diferenciadoras:  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Autenticidad: un documento auténtico es aquel que puede probar que: Es lo que pretende ser, Ha sido creado o enviado por la persona que se presume, y Ha sido creado o enviado en el tiempo presumido. Fiabilidad: sus contenidos pueden ser creídos como una representación exacta y completa de las transacciones, actividades o hechos de los cuales dan fe y seguridad, así durante su desarrollo, como en transacciones o acciones futuras. Contenidos fidedignos. Integridad: está completo e inalterado. Manejabilidad: es accesible, puede ser localizado, recuperado, presentado e interpretado. Guía del Comité de Documentos Electrónicos del CIA “Un documento es información registrada, producida o recibida en la iniciación, desarrollo o finalización de una actividad institucional o individual y que consta de contenido, contexto y estructura suficiente para proporcionar prueba de la actividad.” Diferencias entre documento convencional y documento electrónico. Registro y uso de símbolos: mientras que el contenido de un documento tradicional está recogido en un medio y a través de símbolos que lo hacen directamente accesible para el ser humano, el documento electrónico está recogido en un medio y a través de símbolos que deben ser decodificados para hacerlo accesible al ser humano. Conexión entre contenido y medio: mientras que el contenido de un documento tradicional es inseparable del medio (soporte) que lo recoge, el de un documento electrónico puede ser separado del medio original y transferido a otro u otros soportes. Lo que aumenta las posibilidades de corrupción y es un factor crítico para asegurar la autenticidad y la fiabilidad. Características de la estructura física y lógica: mientras que la estructura es una parte integral y aparente del documento tradicional, y uno de los principales criterios para valorar su autenticidad, la del documento electrónico no es tan aparente, sino que depende del hardware y del software, hasta el punto de cambiar cuando se pasa de un medio a otro, no puede tener el mismo valor que en el tradicional. La estructura lógica lo identifica y representa los elementos de su estructura interna, la que le ha dado su creador. Para considerarlo completo y auténtico el documento debe conservar esta estructura originaria. Metadatos: datos sobre los datos, hacen que el documento pueda ser utilizado y comprendido. El documento electrónico carece de los elementos que en uno tradicional permiten establecer su contexto funcional y administrativo; esa función la cumplen los metadatos, que describen cómo se ha registrado la información, cuándo y por quién, cómo está estructurada, cuando se ha utilizado… los metadatos necesarios para cumplir los requisitos funcionales archivísticos, se organizan en 8 capas:  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Registro: información relativa a la captura del documento. Términos y condiciones: para saber si está disponible para su lectura, por parte de quién, bajo qué condiciones. Ilustraciones. Disskette, Hdd, nube. Estructura: informa sobre la dependencia del software necesario para su representación y las posibilidades de interoperabilidad con otros sistemas en función de las normas seguidas en su diseño. Contexto: son los metadatos que preceden al contenido y cumplen la función de demostrar la procedencia, el entorno en el que el documento ha sido creado. Contenido: son los datos y pueden tener cualquier forma. Historia del uso: para conocer cuándo, cómo y de qué manera ha sido archivado, clasificado, valorado y seleccionado, y utilizado. Identificación: que no puede hacerse por los medios tradicionales, sino a través de los metadatos. Conservación: que no depende sólo de las condiciones de almacenamiento, sino de la rápida obsolescencia de los sistemas. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. Desde el punto de vista archivístico está claro que la gestión de los documentos electrónico es un aspecto de la gestión de los documentos. Su reconocimiento como función archivística no ha partido del reparto competencial de las organizaciones, sino de la ocupación por la vía de los hechos, primero, y con un reflejo normativo a la vista de las soluciones aportadas, después. La situación actual se caracteriza por los siguientes rasgos: Estamos en una etapa de transición del papel al electrón, son los llamados sistemas mixtos; es habitual, incluso mayoritario, que las organizaciones documenten sus procesos mediante sistemas mixtos, que los documentos relativos a un mismo procedimiento se presenten en diversos soportes y formatos, estos sistemas mixtos plantean la necesidad de mantener vinculados documentos y sistemas dispares en la secuencia lógica (legal o de negocio), de acuerdo con lo cual han sido creados, y que es imprescindible para evidenciar y probar las actividades que recogen. Los documentos en papel que componen un expediente administrativo son fáciles de vincular, siguiendo la cadencia de la tramitación, y de mantenerlos unidos en la carpetilla; en cambio, las soluciones no son tan simples en este nuevo entorno, ya que si se imprimen los documentos electrónico, se digitalizan los documentos en papel, o se microfilman todos, nos topamos con requisitos operativos (interferencia en el trabajo de las oficinas) y legales (el valor de los documentos electrónico se fundamenta en su formato digital original) difíciles de superar. El principal reto archivístico de presente y también de cara a la conservación permanente de estos sistemas mixtos es conseguir mantener los vínculos entre unos y otros mientras tengan valor para la resolución de los asuntos por los que han sido creados, y que ello sólo es posible interviniendo en todo el ciclo de vida, de manera señalada en el diseño de los procesos y convertirlos a un sistema único para su conservación permanente y durabilidad, lo que no es poco. Inalterabilidad de los procesos en los que las organizaciones basan su actuación. Hoy por hoy las tecnologías se limitan a reproducirlos, su base jurídica, el ordenamiento y desarrollo  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com permanecen como en los sistemas en papel, hasta el punto de reproducirse su iconografía en las herramientas informáticas. Imprevisibilidad de las tecnologías de la información y comunicación. Las estrategias a medio plazo deben ser estrategias organizacionales más que tecnológicas: Implicarse en el ciclo de vida integral de los documentos electrónicos. Ubicación en el orden organizacional, función estratégica que implica a toda la entidad y debe ocupar una posición de top Management. Integración con las políticas de gestión de procesos resultado de la unión entre gestión de procesos y las tecnologías de la información y de la comunicación. Participar en el análisis y respuesta a los retos tecnológicos. Visibilidad-entornos web (intra y extranet) en 2 direcciones: hacia fuera (potenciar el acceso) y hacia dentro (potenciar la gestión). El escenario que se plantea a largo plazo es el de la materialización de las organizaciones electrónicas, el factor determinante y omnipresente es que las tecnologías son imprevisibles. Los aspectos a retener serían: Anticipación: la archivística debe pasar de ser una función terminal a constituirse en función anticipada. Conservación: la función archivística ve reforzada su posición conservacionista, custodia y garantista. Reto de futuro superar las limitaciones de las soluciones actuales derivadas de la rápida caducidad tecnológica. Continuidad entre el mundo de papel, el mixto y el electrónico. Tres modelos a integrar y una nueva forma de gestionar la memoria histórica. Estrategias para la gestión de documentos electrónicos. Fase de diseño: intervenir en el diseño de los documentos y de los procesos en los que se insertan para garantizar la incorporación de requisitos archivísticos, que en buena medida transcienden más allá: Fiabilidad: que los documentos puedan demostrar los efectos que contienen, que tengan un contenido fidedigno. Autenticidad: que los documentos sean inmunes a todo tipo de manipulación y alteración a lo largo del tiempo. Asimismo que evidencien la procedencia. Integridad: que mantengan íntegros y completos su estructura y contenido. Accesibilidad: que sean recuperables para su uso en todo momento y circunstancia. Descripción: debe ser incorporada al diseño de los documentos para que la contengan durante todo el ciclo de vida. Selección: la valoración y la consiguiente selección debe incorporarse en este momento. Fase de utilización: los documentos fiables, auténticos, íntegros y accesibles deben conservar estas características inalteradas mediante fórmulas de autentificación, limitando el acceso a los individuos que han de intervenir en un proceso, sea como meros consultantes, sea para incorporar datos; el uso de los documentos implica otros requerimientos archivísticos: Interconexión: de unos documentos con otros en el lugar y orden que les corresponda en el procedimiento, de modo que se pueda seguir su marcha y mantener íntegro en todas sus fases. Interrelación: con los documentos no electrónicos creados por la organización, ya sea en el pasado, ya sea simultáneamente. Transferencia: cuando ya no sean necesarios para el sostenimiento de las actividades que reflejan, los documentos pueden ser conservados en los mismos sistemas donde han sido  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com creados y utilizados; sin embargo, por motivos de control y de conservación, es preferible su transferencia a servidores destinados a la conservación perpetua, dotados de medidas de seguridad que garanticen su autenticidad. Fase de conservación: los documentos electrónicos conservan su autenticidad mediante la renovación constante y la migración periódica. La renovación: genera una reproducción completa tanto del contenido como de los elementos formales de un documento, la cual puede ser considerada copia fidedigna del original. La migración: consiste en la transferencia periódica entre configuraciones o entre generaciones de tecnología, que permite conservar la información en un modo que no garantiza ser una réplica exacta del original. Reproduce el contenido, pero cambia la configuración y el formato. La conservación implica también el desarrollo de procedimientos de control de los documentos electrónicos desde el momento en que dejan de ser necesarios para la gestión, en el sentido de proteger su integridad. La gestión de los documentos electrónicos se da en 3 niveles: Nivel organizacional. Los Documentos electrónicos poseen un ciclo de vida similar al de los documentos en papel, mas como quiera que tienen mayor dependencia de la forma física y de la tecnología, hace más falta una gestión más activa para asegurar el acceso durante todo el ciclo de vida del documento. Los documentos se crean en el desarrollo de las actividades, pueden servir de prueba, deben ser gestionados en términos de acceso, selección… por fin pueden ser conservados a largo plazo. Incorporar cada uno de estos aspectos en una estrategia de gestión de documentos electrónicos requiere un amplio rango de decisiones de diseño, de políticas y de procesos. 3 grandes categorías de necesidades: 1- Sirven a las necesidades operativas habituales: los documentos, sean electrónicos o en papel, debe estar bien y claramente categorizados, cuáles forman parte de un procedimiento y se conservarán, cuáles no. Esto obliga a una constante reingeniería de procesos y a la revisión de los tipos documentales. 2- Servir a la responsabilidad organizacional: asegurar la autenticidad de los documentos electrónicos, su integridad, y la seguridad de los sistemas de almacenamiento y acceso conforme a un marco normativo. 3- Documentar la historia corporativa: deben ser mantenidos y migrados entre plataformas tecnológicas asegurando su integridad y contexto. Nivel de gestión documental. Comprende todo el ciclo de vida en cada una de sus fases: Creación y captura en un entorno seguro. Los mecanismos de captura deben asegurar que los documentos capturados son los apropiados, están completos, incluyendo los metadatos y que se han establecido los vínculos con otros documentos dentro de la agrupación en la que se integran. Selección y disposición de conjuntos documentales: el sistema debería posibilitar el alojamiento de los documentos relacionados entre sí en expedientes y agrupaciones; si no, debe organizarlos de forma que más adelante puedan ser sometidos a decisiones retrospectivas de selección. Preservación, transferencia y conservación de conjuntos documentales: los conjuntos documentales que merezcan conservación permanente deben haber sido identificados en el momento de su creación y/o como resultado de un proceso de selección, de transferencia y de su custodia en un archivo permanente. El archivero debe asegurar que se tienen en cuenta los requisitos necesarios para su conservación a largo plazo.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com La selección de formatos debe: Minimizar el riesgo de bloquearse con aplicaciones y formatos propietarios. Limitar el número de formatos para minimizar el número de rutinas de migración. Los formatos seleccionados deben poseer una mínima conexión con las aplicaciones departamentales. Los formatos seleccionados no deberían excluir añadidos y cambios futuros a medidas que se produzcan nuevos desarrollos. Nivel tecnológico. Un sistema de Electronic Records Management (Gestión de Documentos Electrónicos) debe conservar el contenido, estructura y contexto de los documentos electrónicos, y debe asegurar que los documentos son “registrados” y que se han establecido procedimientos de autenticación y de auditoría. Esto permitirá que esos documentos puedan ser utilizados como pruebas legales, proporcionar responsabilidad corporativa, y ayudar a las organizaciones a encontrar los requerimientos de las auditorías internas y externas. El archivero tiene aquí un papel relevante: asegurar el cumplimiento de los requisitos, la captura de los documentos, el acceso, la conservación, la transferencia… El desarrollo de sistemas debe integrar la gestión de documentos electrónicos con las siguientes características: Sistemático: interrelacionándolo con otros sistemas de información comparables y compatibles en el horizonte de información amplio de la organización, para asegurar la emergencia de sistemas de gestión documental en toda la organización como recursos corporativos valiosos. Escalable: que pueda crecer. Sostenible: que el contenido, contexto y estructura de los documentos puedan ser mantenidos en el tiempo, de forma predecible y consistente, al margen de los cambios de la tecnología utilizada. La gestión de los documentos electrónicos como función archivística. Cruz Mundet, 2003. Ahora veamos la definición de documento electrónico, sistema electrónico de archivo y sus características basándonos en el “Documentos Electrónicos: Manual para Archiveros” editado por el CIA, Consejo Internacional de Archivos en 2005, un manual completo y práctico sobre los documentos electrónicos y los archivos electrónicos y su gestión. 7.Definiciones y conceptos básicos En 1997 el Consejo Internacional de Archivos publicó la Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective (en adelante, la Guía) elaborada por el Comité sobre Documentos Electrónicos (1993-1996). Esa Guía sirve de contexto para este manual, lo inspira. Terminología y conceptos básicos Función archivística La Guía anterior definía el concepto de función archivística de la siguiente manera: La función archivística es aquel grupo de actividades interrelacionadas que contribuyen a (y son necesarias para) lograr los objetivos de salvaguardia y conservación de los documentos de valor permanente, y garantizar que sean accesibles e inteligibles. La función archivística existe con independencia de los archivos como institución. Es muy frecuente que no sólo éstos se ocupen de la función archivística. En un entorno electrónico, las actividades relacionadas con la función archivística comienzan mucho antes de la producción de los documentos, con el diseño de un sistema de archivo. Por lo tanto, diferentes participantes pueden intervenir (y de hecho lo hacen) en la función archivística,  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com “incluyendo (aunque no con carácter exclusivo) productores de documentos, encargados de los registros y archiveros”. Documento En muchos países, la legislación nacional define documento, y esta definición debe ser respetada y aplicada en su ámbito legal correspondiente. Este Manual no está redactado desde una perspectiva jurídica, sino que presenta un enfoque archivístico respecto de los documentos electrónicos. Tanto la Guía como el Manual se basan en los conceptos clave de documento y de tratamiento archivístico. Esos conceptos se aplican a todos los documentos, con independencia del formato y del soporte. La Guía define “documento” como: Información registrada producida o recibida durante la iniciación, desarrollo o terminación de una actividad personal o institucional y que incluye contenido, contexto y estructura suficientes para servir como testimonio de esa actividad. Este amplio concepto cubre todos los tipos diferentes de documentos producidos en un sistema ofimático. Los documentos pueden adoptar varias formas y representaciones. Se suelen representar como elementos de información delimitados de forma lógica, por ejemplo, como documentos diferenciados. Pero cada vez con mayor frecuencia encontramos documentos en forma de elementos de información distribuidos, como las bases de datos relacionales y los documentos compuestos. Los documentos pueden clasificarse en función de dos criterios: _ por su función, es decir, en series derivadas de los diferentes tipos de actividades y operaciones en un entorno de trabajo. Entre los ejemplos podemos encontrar series de expedientes, procesos judiciales, dosieres temáticos, expedientes personales, registros de correspondencia, páginas web, etc.; y/o, _ por su forma y formato. Entre los ejemplos podemos encontrar documentos de procesadores de texto, bases de datos, documentos de hipertexto, imágenes, hojas de cálculo, correos electrónicos, mensajes de voz, vídeo, etc. Un documento tiene que estar relacionado con una actividad desarrollada por una entidad o una persona, y “esa actividad y la función que sustenta determinan la procedencia del documento, siendo éste, a su vez, la prueba o reflejo de esa actividad”. La Guía insiste en que todas las organizaciones necesitan incorporar a su sistema de archivo y conservar documentos de sus operaciones para dar respuesta a las necesidades operativas y cumplir los requisitos legales. Desde esa perspectiva, “el principal objetivo de la producción de documentos y de su tratamiento archivístico es proporcionar pruebas” del funcionamiento de una organización o en caso de exigencia de responsabilidades a una entidad o una persona. Para servir de apoyo a las funciones de la organización y poder servir de prueba, un documento debe poseer ciertas características. La Guía hace hincapié en dos de ellas: - autenticidad, entendida como “la persistencia a lo largo del tiempo de las características originales del documento respecto al contexto, la estructura y el contenido”, es decir, que un documento sea lo que pretende ser; y - fiabilidad, entendida como la capacidad de un documento para “servir de prueba fidedigna”, aspecto que hace referencia a la autoridad y veracidad de los documentos como prueba. Otras fuentes, incluida la Norma Internacional ISO 15489-1 sobre Gestión de Documentos, también han señalado la importancia de esas cualidades, a las que han añadido otras dos íntimamente relacionadas: - integridad, entendida como el hecho de que un documento esté completo y no haya sido alterado; y - disponibilidad, entendida como la capacidad de localizar, recuperar, presentar e interpretar un documento.  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Los documentos que poseen estas características tendrán el contenido, la estructura y el contexto suficientes para ofrecer una visión completa de las actividades y las operaciones a las que se refieren, y también reflejarán las decisiones, acciones y competencias. Si tales documentos se mantienen de forma que sean accesibles, inteligibles y utilizables, podrán servir de apoyo a la gestión y utilizarse a efectos de justificación a lo largo del tiempo. Estructura Con respecto a lo que entendemos por documento, existen otros dos conceptos fundamentales: estructura y contexto. El concepto de estructura “está relacionado con la forma en que se registra el documento, lo que incluye la utilización de signos, el diseño, el formato, el soporte, etc.”. En el caso de los documentos electrónicos, la Guía distinguía entre una estructura física y una estructura lógica: la estructura física de un documento tradicional resulta evidente para el usuario, lo que no ocurre en el caso de los documentos electrónicos. La estructura física de un documento electrónico es variable y depende del hardware y el software; su estructura lógica (es decir, la relación entre las partes que lo componen) lo hace inteligible. Contexto y metadatos La Guía mencionaba tres aspectos del contexto de un documento, pero esto no significa necesariamente que sean los únicos: En primer lugar, está la información contextual contenida en el documento (por ejemplo, la firma del director ejecutivo). En segundo lugar, está la relación entre un documento y otro en un fondo. Y, en tercer lugar, está la actividad en la que se generó ese documento. La información contextual vincula los documentos con el entorno administrativo y funcional (actividades y procesos) en que han sido producidos, así como a otros documentos. El objetivo es proporcionar: - la información necesaria para una comprensión completa y adecuada de los documentos; - la información necesaria para una comprensión completa y adecuada de las actividades y operaciones a las que se refieren los documentos (por ejemplo, competencias, responsabilidad, etc.); - información sobre los procesos asociados a los documentos (por ejemplo, la valoración, la migración, la transferencia, etc.); - información para la gestión y conservación eficiente de los documentos a lo largo del tiempo; e - información para la recuperación y el acceso eficiente de los documentos. La información contextual también permite verificar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los documentos. Esto es de especial importancia en el caso de los documentos electrónicos. Las funciones, los procesos de trabajo y el sistema de archivo de las organizaciones que los crean forman parte del contexto de sus documentos. El contexto puede conservarse mediante elementos internos del documento (por ejemplo, documentos adjuntos, información adjunta, enlaces, números y códigos de referencia) o mediante elementos externos (por ejemplo, los metadatos). Los metadatos son una parte esencial de la información contextual. En la Guía, los metadatos se definen como “datos sobre datos”, mientras que la Norma Internacional sobre Gestión de Documentos explica este concepto específicamente desde la perspectiva de la gestión de documentos como: Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo. En el caso de los documentos electrónicos, el concepto engloba todos los tipos de información que se necesitan para que el documento sea inteligible y utilizable (por ejemplo, la documentación del sistema exigida en el caso de migración de documentos a nuevas plataformas, o de su transferencia a un archivo, etc.). Los metadatos pueden servir para diferentes propósitos, como la recuperación, la disponibilidad, la autenticidad, la fiabilidad, el mantenimiento, la conservación y la valoración. La Guía sostiene que los metadatos son  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com particularmente importantes para los documentos electrónicos, dado que establecen “la relación entre un documento y su contexto funcional y administrativo. Por tanto, los documentos electrónicos dependen en buena medida, no sólo de que el contexto administrativo esté bien documentado, sino de metadatos que describan cómo se registra la información”. Desde el punto de vista de una organización que produce y gestiona documentos, podrían considerarse dos categorías de metadatos: 1. metadatos que proporcionan información contextual sobre las actividades; y 2. metadatos que reflejan la gestión del documento después de su incorporación y almacenamiento en el sistema de archivo. Cada una de estas categorías exige elementos de metadatos distintos. Los tipos de metadatos y sus funciones Nos centraremos en este apartado en las tres fuentes de metadatos: metadatos de tratamiento archivístico, metadatos de conservación permanente y metadatos técnicos. - Metadatos de tratamiento archivístico Los metadatos de tratamiento archivístico son aquellos que se originaron junto a los propios documentos o dentro de la organización que los produjo. Entre ellos están elementos como el autor, la fecha de producción, el título, la confidencialidad y las palabras clave. Por regla general, los metadatos de tratamiento archivístico existen porque eran necesarios de cara al objetivo original para el que se produjeron los documentos. -Metadatos de conservación permanente Los metadatos de conservación permanente son aquellos que se añaden para facilitar el tratamiento de los documentos después de su producción original. Los puede producir la entidad originaria como parte de los mecanismos para la gestión de documentos no actuales o el receptor final, como un archivo nacional. Entre los metadatos de conservación permanente se encuentran elementos como la fecha de la última revisión o el nombre de la organización productora. -Metadatos técnicos Los metadatos técnicos son aquellos necesarios para comprender y procesar los documentos. Metadadtos.Guiagestiondocumental.com  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Algunos pueden considerarse como metadatos de tratamiento archivístico, ya que proceden del sistema originario. Otros aspectos constituyen metadatos de conservación permanente, dado que se añaden como parte del proceso de conservación. Entre los ejemplos de metadatos técnicos encontramos los formatos de fichero y la fecha de la última migración de formato. Los metadatos técnicos suelen considerarse como metadatos que el usuario final no necesita conocer, dado que sólo son utilizados por otros programas de ordenador para gestionar los documentos y conservarlos. Esto suele ser así, pero puede ocurrir que algunos usuarios necesiten tener acceso a los metadatos técnicos. Éstos pueden ser especialmente importantes si sale a la luz, por ejemplo, que una versión concreta de software utilizada por la organización productora unos años atrás presentaba defectos. Algunos usuarios estarán, entonces, interesados en saber qué documentos pueden haberse visto afectados por esos defectos. Requisitos de los metadatos Los metadatos son necesarios para que los documentos sean accesibles; para facilitar su recuperación eficaz (por ejemplo, criterios de búsqueda), para presentarlos en su contexto auténtico (es decir, los contextos administrativo y funcional de su producción) y para probar su autenticidad. Las categorías de metadatos relevantes para la funcionalidad de acceso son: a)Metadatos técnicos - Información sobre formatos, estructuras y vínculos de los documentos conservados. Estos metadatos se necesitan para acceder a los documentos e importarlos a sistemas que permitan una recuperación y un servicio a los usuarios eficaces. Los metadatos técnicos tendrán que actualizarse en cada migración a nuevas plataformas técnicas. - Documentación de sistemas sobre el sistema original. Ciertas partes de la documentación de sistemas serán normalmente un complemento necesario de los metadatos técnicos ya mencionados. Esa documentación también forma parte del contexto de actividad de la organización productora (ver el punto siguiente). b)Metadatos de tratamiento archivístico - Metadatos de gestión de documentos creados en la organización productora (es decir, información contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los documentos, etc. Entre los ejemplos se encuentran los registros e información similar a los registros, logs de los sistemas de flujo de trabajo, etc.). Estos metadatos son necesarios para la recuperación (es decir, criterios de búsqueda), para entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de autenticidad. - Información sobre las estructuras, los códigos, etc., de los documentos y sus metadatos (es decir, metadatos sobre los metadatos). Esta información es necesaria para entender el contenido tanto de los documentos como de los metadatos. c)Metadatos de conservación permanente - Metadatos descriptivos producidos por los archivos para el control intelectual y físico de los documentos dentro del archivo. Estos metadatos son necesarios para identificar y recuperar sistemas pertinentes, y para obtener información contextual (por ejemplo, la información sobre las funciones de las organizaciones productoras).  Centro de Formación / www.auxiliardebiblioteca.com Un reto para el futuro es integrar los diferentes tipos de metadatos y los documentos en una estructura coherente para que los documentos (vinculados a sus metadatos de producción) sean accesibles on-line desde un sistema de descripción archivística basado en las normas ISAD(G) e ISAAR(CPF). Este tipo de soluciones integrales constituiría una poderosa herramienta para facilitar el acceso a los documentos electrónicos y hacer más eficaz la recuperación de información. Pero tales soluciones no son una condición esencial para desarrollar servicios para usuarios avanzados.