Descripción Archivística y Niveles de Archivo
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Questions and Answers

¿Cuáles de los siguientes elementos son considerados obligatorios en un registro de autoridad según la norma ISAAR(CPF)?

  • Identificador del registro de autoridad (correct)
  • Descripción de la función
  • Fecha de creación del documento
  • Área de control

¿Qué norma se centra en la descripción de funciones y su clasificación documental?

  • ISDIAH
  • ISO 9001
  • ISAAR(CPF)
  • ISDF (correct)

¿Cuántas áreas de información se estructuran en la descripción de una función según la ISDF?

  • Cuatro áreas (correct)
  • Cinco áreas
  • Tres áreas
  • Seis áreas

¿Cuál es el principal objetivo de la norma ISDIAH?

<p>Facilitar la descripción de instituciones con fondos de archivo (B)</p> Signup and view all the answers

Dentro del Área de identificación de la ISDF, ¿cuáles son los elementos esenciales?

<p>Tipo y Forma(s) autorizada(s) del nombre (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el objetivo de la norma ISO/TR 26122:2008?

<p>Establecer prácticas de gestión de documentos para asegurar información fiable. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué incluye la infraestructura de gestión de documentos según la norma mencionada?

<p>Control sistemático de procesos como clasificación y acceso. (D)</p> Signup and view all the answers

La norma EN 301 549:2018 establece requisitos de accesibilidad para qué productos?

<p>Productos y servicios que incluyan TIC, como sitios web y software. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué desarrollo a partir de 1995 ha influido en la gestión documental electrónica?

<p>El esfuerzo normativo del Consejo Internacional de Archivos. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué implica el sistema de descripción archivística según la CNEDA?

<p>Integrar todas las entidades y sus relaciones de manera efectiva. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una de las características del sistema de acceso mencionado?

<p>Comunica y difunde información a través de instrumentos específicos. (D)</p> Signup and view all the answers

Según Javier Barbadillo, la función de descripción puede considerarse:

<p>Independientemente de los instrumentos de descripción. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué nuevo Área se incluyó en la Norma ISAD(G) en 2000?

<p>Área de Control de la descripción (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el propósito principal de la Norma ISAD(G)?

<p>Establecer una descripción normalizada de fondos (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento fue eliminado en la Norma ISAD(G) en su edición de 2000?

<p>Tres elementos de otras áreas (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué deben priorizar los archiveros en la descripción según la Norma ISAD(G)?

<p>Los fondos sobre las series y subseries (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto de la descripción NO es definido por la Norma ISAD(G)?

<p>La estructura de los inventarios (B)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el principal desafío para los archiveros españoles respecto a la Norma ISAD(G)?

<p>Adecuar técnicas descriptivas a las exigencias de la Norma (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué descripción se sanciona en la 2ª edición de la ISAD(G)?

<p>Fondo, Subfondo, Serie, Subserie y Unidad documental (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento tuvo el peor encaje en la Norma según los tradicionales redactados en España?

<p>Inventario (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto del cuadro de clasificación es fundamental para la descripción archivística?

<p>La representación de la jerarquía del fondo (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es la finalidad principal de la Norma ISAAR (CPF)?

<p>Elaborar registros para el control de autoridades relacionadas con documentos. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué aspecto se amplía en la Norma ISAAR (CPF) en comparación a la ISAD(G)?

<p>La inclusión de agentes, como instituciones y familias. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuántas áreas de información contiene la ISAAR (CPF) y cuáles son?

<p>Cuatro áreas: identificación, descripción, relaciones y control. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué elemento es considerado obligatorio en la descripción documental siguiendo la ISAD(G)?

<p>El elemento Productor. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué norma se elaboró para facilitar el intercambio codificado relacionado con la ISAAR (CPF)?

<p>EAC-CPF. (D)</p> Signup and view all the answers

En qué año fue aprobada la segunda edición de la Norma ISAAR (CPF)?

<ol start="2004"> <li>(D)</li> </ol> Signup and view all the answers

¿Cuántos elementos tiene el Área de identificación en la ISAAR (CPF)?

<p>Seis elementos. (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una de las funciones de la Norma ISAAR (CPF) en relación a los nombres de los productores de documentos?

<p>Normalizar los nombres de los productores. (D)</p> Signup and view all the answers

¿Qué tipo de agentes abarca el concepto de agente en la Norma ISAAR (CPF)?

<p>Instituciones, familias y personas. (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué finalidad tiene la EAC-CPF en relación con la ISAAR (CPF)?

<p>Facilitar el intercambio de descripciones de agentes. (C)</p> Signup and view all the answers

¿Qué nuevo nivel de descripción se propuso incluir por debajo de serie?

<p>Unidad de localización (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el nombre que los archiveros catalanes dieron al nuevo nivel de descripción?

<p>Unidad de instalación (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué norma se menciona como referencia para la descripción de las series documentales?

<p>ISAD(G) (D)</p> Signup and view all the answers

En la descripción de una serie documental, ¿cómo se establece la entrada según ISAD(G)?

<p>Por serie (A)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es el rango de fechas proporcionado en el ejemplo de la serie documental?

<p>1834-1836 (A)</p> Signup and view all the answers

¿Qué información se menciona que contiene los expedientes de la serie?

<p>Información de actividades económicas y fiscal (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cómo está organizada la información en la serie documental según el ejemplo?

<p>Por orden cronológico (A)</p> Signup and view all the answers

En la descripción de una unidad documental, ¿qué aspecto se menciona como menos informativo en comparación con catálogos anteriores?

<p>Fechas y códigos de referencia (D)</p> Signup and view all the answers

¿Cuál es una función de las 'fracciones de serie' según NOGADA?

<p>Funciones duales en la organización (B)</p> Signup and view all the answers

¿Qué representa el 'Código de referencia' en la descripción de una serie?

<p>Una identificación exhaustiva del fondo (C)</p> Signup and view all the answers

Flashcards

ISO/TR 26122:2008

Establece los requisitos de accesibilidad para el contenido web, asegurando que sea accesible para personas con discapacidades.

ISO/TR 26122:2008 (Gestión de Documentos)

Establece políticas de gestión de documentos para asegurar la información confiable y la evidencia de las actividades de una organización.

EN 301 549:2018

Define los requisitos funcionales para la accesibilidad de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), incluyendo sitios web, software y aplicaciones.

Descripción Archivística

Las normas para describir y organizar documentos de archivos son importantes para su acceso, gestión y conservación.

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Sistema de Descripción Archivística

La descripción archivística moderna se centra en el sistema de descripción, independiente de los instrumentos de acceso.

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Evolución de las Normas de Descripción Archivística

Las normas de descripción archivística evolucionaron desde los niveles de descripción a principios del siglo XX, hacia un sistema de descripción integral.

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ISAAR(CPF)

La norma ISAAR(CPF) es un estándar internacional para la descripción de entidades responsable de la creación de materiales de archivo. Sirve para estandarizar la información sobre las entidades, como instituciones, personas o familias, que generan documentos con el fin de facilitar el acceso y la búsqueda de información.

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ISDF

La norma ISDF es un estándar para describir funciones, como las responsabilidades de un departamento o puesto. Define los elementos necesarios para describir las funciones, y ayuda a estandarizar la información sobre las mismas. Sirve para que la descripción de las funciones sea mas consistente.

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ISDIAH

ISDIAH es un estándar internacional para describir instituciones que conservan fondos de archivo. Establece cómo describir archivos y cómo organizar la información sobre las instituciones que los mantienen. Es importante para la organización y la catalogación de los archivos.

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Elementos obligatorios ISAAR(CPF)

Los elementos obligatorios de la norma ISAAR (CPF) para la descripción de entidades son: Tipo de entidad, Forma autorizada del nombre, Fechas de existencia e Identificador de registro de autoridad.

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Elementos obligatorios ISDF

Los elementos esenciales de la norma ISDF para la descripción de funciones son: Tipo, Forma autorizada del nombre, e Identificador de la descripción de la función.

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Fondo

Conjunto de documentos reunidos bajo un mismo título por un productor determinado, que se compone de otros niveles como subfondos, series o unidades documentales.

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Subfondo

Parte de un fondo con características propias que lo diferencian del resto del fondo.

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Serie

Conjunto de unidades documentales que comparten características comunes, como su tipología o formato.

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Subserie

Conjunto de documentos con características propias que comparten un mismo tema, pero que están dentro de una serie.

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Unidad Documental

Unidad mínima de descripción en la Norma ISAD(G), es un documento individual.

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Unidad Documental Compuesta

Parte de un documento que está compuesta por varios elementos, como una carpeta con varios papeles.

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Unidad Documental Simple

Documento individual que no está formado por varios elementos, como una carta o un informe.

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Norma ISAD(G)

Norma internacional para la descripción de archivos, establece los elementos y reglas para describir los fondos, las series y las unidades documentales.

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ISAAR (CPF): ¿Para qué sirve?

Reglas para normalizar los nombres de los productores de documentos (entidades, familias y personas) y otros elementos del contexto.

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Año de la segunda edición de ISAAR (CPF)

La segunda edición de la Norma ISAAR (CPF) se publicó en el año...

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EAC-CPF

Es la norma que se utiliza para codificar y etiquetar los nombres de agentes (instituciones, familias y personas) en los registros de autoridad

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EAC-CPF: ¿Qué es?

Es un estándar XML para codificar la estructura de los registros de autoridad de archivos, asegurando la compatibilidad entre diferentes sistemas.

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Estructura ISAAR (CPF)

Las áreas de información que organizan un registro de autoridad de archivos según ISAAR (CPF) son...

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Área de Identificación (ISAAR)

Identifica al agente (entidad, familia o persona) de manera única.

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Área de Descripción (ISAAR)

Proporciona una descripción detallada del agente, incluyendo su historia, funciones y actividades.

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Área de Relaciones (ISAAR)

Muestra las relaciones que el agente tiene con otros agentes o con los documentos.

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Área de Control (ISAAR)

Ofrece información sobre la creación y mantenimiento del registro de autoridad, incluyendo los controles de calidad.

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Unidad de localización

Un nivel de descripción archivística que se encuentra por debajo de la serie y que agrupa documentos relacionados por su origen o función, sin una relación jerárquica con la serie.

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Fechas

Un elemento de la descripción archivística que describe el rango de fechas que abarca un conjunto de documentos.

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Alcance y contenido

Un elemento de la descripción archivística que proporciona una descripción general del contenido de un conjunto de documentos. Se puede usar para describir el tipo de información, el tema o la función de los documentos.

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Organización

Un elemento de la descripción archivística que describe la forma en que se organizan los documentos dentro de un conjunto. Se puede usar para indicar si los documentos están ordenados cronológicamente, alfabéticamente, por tema u otro criterio.

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Código de referencia

Un elemento de la descripción archivística que identifica un conjunto de documentos, como una serie o un expediente.

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Título

Un elemento de la descripción archivística que identifica el tipo de documento, como un expediente, un oficio o una carta.

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Nivel de descripción

Un elemento de la descripción archivística que indica el nivel de descripción archivística al que pertenece la descripción, como serie, expediente o fondo.

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Volumen y soporte

Un elemento de la descripción archivística que indica el número de piezas o unidades que conforman un conjunto de documentos y el tipo de soporte o formato en el que se encuentran.

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Serie documental

Conjunto de documentos relacionados por un tema, función u origen común y que se encuentran en un archivo.

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ISAD(G)

Un conjunto de normas internacionales para la descripción archivística, que establece los elementos y criterios para la creación de descripciones archivísticas de alta calidad.

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Study Notes

Introducción

  • Archivística define la descripción como parte del tratamiento archivístico, creando instrumentos de consulta para el conocimiento y acceso a los fondos documentales.
  • La descripción abarca desde piezas individuales hasta fondos documentales completos, facilitando la búsqueda y comprensión.

Concepto de Descripción Archivística

  • El diccionario de terminología archivística define la descripción como una fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de instrumentos de consulta para facilitar el acceso y el conocimiento de los fondos documentales.

Niveles de Descripción Archivística

  • La descripción archivística organiza los documentos en niveles jerárquicos (fondo, colección, serie, subsección, expediente y documento), basados en la procedencia.
  • El fondo incluye todos los documentos producidos por una institución, persona o entidad.
  • La colección es una agrupación artificial basada en características comunes.
  • Las series son documentos producidos de manera continua y homogénea relacionados a una función o actividad.
  • Las unidades documentales son la parte más específica de la jerarquía, un solo documento o varios relacionados.

Normalización de la Descripción

  • La normalización en archivística facilita el trabajo y garantiza la calidad, unificando procedimientos y mejorando el acceso a la información.
  • La normalización busca la simplificación, la unificación de intercambios internacionales y la especificación precisa de términos.
  • Organismos como UNE (Asociación Española de Normalización), son claves en este campo.

Normas Internacionales de Descripción

  • ISAD(G): Norma internacional general de descripción archivística (1995, 2000). Guía general para la descripción de documentos de archivo.
  • ISAAR (CPF): Norma internacional para los registros de autoridad de archivos de instituciones, personas y familias (1996, 2004), establece normas sobre nombres y relaciones para mejorar el acceso a las descripciones.
  • ISDIAH: Norma internacional para instituciones con fondos de archivo (2008), proporcionando directrices para describir instituciones dedicadas a la conservación de documentos.
  • ISDF: Norma internacional para la descripción de funciones (2007). Define normas para describir funciones dentro de una institución.

Normas españolas

  • Manual de Descripción Multinivel (MDM) de Castilla y León: (2000) Manual para la organización y normalización de descripciones archivísticas en Castilla y León.
  • Norma Española de Descripción Archivística (NEDA 1): Adaptación de la ISAD(G) al entorno español.

Procesos archivísticos aplicados (ejemplos)

  • Organización: Agrupación de unidades documentales en series, colecciones y fondos, siguiendo criterios de procedencia.
  • Descripción: Registrar información detallada sobre las unidades documentales en instrumentos descriptivos como inventarios o catálogos.
  • Conservación: Aplicar medidas para preservar la integridad de las unidades documentales, considerando su valor.
  • Acceso y uso: Poner las unidades documentales a disposición de los usuarios respetando las normas de acceso y confidencialidad.

Normas ISO (ejemplos)

  • ISO 30300: Información y documentación; Sistemas de gestión de registros. Fundamentos y vocabulario.
  • ISO 30301: Sistemas de gestión para documentos; Requisitos.
  • ISO 19005: Formato de archivo de documento electrónico para preservación a largo plazo (PDF/A).
  • Otra Norma ISO: Sistemas de transferencia de información y datos espaciales (OAIS).

Procesos archivísticos y unidades documentales

  • Descripción de funciones: Enunciar métodos y procesos para registrar cómo las instituciones gestionan sus documentos.
  • Procesos archivísticos: Elaborar registros de datos sobre diferentes procedimientos aplicados en la gestión archivística.
  • Unidades Documentales Simples: Un único documento significativo.
  • Unidades Documentales Compuestas: Conjunto de documentos interrelacionados que conforman un conjunto significativo.

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Tema 15. La Descripción Archivística. Normalización (PDF)

Description

Este cuestionario aborda la descripción archivística y su rol en la organización de documentos. Explora los niveles de descripción, desde fondos hasta documentos individuales, y cómo estas estructuras mejoran el acceso al conocimiento. Ideal para estudiantes y profesionales interesados en la gestión de archivos.

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