Informe de Pasantía en COOPSAEC R.L. 2016-2017 (PDF)

UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA FACULTAD DE DESARROLLO RURAL Informe de pasantía realizada en la Cooperativa de Servicios Agropecuarios de Exportación de Café R.L., 2016-2017 AUTORA Br. Heydi Arelis Reyes Granados ASESOR MSc. Pedro Noel Torres Rodríguez Managua, Nicaragua Marzo – 2017 UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA FACULTAD DE DESARROLLO RURAL Informe de pasantía realizada en la Cooperativa de Servicios Agropecuarios de Exportación de Café R.L., 2016-2017 Trabajo sometido a consideración del honorable tribunal examinador de la Facultad de Desarrollo Rural de la Universidad Nacional Agraria para optar al grado de: Licenciada en Agronegocios AUTORA Br. Heydi Arelis Reyes Granados ASESOR MSc. Pedro Noel Torres Rodríguez Managua, Nicaragua Marzo, 2017 UNIVERSIDAD NACIONAL AGRARIA Facultad de Desarrollo Rural Este informe de pasantía fue evaluado y aprobado por el honorable tribunal examinador designado por la decanatura de la Facultad de Desarrollo Rural de la Universidad Nacional Agraria como requisito para optar al grado de: Licenciada en Agronegocios Miembros del tribunal examinador _____________________________ _______________________________ Lic.MSc. Francisco Bravo Martínez Lic. MP. Adriana Montenegro Morales Presidente Secretaria _________________________________ Lic. MSc. María Salome Antequera Madrigal Vocal Lugar y fecha (día/mes/año) ____________________________________________ ÍNDICE DE CONTENIDO SECCIÓN PÁGINA DEDICATORIA.......................................................................................................................... i AGRADECIMIENTO................................................................................................................ii INDICE DE ANEXOS..............................................................................................................iii RESUMEN EJECUTIVO.......................................................................................................... iv EXECUTIVE SUMMARY......................................................................................................... v I. INTRODUCCIÓN................................................................................................................... 1 II. OBJETIVO DE LA PASANTÍA............................................................................................ 2 2.1 Objetivos de la pasante en el desempeño laboral en el área de trabajo............................... 3 2.2 Objetivos de la pasante como estudiante egresado de la carrera agronegocios.................... 3 III CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA......................................................................... 4 3.1 Caracterización y antecedentes de la Cooperativa de Servicios Agropecuario de Exportación de Café R.L............................................................................................................ 4 3.2 Misión COOPSAEC R,L..................................................................................................... 4 3.3 Visión COOPSAEC R,L..................................................................................................... 5 3.4 Principios y Valores............................................................................................................. 5 3.5 Políticas COOPSAEC R,L.................................................................................................. 5 3.6 Aspectos normativos........................................................................................................... 6 3.7 Recursos humanos................................................................................................................ 6 3.8 Recursos financieros.............................................................................................................. 7 3.9 Funciones de las diferentes área de trabajo en COOPSAEC R.L....................................... 8 3.9.1 Gerencia........................................................................................................................... 8 3.9.2 Administración y contabilidad........................................................................................ 9 3.9.3 Área asistencia técnica.................................................................................................... 10 3.9.4 Beneficio húmedo........................................................................................................... 11 3.9.5 Comité de comercialización......................................................................................... 12 IV. ANALISIS DE LA SITUACIÓN TÉCNICA Y ECONÓMICA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS DE LA EMPRESA........................................................................................ 13 4.1 Actualización de base de datos de entradas y proyecciones de venta de café.................... 13 4.2 Gestión del cumplimiento de los compromisos de exportación......................................... 13 4.3 Seguimiento a la cartera de créditos otorgados a los socios............................................ 13 4.4 Fortalecimiento de capacidades.......................................................................................... 14 4.5 Priorización del problema focal......................................................................................... 15 4.6 ¿Qué alternativas se planificaron?..................................................................................... 15 4.7 Acciones correctivas ante la problemática......................................................................... 15 V. RESULTADOS OBTENIDOS........................................................................................... 16 VI. LECCIONES APRENDIDAS............................................................................................ 19 VII. CONCLUSIONES............................................................................................................. 20 VIII. RECOMENDACIONES................................................................................................ 21 IX. LITERATURA CITADA.................................................................................................. 22 X. ANEXO.............................................................................................................................. 23 DEDICATORIA Dedico este trabajo de graduación en primer lugar a Dios por acompañarme siempre en mi vida, por darme sabiduría y ayudarme a superar cada obstáculo que se me presentó en el camino a mi formación como profesional, por guiarme a tomar las decisiones correctas en los momentos de incertidumbre y confusión por esto y muchas cosas más le dedico este informe al creador de toda las cosas y todo el universo. En segundo lugar, a mi hijo, quien es mi mayor motivación, fue mi luz para no rendirme y seguir adelante, Cada paso que doy lo hago pensando en su futuro y no en el mío. Cada decisión que tomo lo hago pensando en el bienestar de él. Cada instante que vivo lo siento y lo disfruto con el. A mi familia, porque ellos siempre han estado a mi lado en los momentos más difíciles y momentos alegres, dándome apoyo y guiándome por el camino del bien. Br. Heydi Arelis Reyes Granados i AGRADECIMIENTO Primeramente, a Dios porque me ha escuchado en los momentos más difíciles y de mayor preocupación, por bendecirme, por guiarme en el camino correcto y del éxito. A mis padres Modesto Reyes y Martha Granados por darme los primeros ejemplos de luchar por un futuro mejor y de superación, porque fueron mi sustento económico, moral y espiritual porque hoy forman parte de lo que soy y del éxito que gracias a ellos he alcanzado. A todas aquellas personas que de una u otra manera me han ayudado a superar mis debilidades y me han servido como fuente de motivación para lograr mis metas. - Expreso mi gratitud a todo el personal docente que ha contribuido en el proceso de mi formación y muy especialmente al personal de la Facultad de Desarrollo Rural por su apoyo incondicional y dedicación para enseñarme y trasmitirme sus conocimientos y experiencias para desempeñarnos con buen suceso en el campo profesional. - A la empresa COOPSAEC R.L por haberme permitido realizar mi práctica de pasantía con éxito y en función de diferentes actividades que desempeña la empresa. - A mi tutor MSc. Pedro Torres por ser la persona idónea para guiarme e instruirme en mi trabajo de graduación. Heydi Arelis Reyes Granados ii ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO PÁGINA Anexo 1. Fotografía de las actividades en la pasantía............................................................. 23 Anexo 2. Documentación utilizada para actualizar base de datos........................................... 25 Anexo 3. Contactos focales de la entidad................................................................................. 27 Anexo 4. Programa de trabajo mensual.................................................................................... 28 iii Informe de pasantía realizada en la Cooperativa de Servicios Agropecuarios de Exportación de Café R.L., 2016-2017 Autora: Br. Heydi Arelis Reyes Granados/ [email protected] Asesor: MSc. Pedro Noel Torres Rodríguez RESUMEN EJECUTIVO En este informe se sintetizan las actividades de pasantía realizadas en una empresa dedicada al acopio y comercialización de la producción de café de sus asociados. Las actividades de esta empresa se ajustan al perfil profesional de la carrera de agronegocios. Esta pasantía se llevó a cabo en un período de seis meses a partir de abril a septiembre del 2016, en la cooperativa COOPSAEC R.L. La pasantía se centró en la realización de las principales actividades en el cargo de asistente administrativo. El trabajo se focalizó en la actualización de base de datos con información de entradas de café y proyecciones de ventas, gestión del cumplimiento de los compromisos de exportación, seguimiento a la cartera de créditos otorgados a socios, gestionar los procesos de comercialización, fortalecimiento de capacidades a través de la capacitación al personal respecto a los procesos de exportación. La metodología aplicada fue la observación, acción y reflexión de las prácticas que se realizan actualmente, definiendo planes y orientando procesos en función mejorar la eficiencia técnico productiva de la empresa. La realización de estas actividades ha permitido poner en práctica los conocimientos adquiridos en la carrera de Agronegocios desarrollar capacidades para enfrentar el campo laboral. Los principales resultados están relacionados a la actualización de la información técnica, administrativa y comercial, establecimiento de relaciones dinámicas y directas con el mercado formal, apertura de líneas de crédito con proveedores de insumos y servicios financieros, planificación de la producción con base a demandas del mercado formal y el fortalecimiento de capacidades técnicas de los recursos humanos. Uno de los principales aportes durante el proceso de la pasantía, fue capacitar al personal sobre el proceso de exportación del café para incorporarlo a sus actividades y generar rentabilidad. Palabras claves: Gestión, exportación, fortalecimiento de capacidades, información técnica administrativa. iv Internship report made in the Cooperative Agricultural Services of Export of coffee R.L., 2016-2017 Author: Br. Heydi Arelis Reyes Granados/ heydireyes96@yahoo. com Advisor: MSc. Pedro Noel Torres Rodríguez EXECUTIVE SUMMARY In this report there are synthesized the activities of intership realized in a company dedicated to the gathering and commercialization of the production of coffee of its associates. The activities of this company fit to the professional profile of the career of agribusiness. This intership was carried out in a period of six months from April to September, 2016, in the cooperative COOPSAEC R.L.The intership centred on the achievement of the main activities of the charge of administrative assistant. The work focused in the data base update with information of earnings of coffee and projections of sales, management of the fulfillment of the commitments of exportation, pursuit to the portfolio of credits granted to associates, to manage the commercialization processes, on capacities strengthening across the training to the personnel with regard to the exportation processes. The applied methodology was the observation, action and reflection of the practices that are realized at present, defining plans and facing processes in function to improve the efficiency technician productive of the company. The achievement of these activities has allowed to put into practice the knowledge acquired in the career of Agribusiness to develop aptitudes to face the labor field. The main results are related to the update of the technical, administrative and commercial information, establishment of dynamic and direct relations to the formal market, opening of credit lines with providers of inputs and financial services, planning of the production based on demands of the formal market and the strengthening of technical capacities of the human resources. One of the main contributions during the process of the intership, was to qualify to the personnel on the process of exportation of the coffee to incorporate it into its activities and to generate profitability. Keyword: Management, exportation, strengthening of capacities, information management technique. v I. INTRODUCCIÓN Durante el período del mes de abril a septiembre de 2016, se realizó la pasantía en la cooperativa de servicios agropecuarios de exportación de café (COOPSAEC R.L) La pasantía consiste en la realización de actividades en el marco de una empresa establecida que permita aplicar los conocimientos teóricos a la realidad de dicha empresa. Estas actividades, por una parte, contribuyen a encontrar soluciones a problemas reales dentro de la empresa y a la vez fortalecer nuestra formación académica. Dado que la formación del profesional en agronegocios está orientada entre otros aspectos hacia el mejoramiento de los sistemas de comercialización de productos agropecuarios, y la formulación y gestión de iniciativas de negocios; esta pasantía se considera un requisito indispensable para la graduación ya que se trata de que el pasante viva la realidad del mundo laboral, asuma funciones y realice actividades enfocadas en el objetivo de la empresa de comercializar su producto en las mejores condiciones. - El objetivo de esta pasantía fue: Apoyar a COOPSAEC, R.L. en la búsqueda del logro de sus metas de comercialización de su producción en condiciones más favorables por medio del mejoramiento de los mecanismos de comercialización del producto (café oro) tanto en el mercado local como en el mercado internacional. COOPSAEC, R.L. se constituyó en 2,001 y sus integrantes son cafetaleros pequeños y medianos que por muchos años han comercializado la totalidad de su producción en el mercado local. Ante una situación de crisis de precios internacionales de su producto y tomando consciencia de que el mercado local no reconoce su calidad de café con un mejor precio, se organizan y se presenta la oportunidad de entrar a un mercado de especialidades. En ese momento, el hecho de organizarse permitió contar con una figura jurídica para contratar con el cliente comprador y además relacionarse con instituciones financieras locales e internacionales para financiar las inversiones necesarias para acopio y procesamiento del producto. 1 La producción de COOPSAEC, R.L. se ha quintuplicado en el transcurso de sus dieciséis años de existencia pasando poco más de 3,000 a más de 15,000 quintales oro anuales por lo que es válido considerar la necesidad de realizar la exportación de esos volúmenes de forma directa. A la fecha y a pesar de que se cuenta con licencia de exportación obtenida en el marco de un proyecto de colaboración de AECID, no se ha realizado ni una sola exportación de forma directa. La dirección de COOPSAEC, R.L. al referirse a este problema expresan lo siguiente: “Es condición del comprador que las exportaciones la realice otra empresa en este caso el mismo beneficio seco” esto es porque no poseen experiencia, ni estructura administrativa calificada para encargarse de este proceso, tampoco es conveniente y no rentable establecer la actividad de exportación con un volumen del 25% del café producido. El consejo de administración de COOPSAEC, R.L. y los responsables administrativos de la misma han adquirido conciencia de que llevar a cabo los procesos de exportación del café no es solamente posible, sino que además rentable. La empresa paga en este rubro un promedio de $8.50 por quintal oro exportado. Los trámites para llevar adelante este proceso son relativamente sencillos y COOPSAEC, R.L. está facultada legalmente para realizarlos. La pasantía se justifica en el hecho de que en COOPSAEC, R.L. al igual que en muchísimas organizaciones de pequeños productores se presentan algunos vacíos que impiden el cumplimiento pleno de los objetivos de las mismas. Cada actividad realizada dentro de la empresa ha sido con el objetivo de aplicar y adquirir conocimientos, apoyar con el trabajo, mejorar el área de trabajo asignado. La implementación de estas actividades permitió agilizar el trabajo tanto para gerencia y contabilidad y la retroalimentación del sistema del negocio. Durante el desarrollo de la pasantía hubo muy buena interacción con el personal, cooperados y otras instituciones, las cuales coadyuvaron a fortalecer su propia organización y obtener mejores resultados. En este informe se resumen las características particulares de la empresa, asi como el funcionamiento del área específica sobre la que se realizó la pasantía y los logros obtenidos sobre la actualización de conocimientos, el trabajo práctico, experiencia y lecciones aprendidas durante el desarrollo de la misma. 2 II. OBJETIVOS DE LA PASANTÍA 2.1 Objetivos de la pasante en el desempeño laboral en el área de trabajo 2.1.1 Valorar el funcionamiento de las áreas de administración y comercialización de la empresa, determinando algunas alternativas de mejoramiento en los mismos. 2.1.2 Apoyar a COOPSAEC, R.L. en la búsqueda del logro de sus metas de comercialización de su producción en condiciones más favorables. 2.2 Objetivos de la pasante como estudiante egresada de la carrera de Agronegocios 2.2.1 Fortalecer los conocimientos teóricos asimilados durante los años de carrera universitaria, adquiriendo al mismo tiempo habilidades y destrezas para un mejor desempeño laboral en condiciones reales. 3 III. CARACTERIZACIÓN DE LA EMPRESA 3.1 Caracterización y antecedentes de la Cooperativa de Servicios Agropecuario de Exportación de Café La Cooperativa de Servicios Agropecuarios de Exportación de Café COOPSAEC, R.L. está ubicada en la comunidad de Pueblo Nuevo, Jinotega, a 140 kms de Managua. Fue constituida en el mes de febrero del año 2001 en plena crisis mundial del Café; por un grupo de productores de café de altura, interesados en mejorar las condiciones de producción, procesamiento y comercialización (COOPSAEC,2009) COOPSAEC R, L como empresa cooperativa, genera 12 empleos permanentes y 17 temporales, y las fincas 400 empleos permanentes y 3,400 temporales principalmente en labores de recolección de café. Cuenta con su personería Jurídica aprobada por el MINISTERIO DEL TRABAJO conforme Resolución Número 335 – 2001 del doce de Julio del dos mil uno. La cooperativa está integrada por pequeños y medianos productores y productoras de café, con un total de 27 socios (22 varones y 5 mujeres) cuyas fincas están localizadas geográficamente en las comunidades de: Los Robles, Monterrey, Pueblo Nuevo, El Sardinal, El Escambray, Datanlí, San Pedro de Buculmay, San Esteban, Venecia, Bonetillo, El Tuma y Santa Isabel y América. Estas fincas estan ubicadas en terrenos con alturas promedio a los 1,000 metros sobre el nivel del mar, que garantiza un producto de alta calidad de acuerdo a los estándares internacionales. 3.2 Misión de COOPSAEC R.L Somos una cooperativa legalmente constituida, integrada por pequeños y medianos productores y productoras de café especial, que ofrece a sus clientes un producto de alta calidad y brinda a sus asociados asistencia técnica, capacitación y financiamiento a la caficultura, procesamiento y comercialización, con responsabilidad social y ambiental, enfoque de género, principios éticos y morales y una administración eficiente y transparente para mejorar el nivel de vida de las familias y el de sus comunidades.” 4 3.3 Visión de COOPSAEC, R.L “Una organización democrática, con visión empresarial, económicamente auto sostenible con un alto nivel de competitividad que permiten tener acceso a mercados diversificados practicando la equidad de género, responsabilidad social, ambiental contando con una alta credibilidad” 3.4 Principios y Valores COOPSAEC R.L se rige por principios generales y valores particulares que le permiten definirse como empresa. Estos principios son el soporte de la visión, la misión, la estrategia y los objetivos estratégicos. Los valores se manifiestan y se hacen realidad en la forma de ser, pensar y conducir a la organización a través de lealtad, equidad, solidaridad, responsabilidad y transparencia Principios: Igualdad Legalidad Libre ingreso y retiro voluntario Autonomía e independencia organizativa Valores: Lealtad. Equidad Solidaridad Responsabilidad social y ambiental Transparencia y eficiencia administrativa 3.5 Políticas de COOPSAEC R, L La cooperativa dispone con un manual que funciona como guía, ordena el trabajo administrativo y contable de la empresa de manera que se garanticen procedimientos entendibles y transparentes para los asociados y usuarios de los servicios de COOPSAEC R.L. 5 En este manual se establecen las políticas, normativas, procedimiento y controles definidos por COOPSAEC R.L; para la prestación de servicios de acuerdo a parámetros regulatorios vigentes en la ley general de cooperativas. Dicho manual define las siguientes políticas para el mejor funcionamiento de la empresa: Política de crédito Política de género Política de inversión Política general Política específica Política de liquidez 3.6 Aspectos Normativos Existen normas simples pero cargadas de contenido morales y prácticos que orientan la convivencia y el desarrollo de la vida en comunidad. La empresa dispone de un manual de funciones en el cual se orientan las diferentes actividades a desarrollarse en cada uno de los departamentos. Por ejemplo, la gerencia tiene sus propias funcionas asignadas e igual los departamentos de contabilidad, asistencia administrativa, asistencia técnica, gerencia de beneficio húmedo. 3.7 Recursos humanos La fortaleza de esta cooperativa radica en el servicio que se le brinda a los socios, en los que destacan: financiamiento en efectivo financiamiento en insumos, comercialización de café acopiado y también cuenta con un mercado específico en los Estados Unidos. Otro detalle que se destaca es la alta calidad del servicio que presta además de la rapidez y precisión con que se ejecutan las asesorías técnicas tanto en administración de finca, como en las plantaciones y ayuda al desarrollo de las capacidades de gestión de cada uno de los socios. Para lograr los objetivos propuestos COOPSAEC R.L dispone con recursos humanos calificados en función de los objetivos de la empresa. La gerencia se encuentra a cargo del Lic. Reynerio Lanzas, además cuenta con 12 empleados, bajo la siguiente estructura: 6 Asamblea General Junta de Vigilancia Consejo administrativo Comité de Comité de Comité de Comité de Comité de Educación, Organización Comercialización Crédito y Higiene y Cultura Deporte de Trabajo Producción Seguridad Gerencia Asistente de Gerencia Supervisor Beneficio Seco Responsable de Comercialización de café Molido Administrador Responsable Beneficio Asistencia Contable Húmedo Técnica Responsable de Calidad Auxiliar de Encargado de Contabilidad Cartera Responsable de Despulpado Responsable de Lavado Responsable de Agua Mieles Figura 1 Organigrama administrativo de COOPSAEC R.L 3.8 Recursos Financieros Los recursos financieros para financiar sus operaciones provienen del pago que realizan los socios por los servicios de beneficio húmedo y comercialización de su producto café verde complementariamente se cuenta con un mínimo margen que se genera en la diferencia entre la tasa de interés activa que COOPSAEC R.L cobra a los socios y pasiva que COOPSAEC R.L paga a los acreedores. 7 La cooperativa también obtiene financiamiento por parte de las instituciones financieras, BANCO PRODUZCAMOS, BANCO DE LA PRODUCCION entre otros, mediantes prendas agrarias. 3.9 Funciones de las diferentes áreas de trabajo en COOPSAEC R.L 3.9.1 Gerencia Encargado de dirigir y administrar a COOPSAEC R.L en la consecución de los objetivos planteados en el plan estratégico Institucional, aprobado por la asamblea general de asociados, la gerencia se lleva cabo por un gerente y una asistente: Descripción general del cargo, administración general de la cooperativa Funciones específicas Organizar y dirigir la administración y los servicios de la cooperativa de acuerdo a las normas dictadas por el concejo de administración. Velar porque los libros de contabilidad sean llevados al día y correctamente de lo cual será responsable directo. Ejecutar los acuerdos de la asamblea general por intermedio del concejo de administración. Cobrar las sumas adeudadas a la cooperativa y hacer con el visto bueno del presidente y del concejo, los pagos correspondientes. Informar quincenalmente al concejo de administración sobre el estado económico de la cooperativa en la forma establecida. Dar cumplimiento y seguimiento a los planes y metas de servicios así como mantenimiento de toda la infraestructura y medios de la cooperativa. Podrá contratar al personal asalariado que la cooperativa necesite con la autorización del concejo de administración. 8 3.9.2 Administración y contabilidad Es el área encargada del manejo contable y administrativo de los recursos financieros y económicos de COOPSAEC, R.L. con apego a los estatutos y reglamento interno así como a los principios de contabilidad generalmente aceptados. Está área está compuesta por contador / administrador, asistente administrativa y personal de apoyo (conserje) Funciones específicas Registro contable de todas las transacciones económicas y financieras de la cooperativa. Elaboración de los estados financieros y sus anexos Registros contables del movimiento de café en el beneficio húmedo. Control contable de los movimientos de café en beneficio seco. Control de inventarios en beneficio seco. Administración de la cartera de crédito. Garantizar las anotaciones en los libros contables. Atender gestiones relacionadas con la administración en ausencia del gerente Coordinación y administración de proyectos específicos, cuando así lo establezcan los convenios firmados con los donantes o financiadores. Garantizar la liquidación de cuantas por pagar. Realización de las cotizaciones para la adquisición de bienes y servicios. Elaboración de contratos Administración del personal a su cargo. Facilitar las auditorías contables. 9 3.9.3 Área asistencia técnica Es el área encargada de facilitar los procesos de capacitación, asistencia técnica y transferencia de tecnología hacia los asociados. Esta área está compuesta por un técnico extensionista Funciones específicas Participar en las actividades de capacitación conforme lo programado así como las que la gerencia le asigne. Dar asistencia técnica personalizada a los asociados. Realizar estimaciones de la producción. Facilitar las capacitaciones técnicas a los socios. Apoyar a los socios en el manejo de controles relacionados con la trazabilidad y certificación de las fincas. Levantamiento de muestras en campo para diferentes análisis (foliar, suelos, nematodos, etc.) Participar en la preparación de fórmulas para la fertilización del suelo de las plantaciones de café. Elaborar los planes de trabajo mensuales y pasar a la gerencia informes mensuales o cuando le sean requeridos. Apoyar la cobranza de los créditos. Dar seguimiento al cumplimiento de los compromisos de entregas de café por parte de los socios. Garantizar que los fertilizantes e insumos sean utilizados en tiempo y forma, con eficiencia y racionalmente. Apoyar la distribución de invitaciones y correspondencia de actividades relacionadas con el funcionamiento empresarial de la cooperativa. Responderá por otras funciones específicas relacionadas con proyectos. 10 3.9.4 Beneficio húmedo Es la dependencia encargada de los procesos de transformación del café de los asociados y clientes cumpliendo con estándares de calidad previamente definidos y con énfasis en la eficiencia operativa. Este departamento está compuesta por un responsable y el personal contratado temporalmente para el ciclo de recolección de cosecha y entre los que se asignan diferentes niveles de responsabilidad. Funciones específicas Dirigir y organizar el trabajo en general del beneficio húmedo Supervisar el desempeño de todos los trabajadores del beneficio. Garantizar que se mantenga la calidad del café recibido, al momento de recibirlo, durante su proceso y despacho. Velar por el funcionamiento adecuado de la maquinaria y herramientas a su cargo (planta eléctrica, despulpadora, motores, etc.) llevando para ello los controles establecidos. Mantenimiento adecuado de las instalaciones del beneficio y sistemas de agua y drenaje. Garantizar la higiene y la seguridad en el beneficio, así como el buen manejo de los desechos. Montaje del control de calidad de café en formatos especificados por la gerencia. Presentar informes semanales y mensuales al gerente sobre la producción y funcionamiento del beneficio. Controlar el horario de entrada de los trabajadores y mantener la disciplina, el respeto mutuo entre los mismos así como el cumplimiento estricto de las funciones para las que han sido contratadas. Gestionar el abastecimiento de materiales e insumos necesarios para el personal y el funcionamiento del beneficio húmedo. 11 3.9.5 Comité de comercialización Preparar las ofertas de los servicios y colocación de los productos que en su momento ofrezca la cooperativa. Este departamento está compuesta por tres miembros Responsable, Secretario y Vocal. Funciones específicas Preparar y proponer el presupuesto de compras en forma semestral y buscar el mejor mercado para los productos y servicios de la cooperativa. Realizar análisis de inventario de la cooperativa para que se mantengan las existencias adecuadas de insumos y productos. Ejercer control máximo sobre la calidad de los productos a comercializar y servicios a brindar por la cooperativa. Realizar todas aquellas actividades inherentes a la adquisición de insumos para usos comerciales. Recepcionar y mantener actualizada la información de los asociados sobre los productos, volúmenes de producción, calidades y épocas de cosecha para gestionar el mercado de los productos. Coordinar todas las actividades relacionadas con el acopio de los productos de la cooperativa. Mantener información actualizada de mercado en cuanto a oferta, demanda, calidades, precios, necesidades y preferencias, a fin de mantener informados a los asociados. Mantener informado al consejo de administración sobre el desarrollo de sus actividades. Gestionar ante los organismos nacionales e internacionales los recursos para establecer infraestructuras de acopio y mejorar los servicios de comercialización. Deberá cumplir fielmente lo establecido en el reglamento de comercialización y deberá llevar un libro de actas donde dejará constancia de su gestión y actividades. 12 IV. ANALISIS DE LA SITUACION TECNICA Y ECONOMICA DE LOS PROCESOS OPERATIVOS DE LA EMPRESA 4.1 Actualización de base de datos de entradas y proyecciones de ventas de café La base de datos con la información requerida para conocer las entradas y proyecciones de ventas se alimenta de documentos tales como el recibo de café uva, remisiones a beneficio seco, recibos de beneficio seco e informes acumulados de entregas. La información generada de estos documentos es bastante completa y permite llevar un control adecuado del producto a comercializar y compáralos con los datos del área de beneficio seco (Arizaldo C. Urbano, 1986). Se observa que hay limitaciones en la información a partir de las bases de datos, razón por la cual se propuso el diseño de informes acordes con el quehacer de la organización, para la toma de decisiones y actualización de estados de cuentas de los socios proveedores (Anexo 2) 4.2 Gestión del cumplimiento de los compromisos de exportación Esta actividad se llevó a cabo en coordinación con gerencia de COOPSAEC, R.L. el supervisor de beneficios secos de COOPSAEC y la encargada de exportaciones del beneficio BENCAFE. Primeramente, se suscriben los contratos por embarque y estos se registran en la oficina correspondiente en CETREX. Cuando el producto (café exportable gourmet) se encuentra preparado en la cantidad acordada se envían muestras de pre embarque con al menos un mes de anticipación al envío. El proceso restante lo ejecuta el exportador quien notifica (dos o tres semanas después) de la disponibilidad del dinero del cobro correspondiente. El ingreso es registrado e informado al concejo de administración. 4.3 Seguimiento a la cartera de créditos otorgados a socios Para obtener un efectivo control de la cartera por cada uno de los socios es necesario mantener actualizada la base de datos digital. En esta se registra cada desembolso con sus características tales como: Monto desembolsado, fuente de fondos, forma de desembolso, tasa de intereses. 13 Es importante mencionar que la base de datos actualizada nos sirve para referenciar las auditorías internas que realizan algunas instituciones financieras como el banco PRODUZCAMOS, Cada uno de los socios tiene un expediente individual o personal el cual contiene en su parte medular la siguiente información: identificación personal, copia de contratos de quintales de café a entregar, fotocopias de comprobantes de cheques, copias de pagaré con sus respectivas firmas, pagaré con facturas anexas de entrega de insumos. Esto se hace continuamente debido a los desembolsos mensuales y ordenes de entrega de insumos. Esta actualización de expediente permite la elaboración de informe para sus respectivos análisis, cada quince días por parte del consejo de administración, los documentos que contiene cada expediente tienen que estar completos. 4.4 Fortalecimiento de capacidades El desarrollo de este trabajo consistió en capacitar a los colaboradores de COOPSAEC R.L. en el manejo de herramientas de mercadeo, para una mejor dinamización de la actividad comercial y el posicionamiento de la organización en el mercado (Brenes R, 2011). Se abordó el tema de contacto de mercado el cual consistió en: Reconocer la importancia del dominio del producto, características naturales, técnicas de producción, procesos de transformación, elementos de valor agregado, costos económicos. La importancia de enfocarse en nuevos mercados y la diversificación, conocer las diferentes modalidades de exportación y acuerdos comerciales. También se abordó con los colaboradores los procedimientos para el trámite de exportación de café (CETREX, 2008). El abordaje metodológico implementado fue de manera participativa partiendo de las propias experiencias de las y los participantes y promoviendo el análisis de reflexión crítica. Se asignaron trabajos individuales, trabajos grupales y plenarios; y de esta manera se enriquecieron las discusiones el análisis y la evaluación del seminario. 14 4.5 Priorización del problema focal El problema en el cual se focalizó el trabajo de la pasantía fue el proceso de la exportación, debido a las siguientes causas. o Exigencia del principal comprador para que las exportaciones se realicen desde un determinado exportador por razones de su logística. o No se exporta directamente, a pesar de disponer de una licencia de exportación. o Se carece de una área específica para la comercialización o Bajo nivel de calificación del personal. Consecuencias: o Altos costos y baja competitividad. o La empresa permanece invisible comercialmente en el mercado del café internacional. o Bajo nivel de competitividad y sostenibilidad de la organización 4.6 ¿Qué alternativas se planificaron? Se plantea la activación de la licencia de exportación para usarse en lotes de café negociados con otros compradores, se trabajó en una memoria de cálculo concluyendo que sí es una acción que genera utilidad. Se evaluará el resultado económico de esta acción en el ciclo 2016 – 2017. Se propone la creación de un área específica para atender todo lo concerniente a la comercialización de la producción de café. 4.7 Acciones correctivas ante la problemática o Disponer de su propio beneficio seco. o Exportar directamente con el propósito de aprovechar la licencia de exportación. o Establecer un área específica para la comercialización. o Continuar con el fortalecimiento de capacidades en la formación del personal. 15 V. RESULTADOS OBTENIDOS 5.1 Procesos operativos Se logró trabajar con el equipo de COOPSAEC, R.L., desde el puesto de asistente administrativo, coordinando actividades con el personal involucrado en la cartera de préstamos y comercialización de café. Lo anterior permitió llevar a la práctica la mayor parte de los conceptos teóricos adquiridos en los años de carrera universitaria y a la vez adquirir habilidades prácticas. 5.2 Actualización de base de datos de entradas y proyecciones de ventas de café Se registró el 100% de los documentos de recibos de café en beneficio húmedo y beneficio seco, correspondiente a los 27 socios de COOPSAEC R.L. Disponibilidad de información actualizada que permitió enfocar los esfuerzos en los socios para cumplimiento de sus compromisos. Se elaboraron cuadros de proyecciones de resultados finales de rendimientos de café, información contenida en estos cuadros describen la variedad del café, calidad, quintales de café en los diferentes estados (uva, pergamino, brozas) con el peso recibido y el peso resultante posterior al proceso, por medio de una operación matemática se establece el rendimiento, es decir porcentaje del café total recibido es el resultado final. Por ejemplo 100 quintales pergamino podrían dar un resultado de 43 quintales oro con lo cual el rendimiento sería de 43%. Se elaboraron cuadros comparativos de ingresos netos proyectados desde el punto de vista de los socios productores de café y sus obligaciones en primer lugar con la cooperativa (cuentas por cobrar) y con las instituciones del sistema financiero. 16 5.3 Gestión del cumplimiento de los compromisos de exportación Para el cumplimiento de los compromisos de exportación se hicieron las siguientes acciones; Verificación del exportador que cumpliera con los requisitos establecidos como lo son el registro de contratos en la entidad correspondiente, envío de muestras de preembarque, obtención de certificados correspondientes, factura de cada embarque. Creación de un sistema de información para el consejo de administración en el cual se refleja el avance en las ventas el cual consiste en una tabla con la información de: Comprador, calidad de café, quintales vendidos, precio, condiciones de pago, INCOTERM aplicados, impuestos y tarifas. Facilitación de documentos para la tramitología de exportación. Envío de muestras previa a las embarcaciones. 5.4 Seguimiento a la cartera de créditos otorgados a socios Expedientes de préstamos completados, redujo la morosidad a un mínimo de 1.33% al obtener la información ordenada y de fácil acceso permite a las personas indicadas priorizar las visitas de seguimiento en los casos en los que pudiera presentarse dificultad para la recuperación de los financiamientos. Información de cartera conciliada con contabilidad. Se obtuvo un informe positivo de parte de auditoria contratada. Información a fuentes financieras suministrada en tiempo y forma. Esto permitió continuar con los desembolsos de líneas de créditos sin problemas 5.5 Fortalecimiento de capacidades Se desarrollaron dos eventos de capacitación. El personal administrativo conoce los procesos de exportación y valoran la importancia de llevar a cabo este proceso de forma directa, es decir, sin contratar este servicio con el beneficio seco. 17 Las capacitaciones facilitaron crear mayor conciencia en la administración para realizar estudios de mercados, comprender el comercio internacional, mejoramiento económico de la empresa, y uso de información web del centro de trámite de exportación (CETREX). 18 VI. LECCIONES APRENDIDAS Se aprendió: Procedimientos para la exportación, conocimiento y dominio de los documentos necesarios. Desarrollo de autoconfianza al efectuar las capacitaciones. Valoración del trabajo en equipo como fundamento para el éxito de una organización. Dominio de los sistemas informáticos de la empresa. La inserción al mundo laboral es una forma de aplicar y adquirir conocimientos en las diversas áreas de formación que definen el perfil profesional. Es importante siempre estar dispuesto a obtener conocimientos nuevos a partir de los retos que se presentan en la vida, ha permitido al pasante sentirse capaz eficiente, lo cual mejora las habilidades y destrezas, importantes en el desempeño laboral Responsabilidad en el cumplimiento del reglamento y políticas establecidas por la organización. Que las labores diarias y prácticas permiten mejorar la competencia en general y especifica del proceso de exportación. Particularidades de las características propias al ejercicio para el sector del café y de la estructura ocupacional de la empresa. 19 VII. CONCLUSIONES Las pasantías son un medio clave para el mejor desempeño del futuro profesional en agronegocios. Se demostró que al realizar directamente el proceso de exportación se obtiene un sustancial ingreso adicional que en última instancia mejora los precios percibidos por el productor con la activación de la licencia de exportación y negociar con el principal comprador para acordar la realización de exportaciones directas. Una gran limitante de COOPSAEC, R.L. es no contar con una instalación de beneficiado seco que le obliga a contratar este servicio lo cual además de que incrementa sus costos no permite que los controles de calidad y rendimiento sean oportunos para considerarse en la toma de decisiones. Las actuales condiciones de comercialización son en sí muy favorables para la organización y sus miembros quienes las perciben de forma directa, sin embargo, se pueden mejorar a partir de implementar las estrategias adecuadas. (Exportación directa, ampliación de los mercados). En el desarrollo de la pasantía fue importante contar con la participación del personal directivo al momento de analizar los problemas y soluciones encontradas. Esto permite que haya un compromiso de todo los involucrados. 20 VIII. RECOMENDACIONES La Licencia de Exportación debe activarse como una herramienta indispensable para la transformación de los mecanismos actuales de comercialización. Realizar muestreos periódicos y ajustes a las estimaciones de la producción. Mejorar la recepción de producto incorporando métodos de clasificación y separación de calidades y variedades. Supervisión en los beneficios secos a fin de asegurar que el producto sea debidamente procesado y almacenado. Controles periódicos de catación, con el fin de identificar las mejores puntuaciones para ofrecer estos lotes en un mercado específico. Al igual que detectar problemas y determinar las causas de los daños. Garantizar información de precios para que los asociados la conozcan, de forma que se asegure la transparencia en la toma de decisiones. Diversificar el número de compradores en el mercado, para no depender de un solo demandante. Permanente formación y superación del personal de forma integral a fin de estar preparados para el crecimiento productivo y la ampliación de los mercados. Crear un área específica de comercialización para asumir el reto de realizar la exportación de forma directa. Mejorar sistema de contabilidad y gestión administrativa por medio de la contratación de una consultoría que analice las debilidades del sistema actual y proponga mejoras. 21 IX. LITERATURA CITADA Arizaldo Carvajal Burbano. (1986) Teoría y Práctica de la Sistematización de Experiencias Univ. Del Valle (Primera edición) 2004 pág. 90 Brenes R. (2011).ABC del Exportador Nicaragua. Consejo Editorial. Obtenido de http://cei.org.ni/images/file/abc_exportador_2011.pdf CETREX (agosto 2008), Exportaciones autorizadas 2007 – 2008. Obtenido de http://www.cetrex.gob.ni/ COOPSAEC R.L. (2009) Manual de funciones y organizacional internas. 22 X. ANEXOS Anexo 1. Fotografías de las actividades realizadas en la pasantía Foto 1. Revisión cuentas por cobrar Foto 2. Actualización de expediente Fotos 3. Copias para expedientes 23 Foto 4. Capacitación de Gestión y herramienta para exportar Foto 5. Capacitación de Gestión y herramienta para exportar 24 Anexo 2 Documentación Utilizada para actualización base de datos Anexo 2.1 Remisión beneficio seco 25 Anexo 2.2 Recibo beneficio seco 26 Anexo 3 Contactos focales de la entidad Cargo Celulares Correo Cedulas Reynerio Gerente 8420-9263 [email protected] Lanzas García María Contadora 8623-7487 [email protected] 241-150882-0009Q Asunción Rodríguez Sayda Martínez Auxiliar de 8334-6424 [email protected] 441-100683-0012N Pineda Contabilidad Denis Rodas Técnico/Campo 8911-9706 [email protected] 241-081281-0001K Heydi Reyes Responsable de 8228-0313 [email protected] 241-210190-0005k Calidad Álvaro Castro Responsable 8719-5632 [email protected] 241-261078-0001Q Beneficio Seco Abundio Huete Responsable 8651-3694 [email protected] 445-271157-0003N Beneficio Húmedo Joselin Responsable de 8498-8066 [email protected] 241-140195-0000M Altamirano Comercialización de Café Molido 27 Anexo 4. Programa de trabajo Mensual PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 04 al 08 Mes y Año 04- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DE LA DIFICULTADES ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA ACTIVIDAD EN LAS OBSERVACIÓNES RECIBIDAS REALIZADA REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación 2. Gestión para Envío de muestras a compradores Registros de recibos 3. Gestión de Certificaciones 04/04/2016 Beneficio Húmedo Actualización de las Explicación por el 4. Supervisión de Envío de Contenedores Registros Lunes -Registros de Ninguna Dificultad Base de Datos Gerente Remisiones a Beneficio Seco (Fecha) Comprobantes de 5. Registro Recibos de Beneficio Seco Desembolsos a Socios 6. Manejo de Cartera de financiamiento a productores asociados 7. Expediente individuales de los asociados 05/04/2016 Registros de recibos Actualización de la 8. Resguardo de documentación legal de los Ninguna Dificultad Sin novedad Martes Beneficio Húmedo Base de Dato financiamientos (Escrituras de garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de comercialización de café) 9. Elaboración de Pagaré por los desembolsos en efectivo y/o en insumos 06/04/2016 Registros de recibos Actualización de la Ninguna Dificultad Sin novedad 10. Montaje de Base de Datos de cartera Miércoles Beneficio Húmedo Base de Dato 11. Cálculo mensual de intereses 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos 14. Elaboración de reportes quincenales de estado 07/04/2016 Registros de recibos Actualización de la Ninguna Sin novedad de la cartera Jueves Beneficio Húmedo Base de Dato Dificultades 15. Seguimiento a ofertas de compra de café por parte de compradores locales 16. Coordinación con Beneficio seco para entrega Registros de recibos Registrar información de muestras a compradores Beneficio Húmedo Actualizaciones de 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a 08/04/2016 Recibos y en base Ninguna -Registros de Sin novedad compradores viernes de cartera y crédito Dificultades Comprobantes de Desembolsos a Socios ________________ ___________________ __________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 28 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 11 al 15 Mes y Año 04- 2016 Area o Departamento : Administración DIFICULTADES EN DESCRIPCIÓN DE LA ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA LAS OBSERVACIÓNES ACTIVIDAD REALIZADA RECIBIDAS REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Registros de Remisiones 2. Gestión para Envío de muestras a Beneficio seco. compradores. Registros de 3. Gestión de Certificaciones. Comprbantes a 11/04/2016 Actualización de 4. Supervisión de Envío de desembolsos a Socios. Explicación por el Lunes las Base de Ninguna Dificultad Contenedores Registros Remisiones a Orden de Insumos. Gerente (Fecha) Datos Beneficio Seco. Archivar Recibos 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. Archivar Comprobantes. 6. Manejo de Cartera de financiamiento a productores asociados. Registros de Remisiones 7. Expediente individuales de los Beneficio seco. asociados. 12/04/2016 Desembolsos a socios. Actualización de 8. Resguardo de documentación legal Martes Elaboración de Cheques.- la Base de Datos Ninguna Dificultad Sin novedad de los financiamientos (Escrituras de Archivar garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de comercialización de café). 9. Elaboración de Pagaré por los Registroa de Remisiones desembolsos en efectivo y/o en 13/04/2016 a Beneficio Seco Actualización de Ninguna Dificultad Sin novedad Miércoles Registros de Recibos la Base de Dato insumos. Beneficio Seco 10. Montaje de Base de Datos de cartera 11. Cálculo mensual de intereses Registros de Remisiones 12. Elaboración de cheques para Beneficio Húmedo desembolsos de efectivo 14/04/2016 Actualización de Registros de Recibos Ninguna Dificultades Sin novedad 13. Elaboración de órdenes de retiros Jueves la Base de Dato Benefico seco de insumos Archivar 14. Elaboración de reportes quincenales de estado de la cartera 15. Seguimiento a ofertas de compra de café por parte de compradores Registrar Registros de Beneficio locales información. Húmedo. 16. Coordinación con Beneficio seco 15/04/2016 Actualizaciones Registros de Ninguna Dificultades Sin novedad para entrega de muestras a viernes de Recibos y en Comprobantes de compradores Base de Cartera Desembolsos a Socios 17. Emisión de Ordenes de entrega de y Crédito productos a compradores _____________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 29 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 18 al 22 Mes y Año 04- 2016 Area o Departamento : Administración DIFICULTADES DESCRIPCIÓN DE LA ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA EN LAS OBSERVACIÓNES ACTIVIDAD REALIZADA RECIBIDAS REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Registros de Remisiones y Actualización de las 2. Gestión para Envío de muestras a recibos Beneficio seco. Base de Datos. compradores. 18/04/2016 Registros de Comprobantes de Revisar las Bases de Ninguna Explicación por el 3. Gestión de Certificaciones. Lunes Desembolsos a Socios. Datos. Cotejar Dificultad Gerente 4. Supervisión de Envío de (Fecha) Elaboración de reporte los Expedientes Contenedores Registros Remisiones a quincenal Beneficio Seco. Desembolsos a socios , Actualización de la 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. elaboración de Cheque. Base de Datos. 6. Manejo de Cartera de financiamiento Hacer Expedientes Individuales Archivar a productores asociados. 19 /04/2016 Ninguna Explicación por la a Socios Ciclo 2016-2017 7. Expediente individuales de los Martes Dificultad Contadora asociados. 8. Resguardo de documentación legal de los financiamientos (Escrituras de Registros de Remisiones garantías, contratos de mutuo con Beneficio seco. prenda agraria, Contratos de 20/04/2016 Registros de Remisiones Actualización de la Ninguna comercialización de café). Sin novedad Miércoles Beneficio Húmedo.- Base de Dato Dificultad 9. Elaboración de Pagaré por los desembolsos en efectivo y/o en insumos. Registros de Remisiones 10. Montaje de Base de Datos de cartera. Beneficio Húmedo. 11. Cálculo mensual de intereses. Registros de Recibos Beneficio 12. Elaboración de cheques para 21/04/2016 Actualización de la Ninguna Seco.- Sin novedad desembolsos de efectivo. Jueves Base de Dato Dificultades Archivar. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes quincenales Registros de Comprobantes de Registrar de estado de la cartera. Desembolsos a Socios. información, base 15. Seguimiento a ofertas de compra de Gestion para Envió de muestras de cartera y Crédito.- Un poco café por parte de compradores locales. 22/04/2016 de Compradores. Desorientada Explicación por el Coordinar con 16. Coordinación con Beneficio seco para viernes Orientación Gerente Supervisor entrega de muestras a compradores. Asimilada Beneficio Seco. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. ______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 30 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 25 al 29 Mes y Año 04- 2016 Area o Departamento : Administración DIFICULTADES DESCRIPCIÓN DE LA ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA EN LAS OBSERVACIÓNES ACTIVIDAD REALIZADA RECIBIDAS REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. 2. Gestión para Envío de muestras a Revisar las Base de Desembolsos a Socios compradores. 25 /04/2016 Datos. elaboración de Cheque. Ninguna 3. Gestión de Certificaciones. Lunes Coordinar con el Sin novedad Revisión de todos los Dificultad 4. Supervisión de Envío de (Fecha) Responsable Recibos registrados.- Contenedores Registros Beneficio Húmedo Remisiones. a Beneficio Seco. 5. Registro Recibos de Beneficio Revisar las Bases de Seco. Datos. 26 /04/2016 Ninguna 6. Manejo de Cartera de Revisión de todo los recibos Coordinar con el Sin Novedad Martes Dificultad financiamiento a productores responsable del asociados. Beneficio Húmedo 7. Expediente individuales de los Desembolsos a socios , asociados. 27/04/2016 elaboración de Cheque.- Cotejar Ninguna 8. Resguardo de documentación Sin novedad Miércoles Revisar Expediente 2015- Archivar Dificultad legal de los financiamientos 2016 (Escrituras de garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de comercialización de café). Desembolsos a socios , 9. Elaboración de Pagaré por los 28/04/2016 elaboración de Cheque. Cotejar Ninguna desembolsos en efectivo y/o en Sin novedad Jueves Revisar Expediente 2015- Archivar Dificultades insumos. 2016 10. Montaje de Base de Datos de cartera. 11. Cálculo mensual de intereses. 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes Registrar quincenales de estado de la cartera. información. Registros de Comprobantes Un poco 15. Seguimiento a ofertas de compra base de cartera y 29/04/2016 de Desembolsos a Socios. Desorientada Explicación por el de café por parte de compradores crédito. viernes Gestión para Envió de Orientación Gerente locales. Coordinar con muestras de Compradores Asimilada 16. Coordinación con Beneficio seco Supervisor para entrega de muestras a Beneficio Seco. compradores. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. ______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 31 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 2 al 6 Mes y Año 05- 2016 Area o Departamento : Administración DIFICULTADES DESCRIPCIÓN DE LA ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA EN LAS OBSERVACIÓNES ACTIVIDAD REALIZADA RECIBIDAS REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. 02/05/2016 Feriado 2. Gestión para Envío de muestras a Lunes compradores. (Fecha) 3. Gestión de Certificaciones. 4. Supervisión de Envío de Contenedores Feriado fiesta departamentales 03 /05/2016 Registros Remisiones a Beneficio Seco. Martes 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. 6. Manejo de Cartera de financiamiento a Registro de desembolsos a socios.- productores asociados. Revisar que los socios tenga su 7. Expediente individuales de los 04/05/2016 contrato para los desembolsos. Actualización de la Ninguna asociados. Sin novedad Miércoles Archivar documentos legales. Base de Dato Dificultad 8. Resguardo de documentación legal de Elaboración de Ordenes de los financiamientos (Escrituras de insumos garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de comercialización de Gestion de Certificación de café). Coordinar con el Muestras. 9. Elaboración de Pagaré por los resposable deñ Explicacion por la 05/05/2016 Hacer cheques a socios , Ninguna desembolsos en efectivo y/o en insumos. Beneficio seco.- cotadora (sistema Jueves adelantos de liquidación y Dificultades 10. Montaje de Base de Datos de cartera. Coordinar con contapyme) financiamientos proximo ciclo.- 11. Cálculo mensual de intereses. contadora 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes quincenales Registros de Comprobantes de de estado de la cartera. Desembolsos a Socios. Con dificultad 15. Seguimiento a ofertas de compra de 06/05/2016 Supervisado por el Explicación por el Elaboración de pagaré de pero recibí apoyo café por parte de compradores locales. viernes Gerente (Jefe) Gerente insumos.- por el gerente 16. Coordinación con Beneficio seco para Oferta de café.- entrega de muestras a compradores. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. _______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 32 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 9 al 13 Mes y Año 05- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DE LA DIFICULTADES ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA ACTIVIDAD EN LAS OBSERVACIÓNES RECIBIDAS REALIZADA REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Gestionar Envios de Gestiones y 2. Gestión para Envío de muestras a muestras. registrosm archivos compradores. Elaboración de pagaré 3. Gestión de Certificaciones. 09/05/2016 de Insumos y firmados Ninguna Lunes Sin novedad 4. Supervisión de Envío de por el socio.- Dificultad (Fecha) Contenedores Registros Remisiones a Archivar Beneficio Seco. 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. 6. Manejo de Cartera de Actualización bases de Actualizar financiamiento a productores datos ( cartera) Ninguna asociados. 10 /05/2016 Martes Sin novedad Dificultad 7. Expediente individuales de los asociados. 8. Resguardo de documentación legal Actualización bases de Actualizar 11/05/2016 Ninguna datos ( cartera) Sin novedad de los financiamientos (Escrituras de Miércoles Dificultad garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de Supervision de envio Coordinar con la de Contenedores Ninguna Explicación por el comercialización de café). 12/05/2016 Jueves responsable de Dificultades Gerente 9. Elaboración de Pagaré por los exportación desembolsos en efectivo y/o en insumos. 10. Montaje de Base de Datos de cartera. 11. Cálculo mensual de intereses. 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. Elaboración de 14. Elaboración de reportes Cheques, adelanto de Ninguna quincenales de estado de la cartera. 13/05/2016 viernes Liquidación y Registros Sin novedad Dificultades 15. Seguimiento a ofertas de compra financiamiento 2016- de café por parte de compradores 2017 locales. 16. Coordinación con Beneficio seco para entrega de muestras a compradores. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. _____________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tuto 33 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 16 al 20 Mes y Año 05- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DE DIFICULTADES EN ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA LA ACTIVIDAD LAS OBSERVACIÓNES RECIBIDAS REALIZADA REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Revisión y correción 2. Gestión para Envío de muestras a de cuentas por 16 /05/2016 compradores. Cobrar (Cartera) CxC En Coordinación Lunes Ninguna Dificultad Sin novedad 3. Gestión de Certificaciones. A C/PLAZO L/PLAZO con Contadora (Fecha) 4. Supervisión de Envío de Contenedores Y CICLO ACTUAL.- Registros Remisiones a Beneficio Seco. 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. Revisión y correción 6. Manejo de Cartera de financiamiento a de cuentas por productores asociados. 17 /05/2016 En Coordinación Cobrar (Cartera) CxC Ninguna Dificultad Sin novedad 7. Expediente individuales de los Martes con Contadora A C/PLAZO L/PLAZO asociados. Y CICLO ACTUAL.- 8. Resguardo de documentación legal de Revisión y correción los financiamientos (Escrituras de de cuentas por garantías, contratos de mutuo con prenda 18/05/2016 Cobrar (Cartera) CxC En Coordinación Ninguna Dificultad Sin novedad agraria, Contratos de comercialización de Miércoles A C/PLAZO L/PLAZO con Contadora café). Y CICLO ACTUAL.- 9. Elaboración de Pagaré por los desembolsos en efectivo y/o en insumos. Revisión y correción 10. Montaje de Base de Datos de cartera. de cuentas por 11. Cálculo mensual de intereses. 19/05/2016 Cobrar (Cartera) CxC En Coordinación Ninguna Dificultad Sin novedad 12. Elaboración de cheques para Jueves A C/PLAZO L/PLAZO con Contadora desembolsos de efectivo. Y CICLO ACTUAL.- 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes quincenales de estado de la cartera. Revisión y correción 15. Seguimiento a ofertas de compra de de cuentas por café por parte de compradores locales. 20/05/2016 En Coordinación Cobrar (Cartera) CxC Ninguna Dificultad Sin novedad 16. Coordinación con Beneficio seco para viernes con Contadora A C/PLAZO L/PLAZO entrega de muestras a compradores. Y CICLO ACTUAL.- 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. ______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 34 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 23 al 31 Mes y Año 05- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DE DIFICULTADES ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA LA ACTIVIDAD EN LAS OBSERVACIÓNES RECIBIDAS REALIZADA REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Sacar Copia de 2. Gestión para Envío de 23/05/2016 Comprobantes de muestras a compradores. Lunes Cheques para Archivos Ninguna Dificultad Sin novedad 3. Gestión de Certificaciones. (Fecha) expedientes 4. Supervisión de Envío de individuales Contenedores Registros Informes de Coordinación con Remisiones a Beneficio Seco. 24 /05/2016 rendimientos de el responsable del Ninguna Dificultad Sin novedad 5. Registro Recibos de Beneficio Martes café beneficio seco.- Seco. 6. Manejo de Cartera de Hacer Expedientes Archivar financiamiento a productores 25/05/2016 Individuales Comprobantes de Ninguna Dificultad Sin novedad asociados. Miércoles desembolsos en 7. Expediente individuales de efectivos los asociados. Hacer Expedientes Archivar 8. Resguardo de documentación Individuales 26/05/2016 Comprobantes de legal de los financiamientos Ninguna Dificultad Sin novedad Jueves desembolsos en (Escrituras de garantías, efectivos contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de Hacer Expedientes Archivar comercialización de café). 27/05/2016 Individuales Comprobantes de Ninguna Dificultad Sin novedad 9. Elaboración de Pagaré por los viernes desembolsos en desembolsos en efectivo y/o en efectivos insumos. 10. Montaje de Base de Datos de cartera. 30/05/2016 Libre 11. Cálculo mensual de Lunes intereses. 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes quincenales de estado de la Hacer cheques carta cartera. de solicitud de 15. Seguimiento a ofertas de 31/05/2016 ingresar en la Base Insumos Ingresar Ninguna Dificultad Sin novedad compra de café por parte de Martes de Dato comprobantes de compradores locales. cheque 16. Coordinación con Beneficio seco para entrega de muestras a compradores. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. ______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 35 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Rodríguez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 1 al 3 Mes y Año 06- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DE DIFICULTADES ORIENTACIÓN ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA LA ACTIVIDAD EN LAS OBSERVACIÓNES RECIBIDAS REALIZADA REALIZACIÓNES 1. Proceso de Exportación. Revisar entregas de Consolidar 2. Gestión para Envío de 01/06/2016 café verde en Recibos muestras a compradores. Miercoles beneficio seco entregados, y los Ninguna Dificultad Sin novedad 3. Gestión de Certificaciones. (Fecha) ingresado en Base 4. Supervisión de Envío de de Dato Contenedores Registros Informes de Coordinación con Remisiones a Beneficio Seco. 02 /06/2016 rendimientos de el responsable del Ninguna Dificultad Sin novedad 5. Registro Recibos de Beneficio Jueves café beneficio seco.- Seco. 6. Manejo de Cartera de Hacer Cheques Archivar financiamiento a productores 03/0/2016 Archivar Comprobantes de Ninguna Dificultad Sin novedad asociados. Viernes desembolsos en 7. Expediente individuales de efectivos los asociados. 8. Resguardo de documentación legal de los financiamientos (Escrituras de garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos de comercialización de café). 9. Elaboración de Pagaré por los desembolsos en efectivo y/o en insumos. 10. Montaje de Base de Datos de cartera. 11. Cálculo mensual de intereses. 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. 13. Elaboración de órdenes de retiros de insumos. 14. Elaboración de reportes quincenales de estado de la cartera. 15. Seguimiento a ofertas de compra de café por parte de compradores locales. 16. Coordinación con Beneficio seco para entrega de muestras a compradores. 17. Emisión de Ordenes de entrega de productos a compradores. ______________ ___________________ _____________________ Firma del Alumno Vto. Tutor-Empresa Firma profesor-Tutor 36 PROGRAMA 2016-2017 HOJA DE REPORTE SEMANAL DEL ESTUDIANTE Alumna: Heydi Arelis Reyes Granados Profesor Tutor: Lic. Pedro Torrez Empresa: COOPSAEC R.L Tutor Empresa: Lic. Reynerio Lanzas García Semana: Del 6 al 10 Mes y Año 06- 2016 Area o Departamento : Administración DESCRIPCIÓN DIFICULTADES DE LA ORIENTACIÓ ACTIVIDAD PLANIFICADA JORNADA EN LAS OBSERVACIÓNES ACTIVIDAD N RECIBIDAS REALIZACIÓNES REALIZADA 1. Proceso de Exportación. 2. Gestión para Envío de muestras a compradores. Visitar Beneficio 3. Gestión de Certificaciones. 06/06/2016 Seco Donde se Indagar sobre Ninguna Charla sobre el 4. Supervisión de Envío de Lunes hace la el tema.- Dificultad tema Contenedores Registros (Fecha) exportación Remisiones a Beneficio Seco. 5. Registro Recibos de Beneficio Seco. 6. Manejo de Cartera de financiamiento a productores asociados. Hacer cheques 7. Expediente individuales de 07 /06/2016 Socios corto y Ingresar en Ninguna Sin novedad los asociados. Martes largo Plazo Carta Base de Datos Dificultad 8. Resguardo de de Solicitud documentación legal de los financiamientos (Escrituras de garantías, contratos de mutuo con prenda agraria, Contratos Archivar de comercialización de café). Comprobante 9. Elaboración de Pagaré por Hacer Cheques s de los desembolsos en efectivo Archivar ,hacer 08/06/2016 desembolsos Ninguna y/o en insumos. pagaré por Sin novedad Miercoles en efectivos Dificultad 10. Montaje de Base de Datos insumos garantizar de cartera. entregadis firmas de 11. Cálculo mensual de pagaré intereses. 12. Elaboración de cheques para desembolsos de efectivo. Consolidar 13. Elaboración de órdenes de 09/06/2016 Revisar Ninguna con base de Sin novedad retiros de insumos. Jueves Expedientes Dificultad Datos 14. Elaboración de reportes quincenales de estado de la cartera. 15. Seguimiento a ofertas de compra de café por parte de compradores locales. 16. Coordinación con

Informe de Pasantía en COOPSAEC R.L. 2016-2017 (PDF)

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