Gestión de Compras y Pedidos en la Restauración PDF

# Gestión de Compras y Pedidos en la Restauración ## Introducción La gestión de compras y pedidos es un proceso complejo que implica una serie de pasos y documentos. Una gestión efectiva de compras y pedidos es fundamental para el éxito de una empresa de restauración, evitando deficiencias en el p...

# Gestión de Compras y Pedidos en la Restauración ## Introducción La gestión de compras y pedidos es un proceso complejo que implica una serie de pasos y documentos. Una gestión efectiva de compras y pedidos es fundamental para el éxito de una empresa de restauración, evitando deficiencias en el proceso productivo y evitando que la situación económica y financiera de la empresa se vea afectada. ## 3.1. Gestión de Compras y Pedidos. ### Métodos Administrativos La gestión de compras y pedidos consiste en obtener del exterior de la empresa aquellos bienes y servicios que garanticen el abastecimiento de las cantidades solicitadas en los plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio. **El mayor coste variable en empresas de restauración son las compras de materias primas y equipamientos.** ### El Éxito de una Empresa de Restauración El éxito de una empresa de restauración se puede lograr con la adquisición de materias primas de calidad que ofrezcan garantías al cliente. El responsable de compras debe conocer todos los aspectos de la elaboración de los platos, sin perder de vista el desarrollo de una buena gestión que contribuya a optimizar la rentabilidad final de la empresa. Para ello, tendrá que tener en cuenta: - Los objetivos de la empresa y sus posibilidades financieras. - Lo que el cliente desea y está dispuesto a pagar. - El producto o productos que representan la empresa. - Los productos iguales y similares que se ofrecen en el mercado para poder ofrecer alternativas. - Las ventajas de cada producto en relación a otro. - Sus posibilidades de rendimiento, duración y evolución. - Información sobre ferias, bibliografía, proveedores, precios, etcétera. ## 3. Control de la Gestión de la Documentación Administrativa de las Áreas de Producción Las compras deberán ser solicitadas por cada jefe de departamento, con la aprobación de la persona responsable de compras. Para gestionar las compras de forma correcta es necesario unificar criterios sobre dichas compras para unificar los criterios sobre dichas compras, así como las de otros tipos de productos o de maquinaria que también sean necesarios en el establecimiento. ## 3.1.1. Manualización y Gestión de Procesos Operativos y Administrativos - Establecer los objetivos que se quieran alcanzar en cada periodo. - Planificar las actividades que se realizan en su sección o departamento. - Definir la oferta prevista para un período determinado y establecer las necesidades. - Analizar los estándares de los productos que se van a utilizar a través de fichas de especificación de productos. - Recibir las hojas de solicitud de pedido y mediante la información recibida elaborar el pedido. - Buscar fuentes de suministro, analizar ofertas y seleccionar a los mejores proveedores. - Emitir el pedido y llevar a cabo un seguimiento del mismo. - Recibir las mercancías solicitadas y registrarlas en el libro de compras. - Controlar y comprobar que los géneros están en perfectas condiciones. - Distribuir los productos según corresponda. - Almacenar esos productos en cámaras, en la bodega, en el economato, etc. - Si es una empresa grade, comunicar las compras que se han realizado y entregar la información correspondiente al departamento de administración para su procedimiento y archivo. - Efectuar el pago de las facturas a los proveedores. ## 3.1.2. Circuito de la Documentación. Finalidad y Relación Entre Documentos La gestión de compras y pedidos da lugar a unos procesos administrativos de los que se derivan una serie de documentos cuyo objetivo está relacionado con el control y el registro de los productos que se utilizan en un establecimiento de restauración. **Figura 3.4. Circuito Documental de Compras** - Ficha de Especificaciones Técnicas de Productos - Hoja de Solicitud de Pedido - Hoja de Pedido - Ficha de Registro de Pedidos - Albarán - Libro de Registro de Entrada de Mercancias - Factura - Vale de Pedido ## 3.1.3. Sistemas y Métodos de Archivo de la Documentación Las empresas generan multitud de documentos, unos son útiles para la gestión empresarial, otros hay que conservarlos por imperativo legal y otros se archivan porque cuentan con un carácter histórico para la empresa. **El archivo es el lugar donde están reunidos de forma ordenada todos los documentos de interés, con el fin de asegurar su perfecta conservación y garantizar rapidez a la hora de solucionar peticiones de consulta.** Las funciones del archivo son: - **Conservación de documentos**: se establece un plazo mínimo de conservación, durante los cuales se puede ser requerido su presentación. - **Proporcionar información**: sobre el funcionamiento y los asuntos tratados por la organización. - **Ser un centro de información**: relaciona los nuevos documentos con los ya archivados. - **Servir de medio de consulta**: indaga en las actuaciones del pasado. Hay distintos sistemas y métodos de archivo. - **Archivo del puesto**: documentos en trámite, de uso frecuente por el usuario. - **Archivo departamental**: documentos utilizados con mucha frecuencia y cuyo trámite ya ha finalizado. - **Archivo corporativo**: documentos que tienen un valor histórico o legal, y por tanto no son eliminados. ## 3.1.4. Normativa de Gestión Documental Para emitir facturas, debe tenerse en cuenta las siguientes normas: - **Plazo**: máximo de 30 días a partir del momento en el que se realiza la operación o el último día del mes cuando se facture por meses. - **Expedición**: el proveedor debe expedir factura de todas las operaciones que realice, conservando copia de la misma. - **Original**: el proveedor sólo puede emitir un original de cada factura. - **Duplicados**: se pueden emitir duplicados cuando concurran varios destinatarios o por pérdida del original. - **Obligación**: la obligación de emitir facturas, habrá que conservar la copia durante cuatro años. ## 3.2. Selección de Proveedores Los proveedores son las personas o empresas que abastecen al establecimiento de todos los productos necesarios para el correcto desarrollo de la actividad. Es necesario disponer de buenos proveedores y entablar con ellos acuerdos concretos, fiables y claros. Para seleccionar a un proveedor hay que conocer los tipos de proveedores y los productos que ofrecen. **Figura 3.11. Ejemplo de Ficha de Proveedor** **Proveedor**: - Domicilio - Teléfono - Fax - E-mail - **NIF**: - **Código**: **Datos personales**: **Artículos**: - **Producto**: - **Precio Unitario**: - **Descuento Comercial**: - **Rappels**: - **Otros**: **Condiciones de Venta**: - **Plazo Entrega**: - **Forma Pago**: - **Embalajes**: - **Transportes**: - **Otros**: - **Observaciones**: ## 3.2.1. Puntos que Hay que Evaluar. Valoración y Toma de Decisiones Hay que solicitar ofertas y presupuestos de los proveedores para poder analizarlas y seleccionar el proveedor adecuado. **Puntos a evaluar:** - **Calidad**: el proveedor deberá adaptarse a los estándares de calidad que la empresa establezca. - **Condiciones Económicas**: precios, condiciones de pago, ofertas, descuentos, etc. - **Condiciones Técnicas**: características técnicas, calidad de instalaciones y equipamientos, embalajes, etc. - **Servicio**: puntualidad horaria de entrega de los pedidos solicitados. - **Solvencia**: que sea una empresa solvente y homologada en su actividad. - **Imagen**: que tenga una imagen positiva y sirva de referencia a otras empresas. - **Calidad**: que ofrezca productos de calidad. - **Servicio**: ofrezca un servicio adecuado a las necesidades requeridas. - **Condiciones Económicas**: negociar condiciones económicas. - **Trato**: que tenga un trato cordial y amable. ## 3.3. Determinación de los Niveles Mínimos de Solicitud de Pedido, Rotura de Stocks y Existencias Mínimas y Máximas Una buena gestión de compras lleva implícito que el establecimiento lleve a cabo también una correcta gestión de stocks. **Figura 3.15. Productos en Stock** **Tipos de stocks:** - **Stock activo, normal o de ciclo**: stock que la empresa requiere para atender la demanda normal de sus clientes. - **Stock máximo**: nivel límite que una empresa puede tener almacenado de una determinada mercancía. - **Stock mínimo**: cantidad mínima que se debe tener almacenada de una existencia para poder cubrir la demanda hasta que llegue el momento de reposición. Se calcula multiplicando el tiempo de reposición en días y el consumo medio en días. - **Stock de seguridad**: en ocasiones las previsiones no se cumplen. - **Stock útil**: stock de seguridad más el 50% del stock mínimo. - **Stock en tránsito**: se requiere cuando el productor está separado geográficamente de los proveedores y clientes. - **Stock de especulación**: se origina con antelación y frente a una especulación en la demanda, el suministro o el precio. - **Stock estacional**: hay determinados productos que solo se venden en determinadas épocas del año. - **Stock de recuperación**: formado por artículos que ya no se usan pero susceptibles de nueva utilización. - **Stock muerto**: productos o artículos que no cubren las necesidades. ## 3.4. Gestión de Inventarios y Métodos Administrativos Un inventario es una relación de existencias físicas que se obtiene de la acción de contar todos los artículos del almacén. Una gestión eficaz de los inventarios ayuda a controlar de forma eficaz los productos del almacén. **Figura 3.20. La mejor forma de hacer correctamente un inventario es contando producto por producto hasta calcular la totalidad que se quieren incluir en el inventario.** **Tipos de inventarios:** - **Inventario contable o inventario permanente**: se apuntan las entradas y las salidas de cada producto del almacén. - **Inventario extracontable o inventario periódico**: se hace un recuento de existencias al final del período de explotación valorándolas a precio de coste o de mercado. ## 3.5. Las Nuevas Tecnologías en la Gestión e Interpretación de Documentos Los avances en tecnología han supuesto un cambio muy importante en la gestión empresarial de las empresas de restauración. No se concibe una empresa que no disponga de equipos y medios informáticos para realizar tareas administrativas, contables, etcétera. **Prestaciones que deben obtenerse de las aplicaciones y programas existentes:** - Acceso a internet - Introducción y modificación de datos - Gestión de una o más empresas - Gestión de almacén, pedidos, stocks e inventarios - Gestión de procesos de producción - Acceso a las fichas vistas anteriormente de forma informatizada - Facturación - Informes y estadísticas - Base de datos de productos, proveedores, clientes, etcétera. **La finalidad última de estos programas consiste en tener datos actualizados y accesibles que permitan acceder a la información de forma rápida y eficaz.**