Tema 2 Adm Personal PDF

# UNIDAD II ## DISEÑO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO ### 1. INTRODUCCIÓN - La efectividad en el funcionamiento de las organizaciones se fundamenta en su capacidad de administrar el recurso humano, por ser este el factor más importante, a través del cual se ejecutan y logran los objetivos preesta...

# UNIDAD II ## DISEÑO, DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO ### 1. INTRODUCCIÓN - La efectividad en el funcionamiento de las organizaciones se fundamenta en su capacidad de administrar el recurso humano, por ser este el factor más importante, a través del cual se ejecutan y logran los objetivos preestablecidos. - La administración de recursos humanos, debe tener como propósito primordial promover la eficiencia de los trabajadores a través del estímulo adecuado de sus potencialidades, permitiendo que cada uno de sus miembros aporte su máxima colaboración y que los procesos internos acoplen sus esfuerzos para así desarrollarse de manera adecuada en el mercado competitivo. - En la actualidad las empresas requieren implementar estrategias definidas que permitan ajustar la realidad de su personal en la estructura organizacional, es decir; deben poseer descripciones y análisis de cargos que permitan visualizar lo que el trabajador debe hacer y el cuerpo que la organización posee, indicando las comunicaciones y el grado de responsabilidad que tiene cada cargo. - Para que el profesional pueda actuar de manera proactiva necesita información sobre los recursos humanos y las necesidades de su organización. - La actividad del departamento de recursos humanos se basa en la información disponible respecto a puestos. Los puestos de trabajo constituyen la esencia misma de la productividad de la organización. ### 2.- CONCEPTOS: TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL ANÁLISIS DE CARGOS - Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo: **Elementos**: La unidad mínima indivisible del trabajo. **Tareas**: Actividad individual que ejecuta el ocupante del cargo. En general, es la actividad asignada a cargos simples y rutinarios (como los que ejercen los que trabajan por horas o los obreros), como montar una pieza, enroscar un tornillo, fabricar un componente, insertar una pieza, etc. **Atribución**: Conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refiere a cargos que incluyen actividades más diferenciadas, como las que desempeñan los que trabajan por meses o los funcionarios. **Función**: Conjunto de tareas (cargos por horas) o atribuciones (cargos por meses) que el ocupante del cargo ejecuta de manera sistemática y reiterada. También puede ejecutarse un individuo que, sin ocupar un cargo, desempeña una función de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una función, se requiere que se ejecuten de modo repetitivo. **Obligación**: Se le denomina así a los diversos compromisos que puede desarrollar una persona en una organización. **Puesto o cargo**: Se trata de una o más funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una posición jerárquica en la organización. También puede definirse como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros". También se define como el conjunto de funciones con posición definida dentro de la estructura organizacional, es decir, en el organigrama. Ubicar un cargo dentro del organigrama indica definir cuatro aspectos: el nivel jerárquico, el área o el departamento en que está localizado, el superior jerárquico (ante quien responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad). **Ocupación**: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo. ### ANÁLISIS Y DESCRIPCIÓN DE CARGOS - El Análisis y Descripción de los cargos de trabajo puede ser definido como el proceso de determinación, mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico, estableciéndose las responsabilidades, capacidades, requisitos físicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve. - Es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización. ### DESCRIPCIÓN DE CARGO - Lista de las tareas, responsabilidades, relaciones de informes, condiciones de trabajo, y responsabilidades de supervisión de un puesto producto de un análisis de puestos. - La descripción de cargos es una fuente de información básica para toda la planeación de recursos humanos. Es necesaria para la selección, el adiestramiento, la carga de trabajo, los incentivos y la administración salarial. - Es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los demás cargos que existen en una empresa; es la enumeración detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qué hace el ocupante), la periodicidad de la ejecución (cuándo lo hace), los métodos aplicados para la ejecución de las atribuciones o tareas (cómo lo hace) y los objetivos del cargo (por qué lo hace). Básicamente es hacer un inventario de los aspectos significativos del cargo y de los deberes y las responsabilidades que comprende. Todas las fases que se ejecutan en el trabajo constituyen el cargo total. Un cargo “es la reunión de todas aquellas actividades realizada por una sola persona, que pueden unificarse en un solo concepto y ocupa un lugar formal en el organigrama”. - En la descripción se detallan: - **Que hacen** los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto. - **Como lo hacen**: Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea. - **Para qué lo hacen**: Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea - Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito. ### ANÁLISIS DE CARGO - El análisis de cargo es el proceso que determina y pondera los requisitos calificativos que debe cumplir una persona para un cargo - El procedimiento por el cual se determinan los requisitos personales de los puestos y los tipos de personas. Proporcionan datos sobre los requerimientos del puesto que más tarde se utilizarán para determinar y ponderar los elementos y las tareas que integran un puesto dado. Es el proceso para desarrollar las descripciones de los puestos y las especificaciones del puesto dado. ### OBJETIVOS GENERALES DE LA DESCRIPCIÓN DE CARGOS. - Entre ellos podemos citar: - Provee información para las elaboraciones de los anuncios. - Determinación ideal de perfil del ocupante del cargo para la selección del personal. - El entrenamiento del personal. - Determinación mediante la evaluación y clasificación de cargos. - Estimulo de la motivación del personal. - Determinación del valor relativo de las diversas posiciones en un departamento. - Definición de líneas de autoridad responsabilidad en la organización. - Guía para superviso en el trabajo con sus subordinados. - Suministros de datos a la higiene y seguridad industrial. ### OBJETIVOS PARTICULARES - Entre los objetivos particulares o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo tenemos: - **Reclutamiento**: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato/a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos exigidos. - **Selección de Personal**: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesional o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características actitudinales y de personalidad que buscamos. - **Formación**: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y caracteristicas que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más adecuados. - **Evaluación del desempeño**: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta qué punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores. Valoración de Puestos: - **El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar.** - Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos. - **Otros**: Administración de salarios Seguridad e higiene del trabajo Planes de carrera Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras. ### MODELOS DE DISEÑO DE LOS CARGOS - El diseño de cargos es la manera como los administradores proyectan los cargos individuales y los combinan en unidades, departamentos y organizaciones. - A grandes rasgos, pueden distinguirse tres modelos básicos de diseño de cargos: #### MODELO CLÁSICO O TRADICIONAL - Utilizado por los ingenieros pioneros de la teoría administrativa. - Su enfoque de la administración científica destaca que, mediante métodos científicos, pueden proyectarse cargos y entrenar a las personas para obtener la máxima eficiencia. Se establecía una separación entre pensamiento (gerencia) y actividad (obreros): los cargos se proyectan según el modelo de hacer y no de pensar, y el entrenamiento en el cargo, estaba restringido a las habilidades específicas necesarias para la ejecución de las tareas. El punto de vista dominante era que cuanto más simples y repetitivas fueran las labores, mayor sería la eficiencia del trabajador. - La administración científica tendía a proyectar lo siguiente: 1. Encontrar la mejor manera para que las personas se movieran, se localizaran y se enfrentaran físicamente con una tarea. 2. Dividir los cargos en tareas repetitivas y de fácil asimilación. 3. Arreglar los instrumentos y los equipos de manera que minimicen el esfuerzo y la pérdida de tiempo. 4. Construir el ambiente de la fábrica de manera que el ruido, la ventilación y otras condiciones de apoyo no reduzcan la eficiencia. 5. Proyectar instrumentos especiales para cargos específicos, que reduzcan las acciones innecesarias. 6. Eliminar todas las actividades que produzcan fatiga y que no estén relacionados con la tarea ejecutada. - La idea que subyace en este enfoque clásico es clara: el trabajador y su cargo son tratados como máquinas. Se desarrolla el concepto de la línea de montaje. Los beneficios que se esperaban inicialmente con la racionalización del trabajo no han llegado a realizarse por completo. - Cada ocupante se relaciona exclusivamente con su superior. La programación y el flujo secuencial del trabajo son responsabilidad del superior. El empleado, dentro de este modelo, no está particularmente interesado ni es capaz de ejercer autodirección y autocontrol. Sólo se espera que él se interese por lo que hace en la medida en que tiene una remuneración que, además, debe estar siempre de acuerdo con su desempeño. ### VENTAJAS ESPERADAS - Funciones que implican los cargos pueden aprenderse rápidamente, lo que requiere poco entrenamiento. - Los cargos pueden ser ocupados por personas no capacitadas pero que están disponibles y con bajos salarios. - Los trabajadores pueden ser cambiados de puesto, debido a las pocas habilidades que se requieren y a la facilidad de entrenamiento. - Los trabajadores no se sienten físicamente cansados debido a la mecanización. - El establecimiento de patrones permite mayor facilidad en el control de la calidad; también se minimiza la probabilidad de error. - La mecanización hace que pueda proveerse la producción. - La administración ejerce el control sobre los trabajadores en tal grado que pueden ser supervisados mediante la observación. ### RESULTADOS REALES - Los ahorros en el costo de entrenamiento no llegan a materializarse por causa de la elevada rotación de personal. - Los altos índices de ausentismo requieren trabajadores extras. Esto eleva los costos laborales. - Debido al trabajo en línea de montaje y a su naturaleza insatisfactoria, es necesario pagar altos salarios para que las personas acepten los cargos en línea. - Debido a la falta de compromiso de los trabajadores ocurren substanciales problemas de calidad. - Debido a la rotación del personal se elevan los costos de reclutamiento y selección de los trabajadores. - Los problemas de supervisión aumentan la distancia entre el trabajo y la administración. - En resumen, los resultados obtenidos por los partidarios del enfoque clásico no corresponden a las ventajas esperadas, debido a que apostaron a un razonamiento lógico y racionalista que no está en consonancia con la realidad humana de las personas. - Otro aspecto importante del modelo clásico es que el trabajo debe ser individual y solitario, lo que conduce a un aislamiento social de sus ocupantes. Aun cuanto el trabajo con otras personas en línea de ensamble o en la operación de una máquina, cada trabajador tiene su obligación especifica e individual y no tiene ningún contacto interpersonal o social con sus compañeros. La interdependencia se debe a la tarea y no a contactos personales. Las personas están físicamente juntas, pero socialmente distantes. - El trabajador solo realiza, no piensa en este modelo, el trabajador no está interesado ni es capaz de ejercer la dirección ni el control de sí misma. La organización lo controla, fiscaliza y vigila continuamente su comportamiento. Lo único que se espera del trabajador es que se interese en la realización de sus tareas como le fueron impuestas y de manera eficiente en la medida en que se le ofrece una remuneración y premios de producción. #### ➤ Modelo humanista de las relaciones humanas - El diseño de cargo no difiere mucho del modelo clásico. - El modelo humanista tiende a centrarse más en el contexto del cargo y en las condiciones en que se desempeña. - La persona que ocupa el cargo recibe atención y consideración en lo que se refiere a sus necesidades, y no es tratado como máquina. - Este modelo permite una mayor interacción entre las personas y sus superiores y la participación en algunas decisiones acerca de las tareas de la unidad, como medio de satisfacer las necesidades individuales y de aumentar la moral del personal. Permite el desarrollo de relaciones entre colegas y deja margen para algunas oportunidades de desarrollo individual. El superior debe organizar un grupo de trabajo cohesionado y de apoyo, promover una atmósfera amigable y cooperativa, independientemente de la condición de trabajo, y minimizar los roces entre los empleados. ### Diferencia entre modelo clásico y modelo humanista | Modelo Clásico | Modelo Humanista | |---|---| | Sustentando en la tarea y la tecnología | Sustentado en la persona y en el grupo social | | Se basa en la estructura organizacional. | Basado en la interacción y en la dinámica de grupo | | Eficiencia y racionalización del trabajo | Satisfacción, eficiencia a través de la interacción de las personas | | Preocupación por el contenido del cargo. | Preocupación por el contexto del cargo, es decir, por su entorno social, basado en la comunicación. | | Sustentando en órdenes e imposiciones. | | | Trabajo | | | Cargo | | #### ➤ Modelo Situacional o Contingencial: - Se enfoca más en el trabajo y las tareas en el entorno de la organización. - Es el enfoque más amplio y complejo; tiene en cuenta dos variables: las diferencias individuales de las personas y las tareas involucradas. - De ahí la denominación de situacional, porque depende de la adecuación del diseño del cargo a esas dos variables. - En el modelo situacional convergen tres variables; la estructura de la organización, la tarea y la persona que la ejecutara. - El diseño de los cargos se fundamenta no solo en los supuestos respecto de la naturaleza de las personas, sino también en un conjunto de suposiciones implícitas respecto del ambiente en que se desempeñan los cargos. Tanto el modelo clásico como el modelo humanista señalan que los cargos deben proyectarse para un ambiente estable y previsible; los métodos y los procedimientos se estandarizan y se vuelven rutinarios porque se basan en la suposición según la cual la tecnología empleada no supera durante el tiempo necesario para recuperar la inversión de tiempo y esfuerzo dedicados al estudio y análisis de trabajo. - En el modelo situacional, las prescripciones relacionadas con el diseño del cargo no se basa en la suposición de estabilidad y permanencia de los objetivos y los procesos organizacionales, sino que, al contrario, son dinámicos y se basan en la ampliación continua del cargo mediante el enriquecimiento de tareas, como una responsabilidad básica puesta en manos del gerente y de equipo de trabajo. - De este modo, el diseño situacional de los cargos cambia con el desarrollo personal del empleado y el desarrollo de la tarea. - En un mundo en donde cambia, los cargos no pueden ser estáticos ni permanentes; Además, como la fuerte competencia exige productividad y calidad, la organización debe alcanzar altos niveles de desempeño y mejorar continuamente en la ampliación de talento creativos y la capacidad de autodirección y autocontrol de sus miembros, mientras les proporciona oportunidades de satisfacción de sus necesidades individuales. - El modelo situacional supone la ampliación de la capacidad de autodirección y autocontrol de las personas y, sobre todo, de objetivos planeados conjuntamente por el ocupante del cargo y el gerente para que el cargo sea un verdadero factor de motivación, el administrador no solo debe consultar a los subordinados para tratar de satisfacer las necesidades de participación y de reconocimiento, sino que también debe crear mecanismos que ayuden a que la contribución de los individuos mejore el funcionamiento del departamento. Estas necesidades dejan de ser fines y se convierten en medios. - La satisfacción de las necesidades individuales de participación y reconocimiento es un subproducto deseable, pero no el objeto principal de las actividades gerenciales. - Además de la adopción de factores tecnológicos, deben tenerse en cuenta ciertos factores psicológicos para obtener: - Elevada intrínseca del trabajo - Desempeño de alta calidad en el trabajo - Elevada satisfacción con el trabajo - Reducción de las faltas al trabajo (ausentico) y las desvinculaciones espontaneas (rotación). - Aunque exista diversidad en los estándares de satisfacción en el trabajo, se sabe que esta es un elemento dentro de una red de variables interrelacionadas. - Esa red permite entender cómo influyen los cargos en las personas, en su motivación y desempeño, así como en su satisfacción. - Existen muchas personas que no están satisfechas con el trabajo que ejecutan. - En general, las que ejecutan trabajos más interesantes y exigentes están más satisfechas que las que ejecutan tareas repetitivas y monótonas. - Las oportunidades de obtener mejoras resultados del personal y del trabajo aumentan cuando se conjugan tres estados psicológicos esenciales en las personas que ejecutan el trabajo. - Cuando al persona cree que su trabajo es significativo y tiene valor. - Cuando la persona se siente responsable por los resultados del trabajo. - Cuando la persona conoce los resultados que obtiene hacienda el trabajo. ### 3.- MÉTODOS DE ANÁLISIS DE CARGOS PARA REUNIR INFORMACION - Existen muchos métodos para realizar el Análisis de Cargos, entre ellos se pueden mencionar los siguientes: #### - Método de Observación Directa: - Permitir al analista observar y evaluar. - Es uno de los métodos más utilizados, tanto por ser el más antiguo históricamente como por su eficiencia. Su aplicación resulta mucho más eficaz cuando se consideran estudios de micro movimientos, así como de tiempos y métodos. - El análisis del cargo, se realiza con la observación directa y dinámica del ocupante en pleno ejercicio de sus funciones, mientras el analista de cargos anota los datos claves de su observación en la hoja del análisis de cargos. - Es más recomendable para aplicarlo a los trabajos que comprenden operaciones manuales o que sean sencillos y repetitivos. **Características:** - El analista de cargos recolecta los datos acerca de un cargo mediante la observación de las actividades "que realiza el ocupante de éste”. - La participación del analista de cargos en la recolección de la información es activa; la del ocupante es pasiva. **Ventajas:** - Veracidad de los datos obtenidos, debido a que se originan en una sola fuente (analista de cargos) y al hecho de que ésta sea ajena a los intereses de quien ejecuta el trabajo. - No requiere que el ocupante del cargo deje de realizar sus labores. - Método ideal para aplicarlo en cargos sencillos y repetitivos. - Correspondencia adecuada entre los datos obtenidos y la fórmula básica del análisis de cargos (qué hace, cómo lo hace y por qué lo hace). **Desventajas:** - Costo elevado porque el analista de cargos requiere invertir amplio tiempo. - La simple observación, sin el contacto directo y verbal con el ocupante del cargo, no permite obtener datos importantes para el análisis. - No se recomienda aplicarlo en cargos que no sean sencillos ni repetitivos. #### - Método de Cuestionario: (Encuesta) - Para realizar el análisis, se solicita personal (en general, los que ejercen el cargo que será analizado, o sus jefes o supervisores) que diligencie un cuestionario de análisis de cargos y registre todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus características. - Cuando se trata de una gran cantidad de cargos semejantes, de naturaleza rutinaria y burocrática, es más rápido y económico elaborar un cuestionario que se distribuya a todos los ocupantes de los cargos. El cuestionario debe realizarse de manera que permita dar respuestas correctas e información útil. **Características:** - La recolección de datos sobre un cargo se efectúa mediante un cuestionario de análisis del cargo que llena el ocupante o su superior. - La participación del analista de cargos en la recolección de datos es pasivo, (recibe el cuestionario); la del ocupante es activa (llena el cuestionario). **Ventajas:** - Los ocupantes del cargo y sus jefes pueden llenar el cuestionario de forma conjunta o secuencialmente; de esa manera se proporciona una visión más amplia de su contenido y características. - Es el más económico para el análisis del puesto. - Tiene mayor recepción por las personas en comparación con otros métodos. - Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel, sin afectar el tiempo ni las actividades de los ejecutivos. **Desventajas:** - No se recomienda su aplicación en cargos de bajo nivel, en los cuales el ocupante tiene dificultad para interpretarlo y responderlo. - Exige que se planee y se elabore con cuidado. - Tiende a ser superficial o distorsionado en lo referente a la calidad de la respuesta escrita. #### - Método de entrevista: - Entrevista el analista. - Es el método más flexible y productivo en el análisis de cargos, que el analista hace al ocupante del cargo. Si está bien estructurada, puede obtenerse información acerca de todos los aspectos del cargo, la naturaleza y la secuencia de las diversas tareas que comprende el cargo y de los porqués y los cuándo. - Permite intercambiar información obtenida de los ocupantes de otros cargos semejantes, verificar las incoherencias en los informes además de consultar al supervisor inmediato para asegurarse de que los detalles obtenidos son válidos. - Garantiza una interacción frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminación de dudas y desconfianzas, principalmente frente a empleados obstructores y obstinados. - En la actualidad, los responsables de elaborar los planes de análisis de cargos prefieren este método basado en el contacto directo y en los mecanismos de colaboración y participación. **Características:** - El método de la entrevista directa consiste en recolectar los elementos relacionados con el cargo que se pretende analizar, mediante un acercamiento directo y verbal con el ocupante o con su jefe directo. - Puede realizarse con uno de ellos o con ambos. **Ventajas**: - Los datos relativos al cargo se logran de quienes lo conocen mejor. - Hay posibilidad de analizar y aclarar todas las dudas. - Proporciona mayor rendimiento en el análisis, debido a la manera racional de Reunir los datos - Puede aplicarse a cualquier tipo o nivel de cargo. **Desventajas:** - Mal conducida puede llevar a la persona a reaccionar de manera negativa. #### - Método Mixto: - Se sugiere utilizar la caradeustica del puesto. - Para obtener el mayor provecho de los métodos, se recomienda utilizar métodos mixtos, combinaciones eclécticas de dos o más métodos de análisis. - Los más utilizados son: - Cuestionario y entrevista, ambos con el ocupante del cargo. - Primero el ocupante responde el cuestionario y después presenta una entrevista rápida; el cuestionario se tendrá como referencia. - Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior para profundizar y aclarar los datos obtenidos. - Cuestionario y entrevista ambos con el superior. - Observación directa con el ocupante del cargo y entrevista con el superior. - Cuestionario y observación directa, ambos con el ocupante del cargo. - Cuestionario con el superior y observación directa con el ocupante del cargo. - La eficiencia de los métodos para la obtención de información varían de acuerdo al tipo de organización que se pretenda estudiar; cada uno de los métodos acoge ventajas y desventajas. - No es recomendable la utilización de un único método ya que generalmente se necesitan varios puntos de vista para obtener una información objetiva y precisa; es decir, la combinación de los métodos es lo más adecuado si se pretende verificar o corroborar los estudios realizados ya que absorbe las ventajas de cada uno de los mismos. ### 4.- IMPORTANCIA DEL ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS - Es una herramienta clara y sencilla que ayuda a determinar: - **Los procesos de selección**: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho (plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etc.) - Así pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. - En este sentido la utilización de este sistema es indispensable. - De aquí, podemos deducir también su importancia para el reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. - **Planes de carrera y promoción**: A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. - En este sentido es necesario saber qué puestos tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y, qué características han de tener aquellas personas que ocupen estos puestos. - **Valoración de puestos de trabajo**: La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer retribuciones. - Para hacer una valoración de puestos es necesario la información aportada por el ADP. - Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar su valor? - **Evaluación del desempeño**: Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos. - Si no tenemos esta información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia? - **Formación**: Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria. - **Determinación de la responsabilidad**: Un Análisis y Descripción de puestos nos dará información acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitará el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos. - **Clasificación y ordenación de puestos**: Como anteriormente mencionamos, la información obtenida en el ADP servirá para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organización y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva. - Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organización que requieren la implantación de un sistema como éste. - Todos deberíamos reflexionar acerca de los beneficios que tendría para nosotros el implantar dicho sistema, que en la práctica son muchos. - Así también como de las repercusiones negativas que ocasiona la falta de sistemas de Análisis de cargo para nuestra organización y, sobre todo para nuestros trabajadores que muchas veces ignoran este aspecto fundamental de la gestión empresarial. ### 5.- ESTRUCTURA DE REQUISITOS DEL ANÁLISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS: - Chiavenato establece que la estructura del análisis de cargo comprende: - **Requisitos Intelectuales**: Tienen que ver con las exigencias del cargo en lo referente a los requisitos intelectuales que el ocupante debe poseer para desempeñar el cargo de manera adecuada, estos son: - Instrucción básica - Experiencia básica - Adaptabilidad al cargo - Iniciativa - Aptitudes necesarias - **Requisitos Físicos**: Tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energía y de esfuerzos físico mental requeridos, y la fatiga provocada, así como la constitución física que necesita el empleado para desempeñar el cargo adecuadamente, los cuales se mencionarán a continuación: - Esfuerzo físico necesario - Capacidad visual - Destreza o habilidad - Constitución física necesaria - **Responsabilidades Implícitas**: Se refieren a la responsabilidad que tiene el ocupante del cargo además del trabajo normal y de sus funciones, tales como: - supervisión de personal - material, herramientas o equipo - dinero, títulos valores o documentos - contactos internos o externos - información confidencial - **Condiciones de Trabajo**: Se refieren a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo, y sus alrededores, que pueden hacerlo desagradable, molesto o sujeto a riesgos, lo cual exige que el ocupante del cargo se adapte bien para mantener su productividad y rendimiento en sus funciones, estos son: - Ambiente de trabajo - Riesgos. ### FASES DE LA DESCRIPCION Y ANÁLISIS DE CARGOS: #### 1.- FASE DE PLANEAMIENTO - Determinación de los cargos que se van a describir. - Elaboración del organigrama de cargos y posicionamiento respectivo de los cargos en el organigrama. Al colocarse un cargo en el organigrama tiene que definirse la siguiente: - relación de cargo con su superior, (de quien depende) - relación del cargo con sus subordinados, (sobre quien ejerce autoridad) - nivel del cargo dentro del organigrama, (en qué nivel jerárquico está incluido el cargo) - relación del cargo con sus colaterales, (cuales son las relaciones formales y contactos) - Elaboración del cronograma de trabajo #### 2.- FASE DE PREPARACIÓN: - Reclutamiento, selección y entrenamiento de los análisis de cargos que compondrán El equipo de cargo. - preparación e material de trabajo (formularios, impresos materiales, etc.) - preparación del ambiente - recolección de los datos previos (nombre de los ocupantes de los cargos que se analizan, relación de los equipos, materiales, formularios) #### 3.- FASE DE EJECUCIÓN - Recolección de los datos sobre los cargos a través de los métodos del análisis escogido - Organización de los datos obtenidos - Redacción previa del análisis de cargos por parte del analista de cargos - Presentación de la redacción previa de la análisis al superior inmediato - Redacción definitiva del análisis de cargos - Presentación de la redacción definitiva el análisis de cargo para aprobación final ### 6.- MANUAL DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGO **DEFINICIÓN** - Se puede definir a un Manual **de Descripción y Análisis de Cargo como un documento en donde se establecen las actividades, responsabilidades y obligaciones implícitas en los cargos, suministrando información sobre el perfil requerido por sus ocupantes para que desempeñen sus funciones eficientemente.** - Es un documento que hace referencias a las actividades, responsabilidades, obligaciones, entre otros, implícitas en un cargo y además de esto suministra información acerca del perfil que debe poseer una persona para desempeñar un determinado cargo eficientemente, para beneficio del desarrollo organizacional. ### OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE DESCRIPCIÓN Y ANÁLISIS DE CARGOS: - Entre los objetivos de los Manuales de Descripción y Análisis de Cargos se pueden mencionar: - Mejorar la ejecución de las tareas pertinentes a cada cargo. - Eliminar la duplicación de tareas y funciones. - Delimitar responsabilidades de cada cargo. - Definir funciones y alcances de cada cargo. - Servir de apoyo para elaborar un programa de capacitación, evaluación del desempeño y plan de carrera. - Utilizar de sustento para la elaboración de las escalas de salarios. - Suministrar información acerca de las actividades de cada cargo y el perfil del ocupante. ### ORGANIZACIÓN: #### MARCO INSTITUCIONAL - A continuación, se hará referencia a ciertos aspectos relevantes de la organización, tales como su reseña histórica, su misión y visión y su estructura organizativa. - Reseña Histórica - Misión - Visión - Estructura Organizativa - Cargos ### 7.- EJEMPLO **CASO 1**