Tema 15.- Manejo de Máquinas Reproductoras PDF

CONSERJE | Ayuntamiento de Torrevieja Se entiende por áreas sensibles aquellas zonas, salas o despachos que por circunstancias concretas requieran de una atención de seguridad específica. Las áreas sensibles más destacables y que exigen de un mayor control de seguridad pueden ser: DESPACHO DE DIRE...

CONSERJE | Ayuntamiento de Torrevieja Se entiende por áreas sensibles aquellas zonas, salas o despachos que por circunstancias concretas requieran de una atención de seguridad específica. Las áreas sensibles más destacables y que exigen de un mayor control de seguridad pueden ser: DESPACHO DE DIRECCIÓN Y ALTO CARGO La inspección se realizará todos los días a partir de la finalización del horario laboral normalizado, cuando la dirección o alto cago y su secretaria o secretario hayan abandonado el edificio. Se comprobará si el despacho y las salas anexas están cerradas, en caso contrario se comprobará la presencia e identidad de quien permanezca en su interior; a la salida se cerrarán las puertas registrando el hecho como incidencia en el libro oficial de incidencias o aplicación informática correspondiente. Durante la inspección no es preciso entrar en los despachos si las puertas están cerradas o no se detectan irregularidades desde el exterior. Únicamente se accederá a ellos cuando la comprobación así lo exija por razones evidentes de seguridad. SALAS Y CUARTOS DE MÁQUINAS E INSTALACIONES En estas salas o cuartos técnicos es necesario inspeccionar que todo esté, aparentemente, en orden, comprobar que no permanecen en su interior personas no autorizadas y que las puertas estén o se(EXAMEN) queden cerradas. 2.15. EMERGENCIA-EVACUACIÓN En caso de aviso de emergencia-evacuación el personal vigilante de seguridad vestirá un peto identificativo de color amarillo o anaranjado y dirigirá la evacuación en su zona de competencia, efectuando las tareas que le hayan sido asignadas según el Plan de Emergencia y Evacuación. Tema 15.- Manejo de máquinas reproductoras, multicopistas, encuadernadoras, destructoras y otras análogas. FOTOCOPIADORA Para realizar copias de un documento, tenemos diferentes tipos de máquinas fotocopiadoras. Según el tamaño y capacidad de copias a) PERSONALES (EXAMEN) Son el tipo más pequeño de máquina que existe en el mercado. Suelen hacer sólo copias al 1:1; es decir, al mismo tamaño del original. Algunas no van provistas de casete de alimentación, por lo que hay que colocarle el papel uno a uno, y gran número de ellas llevan incorporado un módulo donde se encuentra el tambor, la lámpara y el tóner en una sola pieza, que suele llamarse Uit, el cual, una vez consumido, se cambia por uno nuevo en su totalidad. Estas máquinas suelen hacer menos de 10 copias por minuto y por ello están dirigidas a un consumo muy pequeño, personal, como su nombre indica. b) DE OFICINA La gran mayoría de las máquinas existentes en el mercado pertenecen a este segmento, por ello existe una gran cantidad de marcas que fabrican estos modelos y cada una introduce unos elementos comunes y algunos especiales de cada empresa fabricante para esta gama. Como elementos comunes podemos destacar que estas máquinas suelen estar provistas de sistemas de ampliación o reducción del original, ya sean fijos o con Zoom, suelen usar papel desde A-5 al A-3, a veces sobres, utilizan tóner que se repone en un depósito regularmente, llevan incorporados opcionalmente introductores automáticos de originales, así como clasificadores de copias, y la velocidad de reproducción va desde las 12 a las 40 copias por minuto. Todos los derechos reservados © Montalva Ortega, José Miguel | Febrero – 2024 27  CONSERJE | Ayuntamiento de Torrevieja c) DE ALTA PRODUCCIÓN O PROFESIONALES Estas máquinas son la gama más alta de fotocopiadoras por capacidad de producción, posibilidades de automatización de sus funciones y tamaño. A las cualidades de las máquinas de tipo medio, hay que añadir: copia automática a dos caras de los originales, alzado, grapado de juegos, separación de imágenes de copia en los libros, diagnósticos automáticos de calidad y puesta a punto y, sobre todo, una alta capacidad de producción, que algún tipo llega hasta las 120 copias por minuto. Según el tipo de tóner El tóner es el pigmento utilizado en la impresión de las fotocopiadoras láser, así como también en el fax e impresoras de inyección de tinta. a) TÓNER POLVO b) TÓNER LÍQUIDO Elementos Aunque cada empresa fabricante puede incorporar a su máquina los elementos accesorios que considere necesarios para su mayor rentabilidad comercial, existen unos elementos que son básicos e imprescindibles en toda máquina fotocopiadora. Estos elementos son: a) Vidrio de contacto. El documento original deberá colocarse en el cristal superior porta originales. Una vez allí situado, se cerrará la cubierta superior para evitar que al iniciarse la actividad de la máquina pueda molestar la luz de exposición. b) Bandeja de papel. En esta bandeja se encuentra depositado el papel que va a utilizar para reproducir el documento original. Cuando pulsa la tecla de copiado, automáticamente la máquina comenzará a tomar el papel situado en ella. c) Corona de carga de papel. Cuando se pulsa la tecla de copiado (COPY), el papel pasa junto a la corona de carga que lo impulsa eléctricamente para que la máquina pueda recibirlo y efectuar sobre él la reproducción del original. d) Tambor. El tambor recibe la imagen del documento original, gracias a la lámpara de exposición, y al ser de un material sensible a la luz reproducirá la imagen que se encuentra en el vidrio de contacto. e) Lámpara de exposición. Mediante ella se transmite la imagen original al tambor para su reproducción. f) Tóner. El tóner se encuentra depositado cerca del tambor. Cuando el papel pasa junto al tambor, que mantiene reflejada la imagen del documento original, al estar cargado eléctricamente, atrae las partículas de tóner que van formando sobre él la reproducción exacta del original. g) Fusor. El rodillo fusor actúa fijando mediante el calor las partículas de tóner que se han depositado sobre el papel realizando la copia del original y evitando así que caigan o se disgreguen impidiendo la reproducción. h) Bandeja de recepción. Situada en la parte exterior de la fotocopiadora, su función consiste en recibir el documento fotocopiado y ponerlo a disposición del de la persona usuaria. MULTICOPISTA La multicopista es la máquina que reproduce en numerosas copias sobre láminas de papel textos impresos, mecanografiados o manuscritos, dibujos, grabados, etc., sirviéndose de diversos procedimientos. Por lo que multicopiar es reproducir en copias por medio de multicopista. Con el uso de la multicopista se obtiene, a gran velocidad, un alto número de copias de cada original a partir de un cliché, lo que abarata el coste de éste. Los elementos básicos de una multicopista son: Todos los derechos reservados © Montalva Ortega, José Miguel | Febrero – 2024 28  CONSERJE | Ayuntamiento de Torrevieja - Un sistema de admisión de papel. - Un sistema portaclichés, donde se colocará la imagen y/o texto a reproducir. - Un sistema de entintado. - Un sistema de cilindros necesarios para el paso y salida del papel impreso. (EXAMEN) Estas máquinas pueden ser manuales o automáticas, así como los clichés que pueden ser de tipo manual o electrónico. Los clichés manuales suelen consistir en un papel encerado para ser perforado por un punzón o una máquina de escribir, y los clichés electrónicos deben ser procesados en una máquina electrónica para la confección de clichés para multicopistas. USO DE ESCÁNER El escáner es un dispositivo que permite convertir la información que contiene un documento en papel en un archivo digital. Este proceso transforma las imágenes a formato digital, pudiendo entonces ser almacenadas, retocadas, impresas o ser utilizadas para ilustrar un texto. Los escáneres son periféricos diseñados para registrar caracteres escritos, o gráficos en forma de fotografías o dibujos, impresos en una hoja de papel. El funcionamiento de un escáner es similar al de una fotocopiadora. Se coloca una hoja de papel que contiene una imagen sobre una superficie de cristal transparente, bajo el cristal existe una lente especial que realiza un barrido de la imagen existente en el papel. El proceso de captación de una imagen resulta casi idéntico para cualquier escáner: se ilumina la imagen con un foco de luz, se conduce mediante espejos la luz reflejada hacia un dispositivo denominado CCD que transforma la luz en señales eléctricas, se transforman dichas señales eléctricas a formato digital en un DAC (conversor analógico-digital) y se transmite el caudal de bits resultante. Con el escáner se pueden digitalizar textos (escritos a máquina o con o(EXAMEN)rdenador) e imágenes. Tipos de escáneres — De rodillo. Como el escáner de un fax. — De mano. De muy baja calidad. Prácticamente extintos. — Cenitales. Para escanear elementos frágiles. — De tambor. Consiguen muy buena calidad de escaneo, pero son bastante lentos. — Planos. Como el de las fotocopiadoras. MÁQUINAS DE OFIMÁTICA DE USO HABITUAL USO DE FAX O TELEFAX La necesidad de transmitir o recibir desde un punto distante un gran volumen de información y sobre todo copias exactas de determinados documentos ha sido el origen del telefax, telefacsímil o fax. Este podría definirse como el sistema para enviar o recibir una copia idéntica de un documento a larga distancia. (EXAMEN) El canal mediante el que se realiza el envío de la información es la línea telefónica y los instrumentos necesarios para ello son dos unidades de fax, aparatos preparados para transmitir o recibir información, conectados a dicha línea telefónica. Todos los derechos reservados © Montalva Ortega, José Miguel | Febrero – 2024 29  CONSERJE | Ayuntamiento de Torrevieja El mecanismo para transmitir la información es el siguiente: En el fax emisor se coloca el documento que se quiere transmitir y se efectúa a través del mismo la llamada telefónica al número donde se encuentra conectado el fax receptor. El fax receptor recibe la llamada del emisor y se conectan preparándose para recibir la información, durante este proceso el documento es leído por el fax emisor y transmitido, vía telefónica, al fax receptor para imprimirlo. Una vez transmitido el documento el fax emisor manda la señal de fin de la transmisión que una vez recibida por el fax receptor da por finalizado el proceso. En este momento en el fax receptor se encontrará una copia idéntica a la que ha sido leída y enviada por el fax emisor. Para poder realizar la transmisión o recepción de documentos vía fax son necesarios los siguientes elementos: — Un telefax o fax en cada uno de los puntos de comunicación. — Un teléfono para poder marcar el número telefónico al que se pretende enviar la información. Hay aparatos que incorporan teclado para poder marcar y otros que necesitan un teléfono para poder marcar. — La línea telefónica para poder realizar la comunicación entre ambos fax. — Un soporte de papel para recibir la información que es remitida por el fax que la envía. (EXAMEN) ENCUADERNACIÓN Los distintos documentos que se originan deben ser archivados o presentados de la forma más adecuada. Para facilitar este proceso se utilizan máquinas encuadernadoras. Estas máquinas las podemos dividir en 3 tipos: a) Las que taladran el papel y le colocan algún dispositivo. Estas máquinas están provistas de unos punzones que realizan unos orificios en el papel por los que posteriormente insertan unos plásticos o metales (canutillos, espirales, etc.), que sirven para agrupar al conjunto de hojas que han sido encuadernadas. b) Las termoencuadernadoras. Funcionan incorporando en un borde del conjunto de hojas una sustancia plástica que, mediante el calor que les proporciona dicha máquina, se funde quedándose adherido a dichas hojas y provocando la unión de las mismas. c) Las fresadoras y encuadernadoras con cola caliente. Estas máquinas realizan un fresado de los bordes del papel y luego le incorporan cola caliente que, una vez que se enfría, se adhiere a estos bordes y penetra dentro a través de los cortes que le provocó el fresado. Todas estas máquinas pueden incorporar unas portadas a los documentos, dentro de la realización del proceso de encuadernación. También se puede realizar la encuadernación de forma manual. Lo podemos definir como el proceso en el que hojas sueltas o dobladas, normalmente de papel impreso, se juntan en un volumen. Se trata de unir páginas para formar un todo que puede ser un libro, un cuaderno o una publicación, en general. Al personal subalterno no se pedirá que encuaderne un libro, pero sí puede encontrarse dentro de sus tareas la agrupación de hojas para formar un cuadernillo o folleto. Existen varios métodos para este tipo de encuadernación: en general consiste en realizar orificios a las hojas que deben encuadernarse, las cuales vendrán unidas a través de diversos accesorios como rosetas, tornillos, varillas, etc. MÁQUINAS DESTRUCTORAS Estas máquinas destructoras tienen un sencillo manejo. Basta con colocar el papel en la boca de entrada y pulsar el botón de funcionamiento para que la máquina se trague el papel y lo convierta en finas tiras que se irán depositando en una bolsa o recipiente colocado en su parte inferior. Algunas de estas máquinas cuentan con una célula fotoeléctrica que al detectar la existencia de papel en su parte superior ponen en funcionamiento el proceso sin necesidad de pulsar el botón de inicio. Todos los derechos reservados © Montalva Ortega, José Miguel | Febrero – 2024 30  BLOQUE 3: MANEJO DE MÁQUINAS REPRODUCTORAS Y OTRAS ANÁLOGAS BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas BLOQUE 3 Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas. COMPETENCIAS Realizar tareas de reprografía de documentos en la cantidad y calidad requeridas, respetando las normas de seguridad, salud y medioambiente que se aplican a las operaciones propias de reprografía. OBJETIVOS - Recepcionar y despachar encargos de reprografía. - Preparar los materiales y equipos y realizar la reproducción. - Realizar las operaciones de acabado en reprografía. - Utilizar las habilidades de comunicación oral y telefónica para realizar tareas de reprografía. CONTENIDOS - Reprografía de documentos:  Fotocopiadora.  Impresora.  Escáner.  Fax.  Mantenimiento de los equipos.  Identificación de las anomalías más frecuentes en los equipos de reprografía. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 2 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas - Otras máquinas complementarias a la reprografía:  Encuadernadoras.  Grapadoras.  Destructoras. - El encargo.  Recogida y transmisión de mensajes.  Características de los originales.  Fases en la realización de la tarea. - Normas de seguridad, salud laboral y protección ambiental. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 3 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Introducción En este bloque vas a aprender tareas de reprografía, para ello tendrás que conocer y utilizar las diferentes máquinas y materiales que se usan para esa tarea. La seguridad en la utilización de las máquinas es esencial, así como su conservación y buen uso para un trabajo bien hecho. En tu espacio de trabajo acogerás a diferentes empleados públicos, las relaciones con ellos tienen que ser buenas ya que te van a realizar encargos de reprografía, que a veces serán muy necesarios para su trabajo o urgentes, tu actitud ante el trabajo es importante. Los encargos te los pueden hacer directamente, con notas o a través del teléfono, recuerda las normas de cortesía y el uso del teléfono. Tendrás la responsabilidad de manejar documentos importantes que deberás cuidarlos para que no se deterioren con la manipulación. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 4 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Reprografía de documentos Desde hace mucho tiempo, los hombres y las mujeres hemos tenido la necesidad de copiar textos, imágenes o dibujos. Con esto podemos comunicar una misma idea a muchas personas o archivar un documento importante para que no se pierda, pudiendo trabajar con la copia. La reprografía es la tarea de reproducir una o más copias de un documento. Es el conjunto de técnicas y medios empleados para la reproducción de documentos. Hay diferentes medios como la fotografía, microfilme, digitalización, etc. y cada medio reprográfico realiza la copia en un soporte diferente, papel, CD, DVD, etc, y en diferentes formatos, por ejemplo el papel en DIN A4. Existen muchas formas de reproducir o copiar documentos. El más conocido y utilizado en la Administración es la fotocopia. Ahora vamos a ver las diferentes máquinas que te facilitarán el reproducir o copiar documentos. Fotocopiadora Impresora Escáner Fax AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 5 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Fotocopiadora La fotocopiadora es la máquina de reprografía más empleada en las Administraciones públicas para la obtención de copias en papel. En este momento esta disminuyendo su utilización con la implantación de las nuevas tecnologías en la Administración pública y la difusión del documento electrónico. Una fotocopiadora es una máquina que se usa para reproducir un documento, es decir la fotocopiadora sirve para sacar una copia idéntica a un documento. La fotocopiadora es una de las máquinas más utilizadas en la actualidad por su rapidez y facilidad de uso. La copia que realizamos con la fotocopiadora recibe el nombre de fotocopia. Actualmente también pueden incorporar las funciones de ampliar o reducir el documento, copiar por las dos caras y clasificar, encuadernar o grapar las copias. Las fotocopiadoras más modernas tienen además otras funciones, como por ejemplo, la de la impresora, el fax o el escáner, y usan muchos tipos de papel, y copias en color. Existe una gran cantidad de marcas y modelos, por lo que aquí veremos elementos básicos y nociones generales comunes a la gran mayoría. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 6 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Hay diferentes clases de fotocopiadoras: - Según el tamaño y capacidad:  Fotocopias profesionales o de alta producción.  Fotocopiadoras de oficina. - Según el tóner utilizado:  Tóner en polvo.  Tóner líquido. Fotocopiadoras profesionales o de alta producción Estas fotocopiadoras suelen ser las de gama más alta, es decir, las que más funciones suelen tener, las que más cosas hacen, como por ejemplo: - Grapar. - Fotocopiar a dos caras, es decir, cuando queremos fotocopiar un documento que está escrito por delante y por detrás, la fotocopiadora nos hará la copia en un folio por delante y por detrás. - Alta capacidad de producción, es decir, realizan muchas copias en muy poco tiempo, por ejemplo, hay fotocopiadoras que hacen 120 copias por minuto. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 7 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Fotocopiadoras de oficina Son las fotocopiadoras más utilizadas, además de copiar documentos, sus características más comunes son: - Con estas fotocopiadoras podemos ampliar la copia de un documento, es decir, hacerlo el tamaño más grande. Imagen que Fotocopia ampliada fotocopiamos. de la imagen. - Con las fotocopiadoras de oficina podemos reducir el tamaño, es decir, hacer el tamaño más pequeño. Imagen que fotocopiamos Fotocopia reducida de la imagen - Las fotocopiadoras de oficina pueden sacar las copias, generalmente, en tres tamaños de papel. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 8 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Fotocopiadoras que utilizan tóner El tóner en la fotocopiadora es como la tinta en el bolígrafo. Un bolígrafo que no tiene tinta no escribe, una fotocopiadora sin tóner no fotocopia. Las fotocopiadoras que utilizan el tóner en polvo poseen un depósito. En este depósito se coloca un cartucho con tóner. El cartucho de tóner debe ser cambiado cuando la fotocopiadora lo solicita. Las fotocopiadoras que utilizan tóner líquido lo almacenan en unas cubetas. Cómo funciona una fotocopiadora Saber utilizar una fotocopiadora no es una tarea difícil, veamos ahora los pasos principales: Encendido: es la puesta en marcha de la fotocopiadora. Lo primero que tenemos que hacer para poder realizar una fotocopia es encenderla. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 9 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Las fotocopiadoras tienen un interruptor con dos posiciones: Posición On: si el interruptor se encuentra en esta posición la fotocopiadora está encendida. Posición Off: si el interruptor se encuentra en esta posición la fotocopiadora está apagada. El botón para encender y apagar las máquinas, suele tener esta imagen. Es como si se uniera un cero y un uno. El cero significa que no hay nada, que está apagado. El uno significa que hay algo, que está encendido. Como los dos números están en el mismo botón, cuando lo presionas una vez se enciende la máquina y si lo presionas de nuevo se apaga. Calentamiento. Cuando encendemos una fotocopiadora, es decir, cuando ponemos el interruptor en la posición ON, la fotocopiadora inicia un proceso llamado calentamiento. Durante el tiempo que dura el calentamiento, la fotocopiadora se prepara para realizar su tarea y en este tiempo todavía no se pueden hacer fotocopias. Mientras esperamos a que la fotocopiadora termine con el tiempo de calentamiento podemos ir colocando el original que queremos fotocopiar. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 10 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Colocación del original: para colocar el original necesitamos abrir la tapa de la fotocopiadora, entonces veremos un cristal, encima de ese cristal pondremos el original, con lo que queremos copiar hacia abajo, mirando al cristal. Una vez hemos colocado el original, cerramos la tapa, así la luz que sale de la fotocopiadora al realizar la fotocopia no nos molesta. Una vez la fotocopiadora ha terminado con el proceso de calentamiento el indicador de esperar, que suele ser una lucecita, se apagará y el indicador de copiado, que suele ser otra lucecita, se encenderá. Comprobamos que hay papel en la bandeja y en este momento podemos empezar a fotocopiar. Fotocopiado o reproducción de documentos: Una vez hemos encendido la fotocopiadora y hemos esperado a que el proceso de calentamiento termine, ya podemos comenzar con la realización de fotocopias. Recordemos que hemos aprovechado el tiempo de calentamiento de la fotocopiadora para colocar el documento original que queremos fotocopiar. Hemos abierto la tapa de la fotocopiadora y hemos colocado el original sobre el cristal que hemos visto, hemos colocado el original con lo escrito mirando hacia el cristal. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 11 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Antes de comenzar a fotocopiar tenemos que indicarle a la fotocopiadora el número de copias que queremos realizar. En la parte frontal de la fotocopiadora veremos una pantalla en la que aparece un número y un teclado parecido al de un teléfono, del 0 al 9. Teclado Número Las teclas nos sirven para decirle a la fotocopiadora el número de copias que queremos hacer del documento original y en la pantalla podremos comprobar que hemos indicado correctamente el número de copias. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 12 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Por ejemplo, si queremos hacer 6 copias, en las teclas pulsaremos el número 6. En la pantalla aparecerá escrito el número 6. Tenemos que saber que también podemos hacer que la fotocopiadora fotocopie un documento más claro o más oscuro. En el parte frontal de la fotocopiadora veremos tres teclas con los siguientes símbolos: Más claro Más oscuro Normal Si la fotocopia sale muy clara podemos repetirla dándole al botón más oscuro. Si la fotocopia sale muy oscura podemos repetirla dándole al botón más claro. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 13 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas También es en este momento cuando tenemos que indicar si queremos que la copia salga más grande, es decir, aumentar su tamaño o que la fotocopia salga más pequeña, es decir, reducir su tamaño. Para aumentar o disminuir el tamaño tendremos que buscar en el panel frontal el siguiente número: 100%. Cuando en el panel frontal aparezca el número 100% el tamaño de la fotocopia será exactamente igual al tamaño del documento original que queremos fotocopiar. Para aumentar o disminuir el tamaño encontraremos las siguientes teclas en el panel frontal: Aumentar el tamaño del texto o la imagen. Reducir el tamaño del texto o la imagen. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 14 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Si queremos aumentar el tamaño pulsaremos una de las siguientes teclas: Aumentar el Esta tecla sirve para aumentar de tamaño del forma lenta el tamaño de la fotocopia ya que el número 100% documento irá aumentando de uno en uno cada vez que apretemos esta tecla. 101% – 102% – 103% – 104% – 105% – 106%.......200% Esta tecla sirve para aumentar de forma rápida ya que el número 100% irá aumentando de la siguiente manera. 115% – 122% – 141% – 170% – 185% … 200% Cuanto mayor sea el número, mayor será el tamaño de la copia. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 15 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Si queremos reducir el tamaño pulsaremos una de las siguientes teclas: Reducir el Esta tecla sirve para reducir de tamaño del forma lenta el tamaño de la fotocopia ya que el número 100% documento irá reduciéndose de uno en uno cada vez que apretemos esta tecla. 99% – 98% – 97% – 96% 95% – 94% – 93% 92%.......50% Esta tecla sirve para reducir de forma rápida, ya que el número 100% irá reduciéndose de la siguiente manera 93% – 82% – 75% 65% ……. 50% Cuanto menor sea el número, más pequeño será el tamaño de la copia o fotocopia. Las copias que salgan de la fotocopiadora serán expulsadas y guardadas en una bandeja de la fotocopiadora. Una vez hemos terminado recogeremos de la bandeja todas las fotocopias que hayamos hecho. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 16 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Fotocopias de nuevos documentos originales. Una vez hemos hecho las fotocopias de un original, de un solo folio ¿Cuándo podremos poner otro folio para fotocopiarlo? Primero: tendremos que retirar el original que ya hemos fotocopiado de la fotocopiadora, es decir, abriremos la tapa de la fotocopiadora y quitaremos del cristal el documento que ya hemos fotocopiado. El documento siempre será retirado del cristal cuando la luz se haya apagado, recuerda que siempre que haces una fotocopiadora verás una luz. Segundo: cuando hemos retirado el documento fotocopiado podremos poner el siguiente documento que queramos fotocopiar y proceder de la misma forma que se ha descrito antes.  Impresora La impresora es una máquina que se conecta al ordenador que nos permite hacer copias en papel de los documentos que tenemos en el ordenador. Funcionan con una conexión a un ordenador por medio de un cable o bien estar en red con varios ordenadores. Utiliza cartuchos de tinta o tecnología láser, el coste por página es más alto con la tinta. El uso de la impresora implica conocimientos como usuario del ordenador. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 17 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Escáner El escáner es una máquina que permite digitalizar imágenes o documentos en papel para archivarlos en el ordenador. En la Administración pública es cada vez mayor la utilización de esta máquina, ya que permite la copia de documentos sin necesidad de imprimirlos y tenerlos guardados en el ordenador para archivarlos, distribuirlos o trabajar con ellos. Las copias de documentos realizados por el escáner también se pueden imprimir desde el ordenador, siempre que esté conectado a una impresora. En algunas máquinas fotocopiadoras multifunción tienen incorporados la de escáner y de impresora.  Fax El fax es un aparato que permite transmitir a distancia copias de documentos por medio de la línea telefónica. El fax es de gran utilidad para agilizar algunos trámites de la Administración. Es frecuente el envío de copias de documentos por fax entre oficinas. El fax es un medio de comunicación por escrito rápido. Envía y recibe, además de documentación escrita, incluso a mano, todo tipo de dibujos, planos o similares. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 18 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Los dos puntos siguientes, mantenimiento de los equipos y anomalías, dependen de la máquina que utilices, vamos a ver la fotocopiadora, que es la máquina que utilizarás en tu trabajo.  Mantenimiento de los equipos Para el correcto mantenimiento de una fotocopiadora habrá que tener en cuenta las siguientes precauciones: - Desconectar el interruptor principal antes de su limpieza. - Limpiar el vidrio de contacto con un paño humedecido en alcohol o detergente suave. No usar disolventes. - Sacar el enchufe de la corriente eléctrica cuando no se vaya a utilizar durante un amplio período de tiempo. - Cambiar el cartucho de tóner cuando la fotocopiadora lo solicita. - Reponer el papel de la fotocopiadora diariamente, o cuando la fotocopiadora lo solicite, en la bandeja o bandejas de carga de papel. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 19 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Identificación de las anomalías más frecuentes en los equipos de reprografía Las principales anomalías que te puedes encontrar son las siguientes: Destellos en el indicador de papel. Cuando veamos el símbolo del alimentador de papel iluminado pueden pasar dos cosas: - Que la fotocopiadora no tenga papel. - Que la fotocopiadora tenga papel pero el lugar en el que se guarda está mal colocado. Para solucionarlo, comprobamos que la fotocopiadora tiene papel, si no tiene papel, le ponemos papel para que pueda hacer fotocopias. Si tiene papel observamos si el lugar en el que se guarda el papel está colocado correctamente y si no está bien puesto en su lugar lo colocamos. Por ejemplo, en muchas fotocopiadoras esta es la imagen que se enciende para indicarnos que falta papel o el alimentador de papel está mal colocado. Se enciende el indicador de reposición de tóner. Recordemos que el tóner es a la fotocopiadora como la tinta al bolígrafo. Cuando el indicador de reposición de tóner se enciende es necesario añadir tóner porque el que hay en la fotocopiadora es insuficiente para fotocopiar. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 20 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Para cambiar el tóner seguimos los siguientes pasos: 1. Abrimos la cubierta delantera de la fotocopiadora. 2. Quitamos el cartucho viejo de la fotocopiadora. 3. Agitamos el nuevo cartucho para conseguir ablandar el tóner. 4. Quitamos la tapa del cartucho nuevo. 5. Insertamos el nuevo cartucho en el lugar que le corresponde, en el mismo sitio donde estaba el cartucho viejo y empujamos un poco para que quede seguro. 6. Cerramos la cubierta delantera de la fotocopiadora. Se enciende el símbolo de atasco de papel. Si en la fotocopiadora se atasca el papel, la fotocopiadora se para y el signo de atasco de papel se enciende. Con mucho cuidado sacamos el papel que se ha atascado. Una vez hemos quitado el papel que estaba atascado podemos continuar utilizando la fotocopiadora. Cuando tenemos un atasco en la parte interior de la fotocopiadora, normalmente se enciende también el indicador de atasco. El papel que se atasca en el interior de una fotocopiadora puede sacarse de varias formas, siempre dependerá del modelo de fotocopia. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 21 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Lo primero que tenemos que hacer es localizar la parte de la fotocopiadora en la que se encuentra el papel atascado. Normalmente el lugar en el que se encuentra el papel atascado nos lo dice la propia fotocopiadora. Con mucho cuidado intentaremos llegar al lugar y retirar el papel, asegurándonos de que no queda ningún trocito en su interior. Cuando retiremos el papel atascado del lugar en el que esté podremos continuar fotocopiando. La fotocopiadora no realiza fotocopias, no imprime fotocopias. Esto puede pasar por cualquiera de las causas anteriores, si ya lo hemos comprobado y sigue sin funcionar observaremos que la cubierta frontal no esté abierta, en caso de estar abierta, la cerramos. La cubierta frontal de la fotocopiadora es una especie de tapa que protege su interior. Si está cubierta está abierta la fotocopiadora no funciona. Cuando el sistema de detección de apertura de la máquina fotocopiadora encuentra que alguna cubierta no está cerrada, bloquea la máquina. Si hemos comprobado todo lo anterior y la fotocopiadora sigue sin funcionar debemos llamar a nuestro superior o al servicio técnico para que venga a arreglar la fotocopiadora. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 22 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Las copias salen excesivamente claras. Lo más normal será que falte tóner, para lo cual se procederá a cambiar el cartucho. Es importante saber que cada fabricante de fotocopiadoras introduce en sus fotocopiadoras características diferentes por lo que es muy recomendable leer el libro de instrucciones antes de utilizarla. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 23 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Otras máquinas complementarias a la reprografía Hay otra tarea complementaria a la presentación del documento fotocopiado, como es la encuadernación. La encuadernación es la unión de un documento compuesto por varias páginas, por ejemplo una memoria, mediante el grapado, encanutado u otra técnica.  Encuadernadoras. La encuadernadora es una máquina capaz de juntar o de unir, por medio de pegado o de otro procedimiento, las hojas para formar un bloque unitario. Las encuadernadoras son aparatos que se utilizan para ordenar y presentar correctamente los documentos. Normalmente, cuando encuadernamos un documento, un libro, un folleto, etc. lo hacemos poniéndole unas tapas o portadas al documento. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 24 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Las máquinas de encuadernación varían según la técnica que utilicen. Existen muchas clases de encuadernadoras: - Termoencuadernadora. Es un aparato que utiliza una sustancia adhesiva para encuadernar las hojas. Esta sustancia adhesiva es calentada por la máquina y cuando se enfría deja unidas todas las hojas. - Encuadernadoras que taladran el papel. Estas encuadernadoras son muy utilizadas en las oficinas. Las hay de dos tipos: Encuadernadoras de canutillo Encuadernadoras de espiral o gusanillo Cuando utilizamos estas encuadernadoras, taladramos (agujereamos) el papel y las tapas por uno de sus márgenes para después unirlas con una pieza de metal o de plástico con forma de espiral. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 25 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Grapadoras. La grapadora es un utensilio que sirve para coser y sujetar papeles mediante grapas. Existen grapadoras manuales y eléctricas. La grapadora manual tiene un sencillo mecanismo, un cargador de grapas y una cabeza que por presión cierra sobre una base, aplicando al tiempo la grapa al papel. La grapadora eléctrica realiza la misma función pero de forma automática, con ella unimos un conjunto de hojas incorporándoles una o más grapas automáticamente. Una grapa es una pieza metálica en la que sus extremos se clavan en el papel y se doblan para unir las hojas del documento.  Destructoras. En todas las oficinas existen muchos papeles, por ejemplo: documentos, cartas, folletos, faxes... Todos los papeles que se generan en una oficina no se pueden guardar eternamente, muchas veces debemos deshacernos de algunos de ellos. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 26 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas También existen documentos confidenciales que deben ser destruidos una vez han sido utilizados. Para destruir papeles o documentos utilizamos unos aparatos que se llaman destructoras. Las destructoras son aparatos eléctricos fáciles de utilizar que trituran el papel en finas tiras o en cuadraditos, de forma que quede absolutamente inservible e ilegible. Los pedazos van cayendo en un recipiente o bolsa colocada en la parte inferior del aparato. Pasos que debo seguir para utilizar una destructora. 1. Introducir el papel que queremos destruir por la ranura de la destructora. 2. El papel se triturará en forma de finas tiras o de cuadraditos. 3. El papel triturado caerá en el recipiente o bolsa de la destructora. 4. Una vez está casi lleno el recipiente o bolsa de la destructora tendremos que vaciar su contenido. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 27 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas El encargo Un encargo es cuando te piden que realices una tarea, en este caso sería fotocopiar y preparar unos documentos.  Recogida y transmisión de mensajes. El encargo te lo pueden decir directamente, dejándote una nota en tu área de trabajo o llamándote por teléfono. Recuerda las normas de cortesía y tu actitud ante la petición del trabajo. Vamos a recordar el uso del teléfono adaptándolo a esta tarea. Para llevar a cabo un encargo por teléfono tenemos que seguir los siguientes pasos: - Descolgar el teléfono, identificarnos y saludar. - Escuchar atentamente lo que se nos pide y tomar nota. Ten siempre a mano papel y bolígrafo. Anota la persona, la fecha y el encargo. - Preguntar si tienes alguna duda. No olvides preguntar cuántas copias, en que tamaño de papel, en color o en blanco y negro y cuánto tiempo tienes para realizarlo. - Repetir el encargo a la persona que te lo pide para asegurarte que lo has anotado bien. - Despedirse con amabilidad. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 28 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Características de los originales. Los documentos que tienes que fotocopiar tienen unas características que tienes que conocer para hacer bien tu trabajo. El papel en el que están impresos puede tener diferente tamaño, estar impreso en color o en blanco y negro y estar impresos por una cara o por ambas. Los tamaños de papel más utilizados son los siguientes: DIN A – 3: el tamaño de este papel es el tamaño de dos DIN A – 4 colocados juntos. DIN A – 4: el tamaño de este papel es el tamaño estándar. DIN A – 5: el tamaño de este papel es la mitad de un DIN A – 4. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 29 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas  Fases en la realización de la tarea. Para la realización de esta tarea tienes que seguir las siguientes fases: 1. Recogida del encargo. 2. Preparar el documento 3. Hacer las fotocopias solicitadas. 4. Ordenar las copias. 1 2 3 5. Encuadernar, grapar o incluir en una carpeta las copias del documento. 6. Entregar las copias. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 30 BLOQUE 3: Manejo de máquinas reproductoras y otras análogas Normas de seguridad, salud laboral y protección ambiental En la utilización de las diferentes máquinas de reprografía tienes que tener cuidado con las siguientes normas: - Leer los manuales de utilización de las mismas. - Desconectar la máquina y dejarla enfriar antes de manipularla. - Usa guantes para cambiar el tóner. - Ventila la habitación diariamente. - En caso de avería, avisar al técnico. - No manipular los desechos del tóner y otros productos. - Mantén iluminada la habitación cuando se hacen fotocopias y cierra la tapa de la máquina totalmente, el impacto de la luz sobre los ojos puede dañarte. - Realizar una correcta manipulación con la grapadora, puedes punzarte con una grapa. A veces hay que retirar alguna grapa del documento y esta acción hay que hacerla con cuidado. En la manipulación de máquinas destructoras, normalmente no conlleva riesgos, ya que su diseño es muy seguro. Al abrirlas para vaciar el papel triturado hay que tener precaución, aunque normalmente las cuchillas no son fácilmente accesibles para los dedos. En cuanto al papel es importante abrir los paquetes cuando se vayan a utilizar, ya que su conservación en su envoltorio es mejor. Deberá tenerse especial cuidado en la eliminación de los residuos generados por las máquinas de oficina. Es importante seguir los canales de reciclaje para la protección del medio ambiente y el reaprovechamiento de los residuos. Hoy en día hay empresas que realizan la recogida de esos residuos. AYUDANTE DE GESTIÓN Y SERVICIOS COMUNES 31