Support_Communiquer en mode projet (1).pdf

ad y ac em US ad ac PL...

ad y ac em US ad ac PL Communiquer SI US en mode projet Communiquer en mode projet VI PL Page 1 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US ad SI Chapitre 1 : Communiquer Qu’est-ce qu’un projet ? VI PL en mode projet SI Page 2 y VI em ad y 1  ad y ac em US ad Définir la notion de projet ac Qu’est-ce qu’un projet ? PL Temporaire : un début + une fin SI US Par étape : on peut anticiper, préparer des Communiquer étapes en mode projet VI Résultat : à la fin on produit un livrable PL Page 3 Pré- Dévelop- Promotion Conception Recettage production pement ad SI y em VI ac ad US y Définir la notion de projet ac em PL US ad Constat : SI La difficulté ? En début de projet = + de marge de manœuvre / - d’éléments sur le VI PL projet Communiquer Je peux démarrer avec 60 % des infos un En fin de projet = 1 en mode projet projet ! vision précise du projet /- de temps /- de marge de manœuvre. SI Page 4 y VI em ad y 2  ad y ac em Les caractéristiques d’un projet US ad ac PL Le projet est Avec des problèmes Un travail d’équipe toujours : concrets, liés SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 5 Mal défini au À solutions démarrage multiples ad SI y em VI ac ad US y ac La réussite d’un projet em PL US ad La réussite d’un SI projet se mesure : Au temps passé Sa réussite et aux délais dépend pour respectés 25 % de VI PL Communiquer Au budget maintenu avec un sa communication en mode projet résultat satisfaisant du livrable SI Page 6 y VI em ad y 3  ad y ac em Les facteurs de succès US ad Sa L'implication Le soutien des ac PL communication des utilisateurs responsables (25 %) (20 %) (15 %) SI US Communiquer en mode projet VI Un chef de Des objectifs Son projet PL clairs jalonnement Page 7 expérimenté (15 %) (10 %) (15 %) ad SI y em VI ac ad US y ac Alors, projet ou opération ? em PL Source MOOC – Gestion de projet de Centrale Lille Projet Opérations Milieu inconnu, innovant, Milieu répétitif, organisation US ad organisation temporaire stable SI Processus historique, décisions Processus récurrent, décisions irréversibles réversibles Incertitude forte : variables Incertitude faible : variables VI PL exogènes, degrés de liberté endogènes, actions encadrées Communiquer Cash-flow positif, le en mode projet Cash-flow négatif, il faut investir avant d’avoir un retour fonctionnement dégage un bénéfice SI Créer les futures activités, qui Maintient les activités existantes, Page 8 assurent l’avenir de l’entreprise celles qui font vivre l’entreprise Difficulté : gérer un « saut dans Difficulté : intervenir rapidement y VI l’inconnu » complexe en cas de blocage em ad y 4  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad Ne pas confondre projet et opération ac PL Un projet se fait toujours en équipe avec des personnalités différentes SI US Communiquer La réussite d’un projet dépend à 25 % de sa communication en mode projet VI PL Page 9 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US ad SI Chapitre 2 : CommuniquerDéfinir la communication VI PL en mode projet SI Page 10 y VI em ad y 5  ad y ac em Définir la notion de communication US ad ac PL Action de communiquer, de transmettre des SI US informations ou des v Communiquer connaissances à quelqu'un ou, s'il y a en mode projet VI échange, de les mettre en commun PL Page 11 ad SI y em VI ac ad US y ac Définir la notion de communication em PL US ad SI « Qui dit quoi, à « La Processus de qui, au travers de communication transmission quel medium, consiste à d’informations avec quel VI PL comprendre celui Communiquer d’un émetteur résultat ? » qui écoute » vers un récepteur en mode projet Harold Lasswell (1948) Jean Abraham SI Page 12 y VI em ad y 6  ad y ac em US ad Définir la notion de communication ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 13 ad SI y em VI ac ad US y Quand communiquer ? ac em PL US Pas de la même ad SI façon selon les Tout le temps temps forts et les interlocuteurs VI PL Communiquer en mode projet SI Page 14 Définir les outils de Imposer un process y communication pour une efficacité VI communs prouvée em ad y 7  ad y ac em Les cinq moments forts de US ad la communication en mode projet ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 15 ad SI y em VI ac ad US y Les cinq moments forts de ac la communication en mode projet em PL US ad SI VI PL Communiquer en mode projet SI Page 16 y VI em ad y 8  ad y ac em Les cinq moments forts de US ad la communication en mode projet ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 17 ad SI y em VI ac ad US y Les cinq moments forts de ac la communication en mode projet em PL US ad SI VI PL Communiquer en mode projet SI Page 18 y VI em ad y 9  ad y ac em Les cinq moments forts de US ad la communication en mode projet ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 19 ad SI y em VI ac ad US y ac Quand communiquer ? em PL US ad SI VI PL Communiquer en mode projet SI Page 20 y VI em ad y 10  ad y ac em Comment communiquer ? US ad Identifier les ac différents types et PL modalités de Le type de projet communication selon : SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 21 La structure de La/les cible(s) l’entreprise ad SI y em VI ac ad US y ac Comment communiquer ? em PL US ad SI Se connaître en mode Être à l’écoute de professionnel ses équipes : VI PL classique et en Communiquer ça s’apprend situation de en mode projet stress SI Page 22 y VI em ad y 11  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad C’est un processus ac PL L’émetteur du message et le récepteur n’ont pas les mêmes références et connaissances SI US Communiquer Il existe une marge importante entre ce en mode projet qu’on veut dire et ce qui est retenu puis VI répercuté PL Page 23 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US Chapitre 3 : ad SI Les différents types de VI PL Communiquer en mode projet communication SI Page 24 y VI em ad y 12  ad y ac em US ad Trois modalités de communication ac PL Communication Communication Communication SI US verbale paraverbale non verbale Communiquer en mode projet VI PL Page 25 ad SI y em VI ac ad US y ac Trois modalités de communication em PL US ad SI VI PL Communiquer en mode projet SI Page 26 y VI em ad y 13  ad y ac em US ad Trois modalités de communication ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 27 ad SI y em VI ac ad US y ac Trois types de communication em PL US ad 2. Communication SI / Marketing La communication 3. interne a pour cible l'entreprise elle-même, Communication 1. Communication ses cadres, ses salariés, en mode projet VI PL ses employés... ou information Communiquer La communication externe comprend Processus hybride en mode projet l'ensemble des messages et actions destinés à des publics extérieurs à Interactif et réactif l'entreprise SI Page 28 y VI em ad y 14  ad y ac em Trois types de communication US ad ac PL Maîtriser les fondamentaux de la communication SI US + Communiquer les outils d’échange en mode projet spécifiques aux VI projets digitaux PL Page 29 ad SI y em VI ac ad US y Ce qu’il faut retenir ac em PL Les trois modalités de la communication en générale sont : US Verbale ad SI Paraverbale Non verbale Il existe trois types de communications dans VI les entreprises : PL Communiquer Communication / information Communication / marketing en mode projet Communication en mode projet La communication est dans le top 5 des soft SI Page 30 skills que doit développer le chef de projet y VI em ad y 15  ad y ac em US ad ac PL Chapitre 4 : À quelles étapes du projet SI US Communiquer en mode projet communiquer VI PL Page 31 ad SI y em VI ac ad US Planification et leviers y ac em PL 1 Conception : 2 3 Préproduction : US Réunion de Développement : ad SI lancement, cahier Cahier des charges Tests techniques des charges technique, maquette fonctionnel VI PL Communiquer en mode projet 5 4 SI Page 32 Promotion Recettage : / Visibilité : y Tests fonctionnels BAT, RETEX, plan de VI communication em ad y 16  ad y ac em Planification et leviers US ad ac PL Conception Préproduction Développement SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 33 Promotion Recettage Visibilité ad SI y em VI ac ad US y Ce qu’il faut retenir ac em PL Les étapes d’un projet ne correspondent pas aux étapes US ad classiques de la communication SI interne/externe À chaque étape, il y a des livrables VI PL différents à utiliser Communiquer en mode projet Un support de communication transversal pour le suivi du projet doit être construit et devenir la référence SI Page 34 pour toute l’équipe, pour l’entreprise y VI em ad y 17  ad y ac em US ad ac PL Chapitre 5 : Pourquoi communiquer SI US Communiquer en mode projet dans un projet VI PL Page 35 ad SI y em VI ac ad US y Le rôle de la communication ac dans un projet em PL US ad Gérer la relation SI Gérer la relation Gérer la relation avec l'équipe avec l'utilisateur : avec le comité de projet : pilotage : Du recueil du VI Stimuler PL Communiquer besoin à la Vendre et faire l'engagement en communication valoir son projet en mode projet du résultat à l'oral mode non hiérarchique SI Page 36 y VI em ad y 18  ad y ac em La communication dans un projet balaie : US ad 1. 2. ac PL La communication La communication du chef de projet entre les différents vers le reste de métiers l’équipe projet SI US Communiquer en mode projet VI 3. 4. PL Page 37 La communication à La communication imaginer pour les envers les ambassadeurs de la utilisateurs finaux marque ad SI y em VI ac ad US y Le rôle de la communication ac dans un projet em PL US ad SI Il s’agit de L’intégration des penser en projets et du parallèle aux Risque : digital remet à impacts internes Tout le monde plat un certain VI PL et externes à communique en Communiquer chaque prise de nombre de même temps décision sur le principes de la en mode projet projet communication SI Page 38 y VI em ad y 19  ad y ac em Le rôle de la communication US ad dans un projet ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 39 ad SI y em VI ac ad US y Chiffres clés ac em PL US 20 millions ad 30 % SI d’euros du temps des cadres sont perdus par an par est utilisé pour les entreprises de 1 000 salariés qualifiés, à la VI rechercher ou diffuser PL recherche Communiquer une information, et d'informations tous statuts inexistantes, qu'ils ne en mode projet confondus on reste à retrouvent pas, ou à 20 % recréer les informations manquantes SI Page 40 y VI em ad y 20  ad y ac em Chiffres clés : US ad Moyenne tous statuts confondus Source : Antinno ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 41 ad SI y em VI ac ad US y Chiffres clés ac em PL US 80 % des entreprises Les évaluations du coût de ad SI voient : la gestion des informations techniques varient L'amélioration du considérablement selon : partage le secteur d'activité VI PL Communiquer + Circulation de la taille de l'entreprise l'information le type de clientèle en mode projet le type de produits = Moyen de gagner en compétitivité SI le nombre de produits… Page 42 y VI em ad y 21  ad y ac em Chiffres clés US ad Source : http://www.memoireonline.com/01/10/3125/Limpact-des-TIC-sur-lentreprise.html ac PL Cependant, la gestion des documents techniques représente en moyenne 15 % du SI US chiffre d'affaires de Communiquer l'entreprise, et peut atteindre 30 % pour en mode projet VI certains types d'activités. PL Page 43 ad SI y em VI ac ad US y Ce qu’il faut retenir ac em PL Communication / Marketing US ǂ Communication en mode projet ad SI Partager les responsabilités VI PL Une mauvaise communication impacte Communiquer le temps de l’équipe projet et le chiffre en mode projet d’affaires de l’organisation SI Page 44 y VI em ad y 22  ad y ac em US ad ac PL Chapitre 6 : Les types de communication SI US Communiquer en mode projet à éviter VI PL Page 45 ad SI y em VI ac ad US y Les deux types de communication à éviter ac em PL US Rentrer dans l’ère de la ad SI communication Courte Sortir de la Régulière communication VI « rouleau PL Communiquer Qui permet de motiver le terrain compresseur » ou en mode projet Qui permet de prendre « grande messe » en compte la diversité SI des acteurs sur le projet Page 46 y VI em ad y 23  ad y ac em La communication « rouleau compresseur » US ad Met les acteurs Leur fait ac PL devant le fait comprendre qu’il n’y accompli a aucune alternative SI US Communiquer en mode projet S’accompagne en VI Va souvent général d’un mobiliser beaucoup PL reporting ascendant Page 47 d’énergie, car la bien arrangé pour résistance va être tenir compte de importante face à ce la volonté de la type de direction ad SI communication y em VI ac ad US La communication « grande messe » y ac em PL Vise à renforcer le Axée sur la US sentiment ad motivation SI d’appartenance VI PL Communiquer en mode projet Cherche à créer la Après quelques SI Page 48 dynamique pour grandes messes, le surmonter cœur n’y est plus, les moments personne n’y croit y VI difficiles plus em ad y 24  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad Les communications rouleau ac PL compresseur et grande messe ne fonctionnent pas en mode projet La communication avec l’ensemble de SI l’équipe projet doit être courte et US régulière Communiquer en mode projet Il s’agit de faire adhérer l’équipe, puis VI de maintenir sa motivation tout au long PL du projet Page 49 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US Chapitre 7 : ad SI 10 réflexes pour bien VI PL Communiquer en mode projet communiquer SI Page 50 y VI em ad y 25  ad y ac em 1 – Se poser la question du pourquoi US ad ac PL Se poser la question du pourquoi de la SI US communication, c’est- Communiquer à-dire ce que l’on en mode projet cherche à obtenir VI PL Page 51 ad SI y em VI ac ad US y 2 – Comment va se dérouler le projet ? ac em PL US ad SI Donner des réponses sur le comment va se dérouler le projet et VI PL Communiquer pas uniquement communiquer sur le en mode projet quoi SI Page 52 y VI em ad y 26  ad y ac em 3 – Faire court et simple US ad « Nous vous invitons à nous faire parvenir toute recommandation que vous jugerez ac Faire court et simple PL pertinente et nous dans votre vous assurons que communication lesdites recommandations seront examinées avec la plus grande SI attention » US Communiquer en mode projet VI PL Page 53 « Envoyez-nous vos recommandations ! » ad SI y em VI ac ad US 4 – Adapter sa communication y en fonction de sa cible ac em PL US ad SI Prendre en compte la diversité des VI acteurs et adapter une PL Communiquer communication ciblée en mode projet en fonction SI Page 54 y VI em ad y 27  ad y ac em US ad 5 – Aller sur le terrain ac Aller au contact du terrain pour repérer PL les leviers de motivation des acteurs SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 55 ad SI y em VI ac ad US y 6 – Trouver des relais ac em PL US S’appuyer sur le ad management SI intermédiaire qui va servir de relais, leur donner les argumentaires : VI PL Communiquer Au lancement du projet en mode projet Au fur et à mesure du suivi du projet SI À la clôture du projet Page 56 y VI em ad y 28  ad y ac em 7 – Mesurer l’impact de vos actions US ad de communication ac PL Définir des indicateurs de performance SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 57 ad SI y em VI ac ad US 8 – Tenir régulièrement y ses instances de communication ac em PL Mettre en place des Tenir régulièrement US instances de ses instances ad SI communication projets VI PL Communiquer en mode projet SI Page 58 Ne pas uniquement Ne pas uniquement les activer en cas de les activer en décision à prendre situation de crise y VI em ad y 29  ad y ac em 9 – S’appuyer sur des sponsors US ad ac PL S’appuyer sur des SI US sponsors et des Communiquer ambassadeurs du projet en interne en mode projet VI PL Page 59 ad SI y em VI ac ad US y 10 – Communiquer ac après la mise en ligne de son projet em PL US ad SI Pour l’interne Pour l’externe Remercier : mail, Plan de intranet communication VI PL Communiquer RETEX Définir les outils de son plan en mode projet Mail d’action SI Page 60 y VI em ad y 30  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad La communication en mode projet ac PL n’est pas de la communication de crise Définir son objectif de communication à chaque réunion ou envoi de messages SI US Objectif(s) officiel(s) Communiquer Objectif(s) caché(s) en mode projet VI PL Page 61 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US ad SI Chapitre 8 : Communiquer La proposition de valeur VI PL en mode projet SI Page 62 y VI em ad y 31  ad y ac em Contexte US ad 25 % La proposition de valeur du projet est ac PL des facteurs clés de à mettre en avant à succès d’un projet tous les stades du dépendent de la développement du communication projet SI US Communiquer en mode projet VI Elle porte tous les messages internes PL Elle porte la base Page 63 pour promouvoir le des messages pour projet au lancement, le client/usager à la pour rappeler les mise en ligne objectifs en cours ad SI de projet y em VI ac ad US y Matrice globale pour communiquer sur ac la proposition de valeur em PL Proposition de valeur = value proposition Canvas US = Business model Canvas ad SI Carte de valeur et profil du client / consommateur VI PL Communiquer en mode projet SI Page 64 y VI em ad y 32  ad y ac em Matrice pour communiquer sur la proposition de valeur US ad L’entreprise : L’image de marque Le chiffre d’affaires La pérennisation ac Commencer par PL de l’entreprise réfléchir au gain Son attendu par : positionnement compétitif Sa capacité à s’inscrire dans un SI US futur… Communiquer en mode projet VI Le client : sur l’utilisation, les PL fonctionnalités Puis définir quels Page 65 les émotions sont les problèmes positives que le projet va / les économies de doit résoudre coûts ad SI le service rendu… y em VI ac ad US y Matrice pour communiquer sur ac la proposition de valeur em PL US ad Créateur de SI Tueur de gains : problèmes : Découleront la : Quel(s) Comment aider VI bénéfice(s) mon Solution PL mon client ? Communiquer projet va créer Et les missions Résolution de en mode projet pour mon problèmes client/usager SI Page 66 y VI em ad y 33  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad Définir le profil type du client / usager ac PL Créer une proposition de valeur basée sur les demandes / attentes / besoins SI US Identifier les trois types de gains Communiquer possibles : en mode projet VI Fonctionnel Social PL Page 67 Émotionnel ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US Chapitre 9 : ad SI Élaborer son plan VI PL Communiquer en mode projet de communication SI Page 68 y VI em ad y 34  ad y ac em US ad Élaborer son plan de communication ac PL Construire des stratégies et des Dans une Assurer le SI US plans de logique projet succès de son Communiquer communication omnicanal projet efficaces en mode projet VI PL Page 69 ad SI y em VI ac ad US y ac Élaborer son plan de communication em PL US ad SI VI PL Communiquer en mode projet SI Page 70 y VI em ad y 35  ad y ac em US ad Une matrice détaillée ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 71 ad SI y em VI ac ad US y Exercice ac em PL Vous Vous souhaitez Vous êtes une société de reprendre la vente de spectacles sur Internet souhaitez main sur votre élargir votre outil CRM avec US Votre chiffre d’affaires est en stagnation depuis cible plus de ad deux ans et vous d’acheteurs et souplesse et de SI rencontrez des difficultés avec votre back office moderniser fonctionnalités vieillissant digitales utiles à votre image l’internaute VI PL Communiquer Votre équipe projet en mode projet est constituée d’un juriste, d’un Vos actions de marketeur, d’un communicatio Vous avez un graphiste, d’un SI développeur informatique, et n doivent être budget annuel Page 72 vous-même chef de régulières et de 100 000 € projet métier avec la conception-rédaction saisonnières y de la communication VI em ad y 36  ad y ac em US ad Exercice corrigé ac PL SI US Communiquer en mode projet VI PL Page 73 ad SI y em VI ac ad US Intégrer les tendances majeures y dans ses plans d'action 360° ac em PL Management Réseau social US Vidéo visuel d’entreprise ad SI VI PL Communiquer en mode projet Et toujours du lobbying après Groupe de SI Sponsors avoir défini ses Page 74 travail test cibles et ses enjeux y VI em ad y 37  ad y ac em Ce qu’il faut retenir US ad Casser la logique des silos dans ac PL l’entreprise Appliquer les étapes d’un plan de communication standard au projet pour SI US le suivi du projet Communiquer en mode projet Utiliser la matrice détaillée pour briefer VI les équipes spécialisées en PL communication client final Page 75 ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US ad SI Chapitre 10 : Construire ses objectifs VI PL Communiquer en mode projet SI Page 76 y VI em ad y 38  ad y ac em Définir les objectifs US ad Ils sont relatifs aux Cognitive : ac types de réponses PL que le chef de projet Relative à la attend de la cible connaissance visée SI US Communiquer en mode projet VI Affective : PL Comportementale : Page 77 Relative au sentiment et aux Relative à l'action à perceptions du mettre en œuvre produit ad SI y em VI ac ad US y ac Exemples d'objectifs em PL Aider à des prises de décision US ad SI Alerter sur des difficultés Informer de l'avancée d'un projet Obtenir un support VI PL Communiquer Obtenir des ressources complémentaires en mode projet S'assurer que rien n'est oublié Préparer le terrain pour conduire un SI Page 78 changement y VI em ad y 39  ad y ac em US ad Exemple Analyse Lancement et ac Cibles Paramétrage Installation PL fonctionnelle [Mois 7] [Mois 9] support [Mois 1] [Mois 13] [Mois 16] Plaquettes et dépliants Managers Groupes de travail et réunions SI US Journal interne par intranet Utilisateurs Communiquer Courrier électronique et affiches en mode projet VI Rendez-vous et Rendez-vous et Rendez-vous et Directeurs présentation du présentation du présentation du reporting reporting reporting PL Page 79 Toute Article dans l’entreprise le journal interne ad SI y em VI ac ad US y ac em PL US ad SI Chapitre 11 : Identifier ses cibles VI PL Communiquer en mode projet SI Page 80 y VI em ad y 40  ad y ac em Segmenter ses cibles : US ad Dans le cadre d’un projet d’entreprise ac PL Distinguer acteurs clés pour un déploiement Distinguer les réussi : SI les managers, les US décideurs et les administrateurs, Communiquer influenceurs les partenaires commerciaux, le en mode projet réseau de VI distribution… PL Page 81 ad SI y em VI ac ad US y Segmenter ses cibles ac em PL US Pour une ad SI