Reglamento del Archivo Histórico del Instituto Politécnico Nacional PDF
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This document is a regulation for the historical archive of the Instituto Politécnico Nacional. It outlines the organization, functioning, and the responsibilities of archival personnel. It includes considerations about the importance of archival records and principles.
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acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 21 ACUERDO POR EL QUE SE EXPIDE EL REGLAMENTO DEL ARCHIVO HISTÓRICO DEL INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL José Enrique Villa Rivera, Director General del Que el artículo 8°, fracción V, de la Ley Federal de Instituto Politécnico Nacional, con fundamento en Responsabilidades Administrativas de los Servidores lo dispuesto por los artículos 3°, fracciones I y V, Públicos establece que todo servidor público tendrá la 4°, fracciones I y XXIV, de la Ley Orgánica del obligación de custodiar y cuidar la documentación Instituto Politécnico Nacional; 1°, 2°, 7°, 58 y que por razón de su empleo, cargo o comisión, tenga 269 del Reglamento Interno y en ejercicio de las bajo su responsabilidad impedir o evitar su mal uso, facultades que me confieren los artículos 14, sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización. fracciones I, III y XX, de la citada Ley; 137, 138, fracciones IV y IX, y 140 del Reglamento Interno; Que los artículos 1°, 2° y 5° de la Ley Federal 19 y 21, fracciones III y XXIX, del Reglamento de Transparencia y Acceso a la Información Públi- Orgánico del propio Instituto, y ca Gubernamental señalan que la ley es de orden público y tiene la finalidad de proveer lo necesa- rio para garantizar el acceso de toda persona a CONSIDERANDO la información gubernamental y es de observan- cia obligatoria para los servidores públicos federales. Que el artículo 6° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos señala que el derecho Que el artículo 12 de los Lineamientos Gene- a la información será garantizado por el Estado. rales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Que el artículo 38, fracciones XVIII y XX, de la Administración Pública Federal señala la necesi- Ley Orgánica de la Administración Pública dad de establecer un archivo histórico en cada Federal establece que corresponde a la Secretaría dependencia y entidad y describe las funciones de Educación Pública formular el catálogo del principales y el perfil del responsable del mismo. patrimonio histórico nacional y organizar, soste- ner y administrar museos históricos, arqueológicos Que el Código de Ética Archivística del Consejo y artísticos, pinacotecas y galerías, a efecto de Internacional de Archivos cuenta con principios cuidar la integridad, mantenimiento y conserva- universales y claros que se deben de tomar en ción de tesoros históricos y artísticos del patrimo- cuenta para la realización de las actividades nio cultural del país. inherentes al archivo histórico. Número Extraordinario 622 21 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 22 Que el Instituto Politécnico Nacional es la institución el considerando anterior, es necesario contar con educativa del Estado creada para consolidar, a través normas que regulen la organización y el funciona- de la educación, la independencia económica, cientí- miento del archivo histórico del Instituto y la ad- fica, tecnológica, cultural y política para alcanzar el ministración de documentos fuente de información y testimonio del quehacer institucional. Por lo que, progreso social de la nación, de acuerdo con los ob- con base en lo expuesto y fundado, he tenido a jetivos históricos de la Revolución Mexicana, bien expedir el siguiente: contenidos en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. REGLAMENTO DEL ARCHIVO Que el Instituto Politécnico Nacional ha conjuntado HISTÓRICO DEL INSTITUTO un acervo documental de alto valor testimonial histó- rico que debe ser resguardado, con objeto de que POLITÉCNICO NACIONAL éste se conserve íntegro y disponible para facilitar el acceso a la información contenida en el mismo. CAPÍTULO PRIMERO Que la Presidencia del Decanato, en términos de DISPOSICIONES GENERALES lo dispuesto por los artículos 24, fracción III, de la Ley Orgánica; 149 del Reglamento Interno, y 30, Artículo 1°. El presente Reglamento tiene como fracción III, del Reglamento Orgánico, tiene la fa- objeto regular la organización y funcionamien- cultad para formar y conservar el archivo histórico to del archivo histórico del Instituto Politécnico del Instituto y coordinar la estructuración y ope- Nacional, así como la administración de docu- ración de los archivos históricos de las escuelas, mentos históricos que sean fuente de información centros y unidades de enseñanza y de investigación. y testimonio del quehacer institucional. Que el Consejo General Consultivo, máximo ór- Artículo 2°. El archivo histórico del Instituto Politéc- gano de consulta del Instituto, en términos de lo nico Nacional tiene como fines principales rescatar, dispuesto por los artículos 36, 39 y 40 de su Re- conservar, organizar y difundir todos los materiales glamento, aprobó en su sesión celebrada el 31 de documentales sobre la memoria histórica del Instituto marzo de 2000 el Acuerdo por el que se dispone la que sirven de testimonio, evidencia e información; integración de la Comisión Especial del Consejo así como resguardar el acervo histórico, para que se General Consultivo del Archivo Histórico, cuya puedan realizar trabajos de investigación que con- función es la de continuar, profundizar y ampliar los duzcan al conocimiento del desarrollo histórico de trabajos de rescate, restauración, conservación, nuestra institución, tendentes al fortalecimiento de la investigación y difusión de documentos, muebles e in- identidad politécnica. muebles de carácter histórico y que constituyen parte del patrimonio del Instituto. Artículo 3°. El archivo histórico del Instituto Politéc- Que como consecuencia de los trabajos desarro- nico Nacional lo constituyen el archivo histórico llados por la Comisión Especial a la que se refiere central, que se encuentra bajo resguardo de la 31 de enero de 2006 22 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 23 Presidencia del Decanato; más los archivos de las I. Archivo: Colección organizada de infor- escuelas, centros y unidades de enseñanza y de mación destinada a un determinado fin investigación, así como los que se integren en los (UNESCO). Lugar donde se custodian organismos auxiliares del propio Instituto. documentos que han sido producidos por entidades públicas o privadas, reunidos en un Artículo 4°. El archivo histórico central; los determinado lugar con fines de conservación y ordenación científica, consulta y utilización. archivos históricos de las escuelas, centros y En el IPN se denomina también al espacio unidades de enseñanza y de investigación, así donde se resguardan, protegen y clasifican como los que se integren en los organismos los documentos de todo tipo de soporte auxiliares del Instituto deberán contar con un (Glosario de términos del archivo histórico del espacio físico permanente para el resguardo de IPN. Decanato, Año 2003 [GTAH]); los acervos históricos. II. Archivo de transferencia: Se le deno- Artículo 5°. En el caso de que los archivos his- mina al archivo de concentración de las tóricos de las escuelas, centros y unidades de escuelas, centros y unidades de enseñan- enseñanza y de investigación y de los organismos za y de investigación y de los que se inte- auxiliares del Instituto no cuenten con el espacio gren en áreas centrales; físico a que se refiere el artículo anterior para el resguardo de la documentación, el archivo históri- III. Archivo histórico: Espacio donde se res- co central la recibirá en custodia por un periodo guarda debida y correctamente el patrimonio histórico documental de dependencias pú- no mayor a un año. En caso de que sea necesario blicas y privadas; se vigila sea preservado en mantener la documentación un tiempo mayor, se las condiciones adecuadas que eviten su renovará el acuerdo para mantener en custodia el destrucción, y se propicia su consulta a los acervo cada año que deba permanecer en el ar- investigadores. Lo constituyen impresos, mate- chivo histórico central. rial gráfico y material audiovisual, cuya vi- gencia administrativa, contable, fiscal o legal Artículo 6°. El acervo del archivo histórico lo ha concluido y su contenido es evidencial, constituyen los documentos de valor testimonial, testimonial o informativo (GTAH); evidencial e informativo y que han concluido su vigencia administrativa, fiscal, contable o legal, ge- IV. Documento: Es toda información regis- nerados por el Instituto en sus actividades sustan- trada, independientemente de su soporte y características, elaborada, recibida o con- tivas, mismos que reflejan su devenir histórico y que servada por una institución u organización dan muestra de la organización del mismo. en el desempeño de sus actividades; Artículo 7°. Para los efectos del presente Regla- V. Documento histórico: Todo aquel ma- mento y de otras disposiciones jurídicas internas terial que proporcione información y sirva aplicables se entenderá como: de testimonio sobre el desarrollo histórico Número Extraordinario 622 23 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 24 del Instituto Politécnico Nacional, indepen- seguir para la integración del archivo histórico del dientemente de su soporte, como manus- IPN se contará con los siguientes documentos: critos, impresos, gráficos, audiovisuales y dispositivos electrónicos, entre otros; I. Directrices generales del archivo histórico del IPN. Documento básico para el esta- VI. Documentos públicos: Son todos los blecimiento de las normas específicas que oficios, circulares, memoranda, reglamentos, regirán el trabajo del archivo histórico; decretos, informes, memorias, invitaciones, convocatorias, reconocimientos, diplomas, tí- II. Glosario de términos del archivo histórico. tulos, certificados, libros, folletos, revistas, Documento para homogeneizar los criterios mapas, planos, maquetas, fotografías, sobre la terminología empleada en la estruc- películas, videos, microfilmes, registros so- turación y manejo de archivos históricos; noros, discos, casetes, cintas magnéticas, disquetes, tarjetas perforadas, gacetas y otro III. Reglamento del Archivo Histórico. Instru- material documental (GTAH); mento para regular la organización y funcio- nes del archivo histórico del Instituto; VII. Código de ética archivística: Es el docu- mento que señala los principios universales y IV. Manual de Organización del Archivo His- claros que se deben de tomar en cuenta tórico del IPN. Guía para la orientación, para la realización de las actividades homogeneización y desarrollo de las fun- inherentes al archivo histórico. ciones del archivo histórico; VIII. Red institucional de archivos histó- V. Manual de Procedimientos del Archivo ricos: Contactará a los archivos históricos Histórico del IPN. Guía para la orien- de las escuelas, centros y unidades de en- tación, homogeneización y desarrollo de señanza y de investigación entre sí y con el las funciones del archivo histórico; archivo histórico central, lo que permitirá di- fundir y recopilar la documentación existen- VI. Catálogo de Conservación Documental te, así como el acceso inmediato y directo a Histórica. Herramienta de consulta para la información que los maestros, investiga- orientar al archivista sobre cuáles docu- dores o comunidad politécnica interesada mentos debe enviar al archivo histórico; en la información histórica institucional, y VII. Catálogo de Claves de Unidades Respon- sables del IPN. Claves de identificación IX. Los demás conceptos que en el ámbito de de las unidades responsables que se los archivos se manejen podrán consul- emplearán en los archivos históricos; tarse en el Glosario de términos del archi- vo histórico del IPN (GTAH). VIII. Cuadro Clasificador del Archivo Histórico del IPN. Documento necesario para la Artículo 8°. Para efectos del cumplimiento de sus clasificación del acervo y la localización fines y la homogeneización de las acciones a más ágil de los documentos del mismo; 31 de enero de 2006 24 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 25 IX. Manual de Procedimiento de la Red I. Audiovisual; Institucional de Archivos Históricos; II. Banco de datos; X. Lineamientos para el uso de la red institu- cional de archivos históricos (RIAH), y III. Biblioteca; XI. Los que en el proceso de la sistematización y IV. Colección especial y reservada; organización de los archivos históricos sean necesarios para su mejor funcionamiento. V. Documental; VI. Fototeca; CAPÍTULO SEGUNDO DE LA ORGANIZACIÓN Y VII. Hemeroteca; FUNCIONAMIENTO VIII. Impresos sueltos como carteles, invitacio- Artículo 9°. Para el cumplimiento del objeto del nes y folletería; presente Reglamento los responsables del resguardo y funcionamiento del archivo histórico del Instituto, en IX. Histórica de escolar; el ámbito de su competencia, serán: X. Histórica de personal; I. La Presidencia del Decanato, a través del Departamento de Archivo Histórico; XI. Museografía, y II. Los maestros decanos de las escuelas, cen- XII. Nuevas adquisiciones. tros y unidades de enseñanza y de investiga- ción como responsables de los archivos históricos que se integren en sus unidades; Artículo 11. Corresponde a la Presidencia del Decanato, además de las funciones previstas en III. Los titulares de los órganos auxiliares y de la Ley Orgánica y los Reglamentos Interno y Orgá- apoyo como responsables de los archivos nico, las siguientes: históricos que se integren en sus unidades, y I. Formar y conservar el archivo histórico del IV. Los miembros de la Comisión Especial del Instituto, así como coordinar la estructura- Consejo General Consultivo del Archivo ción de archivos históricos en las escue- Histórico. las, centros y unidades de enseñanza y de investigación, y supervisar su operación; Artículo 10. El acervo del archivo histórico del IPN se organiza con base en el soporte documen- II. Coordinar la formación y conservación de tal constituido por las siguientes áreas, según la los archivos históricos de las áreas auxilia- tipología del documento: res del Instituto; Número Extraordinario 622 25 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 26 III. Diseñar y elaborar los instrumentos nece- XII. Las demás que se requieran para cumplir sarios (convenios, formatos, certificados de con los anteriores o que le encomiende el donación, etcétera) para el rescate, trans- director general. ferencia, donación y resguardo de acervos históricos de las diferentes áreas del Instituto; Artículo 12. El Departamento de Archivo Histórico Central del IPN tendrá, entre otras, las IV. Diseñar y elaborar los instrumentos nece- funciones siguientes: sarios para el rescate de los acervos no pertenecientes al Instituto Politécnico Na- cional que posean documentos importan- I. Programar, organizar y controlar el res- tes para la historia del Instituto o de la cate del material histórico para enriquecer educación técnica; e incrementar los acervos institucionales; V. Participar en la Comisión Especial del II. Organizar, clasificar, catalogar y conser- Consejo General Consultivo del Archivo var el archivo histórico del IPN; Histórico, como coordinador de la misma; III. Supervisar la aplicación de las normas y VI. Coordinar la operación del archivo procedimientos para la selección, clasifi- histórico del IPN; cación, conservación, resguardo, actuali- zación y utilización del material documental VII. Planear, dirigir y coordinar el estable- histórico de las escuelas, centros y unidades cimiento de normas y procedimientos para de enseñanza y de investigación; la integración, conservación, custodia y difusión del acervo histórico del Instituto; IV. Elaborar inventarios, guías y catálogos de descripción documental de los materiales VIII. Promover y elaborar material gráfico, ex- que sean considerados patrimonio docu- posiciones y murales para la difusión del mental histórico de la institución; acervo histórico del Instituto; V. Elaborar y distribuir los manuales opera- IX. Planear, dirigir y promover sistemas de inter- tivos y de procedimientos necesarios para cambio del acervo histórico del Instituto; adecuar su funcionamiento y la presen- tación de sus servicios; X. Planear la capacitación y actualización de los maestros decanos, de los res- ponsables de los archivos históricos de las VI. Difundir la riqueza documental del archi- áreas auxiliares y del personal de apoyo, vo histórico entre la comunidad politéc- utilizado en los diferentes tópicos que se nica y público en general; manejan en un archivo histórico; VII. Proporcionar el servicio de consulta a los XI. Impulsar, dirigir y promover la Red Institu- investigadores, de acuerdo con las nor- cional de Archivos Históricos, y mas establecidas en este Reglamento; 31 de enero de 2006 26 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 27 VIII. Definir e instrumentar las medidas preven- III. Coordinar y vigilar la aplicación de las tivas que sean necesarias para la conser- normas y procedimientos para la inte- vación adecuada del acervo del archivo gración, custodia y difusión del acervo histórico del IPN; histórico; IX. Coadyuvar en el diseño del programa de IV. Promover y elaborar material gráfico, difusión de la memoria institucional a tra- exposiciones y murales para la difusión vés de publicaciones, realización de even- del acervo histórico; tos y otras acciones que permitan dar a conocer la historia del Instituto y promover V. Coordinar, dirigir y promover sistemas de la identidad politécnica entre la comunidad; intercambio del acervo histórico; X. Generar otras acciones que coadyuven en el incremento del acervo y al buen fun- VI. Estar integrado a la red institucional de cionamiento del archivo histórico del archivos históricos; Instituto Politécnico Nacional, y VII. Proporcionar el servicio de consulta a los XI. Las demás que se requieran para el cum- investigadores, de acuerdo con las normas plimiento de su función. establecidas en este Reglamento, y El Departamento de Archivo Histórico del VIII. Las demás que se requieran para cumplir Instituto Politécnico Nacional tendrá la organiza- con las anteriores. ción administrativa que requiera, de acuerdo con la tipología de la documentación con que se integre y a las funciones que se le asignen. Para efectos Artículo 14. La Comisión Especial del Consejo de restauración y conservación deberá integrarse General Consultivo del Archivo Histórico tendrá, un laboratorio multimedia, que permita restaurar, además de las funciones señaladas en el Acuerdo digitalizar, microfilmar y transferir la información por el que se integra, las siguientes: contenida en soportes, y formar parte de la estruc- tura del Departamento de Archivo Histórico. I. Participar en los trabajos de rescate, res- tauración, conservación e investigación Artículo 13. Son funciones del maestro decano de documentos, muebles e inmuebles de de la escuela, centro o unidades de enseñanza y carácter histórico que forman parte del de investigación respectiva y de los responsables patrimonio del Instituto; de los archivos históricos de las áreas auxiliares: I. Formar y conservar el acervo del archivo II. Establecer sistemas y procedimientos que histórico respectivo; permitan seleccionar y clasificar los docu- mentos, libros, fotografías, carteles, videos y II. Coordinar la operación del archivo demás materiales con características histó- histórico respectivo; ricas para su consulta y conservación; Número Extraordinario 622 27 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 28 III. Recopilar, sistematizar, analizar y difundir III. Orientación y asesoría al usuario, para información de valor histórico relevante obtener la información solicitada en el para el Instituto Politécnico Nacional; archivo histórico del IPN, como en otros archivos externos, y IV. Difundir los datos relevantes de la IV. Apoyo y orientación a los decanos y otras documentación; personas de la institución interesados en la integración de archivos históricos o en V. Establecer los lineamientos para propor- lo relacionado con ellos. cionar el servicio de consulta a los intere- sados que así lo soliciten; Artículo 16. El horario de atención que se establezca para prestar los servicios se expondrá VI. Proponer ediciones y publicaciones rela- de manera visible e impresa en la entrada de los cionadas con el acervo histórico; archivos históricos. VII. Proponer la celebración de convenios y acuerdos con otras instituciones educa- Artículo 17. Para que los usuarios accedan al tivas y culturales, nacionales, extranjeras servicio de consulta deberán cumplir con lo siguiente: e internacionales para el intercambio de experiencias e información, y I. Lavar sus manos antes de consultar los documentos; VIII. Las demás que se requieran para cumplir con las anteriores. II. No fumar, beber o comer en las áreas de consulta; CAPÍTULO TERCERO III. Evitar exponer los documentos a la luz solar; DE LOS SERVICIOS IV. No reproducir documentos frágiles; Artículo 15. El archivo histórico central del IPN V. No apoyar los codos u otras partes del tendrá a su cargo la prestación de los siguientes cuerpo sobre los documentos, ni objetos servicios: que los puedan destruir; I. Acceso a los documentos para consulta en sala interna y la obtención de la VI. Usar cubrebocas y guantes; información que el usuario solicite con base en las políticas de consulta; VII. No realizar, por ningún motivo, anotacio- nes en la documentación que se consulta, II. Expedir reproducciones de los materiales ni escribir en hojas puestas sobre ella; permitidos por las normas internas, mediante el cumplimiento de los requisitos VIII. Evitar utilizar marcadores de página, establecidos para tal fin; clips, cintas adhesivas, broches metálicos 31 de enero de 2006 28 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 29 o cualquier otro objeto para señalar tex- Artículo 19. La consulta al acervo de las tos o páginas; colecciones especiales y reservadas del archivo histórico se reserva sólo a investigadores acreditados IX. No hojear rápida o descuidadamente el por las respectivas escuelas, centros y unidades de material para evitar que se hagan plie- enseñanza y de investigación; por la Secretaría gues en las hojas; de Investigación y Posgrado (SIP), por el Siste- ma Nacional de Investigadores (SNI) o por cual- X. No mojar los dedos con algún fluido para quier otra institución a la que pertenezcan. pasar las hojas; Artículo 20. El servicio de reprografía estará XI. No doblar, marcar o mutilar los documentos; sujeto a los siguientes lineamientos: XII. No extraer del archivo histórico do- I. Los usuarios no podrán sacar ningún cumentos o parte de éstos, ni cambiar documento del archivo histórico del IPN; su ordenación; II. Se tomarán en cuenta las políticas que XIII. Evitar el uso de plumas fuente o estenógra- marca la Presidencia del Decanato para fos que puedan marcar o manchar los docu- establecer el número y la manera en que mentos, por lo que se usará solamente lápiz se podrán reproducir los documentos; para sus anotaciones en su libreta u hojas de apuntes; III. En el caso de fotografías, sólo se podrán digitalizar bajo los lineamientos que cada XIV. Las damas tendrán cuidado de no ensu- archivo establezca; ciar la documentación con lápiz labial o cualquier otro cosmético que pueda dejar IV. El acervo de la biblioteca no se repro- manchas en los documentos; ducirá en fotocopias porque se dañan los libros; XV. Reportar al personal del archivo histórico cualquier situación anómala que se en- V. Las colecciones especiales y reservadas cuentre en los documentos para ayudar a que presenten documentos con malas con- su conservación, y diciones físicas no se reproducirán, y XVI. Lavarse las manos después de haber tra- VI. El personal del archivo histórico del IPN bajado en el archivo histórico del IPN. se reserva la decisión de reproducir algún documento indistintamente del soporte en Artículo 18. El acceso al archivo histórico por el que se encuentre, dependiendo de las menores de edad sólo estará permitido cuando condiciones físicas del mismo y de que se sean acompañados de un adulto. cuente con el equipo para realizarlo. Número Extraordinario 622 29 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 30 Artículo 21. El incumplimiento a lo dispuesto en Artículo 26. Los usuarios investigadores que los artículos 17, 18, 19 y 20 del presente Regla- utilicen los fondos documentales del archivo mento dará lugar, además de las sanciones pre- histórico del IPN darán créditos a éste, de acuer- vistas en el Reglamento Interno del IPN, en los do con la propiedad intelectual y al presente lineamientos y en el manual para el uso de la Reglamento y, en caso de obtener una publi- RIAH, a las siguientes: cación, entregarán una copia de la misma. I. Suspensión de manera definitiva del Artículo 27. Los resultados de los estudios de servicio, y investigación entregados al archivo histórico no podrán ser consultados por otros usuarios hasta la II. Pago del costo total que se derive del publicación del mismo o por autorización escrita material o equipo dañado. del director del proyecto. Artículo 28. Los usuarios del servicio que CAPÍTULO CUARTO presta el archivo histórico tendrán derecho a DE LOS USUARIOS la reproducción del mismo siguiendo los linea- mientos marcados en el artículo 20 del presen- Artículo 22. Para los efectos del presente Re- te Reglamento. glamento se entenderá como usuario a la persona que haga uso de los servicios del archivo histórico Artículo 29. Las infracciones causadas por el del IPN. usuario serán sancionadas como indica el artículo 21 del presente Reglamento. Artículo 23. Para brindar un servicio de calidad acorde a los usuarios y a la institución se deberá respetar lo establecido en los artículos 7°, fracción CAPÍTULO QUINTO IV, 15, 16, 17, 18 y 19 del presente Reglamento. DEL RESCATE DE LOS ACERVOS Y TRANSFERENCIAS Artículo 24. Para los efectos del presente Reglamento y del servicio que presta el archivo Artículo 30. Para los efectos del presente Re- histórico del IPN, como requisito se solicitará al glamento se utilizarán las siguientes definiciones usuario identificación oficial y para el caso de establecidas en el Glosario de términos del archivo consulta a colecciones reservadas, los usuarios histórico del IPN, 2003 (GTAH): deberán presentar acreditación por escrito. I. Rescate: Se refiere a las acciones para Artículo 25. Los usuarios deberán respetar los recuperar los materiales documentales que lineamientos y políticas establecidas en el archivo están en riesgo de deterioro o pérdida total, histórico del IPN al momento del servicio. por encontrarse en lugares inadecuados 31 de enero de 2006 30 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 31 o por ser susceptibles de eliminación, y se realización del trabajo, quitar polvo y logra su transferencia al archivo histórico; limpiar las zonas de trabajo; II. Transferencia: Operación que se reali- III. Con respecto al espacio o lugar, deberán za para trasladar documentos a otros localizarse estas acciones en una zona que cuente con las condiciones mínimas archivos, como ejemplo de uno de con- físicas como son: cubierta para protección centración al histórico, a intervalos pre- del sol, lluvia, viento y polvo excesivo, con viamente determinados de acuerdo con la clima apropiado. De preferencia fuera del tabla de vigencias establecida, y movimiento de personas ajenas al trabajo, con suficiente espacio para realizarlo y III. Depuración: Es el proceso de selección que cuente con mesas y estantería; de los documentos que serán conservados de manera permanente en el archivo his- IV. Con respecto al equipo de cómputo, se tórico, separándolos de aquellos otros que dispondrá de una computadora personal por su poca relevancia deben eliminarse. con las características mínimas para po- der hacer relaciones de material y carátu- (Considerar en la toma de decisiones la las de cajas; información contenida en los instrumentos de apoyo Catálogo de Conservación Docu- V. Se verificarán los inventarios de los docu- mental Histórica y la normatividad estable- mentos contenidos en el acervo, para su cida por el archivo histórico del IPN). trabajo posterior, y Artículo 31. Previo al rescate de un acervo, es VI. Se procederá a pasar a cajas limpias la do- necesario su identificación, valorando su ubica- cumentación, respetando su “principio de ción, la cantidad de documentos y el estado físico procedencia y orden original”. en que se encuentran los mismos, para hacer un diagnóstico del mismo en el que se incluirán foto- Artículo 33. Las transferencias de documen- grafías y el inventario del contenido. tos históricos en el IPN se realizarán observando los siguientes lineamientos: Artículo 32. Para llevar a cabo los trabajos de rescate de los acervos se deberán seguir los si- I. Las escuelas, centros y unidades de ense- guientes lineamientos: ñanza y de investigación enviarán a los archivos históricos respectivos, de manera I. El personal que intervenga en el proceso, directa o a través de un archivo de con- vestirá y utilizará el equipo y material centración, el patrimonio histórico docu- adecuado: bata, guantes, mascarillas o mental constituido por impresos, material cubrebocas y lentes; gráfico y material audiovisual, cuya vi- gencia administrativa, fiscal contable o legal II. Con respecto al acervo a rescatarse, ha concluido y su contenido es evidencial, deberá realizarse limpieza previa a la testimonial o informativo; Número Extraordinario 622 31 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 32 II. Las diferentes áreas centrales y los centros y que en esta materia se requieran, por parte del unidades que no proporcionan enseñanza personal del archivo histórico central del IPN. tradicional transferirán el patrimonio histó- rico documental al archivo histórico central Artículo 36. Con el objeto de llevar a cabo el del IPN, de manera directa o a través del rescate y la transferencia de los acervos históricos Departamento de Correspondencia y Archi- de manera adecuada, se deberá consultar el vo del IPN; Manual de Procedimientos del Archivo Histórico. III. Las transferencias documentales, en caso de documentos históricos, se realizarán Artículo 37. En caso de surgir duda por parte de con el inventario correspondiente, anexo las unidades académicas y/o administrativas en el al acervo contenido en cajas de archivo, rescate y transferencia, se someterá a conside- previamente ordenado, y ración y dictamen de la Comisión Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histórico. IV. Mediante escrito oficial se hará la trans- ferencia secundaria, en el cual indicará la Artículo 38. En el proceso de depuración se de- procedencia, cantidad de cajas, estado berá dejar constancia por escrito, anotando clara- de la documentación y observaciones. Se mente los valores primarios y secundarios, y enviar deberá turnar copia del inventario al copia de la baja al archivo histórico central del lugar de procedencia, así como del oficio de transferencia al Departamento de IPN y al Órgano Interno de Control del Instituto. Correspondencia y Archivo del IPN y al Órgano Interno de Control del Instituto, y en las transferencias del archivo histórico CAPÍTULO SEXTO central del IPN a la Dirección General y DONACIONES al mismo Órgano Interno de Control. Artículo 39. Para los efectos del presente Regla- Artículo 34. En el caso de la adquisición de mento y de otras disposiciones jurídicas internas acervos históricos por compra, en custodia o por aplicables se utilizarán las definiciones que ex- convenio en comodato, deberán presentarse presa el Glosario de términos del archivo histórico previamente a consideración, valoración y dicta- del IPN, 2003 (GTAH): men de la Comisión Especial del Consejo General Consultivo del Archivo Histórico. I. Donación: Se efectúa cuando algún par- ticular, ya sea en forma personal o en gru- Artículo 35. Con el objeto de dar cumplimiento po, decide donar sus materiales documen- al artículo anterior y del resguardo en forma tales al archivo histórico. En esos casos el ar- adecuada de los acervos en cuestión se realizarán chivo histórico extiende un certificado en el visitas de supervisión y seguimiento a las acciones que constan los materiales donados (GTAH). 31 de enero de 2006 32 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 33 Artículo 40. Las donaciones las podrán realizar per- Artículo 46. El acervo donado podrá transferirse sonas, instituciones, organizaciones, agrupaciones, en custodia al archivo histórico central del IPN en etcétera, relacionadas preferentemente con la historia el caso que la escuela, centro o unidad no cuente y desarrollo del IPN o de la educación técnica. en ese momento con las condiciones adecuadas para poder conservarlo, mediante documento oficial en el cual se anotará el tiempo aproximado Artículo 41. Las donaciones de acervos históri- que durará la custodia. cos las podrán recibir todas las áreas que cuenten con los espacios y requerimientos mínimos para su organización, resguardo y capacidad para ofre- Artículo 47. El Instituto Politécnico Nacional, a cerlo a consulta de investigadores o público interesa- través de la Presidencia del Decanato, entrega- rá un certificado o constancia de donación al do en el tema. o a los propietarios del acervo (donadores), en el cual manifieste el contenido del acervo, Artículo 42. Para aceptar la donación de docu- cantidad, fecha y lugar de recepción y nombre del mentos históricos deberá realizarse una valoración o los donadores. La constancia o certificado se previa del acervo a donarse, donde se tomará en entregarán con copia para el archivo histórico cuenta el valor secundario del documento; esto es, central del IPN y del Órgano Interno de Control. que dicha documentación sirva de testimonio o cons- tancia de hechos trascendentales para el desarrollo de la vida institucional y de su comunidad. CAPÍTULO SÉPTIMO CONSERVACIÓN Artículo 43. La donación se realizará después de la valoración y, en caso de surgir alguna duda, Artículo 48. Para los efectos del presente Regla- se someterá a consideración y dictamen de la mento y de otras disposiciones jurídicas internas Comisión Especial del Consejo General Consultivo aplicables se entenderá como: del Archivo Histórico. I. Conservación: Conjunto de procedimien- Artículo 44. El archivo histórico del IPN podrá tos y medidas destinadas a asegurar, por donar todo o una parte de los documentos obteni- una parte, la preservación o prevención dos por donación solamente con el consentimiento de posibles alteraciones físicas en los do- cumentos y, por otra, la restauración de de los donadores del acervo histórico. éstos cuando la alteración se ha produ- cido (GTAH), y Artículo 45. El personal del archivo histórico del IPN se reserva el derecho a transferir, dar de baja II. Preservación: Actividades que asegu- o separar los documentos que contenga el acervo ran el resguardo y mantenimiento adecua- donado, levantando el acta respectiva, con base dos de la documentación en el archivo en la reglamentación vigente. (GTAH). Número Extraordinario 622 33 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 34 Artículo 49. Para lograr una conservación de los IX. Verificar que la documentación histórica documentos de manera adecuada es necesario: se encuentre libre de pegamentos, bro- ches, broches metálicos (clips) o algún I. Contar con el espacio físico adecuado; otro material que pueda afectar y dete- riorar su estado físico, y II. Realizar limpieza constante y específica a la documentación existente; X. No doblar las hojas, ni emplear separa- dores que maltraten con marcas. III. Efectuar fumigaciones oportunas y en forma programada del área para evitar la proliferación de insectos y roedores; CAPÍTULO OCTAVO RESTAURACIÓN IV. Manejar y guardar la documentación de manera conveniente, según se muestra en Artículo 50. Para los efectos del presente Regla- el Manual de Procedimientos del Archivo mento y de otras disposiciones jurídicas internas Histórico del IPN; aplicables, se entenderá como: V. Guardar en cajas, de preferencia de car- I. Restauración: Acción de restituir las tón, evitando que el documento se lesione cualidades originales de un objeto dete- al guardar o que se le hagan dobleces riorado, mediante técnicas derivadas del innecesarios; conocimiento del proceso de su creación sin agregar nada nuevo al objeto (GTAH). VI. Establecer que se guarden las cajas en condiciones de humedad relativa, entre Artículo 51. En el caso de que se requiera la 40 y 60 por ciento y temperaturas de 18° restauración de un documento del acervo a 22° C; histórico, y que no pueda realizarse dentro de la institución, será necesario un dictamen técnico VII. Vigilar que en los préstamos se cumpla que así lo proponga, y previa autorización de la con los lineamientos para el manejo de Presidencia del Decanato, la cual se encomen- la documentación que se indica en el dará a la persona o empresa especializada para artículo 20 del presente Reglamento; ello, que garantice satisfactoriamente su restau- ración con base en la reglamentación vigente VIII. En el caso de la digitalización, reproduc- y aplicable. ción o transferencia de la documentación, será en forma cuidadosa y con super- Artículo 52. Para lograr la restauración, re- visión del personal del archivo histórico o prografía y rescate de aquella documentación del responsable de la documentación; que por el soporte, la antigüedad y sus condi- 31 de enero de 2006 34 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:10 PM Page 35 ciones naturales se encuentren en peligro de Artículo 56. Se deberá promover la consulta de destrucción, se integrará un laboratorio multimedia los acervos históricos para despertar la inquietud en el cual se cuente con los elementos necesa- y curiosidad en los investigadores en temas históri- rios para lograr que los materiales que así lo re- cos, buscando consolidar la identidad politécnica. quieran puedan ser atendidos. Artículo 57. Para los casos en que la docu- Artículo 53. El laboratorio multimedia deberá mentación original tenga que salir del archivo contar con los equipos de cómputo, reproductores histórico respectivo para exhibirse, se deberán con- de video y audio, fotográfico, de restauración, de siderar las condiciones óptimas y seguras de encuadernación, etcétera, necesarios para las empaque, traslado, montaje y otras que garanticen actividades de restauración y digitalización. que la documentación regrese sin daño alguno. CAPÍTULO NOVENO CAPÍTULO DÉCIMO DIFUSIÓN DE LA RED INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS HISTÓRICOS DEL IPN (RIAH) Artículo 54. Para los efectos del presente Regla- mento y de otras disposiciones jurídicas internas Sección Primera aplicables se entenderá como: Descripción y Funciones I. Difusión: Transmisión de información por Artículo 58. La RIAH es un sistema de comu- cualquier medio de comunicación o a tra- nicación entre computadoras, que da servicio a vés de algún evento (GTAH). investigadores, profesores, alumnos y empleados, a través de los equipos de cómputo del IPN, la Artículo 55. Los medios para promover el em- cual tiene por objeto: pleo del acervo histórico que se resguarda en el I. Optimizar la administración de los archi- archivo histórico del IPN son: vos históricos de las escuelas, centros y unidades de enseñanza y de investiga- I. Instrumentos de consulta, inventarios, guías, ción del IPN para realizar controles, in- catálogos, folletos y otros; ventarios, informes, guías y catálogos, así como administrar otras funciones básicas; II. Organización y promoción de eventos, II. Permitir el acceso a través de tres modos tales como congresos, seminarios, expo- básicos: administración, captura y consulta; siciones, entre otros, y III. Almacenar y respaldar la información en III. Medios de comunicación masivos. un servidor centralizado; Número Extraordinario 622 35 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:11 PM Page 36 IV. Conectar a los archivos históricos de las es- Sección Segunda cuelas, centros y unidades entre sí y con el De la Infraestructura archivo histórico de la Presidencia del Deca- nato, con el propósito de difundir y recopilar Artículo 62. La estrategia informática está fácilmente la documentación existente, y orientada hacia los siguientes puntos: V. Apoyar al cumplimiento de las funciones I. La RIAH es una plataforma de sistemas principales de la Presidencia del Deca- abiertos; nato, como la conservación y difusión de su memoria histórica para consolidar la II. La RIAH trabaja con un esquema de ope- identidad institucional. ración bajo el concepto cliente-servidor; Es responsabilidad de la Presidencia del III. La RIAH maneja la estandarización en Decanato, a través del archivo histórico central equipos, paquetes y estructuras de datos; del IPN, la administración, funcionamiento, con- trol, asesoría y coordinación de la RIAH. IV. La RIAH está habilitada para facilitar la intercomunicación entre las distintas áreas del IPN y sus equipos con la finalidad de Artículo 59. La función de la RIAH es impulsar, integrar bases de datos; promover y apoyar a través del uso de las tecno- logías de la información las actividades acadé- V. La RIAH propicia el intercambio de expe- micas y de investigación que realizan los decanos riencias y capacitación, y en sus respectivas escuelas, centros y unidades; los trabajos de investigación histórica, semblanzas VI. La RIAH brinda apoyo a la docencia, ex- históricas de sus unidades y de personajes des- tensión, administración e investigación. tacados, así como sus funciones en general, inclu- yéndose en proyectos que permitan el avance Artículo 63. La infraestructura de la RIAH está educativo e impulsen el desarrollo nacional. comprendida por: Artículo 60. El acceso a la RIAH será a través I. El cableado de fibra óptica, el cableado del portal del sitio web diseñado para ofrecer ser- en cobre, ruteadores, switches, los equi- vicios entre los diferentes organismos involucra- pos concentradores, antenas de telecomu- dos en la red. nicaciones y demás equipos de conexión distribuidos en las diferentes áreas pro- piedad de la institución; Artículo 61. La RIAH permitirá crear colec- ciones de las áreas que integran el archivo histó- II. Los equipos conectados a la RIAH forman rico, para su distribución en discos compactos o parte del patrimonio institucional, el cual en cualquier otro medio que la tecnología permita. forma parte de su infraestructura; 31 de enero de 2006 36 Número Extraordinario 622 acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:11 PM Page 37 III. Sólo podrán conectarse físicamente a la IV. Personal de los archivos históricos RIAH los equipos que pertenezcan a algu- en el IPN: Personal académico y admi- na área del IPN y que estén autorizados; nistrativo que labora en el IPN; IV. Los equipos de la RIAH instalados en al- V. Alumnos: Los estudiantes regulares e guna área del IPN se encuentran en cali- inscritos, PIFI, de posgrado y tesistas del dad de resguardo y se hará responsable Instituto, y por el buen uso de los mismos y de avisar a la administración de la RIAH, en caso VI. Usuarios externos: Los que no de fallas o descomposturas, y pertenecen a la comunidad politécnica y solicitaron el servicio. V. Los concentradores y servidores que formen parte de la RIAH deben perma- Artículo 66. Los servicios de la RIAH están basa- necer en operación las 24 horas del día dos en necesidades académicas y de adminis- durante los 365 días del año y sólo se- tración, por lo que dependiendo del perfil del rán apagados en caso de mantenimiento usuario y sus necesidades la RIAH ofrecerá los o reemplazo. siguientes servicios: Artículo 64. Para la adquisición de equipos de I. Correo electrónico: Herramienta de cómputo y comunicaciones de la red se debe con- comunicación personal entre usuarios siderar calidad, compatibilidad, desarrollo tecno- dentro y fuera del Instituto; lógico, capacidades, garantía y servicio técnico. II. Acceso remoto: Uso de servicios pro- vistos por operaciones computaciona- Sección Tercera les por medio de las redes locales, De los Usuarios de la RIAH regionales, nacionales y mundiales; Artículo 65. Para efectos del presente Reglamento, III. Espacio en disco: Se determinará la los usuarios de la RIAH se clasifican como sigue: cantidad de espacio en disco que podrá ser utilizado por los usuarios de los ser- I. Administradores de red: Personal vidores institucionales administrados por técnico en el área de redes y telecomu- el mismo, y nicaciones; IV. Uso de programas y archivos de do- II. Maestros decanos: Personal académi- minio público: Son aquellos programas co que ostente el nombramiento y el diplo- y/o archivos en la RIAH que pueden ser ma que lo acredita como tal; copiados y distribuidos libremente. III. Profesores e investigadores: Perso- Artículo 67. Los usuarios que deseen utilizar los nal docente que labora en el IPN; servicios de la RIAH deben contar con registro de Número Extraordinario 622 37 Gaceta Politécnica acuerdo archivo 21 38 1/27/06 12:11 PM Page 38 usuario y una cuenta personal que no podrá com- un plan de contingencias tomando en cuenta las partir, ni hacer mal uso de ella. recomendaciones o sugerencias de la adminis- tración de la RIAH. Sección Cuarta Artículo 72. La RIAH es propiedad del IPN, por De las Autoridades en el Control de lo que la autorización de su uso y explotación, Infraestructura de la RIAH incluyendo el sistema, debe hacerse mediante convenio y/o contrato. Artículo 68. El titular de la Presidencia del Decanato del IPN, tomando en cuenta la opinión de la Comisión Especial del Consejo General Con- TRANSITORIOS sultivo del Archivo Histórico del IPN, será el res- ponsable de revisar y aprobar los criterios para el uso de la red a propuesta de la administración de PRIMERO. El presente Reglamento entrará en la RIAH. vigor al día siguiente de su publicación en la Gaceta Politécnica. Artículo 69. La administración de la RIAH, por medio de su personal de soporte técnico, será SEGUNDO. Las situaciones no previstas en responsable del funcionamiento, mantenimiento y el presente Reglamento serán resueltas por el actualización de la RIAH y para los efectos pre- Director General. vistos adquiere las actividades y obligaciones contempladas en los lineamientos y en el manual para el uso de la RIAH. México, D.F., 21 de diciembre de 2005 Sección Quinta De la Seguridad de la RIAH “LA TÉCNICA AL SERVICIO DE LA PATRIA” Artículo 70. La administración de la RIAH tiene la obligación de vigilar la seguridad de los sistemas instalados. Los sistemas operativos y programas comerciales empleados deberán estar registrados y no se deberán copiar o instalar en otros equipos. Para garantizar el uso de los programas operativos y comerciales se deberán DR. JOSÉ ENRIQUE VILLA RIVERA de asegurar un número adecuado de licencias. DIRECTOR GENERAL Artículo 71. Las áreas que posean equipo y que Aprobada por el H. XXIV Consejo General Consultivo, en la estén conectadas en la RIAH deberán contar con Tercera Sesión Ordinaria, celebrada el 21 de diciembre de 2005. 31 de enero de 2006 38 Número Extraordinario 622