PR03_IT03_Manual de gestión emergencias_vr.13.pdf

Documentación Operativa INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Fecha: 01 de abril de 2024 Versión: 13 ...

Documentación Operativa INSTRUCCIÓN DE TRABAJO PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Fecha: 01 de abril de 2024 Versión: 13  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 2 de 23 HOJA DE CONTROL DE DOCUMENTO DOCUMENTO / ARCHIVO Título: Manual de Gestión de Emergencias Nombre Archivo/s: PR03_IT03 Manual de Gestión Emergencias_vr.13 Código: PR03_IT03 Soporte lógico: LibreOffice Fecha: 01/04/24 Ubicación física: \\samba112\Comun 112\PUBLICACIONES\ 02.CRITERIOS ACTUACION\03.DOCUM OPERATIVA\01.PERMANENTE\ 02.PR03_IT03 y FICHAS DETALLE Versión: 13 REGISTRO DE CAMBIOS Versión Fecha Motivo del cambio Modificaciones en los subapartados 5, 6 y 7 del apartado 4.1.1. Inclusión en el apartado 5.1 de que se 08 01/04/19 creará una emergencia mayor siempre que se movilice al GREA En el apartado denominaciones, se incluye la definición de centro de llamadas y se redacta nuevamente un párrafo del apartado teléfono del proceso general y modificación del apartado de Emergencias Mayores en 09 19/05/20 relación a que se cree cuando se active un Plan y que se comunique al comité asesor y de operaciones la activación del mismo. Se elimina referencia a asociar la carta de activación en el apartado 4.1.2. sobre aviso recibido a través de carta de activación en incidencia no conocida. Adaptación a lenguaje inclusivo, eliminación de referencias a fichas concreta. En la gestión de un aviso a través de una carta de comunicación con incidencia conocida, con aportación de información nueva y 10 28/03/22 procediendo una transferencia de voz, se recoge que las anotaciones relevantes de la carta de comunicación que se trasladen al parte de incidencia deberán copiarse como comunes. 11 29/03/23 Modificación puntual en los apartados 4.1.1 y 4.1.3. Inclusión en el apartado 4.1.1 subapartado “teléfono” de referencia al Servicio Andaluz de Salud y teléfonos de tres cifras, modificación puntual en el apartado 4.1.3 subapartado referente a “información a quien ha 12 04/03/24 alertado del estado de la gestión”, eliminación en el apartado 5.1 de indicación de que se cree emergencia mayor de forma sistemática siempre que se movilice al GREA y eliminación de referencias al nivel de alarma en el apartado 4.1.3. 13 01/04/24 Modificaciones puntuales en el apartado 4.1.4 “Finalización y cierre”. DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO Nombre Cargo Entidad DISTRIBUCIÓN DEL DOCUMENTO PREPARADO REVISADO Y ACEPTADO APROBADO Área Técnica de Operaciones/ Protocolos Responsable/s de Proyecto Coordinador Regional 112 (Cumplimentar con el cargo, el nombre, la firma y la fecha)  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 3 de 23 Índice de contenido 1.- OBJETO Y ALCANCE.....................................................................................................................................................4 2.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA......................................................................................................................4 3.- DENOMINACIONES........................................................................................................................................................4 4.- OPERATIVA ORDINARIA.............................................................................................................................................5 4.1.- PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS.....................................................................................5 4.1.1.- ATENCIÓN DEL AVISO......................................................................................................................................5 4.1.2.- GESTIÓN.............................................................................................................................................................8 4.1.3.- SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN...............................................................................................................10 4.1.4.- FINALIZACIÓN Y CIERRE...............................................................................................................................12 4.2 CATÁLOGO DE FICHAS DE DETALLE..................................................................................................................12 5.- EMERGENCIA MAYOR................................................................................................................................................13 5.1.- CREACIÓN DE LA EMERGENCIA MAYOR.........................................................................................................13 5.2.- OPERATIVA ORDINARIA APLICADA A LA EMERGENCIA MAYOR Y ORGANIZACIÓN DE LAS SALAS................................................................................................................................................................................13 5.3.- GESTIÓN DE LA EMERGENCIA MAYOR............................................................................................................15 5.4.- FINALIZACIÓN Y CIERRE....................................................................................................................................16 6. REGISTROS.......................................................................................................................................................................16 7. ANEXOS.............................................................................................................................................................................16 ANEXO I: DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS.....................................................................................17 ANEXO II: DIAGRAMA DE ATENCIÓN DEL AVISO...........................................................................................................................18 ANEXO III: DIAGRAMA DE GESTIÓN...........................................................................................................................................19 ANEXO IV: DIAGRAMA DE SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN............................................................................................................20 ANEXO V: DIAGRAMA DE FINALIZACIÓN Y CIERRE........................................................................................................................21 ANEXO VI: LEYENDA (EXPLICACIÓN DE LOS ELEMENTOS DEL DIAGRAMA DE FLUJO)...........................................................................22 ANEXO VII: DIAGRAMA DEL PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS (A3).........................................................................23  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 4 de 23 1.- OBJETO Y ALCANCE. El objeto del presente documento, es definir el proceso que se debe seguir ante cualquier comunicación recibida en las salas del sistema Emergencias Andalucía. 2.- DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA.  Ficha del Proceso PR02 “Atención de avisos y gestión, coordinación y seguimiento de emergencias”.  Ficha del Proceso PR03 “Definición, revisión y seguimiento de los criterios operativos”. 3.- DENOMINACIONES.  Activación: Suministrar a un organismo la información correspondiente a una situación de urgencia o emergencia de su competencia para que adopte las medidas que considere oportunas.  Activación previa: Proceso por el cual quien atiende la llamada, tras obtener la información básica, crea parte y realiza activaciones antes de continuar con la atención de la llamada.  Activación telefónica: Suministrar telefónicamente a un organismo la información correspondiente a una situación de urgencia o emergencia de su competencia, para que adopte las medidas que considere oportunas.  Activación telemática: Suministrar a través de las aplicaciones informáticas de gestión a un centro integrado mediante carta de activación la información correspondiente a una situación de urgencia o emergencia de su competencia, para que adopte las medidas que considere oportunas.  Aviso: Información suministrada a Emergencias Andalucía relacionada con una situación de urgencia o emergencia para que Emergencias Andalucía adopte las medidas que considere oportunas.  Carta de activación: Soporte o registro de datos, a través del cual un centro 112 realiza la activación telemática a un centro integrado o un centro integrado facilita información relacionada con una emergencia a Emergencias Andalucía.  Carta de comunicación: Formulario generado de forma automática o manual para recoger cualquier comunicación emitida o recibida en Emergencias Andalucía, salvo las comunicaciones telemáticas cursadas por centros integrados.  Centro 112: Centro regional o provincial de coordinación de emergencias del sistema Emergencias Andalucía.  Centro de llamadas: Servicios de teleasistencia, centrales de alarmas, empresas de seguridad, compañías de seguros, etc.  Centro integrado: Organismo que está integrado en el sistema Emergencias Andalucía.  Centros provinciales: Centros provinciales del sistema Emergencias Andalucía.  Centros regionales: Centros regionales del sistema Emergencias Andalucía.  Común: Aquella información recogida en una carta de comunicación o parte de de incidencia que es de interés para todos los organismos activados en un parte de incidencia. Esta información es compartida con ellos.  Demanda: Carta de activación generada por un centro integrado en la que procede la activación de algún organismo según protocolo.  Expediente: Formulario que a modo de carpeta sirve para aglutinar partes de incidencia relacionados.  Grupo de Gestión (Dispatch Group): Aquel grupo que define qué centro 112, CECOP o centro integrado gestionará un parte de incidencia o carta de activación según su cobertura dentro del sistema.  IQA: Proceso guiado que permite la gestión de emergencias mediante la respuesta a preguntas establecidas para cada tipología y el suministro de recomendaciones.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 5 de 23  No común: Aquella información recogida en una carta de comunicación, parte de de incidencia o carta de activación que es de interés exclusivo para los centros 112, o para los centros 112 y uno o algunos de los organismos activados en un parte de incidencia. Esta información es compartida sólo con ellos.  Responsable del centro: Jefatura del servicio de Protección Civil, coordinación de gestión de emergencias o asesoría técnica de emergencias.  Organismo: Servicio operativo o institución pública o privada.  Parte de incidencia: Formulario que a modo de carpeta sirve para aglutinar comunicaciones relacionadas y con el cual se realiza el seguimiento de una emergencia. 4.- OPERATIVA ORDINARIA. 4.1.- PROCESO GENERAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS. El proceso general de gestión de emergencias determina la forma de actuar ante avisos recibidos y la gestiones que corresponda realizar con ellos. Se distinguen cuatro grandes fases en la gestión de la emergencia: 1. Atención del aviso. 2. Gestión. 3. Seguimiento y coordinación. 4. Finalización y cierre. 4.1.1.- ATENCIÓN DEL AVISO. Aviso no telefónico Si se trata de un aviso recibido a través del sistema: Si se trata de una carta de activación, se continuará el proceso en fase de gestión. Si se trata de un aviso recibido por fax, correo o SMS, se seguirá lo recogido en la ficha 0-17. Si no se trata de un aviso recibido a través del sistema, se trasladará la información a una carta de comunicación manual (centro regional o provincial) o en una anotación del parte de incidencia (centro provincial) para poder incorporarla al sistema. Se continuará el proceso en la fase de gestión. Aviso telefónico La atención de un aviso telefónico seguirá el siguiente proceso: 1. ACOGIDA DE LA LLAMADA. Descolgar la llamada y dar el mensaje de bienvenida. (Ficha de detalle 0-01. Mensajes protocolizados)  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 6 de 23 2. BREVE QUÉ. Determinar el motivo de la llamada. Si no está implementado el IQA para la tipología correspondiente a la situación comunicada, se continuará en el apartado 3. Si está implementado el IQA para la tipología correspondiente a la situación comunicada: a) Si se trata de una incidencia no conocida, la continuación de la atención del aviso se realizará usando el IQA, teniendo en cuenta lo siguiente: Si es indicado por el IQA, se realizarán los apartados 4 y 5 de este proceso (aparcando y retomando el IQA una vez realizados). Se deben realizar todas las preguntas que marque el protocolo, salvo que ya hayan sido contestadas. Excepcionalmente, si existe una pregunta que no se adapta de forma alguna al aviso por la singularidad del mismo, se podrá omitir. Tras completar el IQA, se asignará una de las tipificaciones accesorias disponibles, continuándose con el apartado 8. b) Si se trata de una incidencia conocida, la continuación del aviso se podrá realizar sin usar el IQA o usando el mismo, actuando en este último caso como se recoge en el párrafo a). 3. TIPIFICACIÓN. Se tipificará según las tipologías definidas en el árbol de tipologías. En el caso de no tratarse de una tipología de incidente, el proceso continuará desde el apartado 6 de esta fase. Si corresponde, se asignará una de las tipificaciones accesorias disponibles. 4. LOCALIZACIÓN. Determinar la localización de la incidencia apoyándose en las herramientas de información geográfica disponibles. (Ficha de detalle 1-06 Localización) (Ficha de detalle 01-07. Aplicaciones mensajería instantánea) 5. TELÉFONO. Se solicitará sólo en caso de que el sistema no ofrezca automáticamente un número identificado válido, y será registrado como anotación independiente en la carta. También se anotará si quien alerta facilita un teléfono de contacto distinto al que ofrece el sistema. Se entenderá que el número identificado no es válido cuando se trate de un número al que no se pueda rellamar, como pueden ser cabinas telefónicas, números con patrón de numeración genérico de los que facilitan las compañías ante falta de cobertura o llamadas desde móvil sin tarjeta. En estos casos, la anotación independiente irá precedida de “TLF VALIDO:”. Si el aviso procede de un centro del Servicio Andaluz de Salud o centro de llamadas, se solicitará el teléfono de contacto del mismo (excepto para el caso del Servicio de Teleasistencia de la Junta de Andalucía, del 016, del 024 o del 028) y de la persona que les da el aviso.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 7 de 23 6. INFORMACIÓN BÁSICA. El protocolo de actuación correspondiente a la tipología elegida incluye qué información se debe recabar de la persona que alerta y/o qué indicaciones facilitar. Para incidencias no conocidas, se deben realizar todas las preguntas que marque el protocolo, salvo que ya hayan sido contestadas. Excepcionalmente, si existe una pregunta que no se adapte de forma alguna al aviso por la singularidad del mismo, se podrá omitir. La información básica se obtendrá adaptándose a la persona que llama, no siendo necesario formularlas con la literalidad con que se recoge en el protocolo. Para incidencias conocidas se realizarán aquellas preguntas de las que no se tenga información o aquellas otras en las que se necesite confirmar o precisar alguna información previamente facilitada por personas que han alertado anteriormente. Las indicaciones de aquellos protocolos que las recojan sí se deben facilitar siempre que llame una nueva persona. ACTIVACIÓN PREVIA. Para incidencias no conocidas, si el protocolo contiene un apartado de información suplementaria, se creará parte de incidencia. Para ello, se facilitará a quien alerta un mensaje para que se mantenga en línea en tanto se traslada la información a los organismos. (Ficha de detalle 0-01. Mensajes protocolizados). Tras ello, se verificará los centros integrados a activar de forma automática y la prioridad (Ficha de detalle 0-03. Prioridad) , y se creará parte de incidencia. Una vez realizado lo anterior, se retomará la conversación, continuando el proceso. Si el protocolo de actuación contempla la activación con transferencia de voz a un organismo, se le activará al abrir el parte de incidencia, pero se pospondrá la transferencia de voz hasta haber recabado la información suplementaria. No obstante, si la necesidad de transferencia de voz se detecta después de retomar a la persona que alerta una vez creado el parte de incidencia, tras recopilar la información suplementaria, se activará y transferirá la voz desde procedimientos operativos. Este proceso de activación previa no se realizará si quien alerta hubiera facilitado toda la información suplementaria antes de la creación del parte de incidencia. 7. INFORMACIÓN SUPLEMENTARIA. Para incidencias no conocidas, se deben realizar todas las preguntas que marque el protocolo, salvo que ya hayan sido contestadas. Excepcionalmente, si existe una pregunta que no se adapte de forma alguna al aviso por la singularidad del mismo, se podrá omitir. La información suplementaria se obtendrá adaptándose a la persona que alerta, no siendo necesario formularlas con la literalidad con que se recoge en el protocolo. En el caso de haberse realizado una activación previa, la información se cumplimentará en el parte de incidencia creado. Para incidencias conocidas se realizarán aquellas preguntas de las que no se tenga información o aquellas otras en las que se necesite confirmar o precisar alguna información previamente facilitada por otra persona. Las indicaciones de aquellos protocolos que las recojan sí se deben facilitar siempre que llame una nueva persona.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 8 de 23 Se trasladará a anotaciones la información relevante y de interés facilitada, aunque la misma no se recoja específicamente en la información básica o suplementaria que se debe recabar. 8. MENSAJE DE DESPEDIDA. Se utilizará el mensaje protocolizado que corresponda (Ficha de detalle 0-01. Mensajes protocolizados). En incidencias no conocidas con información suplementaria, si el aviso se ha atendido en un centro regional (se haya realizado o no activación previa), tras finalizar la comunicación o completar la transferencia de voz, se enviará notificación manual del parte de incidencia con el comentario “ZZZ”. Fichas relacionadas con atención del aviso: Fichas de detalle 1-XX. 4.1.2.- GESTIÓN. Recibido un aviso, se analizará la información contenida y se ejecutarán las acciones que marque el protocolo correspondiente. Si se recibe un aviso de emergencia de un organismo no recogido en protocolo, el centro provincial realizará activación si indica que va a intervenir o está interviniendo en la emergencia. Aviso a través de una carta de comunicación. Si el aviso requiere o ha requerido cursar alguna activación se distinguen dos casos: Si la incidencia no es conocida: El centro que reciba el aviso comprobará las activaciones telemáticas que le corresponden. Revisará la prioridad conforme a la ficha 0-03 “Prioridad” y creará parte de incidencia (salvo que se hubiese hecho activación previa), transfiriendo la voz si lo recoge el protocolo. En el estado de pre-parte (una vez pulsado el botón "Crear parte" por primera vez y antes de la creación definitiva del parte) solo se podrá actuar sobre la ventana que muestra la recomendación de organismos a activar. Para realizar cualquier otra modificación, se deberá volver a cargar la carta de comunicación abandonando el pre-parte e iniciar nuevamente el proceso de creación del parte de incidencia. El centro provincial marcará el parte de incidencia para gestión y realizará las activaciones pendientes recogidas en el protocolo de actuación. En caso de que se hubiese hecho activación previa y correspondiese hacer alguna activación telefónica, el centro provincial valorará realizar la misma antes o después de disponer de la información suplementaria. Se continuará con el seguimiento del incidente.  Si la incidencia es conocida: Se asociará la carta de comunicación al parte de incidencia. Si se ha usado el botón “Copia y Asoc”, la asociación se habrá hecho automáticamente. Si aporta información nueva: Si no procede una transferencia de voz según protocolo: Se enviará notificación manual desde la carta de comunicación, destacando en el comentario de la notificación el motivo de la misma (si el aviso se recibe en un centro regional).  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 9 de 23 Si procede una transferencia de voz según protocolo: Si se recibe en un centro regional y aporta una localización distinta a la del parte de incidencia, se copiará como anotación independiente en la carta de comunicación. Se copiarán como comunes las anotaciones relevantes de la nueva carta de comunicación a las anotaciones del parte de incidencia. Se transferirá la voz al organismo que corresponda, activándolo y transfiriendo la voz posteriormente, si no estaba activado. Si no aporta información nueva, el aviso se recibió en un centro regional y el protocolo de actuación aplicado lo recoge, se realizará notificación manual desde la carta de comunicación. El centro provincial continuará con la fase de seguimiento y coordinación de la incidencia. Se deben realizar obligatoriamente todas las activaciones recogidas en el protocolo no sujetas a evaluación, activándose en primer lugar a los centros integrados y después al resto. Se seguirá el orden de las activaciones recogidas en el protocolo, aunque a criterio de coordinación se podrá modificar. Si en un protocolo todas las activaciones están sujetas a evaluación, el centro provincial siempre realizará al menos una de ellas. Coordinación de sala del centro provincial en base a su evaluación, podrá decidir la activación de organismos no recogidos explícitamente en los protocolos de actuación. En particular, en aquellas situaciones en las que quien alerta no confirme la existencia de personas afectadas, lesionadas, heridas o atrapadas por no encontrase en contacto directo con la persona afectada, y que por la característica del incidente, el suceso pueda o haya podido generar daños en las personas, el centro provincial valorará realizar una activación a 061. Cuando el aviso recibido no requiere (ni requirió) cursar ninguna activación, se cerrará la carta de comunicación. No obstante si el aviso se recibió en un centro regional, y el protocolo lo recoge se realizará notificación manual sin cerrar la carta de comunicación. Aviso a través de una carta de activación. Se marcará para gestión la carta de activación.  Si la incidencia no es conocida: A) El centro integrado está recomendado en el protocolo a aplicar o, sin estarlo, indica que va a intervenir o está interviniendo en la emergencia: el centro provincial creará un parte de incidencia a partir de la carta de activación si procede la activación de algún organismo según protocolo, incluso si el único a activar es el que ha cursado el aviso. Para ello hará una copia de la carta de activación para 112 asignándole la tipificación más adecuada a la situación. Tras la creación del parte, lo marcará para gestión, modificará los campos del mismo que fueran necesarios (con especial atención a la localización). Tras ello: Para centros tipo I: activará al resto de organismos recomendados en el protocolo asociado a la tipificación. Las anotaciones que hiciera el centro integrado una vez creada la carta de activación y antes de la creación del parte de incidencia, no se insertan en el mismo. Por este motivo, se deben copiar estas anotaciones (como comunes aquellas que deban ser conocidas por el resto de centros integrados) de la carta de activación al parte de incidencia.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 10 de 23 Para centros tipo II: copiará las anotaciones (como comunes aquellas que deban ser conocidas por el resto de centros integrados) de la carta de activación al parte de incidencia y activará al resto de organismos recomendados en el protocolo asociado a la tipificación. B) El centro integrado no está recomendado en el protocolo a aplicar y no va a intervenir en la emergencia: se usará la funcionalidad “crear PI a partir de CA” asignándole la tipificación 112 más adecuada a la situación,y se creará parte de incidencia, el cual se marcará para gestión, sin activar al centro integrado que ha creado el aviso y, si procede, se copiarán las anotaciones pertinentes de la carta de activación al parte de incidencia. Finalmente se informará al centro integrado que se han cursado las activaciones pertinentes y se solicitará que cierre la carta de activación.  Si la incidencia es conocida: Se asociará la carta de activación al parte de incidencia y, si procede, se trasladará la información nueva de la carta de activación al parte de incidencia. Si el centro integrado está recomendado en el protocolo o, sin estarlo, indica que va a intervenir o está interviniendo en la emergencia se actuará en función del tipo de centros integrados: Centros integrados tipo I: Se activará al centro integrado y se le comunicará mediante anotación no común que cierre la carta de activación original. Centros integrados tipo II: No se activará al centro integrado y, durante la fase de seguimiento, toda la información común del parte de incidencia habrá que copiarla a la carta de activación y viceversa. En caso contrario, se informará al centro integrado que tenemos conocimiento y se han cursado las activaciones pertinentes, solicitándole que cierre la carta de activación. Si el protocolo a aplicar indica que se transfiera la voz a un organismo ésta se obviará. Fichas relacionadas con gestión: Fichas de detalle 2-XX. 4.1.3.- SEGUIMIENTO Y COORDINACIÓN. El seguimiento y coordinación del incidente será realizado por el centro provincial, salvo casos expresamente recogidos en operativa en los que también interviene el centro regional. El centro provincial comprobará las activaciones hechas por el centro regional, realizando las que faltaran por hacer, siempre y cuando no se correspondan con activaciones que competan exclusivamente al centro regional. El seguimiento implica establecer flujos de información con organismos, cursar nuevas activaciones en base a la evolución de la incidencia o a nuevas informaciones disponibles, rellamadas a personas que han alertado de una situación concreta, recopilación de información adicional recogida en protocolos, crear un expediente para aglutinar emergencias, gestionar una emergencia mayor, revisión de prioridad y otras acciones que sea necesario realizar para asegurar que se conoce la situación en cada momento y que la gestión de la emergencia se realice de forma coordinada. Detallando algunas de dichas acciones: Rellamadas a quien ha alertado para aclarar información u obtener nuevos datos: Una vez concluido (sin interrupción) un aviso telefónico, las posibles rellamadas que puedan ser necesarias se efectuarán desde el centro provincial, siempre que con dicha llamada no se incumpla lo recogido en el punto 2 de la ficha 1-01 (Ficha de detalle 1-01. Aspectos generales relacionados con atención del aviso).  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 11 de 23 Activación de nuevos organismos: Ante la evolución de una incidencia o peticiones de actuación de otros organismos que no hayan sido activados (o aún no han llegado), se cursarán las mismas si procede. Comunicación de datos relevantes: Los nuevos datos relevantes recibidos se deberán difundir a los organismos que proceda. Información a responsables del servicio y elaboración de informes: Se seguirá lo recogido en la documentación del sistema general de calidad. Actualización de campos del parte de incidencia: Durante el seguimiento se deben generar las correspondientes actualizaciones del parte de incidencia en todos sus campos, salvo los campos persona y contacto de la ventana “Info. Suplem”, que serán opcionales. Información a quien ha alertado del estado de la gestión: Si durante el seguimiento de una incidencia, organismos implicados indican que van a demorarse, no pueden acudir, que no procede gestión por cualquier motivo, o dan algún tipo de indicación para transmitir a la persona que ha alertado, desde el centro provincial se contactará con ella, facilitándole las indicaciones de los organismos y/o el motivo de la no presencia de los mismos de forma que contribuya a su tranquilidad y conformidad. Tras ello se insertará una anotación común, indicando la información que se transmite a quien alerta. Modificación de parte de incidencia. Una vez creado un parte de incidencia, un centro regional no modificará ningún campo del mismo (excepto cuando así se recoja en la ficha correspondiente o en otra instrucción de trabajo). Será el centro provincial el que, en base a la nueva información de la que se disponga, efectúe las correspondientes modificaciones en el mismo, a excepción de:  Nuevas activaciones que sea preciso realizar si es necesario efectuar una transferencia de voz.  Nueva información aportada por un alertante en situaciones en las que se establezca retomar al alertante tras crear el parte de incidencia (no se podrá modificar después de la notificación manual “ZZZ”).  Nuevo aviso sobre incidencia conocida en la que es necesario una transferencia de voz a un organismo no activado, y que implica cambiar la tipología del parte de incidencia de AT-0103 a AT-0101/2. Asociaciones complementarias. Si existe relación entre dos emergencias gestionadas en el centro y no procede apertura de expediente, desde el centro provincial se deben asociar entre ellas. Del mismo modo, si una carta de comunicación registra datos de seguimiento de otra emergencia, esta carta se deberá asociar al parte correspondiente. De igual forma, se pueden asociar varias cartas de comunicación cuando exista relación entre ellas y no estén asociadas a un parte de incidencia común. Verificación de la información. Ante información discrepante facilitada por las personas que alertan, se reflejarán en el parte de incidencia los datos que el centro provincial considere más fiables. Los datos facilitados por los organismos prevalecerán sobre los aportados por particulares.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 12 de 23 Si un operativo interviniente, entre la información que nos facilita, incluye información de la actuación de otro operativo, o bien información de la emergencia que compete a otro operativo, ésta deberá cotejarse siempre con el organismo competente en la materia. En aquellos casos en los que pasado un tiempo prudencial, el organismo del cual esperamos una información no nos da traslado de la misma, desde el centro provincial se hará petición de ella, y en caso de no recibir contestación o no ser posible por vía telemática, se pedirá por teléfono. En función de la evolución propia de la emergencia, coordinación provincial usará el 'Marcado para Seguimiento' para ayudarse en una adecuada realización de las tareas comprendidas en esta fase de la gestión de emergencia. Fichas relacionadas con seguimiento y coordinación:Fichas de detalle 3-XX. 4.1.4.- FINALIZACIÓN Y CIERRE. Una vez finalizada la situación que originó su creación, se procederá al cierre del parte de incidencia finalizando el proceso general. En esta fase deben tenerse en cuenta algunos aspectos: Petición de datos finales: Antes de cerrar una emergencia hay que conocer qué ocurrió finalmente, dónde exactamente, qué operativos intervinieron, con datos concretos, seguimiento fiel al protocolo y aclaración de aquella información contradictoria que pudiera existir. En el caso de que el operativo sea integrado y haya cerrado su carta de activación, si se detecta que falta algún dato, se le requerirá y, en caso de no recibir respuesta, se llamará por teléfono para completar toda la información necesaria. Completar campos del parte de incidencia: Todos los campos del parte de incidencia deben estar cumplimentados al cierre de la emergencia con la última información recibida, incluyendo los daños producidos y definiendo la tipología u otros campos del parte en caso de haber variado respecto de la información que se manejaba. Para cerrar el parte de incidencia, el centro provincial asignará el código de cierre que corresponda. Coordinación del centro regional habrá procedido a registrar su revisión en el diálogo “Procedimientos Operativos”, con excepción de los partes de incidencia con tipología de revisión exclusiva provincial, en los que solo se registrará si han sido revisados por algún motivo puntual. La revisión de coordinación regional se realizará, como regla general, una vez realizadas las activaciones correspondientes a su centro, sin tener que esperar que la gestión haya finalizado. Coordinación del centro provincial registrará su revisión en el diálogo “Procedimientos Operativos” una vez que el parte de incidencia esté completo y todos los organismos hayan finalizado sus activaciones. En los partes de incidencia con tipología de revisión exclusiva provincial registrará, además, la revisión de coordinación regional salvo que puntualmente haya sido revisado por coordinación regional. Si se detecta cualquier aspecto reseñable en la gestión del incidente, antes de marcar la revisión, coordinación (regional o provincial) incluirá un comentario en el diálogo “Procedimientos Operativos” en el que se remita al lugar donde se detalla dicho aspecto (por ejemplo, “VER ITC”). Si un parte de incidencia es creado y gestionado en todas las fases del proceso exclusivamente por un centro, coordinación de dicho centro, para su cierre, deberá marcar ambas revisiones, regional y provincial.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 13 de 23 4.2 CATÁLOGO DE FICHAS DE DETALLE. El catálogo de fichas de detalle aparece recogido en el documento “Catálogo de fichas de detalle y árbol de tipologías”. Las fichas aparecen agrupadas en base a las fase del proceso general de gestión de emergencias a las que se aplican e incluyen la fecha de entrada en vigor y la versión vigente. 5.-EMERGENCIA MAYOR. Este apartado determina la forma de actuar de los centros 112 ante emergencias en las que, por su envergadura o clasificación, se estima necesaria la realización de acciones y procedimientos específicos para su tratamiento; e incluso ante la activación de uno o varios planes de emergencia, que hacen necesario el uso del módulo de Emergencias Mayores definiendo un marco organizativo que posibilite el seguimiento coordinado de actuaciones, así como la ejecución de las tareas programadas según el escenario establecido en función de la situación acontecida. Para ello se distinguen las siguientes fases: 1. Creación de la emergencia mayor. 2. Operativa ordinaria aplicada a la emergencia mayor y organización de las salas. 3. Gestión de la emergencia mayor. 4. Finalización y cierre. 5.1.-CREACIÓN DE LA EMERGENCIA MAYOR Se creará una emergencia mayor de forma sistemática: Cuando se active un plan de emergencia provincial. Por indicación de ATEM, previa consulta con responsable del centro. Una vez decidida la creación de una emergencia mayor, el manejo del módulo de emergencias mayores corresponderá a la sala 112, o al CECOP si se hubiese constituido. La emergencia mayor se generará a partir de un expediente ya creado previamente, y se nombrará con la misma denominación de éste. Los pasos que se seguirán en el módulo de emergencias mayores serán los siguientes: Establecer como “Técnico asignado” de la EM a la persona que indique el/la ATEM, previa consulta con el responsable del centro. Seleccionar el riesgo o riesgos inherentes al tipo de emergencia que se está gestionando. Revaluar la EM para que en la ventana “Revaluación” se muestren los planes propuestos por el sistema según la tipología de riesgo y el territorio en el que se ubica la EM. En función de las directrices del “Técnico asignado” se activará el plan o planes y el nivel correspondientes. La creación de la EM se notificará mediante mensaje a los centros regionales.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 14 de 23 5.2.- OPERATIVA ORDINARIA APLICADA A LA EMERGENCIA MAYOR Y ORGANIZACIÓN DE LAS SALAS. El/la TOP, siguiendo las indicaciones del “Técnico asignado”, quien habrá consultado previamente con el responsable del centro, transmitirá a la sala la forma de gestionar la emergencia mayor. En particular, indicará si se va o no a constituir una sala CECOP independiente de la sala provincial y los recursos humanos adscritos. Se distinguen dos casos: 1.- Se crea una EM con constitución de CECOP: La persona responsable del centro tendrá siempre en cuenta los medios disponibles en cada momento, tanto humanos como materiales, así como la naturaleza, fase y escenario de la emergencia y en función del análisis y valoración que hagan de la misma, realizarán la distribución del personal y, la asignación de puestos y funciones de manera que se garantice el funcionamiento óptimo del centro en sus dos aspectos, sala 112 y CECOP. Una vez decidida la constitución del CECOP, el “Técnico asignado”, previa consulta con responsable del centro, indicará la forma en que se constituye, ya sea con la propia sala 112, o como sala independiente. A)- El CECOP se constituye independiente de la sala 112: Una vez decidida la constitución de CECOP, la sala 112 asume provisionalmente sus funciones hasta la llegada del personal CECOP. La sala 112 pondrá en conocimiento de CECOP toda la información de la emergencia. En este momento, CECOP se habrá constituido formalmente. Coordinación del CECOP comunicará la hora de constitución del CECOP y el comienzo de su operatividad a los centros 112 implicados mediante mensaje, también lo comunicará a responsables de estos mismos centros y a los organismos implicados en la gestión de la EM. Antes de la creación de un parte de incidencia relacionado con la EM, se cambiará el Grupo de Gestión 112, asignando el CECOP que corresponda, salvo si va a ser creado por personal logado como CECOP, en cuyo caso se asignará directamente el grupo de gestión CECOP. Si ya existieran partes de incidencia creados antes de la constitución del CECOP relacionados con la EM, el centro responsable del seguimiento transferirá cada parte al CECOP correspondiente. Si se recibe una carta de activación de incidencia no conocida pero relacionada con la EM, el centro provincial hará copia de la carta de activación pero, en lugar de para 112, para CECOP actuándose como se recoge en el apartado 4.1.2 Gestión. Si la incidencia es conocida, se informará al CECOP para que aplique lo recogido en el proceso general. En todo lo referente a la EM, los centros 112 y el CECOP seguirán la operativa ordinaria sustituyendo las referencias al centro provincial por CECOP, salvo que se reciban otras indicaciones del técnico asignado en la EM. B)- El CECOP se constituye por la propia sala 112: El personal de la sala asumirá las funciones de CECOP que compaginará con las funciones de la Sala 112. En todo lo referente a la EM, los centros 112 y el CECOP, seguirán la operativa ordinaria, salvo que se reciban otras indicaciones del técnico asignado en la EM. Coordinación del CECOP comunicará la hora de constitución del CECOP y el comienzo de su operatividad a los centros 112 implicados mediante mensaje asociado al incidente principal de la EM, también lo comunicará a responsables de estos mismos centros y a los organismos implicados en la  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 15 de 23 gestión de la EM. Registrará los canales de comunicación establecidos en el formulario dinámico correspondiente. 2.- Se crea una EM sin constitución de CECOP En todo lo referente a la EM, los centros 112 seguirán la operativa ordinaria, salvo que se reciban otras indicaciones del “Técnico asignado” en la EM. En cualquiera de los casos, si está constituido un PMA, la persona responsable del centro decidirá la forma de trabajo más adecuada, que será transmitida a la sala por el “Técnico asignado”. Los modos de trabajo básicos pueden ser: Las salas 112 activarán a los organismos según la operativa ordinaria. CECOP activará al resto de organismos que evalúe además del PMA. No se realizan activaciones a organismos desde las salas 112. CECOP activará a los organismos que evalúe. No se realizan activaciones a organismos desde las salas 112. CECOP activará exclusivamente al PMA que coordinará los avisos a los organismos directamente en la zona de intervención. El PMA deberá poner en conocimiento del CECOP su ubicación concreta, así como la hora exacta de su constitución y el nombre de la persona responsable. También se indicarán los medios de comunicación que se tienen disponibles. El PMA mantendrá en todo momento informado al CECOP con datos sobre la evolución de la emergencia, daños, zona de seguridad, vías de evacuación, estado de desalojos, medios y recursos intervinientes, localizaciones de seguridad y albergue. 5.3.-GESTIÓN DE LA EMERGENCIA MAYOR. Los pasos que se seguirán en el módulo de emergencias mayores serán los siguientes: Se comunicará al comité asesor y al comité de operaciones la activación del plan de emergencia. Se informará al “Técnico asignado” en la EM de cada una de las actuaciones asociadas al plan activado y se seguirán sus instrucciones. En función de las instrucciones del “Técnico asignado” en la EM se marcará cada actuación como: ◦ Aceptada: se considera realizar la actuación para ejecutarla posteriormente. ◦ Realizada: la actuación se ha ejecutado. ◦ Rechazada: se desestima temporalmente su ejecución, pudiendo posteriormente aceptarla, realizarla o volverla a rechazar. La convocatoria de los diferentes órganos del plan de emergencia (Comité de Operaciones, Comité Asesor, Gabinete de Información, Grupos Operativos) se realizará a indicación del “Técnico asignado” en la EM, una vez tomada la decisión por el personal responsable correspondiente del Plan activado. Se completarán los formularios adecuados a cada situación. En caso de constitución de PMA, desde el mismo y si los canales de comunicación lo soportan, se alimentarán datos en el módulo de EM: adjuntar documentación, generar capas cartográficas para su uso en los SIG de la plataforma, informes técnicos, completar los formularios del módulo PMA y otros adecuados a cada situación.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 16 de 23 Se adjuntará la documentación que se genere para la EM. Enlace del centro regional de Sevilla se dedicará preferentemente al seguimiento de la emergencia que motiva la activación del CECOP provincial. En el caso de disponer en la emergencia mayor información de la emergencia que discrepa entre la que nos llega a través de los partes de incidencia asociados al Expediente y aquella que llega directa del PMA, se procurará mantener ambas informaciones para enriquecer su posterior explotación. 5.4.- FINALIZACIÓN Y CIERRE. El “Técnico asignado” indicará la finalización de la EM. Antes del cierre, se debe tener en cuenta que la situación que provocó la emergencia mayor remitió y que todos los datos de seguimiento están completos. El PMA deberá poner en conocimiento del CECOP su disolución. La disolución del CECOP y el PMA se notificará a los centros regionales y a los organismos implicados en la EM. Si aún no se había hecho, se ejecutarán en el módulo de EM las actuaciones correspondientes a la disolución de PMA y CECOP, asociadas a los procedimientos del plan de emergencia. 6. REGISTROS Cartas de comunicación, cartas de activación, partes de incidencia, expedientes y emergencias mayores de la aplicación de gestión. 7. ANEXOS Anexo I: Diagrama del proceso general de gestión de emergencias. Anexo II: Diagrama de atención del aviso. Anexo III: Diagrama de gestión. Anexo IV: Diagrama de seguimiento y coordinación. Anexo V: Diagrama de finalización y cierre. Anexo VI: Leyenda (explicación de los elementos del diagrama de flujo). Anexo VII: Diagrama del proceso general de gestión de emergencias (A3).  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 17 de 23 Anexo I: Diagrama del proceso general de gestión de emergencias.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 18 de 23 Anexo II: Diagrama de atención del aviso.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 19 de 23 Anexo III: Diagrama de gestión.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 20 de 23 Anexo IV: Diagrama de seguimiento y coordinación.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 21 de 23 Anexo V: Diagrama de finalización y cierre.  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 22 de 23 Anexo VI: Leyenda (explicación de los elementos del diagrama de flujo).  EMERGENCIAS ANDALUCÍA Versión: 13 Fecha: 01/04/24 PR03_IT03 MANUAL DE GESTIÓN DE EMERGENCIAS Página 23 de 23 Anexo VII: Diagrama del proceso general de gestión de emergencias (A3). Leyenda