Project Risk Management Week 12 Session 1 PDF

Project Risk Management Week 12 Session 1 Gasal T.A. 2024/2025 11S3216 – Information Technology Project Management Presented By: Iustisia Natalia Simbolon, S.Kom., M.T.  Tujuan Pembelajaran 1. Menjelaskan proses...

Project Risk Management Week 12 Session 1 Gasal T.A. 2024/2025 11S3216 – Information Technology Project Management Presented By: Iustisia Natalia Simbolon, S.Kom., M.T.  Tujuan Pembelajaran 1. Menjelaskan proses mengidentifikasi risiko dan membuat daftar risiko 2. Mampu menganalisis risiko secara kualitatif dan kuantitatif 3. Mampu memahami cara mengendalikan risiko Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Pentingnya Manajemen Risiko Proyek Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menanggapi risiko sepanjang masa proyek dan untuk kepentingan terbaik dalam memenuhi tujuan proyek. Manajemen risiko sering diabaikan dalam proyek, tetapi dapat membantu meningkatkan keberhasilan proyek dengan membantu memilih proyek yang baik, menentukan ruang lingkup proyek, dan mengembangkan perkiraan yang realistis. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Negative Risk Definisi kamus tentang risiko adalah “kemungkinan kehilangan atau cedera”. Risiko negatif melibatkan pemahaman masalah potensial yang mungkin terjadi dalam proyek dan bagaimana mereka dapat menghambat keberhasilan proyek. Manajemen risiko negatif seperti bentuk asuransi: itu adalah investasi. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Risiko Bisa Positif Risiko positif adalah risiko yang mengakibatkan terjadinya hal-hal baik; terkadang disebut peluang. Definisi umum dari risiko proyek adalah ketidakpastian yang dapat berdampak negatif atau positif pada pemenuhan tujuan proyek. Tujuan dari manajemen risiko proyek adalah untuk meminimalkan potensi risiko negatif sekaligus memaksimalkan potensi risiko positif. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Proses Manajemen Risiko #3 Performing #1 Planing Risk #2 Identifying Risks Qualitative Risk Management Analysis #6 Controlling Risk #4 Performing #5 Planning Risk (Implementing Risk Quantitative Risk Responses Responses & Analysis Monitoring Risk) Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #1 Planning Risk Management Keluaran utama dari proses ini adalah rencana manajemen risiko – rencana yang mendokumentasikan prosedur untuk mengelola risiko di seluruh proyek. Tim proyek harus meninjau dokumen proyek dan memahami pendekatan organisasi dan sponsor terhadap risiko Tingkat kedetailan akan bervariasi dengan kebutuhan proyek. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Rencana Cadangan dan Kegagalan, dan Dana Cadangan Rencana cadangan adalah tindakan yang telah ditentukan sebelumnya yang akan diambil oleh tim proyek jika terjadi peristiwa risiko yang teridentifikasi. Rencana kegagalan/kemunduran dikembangkan untuk risiko yang berdampak tinggi pada pemenuhan tujuan proyek, dan diberlakukan jika upaya untuk mengurangi risiko tidak efektif. Dana cadangan adalah ketentuan yang dipegang oleh sponsor proyek atau organisasi untuk mengurangi risiko pembengkakan biaya atau jadwal ke tingkat yang dapat diterima; cadangan manajemen adalah dana yang disimpan untuk risiko yang tidak diketahui yang BUKAN bagian dari baseline biaya tetapi ADALAH bagian dari anggaran dan persyaratan pendanaan. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Kategorisasi Risiko Market risk Financial risk Technology risk Structure/process People risk risk Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Risk Breakdown Structure A risk breakdown structure adalah hirarki risiko untuk sebuah proyek. Mirip WBS tapi digunakan untuk identifikasi dan kategorisasi risiko. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #2 Identifying Risks Mengidentifikasi risiko adalah proses memahami peristiwa potensial apa yang mungkin merugikan atau meningkatkan proyek tertentu. Pertimbangan lain adalah kemungkinan penemuan lanjutan. Alat dan teknik identifikasi risiko meliputi: – Brainstorming – The delphi technique – Interviewing – SWOT analysis Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Brainstorming Brainstorming adalah teknik di mana suatu kelompok berusaha untuk menghasilkan ide atau menemukan solusi untuk masalah tertentu dengan mengumpulkan ide secara spontan dan tanpa penilaian. Fasilitator berpengalaman harus menjalankan sesi brainstorming – Berhati-hatilah untuk tidak terlalu sering menggunakan atau menyalahgunakan brainstorming. – Literature psikologi menunjukkan bahwa individu menghasilkan lebih banyak ide dengan berpikir sendiri daripada yang mereka lakukan melalui brainstorming dalam kelompok kecil tatap muka. – Efek kelompok sering kali menghambat pembentukan ide. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Delphi Technique Teknik delphi digunakan untuk mendapatkan konsensus di antara panel ahli yang membuat prediksi tentang perkembangan masa depan. Memberikan masukan independen dan anonim tentang acara mendatang. Menggunakan putaran pertanyaan dan tanggapan tertulis yang berulang dan menghindari efek bias yang mungkin terjadi dalam metode lisan, seperti brainstorming. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Interviewing Wawancara adalah teknik pencarian fakta untuk mengumpulkan informasi dalam diskusi tatap muka, telepon, email, atau pesan instan. Mewawancarai orang-orang dengan pengalaman proyek seruap merupakan alat penting untuk mengidentifikasi potensi risiko. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  SWOT Analysis SWOT analysis (strengths, weaknesses, opportunities, and threats) dapat juga digunakan untuk identifikasi risiko. Membantu mengidentifikasi risiko negatif dan positif luas yang berlaku untuk proyek. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Daftar Risiko Keluaran utama dari proses identifikasi risiko adalah daftar risiko yang teridentifikasi dan informasi lain yang diperlukan untuk mulai membuat daftar risiko. Daftar risiko adalah: dokumen yang berisi hasil dari berbagai proses manajemen risiko dan sering ditampilkan dalam bentuk tabel atau spreadsheet. Alat untuk mendokumentasikan peristiwa risiko potensial dan informasi terkait. Peristiwa risiko mengacu pada peristiwa spesifik dan tidak pasti yang mungkin terjadi yang merugikan atau meningkatkan proyek. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Risk Register Contents, Part 1 An identification number for each risk event A rank for each risk event The name of each risk event A description of each risk event The category under which each risk event falls The root cause of each risk Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Risk Register Contents, Part 2 Triggers for each risk; triggers are indicators or symptoms of actual risk events Potential responses to each risk The risk owner or person who will own or take responsibility for each risk The probability and impact of each risk occurring The status of each risk Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #3 Performing Qualitative Risk Analysis Menilai kemungkinan dan dampak risiko yang teridentifikasi untuk menentukan besaran dan prioritasnya. Alat dan teknik penghitungan risiko meliputi: – Probability/impact matrixes – The top ten risk item tracking – Expert judgment Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Probability/Impact Matrix Matrix atau bagan probabilitas/dampak mencantumkan probabilitas relatif dan risiko yang terjadi di satu sisi matrix atau sumbu pada bagan dan dampak relatif dari risiko yang terjadi di sisi lain. Buat daftar risiko dan kemudian beri label masing-masing sebagai tinggi, sedang, atau rendah dalam hal kemungkinan terjadinya dan dampaknya jika itu benar-benar terjadi. Bisa juga menghitung faktor risiko: – Angka-angka yang mewakili risiko keseluruh dari peristiwa tertentu berdasarkan probabilitas kejadiannya dan konsekuensi terhadap proyek jika benar-benar terjadi. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Top Ten Risk Item Tracking Top ten risk item tracking adalah alat analisis risiko kualitatif yang membantu mengidentifikasi risiko dan menjaga kesadaran akan risiko selama masa proyek – Buat tinjauan berkala atas sepuluh item risiko proyek teratas – Buat daftar peringkat saat ini, peringkat sebelumnya, berapa kali risiko muncul di daftar selama periode waktu tertentu, dan ringkasan kemajuan yang dibuat dalam menyelesaikan item risiko Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Watch List Daftar pantauan adalah daftar risiko yang memiliki prioritas rendah, tetapi masih teridentifikasi sebagai risiko potensial. Analisis kualitatif juga dapat mengidentifikasi risiko yang harus dievaluasi secara kuantitatif. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #4 Performing Quantitative Risk Analysis Seringkali mengikuti analisis risiko kualitatif, tetapi keduanya dapat dilakukan bersama-sama. Proyek besar dan kompleks yang melibatkan teknologi mutakhir seringkali membutuhkan analisis risiko kuantitatif yang ekstensif. Teknik utama meliputi: – Decision tree analysis – Simulation – Sensitivity analysis Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Decision Trees and Expected Monetary Value (EMV) Pohon keputusan adalah teknik analisis diagram yang digunakan untuk membantu memilih tindakan terbaik dalam situasi di mana hasil di masa depan tidak pasti. Estimated Monetary Value (EVM) atau estimasi nilai moneter adalah produk probabilitas peristiwa risiko dan nilai moneter peristiwa risiko. Anda dapat menggambar pohon keputusan untuk membantu menemukan EMV. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Simulations Simulasi menggunakan representasi atau model dari suatu sistem untuk menganalisis perilaku kinerja yang diharapkan dari sistem. Analisis Monte Carlo menyimulasikan hasil model berkali-kali untuk memberikan distribusi statistik dari hasil yang dihitung. Untuk menggunakan simulasi Monte Carlo, Anda harus memiliki tiga perkiraan (kemungkinan besar, pesimis, dan optimis) ditambah perkiraan kemungkinan perkiraan berada di antara nilai yang paling mungkin dan nilai optimis. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Steps of a Monte Carlo Analysis Tentukan nilai rentang untuk variabel yang sedang dipertimbangkan (contoh. Most likely, optimistic, pessimistic). Tentukan distribusi probabilitas setiap variable Untuk setiap variabel, pilih nilai acak berdasarkan distribusi probabilitas. Jalankan analisis deterministik atau satu analisis melalui model. Ulangi langkah 3 dan 4 berkali-kali untuk mendapatkan distribusi probabilitas dari hasil model. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Sensitive Analysis Analisis sensitivitas adalah teknik yang digunakan untuk menunjukkan efek mengubah satu atau lebih variabel pada suatu hasil. Misalnya, banyak orang menggunakannya untuk menentukan pembayaran bulanan untuk pinjaman apa yang akan diberi tingkat bunga atau periode pinjaman yang berbeda, atau untuk menentukan titik impas berdasarkan asumsi yang berbeda. Perangkat lunak spreadsheet, seperti Excel, adalah alat umum untuk melakukan analisis sensitivitas. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #5 Planning Risk Respons Setelah mengidentifikasi dan mengukur risiko, Anda harus memutuskan bagaimana menganggapinya. Empat strategi respons utama untuk negatif: – Risk avoidance (hindari) – Risk acceptance (terima) – Risk transference (pindahkan) – Risk mitigation (kurangi/ringankan) Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Response Strategies for Positive Risks Risk exploitation (manfaatkan) Risk sharing (bagikan) Risk enchancement (tingkatkan) Risk acceptance (terima) Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Residual and Secondary Risks Penting juga untuk mengidentifikasi risiko residual dan sekunder Risiko residual adalah risiko yang tersisa setelah semua strategi respons diterapkan Risiko sekunder adalah akibat langsung dari penerapan respons risiko Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  #6 Controlling Risks Melibatkan pelaksanaan proses manajemen risiko untuk menanggapi peristiwa risiko dan memastikan bahwa kesadaran risiko adalah aktivitas berkelanjutan yang dilakukan oleh seluruh tim proyek di seluruh proyek. Solusi adalah respons yang tidak direncanakan terhadap peristiwa risiko yang harus dilakukan jika tidak ada rencana darurat Keluaran utama dari pengendalian risiko adalah: – Informasi prestasi kerja – Perubahan permintaan – Pembaruan pada rencana manajemen proyek, dokumen proyek lainnya, dan aset proses organisasi. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Using Software to Assist in Project Risk Management Register risiko dapat dibuat dalam file word atau excel sederhana atau sebagai bagian dari database. Perangkat lunak manajemen risiko yang lebih canggih, seperti alat simulasi Monte Carlo, membantu dalam menganalisis risiko proyek Anda dapat membeli add-on untuk Excel dan Project 2013 untuk melakukan simulasi. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025 Results of Good Project Risk Management Tidak seperti manajemen krisis, manajemen risiko proyek yang baik sering kali luput dari perhatian Proyek yang dijalankan dengan baik tampaknya hampir tanpa usaha, tetapi banyak pekerjaan yang dilakukan untuk menjalankan proyek dengan baik. Manajer proyek harus berusaha untuk membuat pekerjaan mereka terlihat mudah untuk mencerminkan hasil proyek yang dijalankan dengan baik. Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025  Ringkasan Manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan menganggapi risiko sepanjang hidup proyek dan dalam kepentingan terbaik tujuan proyek pertemuan. Proses utama meliputi: 1. Planning risk management 2. Identifying risik 3. Performingqualitative risk analysis 4. Performing quantitative risk analysis 5. Planning risk responses 6. Controlling risk (implementing risk responses & monitoring risk) Week 12 - MPTI Gasal T.A. 2024/2025