Medical Office Management 1.0 - PDF

Medical Office Managment Profiel van een HCMA ==================== Inleiding --------- - Vroeger: medische secretaresse -\> iemand die koffie zet + telefoneert - HCMA's zijn specialisten op: - Secretarieel gebied - Organisatorisch gebied - Sociaal gebied - **HCMA's** - Reg...

Medical Office Managment Profiel van een HCMA ==================== Inleiding --------- - Vroeger: medische secretaresse -\> iemand die koffie zet + telefoneert - HCMA's zijn specialisten op: - Secretarieel gebied - Organisatorisch gebied - Sociaal gebied - **HCMA's** - Regelen afspraken - Behandelen correspondentie - Beheren MD - Typen + opvolgen MV - Organiseren vergaderingen/symposia/congressen - Notuleren - Hebben een goede medische kennis - Onderhouden sociale contacten - Hebben uitgebreide talenkennis -... Opleiding --------- - **Gediplomeerde secretaresse** volg de opleiding Office Management -- Health Care Management - Scholing in vaardigheden, (medische) kennis, vorming office managers vormen geen bedreiging - Knelpuntberoep - Aan de slag: niet enkel in medisch bedrijf, maar overal - Medische secretaresse - 7^e^ jaar TSO (medico-sociale administratie) - 4 tot 6 maanden durende cursus vanuit VDAB (medewerker medisch secretariaat) voor paramedici - Syntra -... Takenpakket ----------- - Hoofdtaak: draaiende houden van het medisch secretariaat - De taken verschillen i.f.v. de medische of sociale omgeving waarin de HCMA werkt - **Intakefuncties**: - De balie - Registratie in informatiesysteem - Info geven/ontvangen - Afspraken maken - Klachten oplossen - De telefoon - Afspraken maken/verplaatsen/annuleren - Info geven/ontvangen - Klachten oplossen - **Patiënt voorlichtende functies** - Verdere afspraken i.v.m. consultaties/opnames/MTO's/ingrepen/... - Aanpassen/opstellen foldermateriaal - Verantwoordelijk mededelingenbord - Info over rechten patiënt - Info over MTO - Info over medicatie - Info over hoe stalen te verzamelen - Dieetadviezen - **Administratieve functies** - Patiëntenadministratie: post, MD, attesten, voorschriften,... - Typen/verbeteren MV en protocollen - Invoeren diverse patiënt-/dienstgegevens in pc - Gebruik diverse pc-programma's - Facturatie/boekhouding - Bibliotheekwerkzaamheden - **Sociale/communicatieve functies** - Opvang patiënten - correcte sociale/professionele houding tegenover: - Patiënten - Familie - Artsen - Collega's -... - Correcte en duidelijke communicatie in alle situaties - **Managementfuncties** - Administratief organiseren v/d dienst/afdeling - Planning van de spreekuren - Agendabeheer - Regelen van afspraken voor patiënten op andere diensten - Risicopatiënten oproepen ter controle - Voorraadbeheer - Telefonie - Coderen (bv, MKG) - Organiseren vergaderingen/congressen/symposia/... - **Medisch-technische functies** - Aanleggen/verwisselen eenvoudig verband - Opmeten lengte, gewicht, bloeddruk, pols,... - Uitvoeren van gehoortest, oogtest, urineonderzoek met strips,... - Onderhouden instrumentarium - Maken en ontwikkelen röntgenfoto's - Patiënten op en af onderzoekstafel helpen -... Mogen in principe niet door een HCMA uitgevoerd worden (KB 78), maar wordt wel van een HCMA verwacht (MOET in contract opgenomen worden) Vakbekwaamheid -------------- - Theoretische kennis + technische vaardigheden = vakbekwaamheid - Bij afronden opleiding basisvakbekwaamheid - Stijgt door ervaring - Kennis talen - Bij medewerking aan publicaties Engels! - Kennis medische terminologie - Kennis grammatica + spelling - Kennis moderne kantoorapparatuur - Kennis softwareprogramma's Competenties ------------ - **Competenties** = vermogens die **ontwikkeld** kunnen worden om in verschillende situaties op adequate, doelbewust en gemotiveerde wijze **proces- en resultaatgericht** te handelen -\> afh van **houding, ingesteldheid, opleiding en opvoeding** - Onderverdeling die [Quintessence] maakt voor administratieve medewerkers: - **Beheersmatige competenties** - Plannen en organiseren - Prioriteiten stellen - Structuur in tijd en ruimte kunnen aanbrengen - Problemen kunnen oplossen - Opdrachten/taken correct afhandelen - Doelgericht/efficiënt werken - Voorstellen formuleren en/of proactief reageren (mits ervaring) - Initiatief nemen - **Informatieverwerkende competenties** - Nauwkeurigheid en orde - Omgaan met raad/kritiek - Kennis van medische terminologie hebben - Talenkennis hebben - Discreet zijn - ICT-kennis hebben - **Interactief gedrag** - Communicatief zijn zodat boodschappen goed overgebracht worden - Verbaal - Schriftelijk - Kennis delen - Werken in teamverband - Patiëntvriendelijk zijn - **Persoonsgebonden competenties** - Integriteit (aanvaardbare sociale en ethische normen volgen) - Leervermogen / zelfontplooiing - Assertiviteit - Luisteren / empathisch zijn - Efficiënt kunnen werken - Flexibiliteit - Patiënten- en artsengerichtheid - Tactvol zijn - Veranderingsgericht zijn - Goed geheugen hebben - Betrouwbaar zijn - Realistisch denken = logisch denken - **Probleemoplossend gedrag** - Conflictbeheersing - Stressbestendigheid - **Zelfmanagement** - Presentatiemotivatie - Zelfinzicht - Zelfontplooiing Attitudes/kwaliteiten --------------------- **Attitude** = houding (afh. van eigen persoonlijkheid, opvoeding en communicatieve vaardigheden) - Belangstelling tonen in het bedrijf / de job / vernieuwingen / aanpassingen /... - Discretie als je niet zeker bent dat je de info mag vrijgeven, vraag dan toestemming! - Eerlijkheid - Geduld (gekoppeld aan doorzettingsvermogen) - Vriendelijkheid (dienstverlenende houding) -\> let op: gemaakte vriendelijkheid valt snel op Profiel van een HCMA: volgens artsen ------------------------------------ - Betrouwbaarheid - Aanpassingsvermogen - Discretie - Efficiëntie - Orde en nauwgezetheid - Verantwoordelijkheidsgevoel - Coördinatie en organisatie - Diplomatie - Prioriteiten kunnen stellen - Flexibiliteit Waar kan een HCMA terecht? -------------------------- - Ziekenhuizen - Poliklinieken - Laboratoria - Artsenpraktijk - Tandartspraktijk - Farmaceutische firma's - OCMW's - Mutualiteiten - Verzekeringsinstellingen Taken - Afh van de omgeving - Geëvolueerd - MV's - Dictaat / spraaktechnologie - Afspraken - Papier / softwareprogramma - HCMA heeft allround knowledge + groot aanpassingsvermogen Secretariaten binnen het ziekenhuis ----------------------------------- 1. Baliesecretariaat 2. Klinisch secretariaat 3. Hospitaalsecretariaat 4. Centraal medisch secretariaat 5. De vliegende equipe 6. Medisch technische diensten 7. OK 8. Afsprakencentrale 9. Sociale dienst 10. Gerechtelijke geneeskunde 11. Medische registratie 12. Medisch ethisch comité 13. Medische raad 14. Wetenschappelijk secretariaat Job opportuniteiten buiten het ziekenhuis ----------------------------------------- - Mutualiteit - Baliemedewerker (contactfunctie) - Dossierbeheerder (verzamelen en beoordelen van gegevens) - Administratief bediende (snelle en correcte terugbetaling van zorgen, bij ontbreken van gegevens contact opnemen met leden en zorgverleners) - Farmaceutisch bedrijf - Kwaliteitsanalist (controle GMP: good manufacturing practices) - Compliance analist (klacht over product nagaan) - Verzekeringsmaatschappij (verzekeringen gerelateerd aan de gezondheidszorg) IFIC ==== **Wat?** - Instituut voor Functieclassificatie - Vzw die bestaat sinds 2002 - Ontwikkelen functieclassificaties als basis voor het loonbeleid in verschillende sociale profitsectoren - Gebeurt in opdracht van de sociale partners uit verschillende paritaire comités **Voor wie?** - Van toepassing op alle medewerkers in de federale en Vlaamse gezondheidsdiensten met uitzondering van de artsen **Paritair Comité 330** - Omvat heel wat sectoren - Federale sectoren - Algemene en psychiatrische ziekenhuizen - Thuisverpleging - Wijkgezondheidscentra - Federale Revalidatiecentra - Forensisch Psychiatrische Centra - Diensten voor het bloed van het Rode Kruis - Vlaamse bevoegdheid - Psychiatrische Verzorgingstehuizen - Categorale ziekenhuizen - Ouderenzorg - Autonome revalidatiecentra - Initiatieven voor beschut wonen (NL) - Restsectoren - De externe diensten voor preventie en bescherming op het werk - De klinische labo's - De polyklinieken (die geen deel uitmaken van een Algemeen Ziekenhuis) - De medische en paramedische kabinetten - De ambulancediensten en diensten voor ziekenvervoer - Andere gezondheidsdiensten en --inrichtingen **Criteria** - Met de **IFIC methodiek** worden functies geanalyseerd aan de hand van 6 criteria. Die vormen de basis voor een objectieve vergelijking van de functies - **6 criteria**: - **Kennis & Kunde** - Kennis verworven voor scholing maar ook ervaring: diploma is zich geen criterium - **Leidinggeven** - Het hiërarchisch of niet-hiërarchisch coachen en aansturen van medewerkers binnen de organisatie naar het bereiken van de vooropgestelde doeleinden - **Communicatie** - de vereiste vaardigheden om relaties, zowel mondeling als schriftelijk, intern of extern, met (groepen) mensen te onderhouden bij een normale uitoefening van de functie. Er wordt daarbij nagegaan met welke groepen men contact moet houden en ook hoe complex de communicatie is - **Probleemoplossing** - Wat is de moeilijkheidsgraad van problemen en situaties die men als functiehouder moet oplossen? En in welke mate bestaat er een samenhang tussen diverse taken waarin de problemen moeten aangepakt worden? - **Verantwoordelijkheid** - Welke beslissingsruimte een functiehouder heeft bij het uitvoeren van de functie en de mogelijke impact van de beslissingen. En verantwoordelijkheid voor het welzijn en gezondheid van patiënten en bewoners. - **Omgevingsfactoren** - Het geheel van factoren die een functie mogelijks ongunstig of gevaarlijk maken (zowel materiële factoren, psychische factoren als fysieke factoren) - Geen criteria: - Talenkennis - Onregelmatige prestaties IFIC is een **evolutief systeem** - Uniek in zijn genre - Nooit af - Permanente evaluatie - Vermijden verouderd loonmodel Het medisch dossier =================== Inleiding --------- - Gegevens over ptn zijn belangrijk - Belangrijk voor solowerkende artsen, maar nog meer in samenwerkingsverbanden - Gegevens - Zuiver medisch - Administratieve gegevens - Belang MD + beveiliging ervan stijgt - MTO (vooral beeldvorming) - Protocollen - MV's - Diagnosen - Patiëntendossier = medisch dossier + verpleegkundig dossier + sociaal dossier + farmaceutisch dossier + tandheelkundig dossier + transplantdossier + administratieve verzorgingsdossier (bv. in rusthuizen) + eventueel globaal medisch dossier Definitie --------- **Medisch dossier** = Een geschreven geheugen van alle informatie betreffende een patiënt, zowel individueel als collectief, dat permanent wordt bijgehouden Het medisch dossier ------------------- - Gegevens ≠ eigendom pt - Wie dan wel? -\> Geen wetgeving hieromtrent - Regelgeving PD - Pt is meester van zijn persoonsgegevens - Beroepsbeoefenaar = bewaarnemer PD - Pt, arts, medische organisatie mede-eigenaars - \> 20 j geleden arts beweerde niets te moeten opschrijven - Nu niet meer mogelijk - Meer informatie - Frequente samenwerkingen - Continuïteit der zorgen - 'alle informatie betreffende een pt' - Feitelijke gegevens - Persoonlijke interpretatiegegevens - **Feitelijke gegevens** - [Basisgegevens]: Pt-identificatie (naam, geboortedatum, geslacht,...) & administratieve gegevens (facturatieadres, mutualiteit, vertrouwenspersoon,...) - [Klinische basisgegevens ] - Anamnese - Persoonlijke/familiale medische antecedenten - Sociaal profiel (tabakgebruik, alcoholgebruik, druggebruik, werk) - Actuele + vorige behandelingsschema's - Algemeen klinisch onderzoek - Resultaten van MTO's + interdisciplinaire consulten - Voorgeschreven behandeling en/of operatieprotocol - Follow-up - **Medisch-interpretatief deel** - [Eigen gedachtegang + werkhypothesen arts] - Weerhouden klachten + eventueel verwijsbrief - Weerhouden elementen bij klinisch onderzoek die bijdragen tot de diagnose - Hierop verrichte onderzoeken + ingrepen - Voorlopige of einddiagnose - MV voor HA of specialist - Onderscheid niet altijd duidelijk aangezien elke arts gegevens op zijn manier in het PD zet - 'zowel individueel als collectief' - Individueel: contact tsn arts + pt - Collectief: bij verwijzingen,...\ discretie = verplicht - In MD: alle medische notities van verschillende specialiteiten\ dus geen dossier per consult! - 'dat permanent wordt bijgehouden' - MD = dynamisch indien pt over een bepaalde tijd wordt gevolgd - MD worden in een ZH bewaard in een centraal MA, indien geen EPD - Levend archief = frequent gebruik MD - Dood archief = dossier al lange tijd niet meer gebruikt - Bewaartermijn = 30 jaar - Langer i.g.v. noodzaak - Mag uitgedund worden na 10 jaar (in samenspraak met arts en medische raad) Functie ------- - **Doel** - Verbetering v/d zorgverlening aan de pt - Opleiding/research in de geneeskunde - Kwaliteitsbewaking van de zorgen - **5 hoofdfuncties** - Werkinstrument vo/d beroepsoefenaar - Middel tot kwaliteitscontrole - Communicatiemiddel - Medisch-wetenschappelijk, epidemiologisch en statistisch onderzoek - Bewijsmateriaal bij juridisch onderzoek + op deontologisch vlak MD = werkinstrument ------------------- - Werkinstrument = geheugensteun voor arts - Waarnemingen schikken in het dossier zodat aangepast behandelen mogelijk is - Vergelijken met vroegere toestand - Nieuwe ziekte verklaren - Beter inzicht i/d globale gezondheidstoestand + evaluatie ervan - Continuïteit v/d zorg verzekeren - Getuigschriften, certificaten, samenvattende verslagen schrijven - Vermijden dubbele onderzoeken MD = middel tot kwaliteitscontrole + communicatiemiddel ------------------------------------------------------- - **Middel tot kwaliteitscontrole** - Elke handeling, elk voorschrift, alle info in dossier maakt controle mogelijk - Juiste behandeling? - Kostefficiënt bezig? - **Communicatiemiddel** - T.o.v pt, familie, andere hulpverleners - E-health / Hub MD= medisch-wetenschappelijk, epidemiologisch en statistisch onderzoek ---------------------------------------------------------------------- - Oorspronkelijk onderwijsinstrument - Op tempelruïnes (1134 v. Chr.) In Epidaurus vindt men op de tempelruïnes nog namen van ptn met een korte beschrijving van de ziekte en behandeling manier om medische kennis door te geven. Nu nog zo. - Nu via boeken, tijdschriften, MD (illustratiemateriaal) - Casussen - Instrument bij onderzoek - Vanaf Renaissance (Vesalius): Hoe ziet een menselijk lichaam er vanbinnen uit? - Bernard Claude (apotheker / arts): Vergelijking klinische bevindingen met labobevindingen - Statistisch bronmateriaal - Info artsen - Info ptn - Info ZH, polikliniek, praktijk - Hospitaalmanagement - Bezettingsgraad - Pt-profiel - Gemiddelde verblijfsduur - Morbiditeitsgegevens - Mortaliteitsoorzaken MD= bewijsmateriaal ------------------- - Bewijsmateriaal - Ptn klagen artsen vaker aan - MD dan als bewijs gebruiken - Klachten - Kwaliteit v/d behandeling - Diagnose - Informed consent - Wilsbekwaamheid -... Vereisten van een MD -------------------- - **Continuïteitsvoorwaarden** - 1 pt -- 1 ptnumber -- 1 dossier -- 1 archief - E-health of Hub( vroeger per ZH-systeem een wachtwoord, nu 1 portaalsite met 1 wachtwoord) -- -- - Continuïteit is goed, maar wel discretie! - **Statistische en wetenschappelijke vereisten** - Standaardisatie + uniformiteit - Resultaten - Voldoen deze aan de validiteits- en betrouwbaarheidscriteria - Objectief/subjectief - Foutcorrectie meetinstrumenten - Fouten van artsen - Fouten bij opmaak verslagen / overtypen verslagen / coderen secundaire fouten Juridische voorwaarden ---------------------- - **Persoonlijk document** - Schriftelijke vastlegging vertrouwelijke en persoonlijke gegevens - Wettelijk en ethisch onder [beroepsgeheim ] - Niet beschikbaar voor bepaalde instanties TENZIJ met schriftelijke toestemming pt of familie (RIZIV, verzekeringmaatschappijen) - **Onpersoonlijk document = in niet-nominale vorm** - Analyse door hospitaalleiding - Wetenschappelijk onderzoek - Ministerie van VGZ - Intercollegiale toetsing Het GMD ------- = **Globaal medisch dossier** - Wordt opgesteld /bijgehouden door HA en bij wijziging van HA overgedragen aan de nieuwe HA - Bundelt de gezondheidsgegevens van de PT - Is [niet verplicht] - Krijgt 30% meer terugbetaling van een raadpleging door de mutualiteit - Door centralisatie beter overzicht van gezondheidstoestand van PT Het verpleegkundig dossier -------------------------- - [Verplicht] in ZH sinds 1987 - Voorwaarden opgelegd door minister van volksgezondheid - Bewaartermijn 20 jaar - Basis MVG (minimale verpleegkundige gegevens)